Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 1 do ZO Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji wydawców i developerów gier wideo Europejski Festiwal Gier Digital Dragons w ramach projektu pn. Broker innowacji jako narzędzie dla efektywnego rozwoju systemu nowoczesnej gospodarki Małopolski współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Małopolski Ogród Sztuki, Arteteka ul. Rajska 12 Kraków dla ok. 300 osób. Konferencja odbędzie się w dniach 19-20 kwietnia 2013 roku w godzinach od 8.00 do 20.00 oraz organizacja Gali rozdania statuetek Digital Dragons w dniu 19 kwietnia 2013 roku we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. Klubie Lizard King. 1. Do obowiązków Wykonawcy należy podpisanie umowy najmu Małopolskiego Ogrodu Sztuki (wraz z przestrzenią Arteteki) oraz innych umów związanych z najmem pomieszczeń w Małopolskim Ogrodzie Sztuki koniecznych do prawidłowego wykonania zamówienia. Koszt powyższych umów ponosi Wykonawca. 2. Na realizację wydarzenia składają się dwie fazy: a) Przygotowawcza b) Realizacji 3. W fazie przygotowawczej Wykonawca zobowiązany jest do: a) Wykonania projektu zaproszenia w wersji papierowej oraz elektronicznej i druk 600 zaproszeń papierowych zgodnie z wymaganiami Zamawiającego (linia graficzna zgodnie z charakterem i kolorystyką projektu Digital Dragons, format A4 składany na trzy, full color, gramatura papieru min. 200 g., projekt zaproszenia uzgodniony i zatwierdzony przez Zamawiającego) oraz przygotowanie elektronicznej wersji zaproszenia do wysyłki drogą mailową. b) Wysyłkę 600 zaproszeń do dnia 30 marca 2013 roku zgodnie z dostarczoną przez Zamawiającego listą do dnia 25 marca 2013 r. c) Wykonanie wkładów do 50 identyfikatorów o wymiarze użytkowym (pionowym): (szer. x wys.) 85x115mm w postaci spersonalizowanej kolorowej wizytówki według projektu przekazanego przez Zamawiającego do dnia 05 kwietnia 2013 roku. Lista nazwisk zostanie przekazana przez Zamawiającego do dnia 15 kwietnia 2013 roku. d) Wykonanie 300 identyfikatorów o wymiarze użytkowym (pionowym): (szer. X wys.) 120x155mm oraz wkładu o tych samych wymiarach w postaci spersonalizowanej wizytówki według projektu przekazanego przez zamawiającego do dnia 05 kwietnia 2013 roku. Lista uczestników zostanie przekazana przez Zamawiającego do dnia 15 kwietnia 2013 r.). Wykonawca powinien również dysponować 50 identyfikatorami pustymi do ręcznego wypisania podczas rejestracji. e) Wykonanie informatora- zeszytu ośmiostronicowego o wymiarze użytkowym (pionowym): (szer. X wys.) 120x155mm dwustronnie drukowanego zawierającego: program konferencji, mapy obiektu z zaznaczeniem poszczególnych sal, informacje o konferencji, key-speakerach, logotypy, wszystko zgodne z wymaganiami Zamawiającego, w ilości 350 sztuk.
