Poznań, Czerwiec 2013
Spis treści 1. LOGOWANIE DO PROGRAMU... 3 2. PRZYKŁADOWE CZYNNOŚCI MOŻLIWE DO WYKONANIA W OPROGRAMOWANIU PRZEZ UŻYTKOWNIKA MANAGER... 4 2.1. OPIS METODYKI... 4 2.2. DODAWANIE NOWEJ DEFINICJI... 5 2.3. TWORZENIE RELACJI POMIĘDZY DEFINICJAMI... 6 2.4. USUNIĘCIE RELACJI POMIĘDZY DEFINICJAMI... 9 2.5. TWORZENIE RELACJI Z WYKORZYSTANIEM ZAKŁADKI RELACJE... 10 2.6. EDYCJA FORMULARZY... 11 2.7. GENEROWANIE RAPORTÓW... 14 2.7.1. Wygenerowanie danych w postaci tabelarycznej... 14 2.7.2. Generowanie danych w postaci macierzy ryzyka... 18 2.7.3. Generowanie analizy danych historycznych... 20 3. PRZYKŁADOWE CZYNNOŚCI MOŻLIWE DO WYKONANIA W OPROGRAMOWANIU PRZEZ UŻYTKOWNIKA WŁAŚCICIEL RYZYKA... 21 3.1. PRZEGLĄD DANYCH... 21 3.1.1. Wybór przez Mój folder... 21 3.1.2. Wybór przez Ryzyko... 21 3.2. OCENA RYZYKA... 23 3.2.1. Wybór przez Monity... 23 3.3. ZATWIERDZANIE OCENY... 24 Strona: 2 z 25
1. Logowanie do programu Użytkownik loguje się do programu z poniższego okna logowania. W tym miejscu należy podać login i hasło użytkownika. Okno to wyświetli się po wpisaniu adresu w wyszukiwarce internetowej. Adres dostępu do oprogramowania jest wysyłany po dokonaniu rejestracji. Dane do logowania dla użytkownika stworzonego na potrzeby testów są następujące: Manager uprawnienia dla tej roli umożliwiają dodawanie, usuwanie i edycję: ryzyk, zabezpieczeń, planów postępowania i innych elementów. Manager ma także uprawnienia wglądu do każdej informacji oraz generowania raportów analitycznych. Login: Manager Hasło (puste): Właściciel ryzyka uprawnienia dla tej roli służą do oceny i zatwierdzania oceny: ryzyka, zabezpieczeń oraz stopnia wdrożenia planów postępowania. Login: Jednostka A Hasło (puste): Strona: 3 z 25
2. Przykładowe czynności możliwe do wykonania w oprogramowaniu przez użytkownika Manager 2.1. Opis metodyki W zaimplementowanej metodyce zarządzania ryzykiem występuje cztery definicje: Jednostka, Ryzyko, Zabezpieczenie, Plan Postępowania. Definicje występują w następujących relacjach: Jednostka - definicja nadrzędna Ryzyko definicja podległa pod Jednostkę Zabezpieczenie Plan postępowania W niektórych definicjach znajdują się wzory liczące poszczególne wartości - skrypty. Takie skrypty posiada m.in. definicja Ryzyka. Każda z wartości jest liczona za pomocą wcześniej skonfigurowanego skryptu w edytorze skryptów. Wartość ryzyka uwzględnia takie parametry jak: prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i skutek wystąpienia ryzyka. Średnia wartość ryzyka w Jednostce liczona jest za pomocą skryptu uwzględniającego wartości w poszczególnych ryzykach dla Jednostki. Strona: 4 z 25
2.2. Dodawanie nowej definicji Jeżeli chcemy dodać nową definicję wybieramy moduł RYZYKO (przycisk: z lewego menu, następnie zakładka Ryzyko w menu po prawej stronie), z dostępnych definicji wymieramy nazwę Jednostka i klikamy przycisk. Dalej wpisujemy nazwę oraz uzupełniamy pola występujące w formularzu. Ostatnią czynnością jest zapisanie zmian. Strona: 5 z 25
Uwaga! Przy wyborze definicji należy kliknąć dokładnie w jej nazwę. Kliknięcie w miejsce obok nazwy spowoduje przejście do definicji podległych. Te same czynności możemy powtórzyć dla definicji Ryzyko, Zabezpieczenie, Plan postępowania 2.3. Tworzenie relacji pomiędzy definicjami W celu powiązania relacją dwóch definicji (np. Ryzyka z Jednostką) wybieramy moduł RYZYKO (tak jak w opisie powyżej), z dostępnych definicji wybieramy definicję: Jednostka, następnie wybieramy obiekt, do którego chcemy dodać element z definicji podrzędnej. Klikamy wybraną zakładkę z menu u góry strony (w opisywanym przykładzie - Ryzyko). Przed dodaniem nowego obiektu należy sprawdzić czy nie znajduje się on już w bibliotece. Biblioteka pozwala na wielokrotne dodawanie wcześniej wprowadzonych elementów bez konieczności ich każdorazowego uzupełniania. W tym celu należy kliknąć przycisk Biblioteka. Strona: 6 z 25
