Jak system do zarządzania wskaźnikami może e usprawnićpracęw pracęw w JST?

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Jak system do zarządzania wskaźnikami może e usprawnićpracęw pracęw w JST?"

Artur Madej
8 lat temu
Przeglądów:

1 Jak system do zarządzania wskaźnikami może e usprawnićpracęw pracęw w JST? dr inż. Maciej Kiewra maciej.kiewra@vulcan.edu.pl

2 Liczby, kwoty, wskaźniki - chleb powszedni w JST Pracownik JST codziennie styka się z różnorodnymi wskaźnikami np. dotyczącymi oświaty:

3 Czy zarządzanie JST można porównać do kierowania samochodem lub samolotem? Pilot (lub kierowca) w każdym momencie ma dostęp do podstawowych Cel JST w stosunku wskaźników do edukacji np: to: Edukacja wysokiej jakości z dobrymi wynikami Prędkość edukacyjnymi, zarządzana efektywnie, racjonalizująca wydatki Ilość oświatowe paliwa przy zbyt skromnych środkach i Obroty silnika niekorzystnym prawie (KN). Wysokość Czy pilotowanie samolotu jest, rzeczywiście, takie trudne? Temperatura na zewnątrz, średnie spalanie, ciśnienie na zewnątrz i w środku Im bardziej skomplikowany pojazd, tym więcej wskaźników pozwalających na optymalną jazdę

wynikami Prędkość edukacyjnymi, zarządzana efektywnie, racjonalizująca wydatki Ilość oświatowe paliwa przy zbyt skromnych środkach i Obroty silnika

4 Od prędkościomierzy do Zarządzania Wydajnością Zarządzanie wydajnością (ang. Performance Management). Strategia zarządzania zakładająca, że wszystkie aspekty działania przedsiębiorstwa powinny mieć mierzalne i jasno zdefinowane cele. Założenie: wszystko można zmierzyć (oszacować), a co można zmierzyć, można też usprawnić. Każdy pomiar lub oszacowanie zmniejsza niewiedzę i wpływa pozytywnie na prawdopodobieństwo podjęcia właściwej decyzji.

5 KPI - Kluczowe wskaźniki wydajności Wskaźniki muszą być mądre (ang. SMART): Simple KPI (ang. proste Key i jednoznacznie Performance interpretowalne Indicators) Podstawowe pojęcie w Zarządzaniu Wydajnością Measurable mierzalne według jednoznacznego Dobór i definicja wskaźników najistotniejszym algorytmu zadaniem w KPI Achievable W samochodzie osiągalne KPI: (realistyczne) to prędkość, poziom paliwa, Relevant oleju, obroty istotne silnika, średnie spalanie... Jakie wskaźniki można zdefiniować w zarządzaniu Timely przedsiębiorstwem? definied określone w czasie A jakie w JST?

jednoznacznego Dobór i definicja wskaźników najistotniejszym algorytmu zadaniem w KPI Achievable W samochodzie osiągalne KPI: (realistyczne) to

6 KPI a oświatao W dużym uproszczeniu: KPI w oświacie to wskaźniki oświatowe Dwa rodzaje wskaźników: Wskaźniki odniesienia - zestaw najważniejszych Finansowanie i budżet (np: wydatki na oświatę, wydatki wskaźników bieżące w oświatowych, przeliczeniu na jeden możliwych oddział) do obliczenia na poziomie kraju i dla poszczególnych grup jednostek Definiowane w 4 perspektywach: Organizacja szkół (liczba uczniów na oddział, liczba etatów niepedagogicznych samorządu. na oddział Projekt itp europejski: ) Wskaźniki lokalne - obliczone wyłącznie na poziomie danego JST lub podległych jednostek Uczniowie proces nauczania (liczba uczniów powtarzających klasę, procesów uczniów objętych nauczaniem indywidualnym, scholaryzacja przedszkolna) Pracownicy (przeciętne wynagrodzenie, procent nauczycieli pełnozadtrudnionych)

(liczba uczniów na oddział, liczba etatów niepedagogicznych samorządu. na oddział Projekt itp europejski: ) http://dobroc.org/ore/ore7.

