Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze Zielona Góra, RIO I-092/86/10 Pan Sławomir Kowal Burmistrz Miasta śagań WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie od 12 stycznia 2010 r. do 21 maja 2010 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych za 2009 rok w Mieście śagań. Wyniki kontroli omówiono i protokół podpisano w dniu 24 maja 2010 r. Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budŝetu, zgodności wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami, ich przestrzegania, prowadzenia rachunkowości i księgowości oraz przestrzegania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Uregulowania organizacyjno prawne zawarte zostały w Statucie Gminy śagań o statusie miejskim oraz Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

2 W roku objętym kontrolą Burmistrz śagania przeprowadził we wszystkich jednostkach organizacyjnych kontrolę przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmujących co najmniej 5 % wydatków, stosownie do art. 187 ust. 2 i 3 obowiązującej do dnia 31 grudnia 2009 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.). Od 1 stycznia 2010 r. w ww. zakresie obowiązuje art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). Obowiązująca w Urzędzie Miasta śagań dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości zawierała elementy określone w art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Kontrola księgowości oraz sprawozdawczości budŝetowej przeprowadzona została na podstawie ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań budŝetowych za okres od r. do r. Stany aktywów na kontach: 133 Rachunek budŝetu oraz 240 Pozostałe rozrachunki, wykazane w księgach budŝetu Miasta za 2008 rok, na dzień ich zamknięcia, nie zostały ujęte w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowych księgach rachunkowych, co narusza art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Saldo konta 133 na koniec 2008 roku wynosiło ,69 zł, natomiast saldo tego konta na początek 2009 roku wynosiło ,04 zł. Saldo konta 240 na koniec 2008 roku wynosiło ,57 zł, natomiast saldo tego konta na początek 2009 roku wynosiło ,22 zł. Z wyjaśnień udzielonych przez A. C. inspektor ds. księgowości budŝetowej wynika, Ŝe wprowadzając ręcznie kwotę stanu początkowego konta 133, dodano do niej pomyłkowo kwotę lokaty, która była ujęta na koncie 240. W dzienniku Urzędu Miasta jako jednostki budŝetowej 706 zapisów dokonanych zostało na kontach 991 Planowane dochody budŝetu lub 992 Planowane wydatki budŝetu, które nie zostały przewidziane w zakładowym planie kont dla Urzędu Miasta, lecz dla budŝetu Miasta. Plany kont dla Urzędu oraz budŝetu Miasta ustalone zostały zarządzeniem nr 1a/2008 Burmistrza z dnia 10 stycznia 2008 r. w sprawie ustalenia zasad rachunkowości dla Urzędu Miasta śagań, wraz z późniejszymi zmianami. Z wyjaśnień udzielonych przez A. C. - inspektor ds. księgowości budŝetowej wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. Na skontrolowanych zapisów w dzienniku, sposób dokonania zapisów nie umoŝliwia ich jednoznacznego powiązania z dowodami księgowymi, co narusza 2

3 art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zapisy te nie zawierały numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 powyŝszej ustawy. Z wyjaśnień inspektor A. C. wynika, Ŝe wprowadzając ww. zapisy do systemu komputerowego pominięto numery identyfikacyjne ze względu na duŝe obciąŝenie pracą. Kontrola sprawozdawczości budŝetowej wykazała, Ŝe jednostkowe sprawozdanie Rb-27S w zakresie naleŝności pozostałych do zapłaty, wykazanych w dziale 852, rozdziale 85212, paragrafie 2360 nie zostało sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych kwota wykazana w tym sprawozdaniu nie jest zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co naruszało obowiązujący do 7 lutego 2010 r. 6 ust. 1 pkt 1 oraz 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Z wyjaśnień Skarbnika Miasta wynika, Ŝe ww. nieprawidłowość spowodowana była przeoczeniem. Obecnie w powyŝszym zakresie obowiązuje 6 ust. 1 pkt 1 oraz 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Łączne saldo naleŝności z tytułu dochodów budŝetowych ujętych na kontach oraz 221-6, na dzień r. wynosiło ,42 zł, natomiast w sprawozdaniu Rb-27S za okres od początku roku do dnia r. w dziale 852, rozdziale i paragrafie 2360 wykazana została kwota ,13 zł, co było niezgodne z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej Z wyjaśnień udzielonych przez Burmistrza oraz Skarbnik Miasta wynika, Ŝe przyczyną powstałej nieprawidłowości był skomplikowany sposób rozliczenia dochodów funduszu alimentacyjnego pomiędzy: budŝetem państwa, gmina dłuŝnika oraz gminą wierzyciela. Kontrola sprawozdawczości wykazała, Ŝe na koncie 130 Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych nie została zachowana zasada czystości obrotów, co narusza zasady prowadzenia tego konta, określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.). Z wyjaśnień udzielonych przez inspektor A. C. wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było działanie programu księgowego. W 2010 r. zaczęto stosować techniczny zapis ujemny przy księgowaniach na koncie

