Zielona Góra, RIO. I Pan Dariusz Straus Wójt Gminy Siedlisko

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel ; fax: zielonagora@rio.gov.pl RIO. I Zielona Góra, Pan Dariusz Straus Wójt Gminy Siedlisko WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od r. do r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Siedlisko za 2013 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. W ramach kontroli dochodów z tytułu podatków: od nieruchomości, rolnego, leśnego i od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, sprawdzono terminowość

2 składania deklaracji podatkowych, wpłaty podatków oraz podejmowanie czynności egzekucyjnych. Kontrola wykazała, że kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Siedlisku, złożył w dniu r. deklarację na podatek od nieruchomości, pomimo iż Ośrodek Pomocy Społecznej nie został wyposażony w nieruchomość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.). W związku z powyższym obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości ciąży na Gminie będącej właścicielem danej nieruchomości, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 849 ), która pomimo ww. obowiązku nie złożyła stosownej deklaracji. Z wyjaśnień Wójta wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja prawa. W toku kontroli stwierdzono jeden przypadek zaniechania wystawienia tytułu wykonawczego wobec osoby prawnej podlegającej obowiązkowi podatkowemu z tytułu podatku od nieruchomości. Powyższym naruszono 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz z późn. zm.), zobowiązujący wierzyciela do wystawienia tytułu wykonawczego po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu. Obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. poz. 656). Z wyjaśnień M.Z. inspektor ds. windykacji należności finansowych wynika, że nie wystawiono tytułów wykonawczych ponieważ podatnikiem jest Samorządowy Zakład Budżetowy i nie chciano powiększać zadłużenia o koszty postępowania egzekucyjnego. W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych stwierdzono, że Gmina nieterminowo odprowadzała na rachunek bankowy Lubuskiej Izby Rolniczej w Zielonej Górze 2 % uzyskanych wpływów z tytułu podatku rolnego, czym naruszono postanowienia art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1079). Ponadto nie naliczono odsetek ustawowych od nieterminowo przekazanych dochodów pobranych na rzecz izby rolniczej w wysokości 16,46 zł, czym naruszono art. 35 ust. 5 ww. ustawy. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nie dochowania ustawowego terminu wpłat na rzecz izby rolniczej było obciążenie pracą spowodowane zastępstwem nieobecnego pracownika. 2

3 Kontrola rozliczeń inkasentów z pobranych podatków wykazała, że inkasent z sołectwa Borowiec pobrał zaległość podatkową dotyczącą I raty podatku w kwocie 51,00 zł. Pobór zaległości podatkowych przez inkasenta był niezgodny z uchwałą Nr XXIX/187/09 z dnia 28 października 2009 r. Rady Gminy w Siedlisku, a także z art. 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa ( tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) w zw. z 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Inspektor M.Z. ds. windykacji należności finansowych wyjaśniła, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. W toku kontroli realizacji dochodów z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych kontrolujący stwierdził, że w przypadku pięciu przedsiębiorców oświadczenia o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w roku poprzednim, nie zostały opatrzone datą wpływu do Urzędu co narusza 42 ust. 2 w zw. z 7 pkt 6 załącznika Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej inspektor B.F. ds. obywatelskich, zarządzania kryzysowego, ochrony ludności i ewidencji działalności gospodarczej wynika, że przyczyną nieprawidłowości był fakt, że ww. oświadczenia składano bezpośrednio u pracownika, a nie przechodziły przez kancelarię urzędu. Kontrola terminowości regulowania zobowiązań wobec kontrahentów wykazała, że w przypadku zobowiązań kontrahenta o nr 201/39 zobowiązania na łączną kwotę 1.195,38 zł były regulowane z opóźnieniem do 22 dni po terminie wskazanym w fakturach, co stanowi naruszenie art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). Z wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej Skarbnika Gminy wynika, że opóźnienie w zapłacie nastąpiło z powodu przeoczenia. Przeprowadzona według stanu na dzień 31 grudnia 2013 r. kontrola rozrachunków i roszczeń jednostki wykazała, że w jednym przypadku na dzień 31 grudnia 2013 r. istniały zobowiązania wymagalne w kwocie 460,73 zł, które zostały uregulowane 26 dni po terminie płatności, czym naruszono art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Z wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej Skarbnik Gminy wynika, że zobowiązanie wymagalne powstało w wyniku przedłużających się wyjaśnień i uzgodnień z kontrahentem. Kontrola wydatków z tytułu podróży służbowych odbywanych na obszarze kraju, 3

