Załącznik nr 1 do Umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA NA USŁUGI WIZUALIZACJI, DRUKOWANIA I KOPERTOWANIA DOKUMENTÓW ORAZ PRZEKAZYWANIA KORESPONDENCJI DO OPERATORA POCZTOWEGO 1. Zakres zamówienia 1.1. Przedmiot Umowy obejmuje świadczenie przez Wykonawcę, na zasadach określonych w niniejszym załączniku i powszechnie obowiązujących przepisach prawa, usług obejmujących wizualizowanie, drukowanie, przygotowanie plików produkcyjnych wskazanych dokumentów (proces DTP), drukowanie i insertowanie innych materiałów informacyjnych, oraz kopertowanie i przekazywanie korespondencji do operatora pocztowego według określonych zasad. Usługi te dotyczą, przesłanych drogą elektroniczną z Jednostek Terenowych Zamawiającego (JTZ) do Wykonawcy, następujących dokumentów: faktur prognozowanych; faktur proforma; faktur rozliczeniowych; faktur wstępnych rat planowych ; faktur za przekroczenie mocy; faktury sprzedaż pozostała ; faktur korekt do faktur prognozowanych; faktur korekt do faktur proforma; faktur korekt do faktur rozliczeniowych; faktur korekt do faktur wstępnych rat planowych ; faktur korekt do faktur pozostała sprzedaż ; faktur korekt do faktur za przekroczenie mocy; not odsetkowych; korekty not odsetkowych; informacji o rozliczeniu zużycia paliwa gazowego; raport o punkcie / wydruk odczytów dobowych; uzgodnienia salda; przypomnień, wezwań do zapłaty; przedsądowych wezwań do zapłaty; informacji o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego; materiałów informacyjnych personalizowanych; Strona 1 z 134

2 materiałów informacyjnych niepersonalizowanych; innych dokumentów wskazanych przez Zamawiającego Przedmiot Umowy obejmuje również: przygotowanie, udostępnienie, utrzymanie oraz modyfikowanie Portalu AR i Elektronicznego Repozytorium Danych wraz z systemem wyszukiwania i drukowania udostępnienie poprzez bezpieczne łącze oraz WebService zintegrowany z systemem CRM Zamawiającego Obrazów dokumentów znajdujących się w Elektronicznym Repozytorium Danych utrzymywanym po stronie Wykonawcy Zamówienie obejmuje proces przygotowania i wysyłki wiadomości w formie elektronicznej dla wybranych dokumentów i/lub innych materiałów Wskazane w Załączniku nr 2 do Umowy Jednostki Terenowe Zamawiającego np.: Biura Obsługi Klienta (BOK) oraz Sekcje Windykacji (SW) oraz Sekcje pozostałych działów uprawnione są niezależnie od siebie do przekazywania Wykonawcy danych niezbędnych do wykonania usług Udostępnianie przechowywanych w ERD dokumentów: Użytkownikom / JTZ zgodnie z określoną przez Zamawiającego hierarchią dostępu poprzez WebService do systemu CRM Zamawiającego, 2. Przekazywanie danych: 2.1. Dane przekazywane będą w postaci plików tekstowych, plików xml i innych plików o ustalonych formatach, strukturze i przyjętym przez PGNiG OD sposobie nazewnictwa (powiązanym z numeracją Jednostek Terenowych Zamawiającego) JTZ mogą opcjonalnie łączyć pliki (z lokalizacji wymienionych w Załączniku nr 2 do Umowy) do postaci jednego pliku archiwum (np.: ZIP lub ACE). W takim wypadku Wykonawca przy wystawianiu faktury rozliczającej usługi musi uwzględnić każdą JTZ, która przekazała dane w pliku łączonym Dane, o których mowa w pkt. 2.1 powyżej, będą przekazywane na serwer SFTP Wykonawcy za pomocą bezpiecznego/szyfrowanego połączenia ustanowionego i utrzymywanego na koszt Wykonawcy w ramach świadczonej usługi Jednostka Terenowa Zamawiającego będzie przekazywać Wykonawcy dane z oznaczeniem sposobu wysyłki (operatorzy pocztowi, wysyłka elektroniczna) i typu przesyłki (zwykła, polecona, ekonomiczna/priorytetowa, ZPO, EPO). Powyższe informacje mogą zostać przekazane ogólnie jako zbiór reguł bez przekazywania tych informacji bezpośrednio w plikach wymiany danych. Na przykład regułą może być: wezwanie do zapłaty na kwotę x [zł] wysyłane będzie: Strona 2 z 134

3 x <= listem zwykłym, 100 < x <= listem poleconym, x > listem ZPO Jednostka Terenowa Zamawiającego będzie przekazywać Wykonawcy dane o dowolnej godzinie każdego Dnia roboczego, dowolną ilość razy. Zasady określające sposób i typ wysyłki mogą zostać przekazane Wykonawcy jako zbiór reguł, w takim przypadku nie ma konieczności przekazywania informacji w danych Dokumenty wizualizowane przez Wykonawcę do akceptacji przez Jednostkę Terenową Zamawiającego będą identyczne w formie i treści z dokumentami drukowanymi. Wyjątkiem w treści mogą być data nadania i w przypadku listu poleconego numer nadania, które można ostatecznie określić dopiero po akceptacji wydruku. Wykonawca na dokumencie zwizualizowanym do akceptacji wstawi w ich miejsce wartości przewidywane, a po uzyskaniu akceptacji i przed przystąpieniem do wydruku zaktualizuje do wartości faktycznych, które następnie będą widniały na dokumencie drukowanym i co za tym idzie w książce nadawczej. Ostateczne wizualizacje dokumentów będą identyczne z ich wydrukami Wykonawca udostępni Jednostce Terenowej Zamawiającego odrębną wizualizację przekazanych danych pomijającą elementy graficzne umieszczone na poddrukach. Wizualizacja ta nie będzie podstawą do akceptacji zwizualizowanych dokumentów Jednostka Terenowa Zamawiającego po wizualizacji dokumentów przez Wykonawcę będzie miała możliwość pobrania plików z obrazem dokumentów, z serwera Wykonawcy w ustalonym przez Zamawiającego formacie (preferowany format PDF) Wykonawca zobowiązany jest w czasie nie dłuższym niż 60 minut każdorazowo od otrzymania pliku z danymi: do ich prawidłowego zwizualizowania i udostępnienia obrazów powstałych dokumentów Jednostce Terenowej Zamawiającego w celu zaakceptowania prawidłowej treści i formy tychże dokumentów, do ustawienia blokad zdublowanych oryginałów dokumentów i/lub przesyłek elektronicznych i wyświetlenia adekwatnego komunikatu, lub pomijając pkt i pkt 2.9.2, do stwierdzenia błędu formatu pliku (błędna lub powtórzona nazwa pliku, nieprawidłowości w strukturze pliku, niedozwolone dane, niespełnione reguły weryfikacji), wyświetlenia komunikatu z opisem błędu i zakończenia przetwarzania tego pliku Jednostka Terenowa Zamawiającego bez zbędnej zwłoki przeprowadzi weryfikację treści i formy udostępnionych obrazów powstałych dokumentów i dokona za pośrednictwem Portalu AR: korekty blokad (ewentualnie), a następnie akceptacji dokumentów zwizualizowanych, lub reklamacji dokumentów zwizualizowanych w przypadku stwierdzenia w nich nieprawidłowości, lub odrzucenia dokumentów zwizualizowanych, informując tym samym o wstrzymaniu dalszej realizacji usługi w stosunku do tych dokumentów. Strona 3 z 134

4 2.11. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia przez każdą Jednostkę Terenową Zamawiającego przesyłania danych ze statusem zaakceptowany automatycznie (po upływie czasu określonego dla danej Jednostki Terenowej w administratorze). W takim wypadku Wykonawca jest uprawniony do pominięcia czynności wizualizacji i przystąpi w terminie określonym w pkt 2.16 i pkt 2.17 do drukowania, kopertowania i nadawania wysyłki Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadania przez każdy Region dla danych zaakceptowanych przez Jednostki Terenowe Zamawiającego statusu uprawniony do produkcji (od godziny określonej dla danej Jednostki Terenowej w administratorze). Dane oznaczone statusem uprawniony do produkcji stanowią pakiet danych w rozumieniu pkt 2.16 poniżej i uprawniają Wykonawcę do natychmiastowego przystąpienia do druku, kopertowania, przekazania dokumentów operatorowi pocztowemu Przesłanie przez Zamawiającego danych ze statusem zaakceptowany automatycznie oraz danych zaakceptowanych manualnie nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku dochowania merytorycznej poprawności danych na dokumentach. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za błędy powstałe po jego stronie Przesłane do Wykonawcy przez Jednostkę Terenową Zamawiającego dane, które nie zostały zaakceptowane lub reklamowane lub wstrzymane (odrzucone) do godziny każdego Dnia roboczego zgodnie z pkt 2.10 nie będą przekazane do wydruku. Pliki te będą oczekiwały na podjęcie czynności zgodnie z pkt Wykonawca za pośrednictwem Portalu AR oraz em zobowiązany jest poinformować właściwą Jednostkę Terenową Zamawiającego o braku akceptacji w wyznaczonym terminie W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji Wykonawca zobowiązany jest dokonać poprawek zgłoszonych przez Zamawiającego, ponownie zwizualizować reklamowane dokumenty i przedstawić je Zamawiającemu do akceptacji w czasie nie dłuższym niż 1 (jedna) godzina od otrzymania reklamacji. W przypadku ponownego braku akceptacji przez Zamawiającego Strony zobowiązane będą do niezwłocznego osobistego lub telefonicznego wyjaśnienia zaistniałych problemów. Opóźnienie w prawidłowej wizualizacji powstałe z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego zwalnia Wykonawcę z odpowiedzialności za niedotrzymanie terminu, o którym mowa w pkt 2.14 i pkt Dane przekazane przez Jednostkę Terenową Zamawiającego do Wykonawcy w formie elektronicznej, zwizualizowane przez Wykonawcę oraz zaakceptowane przez Zamawiającego od godz poprzedniego Dnia roboczego do godz danego Dnia roboczego stanowią Pakiet danych, które Wykonawca zobowiązany jest wydrukować, zakopertować i przekazać operatorowi pocztowemu do realizacji usługi; Pakiety danych określone są dla każdej Jednostki Terenowej Zamawiającego. Wykonawca przystąpi do produkcji, tj. do przetwarzania tych zaakceptowanych danych nie wcześniej niż o godzinie 11:00 danego Dnia roboczego z zastrzeżeniem pkt dokumenty oznaczone do nadania jako przesyłka polecona Wykonawca wydrukuje, zakopertuje i przekaże do operatora pocztowego do godziny Strona 4 z 134

5 23.00 tego samego Dnia roboczego Wykonawcy. Potwierdzeniem wykonania tego obowiązku jest przyjęcie przez operatora pocztowego przesyłki poleconej, potwierdzenie odbioru z datą i godziną przyjęcia przesyłek; dokumenty oznaczone do nadania jako list zwykły Wykonawca wydrukuje, zakopertuje i przekaże do operatora pocztowego do godziny następnego Dnia roboczego Wykonawcy z zastrzeżeniem pkt Potwierdzeniem wykonania tego obowiązku jest potwierdzenie odbioru z datą i godziną przesyłki przez operatora pocztowego na dokumencie Zestawienie ilościowo-wartościowe Dane zwizualizowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Jednostkę Terenową Zamawiającego do godziny 11:00 w każdy piątek będący Dniem roboczym Zamawiającego, stanowiące dokumenty oznaczone do nadania jako list zwykły, Wykonawca zobowiązany jest wydrukować, zakopertować, przekazać operatorowi pocztowemu w następny dzień tygodnia tj. w sobotę Ostateczne obrazy dokumentów (w tym tych, które były zaakceptowane automatycznie) będą identyczne z ich wydrukami i będą dostępne na Portalu AR najpóźniej gdy ich plik będzie miał status wydrukowany Dane przekazywane będą z Jednostek Terenowych Zamawiającego wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy. Ilość Jednostek Terenowych Zamawiającego może ulec zmianie Wykonawca ustanowi dostęp do Portalu AR dla około 800 Użytkowników. 3. Portal AR udostępniony Zamawiającemu winien posiadać funkcjonalności: 3.1. Użytkowe: monitoring bieżącego statusu każdego pliku danych zawierający historię zmian statusów (data, godzina, osoba), historię zmian komunikatów (treść, data, godzina, osoba) oraz szczegółowy opis zlecenia (podziały na rodzaje dokumentów, typów przesyłek, wykorzystanych poddruków, wszystkich realizowanych usług) wartość kwotowa przesłanego pliku (dotyczy faktur); statusy pliku: przesłany, przyjęty, dekodowany, zwizualizowany, reklamacja wizualizacji, zaakceptowany, zaakceptowany automatycznie (po upływie czasu określonego dla danej Jednostki Terenowej w administratorze), uprawniony do produkcji (od godziny określonej dla danej Jednostki Terenowej w administratorze), odrzucony (uniemożliwiona akceptacja, ale plik będzie wpływać na kontrolę dubli), skasowany (uniemożliwiona akceptacja i plik nie będzie wpływać na kontrolę dubli), błąd formatu, start produkcji, wydrukowany, zakopertowany, nadany (data przekazania do operatora pocztowego), wysłany (data faktycznego nadania korespondencji wg potwierdzenia od operatora pocztowego), zwrócony; Strona 5 z 134

6 Logikę nadawania plikom kolejnych statusów określa lista dozwolonych przejść między statusami plików, wg formuły: status bieżący : zdarzenie status następny przesłany : weryfikacja pliku negatywna błąd formatu przesłany : weryfikacja pliku pozytywna przyjęty błąd formatu : akcja Skasuj skasowany przyjęty : akcja Odrzuć odrzucony przyjęty : upłynięcie czasu automatycznej akceptacji zaakceptowany automatycznie przyjęty : rozpoczęcie procesu wymaganej wizualizacji dokumentów w pliku dekodowany przyjęty : akcja Wymuś wizualizację dekodowany dekodowany : akcja Odrzuć odrzucony dekodowany : ukończenie wizualizacji dokumentów w pliku zwizualizowany odrzucony : akcja Prześlij ponownie przesłany odrzucony : akcja Skasuj skasowany skasowany : akcja Prześlij ponownie przesłany zaakceptowany automatycznie : akcja Cofnij_akceptuj przyjęty zaakceptowany automatycznie : minięcie godziny uprawnienia do wcześniejszego rozpoczęcia produkcji uprawniony do produkcji zaakceptowany automatycznie : minięcie godziny rozpoczęcia produkcji (11:00) start produkcji zwizualizowany : akcja Reklamuj wizualizację reklamacja wizualizacji zwizualizowany : akcja Odrzuć odrzucony zwizualizowany : akcja Akceptuj lub Akceptuj zaznaczone zaakceptowany reklamacja wizualizacji : dokonanie poprawek serwisowych przesłany Strona 6 z 134

7 zaakceptowany : akcja Cofnij_akceptuj zwizualizowany zaakceptowany : minięcie godziny uprawnienia do wcześniejszego rozpoczęcia produkcji uprawniony do produkcji zaakceptowany : minięcie godziny rozpoczęcia produkcji (11:00) start produkcji uprawniony do produkcji : wcześniejsze rozpoczęcie produkcji lub minięcie godziny rozpoczęcia produkcji (11:00) start produkcji start produkcji : ukończenie wydruku dokumentów wydrukowany wydrukowany : ukończenie kopertowania przesyłek zakopertowany zakopertowany : przekazanie przesyłek do operatora pocztowego nadany nadany : potwierdzenie przez operatora pocztowego faktycznego nadania / przyjęcia przesyłek do obrotu pocztowego wysłany nadany : odmowa przez operatora pocztowego przyjęcia przesyłek do obrotu pocztowego zwrócony statusy przesyłki: OK przesyłka poprawnie zwizualizowana, ZW przesyłka została zwrócona do nadawcy, BD blokada przesyłki ze zdublowanym oryginałem dokumentu, BE blokada przesyłki elektronicznej, BU blokada przesyłki przez użytkownika; Dobre zbiór statusów: OK, ZW; Blokady zbiór statusów: BD, BE, BU; przykładowe komunikaty: zmiana terminu realizacji, błąd weryfikacji pliku, błąd weryfikacji dokumentów szt. X (gdzie X to ilość), awaria zmiana terminu realizacji, itp.; podgląd wizualizacji wysłanych dokumentów z funkcją wyszukiwania wg określonych kryteriów [plik, nr ewidencyjny, rodzaj dokumentu (F-faktura, K-korekta, N-nota ), nr dokumentu, data wystawienia dokumentu, nazwa/fragment nazwy klienta, adres korespondencyjny, adres punktu poboru, numer BOK, typ dokumentu (O-oryginał, K-kopia, D-duplikat), rodzaj przesyłki (LZ, LP, ZPO, EPO, A,), koperta (operator pocztowy), numer nadania listu poleconego] oraz losowej prezentacji danych dostępny przed akceptacją, oraz po realizacji usługi przez określony w Umowie okres; Strona 7 z 134