Jeżeli w bibliotece znajduje się element, który chcemy dodać, klikamy na niego jednokrotnie. Obiekt zostanie dodany, po czym zamykamy bibliotekę klikając na nią. W przypadku konieczności dodania nowego elementu należy kliknąć przycisk: Dodaj nowy obiekt. W tym miejscu uzupełniamy wymagane pola w formularzu i klikamy przycisk Zapisz. Strona: 7 z 25
Wskazówka Jeśli w oknie przeglądarki formularze nie mieszczą się na stronie i są przesuwane w dół strony, można tymczasowo ukryć okno prawego menu, przez co więcej miejsca będzie pozostawione dla środkowego okna. W tym celu klikamy na przycisk w górnym prawym rogu, tak jak na obrazku poniżej. Jeśli chcemy ponownie odkryć prawe menu, klikamy ponownie na ten sam przycisk. Uwaga! Dodając nowe elementy należy w pierwszej kolejności upewnić się czy nie znajdują się one w bibliotece i dopiero wówczas utworzyć nowy. Strona: 8 z 25
Przy dodawaniu obiektów nie należy zmieniać wartości pól, które podlegają ocenie (np. wartość Prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz Skutku wystąpienia ryzyka). Te elementy będą uzupełniane w trybie oceny. Dodawanie relacji pomiędzy pozostałymi definicjami przebiega analogicznie jak w przypadku ustalania relacji Jednostka Ryzyko opisanym powyżej. Ważne jest to, aby wybrać definicję, do której chcemy dodać nowy element. Dokonuje się tego z paska definicji znajdującego się u góry ekranu (dostępnym po wyborze definicji nadrzędnej Jednostka). Po wybraniu elementu, do którego chcemy dodać nowy obiekt, pasek definicji rozszerza się o kolejne podległe definicje (w miejscu żółtego pola na poniższym zrzucie ekranu). Po wyborze definicji należy wybrać obiekt z biblioteki bądź dodać nowy poprzez przycisk Dodaj nowy obiekt, tak jak jest to opisane w poprzednim podrozdziale. 2.4. Usunięcie relacji pomiędzy definicjami Z modułu RYZYKO z dostępnych definicji należy wybrać konkretną definicję w sposób opisany powyżej. Po wybraniu elementu w definicji klikamy przycisk Usuń. Uwaga! Usunięcie danego elementu z definicji spowoduje jego usunięcie z bazy wraz z podległymi mu obiektami oraz usunięcie danych historycznych (przykładowo wcześniejszych ocen ryzyka). Przykładowo, usunięcie danego Ryzyka z Jednostki spowoduje jednocześnie odłączenie wszystkich podległych mu Zabezpieczeń oraz Planów postępowania. Strona: 9 z 25
2.5. Tworzenie relacji z wykorzystaniem zakładki Relacje Menu Relacje jest częścią oprogramowania, która służy do szybkiego wskazywania połączeń pomiędzy definicjami. Aby przejść do Relacji, należy wybrać przycisk z menu po lewej stronie, po czym wybrać moduł Relacje z prawego menu. Ekran składa się z dwóch części. Część z lewej strony pokazuje elementy występujące w definicji nadrzędnej (Jedostka), klikając na wybrany element w oknie głównym pokazują się elementy podrzędne. Strona: 10 z 25
