Zawarta dnia roku w Gdańsku Oliwie pomiędzy: (strony uzgodnią datę podpisania umowy) (NIP , REGON )

Transkrypt

1 ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA UMOWY UMOWA Nr./F-2/2014 (Nr umowy nadany zostanie przez GDDKiA O/Gdańsk) Zawarta dnia roku w Gdańsku Oliwie pomiędzy: (strony uzgodnią datę podpisania umowy) Skarbem Państwa Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad, w imieniu którego działają na podstawie pełnomocnictwa:. P... P.. ODDZIAŁU GENERALNEJ DYREKCJI DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD W GDAŃSKU Gdańsk Oliwa, ul. Subisława 5 (NIP , REGON ) zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w..., adres..., wpisaną do rejestru przedsiębiorstwa prowadzonego przez Sąd Rejonowy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS..., NIP..., REGON..., o kapitale zakładowym... PLN lub... prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą... z siedzibą w..., adres..., wpisanym do Ewidencji Działalności Gospodarczej prowadzonej przez... pod nr..., NIP..., REGON... Zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez:. P.. P... Niniejsze zamówienie jest wyłączone z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8, gdyż wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi pn.: PRZEJĘCIE, PRZECHOWYWANIE, OBSŁUGA I NISZCZENIE DOKUMENTÓW GENERALNEJ DYREKCJI DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD ODDZIAŁ W GDAŃSKU w zakresie określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz zgodnie z przedłożoną Ofertą. 2. W skład usługi wchodzi: a) protokolarne przejęcie zasobu aktowego Zamawiającego w ilości pudeł, przepakowanie, oznakowanie i nadanie sygnatur, przewiezienie akt do siedziby

2 archiwum Wykonawcy. Koszt przemieszczenia akt z miejsca dotychczasowego przechowywania do archiwum Wykonawcy odbędzie się na jego koszt, b) odbiór akt i przewiezienie do siedziby archiwum Wykonawcy nastąpi od daty przekazania do całkowitego przejęcia zasobu aktowego, lecz nie później niż do dnia r, c) bieżąca archiwizacja odbiór dokumentów z siedziby Zamawiającego, spakowanie dokumentów w pojemniki archiwizacyjne, sporządzenie ewidencji w formie papierowej i elektronicznej (ok. 600 m.b. w ciągu trwania umowy), d) wykonanie i przekazanie Zamawiającemu spisu akt przejętych do przechowywania, e) wyszukiwanie zamawianej dokumentacji i jej dostawy do siedziby Zamawiającego w terminie standardowym lub ekspresowym, tj. w ciągu 24 h lub w ciągu 4 h od chwili złożenia zamówienia, f) odbiór zwracanej dokumentacji z siedziby Zamawiającego, g) niszczenie akt Zamawiającego, których ustawowy okres przechowywania minął, bez dodatkowego wynagrodzenia, udokumentowane Certyfikatem Zniszczenia, h) niszczenie akt manipulacyjnych Zamawiającego, tj. ok 480 kg w ciągu trwania umowy, i) analiza ewidencji zasobu aktowego pod kątem wydzielenia akt przeterminowanych. 3. Przekazanie dokumentów pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą z miejsca dotychczasowego przechowywania akt tj. z: Gdańsk, ul. Spadochroniarzy 7, Gdańsk, ul. Elbląska 110, nastąpi na podstawie Protokołu Zdawczo Odbiorczego. 4. Udostępnianie dokumentów przez Wykonawcę oraz ich odbiór od Zamawiającego odbywać się będzie na podstawie zamówienia przesłanego do Wykonawcy faksem na nr:... lub em na adres:.. 5. Wykonawca będzie przechowywać dokumenty w swoim archiwum pod adresem... 2 TERMIN REALIZACJI 1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia r. do dnia r. 2. Wykonawca zobowiązany jest do odebrania z miejsca dotychczasowego przechowywania akt i przewiezienia ich do siedziby archiwum Wykonawcy nie później niż do dnia roku. 3 WYNAGRODZENIE I ZASADY ROZLICZEŃ 1. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 strony ustalają zgodnie z ofertą Wykonawcy na kwotę: cena umowy netto podatek VAT 23%. zł. zł cena umowna brutto....zł (cena umowna brutto słownie złotych:...) zgodnie z załączonym Formularzem Cenowym. 2. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie miesięczne za rzeczywiście wykonaną usługę w oparciu o ceny jednostkowe podane w Formularzu Cenowym. 3. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za niszczenie akt manipulacyjnych Zamawiającego na podstawie Protokołu Zdawczo Odbiorczego zgodnie z Formularzem Cenowym.