8 kontrola i obsługa dubli (powtórzeń) plików/oryginałów dokumentów w ramach Jednostek Terenowych Zamawiającego (dotyczy dokumentów rozliczeniowych, np. faktury, korekty, noty oraz innych dokumentów, np. wezwań do zapłaty wg nr sprawy): kontrola dubli plików ma na celu uniknięcie przyjęcia powtórnie pliku o tej samej nazwie; powinna się odbywać po przesłaniu pliku; na jej wynik nie będą mieć wpływu pliki skasowane; w przypadku stwierdzenia pliku jako dubla, plik nie przechodzi weryfikacji; kontrola dubli oryginałów dokumentów ma na celu uniknięcie wydrukowania powtórnie oryginału dokumentu o tym samym identyfikatorze; powinna się odbywać po przyjęciu pliku; na jej wynik nie będą mieć wpływu pliki przesłane, błąd formatu i skasowane; w przypadku stwierdzenia w pliku oryginału dokumentu jako dubla, na przesyłce która go zawiera ustawia się blokada wydruku; automatyczne informowanie o opóźnieniach w realizacji usługi poprzez e- mail (przesyłanie komunikatów wraz z przewidywanym terminem wykonania usługi); przechowywanie przez okres 12 miesięcy od dnia zakończenia Umowy dla wszystkich Jednostek Terenowych Zamawiającego zeskanowanych dokumentów potwierdzających nadanie przesyłek dla danego zadania/zadań (książki nadawcze, raporty nadania potwierdzone przez operatora pocztowego) z możliwością podglądu i wydruku przez Zamawiającego; możliwość akceptacji, anulowania (odrzucenia, blokowania) plików w tym także indywidualnie dla każdej przesyłki; generowanie raportów zgodnie z pkt. 9 dla dowolnego okresu z możliwością eksportu danych do pliku typu csv Administracyjne: hierarchiczna struktura jednostek Zamawiającego (dane dodatkowe: czas automatycznej akceptacji, godzina uprawnienia do produkcji zgodnie z pkt i 2.12; dodawanie, modyfikacja, usuwanie uprawnień i użytkowników systemu (dodatkowe pola: raporty dobowe, raporty miesięczne, raporty opóźnień, komunikaty, adresy ), dostęp do danych zgodnie z przypisaniem użytkownika do hierarchicznej struktury jednostek Zamawiającego wraz z możliwością multiwyboru czyli przypisania do więcej niż jednej Jednostki Terenowej Zamawiającego; historia zmian danych administracyjnych (zmiana /zakres zmian/, osoba, data, czas). Strona 8 z 134

9 3.3. Role: administrator (pełna funkcjonalność użytkowa wraz z możliwością dodawania, modyfikacji, usuwania użytkowników, nadawania, modyfikacji uprawnień); użytkownik zaawansowany (funkcjonalność użytkowa + nadzwyczajne uprawnienia, np. zdejmowanie blokad przesyłek, kasowanie plików, przywracanie skasowanych plików); użytkownik (funkcjonalność użytkowa: podgląd plików, przesyłek, dokumentów i manipulacje statusami); raportujący (niepełna funkcjonalność użytkowa do podglądu bez możliwości wprowadzania danych, np. akceptacji czy odwołania zlecenia) Technologiczne: dostęp do danych powinien odbywać się poprzez szyfrowane łącze (np. wykorzystujące klucz RSA); zapewnienie helpdesku i wparcia technicznego w każdy Dzień roboczy od godz do godz ; codzienne wykonywanie kopii bezpieczeństwa; po wykonaniu, każdorazowo kopie powinny być sprawdzane pod kątem poprawności ich wykonania; odtworzenia testowe wybranych kopii bezpieczeństwa (nie starszych niż jeden rok) z częstotliwością min. raz do roku; kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w innej lokalizacji (innym budynku) niż aktualnie przetwarzane dane; Zasady dotyczące zabezpieczenia dostępu, np. hasła użytkowników będą zgodne z polityką bezpieczeństwa obowiązującą u Zamawiającego Prezentacja graficzna Portalu AR: Wykonawca przygotuje Portal AR według poniżej opisanego wzoru i funkcjonalności oraz zgodny z przykładową wizualizacją zaprezentowaną w Załącznikach od nr (40) do nr (49) do Umowy; Strony Portalu AR składają się z menu głównego, loginu i nazwiska zalogowanego użytkownika oraz formatki prezentującej dane. W układach tabelarycznych przewidziane jest filtrowanie po wybranych kolumnach (wg pełnych lub częściowych wzorców, lub wg list wyboru), a także sortowanie po wybranych kolumnach. Strony wyposażone są w standardową nawigację i kontrolę zakresu danych. Strony zawierają przyciski i linki służące do inicjowania różnego rodzaju akcji (np. modyfikacje danych) zgodne z poniższym opisem: Formatka Logowanie : Logowanie do Portalu AR: Wejście: zainicjowanie połączenia z Portalem AR, Strona 9 z 134

10 Układ: standardowa formatka logowania, Akcje: zalogowanie do Portalu AR Formatka Pliki : Lista plików (zleceń druku) Załącznik nr 40 do Umowy (formatka Pliki i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Zakres danych: w warunkach początkowych wykluczone pliki skasowane, Lista pól: Data przesłania pliku, Nazwa pliku, Komunikaty, Status pliku, Planowana data nadania, Ilości: przesyłek / dokumentów / blokad, REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY, BOK, Akcje: Pokazuj skasowane (rozszerzenie zakresu danych o pliki skasowane), +/- (rozwinięcie / zwinięcie historii statusu pliku), Lista przesyłek (otwarcie formatki Lista przesyłek ), Próbka losowa (otwarcie formatki Próbka losowa ), Wymuś wizualizację (wymuszenie rozpoczęcia procesu wizualizacji), Reklamuj wizualizację (zgłoszenie reklamacji na wizualizację dokumentów w pliku), Akceptuj (zaakceptowanie pliku), Cofnij_akceptuj (powrót do statusu sprzed zaakceptowania), Odrzuć (odrzucenie pliku), Skasuj (skasowanie pliku), Prześlij ponownie (powrót do statusu przesłany ), Zaznacz (zaznaczenie / odznaczenie pliku), Akceptuj zaznaczone (akceptacja zaznaczonych plików widocznych na stronie), Usuń zaznaczenie (odznaczenie wszystkich widocznych na stronie plików) Formatka Lista przesyłek : Lista przesyłek w pliku Załącznik nr 41 do Umowy (formatka Lista przesyłek i przykładowe dane) Wejście: linkiem Lista przesyłek w formatce Pliki lub zlinkowaną nazwą pliku w formatce Archiwum, Układ: Nagłówek pliku kolumnowy, Lista przesyłek w pliku tabelaryczny, Statystyki pliku (podsumowania ilościowe przesyłek w pliku wg wybranych atrybutów przesyłek) niezależne kolumny, Strona 10 z 134

11 Zakres danych: pliki zwizualizowane, zaakceptowane, zaakceptowane automatycznie, uprawnione do produkcji, odrzucone, wydrukowane, zakopertowane, nadane, wysłane, Lista pól: Nagłówek pliku Nazwa pliku, Data przesłania pliku, Status pliku, Planowana data nadania, Ilości: przesyłek / dokumentów, REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY / BOK; Lista przesyłek w pliku Status przesyłki, Rodzaj przesyłki, Koperta(rodzaj), Data nadania, Numer nadania, Nazwa klienta, Adres korespondencyjny klienta, Numer klienta, Liczba kartek w kopercie, waga przesyłki, Poddruki, zadruk: simplex, duplex, personalizowany, niepersonalizowany, mieszany, Ulotki niepersonalizowane, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Typ faktury, Numer dokumentu, Data wystawienia, Adres punktu poboru gazu lub energii elektrycznej; Statystyki pliku Status przesyłki, Rodzaj przesyłki, Koperta, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Typ faktury, Ulotki niepersonalizowane, poddruki, zadruk: simplex, duplex, mieszany, personalizowany, niepersonalizowany Akcje: +/- (rozwinięcie / zwinięcie historii statusu pliku lub historii statusu przesyłki), Przelicz (przeliczenie statystyk pliku z ograniczeniem do przesyłek Dobrych lub Blokad, lub bez ograniczenia), Podgląd (wizualizacja przesyłki, bez elementów graficznych poddruków), Z poddrukiem (wizualizacja przesyłki, z elementami graficznymi poddruków), Blokuj (zablokowanie przesyłki), Usuń_blokadę (odblokowanie przesyłki), Blokuj na stronie (zablokowanie wszystkich widocznych na stronie przesyłek) Formatka Próbka losowa : Kilka losowo wybranych przesyłek z pliku (zawierający próbkę każdego rodzaju dokumentu występującego w danym pliku): Wejście: linkiem Próbka losowa w formatce Pliki, Układ: Nagłówek pliku kolumnowy, Lista przesyłek w pliku tabelaryczny, Zakres danych: pliki zwizualizowane, zaakceptowane, zaakceptowane automatycznie, uprawnione do produkcji, odrzucone, Lista pól: Nagłówek pliku Nazwa pliku, Data przesłania pliku, Status pliku, Planowana data Strona 11 z 134

12 nadania, REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY / BOK; Lista przesyłek w pliku Status przesyłki, Rodzaj przesyłki, Koperta, Nazwa klienta, Adres korespondencyjny klienta, Numer klienta, Liczba kartek w kopercie, waga przesyłki, Poddruki, zadruk: simplex, duplex, personalizowany, niepersonalizowany, mieszany, Ulotki niepersonalizowane, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Typ faktury, Numer dokumentu, Data wystawienia, Adres punktu poboru gazu lub energii elektrycznej, Akcje: +/- (rozwinięcie / zwinięcie historii statusu pliku lub historii statusu przesyłki), Podgląd (wizualizacja przesyłki, bez elementów graficznych poddruków), Z poddrukiem (wizualizacja przesyłki, z elementami graficznymi poddruków) Formatka Archiwum : Archiwum / wyszukiwanie dokumentów (należy zapewnić poprawność i wydajność wyszukiwania danych uwzględniając dużą ilość przeszukiwanych rekordów) Załącznik nr 42 do Umowy (formatka ERD / Archiwum i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Zakres danych: pliki zwizualizowane, zaakceptowane, zaakceptowane automatycznie, uprawnione do produkcji, odrzucone, wydrukowane, zakopertowane, nadane, wysłane, Lista pól: Data przesłania pliku, Nazwa pliku, Statusy: pliku i przesyłki, REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY / BOK, Rodzaj przesyłki i Koperta, Data nadania, Numer nadania, Nazwa klienta, Adres korespondencyjny klienta, Numer klienta, Liczba kartek w kopercie, waga przesyłki, Poddruki, zadruk simplex, duplex, personalizowany, niepersonalizowany, mieszany, Ulotki niepersonalizowane, Rodzaj dokumentu / Typ dokumentu / Typ faktury, Numer dokumentu, Data wystawienia, Adres punktu poboru gazu lub energii elektrycznej, Akcje: [Nazwa pliku] (otwarcie formatki Lista przesyłek ), +/- (rozwinięcie / zwinięcie historii statusu pliku lub historii statusu przesyłki), Podgląd (wizualizacja przesyłki, bez elementów graficznych poddruków), Z poddrukiem (wizualizacja przesyłki, z Strona 12 z 134

13 elementami graficznymi poddruków), Książka nadawcza (EKN, prezentacja skanu książki nadawczej), Zwrot (EKN, prezentacja skanu zwróconej koperty + szczegóły zwrotu) Formatka Raporty : Raportowanie do CSV Załącznik nr 43 do Umowy (formatka Raporty i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Lista pól: Nazwa raportu, Charakterystyka, Uprawniony użytkownik (Rola), Typ raportu, Według daty; Ustawienia parametrów raportów Od, Do, REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY /Dział, BOK, Akcje: Generuj (wygenerowanie raportu csv), Formatka Koperty : Katalog kopert Załącznik nr 44 do Umowy (formatka Koperty i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Lista pól: Symbol koperty, Typ koperty, Awers, Rewers, Od dnia, operator pocztowy, Akcje: Podgląd (prezentacja pustej koperty), Przykład zaadresowania (wizualizacja koperty zaadresowanej przykładowymi danymi), Formatka Poddruki : Katalog poddruków Załącznik nr 45 do Umowy (formatka Poddruki i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Lista pól: Symbol poddruku, Typ poddruku, Awers, Rewers, Od dnia, PGNiG OD / REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY, Akcje: Podgląd (prezentacja poddruku) Formatka Ulotki : Katalog ulotek Załącznik nr 46 do Umowy (formatka Ulotki i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Strona 13 z 134

14 Lista pól: Symbol ulotki, Nazwa ulotki, Opis formatu, Od dnia, Typ ulotki, Poddruki simplex, duplex, mieszany, PGNiG OD / REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY, Akcje: Podgląd (wizualizacja ulotki, bez elementów graficznych poddruków), Z poddrukiem (wizualizacja ulotki, z elementami graficznymi poddruków), Przykład personalizacji (wizualizacja ulotki personalizowanej, z elementami graficznymi poddruków i spersonalizowanej przykładowymi danymi) Formatka Biura : Katalog Biur Obsługi Klienta (BOK) Załącznik nr 47 do Umowy (formatka Biura i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Lista pól: REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY /, BOK, Czas (minuty) automatycznej akceptacji, Godzina uruchomienia produkcji, Akcje: Edytuj (otwarcie formatki Edytuj BOK ) Formatka Edytuj BOK : Edycja ustawień BOK, Wejście: linkiem Edytuj w formatce Biura, Układ: pojedynczy rekord danych, Lista pól: REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY, BOK, Czas (minuty) automatycznej akceptacji (edytowalne), Godzina uruchomienia produkcji (edytowalne), Akcje: [Pola edytowalne] (zmiana danych), Zapisz (zapisanie zmian), Anuluj (anulowanie zmian) Formatka Użytkownicy : Użytkownicy Portalu AR Załącznik nr 48 do Umowy (formatka Użytkownicy i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Lista pól: Data utworzenia, Login, Aktywny (tak/nie), Imię, Nazwisko, , Role, PGNiG OD / REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY / BOK; Automatyczne informacje na (tak/nie) Raporty dobowe, Strona 14 z 134

15 Raporty miesięczne, Raporty opóźnień, Komunikaty, Powiadomienia o poprawnych przetworzeniach plików, Akcje: Dodaj użytkownika (otwarcie formatki Dodaj użytkownika ), Edytuj (otwarcie formatki Edytuj użytkownika ), Formatka Dodaj użytkownika : Dodawanie użytkownika Załącznik nr 49 do Umowy (formatka Dodaj użytkownika i przykładowe dane): Wejście: z menu głównego przy otwartej formatce Użytkownicy, Układ: pojedynczy rekord danych, Gałęzie uprawnień w kolumnach, Lista pól: Dane konta (edytowalne) Login, Hasło, Powtórz hasło, Aktywny (tak/nie); Dane identyfikacyjne (edytowalne) Imię, Nazwisko, ; Gałąź uprawnień (usuwalne / dodawalne / edytowalne) PGNiG OD, REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY /, BOK; Role (tak/nie) (edytowalne) Administrator, użytkownik Zaawansowany, Użytkownik, Raportujący; Automatyczne informacje na (tak/nie) (edytowalne) Raporty dobowe, Raporty miesięczne, Raporty opóźnień, Komunikaty, Powiadomienia o poprawnych przetworzeniach plików, JTZ Użytkownika Akcje: [Pola edytowalne] (nowe dane / zmiana danych), Dodaj gałąź uprawnień (dodanie uprawnień do określonej JTZ), Usuń gałąź (usunięcie uprawnień do określonej JTZ), Zapisz (zapisanie zmian), Anuluj (anulowanie zmian), konieczność zapewnienia multiwyboru JTZ (niedopuszczalne rozwiązanie związane z koniecznością wielokrotnego zakładania tego samego użytkownika celem przydziału wielu JTZ) Formatka Edytuj użytkownika : Edycja ustawień użytkownika: Wejście: linkiem Edytuj w formatce Użytkownicy, Układ: pojedynczy rekord danych, Gałęzie uprawnień w kolumnach, Lista pól: Dane systemowe Pozostała liczba prób logowania, Data ostatniej zmiany hasła, Data wygaśnięcia hasła, Liczba dni pozostałych do Strona 15 z 134

16 wygaśnięcia hasła, Data ostatniego poprawnego logowania, Data ostatniej nieudanej próby logowania; Dane konta Data utworzenia, Login, Nowe hasło (edytowalne), Powtórz nowe hasło (edytowalne), Aktywny (tak/nie) (edytowalne); Dane identyfikacyjne (edytowalne) Imię, Nazwisko, ; Gałąź uprawnień (usuwalne / dodawanie) PGNiG OD REGION, OBSZAR SPRZEDAŻY, BOK; Role (tak/nie) (edytowalne) Administrator, użytkownik Zaawansowany, Użytkownik, Raportujący; Automatyczne informacje na (tak/nie) (edytowalne) Raporty dobowe, Raporty miesięczne, Raporty opóźnień, Komunikaty, Powiadomienia o poprawnych przetworzeniach plików, Akcje: [Pola edytowalne] (zmiana danych), Dodaj gałąź uprawnień (dodanie uprawnień do określonej JTZ), Usuń gałąź (usunięcie uprawnień do określonej JTZ), Zapisz (zapisanie zmian), Anuluj (anulowanie zmian), Formatka HelpDesk : Pomoc dla użytkowników Portalu AR i ERD: Wejście: z menu głównego, Układ: typowa formatka helpdesku (zawiera tabelaryczną ewidencję zgłoszeń/reklamacji zawierającą pełną historię sprawy), Akcje: instrukcja obsługi Portalu AR, zgłaszanie problemów związanych z użytkowaniem portalu, otrzymywanie istotnych informacji o pracy Portalu AR, itp., Potwierdzenie przyjęcia i realizacji także na użytkownika zgłaszającego, Raport z reklamacji i zgłoszeń (data zgłoszenia, podjęcia, zamknięcia), Formatka Zmiana hasła : Zmiana mojego hasła Wejście: z menu głównego, Układ: standardowa formatka zmiany hasła, Akcje: zmiana przez użytkownika jego hasła do Portalu AR, Formatka wysyłka dodatkowa Strona 16 z 134

