Spis treści. 3.4 Księga meldunkowa Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 2

Transkrypt

1

2 Spis treści 1 Informacje ogólne Uruchomienie programu Logowanie operatora Ekran po uruchomieniu programu Meldunki Opis menu programu Menu Plik Menu Przegląd Menu Narzędzia Menu Analizy Menu Pomoc Pasek szybkiego dostępu Praca z programem Słownik Kontrahenci Modyfikacja listy obiektów i zasobów Zameldowanie oraz wymeldowanie lokatora Propozycja Propozycja Księga meldunkowa Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 2

3 1 Informacje ogólne Opisany w niniejszej instrukcji system komputerowy Meldunki przeznaczony jest dla jednostek o dowolnym profilu działalności, zaangaŝowanych w ewidencję spraw meldunkowych, a więc dla spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Rysunek 1. Ikona programu. Program Meldunki pracuje wyłącznie w środowisku Windows, jest jednym z kilkunastu modułów tworzących zintegrowany system zarządzania firmą ADA. Pozostałe moduły to min: FK (Finanse i Ksiegowość), Czynsze, Wkłady i udziały, Kasa, Koszty, DCM (Dział Członkowsko-Mieszkaniowy) Mieszkaniowy), Przelewy, Media, System ewidencji zgłoszeń i awarii, Magazyn, Środki trwałe. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 3

4 System Meldunki odgrywa istotną rolę wśród pozostałych systemów, jako ten który aktualizuje informacje o osobach zameldowanych w lokalach określonej administracji. KaŜdy meldowany lokator wprowadzany jest do słownika kontrahentów, którego moŝna uŝywać w pozostałych modułach wykorzystujących ten słownik. Minimalne wymagania sprzętowe stawiane przez producenta programu: Windows XP lub wyŝszy; Komputer klasy Pentium 1.5 GHz; 512 MB RAM, karta grafiki kompatybilna z DirectX8. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 4

5 2 Uruchomienie programu 2.1 Logowanie operatora. Rozpoczęcie pracy z programem następuje za pośrednictwem pliku Meldunki.exe znajdującym się w wewnątrz katalogu \\Ada\Programy. Początek pracy programu zgłaszany jest poniŝszym oknem dialogowym (Rysunek 2). Rysunek 2. Logowanie operatora. Z powodu rozbudowanego modułu kontroli uprawnień operatora programu uŝytkownik jest proszony o podanie swojego loginu i hasła. Dla wybranego operatora moŝliwe jest przypisanie konkretnych funkcji w programie. Przydatne jest to wówczas gdy wewnątrz organizacji jest określony podział funkcji i obowiązków pomiędzy pracownikami. 2.2 Ekran po uruchomieniu programu Meldunki Wprowadzenie poprawnej nazwy operatora i hasła pozwoli uŝytkownikowi na uruchomienie aplikacji, która zgłosi swe działanie poniŝszym oknem dialogowym (Rysunek 3). Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 5

6 Zgłaszające się okno moŝna podzielić na trzy zasadnicze elementy. Górną część ekranu zajmują: pasek tytułu, klasyczne menu oraz pasek szybkiego dostępu. Środkową część ekranu stanowi obszar roboczy. Dolną część ekranu zajmuje pasek statusu. Pasek tytułu zawiera nazwę oraz tytuł słuŝące do identyfikacji okna. W przypadku głównego okna programu jest to [ADA] Księga meldunkowa. KaŜde kolejne okno (formatka) wywoływane w programie będzie posiadało własny pasek tytułu. Pasek menu widoczny jest jako szereg poleceń. Po kliknięciu na wybranym poleceniu, rozwija się lista szczegółowych operacji dostępnych z danego menu. Np. polecenie Plik daje dostęp do: Konfiguracja drukarki Przełącz moduł Koniec Rysunek 3. Okno główne programu. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 6