4 Kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdań budŝetowych wykazała równieŝ, Ŝe sprawozdania zbiorcze Rb-N oraz Rb-Z nie zostały sporządzone na podstawie sprawozdań jednostkowych, co naruszało 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Jednostki podległe złoŝyły sprawozdania jednostkowe, jednakŝe sprawozdanie jednostkowe Miasta jako jednostki budŝetowej (Urząd Miasta) i jako organu nie zostało sporządzone, co naruszało 6 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia. Z wyjaśnień udzielonych przez I. N. - naczelnika Wydziału Finansowo - BudŜetowego wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. Obecnie w powyŝszym zakresie obowiązuje 6 ust. 1 pkt 3 oraz 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Bankową obsługę budŝetu Gminy śagań o statusie miejskim, w badanym okresie, prowadził PKO we Wrocławiu, 1 Oddział w śaganiu, którego wybór nastąpił w trybie przetargu nieograniczonego w 2008 r. W zakresie gospodarki kasowej, kontrola raportów kasowych z lipca 2009 r., nie wykazała nieprawidłowości. W zakresie rozrachunków i roszczeń, na podstawie dokumentacji finansowej konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami ustalono, Ŝe prowadzona jest ewidencja analityczna umoŝliwiająca ustalenie stanu naleŝności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków. Kontrola rozrachunków konta 201 w oparciu o konta 201/1, 201/2 i 201/3 wykazała, Ŝe prowadzona ewidencja szczegółowa zapewnia moŝliwość ustalenia naleŝności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ustalone w uchwale budŝetowej nr XXXVI/166/2008 z dnia 29 grudnia 2008 r. Rady Miasta śagań, dochody w wysokości ,09 zł zostały wykonane w wysokości ,15 zł, co stanowi 101,42 % wielkości załoŝonej planem po zmianach. W zakresie subwencji ustalono, Ŝe w rocznym sprawozdaniu Rb-27S wykazane kwoty są zgodne z ostatnim zawiadomieniem Ministra Finansów o przyznanych kwotach subwencji ogólnej i jej poszczególnych części oraz ewidencją księgową. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji przekazanych na realizację zadań własnych w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Szkoły Podstawowe, 4

5 w kwocie ,00 zł oraz w dziale 852 Pomoc Społeczna, rozdziale Ośrodki Pomocy Społecznej, w kwocie ,00 zł, nie wykazała nieprawidłowości. Ponadto sprawdzono wykorzystanie dotacji na podstawie porozumień kontrolą objęto środki wydatkowane w ramach rozdziału Pozostała działalność, na kwotę zł oraz rozdziału Regionalne ośrodki polityki społecznej, na kwotę zł. Wydatki te realizowane były przez Ośrodek Pomocy Społecznej w śaganiu (OPS). W trakcie kontroli OPS w śaganiu, przeprowadzonej w ramach kontroli kompleksowej Miasta śagań, w zakresie dotacji wykazanej w rozdziałach: 85219, oraz 85217, nieprawidłowości nie stwierdzono. W zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji realizowanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w śaganiu na podstawie porozumień, kontrola nie wykazała nieprawidłowości. W zakresie dotacji przekazanych na realizację zadań własnych, kontrola wykazała, Ŝe w rocznym sprawozdaniu Rb-27S, kwoty wykazane w kolumnie 8 Dochody otrzymane zostały wykazane w wysokościach z uwzględnieniem zwrotów dotacji, co było niezgodne z 3 ust. 4 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŝetowych w zakresie budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Skarbnik Gminy wyjaśniła, Ŝe nieprawidłowość nastąpiła w skutek błędnej interpretacji przepisu i dokonała korekty sprawozdania w dniu r. Obecnie w ww. zakresie obowiązuje 3 ust. 4 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŝetowych w zakresie budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych, kontroli poddano terminowość składania deklaracji podatkowych, formalnej poprawności złoŝonych deklaracji podatkowych, wpłat podatków oraz podejmowanie czynności egzekucyjnych w zakresie podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego i od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych. Kontrola wykazała, Ŝe 4 deklaracje podatku od nieruchomości, spośród 29 przyjętych do kontroli, nie zostały podpisane przez podatników, lecz przez inne osoby, pomimo braku złoŝenia stosownego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji, co jest niezgodne z art. 80 a 1 i 2 w zw. z art. 80 b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Organ podatkowy nie skorzystał 5

6 z moŝliwości wynikającej z art. 274 a 2 Ordynacji podatkowej. Inspektor w Wydziale Finansowo BudŜetowym - S. Ch., odpowiedzialny za kontrolę składanych deklaracji podatkowych wyjaśnił, Ŝe powyŝsza nieprawidłowość wyniknęła z przeoczenia. Kontrola wykazała, Ŝe w jednym przypadku złoŝenia korekty deklaracji na podatek od nieruchomości na rok podatkowy 2009, nie podano wysokości pełnej rocznej kwoty podatku, z uwzględnieniem zmiany będącej przyczyną złoŝenia korekty, uniemoŝliwiając dokonanie prawidłowego przypisu lub odpisu, co jest niezgodne z art. 6 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r., Nr 95, poz. 613), w zw. z 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŝności budŝetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Organ podatkowy nie podjął czynności sprawdzających i wyjaśniających, do czego zobowiązuje art. 274 a 2 Ordynacji podatkowej. Inspektor S. Ch. wyjaśnił, Ŝe nieprawidłowość powstała wskutek niestosowania przez podatników wytycznych organu podatkowego. W toku kontroli stwierdzono jeden przypadek niedokonania wpłaty proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek, co jest niezgodnie z art Ordynacji podatkowej. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie podatków I. B. inspektor w Wydziale Finansowo - BudŜetowym wynika, Ŝe przyczyną było przeoczenie. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe w jednym przypadku dokonano zaokrągleń kwot odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku, niezgodnie z zasadami określonymi w art.63 1 Ordynacji podatkowej. Z wyjaśnień inspektor I. B. wynika, Ŝe nieprawidłowość powstała w wyniku przeoczenia. Ponadto na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe w przypadku 4 podatników podatku od nieruchomości, naleŝności były niezgodne z kwotą podatku wykazaną w złoŝonych przez podatników deklaracjach na 2009 r. Organ podatkowy nie stwierdził nieprawidłowości w złoŝonych przez podatników deklaracjach i nie postąpił według zasad określonych w art pkt 1 Ordynacji podatkowej. Dokonanie przypisu kwot podatku w innej wysokości niŝ wynika to z deklaracji jest niezgodne z art Ordynacji podatkowej, w związku 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŝności budŝetowych dla organów podatkowych 6