17 Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Lista pól: Symbol /nazwa wysyłki, Nazwa użytych materiałów, Opis formatu, Od dnia, Typ materiału, Poddruki simplex, duplex, mieszany, kolorowy, PGNiG OD / REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY, Akcje: Podgląd (wizualizacja wysyłanych materiałów, Przykład personalizacji (wizualizacja materiałów informacyjnych personalizowanej, z elementami graficznymi poddruków i spersonalizowanej przykładowymi danymi), Raport z wysyłki dodatkowej (data otrzymania z PGNiG OD / REGION / OBSZAR SPRZEDAŻY,bazy danych, data wysyłki, ilość wysłanych materiałów i ich rodzaj) Formatka wysyłka - Raportowanie do CSV Wejście: z menu głównego, Układ: tabelaryczny, Akcje: Podgląd wizualizacja wysyłanych materiałów,, z elementami graficznymi i spersonalizowanymi danymi, Raport z wysyłki: raport wysłane,raport odrzucenia, kliknięcia, otworzenia, usunięcia, sumaryczny z realizacji ww raportów Funkcja Wyloguj : Wylogowanie z Portalu AR: Wykonanie: z menu głównego, Akcje: wylogowanie z Portalu AR, 3.6. Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia w: terminie 21 dni roboczych Wykonawcy od dnia pisemnego lub owego zgłoszenia Zamawiającego dostosowania Portalu AR i ERD w tym systemu raportującego do zmian struktury organizacyjnej Zamawiającego; Zgłoszenie Zamawiającego zawierać będzie szczegółowy opis zmian struktury organizacyjnej terminie 7 dni roboczych Wykonawcy od dnia pisemnego lub owego zgłoszenia przez Zamawiającego: Strona 17 z 134

18 zmiany wizualizacji dokumentów i treści dokumentów (np.: rozmieszczenie danych, loga, nazwa własna, dane adresowe, itp.); dostosowania Portalu AR, systemu wizualizacji i raportowania do zmiany struktury plików wymiany danych; zmiany formatu plików wymiany danych; ilości oraz częstotliwości sporządzanych dokumentów; oznaczenia grup taryfowych; dodanie elementów rozliczenia opisane w pkt powyżej zgłoszenie Zamawiającego zawierać będzie szczegółowy opis i specyfikację: nowego wzoru wraz z opisem wizualizowania dokumentów których dotyczy zmiana; nowej struktury / formatu plików wymiany danych wraz z instrukcją mapowania; w u uzasadnionych przypadkach Zamawiający na wniosek Wykonawcy wydłużyć może terminy określone w pkt i powyżej. 4. Wizualizacja i drukowanie: 4.1. Wizualizacja i drukowanie dokumentów opisanych w pkt 4 i w pkt. 1.1 Załącznika nr 1 do Umowy, kopii i duplikatów powyższych dokumentów dla wszystkich Klientów PGNiG OD odbywać się będzie na: Papierze formatu A4: offsetowym białym, o gramaturze 80 g/m o nieprzezroczystości 93 %, o grubości 104µm, szorstkość 160 ml/min o gramaturze 70 g/m2, wskazane materiały informacyjne, określone materiały takie jak wzory poddruków, dokumentów kopert, materiały informacyjne i inne dokumenty będą miały zgodnie z przekazaną specyfikacją nadrukowane we wskazanym miejscu logo Zamawiającego oraz stopkę PGNiG OD w kolorze PANTONE 288 oraz PANTONE 158 zgodnie ze Strona 18 z 134

19 wzorem stanowiącym Załącznik nr 39 do Umowy (pola ochronne logo) z uwzględnieniem pkt poniżej Zamawiający dopuszcza zmianę loga PGNiG OD Zamawiający dopuszcza zmianę stopki PGNiG OD Druk dokumentów będzie z wykorzystaniem wzoru poddruku: poddruku typu P1 (Załącznik nr 11 do Umowy) - zawiera logo PGNiG OD zgodnie z pkt powyżej oraz nadrukowywany monochromatyczny blankiet polecenia przelewu według wzoru bankowego standardowego formularza 06, określonego w Polskiej Normie PN-F z czerwca 2007 roku. Druga strona poddruku (rewers) może zawierać nadrukowywane informacje niespersonalizowane w kolorze czarnym, według wzoru dla Obszaru Sprzedaży. Zamawiający dopuszcza również stosowanie poddruku z gotowym blankietem przelewu (nadruk wykonany na etapie fabrycznym, tj. przed podaniem do zasadniczego wydruku) i/lub z gotowym rewersem poddruku typu P2 (Załącznik nr 12 do Umowy) - zawiera logo PGNiG OD zgodnie z pkt powyżej. Rewers czyli druga strona poddruku wykorzystana może być na zadruk informacji niepersonalizowanej w kolorze czarnym, według wzoru dla Obszaru Sprzedaży. Zamawiający dopuszcza również stosowanie poddruku z gotowym rewersem oraz zamienne stosowanie poddruku z logo w lewej górnej części kartki oraz poddruku w wersji z logo na środku górnej części kartki poddruku typu P3 (Załącznik nr 13 do Umowy) - zawiera logo PGNiG OD i stopkę zgodnie z pkt powyżej. Zamawiający dopuszcza zamienne stosowanie poddruku z logo w lewej górnej części kartki oraz poddruku w wersji z logo na środku górnej części kartki poddruku typu P4 (Załącznik nr 14 do Umowy) zawiera na jednej stronie poddruku logo PGNiG OD i stopkę zgodnie z pkt powyżej, na drugiej stronie poddruku logo KRD lub inny wskazany przez zmawiającego znak Poddruk typ P5 zawiera na pierwszej stronie poddruku logo PGNiG OD zgodnie z pkt powyżej, Poddruk może posiadać nadrukowywany monochromatyczny blankiet polecenia przelewu według wzoru bankowego standardowego formularza 06, określonego w Polskiej Normie PN-F z czerwca 2007 roku. Na drugiej stronie prezentowany będzie kolorowy nadruk (grafika) według wzoru przekazywanego przez Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza również ewentualne stosowanie poddruku z gotowym blankietem przelewu. Strona 19 z 134

20 Poddruk typ P0 czysta z obu stron kartka (bez loga, stopki lub blankietu przelewu) Drukowanie dokumentów w zadruku: Jednostronnym personalizowanym jedna strona kartki dokumentu będzie zadrukowana danymi personalizującymi Odbiorcę, Jednostronnym niepersonalizowanym jedna strona kartki dokumentu zadrukowana będzie danymi niepersonalizującymi odbiorcę, według jednego wzoru dla Obszaru Sprzedaży lub Regionu, zgodnie ze specyfikacją dokumentu, Dwustronnym personalizowanym dwie strony kartki dokumentu zadrukowane będą z użyciem danych personalizujących odbiorcę, Dwustronnym niepersonalizowanym dwie strony kartki dokumentu zadrukowane z użyciem danych niepersonalizujących odbiorcę, według jednego wzoru dla Obszaru Sprzedaży lub Regionu zgodnie ze specyfikacją dokumentu, Dwustronny mieszany - jedna strona kartki dokumentu będzie zadrukowana danymi personalizującymi odbiorcę, druga strona kartki dokumentu zadrukowana będzie danymi niepersonalizującymi odbiorcę, według jednego wzoru (dot. strony niespersonalizowanej) dla Obszaru Sprzedaży lub Regionu, zgodnie ze specyfikacją dokumentu Cena wydruku dokumentu będzie sumą ceny wzoru poddruku wymienionego w pkt powyżej i ceny zadruku wymienionego w pkt powyżej. Wszystkie ceny są zgodne ze złożoną przez Wykonawcę Ofertą stanowiącą Załącznik nr 4 do Umowy Drukowanie dokumentów: Drukowane faktury, duplikaty i kopie tychże faktur winny być wystawiane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi wydanymi za podstawie tej ustawy; Drukowanie materiałów informacyjnych lub innych dokumentów określonych w pkt Załącznika nr 1 do Umowy odbywać się będzie na podstawie zlecenia udzielonego przez Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego lub Koordynatorów Lokalnych; Dokumenty dla Klientów będą drukowane na podstawie danych dostarczanych z PGNiG OD zgodnie z wytycznymi określonymi przez Zamawiającego i według określonych / przykładowych zasad: Strona 20 z 134

21 faktury prognozowane, faktury proforma, faktury rozliczeniowe, faktury wstępne raty planowe, faktury za przekroczenie mocy, faktury sprzedaż pozostała będą drukowane na poddruku według wzoru P1, P5, P2 lub P0. W przypadku gdy treść faktury nie mieści się na jednej stronie i obejmuje dwie strony, drukowana będzie na poddruku według wzoru P2 pierwsza strona, i według wzoru P1, P5 lub P2 druga strona. W przypadku gdy treść faktury obejmuje trzy i więcej stron drukowana będzie na poddrukach według wzoru P2 pierwsza strona, według wzoru P1, P5 lub P2 ostania strona i według wzoru P2 lub P0 strona lub strony środkowe faktury; faktury korekty wystawiane do faktur prognozowanych, faktury korekty do faktur proforma, faktury korekty do faktur rozliczeniowych, faktury korekty do faktur wstępnych rat planowych, korekty faktury sprzedaż pozostała, korekty faktury za przekroczenie mocy oraz inne wskazane przez Zamawiającego dokumenty, będą drukowane na poddruku według wzoru P1, P5, P2 lub P0. W przypadku gdy treść korekty faktury nie mieści się na jednej stronie i obejmuje dwie strony, drukowana będzie na poddruku według wzoru P2 pierwsza strona i według wzoru P1, P5 lub P2 druga strona. W przypadku gdy treść korekty faktury obejmuje trzy i więcej stron drukowana będzie na poddrukach według wzoru P2 pierwsza strona, według wzoru P1, P5 lub P2 ostania strona i według wzoru P2 lub P0 strona lub strony środkowe korekty faktury; informacje o rozliczeniu zużycia paliwa gazowego będą drukowane na poddruku według wzoru P2; przypomnienia, wezwania do zapłaty, przedsądowe wezwania do zapłaty, informacje o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego będą drukowane dwustronnie na poddruku według wzoru P2, P3 lub P4. W przypadku gdy treść dokumentu nie mieści się na jednej stronie, pierwsza strona będzie drukowana według wzoru P2, P3 lub P4 a każda następna strona drukowana będzie według wzoru P2; przykładowe wzory faktur i dokumentów dla klientów zawierają załączniki: Załącznik nr 17 do Umowy (faktura prognozowana) przykładowa faktura prognozowana; Załącznik nr 18 do Umowy (faktura rozliczeniowa przykładowa faktura rozliczeniowa; Załącznik nr 19 do Umowy (faktura rozliczeniowa, wielokartkowa) przykładowa faktura rozliczeniowa wielokartkowa; Strona 21 z 134

22 Załącznik nr 20 do Umowy (faktura wstępna rata planowa) przykładowa faktura wstępna rata planowa ; Załącznik nr 21 do Umowy (faktura za przekroczenie mocy) przykładowa faktura za przekroczenie mocy; Załącznik nr 22 do Umowy (faktura sprzedaż pozostała) przykładowa faktura pozostała sprzedaż; Załącznik nr 23 do Umowy (korekta faktury prognozowanej) przykładowa faktura korekta faktur prognozowanych; Załącznik nr 24 do Umowy (korekta faktury rozliczającej) przykładowa faktura korekta faktur rozliczeniowych; Załącznik nr 25 do Umowy (korekta faktury pozostała sprzedaż) przykładowa faktura korekta do faktury pozostała sprzedaż ; Załącznik nr 26 do Umowy (korekta faktury za przekroczenie mocy) przykładowa faktura korekta do faktury za przekroczenie mocy; Załącznik nr 27 do Umowy (nota odsetkowa) przykładowa nota odsetkowa; Załącznik nr 28 do Umowy (Raport o punkcie / Wydruk odczytów dobowych) przykładowa informacja o parametrach gazu; Załącznik nr 29 do Umowy (uzgodnienie salda) przykładowe uzgodnienie salda; Załącznik nr 30 do Umowy (wezwanie do zapłaty) przykładowe wezwanie do zapłaty; Załącznik nr 31 do Umowy (informacja o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego) przykładowa informacja o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego; Załącznik nr 32 do Umowy (materiały personalizowane) przykładowe materiały informacyjne personalizowane; Załącznik nr 33 do Umowy (materiały nie personalizowane przykładowe materiały informacyjne niepersonalizowane; Strona 22 z 134

23 Drukowanie faktur: Załącznik nr 34 do Umowy (Akcydens A4 zadruk 2+0) przykładowy Akcydens jednokartkowy zadruk (2+0); przykładowy Akcydens jednokartkowy zadruk (2+2); Jedna faktura drukowana jednemu Klientowi składa się z 1 (jednej) bądź kilku kartek formatu A4: W przypadku, gdy treść faktury mieści się na jednej stronie, faktury prognozowane, faktury proforma, faktury rozliczeniowe, faktury wstępne raty planowe, faktury za przekroczenie mocy, oraz faktury sprzedaż pozostała zawierać będą: pierwsza strona kartki (awers): logo PGNiG OD zgodnie z pkt , dane Sprzedawcy paliwa gazowego lub energii elektrycznej, dane Wystawcy faktury, dane Nabywcy, dane adresata, datę nadania, opłaty za paliwo gazowe lub energię elektryczną drukowane czcionką Arial CE w kolorze czarnym, inne niezbędne dane potrzebne do wystawienia faktury i informacje dla Klienta oraz może zawierać blankiet polecenia przelewu według wzoru bankowego standardowego formularza 06, określonego w Polskiej Normie PN-F z czerwca 2007 roku, druga strona kartki (rewers): może być zadrukowana w całości i zawierać będzie niepersonalizowane informacje dla Klientów drukowane w kolorze czarnym których tekst i wygląd z uwzględnieniem pkt poniżej może ulegać okresowo zmianie (Wykonawca wykorzystać może poddruk z gotowym rewersem), Koszt zadruku awersu na kartce bez rewersu (czysta druga strona) będzie zgodny z ceną zadruku jednostronnego personalizowanego zawartą w Załączniku nr 4 do Umowy, Koszt zadruku kartki zadrukowanej na pierwszej stronie (awersie) zadrukiem personalizowanym i na drugiej stronie (rewersie) zadrukiem niepersonalizowanym z uwzględnieniem pkt 4.7.1, poniżej (Wykonawca może wykorzystać poddruk z gotowym rewersem) rozliczany będzie w cenie zadruku dwustronnego mieszanego zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Umowy, zadruk rewersu pierwszej kartki może być inny dla każdego Obszaru Sprzedaży., Strona 23 z 134

24 Zamawiający wykorzystać może do wydruku dokumentów jednostronicowych poddruk P5 zgodnie z opisem w pkt koszt zadruku awersu na poddruku P5 będzie zgodny z ceną zadruku jednostronnego personalizowanego zawartą w Załączniku nr 4 do Umowy Wykorzystywane poddruki: P1, P2, P5, P W przypadku, gdy treść faktury prognozowanej, faktury proforma, faktury rozliczeniowej, faktury wstępnej raty planowej, faktury za przekroczenie mocy oraz faktury sprzedaż pozostała nie mieści się na jednej stronie: pierwsza strona (awers) pierwszej kartki będzie zawierać: logo PGNiG OD zgodnie z pkt , dane Sprzedawcy paliwa gazowego, dane Wystawcy faktury, dane Nabywcy paliwa gazowego, dane adresata, datę nadania, opłaty za paliwo gazowe drukowane czcionką Arial CE w kolorze czarnym druga strona kartki (rewers) może być zadrukowana niepersonalizowanymi informacjami dla Klientów drukowanymi w kolorze czarnym, których tekst i wygląd może ulegać okresowo zmianie z uwzględnieniem pkt poniżej (Wykonawca może wykorzystać poddruk z gotowym rewersem), Koszt zadruku awersu na kartce bez rewersu (czysta druga strona) będzie zgodny z ceną zadruku jednostronnego personalizowanego zawartą w Załączniku nr 4 do Umowy, Koszt zadruku kartki zadrukowanej na pierwszej stronie (awersie) zadrukiem personalizowanym i na drugiej stronie (rewersie) zadrukiem niepersonalizowanym z uwzględnieniem pkt poniżej (Wykonawca może wykorzystać poddruk z gotowym rewersem) rozliczany będzie w cenie zadruku dwustronnego mieszanego zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Umowy, Kolejne strony faktury z dalszym ciągiem tekstu ze strony pierwszej będą na dedykowanych wzorach poddruków drukowane, jednostronnie, Zamawiający wykorzystać może do wydruku jednej strony dokumentów wielostronicowych poddruk P5 zgodnie z opisem w pkt Strona 24 z 134

