96 Volt A. Mucha i M. Płonka Sp. J. Instrukcja obsługi programu Korekta_2007 Faktura korygująca dla systemów Micros Fidelio 6, 7 oraz Opera Instrukcja użytkownika - 1 -
1. INSTALACJA I URUCHAMIANIE... 3 1.1. INSTALACJA SERWERA BAZY DANYCH PROGRAMU KOREKTA_2007.... 3 1.2. INSTALACJA APLIKACJI KOREKTA_2007 (KLIENT).... 3 1.3. PRZYGOTOWANIE DO PIERWSZEGO URUCHOMIENIA... 4 1.4. PIERWSZE URUCHOMIENIE... 6 2. KONFIGURACJA PROGRAMU... 8 2.1. KONFIGURACJA PODSTAWOWYCH PARAMETRÓW... 8 ZAKŁADKA OGÓLNE... 8 ZAKŁADKA DOKUMENTY... 9 ZAKŁADKA IMPORT DANYCH... 10 3. IMPORT DANYCH... 11 3.1. IMPORT DANYCH Z SYSTEMU MICROS OPERA.... 11 3.2. IMPORT INFORMACJI O FAKTURACH ANULOWANYCH (OPERA).... 11 4. PRACA Z PROGRAMEM... 13 4.1. NAWIGACJA, FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW... 13 4.2. NOWA FAKTURA... 15 4.3. MODYFIKACJA FAKTURY... 16 4.4. KOREKTA FAKTURY (FAKTURA KORYGUJĄCA).... 17 4.5. PRACA Z DOKUMENTAMI Z WYKORZYSTANIEM SŁOWNIKÓW.... 18 4.6. USUWANIE DOKUMENTU.... 19 4.7. WYDRUK DOKUMENTU.... 19 5. ZESTAWIENIA I WYDRUKI... 21 5.1. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW... 21 5.2. REJESTR VAT... 22 6. POZOSTAŁE OPCJE PROGRAMU... 23 7. DODATKI... 24 7.1. WSPARCIE TECHNICZNE... 24 7.2. KONTAKT... 24 8. NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA... 25-2 -
1. Instalacja i uruchamianie 1.1. Instalacja serwera bazy danych programu Korekta_2007. Aplikacja Korekta_2007 jako serwer bazy danych wykorzystuje Microsoft SQL Server 2005 w wersji pełnej lub darmową edycją - Microsoft SQL Server 2005 Express. Instalację oprogramowania na komputerze serwerze bazy danych należy przeprowadzić w następującej kolejności: a. Microsoft.NET Framework wersja 2.0 (x86), pakiet instalacyjny do pobrania: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=pl&familyid=0856eac B-4362-4B0D-8EDD-AAB15C5E04F5 b. Aktualizacje do Microsoft.NET Framework wersja 2.0 (jeżeli istnieją) c. Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, pakiet instalacyjny do pobrania: http://msdn.microsoft.com/vstudio/express/sql/download/ d. Aktualizacje do Microsoft SQL Server 2005 Express Edition (jeżeli istnieją) e. Microsoft SQL Server Management Studio Express, pakiet instalacyjny do pobrania: http://msdn.microsoft.com/vstudio/express/sql/download/ f. Aktualizacje do Microsoft SQL Server Management Studio Express (jeżeli istnieją) Jeżeli na serwerze będzie pracowała aplikacja Korekta_2007 (jako klient) należy przeprowadzić kroki instalacyjne dla aplikacji Korekta_2007 (klient) instrukcja poniżej w punkcie 1.2. Należy pamiętać iż w przypadku instalacji w systemach MS Windows 2000, XP, 2003, Vista i wyższych konieczne jest posiadanie uprawnień administratora systemu operacyjnego. Ewentualne zapytania na ten temat prosimy kierować na adres poczty elektronicznej support@96volt.com. 1.2. Instalacja aplikacji Korekta_2007 (klient). Instalację należy przeprowadzić w następującej kolejności: a. Microsoft.NET Framework wersja 2.0 (x86), pakiet instalacyjny do pobrania: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=pl&familyid=0856eac B-4362-4B0D-8EDD-AAB15C5E04F5 b. Aktualizacje do Microsoft.NET Framework wersja 2.0 (jeżeli istnieją) c. Należy rozpakować pakiet instalacyjny aplikacji Korekta_2007 do dowolnego katalogu na dysku lokalnym oraz utworzyć skrót na pulpicie do pliku Korekta_2007.exe. Kroki dodatkowe: a. Jeżeli program będzie współpracował z Micros Fidelio 6 lub 7 należy pobrać i zainstalować: Microsoft OLE DB Provider for Visual FoxPro 9.0, pakiet instalacyjny do pobrania: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=e1a87d8f-2d58-491f-a0fa-95a3289c5fd4&displaylang=en - 3 -