W celu dodania nowych elementów w relacji z Jednostka (np. Ryzyk do Jednostki, Zabezpieczeń do Ryzyka, Planu Postępowania do Ryzyka) należy kliknąć w nazwę elementu w definicji nadrzędnej, a następnie poprzez kliknięcie na znak trójkąta przy nazwie definicji rozwinąć dostępne elementy. Definicja, w której rozwinięto listę elementów jest oznaczona trójkątem w kolorze czarnym. Elementy zaznaczone na zielono checkboxy oznaczają, że dana definicja podrzędna jest połączona z definicją nadrzędną. Kliknięcie na nazwę elementu spowoduje rozwinięcie definicji jej podrzędnych (o ile takie występują). Dodanie relacji następuje przez odznaczenie pola przy nazwie elementu. Pozostawienie pustego pola będzie oznaczało, że dany element nie będzie przyłączony do elementu z definicji nadrzędnej. Uwaga! W przypadku odznaczenia (odłączenia) danego elementu, jeśli ma on przyłączone definicje podrzędne, wszystkie elementy z definicji podrzędnych zostaną odłączone (ponowne zaznaczenie elementu nie podłączy wszystkich elementów podrzędnych tylko ten zaznaczony). Należy zachować szczególną ostrożność przy korzystaniu z modułu Relacje. Po zaznaczeniu wszystkich elementów należy pamiętać o opcji Zapisz, gdyż zapis nie następuje automatycznie. W przypadku pomyłki najwygodniej jest anulować proces poprzez ponowne wybranie elementu nadrzędnego (Jednostka). 2.6. Edycja formularzy W celu dokonania zmian w formularzach należy przejść do danego obiektu (przez drzewo definicji), wybrać przycisk Edytuj, wprowadzić stosowne zmiany, a następnie je zapisać. Komponenty oznaczone strzałką to elementy, w których znajduje się lista rozwijalna. Strona: 11 z 25
Uwaga! Poprzez tryb edycji nie należy dokonywać oceny ryzyka (zmieniać wartości Prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz Skutku wystąpienia ryzyka). W trybie edycji nie jest możliwe dokonanie zmiany nazwy obiektu. Zmiana nazwy obiektu możliwa jest jedynie poprzez bibliotekę (Edycja w bibliotece- opisane poniżej), jednakże wprowadzenie takiej zmiany spowoduje zmianę tej nazwy we wszystkich definicjach, w których ten obiektu występuje, np. nazwa Ryzyka zmieni się we wszystkich Jednostkach gdzie jest przypisane. Zmiany w bibliotece dla danej definicji wykonujemy przez przejście do konkretnej biblioteki, np. dla Zabezpieczeń. Strona: 12 z 25
Strona: 13 z 25
2.7. Generowanie raportów Przedstawione poniżej czynności są dostępne dla Managera ryzyka. Zakładka Analiza umożliwia przeszukanie za pomocą rozbudowanego filtra całego rejestru ryzyk oraz przedstawienie danych w formie tabeli, wykresu lub macierzy. Oznaczona jest ona ikoną: 2.7.1. Wygenerowanie danych w postaci tabelarycznej W module Analiza wybieramy zakres danych do analizy. Kliknięcie na definicję: Jednostka spowoduje wyświetlenie kroku 2. W tym miejscu możliwe będzie rozwinięcie listy dostępnych definicji, z których można kolejno wybierać konkretne elementy. Aby dokonać wybrać element należy zaznaczyć checkbox. W pierwszej kolejności wybieramy elementy z definicji nadrzędnej, poprzez wybranie nazwy definicji w kroku 2, a następnie wybranie elementów z danej definicji z menu po lewej stronie. Wyboru dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiednich checkboxów przy nazwie elementów. Postępujemy tak z każdą definicją, do której chcemy wygenerować dane. Po wybraniu wszystkich elementów należy wybrać atrybuty, które mają być wyświetlane. Wskazówka Możliwe jest wybranie wszystkich elementów w danej definicji poprzez zaznaczenie pola przy nazwie definicji w menu po lewej stronie. Atrybuty dla poszczególnych definicji znajdują się w Kroku 2 pod każdą z nich. Kliknięcie na nazwę definicji spowoduje ich wyświetlenie (np. dla Ryzyka atrybutami są m.in.: Właściciel ryzyka, Przyczyny ryzyka, Kategoria ryzyka, Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, Skutek wystąpienia ryzyka, Wartość ryzyka, Częstotliwość oceny). Wyboru dokonujemy w ten sam sposób, co wyboru elementów z definicji. Strona: 14 z 25
