Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, Warszawa tel. (22) ; warszawa@warszawa.rio.gov.pl WK Warszawa, dn. 29 października 2015r. Pan Zygmunt Wojnarowski Wójt Gminy Mała Wieś Mała Wieś ul. Kochanowskiego 1 Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t. jedn. Dz. U z późn. zm..) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od r. do r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia r. do dnia r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne. I. USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE 1. Stwierdzono: Nie wykonywano obowiązku w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Małej Wsi i jednostkach organizacyjnych gminy mimo tego, że zostały opracowane wewnętrzne uregulowania prawne w tej mierze. - str. 6 protokołu kontroli Wdrożyć i wykonywać opracowane procedury kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Małej Wsi i jednostkach organizacyjnych zgodnie z art ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t. jedn. Dz. U z późn. zm.).

2 II. KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ 2. Stwierdzono: Niewłaściwe ewidencjonowanie w księgach Organu na koncie 224 Rozrachunki budżetu wpłaconych przez wykonawców robót zabezpieczeń należytego wykonania umów. - str. 13 protokołu kontroli Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (t. jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 289) oraz Zakładowego Planu Kont Urzędu Gminy w Małej Wsi który stanowi zał. nr 2 i 3 do Zarządzenia Nr 08/04/2011 Wójta Gminy Mała Wieś z dn r. 3. Stwierdzono: Dokonywanie płatności za faktury, których adresatem nie jest gmina, lecz stowarzyszenie OSP. - str. 16 protokołu kontroli Wydatków dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t. jedn. Dz. U. z 2013r., poz. 885 ze zm.), mając na uwadze wymogi dla dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. 2013r., poz. 330 ze zm.) 4. Stwierdzono: Poniesiono wydatek który nie mieści się w katalogu zadań własnych gminy. - str. 16 protokołu kontroli Wydatków z budżetu dokonywać z przeznaczeniem na realizację zadań wymienionych w art.7 ust. 1 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t. jedn. Dz. U. z 2013r., poz. 594 ze zm.) 5. Stwierdzono: Nie prowadzono ewidencji pozabilansowej wydatków strukturalnych. - str. 21 protokołu kontroli Przestrzegać przepisów w zakresie wydatków strukturalnych, w tym prowadzić dla nich odpowiednią ewidencję zgodnie z załącznikiem nr 40 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dn r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 z późn. zm.) III. BUDŻET JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO DOCHODY BUDŻETOWE 6. Stwierdzono: Nie wyegzekwowano złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości przez UG, jednostki organizacyjne Urzędu oraz ZGKiM sp. z o.o. - str. 27 protokołu kontroli. 2

3 Spowodować aby Urząd Gminy, jednostki organizacyjne Urzędu oraz ZGKiM sp. z o.o. złożyły deklaracje na podatek od nieruchomości zgodnie z art.6 pkt 9 ppkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (t. jedn. Dz. U. z 2014r. poz. 849). 7. Stwierdzono: Organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowej u podatników celem sprawdzenia, czy wywiązują się oni z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. - str. 27 protokołu kontroli. Na podstawie przepisów działu VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. jedn. Dz. U. z 2015 poz. 613) przeprowadzać kontrole w siedzibie podatników, mające na celu sprawdzenie czy zawarte w deklaracjach/informacjach podatkowych dane dotyczące podstaw ustalenia lub określenia kwoty należnego podatku są zgodne ze stanem faktycznym. 8. Stwierdzono: Nie stosowano żadnych zabezpieczeń wierzytelności pieniężnych na majątku dłużnika poprzez wpis do księgi wieczystej w łącznym zobowiązaniu pieniężnym oraz w podatku od nieruchomości. - str. 34 protokołu kontroli. W stosunku do większych dłużników zobowiązań podatkowych stosować przepisy Działu III rozdziału 3 art.34 i 35 (zabezpieczenie wykonania zobowiązań podatkowych) Ordynacji podatkowej (t. jedn. Dz. U. z 2015 poz. 613). 9. Stwierdzono: W sprawozdaniu Rb-27S rocznym z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządy terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2014 w kolumnie 14 umorzenia w rodz odsetki wykazano zaniżoną kwotę o 320,90 zł. - str. 35 protokołu kontroli W sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 14 kwotę umorzonych odsetek podawać zgodnie z ewidencją (rejestr wydanych decyzji na umorzenie odsetek). 10. Stwierdzono: W sprawozdaniu Rb-27S rocznym z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządy terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2014 w kolumnie 13 skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy oraz w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych w kolumnie 4 nie wykazano skutków ulg i zwolnień udzielonych przez Radę Gminy na podstawie Uchwały Nr 81/XI/2011 z dnia r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości w tym: - budynków lub ich części oraz gruntów związanych z rozpowszechnianiem kultury i sportu - GOK, - budynków lub ich części oraz gruntów służących opiece społecznej i pomocy - GOPS, - gruntów oznaczonych w ewidencji gruntów i budynków jako drogi symbolem dr - UG - budynków, budowli, gruntów związanych z działalnością w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę - Z G K i M sp. z o. o - budynków, budowli, gruntów związanych z działalnością w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków - Z G K i M sp. z o.o. - str. 36 protokołu kontroli. 3