7 Pasek szybkiego dostępu składa się z ikon (przyciski wyróŝnione rysunkiem). Funkcje dostępne za pomocą tego paska są równowaŝne z poleceniami wybranymi z paska menu. Zadaniem paska szybkiego dostępu jest ułatwienie pracy, poprzez szybszy dostęp do najczęściej uŝywanych poleceń. Obszar roboczy jest częścią okna, na której pojawiają się kolejne wywoływane formatki, pozwalające na wprowadzanie i przetwarzanie danych. Pasek stanu wyświetla informacje o aktualnie wykonywanej czynności, dacie i godzinie. 2.3 Opis menu programu Program posiada dwa paski zadań, które umoŝliwiają poruszanie się po programie i wykonywanie czynności związanych z jego obsługą. PoniŜej zostaną przedstawione występujące pozycje i krótki opis ich przeznaczenia Menu Plik Rysunek 4. Menu Plik. Pierwszą pozycją w pasku zadań jest menu Plik, które przedstawione na powyŝszym rysunku (Rysunek 4) zawiera zestaw podstawowych opcji związanych z pracą w programie. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 7

8 Opcja Konfiguracja drukarki pozwala wybrać jedną z zainstalowanych drukarek (podpowiedzią ze strony programu jest drukarka domyślna w systemie) i modyfikować jej ustawienia. Przykładowo pozwala zmienić ustawienia rozmiaru papieru (standardowo A4), jego orientację oraz źródło w przypadku, gdy drukarka umoŝliwia obsługę kilku źródeł papieru. Opcja Przełącz moduł pozwala w prosty i wygodny sposób poruszać się pomiędzy wszystkimi dostępnymi modułami w systemie ADA. UŜycie tej opcji powoduje zamknięcie aktualnie uruchomionego modułu i uruchomienie wybranego z listy, bez konieczności ponownego logowania się. Opcja Koniec modułu. jej wybór pozwala na zamknięcie aktualnego Menu Przegląd Rysunek 5. Menu Przegląd. Następną pozycją w menu jest Przegląd (Rysunek 5), jest to pozycja która pozwala na przeglądanie, dodawanie i modyfikacje zebranych informacji na temat: zameldowanych lokatorów, wykonywanych wpisów w księdze meldunkowej, kontrahentów, obiektów, oraz zasobów. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 8

9 Opcja Meldunków wg kth umoŝliwia przegląd zameldowanych lokatorów w lokalach administracji. Opcja Meldunków wg lokali pozwala na przegląd lokali i zameldowanych w nich lokatorów. Opcja Przegląd księgi pozwala na przegląd całej księgi meldunkowej. Opcja Przegląd operacji umoŝliwia sprawdzenie wykonanych wpisów w księdze meldunkowej. Opcja Kontrahenci umoŝliwia przegląd, zdefiniowanie / modyfikacje słownika kontrahentów w bazie. Opcja Obiekty pozwala na przegląd, zdefiniowanie / modyfikacje obiektów i zasobów w obiektach. Opcja Zasoby umoŝliwia przegląd zasobów, sprawdzenie ilości zameldowanych w zasobie lokatorów oraz wydruk raportu stanu meldunku na dany dzień Menu Narzędzia Rysunek 6. Menu Narzędzia. Opcja Zmiana hasła pozwala na zmianę hasła aktualnie zalogowanego uŝytkownika. Opcja Funkcja kontrolno-naprawcza pozwala na sprawdzenie poprawności danych i naprawę ich niespójności. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 9

10 2.3.4 Menu Analizy Pozycja Analizy (Rysunek 7) umoŝliwia wykonanie predefiniowanych funkcji dla analizy związanych z meldunkami lokatorów. Rysunek 7. Menu Analizy. Opcja Wykres ruchów ludności pozwala na sporządzenie dla danego roku wykresu ilości osób zameldowanych i wymeldowanych w ciągu miesiąca. Opcja Wykres stanów ludności pozwala na sporządzenie wykresu ilości osób zameldowanych na stałe na dany dzień Menu Pomoc Opcja O Programie pozwala ustalić na jakiej aktualnie wersji pracuje operator. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 10

11 2.4 Pasek szybkiego dostępu W programie Meldunki, dla usprawnienia dostępu do najczęściej wykorzystywanych opcji, został przygotowany pasek przycisków szybkiego wyboru (Rysunek 8). Pasek znajduje się na ekranie programu tuŝ pod menu głównym. Rysunek 8. Pasek szybkiego dostępu. 1. Zamknij odpowiada opcji Plik -> Koniec. 2. Meldunki wg lokali odpowiada opcji Przegląd -> Meldunki wg lokali. 3. Meldunki wg KTH odpowiada opcji Przegląd -> Meldunki wg kth. 4. Księga meldunkowa odpowiada opcji Przegląd -> Przegląd księgi. 5. Wydruki zbiór wydruków: a. odpowiada opcji Przegląd -> Zasoby-> Drukuj, b. wydruk dostępny tylko w tej lokalizacji. 6. Rok pozwala na zmianę roku, miesiąca oraz administracji dla wyświetlanych w programie danych. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 11

