Nowa instrukcja kancelaryjna zmiany w obiegu papierowym, systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz wspomagające EZD

Transkrypt

1 Nowa instrukcja kancelaryjna zmiany w obiegu papierowym, systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz wspomagające EZD Adam Szabuniewicz

2 Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd papierowy czy elektroniczny Na mocy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów od 1 stycznia 2011 r. utraciły moc przepisy dotyczące instrukcji kancelaryjnych wydanych na podstawie ustaw z: 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie.

3 Zakres nowej Instrukcji Kancelaryjnej Zakres nowej Instrukcji Kancelaryjnej ma wpływ na sposób realizacji zadań przez wszystkich pracowników, począwszy od urzędników niższego szczebla, informatyków, poprzez kierowników komórek organizacyjnych, aż do kierowników urzędów. Rozporządzenie określa bowiem m.in. zasady postępowania z dokumentacją od momentu jej przygotowania (wytworzenia, wpływu) poprzez przedłożenie do dekretacji, akceptacji, aż do wysłania pisma i archiwizacji sprawy, niezależnie od postaci dokumentów. Wskazuje również wymagania dla systemów teleinformatycznych głównie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

4 Kompleksowa Informatyzacja Wszystkie Urzędy zobowiązanie są do stosowania przepisów omawianego rozporządzenia. Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej reguluje postępowanie z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. Jednocześnie instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiotach począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym. Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej umożliwia wykorzystanie systemów EZD oraz systemów wspomagających EZD.

5 Kompleksowa Informatyzacja Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej reguluje tryb postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną w urzędach. Niezależnie od zaawansowania informatycznego podmiotu nie można uniknąć pojawienia się w urzędach dokumentów ani w postaci papierowej, ani elektronicznej. Co więcej, nawet w jednej sprawie będziemy posiadać obie postacie dokumentów. Dlatego też określono zasady postępowania, uwzględniając wszystkie możliwie rozwiązania: postępowanie z dokumentem papierowym w urzędzie tradycyjnym, postępowanie z dokumentem papierowym w urzędzie elektronicznym, postępowanie z dokumentem elektronicznym w urzędzie tradycyjnym, postępowanie z dokumentem elektronicznym w urzędzie elektronicznym, postępowanie z dokumentacją mieszaną (papierowo-elektroniczną) w jednej sprawie w urzędzie tradycyjnym, postępowanie z dokumentacją mieszaną (papierowo-elektroniczną) w jednej sprawie w urzędzie elektronicznym. Sposób postępowania jest oczywiście inny dla każdego z tych przypadków, a wybór uzależniony jest od przyjętego przez kierownika podmiotu podstawowego sposobu dokumentowania prowadzonych spraw.

6 Korespondencja między komórkami organizacyjnymi urzędu Nowa Instrukcja kancelaryjna dopuszcza wprost rezygnację z rejestrowania sprawy obejmującej jedno zagadnienie w kilku komórkach organizacyjnych. Zdarza się bowiem bardzo często, że jedna sprawa jest realizowana na podstawie różnego rodzaju opinii, stanowisk innych komórek organizacyjnych. Do tej pory, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, istniały tzw. komórka macierzysta i komórki inne. W komórce macierzystej dokumentacja sprawy mogła mieć kategorię archiwalną, np. A oznaczająca dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. W tzw. innej komórce natomiast dla tej sprawy dokumentacja miała kategorię Bc co oznaczało dokumentację manipulacyjną, mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która mogła ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego (w porozumieniu z tym archiwum).

7 Ujednolicenie sposobu budowania znaku sprawy Instrukcja kancelaryjna dopuszcza w znaku sprawy wykorzystanie tylko jednego separatora kropki. Istota zmiany polega m.in. na umożliwieniu automatyzacji przetwarzania dokumentacji w różnych podmiotach, wykorzystując jednolicie określony znak sprawy. Jest to szczególnie przydatne przy wprowadzaniu dokumentów obcych do własnych systemów, np. umożliwiając automatyczne rozpoznanie poszczególnych elementów znaku sprawy czy też wyszukiwanie dokumentów. Jedynym odstępstwem od zasady stosowania jednego separatora jest możliwość wykorzystania znaku minusa jako separatora w oznaczeniu komórki organizacyjnej wskazanie wewnętrznej komórki organizacyjnej. Znak sprawy jest kluczowym identyfikatorem każdego pisma, sprawy. Częste błędy w rejestrowaniu spraw wynikają z braku umiejętności rozszyfrowania poszczególnych jego elementów.

8 Ujednolicenie sposobu budowania znaku sprawy Przykładowy prosty znak sprawy: ABC gdzie poszczególne elementy oznaczają: ABC komórkę organizacyjną, 123 symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 78 kolejny numer sprawy rozpoczętej w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123, 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. Przykładowy rozbudowany znak sprawy: AB-C-V JK2 gdzie poszczególne elementy oznaczają: ABC-C-V komórkę organizacyjną i wewnętrzną komórkę organizacyjną w ramach komórki organizacyjnej, 23 symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 8 kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123, 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą 78, 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła, JK2 jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

9 Dziękuję za uwagę