1 Krok 8 Przygotowanie wdrożenia Wprowadzenie Przed rozpoczęciem wdrażania Miejskiego Programu Energetycznego administracja miejska powinna dokładnie przygotować kolejne kroki. Pierwszym jest powołanie Jednostki ds. Zarządzania Programem (JZP), składającej się z pracowników administracji miejskiej. W pewnych przypadkach zarządzanie programem można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu lub zewnętrznemu specjaliście. Gdy zadanie wyboru osób zarządzających programem ma zostać powierzone firmie zewnętrznej, należy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie odpowiedniej dokumentacji i procedur. Decyzja w sprawie MESI IIMESI 1 Rozwój bazy danych MESI Budowanie potencjału 2 A 3 Zakres, cele, uczestnicy I decyzja 4 5 Ustalenie sytuacji wyjściowej wyjściowego Ramy finansowe B 6 Wybór priorytetów Opracowanie programu 7 II decyzja 8 Przygotowanie wdrożenia 9 Wdrożenie Monitoring i ewaluacja 10 C III decyzja
2 Takie samo podejście należy zastosować podczas wyboru firm wykonujących audyty energetyczne, firm projektowych oraz konsultacyjnych, a także podczas wyboru wykonawców wdrażających środki efektywności energetycznej (modernizacje). W niektórych krajach także wybór instytucji finansowych zaangażowanych we wdrażanie MPE odbywa się na drodze zamówienia publicznego. Wdrożenie programu Wdrożenie programu stanowi syntezę wszystkich działań planistycznych i przygotowawczych przedstawionych w siedmiu poprzednich instrukcjach, bez względu na to, czy wszystkie zostały faktycznie zrealizowane, czy też nie. Proces wdrażania programu jest czymś więcej niż tylko wprowadzeniem wybranych środków technicznych czy instalacją zaproponowanego sprzętu. Wymaga on wysokich umiejętności i talentu ze strony personelu, który będzie koordynował wdrażanie programu. Osoby odpowiedzialne za wdrażanie programu powinny być w stanie zapewnić: terminową dostawę niezbędnych materiałów i sprzętu oraz dostępność siły roboczej w celu wdrożenia planowanych środków; wysoką jakość wdrożenia wybranych środków; badanie, analizę i ocenę (monitoring) technicznych, finansowych i organizacyjnych efekty wdrożenia programu; opracowanie oraz realizację programów szkoleniowych dla personelu operacyjnego oraz użytkowników końcowych; terminowe sporządzanie raportów o odpowiedniej jakości, przedstawiających rezultaty wdrożenia przewidzianych w programie środków; modyfikowanie i udoskonalanie wszelkich aspektów procesu wdrażania programu, za każdym razem gdy jest to konieczne. Pozostali uczestnicy procesu wdrażania miejskiego programu energetycznego także mają ważne obowiązki, takie jak na przykład obsługa długu lub zapewnienie, by rezultaty wdrożenia programu znalazły stosowne odzwierciedlenie w całościowej polityce miasta/gminy.
3 Testy wstępne W zależności od planowanych lub już podpisanych umów o współpracy oraz od rodzaju środków wybranych do wdrożenia w ramach programu, administracja miejska może pominąć testy wstępne i od razu rozpocząć standardowe wdrożenie. Jednak w pewnych przypadkach niepewność związana z potencjalnymi ryzykami może wymagać przeprowadzenia częściowych lub całościowych testów najbardziej krytycznych komponentów MPE. W celu minimalizacji ryzyk oraz stworzenia odpowiednich warunków wstępnych dla efektywnego wdrożenia MPE można zastosować trzy rodzaje testów. eksperymentalne demonstracyjne W przypadku, gdy niektóre z działań inwestycyjnych wiążą się ze znaczną niepewnością lub gdy planowane jest zastosowanie innowacyjnych technologii, warto zrealizować projekty eksperymentalne, które mogą pomóc usprawnić organizację wdrożenia programu oraz zapewnić, że zakończy się ono sukcesem. eksperymentalne są realizowane celem sprawdzenia pojedynczych technicznych (lub innych) rozwiązań zanim zostaną one zaproponowane do wdrożenia lub wdrożone w praktyce. Choć w niektórych przypadkach eksperymenty mogą dać negatywne rezultaty, stanowią one cenną lekcję, która często chroni przed nadmiernym ryzykiem lub kosztownymi błędami. eksperymentalne realizowane są przed lub po zatwierdzeniu programu, w przypadku gdy dalsze planowanie lub wdrażanie wymaga takich testów. demonstracyjne mają pokazać (zademonstrować) rezultaty, efektywność lub oddziaływanie istotnej części miejskiego programu energetycznego. te mogą umożliwić pozyskanie politycznego i/lub społecznego poparcia dla wdrożenia programu. Mogą one zostać zrealizowane przed lub po zatwierdzeniu programu, gdy mobilizacja wsparcia dla jego wdrożenia jest najbardziej potrzebna. Aby demonstracje spełniły swoją rolę, powinny być udane oraz dostarczyć widocznych i łatwych do pojęcia rezultatów. Dlatego też powinny zostać bardzo starannie wybrane i przygotowane do realizacji.