25 koszt zadruku awersu na poddruku P5 będzie zgodny z ceną zadruku jednostronnego personalizowanego zawartą w Załączniku nr 4 do Umowy Wykorzystywane poddruki: P1, P2, P5, P Drukowanie korekt faktur odbywać się będzie zgodnie z opisem pkt powyżej drukowanie Informacji o rozliczeniu zużycia paliwa gazowego lub energii elektrycznej: drukowana jednemu Klientowi może składać się z 1 (jednej) kartki formatu A4, zadrukowanej dwustronnie. Pierwsza strona kartki informacji o rozliczeniu zużycia paliwa gazowego będzie zawierać między innymi: logo PGNiG OD zgodnie z pkt , dane Sprzedawcy paliwa gazowego lub energii elektrycznej, dane Wystawcy informacji, dane Nabywcy, dane adresata, datę nadania oraz rozliczenie opłat za pobrane paliwo gazowe lub energię elektryczną drukowane czcionką Arial CE zadruk awersu na kartce z czystą drugą stroną (rewersem) rozliczany będzie jako zadruk jednostronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Druga strona kartki informacji o rozliczeniu zużycia paliwa gazowego lub energii elektrycznej może być zadrukowywana w całości i będzie zawierać informacje niepersonalizowane dla klientów drukowane w kolorze czarnym Koszt zadruku kartki zadrukowanej na pierwszej stronie (awersie) zadrukiem personalizowanym i na drugiej stronie (rewersie) zadrukiem niepersonalizowanym z uwzględnieniem pkt poniżej (Wykonawca może wykorzystać poddruk z gotowym rewersem) rozliczany będzie w cenie zadruku dwustronnego mieszanego zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Tekst i wygląd rewersu może podlegać zmianie z uwzględnieniem pkt poniżej. Treść może być inna dla każdej Jednostki Terenowej Zamawiającego (Region/Obszar Sprzedaży) i może być wykonywana w postaci poddruku z gotowym rewersem Wykorzystywane poddruki: P Drukowanie informacji o parametrach gazu: drukowana jednostronnie. Treść informacji do wydruku zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w formie pliku PDF. Dokument załączany będzie do wskazanych przez Zamawiającego przesyłek jako dokument personalizowany. Strona 25 z 134

26 rewers dokumentu nie będzie zadrukowywany. Zadruk personalizowanego awersu rozliczany będzie jako zadruk jednostronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Wykorzystywane poddruki: P Drukowanie pism windykacyjnych, tj. przypomnień, wezwań do zapłaty, przedsądowych wezwań do zapłaty i informacji o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego: będą drukowane dwustronnie na poddruku P3 lub P4. Na pierwszej stronie pisma windykacyjnego znajdować się będą: logo i stopka PGNiG OD zgodnie z pkt , dane Wystawcy, dane Nabywcy, dane Adresata, data nadania oraz standardowy tekst drukowany czcionką Arial CE w kolorze czarnym Druga strona pisma windykacyjnego z dalszą częścią tekstu ze strony pierwszej będzie drukowana w kolorze czarnym. W przypadku poddruku typu P4 druga strona będzie zadrukowana do poziomu powyżej logo KRD. W przypadku gdy treść pisma nie mieści się na dwóch stronach dalsza część tekstu drukowana będzie na poddruku P Wydruk dokumentu rozliczany będzie jako zadruk dwustronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy [Oferta Wykonawcy]; jeśli dokument nie mieści się na dwóch stronach jednej kartki dalszy zadruk rozliczany będzie jako zadruk dwu lub jednostronny personalizowany. Kartka dokumentu zadrukowana dwustronnie jako zadruk dwustronny personalizowany, kartka zadrukowana jednostronnie (awers) jako zadruk jednostronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Wykorzystywane poddruki: P3, P4, P Drukowanie not odsetkowych i korekt not odsetkowych: drukowane będą jedno lub dwustronnie na poddruku P2. Na pierwszej stronie noty odsetkowej znajdować się będą: logo PGNiG OD zgodnie z pkt Załącznika nr 1 do Umowy, dane Wystawcy, dane Nabywcy, dane Adresata, data nadania oraz standardowy tekst drukowany czcionką Arial CE w kolorze czarnym W przypadku gdy treść noty odsetkowej nie mieści się na jednej stronie, druga strona noty odsetkowej z dalszą częścią tekstu ze strony pierwszej będzie drukowana w kolorze czarnym. W przypadku gdy treść noty odsetkowej nie mieści się na dwóch stronach dalsza część tekstu drukowana będzie na poddruku P2. Strona 26 z 134

27 Wydruk dokumentu rozliczany będzie jako zadruk jedno lub dwustronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy; jeśli dokument nie mieści się na dwóch stronach jednej kartki dalszy zadruk rozliczany będzie jako zadruk jedno lub dwustronny personalizowany. Kartka dokumentu zadrukowana dwustronnie jako zadruk dwustronny personalizowany, kartka zadrukowana jednostronnie (awers) jako zadruk jednostronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Wykorzystywane poddruki: P Drukowanie uzgodnienia salda: drukowane będą jednostronnie na poddruku P2. Na pierwszej stronie uzgodnienia salda znajdować się będą: logo PGNiG OD zgodnie z pkt , dane Wystawcy, dane Nabywcy, dane Adresata, data nadania oraz standardowy tekst drukowany czcionką Arial CE w kolorze czarnym. W przypadku gdy wraz z uzgodnieniem salda przekazywana jest historia rozrachunków wówczas dokument ten drukowany będzie na oddzielnej kartce na poddruku typu P Wydruk dokumentu rozliczany będzie jako zadruk jednostronny personalizowany zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Wykorzystywane poddruki: P Na blankiecie przelewu poddruku P1 i P5 nanoszony będzie kod QR i kod paskowy (Typ Code128) o ustalonych przez Zamawiającego wymiarach, strukturze i zakresie danych. W kodzie jest prezentowana wartość z konkretnego pola w danych zależnie od rodzaju dokumentu (korekta / faktura) oraz systemu z którego pochodzą dane. Zakres zapisanych w kodzie danych może ulegać zmianom Koperty: Zamawiający z uwzględnieniem zapisów Załącznika nr 6 do Umowy, wykorzystywał będzie koperty do automatycznego/maszynowego pakowania formatu: Koperta formatu C6/5 (114x229): papier biały offsetowy, do kopertowania od 1 do 7 kartek, Koperta formatu C5 (162 x 229 mm): papier biały offsetowy - do kopertowania od 8 do 15 kartek, Koperta formatu C4 (229x324): papier biały offsetowy - do kopertowania 16 kartek i więcej, Określone przez Zamawiającego typy kopert ze względu na rodzaj przesyłek: Strona 27 z 134

28 List zwykły (nierejestrowany), List polecony, Listy polecone za potwierdzeniem odbioru (ZPO), Listy polecone za elektronicznym potwierdzeniem odbioru (EPO) Zamawiający dopuszcza stosowanie innych typów przesyłek, wzorów kopert jak również przygotowywanie korespondencji dla dwóch i więcej operatorów pocztowych Koperty przygotowywane będą przez Wykonawcę według następujących wymagań: przykładowe wzory zawiera Załącznik nr 15 do Umowy (C5 nie rejestrowana), Załącznik nr 16 do Umowy (C5 rejestrowana), Koperty wykonane będą z papieru offsetowego białego: o gramaturze 80g/m2, o nieprzezroczystości 93 %, o grubości 104µm, szorstkość 160 ml/min Koperty posiadać będą: we wskazanym przez Zamawiającego miejscu logo Zamawiającego zgodnie z pkt powyżej okienko (prawe) o wymiarach około 45/90 mm i lokalizacji w odległości około 15mm od bocznej krawędzi koperty i 15 mm od krawędzi dolnej koperty, które zapewniających ukazanie wyłącznie nazwy wraz z adresem Klienta i daty nadania dokumentu; Okienka koperty będą zaokrąglone i zabezpieczone wklejoną do wewnątrz folią o grubości 32 mikronów (polistyren); nadruk identyfikujący nr Umowy na usługi pocztowe i operatora pocztowego, punkt nadania oraz inne dane wskazane przez Zamawiającego w Załączniku nr 6 konieczne do prawidłowego nadania korespondencji; Strona 28 z 134

29 Wykonawca oznaczał będzie przesyłki typu priorytetowego i przekazywał je do nadania zgodnie ze wskazanym przez Zamawiającego terminem i sposobem; koperta będzie chroniła przed możliwością zapoznania się z treścią korespondencji bez otwarcia koperty; Zamawiający zastrzegą sobie zmianę sposobu oznaczania kopert i wzorów kopert z zachowaniem określonych w pkt powyżej formatów; Zamawiający dopuszcza 25% zadruk koperty bez spadu (4mm); nadruk na kopertach wykonywany będzie w technice druku flexo lub offset koperta formatu C5 (162 x 229 mm) i formatu C6/5 (114x229) dla korespondencji zwykłej (nierejestrowanej) wykorzystywana do listów zwykłych posiadać będzie: z lewej strony nadrukowane według jednego wzoru dane identyfikujące nadawcę i punkt zwrotny dla korespondencji np.: adres, nr skrytki pocztowej o wskazanej przez Zamawiającego treści i wzorze Zamawiający dopuszcza stosowanie dwóch lub więcej rodzajów kopert danego typu np.: koperty dla przesyłek na obszar miejski / pozamiejski. Rodzaj koperty określony będzie przez Zamawiającego i stosowany zgodnie z podziałem na typ/rodzaj przesyłki i zakres kodów PNA Zamawiający dopuszcza stosowanie kopert dwuokienkowych, gdzie w lewym okienku strony adresowej koperty widoczny będzie adres nadawcy tj. Jednostki Terenowej Zamawiającego Zamawiający dopuszcza a Wykonawca zobowiązany będzie do identyfikacji rodzaju przesyłki ze względu na określony przez Zamawiającego zakres kodów PNA poprzez naniesienie na dokument w miejscu określonym przez Zamawiającego widocznego znaku w oknie koperty. Wzór nanoszonego znaku określony będzie przez Zamawiającego Przykładowy wzór koperty formatu C5 stanowi Załącznik nr 15 do Umowy (C5 nie rejestrowana) koperta formatu C5 (162 x 229 mm) i formatu C6/5 (114x229) dla listów poleconych: z prawej części strony adresowej koperty okienko o wymiarach i lokalizacji zapewniających ukazanie nazwy, adresu dostarczenia dokumentu (adres korespondencyjny) i strefy Strona 29 z 134

30 kodowej indywidualnego numeru nadawczego identyfikującego przesyłkę poleconą Zamawiający dopuszcza możliwość nanoszenia indywidualnego numeru nadawczego identyfikującego przesyłkę bezpośrednio na kopertę lub nanoszenia go nad adresem dostarczenia tak aby widoczny był w oknie adresowym koperty Zamawiający dopuszcza możliwość okienka z lewej części strony adresowej koperty o wymiarach i lokalizacji zapewniających ukazanie nadruku danych identyfikujących nadawcę i adres zwrotny na kopercie o wskazanej przez Zamawiającego treści i wzorze oraz strefy kodowej indywidualnego numeru nadawczego identyfikującego przesyłkę poleconą Zamawiający dopuszcza stosowanie dwóch lub więcej rodzajów kopert danego typu / formatu. Rodzaj koperty określony będzie przez Zamawiającego i stosowany zgodnie z podziałem na typ/rodzaj przesyłki i zakres kodów PNA Zamawiający dopuszcza a Wykonawca zobowiązany będzie do identyfikacji rodzaju przesyłki ze względu na określony przez Zamawiającego zakres kodów PNA poprzez naniesienie na dokument w miejscu określonym przez Zamawiającego znaku, widocznego w oknie koperty. Wzór nanoszonego znaku określony będzie przez Zamawiającego Koperta posiadać będzie inne konieczne elementy do zakwalifikowania przesyłki jako przesyłka polecona (rejestrowana) zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego i operatora pocztowego koperta formatu C4 (229 x 324 mm): Z prawej części strony adresowej koperty okienko o wymiarach i lokalizacji zapewniających ukazanie wyłącznie nazwy wraz z adresem Klienta i daty nadania dokumentu nadruk identyfikujący nr Umowy na usługi pocztowe i operatora pocztowego, punkt nadania oraz inne dane wskazane przez Zamawiającego konieczne do prawidłowego nadania Zamawiający dopuszcza możliwość stosowania etykiet lub nadruku na kopercie zamiast okienka Z lewej strony koperty okienko o wymiarach i lokalizacji zapewniających ukazanie nazwy, adresu Wystawcy dokumentu i strefy kodowej - indywidualnego numeru identyfikującego przesyłkę. Zamawiający dopuszcza możliwość nadrukowania adresu nadawcy i punktu zwrotnego dla korespondencji (np.: Strona 30 z 134

31 skrytka pocztowa) oraz stosowania etykiet lub nadruku na kopercie zamiast okienka Zamawiający dopuszcza a Wykonawca zobowiązany będzie do identyfikacji rodzaju przesyłki ze względu na określony przez Zamawiającego zakres kodów PNA poprzez naniesienie na dokument w miejscu określonym przez Zamawiającego znaku, widocznego w oknie koperty. Wzór nanoszonego znaku określony będzie przez Zamawiającego Zadruk koperty - Zamawiający dopuszcza użycie kopert formatu C6/5 i C5 zgodnych z opisem dla listów zwykłych (nierejestrowanych) i poleconych z nadrukowanym dodatkowym materiałem informacyjnym lub reklamowym według wzoru przekazanego przez Zamawiającego: Kolorowy obejmujący 25% powierzchni koperty, zadruk ze spadem, Zamawiający dopuszcza różne wzory dodatkowego zadruku koperty, każdy Region może mieć inny wzór dodatkowego zadruku koperty. Zamawiający wykorzystywać jednocześnie może w procesie kopertowania wzór standard tj bez dodatkowego zadruku oraz koperty z dodatkowym zadrukiem koperty z kolorowym zadrukiem wykorzystywane będą do wysyłki korespondencji określonej zgodnie ze wskazanymi przez Zamawiającego kryteriami, w szczególności takimi jak: Region, grupa taryfowa, paliwo gazowe / energia elektryczna, adres i miejsce zamieszkania klienta np.: zakres kodów PNA, lub innych dostępnych w plikach wymiany danych kryteriach wskazanych przez Zamawiającego Wykonawca przygotuje koperty i uruchomi kopertowanie wskazanych materiałów do kopert z dodatkowym kolorowym zadrukiem w terminie 14 dni roboczych Wykonawcy od dnia pisemnego lub owego zgłoszenia takiego żądania i przekazania wzoru dodatkowego zadruku koperty przez Zamawiającego Zamawiający wykorzysta całą określoną w jednostkowym zamówieniu ilość kopert z kolorowym dodatkowym zadrukiem lub pokryje koszt przygotowania kopert zgodny z ceną określoną w Załączniku nr 4 do Umowy. Strona 31 z 134

32 koszt usługi stanowi suma ceny koperty C6/5 lub C5 oraz cena dodatkowego zadruku koperty C6/5 lub C5 podana w Załączniku nr 4 do Umowy Drukowanie materiałów informacyjnych: Drukowanie materiałów informacyjnych odbywać się będzie na podstawie pisemnego lub owego zlecenia przekazywanego przez Koordynatorów Lokalnych lub Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego lub upoważnione przez nich osoby Drukowanie będzie obejmowało między innymi wydruk takich materiałów jak: Pełna Taryfa, Wyciąg z Taryfy, OWU (dla Paliw Gazowych i energii elektrycznej) ZPK (Zbiór praw konsumenta), inne wskazane materiały Materiały informacyjne personalizowane i niepersonalizowane zadruk jedno i dwustronny, kolorowy i czarnobiały Poddruki typu P1, P2, P3, P4, P5, P Druki akcydensowe Inne materiały i wzory wskazane przez Zamawiającego Materiały informacyjne niepersonalizowane i personalizowane kierowane do Klientów PGNiG OD drukowane będą jednostronnie lub dwustronnie, personalizowane i niepersonalizowane w zadruku czarnobiałym lub kolorowym z wykorzystaniem również poddruków według wzoru P2, P3, P5, P Treść i wygląd materiałów informacyjnych może być różna w zależności od JTZ - Regionu / Obszaru Sprzedaży i grupy taryfowej, do której został zakwalifikowany Klient. Materiały mogą być insertowane do wszystkich przesyłek lub tylko do niektórych, wskazanych przez Zamawiającego. Kilka różnych materiałów informacyjnych może być kopertowanych do jednej przesyłki Materiały informacyjne niepersonalizowane lub personalizowane drukowane mogą być jednostronnie lub dwustronnie na wskazanych typach poddruków lub wzorach, według cen z Formularza Ofertowego, gdzie Zamawiający określi ilość sztuk i zleci Wykonawcy wydruk zgodnie ze wzorem materiału informacyjnego Pełna Taryfa (np.: PGNiG OD, PSG), wyciąg z Taryfy dla Paliw Gazowych lub energii elektrycznej, ZPK, inne wskazane dokumenty: składać się będą z okładki, Treści (wsad), introligatorni: Treść (wsad) drukowana będzie zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy na papierze: Strona 32 z 134

33 białym offsetowym formatu A4, gramatura 80g/m² lub 70g/m² : zgodnym ze specyfikacją pkt powyżej i złożonym (falcowanym) do formatu A5, w wydruku niepersonalizowanym (1+1), (2+0), (2+2), (4+0) lub (4+4) Cena wydruku materiału opisanego w pkt uwzględnia papier zgodny ze specyfikacją określoną w pkt powyżej oraz zadruk zgodny z pkt powyżej (cena to suma kosztu papieru i zadruku) Materiał będzie składany do A5 z użyciem introligatorni (oprawy) okładka - kreda matowa 160g/m² lub 120g/m², format A4 złożony do formatu A5, zadruk kolorowy (4+4), niepersonalizowany dwustronny. Wycena uwzględnia papier i koszt zadruku; introligatornia: oprawa zeszytowa, dwie zszywki na dłuższym boku, zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy oprawa klejona na dłuższym boku materiału zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy okładka i introligatornia (oprawa) umożliwiały będą użycie materiałów w procesie kopertowania w wydruku masowym Wydruk Taryfy, Wyciągu z Taryfy i innych wskazanych materiałów informacyjnych przygotowywany i drukowany będzie w sześciu różnych egzemplarzach według wzoru dedykowanego dla Regionu lub innych wskazanych JTZ, zgodnie z opracowanymi plikami produkcyjnymi i wyżej opisaną specyfikacją Całkowity koszt wydruku Taryfy i Wyciągu z Taryfy będzie sumą kosztów wybranych przez Zamawiającego usług/materiałów opisanych w pkt Zamawiający zastrzega sobie przygotowanie innych materiałów informacyjnych z wykorzystaniem materiałów i specyfikacją opisaną w pkt powyżej Pełna Taryfa (np.: PGNiG OD, PSG), wyciąg z Taryfy dla Paliw Gazowych lub energii elektrycznej, ZPK, inne wskazane Strona 33 z 134