7 jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Inspektor S. Ch. wyjaśniła, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. Kontrola prawidłowości wykazanych kwot w sprawozdaniach budŝetowych Rb-27S i Rb-PDP za okres od r. do dnia r. oraz Rb-PDP w zakresie skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy osobom prawnym, na podstawie ustawy Ordynacja Podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy umorzenie zaległości podatkowych, nie wykazała nieprawidłowości. W zakresie realizacji dochodów z majątku Gminy w 2009 r. sprawdzono sprzedaŝ nieruchomości, oddanie gruntów w uŝytkowanie wieczyste, przekazanie nieruchomości w trwały zarząd, przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, dzierŝawę oraz najem. Z przeprowadzonych 136 transakcji sprzedaŝy nieruchomości w 2009 r. wpływy wyniosły ,29 zł. Kontrolą objęto procedury sprzedaŝy 7 nieruchomości niezabudowanych w drodze przetargu ustnego nieograniczonego i 7 lokali w drodze bezprzetargowej. W powyŝszym zakresie kontrola nie wykazała nieprawidłowości. W toku kontroli na podstawie ewidencji księgowej konta 221- NaleŜności z tytułu dochodów ze sprzedaŝy stwierdzono, Ŝe 6 uczestnikom przetargów, którzy wygrali przetarg, zaliczono wpłacone wadium po terminie do 3 dni od zamknięcia przetargu, co narusza 4 ust. 8 w zw. z ust. 7 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz z późn. zm.). W związku z powyŝszym ksiąg rachunkowych nie moŝna uznać za rzetelne i bieŝące, co jest niezgodnie z art. 24 ust. 2 i ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Naczelnik Wydziału Finansowo - BudŜetowego - I. N. wyjaśniła, Ŝe przyczyną powstałej nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów. Kontrola ewidencji księgowej dochodów z tytułu sprzedaŝy na raty nieruchomości zabezpieczonych hipoteką wykazała, Ŝe nie jest prowadzona ewidencja wierzytelności zabezpieczonych hipoteką na koncie 226 Długoterminowe naleŝności budŝetowe, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 226, zawartymi w załączniku nr 2 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Naczelnik I. N. wyjaśniła, Ŝe przyczyną ww. nieprawidłowości było przeoczenie. 7

8 W zakresie egzekwowania zwrotu bonifikat przy sprzedaŝy lokali mieszkalnych ustalono, Ŝe w 2009 r. przeprowadzona została kontrola przez NajwyŜszą Izbę Kontroli, którą objęto zbywanie prze Gminę śagań o statusie miejskim nieruchomości gminnych w latach W okresie od 1 stycznia 2000 r. do 31 grudnia 2004 r. Miasto śagań udzieliło bonifikaty przy sprzedaŝy 423 lokali mieszkalnych. Łączna wartość zbytych lokali, mieszkalnych z zastosowaniem bonifikaty w badanym okresie, wyraŝała się kwotą ,10 zł, z czego ,50 zł stanowiła udzielona bonifikata, zaś ,60 zł dochody ze sprzedaŝy. Kontrolą objęto 72 akta dotyczące sprzedaŝy lokali z zastosowaniem bonifikaty (17,02 % ogółu transakcji sprzedaŝy). W badanej próbie nie wystąpiły przesłanki do zwrotu udzielonej bonifikaty przy sprzedaŝy lokali mieszkalnych, określone w art. 68 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651). W zakresie dochodów z opłat za uŝytkowanie wieczyste i trwały zarząd, które w 2009 r. wyniosły ,60 zł, w oparciu o próbę dokumentacji dotyczącej 140 losowo wybranych uŝytkowników wieczystych stwierdzono, Ŝe zobowiązani wnieśli ww. opłaty w prawidłowych wysokościach. W przypadku opóźnień w zapłacie naleŝności były naliczane i pobierane odsetki za zwłokę. W zakresie dochodów z opłat za przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, które w 2009 r. wyniosły ,54 zł, w oparciu o wszystkie wydane decyzje w sprawie ww. przekształcenia, kontroli poddano procedury prawidłowości udzielania bonifikaty od opłaty z tytułu przekształcenia oraz terminowości wnoszenia opłat z tytułu przekształcenia. Kontrola wykazała, Ŝe opłaty z tytułu przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości zostały ustalone na podstawie przepisów art. 67 ust. 1 i art. 69 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651). W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe wydano 2 decyzje o przekształceniu prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności udzielając bonifikaty od opłaty z tytułu przekształcenia, pomimo braku złoŝenia aktualnego zaświadczenia o którym mowa w art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. Nr 175, poz z późn. zm.). M. G. inspektor w Wydziale Gospodarowania Mieniem i Inwestycji, odpowiedzialna za sprawy związane z przekształceniem prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności, wyjaśniła, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. 8

