Zasady archiwizacji dokumentów związanych realizacją projektów finansowanych ze środków

Transkrypt

1 1

2 Zasady archiwizacji dokumentów związanych realizacją projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata

3 Podstawy prawne (1) : Wytyczne dla Beneficjentów w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata z dnia 04 sierpnia 2009 r. ROZPORZĄDZENIE RADY (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/

4 Podstawy prawne (2) : ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U Nr 121 poz. 591 ze zmianami) 4

5 ROZPORZĄDZENIE RADY (WE) nr 1083/2006 Artykuł 90 Dostępność dokumentów Instytucja zarządzająca zapewnia, że wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu przez: okres trzech lat od zamknięcia programu operacyjnego, okres trzech lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia, w przypadku dokumentów dotyczących wydatków i audytów dotyczących operacji. Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem na powszechnie uznawanych nośnikach danych. 5

6 ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) nr 1828/2006 Artykuł 19 Dostęp do dokumentów Instytucja zarządzająca: zapewnia dostępność dokumentacji zawierającej dane identyfikacyjne i adresowe podmiotów przechowujących dokumenty na dowód poniesienia wydatków i przeprowadzenia audytów, będące niezbędną podstawą dla ustanowienia właściwej ścieżki audytu. zapewnia, że ww. dokumenty są dostępne do celów kontroli, a ich kopie lub wypisy są wydawane upoważnionym osobom i podmiotom, przechowuje informacje niezbędne do celów oceny i sprawozdawczości. 6

7 Za powszechnie dopuszczalne nośniki danych w rozumieniu art. 90 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, uznaje się w minimalnym zakresie: fotokopie dokumentów oryginalnych; mikrofilmy dokumentów oryginalnych; elektroniczne kopie dokumentów oryginalnych; dokumenty istniejące wyłącznie w postaci elektronicznej. 7

8 USTAWA o rachunkowości Rozdział 8 Ochrona danych art. 71 Dokumentację (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe) należy: przechowywać w należyty sposób, chronić przed niedozwolonymi zmianami, chronić przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, chronić przed uszkodzeniem, zniszczeniem. 8

9 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na (1) : stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, 9

10 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na (2): zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. 10

11 Art. 74. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. 11

12 Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: księgi rachunkowe - 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki -przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej -do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, 12

13 dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości -przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji -1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. WAŻNE: Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 13

14 Wytyczne dla Beneficjentów z dnia 04 sierpnia 2009 r. Wytyczne zostały skierowane do Beneficjentów realizujących projekty w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata Określają zasady dotyczące: - przechowania - udostępniania - archiwizacji dokumentów związanych z projektami. 14

15 Dokumenty podlegające archiwizacji (1) WAŻNE: Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów. Archiwizacji podlegają m.in.: 1) oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem), 2) oryginał Umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych aneksów, 3) oryginały korespondencji dotyczącej Projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp., 15

16 Dokumenty podlegające archiwizacji (2) 4) oryginały Wniosków o płatność wraz z załącznikami, 5) oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi z rachunku bankowego itp.), 6) wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji Projektu, z ewidencji środków trwałych oraz z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli w ramach Projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/ lub wartości niematerialnych i prawnych), 16

17 Dokumenty podlegające archiwizacji (3) 7) wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji Projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia, 8) oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej tj.: - protokoły zdawczo-odbiorcze, - dokumentacja budowlana, - protokoły konieczności, - dziennik budowy, - kosztorysy inwestorskie, - kosztorysy powykonawcze itp., 17

18 Dokumenty podlegające archiwizacji (4) 9) oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia takie jak: gwarancje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne (dot. np. oprogramowania), protokoły odbioru, 10) oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie Projektu w kategorii wydatków kwalifikowalnych lub niekwalifikowalnych: -analizy, - certyfikaty, - dedykowana dokumentacja, -opinie, - pozwolenia, - kosztorysy, -raporty z badań itp., 18

19 Dokumenty podlegające archiwizacji (5) 11) oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach Projektu szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym: - zaproszenia, - potwierdzenia uczestnictwa, - listy uczestników, - materiały szkoleniowe, - materiały konferencyjne, - materiały promocyjne, - zdjęcia, - nagrania itp. (w przypadku materiałów szkoleniowych i konferencyjnych dopuszcza się ich przechowywanie na nośniku elektronicznym, bez konieczności dokonywania wydruków), 19

20 Dokumenty podlegające archiwizacji (6) 12) oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym Projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), 13) akta osobowe pracowników finansowanych w ramach Projektu, np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń), 14) karty czasu pracy jeżeli były stosowane, 20

21 Dokumenty podlegające archiwizacji (7) 15) oryginały dokumentów dotyczących prowadzonych postępowań przetargowych: - ogłoszenia o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia, - dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych, - korespondencja z wykonawcami, - specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, - wszystkie złożone oferty, - protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, - wszelka dokumentacja dotycząca protestów itp., - zwrotne potwierdzenia odbioru, 21