34 dokumenty drukowane zgodnie z pkt będą masowo kopertowane i wysyłane do klientów, a w innej części konfekcjonowane i dostarczane do wskazanych przez Zamawiającego JTZ Materiały informacyjne drukowane i kopertowane na potrzeby masowej akcji informacyjnej np.: OWU (Ogólne Warunki Umowy), inne niepersonalizowane druki do obsługi klienta: Drukowane będą przez Wykonawcę według wzorów i ilości dla danego wzoru przekazanych przez Zamawiającego. Ilość wzorów materiałów do jednoczesnego wydruku wynosi około 6-8 szt Zgodnie z formatem i specyfikacją: format A4; 80g/m² lub 70g/m² łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+0); format A4; 80g/m² lub 70g/m² łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+2); format A3 80g/m² lub 70g/m² ; 297x420mm (2 x A4) łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+2); format 630x297mm, 80g/m² lub 70g/m², (3 x A4) łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+2); OWU i inne wskazane dokumenty będą kopertowane masowo i wysyłane do klientów, a w innej części konfekcjonowane i dostarczane do wskazanych przez Zamawiającego JTZ zgodnie z pkt poniżej Cena wydruku OWU obejmuje koszt papieru i zadruku Druki akcydensowe drukowane i dostarczane do JTZ : przez Wykonawcę według wzorów przekazanych przez Zamawiającego. Ilość wzorów do jednoczesnego wydruku dla materiałów opisanych w pkt wynosi około 80 wzorów, Załączniki nr 34 i 35 do Umowy zawierają przykładowe wzory Akcydensów Zgodnie z formatem i specyfikacją: format A4; 80g/m² łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+0) / (4+0); format A4; 80g/m² łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+2) / (4+4); Strona 34 z 134

35 format A3 80g/m²; 297x420mm (2 x A4) łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+2) / (4+4); format 630x297mm, 80g/m², (3 x A4) łamane (falcowane) do A4/A5, Zadruk (2+2) / (4+4); Drukowane, konfekcjonowanie i dostarczane do wskazanych JTZ wymienionych w Załączniku nr 2 do Umowy zgodnie z ilościami określonymi w zbiorczych zamówieniach dla PGNiG OD składanych nie częściej niż raz na 3 miesiące; Zamówienia określać będą ilość sztuk danego wzoru jaki dostarczony ma być do wskazanej JTZ; Minimalna liczba danego wzoru materiału akcydensowego jaka może zostać zamówiona do danej JTZ to około 50 sztuk; Wydrukowane materiały akcydensowe dostarczane będą zakonfekcjonowane i zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem zgodnie z pkt , do miejsc wskazanych w zamówieniu przez Koordynatorów Lokalnych lub Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego; Cena wydruku materiałów akcydensowych obejmuje koszt papieru i zadruku Ulotki, drukowane będą: Listy informacyjne: Ulotka kreda matowa, format A4; 150g/m2 łamana do DL, Zadruk (4+4); Ulotka kreda matowa, format DL; 150g/m2, Zadruk (4+4); Ulotki będą kopertowane masowo i wysyłane do klientów, a w innej części konfekcjonowane i dostarczane do wskazanych przez Zamawiającego JTZ Cena druku ulotki określona jest w Załączniku nr 4 do Umowy Mogą być zadrukowane jako personalizowane i niepersonalizowane, Z wykorzystaniem poddruków P2, P3, P5, P0 zadruk jednostronny i dwustronny Z wykorzystaniem kolorowych poddruków (2+0), (2+2), (4+0) lub (4+4). Koszt materiału obejmuje cenę papieru i zadruku Strona 35 z 134

36 (2+0), (2+2), (4+0) lub (4+4). Koszt materiału nie obejmuje ceny personalizacji Cena listu informacyjnego personalizowanego na poddruku to suma ceny poddruku pkt powyżej i ceny zadruku personalizowanego lub mieszanego Drukowanie niespersonalizowanych kolorowych rewersów informacyjnych faktur na poddrukach typ P5: wskazane dokumenty drukowane będą na wcześniej przygotowanym poddruku według opisu poddruku typ P5 zgodnego z pkt Załącznika nr 1, niepersonalizowane kolorowe rewersy nanoszone mogą być również bezpośrednio w trakcie procesu druku zgodnie z przekazaną wizualizacją poddruku typ P5. Poddruk P5 rozliczany będzie zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy pozycja poddruk typ P Zadruk kolorowego rewersu obejmować może cały format A4 drugiej strony poddruku typ P Rewersy drukowane z zachowaniem takiego nasycenia i pokrycia kolorem by dane i kody naniesione na awers, np.: dane rozliczeniowe do faktury, elementy faktury z uwzględnieniem polecenia przelewu, były czytelne dla Klientów i czytników dedykowanych do odczytu zakodowanych danych Wykonawca na zlecenie Zamawiającego przeprowadzi testy produkcyjne z wykorzystaniem nowego wzoru kolorowego poddruku informacyjnego. Koszt przeprowadzonych testów pokrywa Wykonawca Wykonawca dokonywać będzie zmian w wyglądzie kolorowych rewersów informacyjnych z uwzględnieniem pkt poniżej Zamawiający wykorzysta do druku całą określoną w jednostkowym zamówieniu ilość poddruków P5 z rewersami informacyjnymi danego wzoru lub pokryje koszt ich przygotowania zgodnie z ceną określoną w Załączniku nr 4 do Umowy Wzory rewersów poddruków typ P5 mogą być różne w zależności od Regionu lub Obszaru Sprzedaży Poddruki typ P5 wykorzystywane będą do druku wskazanych przez Zamawiającego dokumentów zgodnie z określonymi kryteriami, w szczególności takimi jak: Typ dokumentu, Grupa taryfowa, Strona 36 z 134

37 Adres i miejsce zamieszkania klienta np.: zakres kodów PNA, Zakres numerów pkt. poboru paliwa, Nr BOK, Nr ewidencyjny klienta np.: zakres nr ewidencyjnych klientów, lub innych dostępnych w plikach wymiany danych kryteriach wskazanych przez Zamawiającego Poddruk P5 może być stosowany wymiennie z poddrukiem typ P1 i P Dostarczanie poddruków, wydrukowanych materiałów informacyjnych i zwrotów korespondencji do JTZ Wykonawca dostarczał będzie posortowane zwroty korespondencji do wybranych JTZ zgodnie z pkt 7.10 i 7.11 oraz ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Wykonawca dostarczał będzie poddruki, koperty oraz wydrukowane materiały informacyjne opisane w pkt 4.4 powyżej zgodnie z pkt i ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy Wykonawca dostawę poddruków, kopert i materiałów informacyjnych łączył będzie z dostawą zwrotów posortowanej korespondencji Druk cyfrowy kolorowy (trans-promo); Zamawiający zlecał będzie Wykonawcy wydruk dokumentów w kolorze z przyjętą i określoną przez Zamawiającego wizualizacją i logiką drukowania dokumentów Wykonawca w terminie 3 Dni roboczych Wykonawcy od dnia pisemnego lub owego zgłoszenia Zamawiającego zawierającego wzór zadruku i wskazanie grupy docelowej, rozpocznie cyfrowy wydruk określonych przez Zamawiającego dokumentów Wykonawca drukować będzie dokumenty personalizowane i niepersonalizowane, w zadruku jednostronnym i dwustronnym, jednokartkowym i wielokartkowym Dokumenty drukowane w technice druku cyfrowego mogą być różne w zależności od Jednostki Terenowej Zamawiającego, grupy taryfowej do której został zakwalifikowany klient oraz drukowane będą dla odbiorców wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z kryteriami określonymi przez Zamawiającego, w szczególności: Typ dokumentu; Strona 37 z 134

38 Grupa taryfowa; Adres i miejsce zamieszkania np.: zakres kodów PNA; Zakres numerów pkt. poboru paliwa; Nr BOK; Zakres nr ewidencyjnych Klienta; lub innych dostępnych w plikach wymiany danych kryteriach wskazanych przez Zamawiającego Usługa druku cyfrowego rozliczana będzie zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę Ofertą stanowiącą Załącznik nr 4 do Umowy. Cena wydruku cyfrowego w zadruku jednostronnym (4+0) lub dwustronnym (4+4), koszt usługi uwzględnia koszt papieru oraz koszt zadruku kolorowego i personalizacji Wykonawca zobowiązany jest: Wydrukować a następnie rozpocząć masowe kopertowanie materiałów informacyjnych (np.: wyciąg z Taryfy, pełną Taryfę, OWU, list informacyjny) do Przesyłek masowych (wysyłka z dokumentami transakcyjnymi lub wysyłka dodatkowa) i ich przekazywanie do operatora pocztowego w terminie 14 dni roboczych Wykonawcy od dnia przekazania przez Zmawiającego do Wykonawcy wzorów plików produkcyjnych drukowanych materiałów oraz określenia grupy klientów którym należy kopertować materiały lub przekazania plików testowych adresowej bazy danych do wysyłki dodatkowej Wykonawca w terminie 5 dni roboczych Wykonawcy od dnia przekazania przez Zmawiającego zlecenia realizacji wydruku i rozpoczęcia masowego kopertowania materiałów informacyjnych do Przesyłek masowych przedstawi Zamawiającemu do akceptacji harmonogram realizacji uwzgledniający pkt poniżej Zamawiający w terminie 10 dni roboczych Wykonawcy od dnia przekazania zlecenia realizacji wysyłki dodatkowej przekaże Wykonawcy adresowe bazy danych do realizacji wysyłki masowej Wykonawca licząc od terminu wskazanego w pkt powyżej (14 dni roboczych Wykonawcy na wydruk materiałów oraz rozpoczęcie ich kopertowania i przekazania do nadania przesyłek masowych z dodatkowo kopertowanymi materiałami Strona 38 z 134

39 od dnia Zlecenia) zakopertuje i nada wysyłką dodatkową (wysyłka nie z materiałami transakcyjnymi / fakturami) materiały w ilości i terminie: szt szt. dodatkowej korespondencji zrealizuje wysyłkę dodatkową w terminie 5 dni roboczych Wykonawcy szt szt. dodatkowej korespondencji zrealizuje wysyłkę dodatkową w terminie 10 dni roboczych Wykonawcy szt szt. dodatkowej korespondencji zrealizuje wysyłkę dodatkową w terminie 20 dni roboczych Wykonawcy szt szt. dodatkowej korespondencji zrealizuje wysyłkę dodatkową w terminie 30 dni roboczych Wykonawcy szt. dodatkowej korespondencji zrealizuje wysyłkę dodatkową w terminie 40 dni roboczych Wykonawcy szt szt. dodatkowej korespondencji dla tzw. klientów biznesowych zrealizuje wysyłkę dodatkową w terminie 4 dni roboczych Wykonawcy. Masowa wysyłka dodatkowa dla tzw. klientów biznesowych realizowana będzie niezależnie do terminów określonych w pkt powyżej przy zachowaniu terminów wskazanych w pkt Zamawiający przed realizacją wysyłki wskaże grupę / bazę klientów biznesowych masowa wysyłka dodatkowa może być realizowana listem zwykłym lub poleconym, w kopertach format C6/5 lub C5, zawierać od 1 do 15 kartek z uwzględnieniem pkt 5.3 Załącznika nr 1 do Umowy oraz zawierać różne materiały informacyjne personalizowane i niepersonalizowane takie jak Taryfy, wyciągi z Taryf, ZPK, OWU, koperty zwrotne wysyłka dodatkowa realizowana w kopertach format C4 realizowana będzie terminie 4 dni roboczych Wykonawcy dla każdego 2000 szt. przesyłek. Wysyłka może być realizowana listem zwykłym lub poleconym i składać się z więcej niż 15 kartek oraz zawierać różne materiały informacyjne personalizowane i Strona 39 z 134

40 niepersonalizowane takie jak Taryfy, wyciągi z Taryf, ZPK, OWU, koperty zwrotne rozpocząć kopertowanie materiałów przekazanych przez Zamawiającego (JTZ) do Przesyłek masowych, w terminie jednego dnia roboczego Wykonawcy do dnia dostarczenia. Dostarczenie materiałów nastąpi do godziny Logika (zbiór zasad) kopertowania materiałów zostanie przekazana Wykonawcy na co najmniej 5 dni roboczych przed dostawą materiałów wydrukować i dostarczyć zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy oraz pkt , wskazaną w złożonym przez JTZ zamówieniu ilość materiałów informacyjnych (np.: wyciąg z Taryfy, pełną Taryfę, OWU, list informacyjny) i/lub druków akcydensowych w terminie 16 dni kalendarzowych od dnia przekazania plików Wykonawcy lub akceptacji przez Zamawiającego plików produkcyjnych przygotowanych przez Wykonawcę zgodnie z pkt poniżej w terminie 5 Dni roboczych zobowiązany jest zgodnie z pkt dostarczyć wskazaną w złożonym przez JTZ zamówieniu ilość poddruków (P1,P2,P3,P4,P5) i kopert zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy. W przypadku zmian realizacji dostawy nowych wzorów poddruków termin realizacji ulegnie wydłużeniu do 16 dni kalendarzowych jest dostarczyć materiały informacyjne, poddruki i koperty: zabezpieczone przed zniszczeniem, posortowane i zakonfekcjonowane w opakowania kartonowe (preferowana ilość w opakowaniu 100, 200, 500 lub 1000 sztuk). Zamawiający ma prawo odmówić przyjęcia uszkodzonych, zniszczonych lub też niezakonfekcjonowanych, nieopisanych i nieposortowanych materiałów Wykonawca w ramach Umowy zobowiązany jest w terminie 3 Dni roboczych od dnia przekazania treści materiałów przez Zamawiającego wykonać pliki produkcyjne i przeprowadzić proces DTP czyli komputerowego przygotowania plików do druku Pełnej Taryfy, wyciągów z Taryfy oraz personalizowanych i niepersonalizowanych dokumentów przesyłanych do Klientów. Koszt przygotowania plików produkcyjnych ponosi Wykonawca Materiały akcydensowe drukowane i dostarczane będą do JTZ w tym wskazanych w załączniku nr 2 do Umowy według cen z Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik nr Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia w: terminie 7 dni kalendarzowych od dnia pisemnego lub mailowego zgłoszenia przez Koordynatora Lokalnego lub Koordynatora Umowy po stronie Strona 40 z 134

41 Zamawiającego zawierającego nowy wzór, wprowadzenia zmian w wyglądzie niepersonalizowanych rewersów dokumentów; terminie 14 dni kalendarzowych od dnia pisemnego lub mailowego zgłoszenia Zamawiającego zawierającego nowy wzór, wprowadzenia zmian w wyglądzie kolorowych rewersów dokumentów na poddruku typ P5; Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia pisemnego lub owego zgłoszenia takiego żądania przez Zamawiającego zmiany: logo Zamawiającego; wzorów poddruków (logo, stopka) kopert (loga, nr skrytki pocztowej, dane Umowy pocztowej). 5. Kopertowanie: 5.1. Kopertowanie dokumentów drukowanych według przykładowych wzorów Załączników Załącznik nr 17 do Umowy (faktura prognozowana), Załącznik nr 18 do Umowy (faktura rozliczeniowa, Załącznik nr 19 do Umowy (faktura rozliczeniowa, wielokartkowa), Załącznik nr 20 do Umowy (faktura wstępna rata planowa), Załącznik nr 21 do Umowy (faktura za przekroczenie mocy), Załącznik nr 22 do Umowy (faktura sprzedaż pozostała), Załącznik nr 23 do Umowy (korekta faktury prognozowanej), 5.2. Załącznik nr 24 do Umowy (korekta faktury rozliczającej), Załącznik nr 25 do Umowy (korekta faktury pozostała sprzedaż), Załącznik nr 26 do Umowy (korekta faktury za przekroczenie mocy), Załącznik nr 27 do Umowy (nota odsetkowa), Załącznik nr 28 do Umowy (Raport o punkcie / Wydruk odczytów dobowych), Załącznik nr 29 do Umowy (uzgodnienie salda), Załącznik nr 30 do Umowy (wezwanie do zapłaty), Załącznik nr 31 do Umowy (informacja o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego), Załącznik nr 32 do Umowy (materiały personalizowane), Załącznik nr 33 do Umowy (materiały nie personalizowane, Załącznik nr 15 do Umowy (C5 nie rejestrowana), Załącznik nr 16 do Umowy (C5 rejestrowana) Do jednej koperty dla jednego Klienta, składanych i kopertowanych będzie: Koperta formatu C6/5 od 1 do 7 kartek, Koperta formatu C5 od 8 do 15 kartek, Koperta formatu C4 16 kartek i więcej Zamawiający zastrzega sobie prawo do umieszczenia na kopercie dodatkowych znaków i informacji graficznej lub innych treści w kolorze logo PGNiG OD z uwzględnieniem pkt powyżej. Znaki i informacja graficzna nadrukowywana na kopertach może być różna dla każdego z Regionów; Strona 41 z 134