b. Jeżeli program będzie współpracował z aplikacją Fakor (producent: Micros Fidelio Polska) konieczna jest instalacja składników klient/serwer Interbase/Firebird. Ewentualne zapytania na ten temat prosimy kierować na adres poczty elektronicznej support@96volt.com. 1.3. Przygotowanie do pierwszego uruchomienia Przed pierwszym uruchomieniem programu konieczne jest stworzenie pustej bazy danych na serwerze bazy danych oraz skonfigurowanie connection string w pliku Korekta_2007.exe.config w katalogu aplikacji Korekta_2007 (klient). Aby stworzyć pustą bazę danych należy uruchomić MS SQL Server Management Studio Express na serwerze bazy danych i połączyć się z serwerem. Po wykonaniu tej operacji i zaznaczeniu gałęzi Databases należy wybrać z menu kontekstowego opcję New Database Tworzenie nowej bazy danych dla programu Korekta_2007-4 -
W nowo otwartym oknie, w polu Database name należy wprowadzić nazwę bazy danych (zalecana nazwa to: Korekta_2007), a następnie kliknąć w przycisk OK. Tworzenie nowej bazy danych dla programu Korekta_2007 Pomyślne stworzenie nowej bazy danych spowoduje, że na liście baz danych (Databases) pojawi się wpis Korekta_2007. Pomyślnie stworzona baza danych Korekta_2007-5 -
W przytoczonym powyżej przykładzie nazwa serwera bazy danych to ARTURM, a nazwa bazy danych to Korekta_2007. W przypadku instalacji Microsoft SQL Server 2005 Express domyślną nazwą serwera bazy danych jest NAZWA_KOMPUTERA\SQLEXPRESS. W przytoczonym powyżej przykładzie byłoby to więc (w przypadku instalacji Microsoft SQL Server 2005 Express): ARTURM\SQLEXPRESS. Nazwa ta jest używana do skonfigurowania connection string w pliku Korekta_2007.exe.config w katalogu aplikacji Korekta_2007 (klient). Dla połączenia z bazą danych connection string należy ustawić w pliku Korekta_2007.exe.config (w katalogu gdzie został rozpakowany program Korekta_2007). Przykładowy connection string: <add name="connectionstring" connectionstring="data Source=ARTURM; Initial Catalog=Korekta_2007; User Id=sa; password=haslo;"/> Wymagane pola: - Data Source nazwa serwera bazy danych - Initial Catalog nazwa bazy danych - User Id identyfikator użytkownika - Password hasło użytkownika Po prawidłowym ustawieniu connection string powinno być możliwe uruchomienie aplikacji Korekta_2007. 1.4. Pierwsze uruchomienie Po pierwszym uruchomieniu programu konieczne będzie skonfigurowanie parametrów niezbędnych do rozpoczęcia pracy. W tym celu należy zalogować się do systemu jako jego Administrator, podając na ekranie logowania jako użytkownika Admin, a pole z hasłem pozostawić puste (zmiana hasła Administratora i innych użytkowników opisana została w dalszej części instrukcji). Logowanie do systemu Korekta_2007-6 -
Uwaga!!! Przedstawione w niniejszej instrukcji zrzuty ekranów mogą różnić się nieznacznie od tych które zobaczycie Państwo na ekranie swojego komputera. Różnice mogą dotyczyć kolorystyki okien i ich elementów, ale nie będą dotyczyć położenia tych elementów i ich funkcjonalności. Wynika to z różnych wersji systemów operacyjnych, na których można uruchamiać program oraz indywidualnych ustawień. Zawarte w tej instrukcji zrzuty ekranów zostały wykonane w systemie operacyjnym Microsoft Windows Vista. Po zalogowaniu do systemu zobaczymy główny ekran programu, który udostępnia nam szereg opcji. Główny ekran programu Korekta_2007-7 -
2. Konfiguracja programu Rozpoczęcie pracy z systemem Korekta_2007 wymaga skonfigurowania jego podstawowych parametrów. Poniżej opisane zostały możliwości konfiguracyjne systemu. Uruchomienie konfiguracji programu odbywa się po wybraniu w głównym menu opcji Konfiguracja, a następnie Ustawienia aplikacji. 2.1. Konfiguracja podstawowych parametrów Zakładka Ogólne Na tej zakładce uzupełniamy pełne dane firmy, które są wykorzystywane do wydruków dokumentów. Istnieje możliwość wprowadzenia więcej niż jednych danych przedsiębiorstwa, a następnie podczas drukowania dokumentu dokonuje się wyboru które z tych danych mają się znaleźć na dokumencie. - 8 -
Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty ustawiamy kolejne numery jakie mają zostać nadane dla nowych faktur, faktur korygujących oraz sposób formatowania tych dokumentów. Zakładka ta pozwala również ustalić w jaki sposób na wydrukach mają być formatowane kwoty oraz daty wystawienia. - 9 -
Zakładka Import danych Zakładka ta umożliwia skonfigurowanie parametrów związanych z importem danych z systemów zewnętrznych, czyli Micros Fidelio 6, 7 oraz Micros Opera. Dla każdego z tych importów konieczne jest skonfigurowanie katalogu danych skąd mają być importowane dane. Parametrami specyficznymi związanymi z importem danych z Micros Opera są: Katalog danych dla programu Micros-Opera określa lokalizację plików XML generowanych przez system Opera, które są importowane przez program Korekta_2007 Automatyczny import danych podczas uruchamiania systemu uruchamianie programu przy wyłączonej opcji spowoduje automatyczne zaimportowanie nowych faktur wystawionych w systemie Opera Stawki VAT kod podatku w pliku XML systemu Opera określa powiązanie pomiędzy stawkami VAT w pliku XML a stawkami w programie Korekta_2007 Sposób nadawania daty faktury / sprzedaży data faktury / sprzedaży jest ustalana na podstawie daty pliku albo na podstawie daty wyjazdu Dodaj rok w formacie /RR do numeru dokumentu włączenie tej opcji spowoduje, że podczas importu faktur z plików XML do numeru dokumentu będzie dodawany rok w postaci /RR Dodaj nagłówek i stopkę do pliku XML opcja ta powinna być włączona dla nietypowych plików XML generowanych przez system Micros Opera Podczas importu danych uwzględniaj pakiety opcja ta powinna być włączona w przypadku gdy system Micros Opera rozdziela w pliku XML kwotę netto/brutto i VAT na dwa kolejne wiersze - 10 -
3. Import danych 3.1. Import danych z systemu Micros Opera. Prawidłowe ustawienie opcji w konfiguracji związanych z importem danych z systemu Micros Opera spowoduje odblokowanie opcji w menu Import danych. Opcje związane z importem danych z systemu Micros Opera Dostępne opcje: Import danych z systemu Micros-Opera sprawdza wszystkie dostępne pliki XML i importuje nowe faktury z systemu Opera Aktualizacja danych z systemu Micros-Opera sprawdza pliki XML wygenerowane od czasu ostatniego importu/aktualizacji danych i importuje nowe faktury z systemu Opera Import informacji o fakturach anulowanych (Opera) importuje informacje o fakturach anulowanych z systemu Micros Opera. Procedura opisana w punkcie 3.2. Po zakończeniu procedury importu pokazywany jest raport o zaimportowanych (opcjonalnie po wybraniu przez użytkownika) oraz nie-zaimportowanych dokumentach. W przypadku wystąpienia sytuacji nie-zaimportowania dokumentu należy podglądnąć/wydrukować raport w celu sprawdzenia przyczyny niepowodzenia importu. 3.2. Import informacji o fakturach anulowanych (Opera). Zaimportowanie informacji o fakturach anulowanych do systemu Korekta_2007 musi zostać poprzedzone wygenerowaniem pliku XML w systemie Micros Opera z zestawieniem dokumentów anulowanych. W systemie Micros Opera należy kolejno uruchamiać opcje: 1. Miscellaneous 2. Raporty 3. Folio 4. Folio / Style 02 5. Print To File XML 6. Wprowadzić zakres dat 7. VOID 8. Wskazać ścieżkę, wygenerować i zapisać plik - 11 -
W przypadku systemu Micros Opera w wersjach wcześniejszych oraz równych wersji 3.0 konieczne jest wygenerowanie raportu do pliku TXT (File Format: DELIMITED DATA, Delimiter: ; (średnik)). Wygenerowany plik XML lub TXT należy zapisać w dowolnej lokalizacji, ale innej niż katalog z którego system Korekta_2007 importuje dokumenty. Następnie należy w programie Korekta_2007 wybrać z głównego menu opcję Import danych, a potem Import informacji o fakturach anulowanych. Po zakończeniu procedury importu program wyświetli informację o ilości dokumentów jakie zostały anulowane. - 12 -