9 Burmistrz śagania nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli w zakresie gromadzenia środków publicznych z tytułu przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 oraz ust. 3, obowiązującej do 31 grudnia 2009 r., ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w powyŝszym zakresie zawiera art. 68 ust. 1 w zw. z art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Z wyjaśnień Burmistrza wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. W 2009 r. dochody Gminy z tytułu dzierŝawy wyniosły ,25 zł. W toku kontroli realizacji tych dochodów, przeprowadzonej w oparciu o próbę 52 losowo wybranych umów dzierŝawy, obowiązujących w 2009 r. stwierdzono, Ŝe 1 dzierŝawcy nie naliczono naleŝnych odsetek od nieterminowej wpłaty, co jest niezgodne z 5 ust. 4 zawartych umów dzierŝawy gruntu komunalnego pod garaŝe oraz 7 ust. 3, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto 6 dzierŝawcom naliczono i pobrano odsetki w wysokości niezgodnej z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1434). Naczelnik I. N. wyjaśniła, Ŝe przyczyną nieprawidłowości w zakresie nienaliczenia odsetek było przeoczenie natomiast nieprawidłowości w zakresie wysokości ustalenia odsetek było błędne przyjęcie ilości dni zapłaty po terminie. Kontrola prawidłowości ustalenia stawek czynszu dzierŝawnego wykazała, Ŝe 1 dzierŝawcy komunalnych gruntów nierolniczych na terenie miasta śagania, ustalono wysokość czynszu dzierŝawnego w wysokości wyŝszej niŝ wynikającej z 3 ust. 3 Uchwały nr XLV/80/2006 z dnia 24 lipca 2006 r. Rady Miasta śagań w sprawie zasad ustalania stawek czynszu za dzierŝawę nieruchomości nierolniczych gruntów komunalnych na terenie miasta śagań, ze zmianami wprowadzonymi: uchwałą NR XLI/97/2009 z dnia 26 czerwca 2008 r., uchwałą NR XL/82/2009 z dnia 26 marca 2009 r. oraz uchwałą NR XLI/97/2009 z dnia 30 kwietnia 2009 r. W wyniku powyŝszej nieprawidłowości dzierŝawca w ciągu 2009 roku zapłacił za duŝo o 105,48 zł (brutto) z tytułu czynszu dzierŝawnego. M. S. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Mienia i Inwestycji wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędnie przyjęta stawka czynszu przez pracownika, który sporządzał umowę dzierŝawy. 9

10 Ponadto kontrola wykazała, Ŝe stawki roczne czynszu dzierŝawnego za grunty komunalne dotychczas dzierŝawione, zabudowane garaŝami, ustalano pomimo braku operatów szacunkowych, sporządzanych celem wydzierŝawiania nieruchomości, co jest niezgodne z 3 ust. 4 ww. uchwały Rady Miasta śagań w sprawie zasad ustalania stawek czynszu za dzierŝawę nieruchomości nierolniczych gruntów komunalnych na terenie miasta śagań oraz z art. 67 i art. 156 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Naczelnik M. S. wyjaśnił, Ŝe stawki opłat za dzierŝawę nie ulegały zmianie od początku lat 90-tych, w związku z powyŝszym w przypadku konieczności sporządzenia nowej umowy przepisywano wartość, która była wskazana w umowie dzierŝawy z poprzednim dzierŝawcą na dany teren. Burmistrz śagania nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli w zakresie gromadzenia środków publicznych z tytułu dzierŝaw oraz dokumentowania operacji związanych z dzierŝawą oraz nadzorem, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 oraz ust. 3, obowiązującej do 31 grudnia 2009 r., ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Burmistrz wyjaśnił, Ŝe zobowiązał Naczelnika Wydziału do sporządzenia stosowych procedur. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w powyŝszym zakresie zawiera art. 68 ust. 1 w związku z art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W zakresie ewidencji księgowej naleŝności z tytułu sprzedaŝy nieruchomości, uŝytkowania wieczystego, przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności, trwałego zarządu i dzierŝawy, kontrola wykazała, Ŝe nie jest prowadzona ewidencja analityczna księgi pomocnicze w zakresie rozrachunków z kontrahentami z ww. tytułów oraz zestawienia sald kont księgi pomocniczej w tym zakresie, co jest niezgodne z art. 17 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Ponadto brak prowadzenia księgi pomocniczej uniemoŝliwia ustalenie oraz uzgodnienie naleŝności i zobowiązań z tytułu sprzedaŝy nieruchomości z księgą główną (ewidencją syntetyczną) a takŝe uniemoŝliwia ustalenie, na dzień zamknięcia ksiąg, stanów aktywów i pasywów, co jest niezgodne z art. 16 ust. 1 w zw. z art. 13 ust. 1 pkt 4, art. 24 ust. 4 i art. 5 ustawy o rachunkowości, w związku z zasadami funkcjonowania konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych, określonymi w załączniku nr 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W wyniku nieprowadzenia ewidencji analitycznej ksiąg pomocniczych w zakresie rozrachunków z kontrahentami z ww. tytułów nie moŝna stwierdzić prawidłowości oraz 10

11 rzetelności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S za okres od r. do r. w zakresie dochodów z poszczególnych tytułów, co jest niezgodne z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz obowiązującym do dnia 7 lutego 2010 r. 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Z wyjaśnień Naczelnika I. N. wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było wprowadzenie nowego programu komputerowego, który nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości, informując przy tym, Ŝe w wyniku stwierdzenia nieprawidłowości został zakupiony stosowny program księgowy. Obecnie obowiązuje 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Burmistrz wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości był błędny program księgowy. Kontrola w zakresie odprowadzania dochodów budŝetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego, objęła dochody w łącznej wysokości ,00 zł. Kontrolująca stwierdziła, Ŝe dochody pomniejszone o dochody przysługujące Miastu z tytułu wykonywania tych zadań, w łącznej wysokości 57,00 zł, na rachunek bieŝący dochodów Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego przekazane zostały z opóźnieniem, wynoszącym od 50 do 167 dni, co narusza 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955). Z wyjaśnień udzielonych przez A. H. inspektora w Wydziale Finansowo- BudŜetowym wynika, Ŝe dochody budŝetu państwa nie zostały przekazane w terminie z uwagi na omyłkowe pominięcie wpłat dokonanych na rachunek Urzędu Miasta. Od 1 stycznia 2010 r. w powyŝszym zakresie obowiązuje art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Dochody z tytułu opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych w 2009 r. wyniosły ,64 zł. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe wydano 43 zezwolenia, pomimo braku wszystkich wymaganych dokumentów, co jest niegodne z art. 18 ust. 6 pkt 2 i 4 oraz art. 18 ust. 7 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz.473 z późn. zm.). Ponadto wydano 29 zezwoleń, pomimo braku wniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych przed wydaniem decyzji, co jest niezgodne z art ust. 2 powyŝszej 11