f) Wykonanie do dnia 16 kwietnia 2013 r. 350 koszulek, w tym 280 koszulek męskich w rozmiarach M(40), L(100), XL(100), XXL(40), w kolorze niebieskim oraz 70 damskich koszulek taliowanych w kolorze magenta w rozmiarach S(20), M,(40) L(10) Przygotowanie 20 koszulek w kolorze pomarańczowym (rozmiar L) dla wolontariuszy z umieszczonym na plecach napisem HOW CAN I HELP YOU? Wykonanie koszulek na ramiączkach w kolorze czarnym, rozmiar S dla 10 hostess. Wszystkie koszulki zostaną wykonane zgodnie z szatą graficzną przekazaną przez Zamawiającego. Każdy egzemplarz koszulki powinien być opakowany w folię. Koszulki muszą być dostarczane do punktów recepcyjnych do dnia 19 kwietnia 2013 roku, do godziny 9.00. g) Przeszkolenia 20 wolontariuszy w zakresie logistyki, planu konferencji, obsługi uczestników oraz zarządzanie grupą podczas wydarzenia. Lista wolontariuszy zostanie dostarczona przez Zamawiającego do dnia 16 kwietnia 2013 roku. h) Wykonanie do dnia 16 kwietnia 2013 r. 31 slajdów tytułowych poszczególnych elementów konferencji zawierających motywy przewodnie EFG (treści zostaną uzgodnione z Zamawiającym do dnia 14 kwietnia 2013 r.) i) Wizualizacja konferencji i materiałów promocyjnych powinna być zgodna z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które są dostępne na stronie internetowej http://www.efs.gov.pl/zpfe/documents/wytyczne_04_02.pdf Wszystkie materiały ze spotkania powinny być opatrzone logo projektu, logo zamawiającego oraz logo PO KL oraz Europejskiego Funduszu Społecznego, a także napisem Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Budżetu Państwa w Ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Wykonawca zobowiązany jest do informowania, że konferencja organizowana jest z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej. Wszystkie materiały powstałe na konferencję muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. 4. W fazie realizacji Wykonawca zobowiązany jest do: a) Zapewnienia recepcji przy wejściu do budynku (obsługiwane przez przynajmniej trzy osoby, umożliwiając swobodną rejestrację 300 uczestników konferencji, oznaczenie recepcji w języku polskim oraz angielskim, koziołki oznaczające miejsce do rejestracji dwujęzycznej, miejsce na 300 zestawów z materiałami dla uczestników) oraz zapewnienie obsługi recepcji na co najmniej jedną godzinę przed i w trakcie trwania konferencji. Obsługa recepcji musi odbywać się również w języku angielskim. b) Zapewnienia ekranu o wielkości co najmniej 50 cali, na którym będą wyświetlane logotypy (logotypy zostaną przekazane Wykonawcy do dnia 12 kwietnia 2013 roku) zapewnienie dwóch multimedialnych kiosków informacyjnych zawierających informacje o programie konferencji, prelegentach itp. c) Zapewnienia ekranu plazmowego o przekątnej ekranu 101 cali lub utworzenie takiej samej powierzchni ekranu przy pomocy plazm bezszwowych, na której będzie transmitowana konferencja. Ekran powinien znaleźć się naprzeciwko wejścia. Zapewnienie transmisji konferencji, wraz z głosem z sali widowiskowej. d) Zapewnienia punktu recepcyjno - informacyjnego przy wejściu do Arteteki (parter) do obsługi przez wolontariusza, zapewnienie miejsca na mapki, programy konferencji w ilości 50 sztuk.
e) Zapewnienia oznakowania przestrzeni konferencyjnej przed każdą z sal wraz z programem wydarzeń na dany dzień oraz strzałek i oznakowania w celu ułatwienia komunikacji wewnątrz budynku według projektu graficznego przekazanego przez Zamawiającego do dnia 05 kwietnia 2013 roku. f) Organizacji szatni w holu budynku (parter) dla ok. 350 uczestników konferencji oraz zapewnienie obsługi szatni. g) Rozstawienia 3 ścianek i 10 roll-upów wskazanych przez Zamawiającego. h) Dostarczenia z siedziby Zamawiającego oraz z siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (ul. Racławicka 56) na miejsce konferencji banerów, publikacji, płytek CD, materiałów konferencyjnych oraz innych materiałów dla uczestników konferencji, a po zakończeniu przewieźć niezwłocznie banery i niewykorzystane materiały do siedziby Zamawiającego oraz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (ul. Racławicka 56) (wykonanie materiałów w tym zakresie zapewnia Zamawiający). i) Zapewnienia stoiska