4. Praca z programem Główne okno programu umożliwia filtrowanie listy dokumentów, wyszukiwanie dokumentów, sortowanie, wystawienia nowych faktury, modyfikację faktur już istniejących (poprawę) oraz wystawianie faktur korygujących. W górnej części okno udostępnia menu główne, pasek filtrowania i wyszukiwania, przyciski najczęściej wykonywanych operacji, a w dolnej listę dokumentów. Główny ekran programu Korekta_2007 4.1. Nawigacja, filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów Główny ekran programu Korekta_2007 z zaznaczonym paskiem filtrowania i wyszukiwania Pasek filtrowania i wyszukiwania umożliwia filtrowanie listy dokumentów według następujących kryteriów: Typ dokumentów: Wszystkie, Faktura, Modyfikacja, Korekta, Inny - 13 -
Dokumenty według daty: wystawione tylko dzisiaj, z określonego dnia lub z wybranego zakresu dat Dokumenty Wszystkie/Zwykłe/Anulowane Dokumenty których numer zawiera wartość wprowadzoną w polu Numer Dokumenty z określonego źródła: Wszystkie, Fidelio, Opera, Korekta_2007, Fidelio 7 Wykaz dokumentów może być przedstawiony w postaci listy lub drzewa. Zmianę sposobu wyświetlania można dokonać przy pomocy filtra Wyświetlanie dostępnego na pasku filtrowania i wyszukiwania. Aby znaleźć konkretny dokument należy kliknąć w przycisk Znajdź dokument (oznaczony na powyższym rysunku niebieską obwódką). Po jego uruchomieniu otworzy się okno w którym należy wpisać numer szukanego dokumentu oraz wybrać pozostałe kryteria (typ, źródło, status). Okno wyszukiwania dokumentu Po kliknięciu w przycisk Znajdź następny zostanie znaleziony pierwszy dokument spełniający wskazane warunki, a okno nie zostanie zamknięte. Kolejne kliknięcie w przycisk Znajdź następny spowoduje znalezienie następnego dokumentu spełniającego warunki. - 14 -
4.2. Nowa faktura Kliknięcie w przycisk Nowa faktura w głównym oknie programu powoduje otwarcie okna umożliwiającego wystawienie nowej faktury VAT. Okno nowej faktury VAT - 15 -
4.3. Modyfikacja faktury Kliknięcie w przycisk Modyfikuj w głównym oknie programu powoduje otwarcie okna umożliwiającego modyfikację (poprawę) faktury VAT. Funkcja umożliwia poprawę dowolnych danych faktury. Przy jej pomocy można zmodyfikować dane kontrahenta, pozycje na fakturze, itd. Polami niemodyfikowalnymi są: numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży. Okno modyfikacji (poprawy) faktury VAT Wywołując z głównego menu opcję Konfiguracja, a następnie Użytkownicy, po wybraniu użytkownika można ustawić jego uprawnienia (przycisk Uprawnienia). Funkcja ta pozwala na określenie które z pól faktury mogą być modyfikowane przez użytkownika. Administrator systemu (użytkownik Admin) posiada maksymalne uprawnienia bez możliwości ich zmiany. Wykonanie modyfikacji faktury (poprawy) nie powoduje wprowadzenie zmian w oryginalnym dokumencie w systemie Korekta_2007. Podczas tworzenia modyfikacji powstaje kopia dokumentu ze zmienionymi danymi. Na liście dokumentów, w trybie wyświetlania lista widoczne są wtedy dwa takie same dokumenty, a w trybie drzewo widoczne jest powiązanie pomiędzy dokumentami. - 16 -
Lista dokumentów wyświetlona w trybie Drzewo 4.4. Korekta faktury (faktura korygująca). Kliknięcie w przycisk Korekta 1 (po rozwinięciu menu Korekta) w głównym oknie programu powoduje otwarcie okna umożliwiającego wystawienie faktury korygującej do wybranego dokumentu. - 17 -