12 3 Praca z programem 3.1 Słownik Kontrahenci Pierwszym podstawowym zadaniem operatora jest naniesienie bazy kontrahentów, tzn. tych którzy w rozumieniu nie tylko działu meldunków, ale takŝe dla innych systemów są kontrahentami. Kontrahentami są zarówno podmioty gospodarcze jak równieŝ osoby fizyczne, zamieszkałe w spółdzielni, będące jej członkami (posiadające wkład budowlany) lub jedynie lokatorami spółdzielni. W celu uzupełnienia bazy kontrahentów operator wykonuje następujące operacje: wybiera z menu Przegląd -> Kontrahenci. Po dokonaniu takiego wyboru wyświetlony zostanie poniŝszy ekran. Rysunek 9. Słownik Kontrahenci. Dopisanie nowego kontrahenta następuje po wybraniu polecenia Dopisz (Alt+D). Wszystkie informacje potrzebne do pracy w systemie ADA na temat danego kontrahenta zostały zorganizowane w następujące zakładki: Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 12

13 Dane, Przelewy/kontakt, Konta bankowe/słowniki, Uwagi, Zmiany danych osobowych. Rysunek 10. Dane kontrahenta. W celu sprawnego poruszania się między polami z danymi w obrębie jednej zakładki uŝytkownik moŝe korzystać z klawisza TAB. Poruszanie się pomiędzy wszystkimi zakładkami zostało zoptymalizowane do kombinacji klawiszy ALT + <nr zakładki>. Po uzupełnieniu danych operator zapisuje naniesionego kontrahenta przyciskiem Zapisz lub (Alt+Z). W przypadku gdy wymagana jest rezygnacja z wprowadzonych zmian (lub gdy juŝ wcześniej zostały naniesione dane) wyjście z powyŝszego ekranu następuje po wybraniu przycisku Anuluj lub (Alt+A). Dopisany w powyŝszy sposób kontrahent jest widoczny we wszystkich modułach. Operator moŝe poprawiać dane kontrahentów posługując się przyciskiem Popraw lub (Alt+P). Usunięcie kontrahentów z listy moŝna wykonać za pomocą Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 13

14 przycisku Usuń (Alt+U). Słownik Kontrahenci jest wyposaŝony w zestaw zakładek i filtrów co znacznie usprawnia odszukanie osoby spełniającej zadane kryterium. 3.2 Modyfikacja listy obiektów i zasobów W programie Meldunki moŝliwe jest dodawanie, usuwanie i modyfikacja danych związanych z listą obiektów i zasobów. W celu wykonania powyŝszych czynności operator musi wybrać kolejno : Przegląd -> Obiekty w wyniku tej operacji program zgłosi okno (Rysunek 11) dając uŝytkownikowi moŝliwość modyfikacji listy obiektów (lewa strona) oraz listy zasobów w danym obiekcie (prawa strona). Rysunek 11. Przegląd obiektów i zasobów. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 14

15 Po wyborze przycisku Dopisz (ALT+O) lub Popraw (ALT+R) po lewej stronie uŝytkownik ma moŝliwość wprowadzenia informacji związanej obiektami w zakresie: kod osiedla, kod obiektu, adres obiektu, powierzchnie obiektu, współczynniki. Rysunek 12. Dane obiektu. Po prawej stronie okna przedstawionego na Rysunku 11 istnieje moŝliwość dopisania, modyfikacji i usunięcia zasobu i danych z nim związanych. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 15

16 Informacje opisujące zasób zostały zorganizowane na następujących zakładkach: Dane zasobu, Powierzchnia, WyposaŜenie/ odrębna własność, Uwagi, Dane archiwalne, Daty. Wszystkie dane są wprowadzane oknie dialogowym przedstawionym poniŝej (Rysunek 13). Rysunek 13. Dane zasobu. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 16