12 ustawy. Osoba wydająca decyzje zezwalające na sprzedaŝ napojów alkoholowych na podstawie upowaŝnienia Burmistrza Miasta śagania J. M.- Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była niesumienność pracownika, który prowadził ww. sprawy. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe wydano 24 zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych, przeznaczonych do spoŝycia w miejscu sprzedaŝy na okres 2 lat, na podstawie wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia poza miejscem sprzedaŝy, co jest niezgodne z art. 18 ust. 9 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Naczelnik J. M wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była niesumienność pracownika, który prowadził ww. sprawy. Inspektor kontroli ustaliła, Ŝe w wyniku powyŝszej nieprawidłowości nastąpiło przekroczenie o 2 punkty sprzedaŝy napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia w miejscu ustalonym w uchwale nr VII/69/2003 z dnia 27 marca 2003 r., zmienioną uchwałą nr XIII/129/2003 z dnia 23 października 2003 r. w sprawie zasad usytuowania miejsc sprzedaŝy i podawania napojów alkoholowych oraz liczby punktów sprzedaŝy napojów alkoholowych powyŝej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa). PowyŜsze jest niezgodne z art. 18 ust. 7 pkt 8 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Z wyjaśnień J. M. wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe wydano 2 zezwolenia z datą obowiązywania zezwolenia wcześniejszą, niŝ data wydania zezwolenia, co jest niezgodne z art. 18 ust.1 i ust. 7 pkt 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była niesumienność pracownika, który prowadził ww. sprawy oraz jego częsta nieobecność w pracy. W trakcie kontroli na podstawie akt przedsiębiorców stwierdzono, Ŝe 1 przedsiębiorca dokonywał sprzedaŝy napojów alkoholowych pomimo braku wymaganych zezwoleń, tj. sprzedaŝy napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu i piwa oraz napojów alkoholowych zawierających powyŝej 4,5% do 18% alkoholu przeznaczonych do spoŝycia poza miejscem sprzedaŝy, co narusza art. 43 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Burmistrz Miasta dokonał zgłoszenia o popełnieniu przestępstwa pismem nr WSO-I-6432/1/10 z dnia r. do Prokuratury Rejonowej w śaganiu. Przedsiębiorcy, o którym mowa powyŝej wydano w dniu r. 2 zezwolenia na podstawie wniosku z dnia r. Kontrolująca ustaliła, Ŝe przedsiębiorca prowadził działalność gospodarczą w 2008 r. w zakresie wydanych 12

13 zezwoleń w 2009 r., przy czym naleŝności z tytułu korzystania z wydanych zezwoleń nie zostały ustalone na podstawie oświadczenia o wartości sprzedaŝy poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w punkcie sprzedaŝy w roku poprzednim. PowyŜsze jest niezgodne z art ust. 5 pkt. 1 i 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Ponadto na podstawie karty kontowej tego przedsiębiorcy stwierdzono, Ŝe dokonał on w 2009 r. 3 wpłat w kwotach po 612,50 zł, przy czym brak jest dowodów księgowych potwierdzających dokonanie tych wpłat oraz brak jest zapisu wpłaty z dnia r. wynikającej z dowodu księgowego, co jest niezgodne z art. 4 ust. 1 i ust. 2, art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 i ust. 2 zdanie pierwsze ustawy o rachunkowości. W związku z powyŝszym ksiąg rachunkowych nie moŝna uznać za prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŝąco, stosownie do art. 24 ust. 1, 2, 3, ust. 4 pkt 1 i ust. 5 pkt 1 oraz pkt 3 ustawy o rachunkowości. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich - J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była niesumienność pracownika, który prowadził ww. sprawy. Kontrola wykazała, Ŝe 1 przedsiębiorca prowadził w 2009 r. działalność w zakresie sprzedaŝy napojów alkoholowych na postawie 2 zezwoleń, waŝnych od dnia r. do dnia r. oraz 2 zezwoleń, które wygasły w dniu r. waŝnych od dnia r. do dnia r. Kontrolująca ustaliła, Ŝe przedsiębiorca dokonał wpłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych za okres od dnia r. do dnia r. pomimo braku posiadania zezwoleń na okres od dnia r. do dnia r. Kontrolująca ustaliła równieŝ, Ŝe nie była przeprowadzona kontrola u przedsiębiorcy w zakresie sprzedaŝy napojów alkoholowych w okresie nieobjętym zezwoleniami, co jest niezgodne z art. 18 ust. 7 i ust. 8 w związku z art. 43 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była niesumienność pracownika, który prowadził ww. sprawy oraz jego częsta nieobecność w pracy. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w przypadku 6 zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych wydanych w 2009 r., wysokość opłat za korzystanie z zezwolenia została ustalona i pobrana w nieprawidłowej wysokości, tj. niŝszej o 51,65 zł, co jest niezgodne z art ust. 8 ustawy wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była częsta nieobecność w pracy pracownika zajmującego się zezwoleniami. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe w przypadku 3 zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych wydanych w 2009 r., przedsiębiorca wniósł opłaty w nieprawidłowej 13