7 Zarządzanie wydajnością w praktyce... Krótkie demo...

8 Zarządzanie wydajnością dwa podstawowe narzędzia Zrównoważona karta wyników Pulpity menadżerskie

9 Pulpity menadżerskie erskie Idea na jednej kartce papieru (ekranie) przedstawić całościową sytuację organizacji Oczywista analogia do kokpitu samochodu lub samolotu: Jeden rzut oka powinien wystarczyć, aby zorientować się czy wszystko jest w porządku Wskaźniki jasne i czytelne. Zbyt dużo informacji szkodzi! Monitorujemy bieżącą sytuację (zarządzanie operacyjne) Zawsze aktualne dane

powinien wystarczyć, aby zorientować się czy wszystko jest w porządku Wskaźniki jasne i

10 Zrównoważona ona karta wyników w (1/2) U podstawy zrównoważonej karty wyników legła koncepcja opracowana przez Roberta Kaplana i Dawida Nortona

11 Zrównoważona ona karta wyników w (2/2) Każda perspektywa definiuje własne KPI (wskaźniki): Finanse (zysk/strata operacyjna, wskaźnik zadłużenia aktywów, płynność bieżąca) Klient (udział w rynku, wzrost liczby klientów, średnia ocena z ankiet, liczba reklamacji) Procesów wewnętrznych (średni czas dostarczenia przesyłki, średni czas wytworzenia produktu, liczba zgłoszeń obsłużonych przez pracownika) Rozwoju i zasobów ludzkich (średnia ocena z ankiet, liczba odejść kluczowych pracowników, absencja w pracy)

reklamacji) Procesów wewnętrznych (średni czas dostarczenia przesyłki, średni czas wytworzenia produktu, liczba zgłoszeń

12 Karta wyników, w, a oświatao Zrównoważona karta wyników Perspektywa finansowa Perspektywa klienta Perspektywa procesów wewnętrznych Perspektywa rozwoju i zasobów ludzkich Wskaźniki oświatowe Finansowanie i budżet Uczniowie (proces nauczana) Organizacja szkół Pracownicy

Perspektywa rozwoju i zasobów ludzkich Wskaźniki oświatowe

13 Zrównoważona ona karta wyników w a strategia (1/2) Karta wyników nie jest magicznym lekarstwem na wszystkie problemy w zarządzaniu przedsiębiorstwem Nie chodzi tylko o to, aby zapisać wskaźniki i podzielić je na grupy Zrównoważona karta wyników powinna odzwierciedlać strategię instytucji i monitorować jej realizację

chodzi tylko o to, aby zapisać wskaźniki i podzielić je na grupy Zrównoważona

14 Karta wyników, w, a strategia w JST Cel strategiczny: KPI: Wartość w okresie: Zminimalizować wzrost wydatków na Oświatę wynikający z modyfikacji planów finansowych szkół Procentowe wykonanie planu za dany rok do pierwszego planu tego roku Rok kalendarzowy/rok szkolny Cel: <=105%

modyfikacji planów finansowych szkół Procentowe wykonanie planu za

15 System do zarządzania wydajnością jako wierzchołek ek góry g lodowej Dwa ostatnie poziomy = zarządzanie wydajnością

16 System do zarządzania wydajnością w odniesieniu do infrastruktury IT

17 Wyznaczanie KPI bez hurtowni danych (1/3) Dane rozproszone w hermetycznych systemach dziedzinowych Ręczne zbieranie danych: Jak policzyć liczbę nieobecności nieusprawiedliwionych na poziomie całego JST? Ręczne ujednolicanie przez użytkowników końcowych: czy IVa i czwarta a w SP nr 1 to ten sam oddział? Dany przydział z arkusza organizacyjnego, do której umowy o pracę się odnosi?

18 Wyznaczanie KPI bez hurtowni danych (2/3) Wiele wersji prawdy... Ilu uczniów uczęszczało do SP1 rok temu? To zależy... (od systemu źródłowego) Brak narzędzia do weryfikacji, który system ma rację Systemy dziedzinowe działają w oparciu o różne modele pojęciowe i logikę operacyjną Co dzieje się z IV a po zakończeniu roku szkolnego w systemie A, a co w systemie B? Jak skalę ocen z systemu A, zamienić na skalę ocen z systemu B?

.. (od systemu źródłowego) Brak narzędzia do weryfikacji, który system ma rację Systemy dziedzinowe

19 Wyznaczanie KPI bez hurtowni danych (3/3) Ulotność danych w systemach dziedzinowych GIODO twierdzi, że dane po zakończeniu naborów powinny być usunięte Plany i sprawozdania częstokroć są nadpisywane Uczniowie zmieniają oddziały, szkoły, województwa... Kto poprawi błędy występujące w systemach źródłowych? Zduplikowane oddziały Zduplikowane osoby Uczniowe z błędną datą urodzenia itp.

są nadpisywane Uczniowie zmieniają oddziały, szkoły, województwa.