3 4. Każdorazowo do faktury Wykonawca zobowiązuje się załączyć zestawienie poszczególnych wyszukiwań, dostaw i odbiorów dokumentacji lub kserokopie zamówień Zamawiającego zgodnie z pozycjami z Formularza Cenowego. 5. Koszt przemieszczenia akt z miejsca dotychczasowego przechowywania, tj. z Gdańsku przy ul. Spadochroniarzy 7 i z Gdańska przy ul. Elbląskiej 10, do miejsca archiwizowania i przechowywania przez Wykonawcę odbędzie się na koszt Wykonawcy. 6. Wynagrodzenie za wykonanie usługi może ulec zmianie w przypadku zmiany stawki podatku VAT. 7. Płatności za wykonanie poszczególnych usług dokonywane będą przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie do 28 dni od daty doręczenia faktury VAT wraz z załączonym zestawieniem wypożyczeń akt o którym mowa w ust Za termin zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4 WARUNKI REALIZACJI Wykonawca w ramach umowy zobowiązany jest do: 1. Wskazania osób zgodnie z Załącznikiem nr 4 legitymującymi się kwalifikacjami zawodowymi i doświadczeniem odpowiednim do sprawowanej funkcji jaka zostanie jej powierzona. Wykonawca musi wykazać się wiedzą w zakresie archiwizacji dokumentów. 2. Odbioru i przechowywania dokumentów z należytą starannością i zwrócenie ich w stanie nieuszkodzonym do siedziby Zamawiającego z uwzględnieniem przepisów Kodeksu Cywilnego. 3. Powiadomienie Zamawiającego o zmianach systemów zabezpieczających archiwum Wykonawcy. 4. Zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych, chyba że żądanie dostępu wpływa od władz i służb państwowych uprawnionych do przeglądu przechowywanych dokumentów, po wykazaniu ich uprawnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej wynikłej z tytułu prowadzonej działalności. 6. Świadczenia usług wymienionych w 1, łącznie z udostępnieniem przechowywanej dokumentacji na podstawie zamówienia, składanego przez pracowników Zamawiającego. 7. Zabezpieczenia przechowywanych dokumentów przez działaniem osób trzecich. 8. Zamawiający może w dowolnym czasie zażądać zwrotu części lub wszystkich przechowywanych dokumentów, a Wykonawca zobowiązany jest dokumenty te dostarczyć do siedziby Zamawiającego. 9. W wypadku gdy nastąpi zwrot całości akt Zamawiającemu, Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za transport akt do siedziby zamawiającego. 10. Zwrot dokumentów nastąpi na podstawie Końcowego Protokołu Zdawczo Odbiorczego spisanego w terminie 14 dni od daty powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o żądaniu zwrotu dokumentów. 11. Protokół powinien zawierać oświadczenie, że wszystkie dokumenty wymienione w Spisach Zdawczo-Odbiorczych i ewentualnie dodatkowych Protokołach Zdawczo Odbiorczych, poza wszelkimi pozycjami trwale usuniętymi z przechowywania za pisemnym potwierdzeniem Zamawiającego, zostały zwrócone Zamawiającemu. 5 PRZEDSTAWICIELE STRON Osobami uprawnionymi do reprezentowania stron i odpowiedzialnymi za przebieg realizacji zamówienia są: 1. Ze strony Wykonawcy:

4 a), tel... b).., tel. 2. Ze strony Zamawiającego: a).., tel. b)..., tel KLAUZULA POUFNOŚCI 1. Strony umowy zobowiązane są do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 2. Za naruszenie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych cytowanej wyżej ustawy przez pracowników Wykonawcy wykonujących niniejsze zamówienie pełną odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji dotyczących dokumentacji Zamawiającego. 7 KARY UMOWNE 1. Wykonawca będzie zobowiązany zapłacić Zamawiającemu kary umowne: a) za nieterminowe dostarczenie zamówionej dokumentacji do siedziby Zamawiającego w wysokości 0,1 % miesięcznego wynagrodzenia brutto, za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia w dostawie, b) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w odebraniu dokumentów Zamawiającego z siedziby wskazanej w 1 ust. 3 w wysokości 0,2 % miesięcznego wynagrodzenia brutto, c) za wydanie uszkodzonego dokumentu, lub wydanie teczek oraz akt w pudłach zbiorczych w stanie niekompletnym w wysokości 0,2 % miesięcznego wynagrodzenia brutto 2. Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, w wysokości 20 % całkowitej kwoty wynagrodzenia umownego brutto, w części świadczenia, które nie zostało zrealizowane. 3. Zamawiający zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych z tytułu odstąpienia od umowy, z przyczyn zależnych od Zamawiającego w wysokości 20 % całkowitej kwoty wynagrodzenia umownego brutto, w części świadczenia, które nie zostało zrealizowane. 4. Stronom, niezależnie od kar umownych, przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa w/w kary umowne. 5. Zamawiający, w przypadku rażącego, udokumentowanego, naruszenia postanowień niniejszej umowy przez Wykonawcę może rozwiązać umowę z Wykonawcą w trybie natychmiastowym. W takim przypadku Wykonawca zapłaci odszkodowanie w wysokości 20% ceny ofertowej brutto. 6. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych. 8 WYPOWIEDZENIE UMOWY 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć niniejszą umowę, gdy Wykonawca: a) zagubi lub zniszczy przechowywane dokumenty b) przetwarzał dane niezgodne z Umową, c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Zamawiającego,

5 d) nie zaprzestanie przetwarzania danych osobowych z naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Okres wypowiedzenia umowy przez obie strony wynosi jeden miesiąc. 3. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych. 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Sądem właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. Załączniki stanowią integralną część umowy. 4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. 5. Umowa niniejsza zawiera 5 ponumerowanych i parafowanych stron. Integralnymi składnikami niniejszej umowy są: 10 SKŁADNIKI UMOWY 1. Załącznik Nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia. 2. Załącznik Nr 2 Formularz ofertowy 3. Załącznik Nr 3 Formularz cenowy 4. Załącznik Nr 4 Wykaz osób 5. Załącznik Nr 5 Wykaz akt 6. Załącznik Nr 6 - Instrukcja kancelaryjna ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA