Informatyzacja Przedsiębiorstw

Transkrypt

1 Informatyzacja Przedsiębiorstw Projekt zaliczeniowy Moduł zarządzania szkoleniami Specyfikacja wymagań Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 1

2 Spis treści 1 Informacje ogólne Struktura danych Szkolenie Instruktor Uczestnicy Sala szkoleniowa Rejestracja szkolenia Pages Szkolenie/Seminar Instruktor/Instructor Sala szkoleniowa/seminar Room Rejestracja szkolenia/seminar Registration Menu Oprogramowanie tabel Szkolenie/Seminar Instruktor/Instructor Sala szkoleniowa/seminar Room Nagłówek rejestracji szkoleń/seminar Registration Header Wiersz rejestracji szkoleń/seminar Registration Line Jednostki kodu (Codeunit) Raporty Lista uczestników szkolenia Zestawienie szkoleń XMLPort Menu Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 2

3 1 Informacje ogólne Firma CRONUS International Training Academy zajmuje się szkoleniami. Z uwagi na coraz większą liczbę kursantów wymagane jest przygotowanie systemu do ewidencji szkoleń, sal, pracowników, wystawiania faktur. Zostanie przygotowany moduł Zarządzanie szkoleniami, który powinien pozwalać na: rejestrowanie uczestników szkoleń wystawianie faktur nabywcom uzyskiwanie statystyk finansowych Szkolenia Firma prowadzi różne rodzaje szkoleń, np.: Excel, Word, Windows Server 2003, SQL Server 2008, itd. Każde szkolenie: charakteryzuje czas trwania charakteryzuje minimalna i maksymalna liczba uczestników może zostać odwołane ma ustaloną cenę, ale z możliwością zmiany podczas rejestrowania uczestników może obywać się: o w siedzibie firmy CRONUS o poza siedzibą firmy Instruktorzy Instruktorzy mogą być pracownikami firmy CRONUS lub pracować jako podwykonawca (dostawca). Uczestnicy Uczestnik otrzymuje fakturę za szkolenie. Na Nabywcę, z którym uczestnik jest skojarzony, może być wystawiona faktura za kilku uczestników szkolenia. Do definiowania uczestników można wykorzystać kartoteki nabywców i kontaktów. Sale szkoleniowe Sala posiada numer, pojemność. Może znajdować się w siedzibie firmy CRONUS lub poza nią. Statystyki i zestawienia Lista uczestników szkolenia Zestawienie szkoleń z możliwością pokazywania i ukrywania szczegółów Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 3

4 2 Struktura danych 2.1 Szkolenie Seminar / Szkolenie Nr pola Nazwa pola PL Caption Typ Długość Komentarz 1 Code Kod Code 20 2 Name Nazwa Text 50 3 Seminar Duration Czas trwania Decimal Decimal places 0:1 4 Minimum Participants Min. liczba uczestników Integer 5 Maximum Participants Maks. liczba uczestników Integer 6 Search Name Nazwa szukana Code 50 7 Blocked Zablokowane Boolean 8 Last Date Modified Data ostatniej modyfikacji Date Pole nieedytowalne 9 Seminar Price Cena szkolenia Decimal 2.2 Instruktor Instruktor może być pracownikiem firmy CRONUS, wtedy można wykorzystać standardową tabelę Resource, lub podwykonawcą standardowa tabela Vendor. Resource Vendor [1:n] [1:n] Instructor Instructor / Instruktor Nr pola Nazwa pola PL Caption Typ Długość Komentarz 1 Code Kod Code 20 2 Name Nazwa Text 50 3 Worker/Subcontractor Pracownik/Podwykonawca Option 4 Resource No. Nr zasobu Code 20 5 Vendor No. Nr dostawcy Code 20 Opcje: - Worker - Subontractor Relacja do tabeli 156 "Resource" Type=Person Relacja do tabeli 23 "Vendor" Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 4

5 2.3 Uczestnicy Wykorzystywane obiekty standardowe: Tabele: 18 Customer, 5050 Contact Pages: 21 Customer Card, 22 Customer List, 5050 Contact Card, 5052 Contact List 2.4 Sala szkoleniowa Seminar Room / Sala szkoleniowa Nr pola Nazwa pola PL Caption Typ Długość Komentarz 1 Code Kod Code 20 2 Name Nazwa Text 50 3 Address Adres Text 50 4 Address 2 Adres 2 Text 50 5 City Miasto Text 30 6 Post Code Kod pocztowy Code 20 Relacja do tabeli 7 Country/Region Code Kod kraju/regionu Code 10 8 Phone No. Nr telefonu Text 30 9 Fax No. Nr faksu Text Name 2 Nazwa 2 Text Maximum Participants Maks. liczba uczestników Integer 12 Internal/External Wewnętrzna/Zewnętrzna Option 225 "Post Code" Relacja do tabeli 9 "Country/Region" Opcje: - Internal - External Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 5

6 2.5 Rejestracja szkolenia Do standardowej tabeli 311 Sales & Receivables Setup należy dodać pole G/L Account No. : Sales & Receivables Setup Nr pola Nazwa pola PL Caption Typ Długość Komentarz G/L Account No. Nr konta K/G Code 20 Relacja do tabeli 15 G/L Account Seminar Registration Header / Nagłówek rejestracji szkoleń Nr pola Nazwa pola PL Caption Typ Długość Komentarz 1 No. Nr Code 20 2 Starting Date Data początkowa Date 3 Seminar Code Kod szkolenia Code 20 Relacja do tabeli Seminar 4 Seminar Name Nazwa szkolenia Text 50 5 Instructor Code Kod instruktora Code 20 Relacja do tabeli Instructor 6 Instructor Name Nazwa instruktora Text 50 FlowField typu Lookup do tabeli Instructor, pole nieedytowalne 7 Status Stan Option Opcje: Planning, Registration, Finished, Cancelled 8 Seminar Duration Czas trwania szkolenia Decimal Decimal Places 0:1 9 Minimum Participants Min. liczba uczestników Integer 10 Maximum Participants Maks. liczba Integer uczestników Kod sali 11 Seminar Room Code szkoleniowej Nazwa sali 12 Seminar Room Name szkoleniowej Adres sali 13 Seminar Room Address szkoleniowej Seminar Room Address Adres 2 sali 14 2 szkoleniowej 15 Miasto sali 16 Seminar Room City szkoleniowej Posting Date Data księgowania Date 19 Seminar Price Cena szkolenia Decimal Seminar Room Post Seminar Room Phone Kod pocztowy sali Telefon sali Code No. szkoleniowej szkoleniowej Code 20 Text 50 Text 50 Text 50 Code 20 Text 30 Text Amount Kwota Decimal Relacja do tabeli "Seminar Room" Relacja do tabeli 225 "Post Code" FlowField suma kwot z tabeli "Seminar Registration Line" Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 6

7 Seminar Registration Line / Wiersz rejestracji szkoleń Nr pola Nazwa pola PL Caption Typ Długość Komentarz 1 Seminar Registration No. Nr rejejestracji szkolenia Code 20 Relacja do tabeli Seminar Registration Header 2 Line No. Nr wiersza Integer 3 Bill-to Customer No. Nr odbiorcy faktury Code 20 Relacja do tabeli 18 Customer 4 Participant Contact No. Nr kontaktu uczestnika Code 20 Relacja do tabeli 5050 Contact 5 Participant Name Nazwa uczestnika Text 50 FlowField, Lookup do tabeli 5050 Contact 6 Register Date Data rejestracji Date Nieedytowalna 7 To Invoice Do fakturowania Boolean Domyślna wartość No 8 Participated Uczestniczył Boolean 9 Confirmation Date Data potwierdzenia Date 10 Seminar Price Cena szkolenia Decimal AutoFormatType = 2 11 Line Discount % Rabat wiersza (%) Decimal Decimal places 0:5, min 0, max Line Discount Amount Kwota rabatu wiersza Decimal AutoFormatType = 1 13 Amount Kwota Decimal AutoFormatType = 1 14 Registered Zarejestrowane Boolean 15 Invoice No. Nr faktury Code 20 Wiersz rejestracji szkoleń/seminar Registration Line Klucz główny to Seminar Registration No. i Line No., z SumIndexField Amount. Relacja do tabeli 36 Sales Header dla typu dokumentu Invoice. Pole nieedytowalne. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 7

8 3 Pages Moduł Zarządzania szkoleniami jest częścią systemu NAV używanego w firmie CRONUS, a nie osobną, niezależną aplikacją. Wyglądy page ów, menu, przycisków, itp., jak również użyte skróty klawiszowe, opcje edytowalności pól (np. typu FlowField), page ów (np. typu lista) itd. muszą być zgodne ze standardem. 3.1 Szkolenie/Seminar a) Kartoteka b) Lista Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 8

9 3.2 Instruktor/Instructor Page typu edytowalna lista: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 9

10 3.3 Sala szkoleniowa/seminar Room a) Kartoteka: b) Lista Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 10

11 3.4 Rejestracja szkolenia/seminar Registration a) Page 459 Sales & Receivables Setup (Działy Sprzedaż i Marketing Ustawienia Ustawienia sprzedaży i należn.) dodać nową zakładkę Moduł szkoleń z polem Nr konta K/G : Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 11

12 b) Do rejestrowania uczestników na szkolenia potrzebna będzie kartoteka z subpage m oraz lista. Poniżej przedstawiono schemat połączeń między obiektami oraz wygląd kartoteki z subpage m i listy Seminar Registration List - Obiekt : Page - Typ : List <<uses>> Seminar Registration Card - Obiekt : Page - Typ : Card <<uses>> Seminar Registration Header - Obiekt : Table - Klucz : No. Seminar Registration Subpage - Obiekt : Page - Typ : ListPart <<uses>> Seminar Registration Line - Obiekt : Table - Klucz : Seminar Registration No. : Line No. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 12

13 Kartoteka z subpage m Lista Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 13

14 4 Menu Należy utworzyć nowe menu Zarządzanie szkoleniami i podłączyć pages. Odnośniki do raportów, XMLPortu będą dodane później, po utworzeniu odpowiednich obiektów. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 14

15 5 Oprogramowanie tabel 5.1 Szkolenie/Seminar 1. Należy oprogramować następujące pola: Name kiedy użytkownik wprowadzi lub zmieni pole Name to należy uzupełnić pole Search Name (wielkie litery) Last Date Modified kiedy rekord zostanie zmodyfikowany automatycznie należy uzupełnić to pole datą roboczą 2. Należy umożliwić przejście z listy na kartotekę (poprzez dwuklik na pozycji na liście lub przycisk Edycja ) 3. Ustawić własność tabeli LookupPageID i DataCaptionFields 5.2 Instruktor/Instructor 1. Należy oprogramować następujące pola: Resource No. po wybraniu numeru zasobu, system ma uzupełnić pole Name tylko w przypadku, gdy wartość pola Worker/Subcontractor to Worker Vendor No. po wybraniu numeru dostawcy, system ma uzupełnić pole Name tylko w przypadku, gdy wartość pola Worker/Subcontractor to Subcontractor. 2. Ustawić własność tabeli LookupPageID 5.3 Sala szkoleniowa/seminar Room 1. Należy oprogramować następujące pola: Post Code po wybraniu kodu pocztowego system ma uzupełnić pole City 2. Należy umożliwić przejście z listy na kartotekę (poprzez dwuklik na pozycji na liście lub przycisk Edycja ) 3. Ustawić własność tabeli LookupPageID i DataCaptionFields. 5.4 Nagłówek rejestracji szkoleń/seminar Registration Header 1. Należy oprogramować następujące pola: Seminar Code kiedy użytkownik wybierze kod szkolenia, powinny zostać uzupełnione pola: Seminar Name, Seminar Duration, Minimum Participants, Maximum Participants, Seminar Price. Można wybrać tylko szkolenie, które nie jest zablokowane. Seminar Room Code - kiedy użytkownik wybierze kod sali szkoleniowej, powinny zostać uzupełnione pola: Seminar Room Name, Seminar Room Address, Seminar Room Address 2, Seminar Room Post Code, Seminar Room City, Seminar Room Phone No. 2. Podczas wstawiania rekordu należy ustawić domyślne wartości pól: Posting Date data robocza 3. Można usuwać tylko rekordy ze statusem Planowane. 4. Nie można zmienić nazwy rekordu. 5. Można zmienić wartość pola Starting Date tylko, gdy status ma wartość Planowane. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 15

16 6. Pole Seminar Code można zmienić (czyli wybrać inną wartość) tylko, gdy wiersze rejestracji szkolenia nie zostały jeszcze zarejestrowane. 7. Kiedy użytkownik wprowadzi lub zmieni pole Intructor Code automatycznie zostanie odświeżone pole Instructor Name. 8. Jeśli użytkownik zmieni pole Seminar Price (status różny od Cancelled ) system zapyta czy zaktualizować pole Seminar Price i zaktualizuje wszystkie niezarejestrowane wiersze. 9. Należy umożliwić przejście z listy na kartotekę (poprzez dwuklik na pozycji na liście lub przycisk Edycja ) 5.5 Wiersz rejestracji szkoleń/seminar Registration Line 1. Rekord podczas wstawiania powinien zostać zainicjalizowany domyślnymi wartościami z nagłówka rejestracji: Seminar Price obliczenie Amount 2. Należy oprogramować następujące pola: Line Discount % obliczenie wartości pól: Line Discount Amount i Amount Line Discount Amount obliczenie wartości pól: Line Discount % oraz Amount Amount obliczenie wartości pól: Line Discount Amount oraz Line Discount % 3. Można usuwać tylko rekordy niezarejestrowane 4. Można zmieniać wartość pola Bill-to Customer No. tylko dla niezarejestrowanego wiersza 5. Można zarejestrować wiersz zaznaczając Registered, najpierw należy uzupełnić pole Register Date, jeśli będzie puste system wstawi datę roboczą 6. Participant Contact No. kiedy użytkownik wyświetli listę kontaktów to powinny być widoczne tylko te skojarzone z płatnikiem faktury Bill-to Customer No. Należy wykorzystać tabelę Customer (18) oraz tabelę Contact (5050) połączone ze sobą relacją wiele-do-wiele z wykorzystaniem tabeli Contact Business Relation (5054). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 16