17 3.3 Zameldowanie oraz wymeldowanie lokatora Wprowadzenie do modułu Meldunki informacji związanej z zakwaterowaniem lub zwolnieniem zasobu przez lokatora moŝna dokonać na kilka sposobów. PoniŜej przedstawione zostaną róŝne metody wprowadzania danych związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem lokatora Propozycja 1 Meldując lokatora wybieramy z paska szybkiego dostępu ikonę co spowoduje wywołanie okna przedstawionego na rysunku poniŝej (Rysunek 14). Rysunek 14. Meldunki według kontrahentów. Po lewej stronie mamy wylistowane nazwiska wszystkich kontrahentów co znacznie przyspiesza nam sprawdzenie czy osoba zgłaszająca zakwaterowane jest juŝ wprowadzona do systemu. W przypadku braku tej osoby naleŝy uzupełnić słownik kontrahentów zgodnie z wcześniejszymi wskazówkami. Ustawiamy się na danym kontrahencie następnie wybieramy po prawej stronie przycisk który wywoła okienko przedstawione poniŝej (Rysunek 15.) Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 17

18 Rysunek 15. Zameldowanie. Domyślnie program z tej pozycji wypełnia dane wskazanego kontrahenta pobrane ze słownika natomiast dane lokalu uŝytkownik musi wskazać poprzez kliknięcie na ikonie w sekcji Dane lokalu. W dalszej części operator wskazuje jaki typ meldunku zgłasza osoba oraz wypełnia wymagane daty. Wymeldowanie lokatora w tym przypadku jest realizowanie za pośrednictwem ikony okno przedstawione poniŝej. która wywołuje Rysunek 16. Wymeldowanie. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 18

19 Operator musi wypełnić pole Do dnia oznaczone czerwoną obwódką na Rysunku 16 i potwierdzić wprowadzone modyfikacje za pomocą przycisku lub kombinacją klawiszy ALT+Z Propozycja 2 Meldując lokatora wybieramy z paska szybkiego dostępu ikonę co spowoduje wywołanie okna przedstawionego na rysunku poniŝej (Rysunek 17). Rysunek 17. Meldunki według zasobów. Po lewej stronie mamy wylistowane kody wszystkich zasobów co znacznie przyspiesza nam odszukanie lokatorów mieszkających w danym zasobie. Ustawiamy się na danym zasobie następnie wybieramy po prawej stronie przycisk co wywoła okienko przedstawione na Rysunku 15. W tym przypadku program automatycznie podpowie nam adres zasobu do jakiego meldowany będzie lokator. Operator wskazuje kontrahenta ze słownika poprzez kliknięcie na ikonie w Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 19

20 sekcji Dane kontrahenta. W dalszej części operator wskazuje jaki typ meldunku zgłasza osoba oraz wypełnia wymagane daty. Wymeldowanie lokatora w tym wariancie jest analogiczne do poprzedniego i realizowanie za pośrednictwem ikony która wywołuje okno przedstawione na Rysunku 16. Analogicznie jak poprzednim przypadku wymeldowanie sprowadza się do wprowadzenia poprawnej daty w pole oznaczone obwódką. 3.4 Księga meldunkowa W księdze meldunkowej, którą moŝna wywołać za pomocą ikony na pasku szybkiego dostępu znajdują się wszystkie zapisy jakie zostały wprowadzone podczas pracy z programem. Za pośrednictwem tej opcji (Rysunek 18) moŝna równieŝ wprowadzać informacje na temat meldowania lokatora jak równieŝ wymeldowania go z zasobów administracji. Rysunek 18. Księga meldunkowa. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 20

21 Meldunek wprowadzamy poprzez wybranie po prawej stronie przycisku co wywoła okienko przedstawione na Rysunku 15. W tym przypadku program pozostawi puste pola związane kontrahentem i zasobem. Operator wskazuje kontrahenta z słownika poprzez kliknięcie na ikonie w sekcji Dane kontrahenta. Następnie naleŝy wskazać dane lokalu poprzez kliknięcie na ikonie w sekcji Dane lokalu. W dalszej części operator wskazuje jaki typ meldunku zgłasza osoba oraz wypełnia wymagane daty. Wymeldować lokatora moŝna w tym przypadku za pośrednictwem przycisku który wywoła okno przedstawione na Rysunku 16. Operator po wprowadzeniu daty i zatwierdzeniu zmian dokona wymeldowania lokatora. Ponadto za pomocą okna Księga meldunkowa moŝliwe jest poprawienie dat związanych z meldunkiem poprzez wybranie przycisku. Wybór ten spowoduje wywołanie poniŝszego okna (Rysunek 19). Rysunek 19. Zmień meldunek. Bydgoszcz Poznań 2009 Str. 21