dla klastra Digital Entertainment (wydzielona przestrzeń wraz ze ścianką, na której zostaną umieszczone plazmy bezszwowe na całej długości stoiska, nazwa klastra oraz logotypy 10 firm i oznaczenia unijne (zgodnie z punktem 3.i) oraz stanowisk na urządzenia 7 tabletów z systemem ios, 3 laptopów z myszkami o parametrach: przekątna ekranu 17 cali, procesor intel core i7 oraz karta graficzną z serii Radeon HD7800M lub równoważne Na każdym stoisku powinno zostać zapewnione zasilanie oraz Internet bezprzewodowy. Stoisko ma zostać wykonane Zgodnie z projektem wcześniej zaakceptowanym przez Zamawiającego. j) Przygotowania przestrzeni wystawienniczej w miejscu obecnej szatni, w ramach której Wykonawca zapewni i zaaranżuje 20 stanowisk dla firm (przy wykorzystaniu lady szatni oraz w postaci boksów o wymiarach 2x2m) oraz dodatkowych 10 stanowisk (boksy 2x2) dla firm w holu przed salą konferencyjną. Każde stanowisko powinno być wyposażone w stolik i krzesło. Każde ze stoisk powinno zostać oznaczone nazwą firmy oraz jej logotypem. Nazwy oraz logotypy firm zostaną przekazane Wykonawcy do dnia 5 kwietnia 2013 roku). Stoiska powinny być wyposażone w zasilanie i Internet bezprzewodowy. k) Zaaranżowania przestrzeni do networkingu przy pomocy mebli eventowych w ilości 100 zestawów (zestaw umożliwiający swobodną dyskusję co najmniej dwóch osób) 25 zestawów we foyer budynku Małopolskiego Ogrodu Sztuki (parter), 25 zestawów w szatni Małopolskiego Ogrodu Sztuki, 50 zestawów na przestrzeni Arteteki. l) Zapewnienia na I piętrze Arteteki 10 stoisk dla firm w postaci stołu i dwóch krzeseł, Stoiska muszą być oznaczone, nazwa firmy i logo. Nazwa i logo firmy zostaną przekazane Wykonawcy do dnia 5 kwietnia 2013 roku. m) Zapewnienia na II piętrze Arteteki 12 stanowisk dla firm wraz z sprzętem (6 tabletów z systemem ios i 6 tabletów z systemem Android) w postaci stołów z krzesłami. Stoiska muszą być oznaczone nazwą i logo firmy, które zostaną przekazane Wykonawcy do dnia 5 kwietnia 2013 roku. n) Zapewnienia na III piętrze Arteteki 12 stanowisk wraz z sprzętem (6 tabletów z systemem ios i 6 tabletów z systemem Android) w postaci stołów z krzesłami. Stoiska muszą być oznaczone nazwą i logo firmy, które zostaną przekazane Wykonawcy do dnia 5 kwietnia 2013 roku. o) Zapewnienia Internetu bezprzewodowego na terenie całego obiektu (o prędkości umożliwiającej jednoczesne korzystanie z sieci przez co najmniej 200 uczestników)
p) Zapewnienia ochrony na terenie obiektu w celu zabezpieczenia sprzętu i obiektu w dniach 19 i 20 kwietnia 2013 roku. 5. Ponadto w dniu 19 kwietnia 2013 roku wykonawca zobowiązany jest do: a) Zapewnienia i aranżacja sal zgodnie z tematyką konferencji i projektu: widowiskowej (340 miejsc), kinowej (80 miejsc siedzących), sali konferencyjnej (60 miejsc siedzących), sali na drugim piętrze Arteteki (50 miejsc siedzących) oraz zaaranżowanie przestrzeni do przeprowadzenia prezentacji na 3 piętrze Arteteki (30 miejsc siedzących, ekran plazmowy do wyświetlania prezentacji). Zapewnienia pełnego wyposażenia technicznego każdej z sal: dostęp do Internetu bezprzewodowego, projektor, nagłośnienie, ekran projekcyjny. b) Zapewnienia w sali widowiskowej miejsca (podest/scena) umożliwiającego przeprowadzenie panelu dyskusyjnego z udziałem ośmiu osób i prowadzącego. Zapewnienie stolika, foteli lub krzeseł dla panelistów i prowadzącego oraz 5 mikrofonów bezprzewodowych. c) Zapewnienia w każdej z pozostałych sal: mównicy, flipchartu wraz z pisakami, mikrofonu bezprzewodowego. d) Zapewnienia i organizacji tłumaczenia symultanicznego w sali widowiskowej (z języka angielskiego na polski, z polskiego na angielski) tzn. pomieszczenia dla tłumaczy oraz 100 zestawów słuchawek dla uczestników konferencji. Tłumacze muszą posiadać stosowną wiedzę w zakresie znajomości słownictwa z branży gier komputerowych. e) Przygotowania dogodnej przestrzeni wraz z dekoracją stołów z wykorzystaniem stylistyki projektu niezbędnej do świadczenia usługi cateringowej oraz: Zapewnienia dwóch barków kawowych dla łącznej ilości 350 osób we foyer budynku oraz na II piętrze Arteteki. Organizacji dwóch przerw kawowych dla łącznej ilości 350 osób (kawa, wybór kilku gatunków