4 przeprowadzona w oparciu o 21 poleceń wyjazdu służbowego, co stanowi 18 % ogółu, wykazała, że rozliczenie 6 wyjazdów służbowych nastąpiło z opóźnieniem od 17 do 34 dni od dnia zakończenia podróży służbowej, czym naruszono 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z wyjaśnień M.A. zatrudnionej na stanowisku księgowej ds. księgowości budżetowej, do której zgodnie z zakresem czynności, uprawnień i odpowiedzialności należy rozliczanie delegacji służbowych wynika, że przyczyną nieterminowego rozliczenia poleceń wyjazdów służbowych było przeoczenie pracownika. W 2013 r. Gmina Siedlisko udzieliła 3 zamówień publicznych, w tym 1 na roboty budowlane oraz 2 na usługę. W postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego pn.: Przewozy szkolne na terenie Gminy Siedlisko 2013/2014, zapłaty wynagrodzenia za 4 faktury VAT dokonano po upływie ( od 7 do 26 dni) terminu określonego w umowie, tj. niezgodnie z 4 zawartej umowy, przez co naruszono art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Nieterminowe regulowanie ww. zobowiązań nie skutkowało naliczaniem i zapłatą odsetek. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że nieterminowe regulowanie zobowiązań nastąpiło z uwagi na wysokie kwoty do zapłaty i brak środków finansowych w terminach zapłaty. W 2013 r. Gmina Siedlisko zawarła umowę z Powiatem Nowosolskim o udzielenie pomocy finansowej w kwocie 2500,00 zł z przeznaczeniem na obsługę stanowiska Powiatowego Konserwatora Zabytków w Powiecie Nowosolskim. Pomoc finansową w formie dotacji przekazano 4 dni po upływie terminu określonego w 2 pkt 2 zawartej umowy, przez co naruszono art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że przyczyną niedotrzymania terminu było późne przekazanie podpisanej umowy przez Starostwo Nowosolskie. Kontrolując dotacje dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych stwierdzono, że ogłoszenie dotyczące otwartego konkursu ofert nie zawierało informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i uprawnionym podmiotom, czym naruszono art. 13 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie 4

5 (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). Wójt wyjaśnił, że powodem nie zamieszczenia wymaganych informacji było przeoczenie pracownika formułującego treść ogłoszenia. Z ustaleń kontroli wynika, że Gminny Klub Sportowy Siedlisko w złożonym sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego wykazał koszty w kwocie 638,46 zł, powstałe przed dniem podpisania umowy, co było niezgodne z art. 251 ust. 4 oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Z wyjaśnień Wójta wynika, że zaakceptowanie wydatku z okresu sprzed podpisania umowy nastąpiło w wyniku przeoczenia. W zakresie dochodów z majątku kontrolą objęto wpływy ze sprzedaży nieruchomości, opłaty za użytkowanie wieczyste, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, dochody uzyskane z dzierżawy oraz opłaty z tytułu trwałego zarządu. W dwóch poddanych kontroli transakcjach sprzedaży nieruchomości niezabudowanych w zakresie ogłaszania kolejnych przetargów (II przetarg ustny nieograniczony), kontrolujący stwierdził, że w ogłoszeniach nie podano terminów przeprowadzenia poprzednich przetargów, czym naruszono art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej referent A.R. ds. gospodarki gruntami, obrotu nieruchomości, rolnictwa i leśnictwa wynika, że przyczyną niezamieszczenia ww. informacji było przeoczenie. W trzech poddanych kontroli przypadkach protokoły z przeprowadzonych przetargów nie zawierały informacji o obciążeniach nieruchomości oraz zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, co jest wymagane 10 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz z późn. zm.). Z wyjaśnień referent A.R. wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów. Naruszenie powyższego przepisu zostało stwierdzone w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2010 r. W skierowanym do Wójta Gminy Siedlisko w dniu r. wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO w Zielonej Górze wniósł o podawanie w protokołach z przeprowadzonego przetargu informacji dotyczących obciążeń i zobowiązań, których przedmiotem jest nieruchomość, zgodnie z 10 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie 5