22 Dokumenty podlegające archiwizacji (8) 16) dokumenty o charakterze organizacyjnym np.: - polityka rachunkowości, - zakładowy plan kont, - instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów, - instrukcje kasowe, - regulaminy wynagradzania pracowników (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń), - instrukcje kancelaryjne, - zarządzenia w sprawie archiwizacji itp., - rejestr środków trwałych, 22

23 Dokumenty podlegające archiwizacji (9) 17) oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty: - informacje pokontrolne, - protokoły, - wyniki kontroli, - wystąpienia pokontrolne, - zalecenia pokontrolne, - dokumentacja potwierdzająca wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, 23

24 Dokumenty podlegające archiwizacji (10) 18) raporty z audytu zewnętrznego, 19) korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego Projektu, 20) inne dokumenty związane z realizacją Projektu nie wymienione powyżej. 24

25 Właściwe przechowywanie i udostępnianie dokumentacji Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia pisemnych mechanizmów gwarantujących prawidłowe zabezpieczenie i udostępnianie oryginałów dokumentów w postaci papierowej i elektronicznej. 25

26 Do dostępu do dokumentacji projektowej, poza pracownikami Beneficjenta, upoważnieni są również pracownicy instytucji uprawnionych do kontroli prawidłowości realizacji Projektu: - IZ/ IP/ IP II, - Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, - Instytucji Certyfikującej, - Instytucji Audytowej (Urzędu Kontroli Skarbowej), - Najwyższej Izby Kontroli, - Komisji Europejskiej, - Europejskiego Trybunału Obrachunkowego itp. 26

27 Instrukcja kancelaryjna a archiwizacja W przypadku podmiotów stosujących instrukcje kancelaryjne za wystarczające uznaje się opatrzenie dokumentacji projektowej odpowiednią kategorią archiwalną (np. B-15, B-25 lub A w przypadku akt osobowych). Beneficjent może być zobowiązany do rozszerzenia obowiązujących symboli i haseł klasyfikacyjnych, jeżeli obowiązująca instrukcja kancelaryjna nie daje możliwości właściwego oznakowania dokumentacji projektowej. Dokumentacja projektowa może być przechowywana w archiwum zakładowym Beneficjent ma obowiązek zapewnienia sprawnego uzyskania dokumentacji z archiwum. 27

28 Brak pisemnych zasad przechowywania dokumentów W przypadku podmiotów, które nie przyjęły wewnętrznych pisemnych zasad przechowywania dokumentów, Beneficjent zobowiązany jest opracować i wprowadzić do stosowania normy regulujące zasady archiwizacji i udostępniania dokumentacji projektowej, terminu jej przechowywania oraz osób za nią odpowiedzialnych. Normy te należy wprowadzić do stosowania w sposób zwyczajowo przyjęty przez Beneficjenta (np. uchwała zarządu, zarządzenie/ decyzja dyrektora/ prezesa itp.). 28

29 Likwidacja lub inne zdarzenie W przypadku likwidacji, Beneficjent jest zobowiązany do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego i poinformowania o tym fakcie IZ/ IP/ IP II. Natomiast w przypadku innych zdarzeń wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentacji projektowej w okresie wskazanym w Umowie o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie IZ/ IP/ IP II. 29

30 Termin i miejsce przechowywania dokumentacji Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. W przypadku realizacji Projektów objętych pomocą publiczną Beneficjent dodatkowo zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres 10 lat począwszy od dnia otrzymania pomocy, jednak nie krócej niż do 31 grudnia 2020 r. 30

31 Termin i miejsce przechowywania dokumentacji CD Okres obowiązkowej archiwizacji dokumentów związanych z realizacją Projektu jest dłuższy niż okres trwałości Projektu (3 lub 5 lat od dnia zakończenia operacji w zależności od typu Beneficjenta). IZ ma prawo wydłużyć termin obowiązku archiwizowania dokumentów związanych z realizacją Projektu, informując o tym fakcie Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu. 31

32 Termin i miejsce przechowywania dokumentacji Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu w siedzibie Beneficjenta. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez Beneficjenta działalności przed upływem terminu (31 grudnia 2020 r.) Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ/ IP/ IP II o nowym miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu. 32

33 Kontrola przestrzegania zasad archiwizacji IZ/ IP/ IP II w ramach kontroli na miejscu realizacji Projektu kontroli prowadzonych w okresie trwałości Projektu kontroli po zakończeniu okresu trwałości będzie weryfikowała prawidłowości archiwizacji dokumentów w okresie do 31 grudnia 2020 r. 33

34 Punkt informacyjny Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Oś priorytetowa I Gospodarka wodno-ściekowa Oś priorytetowa II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych WFOŚiGW w Olsztynie ul. Św. Barbary Olsztyn tel.: (089) ; -10; -20; -30 fax: (089) poiis@wfosiw.olsztyn.pl 34

35 REGIO AL E CE TRUM PROJEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH WOJEWÓDZKI FU DUSZ OCHRO Y ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WOD EJ W OLSZTY IE 35