Do każdego z atrybutów możliwe jest dodanie filtru. Spowoduje to wyświetlenie w analizie tylko i wyłącznie danych spełniających założenia wybrane w filtrze. Jego właściwości można wybrać z menu z lewej strony po wcześniejszym kliknięciu na wybrany atrybut (np. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka). Po wybraniu właściwości i kliknięciu Dodaj filtr odpowiednie oznaczenie pojawi się pod wybranym atrybutem. Możliwe jest dodanie nieograniczonej ilości filtrów. Usunięcie filtru odbywa się poprzez kliknięcie ikony: znajdującej się za nazwą dodanego filtru. Strona: 15 z 25
Ostatnim krokiem jest wybranie przycisku Generuj znajdującego się u góry strony. Analiza może generować się w trzech postaciach: Dane, Wykres słupkowy i Macierz (o ile zaznaczone są wymagane do zbudowania wykresu i macierzy elementy). Strona: 16 z 25
Zakładka Dane zawiera informacje w postaci tabeli. Zestawienie danych można wyeksportować do pliku Excel, wybierając przycisk Generuj w dolnej części strony. Zakładka Wykres słupkowy pozwala ukazać odpowiednie atrybuty w formie wykresu. W celu przejścia do wykresu dla bieżącego raportu należy zwinąć tabelę, a następnie przejść do Wykres słupkowy. Strona: 17 z 25
Przykładowy wykres zaprezentowany jest poniżej: Po wskazaniu danego słupka myszą wyświetli się nazwa elementu przedstawionego na wykresie. 2.7.2. Generowanie danych w postaci macierzy ryzyka Dane można też przedstawić za pomocą macierzy. Pierwszym krokiem jest wybranie w analizie elementów z definicji, dla których chcemy uzyskać macierz ryzyka. Dalej należy wybrać dwa atrybuty liczbowe do macierzy i wygenerować analizę za pomocą przycisku Generuj. Ostatnim krokiem jest wybranie zakładki Macierz i uzupełnienie pól po prawej stronie ekranu i kliknięcie przycisku Generuj macierz. Poniżej przedstawione są dane przykładowe dla macierzy dla Prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i Skutku wystąpienia ryzyka przy pięciostopniowej skali ocen. Dokładność 5, Strona: 18 z 25
Oś X Prawdopodobieństwo - zakres od 1 do 5, Oś Y Skutek - zakres od 1 do 5. Uwaga! Macierz ryzyka może zostać wygenerowana tylko, jeżeli wybierzemy dokładnie dwa atrybuty z wartościami liczbowymi, np. Skutek i Prawdopodobieństwo. Jeżeli wybrana zostanie inna liczba elementów lub zostaną wybrane elementy niezawierające danych liczbowych, nie będzie możliwe wygenerowanie macierzy. Kliknięcie na poszczególne pola, w których znalazły się ryzyka (liczby oznaczają ilość ryzyk w danym polu) spowoduje wyświetlenie pod macierzą listy ryzyk z nazwami i relacja ich przynależności. mi Strona: 19 z 25
2.7.3. Generowanie analizy danych historycznych Analiza danych historycznych pozwala na prezentację wyników oceny ryzyka (lub innych wartości atrybutów) z przeszłego okresu czasu. Dane historyczne mogą być wygenerowane dla wielu obiektów z definicji, ale tylko dla jednego atrybutu jednocześnie, np. Wartość ryzyka. W tym celu należy powtórzyć opisane powyżej kroki wykonywane przy generowaniu analizy, zatrzymując się przed kliknięciem przycisku Generuj, a następnie u dołu strony, w Kroku 3: Wybór typu analizy w liście rozwijalnej zaznaczyć: Zmiana jednego atrybutu w czasie dla wielu elementów oraz wybrać okres, dla którego ma zostać wygenerowana analiza historyczna. Po tych czynnościach należy kliknąć przycisk Generuj znajdujący się u góry strony. W tabeli danych w analizie historycznej pierwsza kolumna przedstawia wartość bieżącą danego atrybutu, natomiast w kolejnych kolumnach wyświetlane są jego wartości historyczne. Możliwe jest także wygenerowanie wykresu słupkowego, w którym porównane będą oceny z ubiegłych okresów. Strona: 20 z 25