14 wysokości, tj. w wysokości wyŝszej o 121,61 zł, w wyniku naruszenia zasady proporcjonalności naliczania opłaty, co jest niezgodne z art ust. 8 powyŝszej ustawy. Ponadto w przypadku 16 przedsiębiorców kontynuujących działalność w zakresie sprzedaŝy napojów alkoholowych w 2009 r., wysokość opłaty za korzystanie z zezwoleń uiszczana była w nieprawidłowej wysokości, tj. w przypadku 4 zezwoleń w kwocie niŝszej o 422,66 zł, a w przypadku 12 zezwoleń w kwocie wyŝszej o 539,13 zł. J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była częsta nieobecność w pracy pracownika zajmującego się zezwoleniami. Kontrola terminowości wnoszenia opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych wykazała, Ŝe 8 przedsiębiorców w 2009 r. wnosiło opłaty po ustawowych terminach. Przedsiębiorcom tym nie wydano decyzji o wygaśnięciu zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych, co jest niezgodne z art ust. 7 i art.18 ust. 12 pkt 5 oraz art. 18 ust. 13 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. J. M. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była częsta nieobecność w pracy pracownika zajmującego się zezwoleniami. W zakresie ewidencji księgowej konta 221 NaleŜności dochodów budŝetowych opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych, kontrola wykazała, Ŝe Wydział Spraw Obywatelskich prowadzi metodą ręczną księgę pomocniczą w czterech tomach, przy czym ewidencja ta prowadzona jest na kaŝdy punkt a nie na przedsiębiorcę, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 221, zawartymi załączniku nr 2 Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto dokonywane zapisy w księdze pomocniczej (sklepy), tj. daty oraz kwoty, nie odzwierciedlają dat i kwot wynikających z dowodów księgowych, na podstawie których dokonuje się zapisów w księgach, co jest niezgodne z art. 24 ustawy o rachunkowości. Kontrolująca ustaliła równieŝ, Ŝe na kartach kontowych (ewidencja szczegółowa księgi pomocniczej) pozostawiane są wolne miejsca umoŝliwiając dokonywanie późniejszych dopisków i zmian, co jest niezgodne z art. 23 ust. 1 i ust. 5 ustawy o rachunkowości. Osoba odpowiedzialna J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyna nieprawidłowości było obciąŝenie stanowiska zakresem czynności. W wyniku kontroli prawidłowości dokonywania zapisów w księdze pomocniczej stwierdzono, Ŝe są one dokonywane bez określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeŝeli róŝniła się ona od daty dokonania operacji, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. W związku 14

15 z powyŝszym ksiąg rachunkowych nie moŝna uznać za sprawdzalne, zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. PowyŜsze uniemoŝliwia równieŝ stwierdzenie dokonania wpłat w terminach ustawowych. Ponadto na podstawie zamkniętych i zweryfikowanych kart kontowych (razem Wn i razem Ma) z księgą główną, na dzień r. stwierdzono, Ŝe za 2009 r. naleŝności wynikające z zapisów w księdze głównej są wyŝsze o kwotę 9.968,39 zł, a wpływy niŝsze o kwotę ,04 zł od zapisów w księdze pomocniczej, co jest niezgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto zamknięcie 29 kartotek wyraŝało się kwotami, które nie były odzwierciedleniem zapisów na poszczególnych stronach kart kontowych, co stanowi naruszenie art. 24 ustawy o rachunkowości. J. M. wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było obciąŝenie stanowiska zakresem czynności. W zakresie ewidencji księgowej prowadzonej w wydziale Finansowo BudŜetowym w księdze głównej ewidencja syntetyczna, kontrola wykazała, Ŝe przypisy naleŝności dokonywane były na podstawie wpłat, a nie na podstawie decyzji i złoŝonych oświadczeń w przypadku osób kontynuujących działalność w tym zakresie, co jest niezgodne z art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości oraz z zasadami funkcjonowania konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. PowyŜsze jest równieŝ niezgodne z 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŝności budŝetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz art ust. 4 i ust. 6 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Z wyjaśnień I. N. - Naczelnika Wydziału Finansowo BudŜetowego wynika, Ŝe przyczyną powyŝszej nieprawidłowości było przyjmowanie, bez weryfikowania, danych przekazywanych przez Wydział Spraw Obywatelskich. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych za okres od początku roku do r. z tytułu opłat za korzystanie z zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych, zawierają kwoty wynikające z ewidencji księgowej prowadzonej w Wydziale Finansowo - BudŜetowym i są one niezgodne z opisaną powyŝej ewidencją prowadzoną przez Wydział Spraw Społecznych, jak równieŝ ewidencją konta analitycznego 221 NaleŜności z tytułu uzyskiwanych dochodów z opłat za korzystanie z zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych. Prowadzony sposób ewidencji księgowej 15

