Kontrole Instytucji Wspomagającej u Beneficjenta Projektów Dofinansowanych Ze Środków MF EOG NMF w zakresie trwałości projektów

Transkrypt

1 Kontrole Instytucji Wspomagającej u Beneficjenta Projektów Dofinansowanych Ze Środków MF EOG NMF w zakresie trwałości projektów 1

2 1.Podstawy prawne prowadzenia kontroli przez IW projektów MF EOG/NMF: -Program Operacyjny dla wykorzystania środków finansowych w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego zatwierdzony przez RM w dniu 26 lutego 2009r. -Porozumienie ramowe z dnia 18 października 2005r. zawarte pomiędzy MŚ (IP) a NFOŚiGW (IW) w sprawie przygotowania do wdrażania MF EOG i NMF. -Porozumienie ramowe z dnia 7 lipca 2006r. zawarte pomiędzy MŚ (IP) a NFOŚiGW (IW) w sprawie realizacji zadań w ramach procedur stosowanych w MF EOG i NMF. 2

3 -Podręcznik procedur wdrażania projektów dofinansowywanych w ramach MF EOG i NMF zatwierdzony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW dnia 18 marca 2008r., zmieniony Uchwałą Zarządu NFOŚiGW z dnia 21 lipca 2009r. -Instrukcja wewnętrzna NFOŚiGW obowiązujaca od dnia r: Kontrola terenowa trwałości projektów współfinansowanych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego -Umowa finansowa o dofinansowanie projektu (NFOŚiGW beneficjent) 3

4 2.Cel Kontroli: Uzyskanie informacji czy utrzymywane są cele projektu realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy państwami darczyńcami a Krajowym Punktem Kontaktowym (KPK) oraz umowy finansowania projektu zawartej pomiędzy Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej a beneficjentem - bez dokonania znaczącej modyfikacji projektu. 4

5 3. Zakres kontroli: Przedmiotowe ustalenia dokonuje się przede wszystkim poprzez sprawdzenie: -Czy nastąpiły zmiany własności wytworzonego w ramach projektu majątku? -Czy nastąpiła zmiana lokalizacji działalności w ramach projektu? -Czy działalność w ramach projektu jest kontynuowana? -Czy nastąpiła istotna zmiana charakteru projektu? -Czy podmiot uzyskał nienależne korzyści z tytułu realizacji i użytkowania przedmiotu projektu (inwestycji)? -Czy inwestycja jest użytkowana zgodnie z przeznaczeniem? -Czy beneficjent/użytkownik posiada dokumenty niezbędne do użytkowania/eksploatacji przedmiotu projektu (inwestycji)? -Czy prowadzone są działania promocyjne i informacyjne projektu? 5

6 Zakres kontroli c.d -Czy beneficjent utworzył fundusz utrzymania projektu oraz czy dokonuje corocznych wpłat w wysokości oraz przez okres wskazany w umowie finansowej na dofinansowanie projektu? -Czy osiągane w trakcie użytkowania inwestycji parametry realizują założone w projekcie cele, wskazane w Planie Wdrażania Projektu? -Czy dokumenty projektu są przechowywane/archiwizowane? -Szczegółowy zakres kontroli określono w liście sprawdzającej wymienionej i opisanej w instrukcji kontroli IW i stanowiącej załącznik do informacji pokontrolnej (protokołu z kontroli). 6

7 4. Terminy i czas realizacji kontroli: -Każdy projekt w okresie trwałości podlega przynajmniej raz kontroli, -Kontroli podlega projekt nie wcześniej niż rok po akceptacji Sprawozdania końcowego z realizacji projektu (PCR), -Co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli projektu NFOSiGW powiadamia pismem podmiot przewidziany do kontroli o terminie i zakresie kontroli, -Informację pokontrolną sporządza się w terminie do 21 dni od zakończenia czynności kontrolnych, -Kierownik kontrolowanej jednostki ma prawo zgłoszenia zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej i złożenia wyjaśnień w terminie 14 dni od daty jego otrzymania, 7

8 Terminy i czas realizacji kontroli c.d. -Po rozpatrzeniu przez jednostkę kontrolującą zgłoszonych zastrzeżeń i ponownym otrzymaniu informacji pokontrolnej, kontrolowany ma 7 dni na jej podpisanie. -Zalecenia pokontrolne wydawane są w formie pisemnej w terminie do 14 dni od daty otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej informacji pokontrolnej lub informacji z uzasadnieniem odmowy jej podpisania. 8