Okno faktury korygującej zawiera dane nagłówkowe faktury, jak również pozycje na fakturze Przed korektą, jak i Po korekcie. Odpowiednie przyciski umieszczone po prawej stronie listy pozycji dokumentu umożliwiają podjęcie akcji (dotyczy pozycji po korekcie): Przycisk + dodanie pozycji do dokumentu Przycisk E edycja pozycji dokumentu Przycisk X usunięcie pozycji dokumentu Przycisk P otwarcie okna pozwalającego na edycję płatności do dokumentu Wymaganym polem podczas wystawiania faktury korygującej jest powód korekty. Aplikacja nie pozwala na zapisanie niekompletnie wypełnionych dokumentów, wyświetlając przy tym odpowiednie komunikaty lub potwierdzenia. 4.5. Praca z dokumentami z wykorzystaniem słowników. Wybierając w głównym menu opcję Dane istnieje możliwość zbudowania słowników dla form płatności, katalogu towarów i katalogu kontrahentów. Opcja Dane i opcje danych słownikowych Dane słownikowe mogą być wykorzystane podczas wystawiania nowej faktury, modyfikacji dokumentu oraz wystawiania faktury korygującej. Aby otworzyć słownik należy kliknąć w przycisk Fragment okna modyfikacji dokumentu z przyciskiem otwarcia słownika - 18 -
Zawartość słowników może być modyfikowana podczas wykonywania operacji na dokumentach. 4.6. Usuwanie dokumentu. Kliknięcie w przycisk Usuń Wskazany dokument w głównym oknie programu powoduje usunięcie zaznaczonego dokumentu. Możliwe jest usunięcie dowolnego dokumentu stworzonego w systemie Korekta_2007 lub zaimportowanego z innego, zewnętrznego systemu. W przypadku dokumentów powiązanych konieczne jest usuwanie dokumentów w kolejności odwrotnej aniżeli powstawały (według kolejności korekta, modyfikacja, faktura). Oczywiście w przypadku niemożliwości usunięcia dokumentu ze względu na naruszenie powiązań pomiędzy pomiędzy dokumentami system wyświetli odpowiedni komunikat. Użycie opcji Usuń Dokumenty z zakresu spowoduje usunięcie dokumentów z określonego zakresu dat oraz spełniających wybrane kryteria. Uwaga! Opcję należy stosować ostrożnie i z rozwagą, gdyż może jednocześnie spowodować usunięcie wielu dokumentów. Okno potwierdzające usunięcie dokumentów z zakresu 4.7. Wydruk dokumentu. Kliknięcie w przycisk Wydruk powoduje otwarcie okna parametrów wydruku. Okno parametrów wydruku - 19 -
Możliwe do ustawienia parametry wydruku to: Dokument: Oryginał / Duplikat (konieczne jest podanie wtedy daty duplikatu) Styl wydruku: Opera / Fidelio Język dokumentu: PL / EN Ilość oryginałów oraz kopii Dane sprzedawcy z konfiguracji programu: Dane 1, dane 2 lub dane 3 Drukarka Kliknięcie w przycisk Podgląd powoduje otwarcie podglądu wydruku dokumentu. - 20 -
5. Zestawienia i wydruki 5.1. Zestawienie dokumentów Uruchomienie wydruku następuje po wybraniu opcji Wydruki Zestawienie dokumentów. Okno podglądu zestawienia dokumentów - 21 -
5.2. Rejestr VAT Uruchomienie wydruku następuje po wybraniu opcji Wydruki Rejestr VAT - 22 -
6. Pozostałe opcje programu - 23 -
7. Dodatki 7.1. Wsparcie techniczne Aby dostarczyć Państwu produkty wysokiej jakości angażujemy wszystkie dostępne środki aby cel ten był osiągany za każdym razem. Jeżeli z jakiegoś powodu jednak tak nie jest, macie Państwo zastrzeżenia co do jakości produktu, poprawności jego działania prosimy o kontakt: 1) w pierwszym kroku prosimy wysłać maila na adres: support@96volt.com Na wszystkie maile odpowiadamy w ciągu 24h, żaden mail nie pozostaje bez odpowiedzi. 2) jeżeli odpowiedź jest niesatysfakcjonująca lub sprawa jest pilna prosimy o kontakt telefoniczny. Zachęcamy Państwa do corocznego wykupu 1-rocznej aktualizacji oprogramowania, w ramach której otrzymacie Państwo od naszej firmy: - aktualizacje oprogramowania do najnowszych wersji przez okres 1-ego roku - powiadomienia o nowych wersjach - wsparcie telefoniczne oraz mailowe 7.2. Kontakt 96 Volt A. Mucha i M. Płonka Sp. J. ul. Zakopiańska 52a 30-418 Kraków NIP: 945-205-17-91 REGON: 120217100 KRS: 0000252856 Telefon: +48 (12) 623-00-41 Faks: +48 (12) 623-00-42 Dział sprzedaży: sprzedaz@96volt.com Wsparcie techniczne: support@96volt.com Sprawy ogólne: biuro@96volt.com Strona WWW firmy 96Volt: www.96volt.com Strona WWW produktu Korekta_2007: http://www.96volt.com/default.aspx?str_id=201-24 -
8. Najczęściej zadawane pytania - 25 -