17 DO TESTÓW punktu należy dodać kilka kontaktów do wybranych nabywców (płatników faktury): Menu Działy Sprzedaż i Marketing Sprzedaż Kontakty Tworzymy nowy kontakt (Ctrl+N): Nr - nadawany jest automatycznie z serii numeracji Typ wybieramy Osoba Nr firmy podajemy z jaką firmą ma być powiązany kontakt (np. ElectronicBay) Nazwa podajemy dowolną nazwę kontaktu (np. imię i nazwisko) Przykład: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 17

18 Przykładową listę kontaktów dla nabywcy można obejrzeć przez: Menu Działy Sprzedaż i Marketing Sprzedaż Nabywcy Dla wybranego nabywcy, w zakładce Nawiguj klikamy Kontakt Przykładowa lista kontaktów dla nabywcy ElectronicBay: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 18

19 Przy tak zdefiniowanej liście kontaktów dla nabywcy ElectronicBay, jeśli zostanie on wybrany w Wierszu rejestracji szkolenia jako Nr odbiorcy faktury to lista w polu Nr kontaktu uczestnika powinna być zawężona tylko do kontaktów nabywcy ElectronicBay: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 19

20 6 Jednostki kodu (Codeunit) Należy utworzyć jednostkę kodu, która pozwoli na utworzenie faktur sprzedaży na podstawie rejestracji zakończonego szkolenia. Jednostka kodu (a właściwie jej funkcja) ma być wywoływana z rejestracji szkolenia : zakładka Narzędzie główne (lub Akcje) Utwórz fakturę sprzedaży. Dla wierszy z zaznaczonym polem Do fakturowania system utworzy faktury sprzedaży. Zostanie utworzona jedna faktura sprzedaży dla każdego nabywcy (odbiorcy faktury) podanego w wierszu szkolenia (czyli faktura ma dotyczyć wszystkich uczestników szkolenia związanych z danym odbiorcą faktury). Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 20

21 Numer utworzonej faktury zostanie wpisany do wiersza rejestracji szkolenia: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 21

22 Faktura będzie księgowana na konto (np ), ustawione wcześniej na page u (459) Sales & Receivables Setup (Działy Sprzedaż i Marketing Ustawienia Ustawienia sprzedaży i należn.) na nowej zakładce Moduł szkoleń. Przykładowa faktura sprzedaży powinna wyglądać następująco: Przy tworzeniu faktury sprzedaży należy wykorzystać standardowe tabele: 36 Sales Header oraz 37 Sales Line. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 22

23 Uwagi dodatkowe: Zaksięgowanie faktury na konto może wymagać ustawienia Księgowania bezpośredniego oraz Głównej towarowej grupy księgowej i Towarowej grupy księgowej. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 23

24 7 Raporty 7.1 Lista uczestników szkolenia Należy przygotować raport prezentujący listę uczestników szkolenia. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 24

25 Raport powinien być drukowany z menu oraz z kartoteki Rejestracji szkolenia (należy dodać nowe Page - Action). System powinien podpowiadać filtr numeru rejestracji szkolenia, tak by drukowana mogła być lista uczestników aktualnie oglądanego szkolenia. Jeśli użytkownik ustawi filtr na pustą wartość, powinna być wydrukowana lista uczestników ze wszystkich szkoleń. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 25

26 7.2 Zestawienie szkoleń Należy przygotować raport prezentujący wszystkich listę szkoleń z możliwością pokazywania i ukrywania szczegółów. Dodatkowo raport powinien umożliwiać filtrowanie po polach z nagłówka rejestracji szkolenia: Data początkowa Kod szkolenia Stan Raport powinien być drukowany z menu. Raport bez szczegółów: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 26

27 Raport ze szczegółami: Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 27

28 8 XMLPort Należy wykonać XMLport eksportujący listę uczestników szkolenia. Wynikowy plik XML powinien zawierać następujące dane: Uwaga: Element <Customer_Name> jest nazwą firmy, na którą wystawiana jest faktura. Pole pochodzi z tabeli Customer. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 28

29 9 Menu Należy dokończyć menu Zarządzanie szkoleniami, podłączając brakujące obiekty. Izabela Szczęch Informatyzacja Przedsiębiorstw Strona 29