16 nie pozwala na ustalenie prawidłowości wykonywania przez przedsiębiorców ustawowego obowiązku wnoszenia opłat, co jest niezgodne z art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz z zasadami funkcjonowania konta 221, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Skarbnik Gminy wyjaśniła, Ŝe sprawozdania sporządzane są przez Naczelnika Wydziału Finansowego, który w złoŝonych wyjaśnieniach wskazał, Ŝe dane są odzwierciedleniem sporządzanego sprawozdania przez Wydział Spraw Obywatelskich w przedmiotowym zakresie. Kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Burmistrz wyjaśnił, Ŝe przy sporządzeniu sprawozdania Rb-27S za okres od r. do r. pracownik omyłkowo przyjął naleŝność (kolumna 5) w wysokości dochodów otrzymanych. Obecnie w tym zakresie obowiązuje 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Burmistrz nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli w zakresie procesów pobierania dochodów z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych oraz przekazywania informacji do wydziału finansowego, niezbędnych do prawidłowego ustalenia naleŝności i zobowiązań z tego tytułu oraz sporządzenia sprawozdań, co było niezgodne art. 47 ust. 3, obowiązującej do 31 grudnia 2009 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Burmistrz wyjaśnił, Ŝe w 2009 r. przeprowadzony został audyt wewnętrzny w Wydziale Spraw Obywatelskich, który swym zakresem obejmował równieŝ zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych. Obecnie prowadzona jest kontrola wewnętrzna dotycząca m.in. ww. zakresu. Od 1 stycznia 2010 r. regulacje w powyŝszym zakresie zawiera art. 68 ust. 1 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Kontrolująca ustaliła, brak kart kontowych w księgach pomocniczych a takŝe przypisu przedsiębiorcy, któremu wydano zezwolenia w trakcie 2009 r., co jest niezgodne z art. 6 ust.1 ustawy o rachunkowości. J. M. Naczelnik Wydziału Spraw Społecznych wyjaśnił, Ŝe nieprawidłowość powstała w wyniku duŝego obciąŝenia pracą stanowiska. W zakresie inwentaryzacji rozrachunków z przedsiębiorcami, kontrola wykazała, Ŝe na dzień r. nie została dokonana rzetelna inwentaryzacja rozrachunków 16

17 z przedsiębiorcami w wyniku nieujawnienia naleŝności oraz nadpłat, jak równieŝ braku kartotek przedsiębiorców w księgach pomocniczych z tytułu opłaty za zezwolenia na sprzedaŝ alkoholi, oraz w wyniku niezgodności ewidencji księgowej prowadzonej w księgach pomocniczych z ewidencją księgową prowadzoną w Wydziale Finansowo BudŜetowym. Tym samym naruszony został art. 26 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 27 ustawy o rachunkowości. Burmistrz wyjaśnił, Ŝe nieprawidłowości z tytułu rozrachunków są wynikiem braków kadrowych na stanowisku ds. wydawania zezwoleń. Z dochodów uzyskanych w 2009 r. z opłat za zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych, nie wykorzystano kwoty ,37 zł na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz Gminnych Programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz z późn. zm.), co niezgodne jest z art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Skarbnik Gminy wyjaśniła, Ŝe na dzień r. powyŝsza kwota stanowiła nadwyŝkę budŝetową. Skarbnik poinformowała, Ŝe w związku z tym, Ŝe wpływy z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych mogą być wykorzystane jedynie na finansowanie zadań ujętych w MPPiRPA oraz MPPN, uchwałą nr LIII/17/2010 Rady Miasta śagań z dnia 25 lutego 2010 r. został zwiększony plan w zakresie wydatków (dział 851, rozdział i 85154) o powyŝszą kwotę. W ramach kontroli dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego, sprawdzeniu poddano prawidłowość ustalenia opłaty za zajęcie pasa drogowego z obowiązującą w tym zakresie uchwałą Nr XVII/88/2007 z dnia 30 października 2007 r. Rada Miasta śagań w sprawie wysokości stawek opłat za zajęcie pasa drogowego oraz umieszczania w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej i obiektów budowlanych niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego oraz reklam, a takŝe terminowość dokonywania wpłat. Kontrolująca ustaliła na podstawie rejestru spraw, Ŝe w 2009 r. zostało wydanych 70 decyzji na zajęcie pasa drogowego. Kontrola została przeprowadzona w oparciu o 17 wybranych losowo decyzji na zajęcie pasa drogowego, która wykazała, Ŝe w 2 decyzjach błędnie ustalono liczbę dni zajmowania pasa drogowego, niezgodnie z terminem zajęcia pasa drogowego, określonego w decyzjach, zaniŝając w ten sposób wysokość opłaty za zajęcie pasa drogowego o 2,00 zł, co jest niezgodne z 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. Nr 140, poz. 1481). Osoba odpowiedzialna za przygotowywanie decyzji za zajęcie pasa drogowego 17

18 M. W. inspektor Wydziału Rozwoju, Gospodarki Komunalnej i Nieruchomości wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. W zakresie zgodności stosowania stawek za zajęcie pasa drogowego z ww. uchwałą, nie stwierdzono nieprawidłowości. Kontrola wykazała, Ŝe 4 opłaty zostały wniesione po terminie, a odsetki od nieterminowej wpłaty zostały naliczone i wpłacone w nieprawidłowej wysokości, tj. za mało o kwotę 4,06 zł, co jest niezgodne z art. 40 d ust.1 ustawy z 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 z późn. zm.) w związku z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1434). Z wyjaśnień I. N. Naczelnika Wydziału Finansowo BudŜetowego wynika, Ŝe przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie dokonane przez pracownika odpowiedzialnego za naliczanie odsetek. Ewidencja księgowa opłat za zajęcie pasa drogowego prowadzona jest w Wydziale Finansowo BudŜetowym w arkuszu kalkulacyjnym Excel, który nie jest księgą rachunkową w rozumieniu art. 13 ust.1 ustawy o rachunkowości. Ewidencja taka nie zapewnia trwałości (ochrony przed modyfikacją), co narusza art. 23 ust. 1 i 5 ustawy o rachunkowości oraz nie jest przenoszona na trwały komputerowy nośnik danych oraz nie zapewnia automatycznej kontroli ciągłości zapisów, co jest niezgodne z art. 13 ust. 3, 5 i 6 ww. ustawy. Zapisy w prowadzonej ewidencji szczegółowej dokonywane w sposób uniemoŝliwiający stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, a stosowana procedura nie zapewnia sprawdzenia poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, co jest niezgodne z art. 20 ust. 5 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto zapis w ewidencji księgowej dokonywany jest jednym zapisem na podstawie kilku dowodów, co jest niezgodne z art. 20 ust.1, art. 23 ust. 2 pkt 1-4 ww. ustawy. W związku z powyŝszym ksiąg rachunkowych nie moŝna uznać za rzetelne i sprawdzalne, stosownie do art. 24 ust. 2 i ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Księga rachunkowa nie jest oznaczona nazwą jednostki, rodzaju księgi oraz nazwą programu przetwarzania, co jest niezgodne z art. 13 ust 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Naczelnik Wydziału Finansowo BudŜetowego potwierdził nieprawidłowość, informując przy tym, Ŝe zaprowadzono księgę rachunkowa zgodnie z ustawa o rachunkowości. W zakresie prowadzenia ewidencji szczegółowej opłat za zajęcie pasa drogowego, kontrola wykazała, Ŝe przypisy naleŝności nie były księgowane na podstawie decyzji, lecz na podstawie wyciągu bankowego i dowodu wpłaty do kasy urzędu, co jest niezgodne z 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu 18