herbat, trzy rodzaje soków owocowych, woda gazowana, niegazowana; świeże owoce, wybór ciast domowych, ciasteczka kruche, koreczki, tartinki, słone babeczki około 25 zł/osobę) Zapewnienia dogodnej przestrzeni i organizacji lunchu podczas konferencji dla 300 osób (w formie szwedzkiego stołu: przystawka; 4 dania główne do wyboru 2 mięsne, 2 wegetariańskie; trzy rodzaje soków owocowych; woda gazowana, niegazowana; świeże owoce; 2 dania deserowe około 55 zł/osobę). Zamawiający dopuszcza modyfikację w menu. Modyfikacje muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego. 6. W dniu 20 kwietnia 2013 roku Wykonawca zobowiązany jest do: a) Zapewnienia i aranżacji sali widowiskowej zgodnie z tematyką konferencji i projektu (340 miejsc). Zapewnienia pełnego wyposażenia technicznego: dostęp do Internetu bezprzewodowego, rzutnik, nagłośnienie, ekran projekcyjny, 5 mikrofonów bezprzewodowych. b) Zapewnienia w sali widowiskowej miejsca umożliwiającego przeprowadzenie panelu dyskusyjnego z udziałem ośmiu osób i prowadzącego. Zapewnienie stolika, foteli dla
panelistów i prowadzącego. c) Zapewnienie i organizację tłumaczenia symultanicznego w sali widowiskowej (z języka angielskiego na polski, z polskiego na angielski) tzn. pomieszczenia dla tłumaczy oraz 100 zestawów słuchawek dla uczestników konferencji. Tłumacze muszą posiadać stosowną wiedzę w zakresie znajomości słownictwa z branży gier komputerowych. d) Przygotowania dogodnej przestrzeni wraz ze stosowną dekoracją stołów z wykorzystaniem stylistyki projektu niezbędnej do świadczenia usługi cateringowej oraz: organizację dwóch barków kawowych dla 350 osób we foyer budynku. Zapewnienie dogodnej przestrzeni wraz z dostarczeniem i stosowną dekoracją stołów bufetowych i wysokich stolików dla gości; oraz organizacja dwóch przerw kawowych dla 300 osób (kawa, wybór kilku gatunków herbat, trzy rodzaje soków owocowych, woda gazowana, niegazowana; świeże owoce, wybór ciast domowych, ciasteczka kruche, koreczki, tartinki, słone babeczki około 25 zł/osobę) Zapewnienie dogodnej przestrzeni i organizacja lunchu podczas konferencji dla 350 osób (w formie szwedzkiego stołu: przystawka; 4 dania główne do wyboru 2 mięsne, 2 wegetariańskie; trzy rodzaje soków owocowych; woda gazowana, niegazowana; świeże owoce; 2 dania deserowe około 55 zł/osobę). Zamawiający dopuszcza modyfikację w menu. Modyfikacje muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego. 7. Organizacja w dniu 19 kwietnia 2013 roku Gali Wręczenia nagród zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego scenariuszem we wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji tj. klub Lizard King.Do obowiązków Wykonawcy należy podpisanie umowy z klubem Lizard King oraz innych umów związanych z najmem koniecznych do prawidłowego wykonania zamówienia. Koszt powyższych umów ponosi Wykonawca. Wykonawca zapewnia: a) wynajem klimatyzowanego klubu na wyłączność w godzinach 19.00 3.00 b) ochronę klubu c) 300 miejsc siedzących d) bezpłatną szatnię dla ponad 300 osób wraz z obsługą e) profesjonalną obsługę kelnerską i barmańską f) scenę o wymiarach wraz z profesjonalnym oświetleniem estradowym g) profesjonalną obsługę sprzętu nagłośnieniowo oświetleniowego h) ekran i projektor oraz odtwarzacz nośników multimedialnych i) 5 telewizorów o przekątnej 42cal LCD do kreacji multimedialnych j) przygotowanie oprawy wizualnej gali k) usługę konferansjera (prowadzenie gali), 2 osoby ( jedna z nich musi swobodnie prowadzić galę w języku angielskim) l) oprawę i obsługę techniczną, w tym koordynacją wyświetlania spotów m) oprawę artystyczną o czasie trwania min. 20, maks. 35 minut, realizowanej na żywo adekwatnej do charakteru imprezy n) 10 hostess, których zadaniem będzie wręczanie nagród zwycięzcom podczas Gali oraz przeprowadzenie ankiety wśród uczestników. Ankieta zostanie przygotowana przez Zamawiającego. o) profesjonalną obsługę DJ ską w godz. od 20.00 do 3.00 p) organizację cateringu w formie szwedzkiego stołu: przystawki: tartinki, deski serów i wędlin, sałatki; dania ciepłe: karkówka, szaszłyki wraz z dodatkami; napoje: cola, sprite,
soki owocowe, kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana (o wartości 160 zł/osobę).