4 pilotażowe pilotażowe stanowią małoskalowe modele krytycznych części programu (lub ważnego obiektu, w Instruction którym 8. wdrażane ORGANIZATION będą OF przewidziane THE IMPLEMENTATION w programie środki), które bedą w sposób powtarzalny realizowane podczas regularnego wdrażania programu. Służą one demonstracji procesów i metod wdrażania programu oraz testowaniu, czy zostały one prawidłowo zaplanowane i zrozumiane przez osoby odpowiedzialne za ich wdrażanie. pilotażowe powinny zostać zrealizowane przed rozpoczęciem określonych działań w dużej liczbie obiektów o podobnych charakterze (przykładem może być modernizacja dużej ilości szkół, przedszkoli lub budynków mieszkalnych). te są realizowane po zatwierdzeniu programu i ewentualnym wdrożeniu projektów eksperymentalnych i/lub demonstracyjnych. Realizacja projektu z krótkim okresem spłaty i wysoką stopą zwrotu może się okazać korzystna, jeżeli chodzi o polepszenie transparentności programu i szybsze pozyskanie dla niego poparcia społecznego. Dobrze opracowany i zrealizowany projekt pilotażowy może spełnić taką rolę. Wczesny sukces będzie miał silny wpływ na dalsze postępy we wdrażaniu programu. To samo odnosi się do wczesnych porażek. Dlatego też pierwsze kroki podjęte podczas wdrażania programu są niezwykle istotne z punktu widzenia osiągnięcia końcowego sukcesu. pilotażowe są realizowane po uściśleniu i przetestowaniu programu za pomocą pojedynczych demonstracji. Ich celem jest ostateczne sprawdzenie całościowego funkcjonowania systemu wdrażania programu w rzeczywistych warunkach poprzez przetestowanie powiązań i wzajemnego oddziaływania pomiędzy jego poszczególnymi komponentami. Realizacja projektów pilotażowych nie jest obowiązkowa i może zostać pominięta. Jest ona jednak bardzo użyteczna w przypadku programów obejmujących kilka lat i przewidujących wdrożenie dużej ilości identycznych środków w znacznej ilości obiektów. W trakcie realizacji projektu pilotażowego można dowiedzieć się, czy zaplanowane zmiany są rzeczywiście potrzebne i ewentualnie dokonać stosownych modyfikacji przed rozpoczęciem wdrażania programu na skalę masową.
5 Współpraca Typy umów Instruction 8. ORGANIZATION OF THE IMPLEMENTATION Wdrażanie programu wymaga zawarcia licznych umów z lokalnymi interesariuszami. Zazwyczaj podejmuje się współpracę z takimi podmiotami, jak: lokalne przedsiębiorstwa usługowe, mieszkańcy, przedstawiciele lokalnego przemysłu (PPP) oraz organizacje pozarządowe. Strategia komunikacyjna Na tym etapie powinna być już zarysowana i zaakceptowana strategia komunikacji ze społeczeństwem. Jej celem może być wymiana informacji, zmiana zachowań wybranych grup docelowych lub uzyskanie informacji zwrotnej, służącej ocenie procesu wdrażania programu. Wśród możliwych grup docelowych strategii komunikacyjnej mogą znaleźć się: lokalni politycy i administracja miejska, gospodarstwa domowe, lokalne przedsiębiorstwa przemysłowe lub uczniowie i przedszkolaki. Wśród typowych rezultatów procesu komunikacji ze społeczeństwem mogą znaleźć się: zapewnienie transparentności miejskiej polityki energetycznej i środowiskowej, budowa wzajemnego zaufania pomiędzy przedstawicielami miejskiej administracji a społecznością lokalną oraz uzyskanie silniejszego poparcia społecznego dla wdrożenia miejskiego programu energetycznego. Wnioski eksperymentalne, demonstracyjne i pilotażowe mogą służyć jako efektywne instrumenty weryfikacji wskaźników oceny MPE i ułatwić wdrażanie programu. Odpowiednio ukierunkowana i dobrze zorganizowana współpraca miasta/gminy z przedstawicielami lokalnego przemysłu, gospodarstwami domowymi oraz mieszkańcami stanowi podstawę udanego wdrażania MPE i pozwala na osiągnięcie zrównoważonego wpływu na rozwój lokalny. Udana strategia komunikacyjna stanowi najlepszy mechanizm budowania zaufania społecznego i mobilizowania społecznego poparcia dla wdrożenia programu.