4 W sprawozdaniu Rb-27S rocznym z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-PDP rocznym z wykonania dochodów podatkowych gminy Mała Wieś wykazywać kwoty stanowiące skutki udzielonych ulg i zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy na podstawie przepisów 3 ust. 1 pkt 9 i 11 w związku z 8 ust 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącego załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t. jedn. Dz. U. z 2014r. poz. 119). 11. Stwierdzono: Nie prowadzono ksiąg pomocniczych (rejestr wpłat) opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. - str. 39 protokołu kontroli. Stosować przepisy art.17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. jedn. Dz. U. z 2013r. poz,330 ze zm.), zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z kontrahentami. WYDATKI BUDŻETOWE 12. Stwierdzono: Naliczono i wypłacono wynagrodzenia za inkaso dla sołtysów z tytułu pobranych podatków za 2014 rok bez zaokrąglenia tych kwot do pełnych złotych. - str. 45 protokołu kontroli Wynagrodzenia przysługujące sołtysom za inkaso z tytułu poboru łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości zaokrąglać do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych, co wynika z art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 613) 13. Stwierdzono: Ze środków Gminnego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi w 2014r. dokonano wydatku na rzecz Gminnego Klubu Sportowego Spójnia w Małej Wsi z pominięciem procedur określonych w ustawach: - o finansach publicznych - o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. - str. 53 protokołu kontroli Wydatki ponoszone na rzecz podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych ponosić zgodnie z art. 221 ust. 1. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych.(t. jedn. Dz. U. z 2013r., poz.885 późn. zm.) oraz art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014r., poz. 1118, ze zm.). 14. Stwierdzono: Podjęcie przez Wójta Gminy Mała Wieś w 2014r. czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu, zmierzających do nabycia na rzecz gminy nieruchomości bez Uchwały Rady Gminy Mała Wieś w tej sprawie. - str protokołu kontroli. 4

5 Przestrzegać przepisów art.18.ust.2 pkt 9a ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t. jedn. Dz. U z późn. zm.). 15. Stwierdzono: W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dotyczącej postępowania pn.: Odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości zamieszkałych z terenu Gminy Mała Wieś. Usługi w zakresie dowożenia i odwożenia dzieci i młodzieży do szkoły podstawowej i gimnazjum z terenu Gminy Mała Wieś wraz z opieką podczas dowozu w roku szkolnym Przebudowa drogi gminnej w m. Stare Święcice Termomodernizacja budynku Ochotniczej Straży Pożarnej w Małej Wsi zamieszczono numery telefonów osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami - str.70,73,77,82 protokołu kontroli. Przestrzegać zapisów art.27 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawa zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U z późn. zm.) zgodnie, z którym w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, zamawiający i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. IV.GOSPODARKA MIENIEM 16. Stwierdzono: Nieuregulowanie formy prawnej władania nieruchomościami komunalnymi służącymi jednostkom oświatowym do wykonywania ich statutowej działalności. - str. 102 protokołu kontroli Uregulować formę władania nieruchomościami gminnymi przekazując jednostkom oświatowym nieruchomości niezbędne do wykonywania ich statutowej działalności w trwały zarząd stosownie do przepisów art. 43 ust. 1 i 5 w związku z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (t. jedn. Dz. U. z 2015r., poz. 782, ze zm.) Poinformować kierownika jednostki o obowiązku wystąpienia z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu zgodnie z przepisami art. 42 ust. 2 w/w ustawy. 17. Stwierdzono: Nieprawidłowo wykazano opłaty za centralne ogrzewanie w sprawozdaniu Rb-27S. - str. 104 protokołu kontroli Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej dochodów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t. jedn. Dz. U. z 2014r. poz. 1053). 5

6 V. ROZLICZENIA JEDNOSTKI SAMORZĄDUTERYTORIALNEGO Z JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI 18. Stwierdzono: Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy (jednostek oświaty) nie posiadali pełnomocnictw do jednoosobowego działania w ramach zwykłego zarządu - str. 107 protokołu kontroli Przestrzegać zasady określonej art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 594, z późn. zm.). 19. Stwierdzono: Wójt Gminy nie przekazał podległym jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych. Jednostkom nie zostały również przekazane pisemne informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, które przyjęto w uchwale budżetowej na rok str. 107 protokołu kontroli Przestrzegać procedury opracowywania planów finansowych, wynikającej z art. 248 ust. 1 i 249 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. (t. jedn. Dz. U. z 2013r., poz.885 późn. zm.) Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Wójt Gminy - Skarbnik Gminy Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t. jedn. Dz. U z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a P R E Z E S /-/ Wojciech Tarnowski 6