20 System BI w tym szaleństwie stwie jest metoda... System Business Intelligence powinien umożliwiać: Monitorowanie (pulpity i karty wyników) Analiza (samodzielne sporządzanie raportów na zasadzie tabeli przestawnej) raportowanie ad-hoc Drillowane aż do danych atomowych Przejście od monitorowania, aż do danych atomowych powinno być tak proste jak przeglądanie stron WWW (przeglądarka + myszka)

Analiza (samodzielne sporządzanie raportów na zasadzie tabeli przestawnej) raportowanie ad-hoc

21 Czy w dobie Internetu i urządzeń mobilnych praca z danymi wciąż jest taka trudna? Tak. Jeśli powyższe argumenty nie przekonują odsyłam do [Herczyński, 2012]: Opis 24 wskaźników i metodologii ich wyznaczenia zajmuje ponad 100 stron Które JST ma czas i pieniądze, aby ręcznie wyznaczać te wskaźniki? Odniesienia do kierowania pojazdem. Kto chciałby korzystać z prędkościomierza, który po każdym uruchomieniu silnika trzeba kalibrować?

22 Hurtownia danych definicja Hurtownia danych to jednorodne, zintegrowane repozytorium danych wczytywanych z heterogenicznych i rozproszonych systemów dziedzinowych, które umożliwia: Krzyżowanie danych z różnych obszarów (kadry i płace, organizacja, budżetowanie, wyniki w nauce, szeroko pojęte dane uczniowskie) Automatyczną aktualizację informacji z systemów źródłowych z półautomatycznym mechanizmem kontroli danych Ujednolicenie semantyki danych z systemów dziedzinowych

23 Hurtownia danych korzyści z wprowadzenia Ujednolicenie semantyki danych z systemów dziedzinowych Podniesienie jakości danych źródłowych i ogólnej kultury pracy z danymi Dane ładowane przyrostowo (gromadzenie danych historycznych) Ocalenie od zapomnienia danych ulotnych Narzucenie standardu przechowywania danych analitycznych Kontrola systemów źródłówych Skrócenie czasu przygotowania zestawień

24 Hurtownia, a jakość danych Na ile sposobów użytkownicy mogą wpisać język angielski? j.ang, j.ang.,j angielski, j.angielski, jangielski, jęz ang, jęz. ang., jęz angielski, język angielski... Dział IT dysponuje całym arsenałem środków umożliwiającym poprawę danych i kontrolę ich jakości

25 Hurtownia danych to produkt czy usługa? Produkt, gdyż Klient potrzebuje: Systemu do raportowania umiejącego eksportować do arkusza kalkulacyjnego Repozytorium raportów do wymiany zestawień między użytkownikami Narzędzia do analizy ad hoc Narzędzia do ekstrakcji, czyszczenia i transformacji danych (ETL) Usługa, gdyż Klient potrzebuje: Utrzymać indywidualny zbiór pojęć, których używa Zwerbalizować potrzeby korzystając z pomocy specjalistów Zintegrować istniejące systemy dziedzinowe, które są dostosowane do indywidualnych potrzeb Audytu danych i ewentualnej pomocy przy ich korekcie

Kilka danych technicznych Użytkownik JST potrzebuje tylko przeglądarki Dowolna platforma (linux, windows, mac) Część serwerowa oparta na Mirosoft SQL

26 Kilka danych technicznych Użytkownik JST potrzebuje tylko przeglądarki Dowolna platforma (linux, windows, mac) Część serwerowa oparta na Mirosoft SQL Server Zgodność technologiczna z pozostałymi produktami Vulcan Autentykacja i autoryzacja w ramach jednokrotnego logowania (SSO) Wdrożone w przeszło 60 JST

27 Podsumowanie Gromadzenie danych cyfrowych pozwala na wcielenie w życie nowoczesnych metod zarządzania Przedstawione metody i narzędzia mają być podporządkowane realizacji strategicznych planów instytucji Najtrudniejszym elementem jest poprawna zamiana strategii w zbiór wskaźników Hurtownie danych i systemy BI pozwalają zamienić surowe dane w bardzo cenne informacje Adresatem przedstawionych systemów ma być Kadra Kierownicza, a nie informatycy

28 Dziękujęza uwagę!

Podobne dokumenty

Systemy Business Intelligence w praktyce. Maciej Kiewra

Systemy Business Intelligence w praktyce Maciej Kiewra Wspólna nazwa dla grupy systemów: Hurtownia danych Pulpity menadżerskie Karty wyników Systemy budżetowe Hurtownia danych - ujednolicone repozytorium