6 nieruchomości. Z wyjaśnień Wójta wynika, że powodem niewykonania wniosku pokontrolnego było przeoczenie pracownika. W 2013 r. wpływy z tytułu odpłatnego przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności zostały błędnie zaewidencjonowane w dziale 756 rozdziale paragraf 0760, zamiast w dziale 700 rozdziale paragraf Działaniem tym naruszono regulację zawartą w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2014r. poz z późn. zm.). Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że nieprawidłowość spowodowana została mylną interpretacją przepisów. Kontrolując gospodarowanie nieruchomościami inspektor stwierdził, że jednostka nie sporządziła planów wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, co stanowi naruszenie art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Częstotliwość oraz zakres przedmiotowy tych planów określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z postanowieniami art. 25 ust. 1 tej ustawy gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości należy do zadań Wójta. W toku kontroli ustalono również, że Rada Gminy w Siedlisku nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, wymaganego przepisem art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 150). Zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy należy do zadań Wójta. Z wyjaśnień Wójta w wyżej opisanych sprawach wynika, że nieprawidłowości spowodowane zostały przeoczeniem. W zakresie prawnych form władania nieruchomościami ustalono, że wszystkie jednostki organizacyjne Gminy Siedlisko nie zostały wyposażone w mienie niezbędne do ich działalności, na zasadach określonych w art. 51 ust. 1 i 2, w związku z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wójt wyjaśnił, że powodem nie wyposażenia jednostek organizacyjnych w mienie był brak doświadczenia nowego pracownika oraz wdrażanie się w powierzony zakres obowiązków. Naruszenie powyższego przepisu zostało stwierdzone w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2010 r. W skierowanym do Wójta Gminy Siedlisko w dniu r. wystąpieniu 6

7 pokontrolnym Prezes RIO w Zielonej Górze wniósł o uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami zajmowanymi przez jednostki organizacyjne, zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wójt wyjaśnił, że nie wykonano wniosku pokontrolnego z powodu wdrażania się nowego pracownika w powierzony zakres obowiązków. W zakresie stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości inspektorzy udzielili instruktażu dotyczącego prawidłowej interpretacji przepisów prawnych i ich stosowania w praktyce. W przypadkach nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Dokonywanie wydatków publicznych w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 2. Składanie deklaracji na podatek od nieruchomości nieprzekazanych we władanie innym jednostkom zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). 3. Przesyłanie i doręczanie zobowiązanym upomnień oraz wystawianie tytułów wykonawczych w przypadkach określonych w 4, 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. poz. 656). 4. Przekazywanie 2% odpisu od uzyskanych wpływów z tytułu podatku rolnego, stanowiącego dochody izb rolniczych, w terminach określonych w art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 poz. 1079). 5. Pobieranie przez inkasentów podatków w rozumieniu art. 9 ustawy Ordynacja podatkowa w zw. z 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). 7

8 6. Przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji w sposób określony przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 7. Egzekwowanie od pracowników obowiązku rozliczania kosztów podróży służbowych w terminie określonym w 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnianemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). 8. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). 9. Zamieszczanie w ogłoszeniach otwartych konkursów ofert wszystkich informacji wymaganych art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). 10. Dokonywanie rozliczenia dotacji na zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu zgodnie z art. 251 ust. 4 oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 11. Zamieszczanie w ogłoszeniu o kolejnym przetargu terminów przeprowadzenia poprzednich przetargów, stosownie do art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.). 12. Zawieranie w protokołach z przeprowadzonych przetargów wszystkich informacji wymaganych 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz z późn. zm.). 13. Sporządzanie planów wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości zgodnie art. 23 ust. 1 pkt 3 i art. 23 ust. 1d w związku z art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. 14. Przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy 8

9 i o zmianie kodeksu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 150) oraz art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.). 15. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami wobec gminnych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 51 ust. 1 i 2 w związku z art. 56 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: Rada Gminy Siedlisko 9