42 5.5. Wykonawca zobowiązuje się do: zapewnienia w każdym przypadku prawidłowego łączenia i insertowania (kompletowanie i złożenie w jednej kopercie) dokumentów wysyłanych do jednego Klienta, w ramach jednego pliku przekazanego przez Zamawiającego, wg nazwy adresata i adresu korespondencyjnego (adresat + adres); dodawania na podstawie pisemnego lub przesyłanego pocztą elektroniczną zlecenia do drukowanych dokumentów wrzutek tj. dodatkowych materiałów informacyjnych jak również gotowych wrzutek/ulotek dostarczonych przez Zamawiającego; takiego składania i pakowania dokumentów do kopert, aby w okienkach koperty znajdowały się wyłącznie informacje adresata i nadawcy oraz inne informacje wymagane przez operatora pocztowego do realizacji usługi przyjmowania i przemieszczania korespondencji. Wykonawca zobowiązany będzie składać i insertować dokumenty do kopert w sposób umożliwiający prawidłowe nadanie korespondencji zgodnie z wymogami określonymi przez Zamawiającego i operatora pocztowego; sprawdzania czy wszystkie wymagane dane adresowe klienta (nazwa i adres klienta) są widoczne w okienku koperty, a sama koperta spełnia wszystkie wymagania określone przez Zamawiającego i operatora pocztowego Koszt zakopertowania wydrukowanych przez Wykonawcę wymienionych w pkt 1.1 dokumentów i opisanych w pkt 4 Załącznika nr 1 do Umowy materiałów, uwzględniony jest w cenie wydruku dokumentów/materiałów oraz cenie kopert. Ceny podane Załączniku nr 4 do Umowy uwzględniają wszystkie koszty realizacji przedmiotu usługi, w tym koszt kopertowania dokumentów/materiałów wydrukowanych przez Wykonawcę Zamawiający może dostarczyć dokumenty i materiały informacyjne do CWM i zlecić Wykonawcy ich zakopertowanie do Przesyłek masowych: dostarczone przez Zamawiającego materiały kopertowane będą do wskazanych Przesyłek masowych zgodnie z kryteriami określonymi przez Koordynatorów Lokalnych lub Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego, w szczególności z podziałem na: JTZ: grupa taryfowa: paliwo gazowe / energia elektryczna: adres i miejsce zamieszkania klienta np.: zakres kodów PNA: lub innych dostępnych w plikach wymiany danych kryteriach wskazanych przez Zamawiającego Dostarczone materiały mogą mieć: Strona 42 z 134

43 różną gramaturę papieru: 70g/m2 200g/m2, różny format np.: złożone (falcowane) do formatu A7 (74 105) A5 ( ), różną objętość, ilość i gramaturę kartek np.: list informacyjny, ulotka format DL, OWU, wyciąg z Taryfy Dostarczone przez Zamawiającego do CWM dodatkowe dokumenty/materiały będą przygotowane do maszynowego kopertowania Dostarczone przez Zamawiającego do CWM dodatkowe dokumenty/materiały kopertowane będą zgodnie z ceną określoną w Załączniku nr 4 do Umowy. Cena określona jest za zakopertowanie danego wzoru/typu dokumentu/materiału dostarczonego przez Zamawiającego do CWM. 6. Nadawanie dokumentów do wysyłki: 6.1. Przed nadaniem wydrukowanych i umieszczonych w kopertach dokumentów w placówce operatora pocztowego, Wykonawca każdorazowo ma obowiązek: posortować koperty zgodnie z określonymi przez Zamawiającego wymogami operatora/operatorów pocztowego/pocztowych w zakresie obsługi korespondencji masowej. Szczegółowy opis sortowania przygotowania korespondencji do nadania do operatora/ów pocztowego/ych zawiera Załącznik nr 6 do Umowy przekazywania zestawienia, którego przykładowy wzór stanowi Załącznik nr 38 do Umowy (potwierdzenie nadania przesyłek) zgodnie z Załącznikiem nr 6 do Umowy, potwierdzonego przez operatora pocztowego. Zeskanowane dokumenty dostępne będą poprzez Portal AR Wdrożenia w uzgodnieniu z Zamawiającym i operatorem pocztowym możliwości przygotowywania i generowania EKN oraz nadawania korespondencji masowej przez Portal EP operatora pocztowego o którym mowa w pkt 3.5 Załącznika nr 6 do Umowy Wykonawca przygotuje i udostępni system wysyłki dodatkowej. Wykonawca kopertował będzie materiały dodatkowe na podstawie ustalonego znacznika odczytanego z danych przesyłki w procesie standardowej wysyłki faktur, liczby kartek x dokumentów rozliczeniowych należących do tej przesyłki oraz liczby kartek y tych materiałów dodatkowych jeżeli suma kartek x + y <= 15, to Wykonawca kopertował będzie dokumenty rozliczeniowe przesyłki i materiały dodatkowe do jednej koperty C5 w procesie standardowej wysyłki faktur jeżeli suma kartek x + y > 15, to Wykonawca kopertował będzie dokumenty rozliczeniowe przesyłki do koperty C6/5, C5 lub C4 w procesie standardowej wysyłki faktur. Równocześnie Wykonawca pobierze i zapisze dane adresata, a następnie wyśle materiały informacyjne w kopercie C5 dedykowaną wysyłką Strona 43 z 134

44 dodatkową. Dedykowana wysyłka dodatkowa zawierała będzie materiały, których ze względu na objętość kopert nie udało się zakopertować wraz z fakturami opisana w pkt powyżej wysyłka dodatkowa materiałów których ze względu na objętość (ilość kartek) nie udało się zakopertować wraz z fakturami. Adresy klientów którym niezakopertowanego materiałów dodatkowych będą zapisywane przez Wykonawcę, kolejkowane i przekazywane do dodatkowej wysyłki. Dodatkowa wysyłka dla danego klienta realizowana będzie nie później niż 7 dni od daty przekazania do nadania korespondencji do której nie udało się zakopertować materiałów dodatkowych Raporty z realizacji wysyłki dodatkowej opisanej w pkt i powyżej dostępne będą w zakładce Wysyłka dodatkowa Wykonawca zobowiązuje się do: Nadawania do wysyłki dokumentów listem zwykłym, listem poleconym, ZPO, EPO lub innym typem wysyłki określonym przez Zamawiającego lub operatora pocztowego Wdrożenia systemu sortowania i przygotowywania korespondencji do nadania dla nowego wskazanego przez Zamawiającego operatora pocztowego w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia zgłoszenia i przekazania przez Zamawiającego lub operatora pocztowego nowych zasad sortowania i przygotowania korespondencji. Wykonawca zapewni możliwości sortowania i przekazania korespondencji do wysyłki u więcej niż jednego operatora pocztowego. Zamawiający wymaga, aby nadawanie dokumentów odbywało się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej Wykonawca oświadcza, że każdorazowo będzie dokonywać czynności przygotowawczych, o których mowa w Załączniku nr 6 do Umowy, a także innych czynności w zakresie niezbędnym do przyjmowania przez jednostki operatora pocztowego przesyłek listowych Przekazywania korespondencji z CWM do wskazanego w pkt Załącznika nr 6 Umowy [Przygotowywanie korespondencji] placówki operatora pocztowego Generowania EKN lub KN w określonym przez Zamawiającego wzorze i formacie Drukowania pocztowej książki nadawczej oraz opracowywania niezbędnych dokumentów zgodnych z zaakceptowanymi przez Zamawiającego wymaganiami operatora pocztowego, w przypadku nadawania dokumentów do wysyłki listami poleconymi ekonomicznymi lub listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru. Zeskanowane dokumenty dostępne będą przez Portal AR. Strona 44 z 134

45 Każda przesyłka KN lub zbiorczym potwierdzeniem nadania posiadał będzie link / odwołanie do dokumentu nadania potwierdzającego jej przekazanie do operatora pocztowego Zamawiający dopuszcza posługiwanie się Elektroniczną Książką Nadawczą (EKN) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia zgodnie z punktami poniżej i przekazywania nie rzadziej niż raz na trzy miesiące papierowych książek nadawczych do właściwych Jednostek Terenowych Zamawiającego lub częściej na żądanie danej Jednostki Terenowej Zamawiającego Korespondencje nieprzyjętą do obrotu pocztowego i zwróconą przez operatora pocztowego Wykonawcy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca prześle na koniec miesiąca kalendarzowego do właściwych Jednostek Terenowych Zamawiającego na ich koszt. Wykonawca w sytuacji nie przyjęcia korespondencji przez operatora pocztowego na koniec każdego tygodnia w którym wystąpiło zdarzenie sporządzi i prześle do właściwej Jednostki Terenowej Zamawiającego raport zawierający informację na temat nieprzyjętych przez operatora pocztowego przesyłek wraz z wyszczególnieniem adresata przesyłki, typu przesyłki, wykazu dokumentów, daty nadania oraz informacji na temat przyczyny nie przyjęcia korespondencji przez operatora pocztowego Prowadzenia sprawozdawczości dotyczącej nadawania korespondencji do wysyłki w sposób określony w pkt Wykonawca będzie świadczył usługi sortowania i nadawania korespondencji u więcej niż jednego operatora pocztowego według zasad określonych przez Zamawiającego zgodnie z przykładowym opisem zawartym w Umowie i Załączniku nr 6 do Umowy - Przygotowywanie korespondencji Przesyłki nadawane przez Wykonawcę w imieniu Zamawiającego będą przyjmowane do przemieszczenia i doręczenia z siedziby Wykonawcy do placówek operatora pocztowego po uzgodnieniu z Wykonawcą na piśmie warunków doręczenia/przyjmowania przesyłek do przemieszczenia i doręczenia z uwzględnieniem Załącznik nr 6 do Umowy - Przygotowywanie korespondencji. 7. Usługa odbioru i sortowania zwrotów korespondencji od operatora pocztowego 7.1. Wykonawca wdroży usługę odbioru i sortowania zwrotów korespondencji od operatora pocztowego dla korespondencji zwykłej (nierejestrowanej) i poleconej Wykonawca udostępni Zamawiającemu w ramach realizacji Umowy skrytkę pocztową lub też Wykonawca korzystał będzie ze wskazanej przez Zamawiającego i uzgodnionej z operatorem pocztowym skrytki pocztowej lub placówki pocztowej w celu odbioru i obsługi zwrotów korespondencji Wykonawca utrzymywał będzie skrytkę pocztową i świadczył usługę odbioru i sortowania zwrotów korespondencji przez okres 3 miesięcy po zakończeniu Umowy. Strona 45 z 134

46 7.3. Zamawiający zastrzega możliwość korzystania lub wskazania więcej niż jednej skrytki pocztowej lub placówki pocztowej Wykonawca każdego Dnia roboczego o godz lub w innym uzgodnionym z Zamawiającym terminie odbierał będzie zwroty korespondencji ze wskazanej skrytki pocztowej lub placówki pocztowej Wykonawca dla wybranych JTZ odbierze i posortuje zwroty korespondencji po typie przesyłki i po kryterium powodu zwrotu oraz przedstawi je w raporcie z obsługi zwrotów korespondencji z podziałem na: Adresat zmarł; Adresat wyprowadził się; Adresat nieznany; Adresat niepełny lub błędny; Nie odebrał z placówki operatora pocztowego; Inny + pole opisu do ręcznego wprowadzenia przyczyny; Brak; 7.6. Wykonawca z uwzględnieniem pkt 7.5 wygeneruje raport z obsługi zwrotów korespondencji dla Jednostek Terenowych Zamawiającego: Nazwa / nr pliku; Rodzaj przesyłki; Dane adresata; Dane (typ, rodzaj, ilość) dot. dokumentów zakopertowanych do zwróconej przesyłki; Nadawca Jednostka Terenowa Zamawiającego; Data nadania; Przyczyna zwrotu / niedostarczenia; Data zwrotu; Data odebrania korespondencji z punktu pocztowego; Data drugiego awiza; Inne dane szczegółowe; Nr paczki. Strona 46 z 134

47 7.7. Zamawiający zastrzega sobie w ramach Umowy prawo do wprowadzania zamian i dodawania innych kryteriów w raportach określonych w pkt. 7.5 i Pełen raport z obsługi zwrotów korespondencji odebranej w danym Dniu roboczym Wykonawcy dostępny będzie niezwłocznie w Portalu AR i nie później jednak niż do godziny kolejnego Dnia Roboczego. Na życzenie Zamawiającego raport ten winien być także przekazywany w formie pliku tekstowego (csv) na serwer FTP Informacja o każdej zwróconej przesyłce znajdzie się na Portalu AR w Archiwum Dokumentów. Wykonawca ustawi status przesyłki na ZW i podłączy skan zwróconej koperty oraz ww raport Wykonawca zaraportowane zwroty korespondencji na żądanie Jednostki Terenowej Zamawiającego dostarczy do JTZ zgodnie z ceną podaną w Załączniku nr 4 do Umowy, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu Wykonawca przesyłał będzie zwroty korespondencji rejestrowanej zapakowane w ponumerowane paczki (numer paczki odpowiadać będzie numerowi, o którym mowa w pkt ) zabezpieczające listy przed zniszczeniem oraz posortowane po JTZ, typie przesyłki i dacie nadania wraz ze spisem przesyłek znajdujących się w paczce (elementy spisu określone zostały w pkt.7.6) Wykonawca przesyłał będzie zwroty korespondencji nierejestrowanej zapakowane w ponumerowane paczki (numer paczki odpowiadać będzie numerowi, o którym mowa w pkt ) zabezpieczające je przed zniszczeniem oraz posortowane po JTZ, dacie nadania wraz ze spisem przesyłek znajdujących się w paczce (elementy spisu określone zostały w pkt.7.6) W przypadku otrzymania korespondencji błędnie przesyłanej przez Odbiorców na adres skrytki pocztowej Wykonawcy będzie ona raz na dwa tygodnie dostarczana do Centrali PGNiG OD lub innej wskazanej przez Koordynatora Umowy po stronie Zmawiającego JTZ. 8. Wysyłka elektroniczna Zamawiający przekaże adresową bazę danych w formacie csv, xls, lub innym formacie oraz pliki materiałów do wysyłki, 8.2. Wykonawca w terminie dwóch dni roboczych Wykonawcy od dnia przekazania materiałów wskazanych w pkt 8.1 powyżej: wprowadzi dane do programu wysyłkowego takich jak np.: kreacja, baza mailingowa, ustawienie celów do raportowania, Przeprowadzi testy antyspamowe i próbną wysyłkę , Przekaże Zamawiającemu do akceptacji próbki wysyłki , 8.3. Wykonawca kolejnego dnia roboczego wykonawcy od dnia uzyskania akceptacji lub w innym wskazanym przez Zamawiającego terminie wyśle w uzgodnionej z Zamawiającym godzinie wysyłkę , Strona 47 z 134

48 8.4. Po realizacji wysyłki Wykonawca przekaże Zamawiającemu uzgodnione raporty według opisu wskazanego w pkt Raportowanie: 9.1. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowywania i dostarczania raportów: raport zwizualizowanych dokumentów w postaci plików PDF zawierających obrazy wszystkich wygenerowanych dokumentów z podziałem na ich rodzaje, powinien być dostarczany na Portal AR niezwłocznie, jednakże nie później niż 60 minut po przesłaniu przez Zamawiającego pliku z danymi na serwer SFTP Wykonawcy. Obrazy dokumentów w postaci plików PDF będą zawierały dane drukowane przez Wykonawcę, zgodnie z ustalonym przez Strony układem tego wydruku; raport z wykonania usługi powinien być dostarczany niezwłocznie, niepóźnej niż następnego Dnia Roboczego po jej realizacji i powinien zawierać następujące informacje [Raport produkcyjny]: nazwa i data przesłanego zbioru; data i godzina wydruku; ilość wydrukowanych dokumentów z podziałem na ich rodzaje; ilość wykorzystanych poddruków/materiałów z podziałem na ich rodzaje; Ilość wykonanych usług wydruku z podziałem na ich rodzaje (np.: duplex, simplex; personalizowany, niepersonalizowany, mieszany, cyfrowy); ilość przygotowanych przesyłek z podziałem na sposób nadania i operatora pocztowego raporty z nadania do wysyłki dokumentów powinny być dostarczane niezwłocznie nie później niż następnego Dnia Roboczego po wykonaniu usługi nadania do wysyłki i powinny zawierać w zależności od rodzaju wysyłki następujące informacje: w przypadku nadania do wysyłki dokumentów listem zwykłym ekonomicznym [OP przesyłki nierejestrowane]: nazwa i data przesłanego zbioru; operator pocztowy; data i godzina nadania do wysyłki dokumentów; Strona 48 z 134

49 ilość nadanych do wysłania dokumentów; data - potwierdzenie przyjęcia nadanych do wysyłki dokumentów przez upoważnionego przedstawiciela operatora pocztowego wykonującego usługę wysyłki; nr dokumentu nadania w przypadku nadania do wysyłki dokumentów listem poleconym ekonomicznym, listem poleconym priorytet oraz listem poleconym ekonomicznym za potwierdzeniem odbioru [OP przesyłki rejestrowane]: nazwa i data przesłanego zbioru; operator pocztowy; data i godzina nadania do wysyłki dokumentów; ilość nadanych do wysłania dokumentów; data potwierdzenia przyjęcia nadanych do wysyłki dokumentów przez upoważnionego przedstawiciela operatora pocztowego wykonującego usługę wysyłki; imienną listę klientów Zamawiającego, do których nadano do wysyłania dokumenty [OP książka nadawcza]; nr książki nadawczej; nr pozycji w książce Szczegółowy raport z nadania przesyłek rejestrowanych, zawiera dane zawarte w książce nadawczej oraz dane identyfikacyjne dokumentu to jest [OP książka nadawcza]: Jednostka Terenowa (Region / Obszar Sprzedaży / BOK / Dział); Nazwa pliku; Data przetworzenia/otrzymania pliku; Data wysłania; Nr książki nadawczej; Indywidualny Nr identyfikacyjny przesyłki poleconej; Nazwa Klienta; Adres korespondencyjny; Strona 49 z 134