19 kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŝności budŝetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Naczelnik Wydziału Finansowo BudŜetowego wyjaśnił, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. Wydatki budŝetu Gminy śagań zrealizowane zostały w wysokości ,59 zł, co stanowiło 96,89 % planu po zmianach ,76 zł. Wynagrodzenia, w tym stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, ustalone zostały w prawidłowej wysokości, a składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy za kaŝdy miesiąc 2009 r., odprowadzone zostały terminowo. Zwrot kosztów podróŝy słuŝbowych pracowników Urzędu Miasta śagań następował na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Kwoty ryczałtów na jazdy lokalne, którymi dysponowało siedem osób w badanym okresie, zmniejszano zgodnie z zasadą wyraŝoną w 4 ust. 2 rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Gmina śagań w 2009 r. przekazała dotacje podmiotom spoza sektora finansów publicznych, w łącznej kwocie ,49 zł na realizację zadań Gminy w zakresie kultury fizycznej i sportu oraz edukacji, oświaty i wychowania, po przeprowadzonych otwartych konkursach ofert. Kontroli poddano dotacje udzielone w rozdziale w łącznej kwocie ,39 zł i rozdziale w łącznej kwocie zł. Realizacja i rozliczenie nastąpiło zgodnie z umowami. W zakresie dotacji dla podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych, nieprawidłowości nie stwierdzono. W zakresie klasyfikacji wydatków z tytułu udzielonych dotacji kontrola wykazała, Ŝe w jednym przypadku wydatki zostały ewidencjonowane w dziale 851 rozdziale w paragrafie 2820 zamiast w paragrafie 2830, co było niezgodne z załącznikiem nr 4 obowiązującego do dnia 11 marca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna za wskazanie klasyfikacji budŝetowej I. N.- Naczelnik 19

20 Wydziału Finansowo BudŜetowego wyjaśniła, Ŝe przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacji formy działalności organizacji. Od 01 stycznia 2010 r. w powyŝszym zakresie obowiązuje rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz.207). W 2009 r. Miasto śagań udzieliło 28 zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Kontrolą objęto 3 zamówienia publiczne na usługi pn.: Udzielenie kredytu bankowego długoterminowego o wartości ,00 zł, Organizacja i realizacja imprezy dni Miasta śagań Jarmark św. Michała o wartości ,00 zł, Prowadzenie nadzoru inwestycyjnego przy realizacji zadania pn. Pałac KsiąŜęcy w śaganiu Centrum ToŜsamości i Przyszłości Europejskiej w branŝy konstrukcyjno budowlanej etap I o wartości ,05 zł oraz 3 zamówienia publiczne na roboty budowlane, na realizację zadań pn.: Modernizacja ulicy Górnej w śaganiu o wartości ,08 zł, Budowa Parkingu przy ul. Szprotawskiej w śaganiu o wartości ,29 zł oraz Przebudowa nawierzchni chodników przy ul. Łokietka, Kędzierzawego i Traugutta Etap 1 o wartości ,66 zł. Ogłoszeniem z dnia r. wszczęte zostało postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na Organizację i realizację imprezy dni Miasta śagań Jarmark św. Michała. Wartość zamówienia ustalona została na podstawie rozeznania rynku z dnia r., na kwotę ,00 zł. Termin składania ofert ustalony został na dzień r. W przetargu brało udział 3 wykonawców, którzy złoŝyli w wyznaczonym terminie oferty. Za najkorzystniejszą komisja przetargowa uznała ofertę nr 1 Przedsiębiorstwa Przemysłowo Handlowego FAM Sp. z o.o. w Warszawie, za cenę brutto ,00 zł, z którym w dniu r. Burmistrz śagania zawarł umowę i udzielił zamówienia na realizację zadania. W ww. ofercie dokonano zapisu, Ŝe w poszczególnych dniach imprezy, jako program dnia odbędzie się Koncert gwiazdy wieczoru nie określając przy tym, czy będzie to jedna gwiazda czy wszystkie, spośród przedstawionych w ofercie. PowyŜsze było niezgodne z zapisem ust. 7 SIWZ, gdzie Zamawiający nie dopuszczał moŝliwości składania ofert wariantowych. W związku z powyŝszym, nie moŝna było dokonać prawidłowej oceny oferty, która winna zawierać szczegółowy program artystyczny z podaniem zaproponowanych 20