3. Przykładowe czynności możliwe do wykonania w oprogramowaniu przez użytkownika Właściciel ryzyka 3.1. Przegląd danych Dane ryzyko można wybrać na kilka różnych sposobów - poprzez zakładki: Monity, Mój folder lub Ryzyko. Użytkownik ma zawsze dostęp do tych samych ryzyk, niezależnie od zastosowanego sposobu, widzi tylko te elementy, do których został przypisany. Termin oceny wyznaczany jest na podstawie ustawionej w programie częstotliwości oceny. Na potrzeby testów aktualna konfiguracja umożliwia wielokrotną ocenę ryzyka, natomiast nie będą wyświetlane monity przypominające o konieczności dokonania oceny w danym terminie. 3.1.1. Wybór przez Mój folder Po wybraniu ikony Mój folder użytkownikowi pojawią się elementy w definicjach, do których jest on przypisany. W celu przejścia do formularza należy wybrać konkretny element. 3.1.2. Wybór przez Ryzyko Drugim sposobem jest wybór ryzyka przez ikonę Ryzyko. Aby wykorzystać tę metodę, należy podążać według procedury przedstawionej na poniższych rysunkach. Jest to procedura podobna do tej wykorzystywanej przy dodawaniu nowych elementów. Strona: 21 z 25
Pokazany został proces wybrania Ryzyka. W kolejnych krokach można przejść do podległych definicji dla wybranego ryzyka do Zabezpieczeń oraz Planów postępowania. Dla innych definicji procedura wygląda analogicznie. Strona: 22 z 25
3.2. Ocena ryzyka 3.2.1. Wybór przez Monity Po wybraniu Monity użytkownikowi pojawią się elementy wymagające, m.in. ocenie, zatwierdzeniu oceny, uwagi ze strony użytkownika. Monity pojawiają się przy spełnieniu określonych warunków: Monit wymagane oceny gdy trwa okres oceny ryzyk. Monit zatwierdzania ocen gdy ocena ryzyka wymaga zatwierdzenia przez osobę do tego uprawnioną (zaraz po zapisaniu oceny ryzyka). Monit specjalny informuje przykładowo o przekroczeniu wartości tolerowalnej przez ryzyko z podpowiedzią o podjęciu odpowiednich działań. Po wybraniu elementu, użytkownik może wykonać ocenę. Należy w tym celu wybrać ikonę Oceń znajdującą się u góry formularza. Strona: 23 z 25
Po wybraniu ikony Oceń pojawią się pola podlegające ocenie. Po kliknięciu na konkretne pole pojawia się lista rozwijalna z możliwościami oceny. W tym momencie osoba odpowiedzialna dokonuje oceny. Należy wykonać tę operację dla wszystkich wyświetlonych pól. Następnie należy klinąć na ikonę Zapisz. 3.3. Zatwierdzanie oceny Po zapisaniu oceny w formularzu ryzyka pojawi się komunikat: Strona: 24 z 25
Pojawi się także nowa ikona: Zatwierdź ocenę. Należy ją kliknąć, aby zatwierdzić ocenę. W następnej kolejności wyświetli się zapisana przed chwilą ocena. W trakcie weryfikacji oceny, możliwa jest jej ostateczna zmiana przez kliknięcie na konkretne pole i dokonanie wyboru z listy rozwijalnej (analogicznie do wykonywania oceny). Po pomyślnej weryfikacji użytkownik klika na ikonę Zapisz, natomiast chcąc odłożyć ocenę na późniejszy termin Odrzuć. Po zapisaniu oceny w trybie Zatwierdź ocenę, ocena zostanie zapisana w formularzu. Uwaga! Ocena ryzyka nie będzie widoczna w formularzu dopóki nie zostanie zatwierdzona. W przypadku zatwierdzenia oceny program potwierdzi ten fakt odpowiednim komunikatem: W przypadku odrzucenia oceny pojawi się komunikat: Strona: 25 z 25