50 Wykaz numerów dokumentów Każdy zbiorczy dokument nadania korespondencji (rejestrowanej i nierejestrowanej) niezależnie od operatora pocztowego zawierał będzie rejestrację wagi przesyłek w zakresach wymaganych przez danego operatora pocztowego. EKN, potwierdzenia nadania i skany dokumentów nadania korespondencji dostępne będą w Portalu AR (link przy każdym z dokumentów pozwalający otworzenie odpowiedniego dokumentu nadania potwierdzonego przez operatora pocztowego). Raport zawiera wykaz dokumentów nadania korespondencji dla dowolnego okresu (zakres dat) i zawiera następujące dane [Raport pocztowy]: Data nadania; Nr dokumentu nadania; Nazwa operatora pocztowego; Jednostka Terenowa (Region / Obszar Sprzedaży / BOK / Dział); Rodzaj przesyłek (LZ, M, LP, ZPO, EPO); Ilość przesyłek; Ilość przesyłek dla wagi 1 (np. do 50 gr); Ilość przesyłek dla wagi 2 (np gr); kolejne wg wymagań operatora pocztowego ilość nadanych do wysłania przesyłek, raport z przetworzenia każdego przekazanego przez Zamawiającego pliku z danymi po zakończeniu realizacji usługi powinien być dostarczany w postaci pliku tekstowego o ustalonym formacie (csv) i strukturze oraz przyjętym przez PGNiG OD sposobie nazewnictwa za pomocą tego samego szyfrowanego połączenia, którym będą przekazywane przez Zamawiającego pliki z danymi [Raport szczegółowy]. Opisy struktury plików wymiany danych dla poszczególnych systemów bilingowych znajdują się w Załączniku nr 5 do Umowy. Raport taki powinien być dostarczany niezwłocznie nie późnej niż następnego Dnia Roboczego po wykonaniu usługi i zawierać powinien następujące informacje: Numer klienta; Nazwa pliku; Typ dokumentu (F-faktura, K-korekta, W-wezwanie, U-ulotka); Strona 50 z 134

51 Rodzaj faktury (Rozliczeniowa, Prognozowana, Proforma); Numer dokumentu; Data przetworzenia/otrzymania pliku; Nazwa osoby wysyłającej; Data/Godzina zaakceptowania pliku; Nazwa osoby akceptującej plik; Data nadania dokumentu; Data wysłania (przyjęcia do obrotu pocztowego); Nr dokumentu nadania; Rodzaj dokumentu (O-oryginał, D-duplikat, K-kopia,); Numer listu poleconego; Rodzaj przesyłki (LZ-list zwykły, LP-list polecony, ZPO, EPO, A;) operator pocztowy (PP, xx, xx); Kolejne pola wykorzystanie materiałów (treść, sztuk) np.: P1; P2; P3; C6/5; C5; DOK1; DOK ulotka list informacyjny Łączna ilość zakopertowanych do przesyłki kartek Pola opisujące wydruk: Personalizacja; Duplex; Strona 51 z 134

52 Pozostałe Raport okresowy (dowolny okres, np. 1 dzień) z realizacji usług zawierający zbiorcze dane ilościowe z realizowanych usług (Załącznik nr 36 do Umowy) [Raport okresowy w produkcji] Raport okresowy (dowolny okres, np. 1 dzień) z wykonania usług zawierający zbiorcze dane ilościowe z wykonanych Usług (Załącznik nr 37 do Umowy) (raport jest połączeniem i sumą Raportów szczegółowych) Miesięczny raport (dla danego miesiąca, roku) z wykonania usług zawierający zbiorcze dane ilościowe z wykonanych Usług powinien być dostarczony przez Wykonawcę wraz z fakturą (uzupełniony załącznikiem będącym połączeniem i sumą raportów dziennych / okresowych) Dopuszcza się zmianę formy oraz częstotliwości dostarczania raportów w trakcie trwania niniejszej Umowy Raport zawierający wykaz plików bez akceptacji obejmował będzie następujące dane [Pliki bez akceptacji]: Jednostka Terenowa (Region / Obszar Sprzedaży / BOK / Dział); Nazwa pliku; Data przetworzenia/otrzymania pliku; Nazwa osoby wysyłającej; Ilość dokumentów; Ilość przesyłek Raporty z realizacji usługi zwrotów, szczegółowy opis w pkt 7.5. i Raport przesyłek zwróconych przez OP, zawierający poniższe dane: Nazwa / nr pliku; Rodzaj przesyłki; Dane adresata; Dane (typ, rodzaj, ilość) dot. dokumentów zakopertowanych do zwróconej przesyłki; Nadawca Jednostka Terenowa Zamawiającego; Data nadania; Przyczyna zwrotu; Data zwrotu; Strona 52 z 134

53 Raport stanu magazynowego materiałów: Nazwa materiału; Opcjonalnie jeśli materiał jest przypisany do JTZ - nazwa JTZ (np. P1 z rewersem Region Wielkopolski); Stan na ostatni dzień miesiąca; Zużycie w miesiącu; Raporty administracyjne: Raport realizowanych czynności administracyjnych; Raport logowania użytkowników; Raport aktywności użytkowników; Raport realizacji zleceń helpdesk [raport w sposób jednoznaczny umożliwia określenie czasu realizacji każdego zgłoszenia] Pola wymagane: Region / Obszar Sprzedaży /Dział, BOK, zgłaszający, data i czas zgłoszenia, data i czas przyjęcia do realizacji, przewidywana data i czas zakończenia, data i czas zakończenia, opis zgłoszenia, rodzaj zgłoszenia [reklamacja, rozwojowe, inne] Raport z realizacji wysyłki (CSV) Raport z realizacji: Lista adresów do których była realizowana wysyłka; Czy dany adres otrzymał wiadomość ; Czy dany adres otworzył wiadomość ; Czy dany adres kliknął w link zawarty w treści wiadomości ; Raport z podsumowujący realizację: Liczba dostarczonych i; Liczbę otwartych nieklikniętych (link) i; Liczbę otwartych klikniętych (link) i; Unikalne otwarcia - liczba zarejestrowanych otwarć wiadomości dokonanych przez unikalnych subskrybentów; Strona 53 z 134

54 9.2. Wszystkie raporty powinny być: Liczbę nieotwartych i; Liczbę odbitych i- informacja wysyłana przez serwer pocztowy odbiorcy o braku możliwości dostarczenia wiadomości; Skuteczność i [wartość dająca obraz jaka część odbiorców, którzy otworzyli wiadomość e- mail, wykonała pożądaną akcję; jest to iloraz ( e kliknięte)/( e kliknięte + e otwarte)]; Całkowity wskaźnik otwarć (iloraz wszystkich wiadomości otwartych do całkowitej ilości wiadomości wysłanych); Wskaźnik kliknięć (iloraz ilości kliknięć w link odsyłający w treści wiadomości do całkowitej ilości wiadomości wysłanych); Prezentacja graficzna pkt Wskazanie na wykresie [czas, liczba zdarzeń] liczby zdarzeń w badanym okresie czasu; Prezentacja graficzna realizacji: raport z realizacji akcji w przyjętym horyzoncie czasowym uwzględniający sumaryczne dane z raportów wymienionych w pkt powyżej. Raport posiada dane: nazwa i data wysyłki, liczba wysyłek, liczba dostarczonych , liczba zwrotów - odbić, Sumaryczne dane z raportów kliknięcia, usunięcia. Prezentacja graficzna raportów [czas, ilość akcji] wykonane oddzielnie dla każdego Regionu / Obszaru Sprzedaży Zamawiającego z podziałem na poszczególne JTZ np.:- Biura Obsługi Klienta / Działy /Sekcje według nazewnictwa dokumentów przekazanych do wydruku; dostępne na Portalu AR z możliwością określenia zakresu czasowego danych (zakres dat) oraz eksportu raportu do plików csv; Zakres terytorialny danych (Region / Obszar Sprzedaży /BOK / Dział/Sekcje) w raportach wynika z umiejscowienia danego użytkownika w strukturze organizacyjnej; przekazywane w formie elektronicznej (plik, mail) dla każdej wskazanej Jednostki Terenowej Zamawiającego wymienionej w Załączniku nr 2 do Umowy; Strona 54 z 134

55 przekazywane niezwłocznie po wykonaniu Usług, przez co rozumie się nie później niż następnego Dnia Roboczego; raporty powinny być dostarczane (mail) także do użytkowników aplikacji akceptująco-raportującej zgodnie z konfiguracją w administratorze; przykładowe wzory raportów określone są w Załączniku nr 36 do Umowy i Załączniku nr 37 do Umowy; dopuszcza się zmianę formy, treści oraz częstotliwości i sposobu dostarczania raportów w trakcie trwania niniejszej Umowy. Wykonawca zobowiązany jest wdrożyć zmiany raportów lub zasad raportowania w terminie do 30 dni kalendarzowych od otrzymania nowych wzorców lub zasad. 10. Opis sprawdzania poprawności nadesłanej bazy danych klientów: Weryfikacja poprawności danych przesłanych przez Zamawiającego odbywać się będzie na podstawie specyfikacji formatów plików wymiany uzgodnionej w ramach Załącznik nr 5 do Umowy Formaty plików tekstowych zawierających bazę danych klientów, którego treść zostanie ustalona przez Zamawiającego przed podpisaniem Umowy. Dla każdego pliku Wykonawca sprawdzi zgodność deklarowanej i rzeczywistej ilości przesłanych dokumentów oraz ich sumę kwot do zapłaty. Wykonawca wygeneruje odpowiednie raporty z przypisaniem tych wartości do każdego pliku o zadanej nazwie. Weryfikacja poprawności danych operacyjnych polegać będzie na wygenerowaniu przez Wykonawcę wszystkich dokumentów utworzonych na podstawie przesłanych przez PGNiG OD danych, wewnętrznej kontroli poprawności wygenerowanych dokumentów przez Wykonawcę oraz akceptacji wygenerowanych dokumentów przez Zamawiającego po uprzednim otrzymaniu obrazów wygenerowanych dokumentów w postaci plików PDF przekazanego do Zamawiającego lub umieszczonego na serwerze SFTP Wykonawcy. Po uzyskaniu akceptacji ze strony Zamawiającego Wykonawca przystąpi do druku dokumentów Wykonawca zapewni możliwości automatycznego wyszukiwania i weryfikacji konkretnego dokumentu w Portalu AR podczas procesu akceptacji do wydruku dokumentów zgodnie z pkt 2 według: nazwa pliku; numeru ewidencyjnego klienta; rodzaj dokumentu (F-faktura, K-Korekta, N-nota, itd.); numeru dokumentu; daty wystawienia dokumentu; nazwa/fragment nazwy klienta; Strona 55 z 134

56 adresu do korespondencji; adresu poboru paliwa gazowego lub energii elektrycznej; numeru BOK; typ dokumentu (O-oryginał, K-kopia, D-duplikat); rodzaj przesyłki (LZ-list zwykły, LP-list polecony, ZPO, EPO, A); forma wysyłki ( symbol operatora pocztowego); numer nadania listu poleconego Przyjęta systematyka wyszukiwania powinna zapewnić łatwość wyszukiwania informacji i dokumentów. 11. ERD - archiwizacja: Bazy danych klientów Zamawiającego dostarczane Wykonawcy stanowią własność Zamawiającego. Wszelkie prawa do baz danych klientów dostarczonych przez Zamawiającego oraz do baz powstałych w wyniku realizacji Przedmiotu Umowy przysługują Zamawiającemu Wykonawca jest bezwzględnie zobowiązany do zniszczenia lub usunięcia wskazanych baz danych klientów Zamawiającego przekazanych przez Zamawiającego oraz ich kopii bez względu na ich formę i stopień przetworzenia na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca ustanowi na swoim serwerze archiuwm ERD, udostępni i zapewni do niego ciągły dostęp Jednostkom Terenowym Zamawiającego. Wykonawca zapewni bezpieczeństwo przechowywanych i udostępnianych dokumentów Wykonawca zapewnieni możliwości pobrania wszystkich lub części dokumentów oraz ich automatycznego wyszukiwania i weryfikacji zgodnie po danych takich jak: nazwa pliku; numeru ewidencyjnego klienta; rodzaj dokumentu (F-faktura, K-Korekta, N-nota, itd.); numeru dokumentu; daty wystawienia dokumentu; nazwa/fragment nazwy klienta; adresu do korespondencji; adresu poboru paliwa gazowego lub energii elektrycznej; numeru BOK; Strona 56 z 134

57 typ dokumentu (O-oryginał, K-kopia, D-duplikat); rodzaj przesyłki (LZ-list zwykły, LP-list polecony, ZPO-za potwierdzeniem odbioru, A - archiwizacja obrazów dokumentów); forma wysyłki (elektroniczna, papierowa); numer nadania listu poleconego nr dokumentu nadania Jednostki Terenowe Zamawiającego będą posiadały dostęp do przesłanych przez siebie i zarchiwizowanych na serwerze Wykonawcy dokumentów w okresie dwunastu miesięcy od zakończenia usługi. Jednostki Terenowe Zamawiającego posiadać będą dostęp do zwizualizowanych i zarchiwizowanych dokumentów na podstawie plików przesłanych z wchodzących w ich skład BOK-ów oraz do skanów książek nadawczych i potwierdzeń nadania. Koordynator Lokalny będzie miał dostęp do podległych mu JTZ wymienionych w Załączniku nr 2 do Umowy. Koordynator Umowy po stronie Zmawiającego będzie miał dostęp do całego ERD i Portalu AR Zamawiający ma prawo przez okres dwunastu miesięcy licząc od dnia zakończenia Umowy pobrać dla wszystkich Jednostek Terenowych Zamawiającego wszystkie bądź cześć zarchiwizowanych dokumentów z archiwum lub otrzymać je od Wykonawcy na elektronicznym nośniku danych wraz z systemem wyszukiwania danych posiadającym funkcjonalności określone w pkt powyżej Wykonawca przekaże, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 9 Umowy, Jednostkom Terenowym Zamawiającego po zakończeniu Umowy program wyszukiwania plików i dokumentów pobranych z ERD według kryteriów określonych pkt powyżej Zamawiający przesyłał będzie do Wykonawcy pliki wymiany zawierających dane do wizualizacji dokumentów celem ich wizualizacji, archiwizacji i udostępnienia JTZ / CRM Przesyłane przez Zamawiającego pliki z parametrem dokumenty do archiwizacji Wykonawca zwizualizuje i po akceptacji zarchaizuje w ERD bez przesyłania tych dokumentów do druku Zarchiwizowane dokumenty udostępnianie będą JTZ/CWM z możliwością wyszukiwania według kryteriów wskazanych w pkt 11.4 powyżej W pliku wymiany wysyłanym przez Zamawiającego do Wykonawcy faktury z parametrem dokumenty do archiwizacji będą miały przykładowe wartości: rodzaj przesyłki - (zamiast LZ, LP, itd.) wartość znacznika A - Archiwizacja obrazów dokumentów sposób przekazania dokumentu do klienta - (zamiast P-Poczta, , PE - poczta i mail) wartość znacznika A - dokument tylko do zarchiwizowania - bez wysyłki do klienta. Strona 57 z 134

58 12. WebService Wykonawca dostosuje własną infrastrukturę informatyczną do infrastruktury informatycznej Zamawiającego w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji oraz przygotuje w terminie wskazanym w 2 ust. 2 infrastrukturę i konfigurację środowiska bazodanowego oraz bezpieczne łącze (VPN) do przesyłania danych pomiędzy Portalem AR, ERD, WebSerwis oraz CRM Zamawiającego Zamawiający wyszukiwał będzie dokumenty według kryteriów określnych pkt 11.4 powyżej Zamawiający wyszukiwał i pobierał będzie dokumenty z ERD według zdefiniowanych zapytań. Zamawiający, preferuje trzy rodzaje zapytań: string ListaDokumentow(string numerklienta) Przykładowe wywołanie: string ListaDokumentow(" ") Metoda zwraca string w postaci xml-a, który zawiera informacje o numerze dokumentu, dacie wystawienia, kwocie brutto i terminie płatności bool KlientEfaktura(string numerklienta) Przykładowe wywołanie: KlientEfaktura(" ") Metoda zwraca informację czy dany klient ma włączoną usługę e-faktura string GenerujLinkPDF(string numerdokumentu, string typ) Przykładowe wywołanie: GenerujLinkPDF("VGO/ /14", "pod") gdzie ostatni parametr wskazuje który z plików pobrać pod - plik z wizualizacją poddruku bez plik bez poddruku Dane przekazane przez Jednostkę Terenową Zamawiającego do Wykonawcy w formie elektronicznej, zwizualizowane przez Wykonawcę oraz zaakceptowane przez Zamawiającego od godz dostępne będą w ERD do końca danego dnia roboczego Wykonawcy i po tym terminie mogą być wyszukiwane i pobrane przez CRM Zamawiający (CRM) ma prawo przez okres dwunastu miesięcy licząc od dnia zakończenia Umowy pobierać dokumenty z ERD. 13. Niszczenie danych przez Wykonawcę: Szczególnej ochronie podczas wykonania Umowy podlegają: dane spersonalizowane klientów Zamawiającego przekazywane Wykonawcy w celu realizacji Usług, tj.: imię i nazwisko Klienta, adres zamieszkania Klienta, nr identyfikacyjny Klienta; Strona 58 z 134