9 5.Czynności kontrolne: Faza przygotowania kontroli: -dokumentacja projektu, -zawiadomienie beneficjenta o kontroli, -określenie szczegółowego zakresu kontroli, -powołanie zespołu kontrolującego, -wystawienie upoważnienia Faza realizacji kontroli, -oględziny przedmiotu/elementów przedsięwzięcia, -weryfikacja dokumentacji przedsięwzięcia, -sporządzenie protokołu kontroli, -sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych 9

10 6. Faza sprawozdawcza: -przekazanie protokołu z kontroli zainteresowanym komórkom w NFOŚiGW oraz podmiotom zewnętrznym, -sporządzenie sprawozdania okresowego z kontroli oraz stanu realizacji zaleceń pokontrolnych, 10

11 7.Ocena wyników kontroli: -Bez zaleceń pokontrolnych -Z wydanymi zaleceniami pokontrolnymi -Ze stwierdzonymi nieprawidłowościami Liczba kontroli Bez zaleceń pokontrolnych 6 Z zaleceniami pokontrolnymi 8 Ze stwierdzonymi nieprawidłowościami - NFOSiGW przeprowadził dotychczas łącznie 14 kontroli trwałości (bez IV kw.2010r). 11

12 8.Najczęściej występujące problemy i uchybienia stwierdzone podczas kontroli: -nieprecyzyjne oraz błędne zapisy w dokumentacji realizacji i odbioru projektu, -brak pełnego udokumentowania osiągnięcia celów i wskaźników (efekty bezpośrednie i rezultatu) określonych we wniosku o dofinansowanie, w PWP i umowie finansowania, -wysokość, okres i sposób wykorzystania funduszu utrzymania rezultatów projektu, -konieczność i zakres ubezpieczenia mienia projektu- jeśli taki warunek przewiduje umowa finansowania, -sposób przechowywania dokumentacji związanej z projektem. 12

13 Przechowywanie dokumentacji: -10 lat po zakończeniu projektu/od daty zatwierdzenia PCR -Obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne (Ustawa archiwalna z dnia r): -Instrukcja kancelaryjna -Archiwum zakładowe (zadania: przyjmowanie, przechowywanie, zabezpieczenie, konserwacja, brakowanie, przekazywanie i udostępnianie akt) -Jednolity rzeczowy wykaz akt -Kwalifikacja akt -Obowiązki pozostałych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych: -Jednolity rzeczowy wykaz akt -Kwalifikacja akt -Składnica akt 13

14 Znacząca modyfikacja w projekcie: (definicja dla EFRR, EFS, FS podstawa Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 z dnia r) nie dotyczy bezpośrednio EOG/NMF - 1.wpływająca na jego charakter lub warunki jego wykonania lub powodująca uzyskanie nienależnych korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz - 2.wynikająca ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo zaprzestania (lub zmiany lokalizacji) działalności produkcyjnej 3.Jednoczesne spełnienie jednego z warunków w pkt 1 i 2. 14

15 Fundusz (konto) utrzymania rezultatów projektu -Utworzenie subkonta w terminie 14 dni od zatwierdzenia PCR -Fundusz powinien być utworzony zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z Ustawą o finansach publicznych -Dokonywanie corocznych, stałych wpłat w wysokości co najmniej 1% (2%- w zależności od warunków umowy finansowania) kosztu całkowitego projektu. W przypadku kwot w Euro należy zastosować kurs przeliczenia wskazany w PWP. 15

16 -Utrzymywanie subkonta przez okres nie krótszy 5 (lub inny wskazany w umowie finansowania) od daty zatwierdzenia PCR -Środki z subkonta wypłacane być mogą na utrzymanie operacyjności projektu: bieżące naprawy, serwis i remonty w zakresie projektu. -Fundusz niewykorzystany lub nie wykorzystany w pełni w danym roku powiększa wysokość funduszu w roku następnym -Dokonanie wypłat winno być uzasadnione i ewidencjonowane. 16

17 Działania promocyjne -W ciągu 6 miesięcy od zakończenia prac inwestycyjnych tablice informacyjne powinny zostać zastąpione przez stałe tablice pamiątkowe umieszczone w miejscu powszechnie dostępnym -Tablica powinna być wykonana z tworzywa trwałego odpornego na działanie czynników zewnętrznych -Na tablicy powinny się znaleźć: logotyp odpowiedniego Mechanizmu (-ów) Finansowego oraz tekst w języku angielskim lub w obydwu językach odnoszący się do dofinansowywania projektu. -Dozwolone jest umieszczanie: tytułu projektu, kwoty dofinansowania (zaokrąglonej) i informacji o współfinansowaniu projektu -Wzory i szczegółowe dane zawierają Wzory tablic i Techniczne wytyczne dot. tablic 17

18 Dziękuję za uwagę Departament Kontroli Przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3A Warszawa 18