59 pliki źródłowe dostarczane przez Zamawiającego (na serwery SFTP/FTP, pocztą elektroniczną, na nośnikach magnetycznych i optycznych) zwierające personalizowane dane Klientów Zamawiającego; pliki tymczasowe / robocze zawierające personalizowane dane Klientów Zamawiającego, które tworzone są podczas procesów przetwarzania danych; pliki wynikowe zawierające personalizowane dane Klientów Zamawiającego będące rezultatem przetworzenia danych, gotowe do druku lub pliki z obrazami przetworzonych dokumentów dla Klientów Zamawiającego Wykonawca i jego pracownicy oraz osoby trzecie, którym Wykonawca powierzył w części lub w całości wykonanie Przedmiotu Umowy zobowiązani są do: zagwarantowania prawidłowego i bezpiecznego usuwania plików zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego z pamięci dysków serwerów, dysków kontrolerów drukarek produkcyjnych oraz stacji roboczych oraz niszczenia nośników wymiennych z personalizowanymi danymi Klientów Zamawiającego; zagwarantowania prawidłowego i bezpiecznego niszczenia wydruków testowych zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego generowanych w procesie realizacji Usług; bezwzględnego trwałego usuwania plików zawierających personalizowane dane klientów Zamawiającego z dysków serwerów, dysków kontrolerów drukarek produkcyjnych i stacji roboczych polegającego na wykasowaniu plików standardową komendą używanego systemu operacyjnego, a następnie na trwałym usunięciu ich z foldera systemowego (trash, kosz itp.) specjalistycznym programem zamazującym wszystkie fizyczne bajty informacji. Ww. pliki należy usunąć bez względu na ich formę i stopień przetworzenia na każde żądanie Zamawiającego oraz po upływie dwunastu miesięcy od dnia wygaśnięcia Umowy, usunięcie ww. plików zostanie potwierdzone stosowanym protokołem sporządzonym z udziałem Koordynatora Umowy po stronie Zamawiającego; bezwzględnego trwałego niszczenia nośników wymiennych zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego poprzez trwałe zniszczenie nośników w niszczarce przemysłowej. Ww. nośniki wymienne należy zniszczyć bez względu na formę i stopień przetworzenia danych po upływie 60 dni od daty nadania do wysłania dokumentów wydrukowanych na podstawie tych danych; bezwzględnego trwałego niszczenia wydruków testowych zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego poprzez ich trwałe zniszczenie w niszczarce przemysłowej. Ww. wydruki należy zniszczyć niezwłocznie po ich zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Strona 59 z 134

60 13.3. Wszystkie wydruki testowe przygotowywane na podstawie rzeczywistych danych Klienta posiadają specjalne oznaczenie pozwalające jednoznacznie zakwalifikować dany materiał jako testowy (np. TEST, DEMO). Materiały te po wykorzystaniu podlegają zniszczeniu w niszczarce przemysłowej. Oznaczenie, o którym mowa może być wynikiem przetworzenia danych odpowiednim narzędziem (programem) lub skutkiem fizycznego użycia specjalnego znacznika (markera, stempla) W przypadku odtwarzania plików z kopii bezpieczeństwa serwerów Wykonawcy należy dokonać analizy, czy nie zostały otworzone pliki źródłowe zawierające dane personalizowane Klientów Zamawiającego, których data ważności minęła. W przypadku otworzenia takich danych należy je natychmiast usunąć stosując powyższe zapisy Każdorazowe usuwanie plików zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego z pamięci dysków serwerów, dysków kontrolerów drukarek produkcyjnych oraz stacji roboczych oraz niszczenie nośników wymiennych i wydruków testowych zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego odbywa się komisyjnie, przy udziale co najmniej dwóch pracowników Wykonawcy. Protokół z niszczenia nośników wymiennych i wydruków testowych zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego będzie przekazywany Koordynatorom Lokalnym lub Koordynatorowi Umowy po stronie Wykonawcy na ich wezwanie Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność za: wdrożenie i stosowanie powyższych wymogów; przekazanie wytycznych i odpowiednich narzędzi programistycznych osobom przetwarzającym dane personalizowane Klientów Zamawiającego; właściwe i zgodne z powyższymi wymogami usuwanie plików oraz niszczenie nośników wymiennych i wydruków testowych zawierających personalizowane dane Klientów Zamawiającego; kontrolowanie realizacji wymogów Zamawiającego dotyczących przetwarzania personalizowanych danych Klientów Zamawiającego; kontrolowanie procesu niszczenia wydruków testowych Za prawidłowe i bezpieczne usuwanie (niszczenie) plików (danych) i dokumentów należy rozumieć taki sposób usuwania (niszczenia), który uniemożliwia ich odtworzenie W sytuacji uszkodzenia serwera, dysków kontrolerów drukarek produkcyjnych oraz stacji roboczych w przypadku: skierowania do naprawy Wykonawca zobowiązany jest do niszczenia danych Zamawiającego niezależnie od okresu, z którego pochodzą (lub zapewnienia w formie dokumentu bezpieczeństwa danych wymaga zatwierdzenia przez PGNiG OD); Strona 60 z 134

61 uszkodzenia niekierowanego do naprawy Wykonawca zobowiązany jest do niszczenia danych Zamawiającego nie zależnie od okresu, z którego pochodzą. Niszczenie danych winno być przeprowadzone z zachowaniem zasad określonych w pkt 12 niniejszego załącznika W przypadku likwidacji urządzenia, dysku lub innego elektronicznego nośnika informacji zawierającego dane osobowe Wykonawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu danych (plików danych), a w przypadku, gdy nie jest to możliwe uszkodzenia w sposób uniemożliwiający ich odczytanie. Strona 61 z 134

62 Załącznik nr 2 Struktura, dane do faktur, dane Koordynatorów Lokalnych Zamawiającego Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 62 z 134

63 Załącznik nr 3 do Umowy Wykaz Koordynatorów ze strony Wykonawcy. Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Wykaz Koordynatorów ze strony Wykonawcy l.p JTZ Koordynator na Spółkę ze strony Wykonawcy Imię i Nazwisko nr tel adres 1 2 Region Bartosz Michalik (22) b.michalik@inforsys.pl Mazowiecki Region Katarzyna Zamęcka (22) k.zamecka@inforsys.pl Pomorski Region Wielkopolski Region Karpacki Region Dolnośląski Katarzyna Zamęcka (22) k.zamecka@inforsys.pl Katarzyna Zamęcka (22) k.zamecka@inforsys.pl Bartosz Michalik (22) b.michalik@inforsys.pl 6 Region Górnośląski Bartosz Michalik (22) b.michalik@inforsys.pl Strona 63 z 134

64 Załącznik nr 4 do Umowy Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Oferta Wykonawcy Formularz Cenowy Strona 64 z 134

65 Załącznik nr 5 do Umowy Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH 1. Zamawiający przekazywał będzie z JTZ wymienionych w Załączniku nr 2 do Umowy dane do wydruku z systemów informatycznych w różnych formatach tekstowych (np.: txt, xml itp.) i o różnej strukturze plików wymiany. 2. Załączniki 5A-5F zawierają opis przykładowych plików wymiany danych pomiędzy Jednostkami Terenowymi Zamawiającego a Wykonawcą. 3. Załączniki nie posiadają pełnych opisów i wszystkich przykładowych plików wymiany danych, dotyczy to w szczególności plików zwrotnych od Wykonawcy do Zamawiającego. Podane w Umowie dane, ilości jednostek terenowych, punktów instalacji/źródła danych, ilość użytkowników Portalu AR stanowią dane szacunkowe które w trakcie wdrażania i realizacji usługi mogą ulec zmianie. 4. Pełne dane dotyczące użytkowanych przez Zamawiającego plików wymiany danych zostaną przekazane po podpisaniu Umowy. 5. Wykonawca wizualizował, drukował i kopertował będzie dokumenty na podstawie przesłanych z JTZ plików wymiany. 6. W przypadku zmiany formatu pliku tekstowego dla danego typu dokumentu, po zmianie będzie obowiązywał nowy format. Na wniosek Zamawiającego będzie także kontynuowany poprzedni format. Zamawiający wskaże sposób jednoznacznego kojarzenia danego formatu (i procedury obsługi pliku dla tego formatu) z danym plikiem, np. stosując znacznik wersji formatu w nazwie lub wewnątrz pliku. Wykonawca ma prawo ograniczyć liczbę obsługiwanych formatów plików tekstowych dla danego typu dokumentu do dwóch ostatnich, tj. poprzedniego i nowego. 7. Wykonawca będzie miał obowiązek przygotowania zwrotnych plików wymiany danych pomiędzy Wykonawca a Jednostkami Terenowymi Zamawiającego. Strona 65 z 134

66 Załącznik nr 5A do Umowy FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH REGION WIELKOPOLSKI FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH REGION DOLNOŚLĄSKI FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH REGION GÓRNOŚLĄSKI Załącznik nr 5B do Umowy FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH REGION POMORSKI Załącznik nr 5C do Umowy FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH REGION MAZOWIECKI Załącznik nr 5D do Umowy FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH REGION KARPACKI Załącznik nr 5E do Umowy FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH SYS. SPRZEDAŻY ENERGI ELEKTRYCZNEJ Załącznik nr 5F do Umowy FORMATY PLIKÓW TEKSTOWYCH KLIENCI BIZNESOWI Strona 66 z 134

67 Załącznik nr 6 do Umowy - Przygotowywanie korespondencji Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB 1. Nadawanie przesyłek Wykonawca nadawał będzie przesyłki listowne do przemieszczenia i doręczenia w sposób określony przez Zamawiającego Wykonawca przekazywał będzie przysyłki listowne do operatora pocztowego do wskazanego poniżej przez Zamawiającego punktu/urzędu pocztowego: ADRES: Poczta Polska SA Punkt Pocztowy Warszawa W101 ul. Łączyny 8, Warszawa 1.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany określonego w pkt powyżej adresu placówki pocztowej lub wskazanie drugiej placówki pocztowej do odbioru części korespondencji. Koordynator Umowy po stronie Zmawiającego zawiadomi Wykonawcę co najmniej 30 dni wcześniej o zmianie placówki pocztowej wskazanej w pkt 1.1 powyżej lub wskazaniu drugiej palcówki pocztowej, a wykonawca po upływie tego terminu zobowiązany będzie dostarczać korespondencję masową do nadania pod nowy adres/y Zmiana dotycząca adresu placówki/urzędu pocztowego wskazanego w pkt 1.2 nie jest zmianą postanowień Umowy i nie wymaga aneksu Przesyłki listowe nadawane są przez Wykonawcę w imieniu Zamawiającego i przyjmowane do przemieszczenia i doręczenia w siedzibie jednostki Wykonawcy lub operatora pocztowego - po wcześniejszym pisemnym uzgodnieniu przez placówkę pocztową z jednostką Wykonawcy i Zamawiającym warunków organizacyjnych przyjmowania przesyłek do przemieszczenia i doręczenia Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek pocztowych poleconych oddzielnym strumieniem nadania do operatora pocztowego innego niż dla przesyłek pocztowych zwykłych (nierejestrowanych) 2. Nadawanie przesyłek listownych zwykłych: 2.1. Wykonawca w imieniu Zamawiającego przygotowuje przesyłki list zwykły poprzez: posortowanie Przesyłek według pocztowych numerów adresowych (PNA), narastająco do 3 cyfry kodu PNA dla każdego Regionu lub wskazanej JTZ. Strona 67 z 134

68 umieszczenie daty nadania poprzez nadruk daty lub umieszczenie stempla z faktycznym dniem nadania na opakowaniu przesyłki list zwykły lub w polu adresowym, zgodnie ze wzorem nadruku, o którym, mowa w pkt 5.2 poniżej maszynowe nanoszenie adresu, zgodnego z Polskimi Normami, gwarantującego jego odczytywanie przez czytnik listowych maszyn rozdzielczych ułożenie przesyłek w wózku pocztowym, stroną adresową w jednym kierunku z zastosowaniem separatorów/przekładek w przypadku nadawania w jednym wózku pocztowym przesyłek różnych Jednostek Terenowych Zamawiającego umieszczenie informacji w wózku pocztowym o kierowaniu przesyłek danej Jednostki Terenowej NADAWCY, tj. zakres grupy sektorów kodowych sporządzenie i przekazanie każdorazowo przed nadaniem przesyłek za pokwitowaniem, w dwóch egzemplarzach (w tym jeden przeznaczony dla placówki nadawczej) zestawienia ilościowego nadanych przesyłek, zawierającego liczbę nadawanych przesyłek, datę nadania przesyłek Wykonawca w imieniu Zamawiającego zobowiązuje się do przekazania każdorazowo przed przekazaniem do nadania przesyłek dla danej JTZ, za pokwitowaniem zestawienia, którego przykładowy wzór stanowi - Załącznik nr 38 do zawierającego: zestawienie ilościowe nadawanych listów zwykłych (z uwzględnieniem kategorii i rodzaju przesyłek oraz kategorii wagowych), odrębnie w obrocie krajowym i zagranicznym, datę i godzinę nadania przesyłek listowych, 3. Nadawanie przesyłek poleconych, w tym nadanych z usługą komplementarną potwierdzenie odbioru (ZPO) i EPO: 3.1. Wykonawca w imieniu Zamawiającego wykona uzgodnione z operatorem pocztowym czynności związane z przygotowaniem lub opracowaniem przesyłek poleconych, w tym z usługą komplementarną potwierdzenie odbioru, tj.: sporządzi dwa egzemplarze (w tym jeden przeznaczony dla pocztowej placówki nadawczej) pocztowej książki nadawczej lub EPO, w formacie ustalonym z Zamawiającym i operatorem pocztowym, przekaże uporządkowane przesyłki polecone do nadania zgodnie z podziałem i kolejnością wynikającą z pocztowej książki nadawczej lub EKN Wykonawca w imieniu Zamawiającego przed każdorazowym nadaniem przesyłek poleconych, w tym z usługą ZPO i EPO dokona: Strona 68 z 134

69 umieszczenia zgodnie z wymogiem Zamawiającego na opakowaniu, kopercie lub nad adresem nadawcy widocznego w okienku koperty indywidualnego numeru identyfikującego przesyłkę poleconą, posortowania Przesyłek według pocztowych numerów adresowych (PNA), narastająco do 3 cyfry kodu PNA dla każdego Regionu, imiennego (wg. adresata) wpisania przesyłek poleconych w tym z usługą ZPO i EPO do książki nadawczej lub EKN. Książki nadawcze lub EKN sporządzone będą oddzielnie dla każdego typu listu poleconego w tym ZPO i EPO nadawanych dla danej JTZ, zestawienia ilościowego przekazywanych przesyłek poleconych dla danej JTZ z podziałem na typ i kat. wagowe Wykonawca w imieniu Zamawiającego przed każdorazowym nadaniem przesyłek poleconych ZPO: naklei na kopertę nadawaną do wysyłki listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (ZPO), żółtej kartki POTWIERDZENIE ODBIORU wypełnionej zgodnie z danymi adresowymi Wystawcy, Nabywcy, numerem ewidencyjnym klienta, numerem sprawy i datą dokumentu, Wykonawca nadrukuje na POTWIERDZENIE ODBIORU odpowiedni adres zwrotny umożliwiający zwrot POTWIERDZENIA do właściwej Jednostki Terenowej Zamawiającego będącej nadawcą korespondencji Wykonawca w imieniu Zamawiającego każdorazowo przed nadaniem przesyłek poleconych, w tym z usługą ZPO i EPO przekaże do operatora pocztowego zestawienie, którego przykładowy wzór stanowi Załącznik nr 38 do, zawierające: liczbę nadawanych przesyłek poleconych (z uwzględnieniem typu przesyłki poleconej i kategorii wagowych), odrębnie w obrocie krajowym i zagranicznym, datę i godzinę przekazania do nadania przesyłek poleconych Elektroniczny Nadawca: System Elektroniczny Nadawca umożliwia proces nadawania przesyłek pocztowych. EN umożliwia rejestrację przesyłek, generowanie dokumentów nadawczych w formie elektronicznej oraz automatyczne przekazywanie pliku z przesyłkami bezpośrednio do wybranej placówki pocztowej. "Elektroniczny Nadawca" umożliwia dodatkowo elektroniczną komunikację pomiędzy operatorem pocztowym a nadawcą korespondencji Wykonawca w terminie określonym w 2 ust. 2 i 4 ust 1.15 Umowy udostępni system wymiany danych pomiędzy operatorem pocztowym a CWM w tym możliwość generowania EKN, Strona 69 z 134

70 Specyfikacja systemu Elektronicznego Nadawcy, wykorzystującego WebApi oraz komunikacji pomiędzy Wykonawcą a operatorem znajduje się na stronie w zakładce Czym jest e-nadawca? Zamawiający dopuszcza zmianę operatora pocztowego oraz specyfikacji systemu nadawania korespondencji w tym sposobu raportowania i sortowania przesyłek pocztowych Elektroniczna książka nadawcza (EKN) Dla wskazanych przez Zamawiającego przesyłek poleconych Wykonawca generował będzie EKN i przekazywał będzie do operatora pocztowego z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Nadawcy Wykonawca wdroży możliwość generowania EKN i nadawania przez system Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej SA w terminie określonym 2 ust. 2 i 4 ust Wygenerowane EKN i potwierdzenia nadania listów (zwykłych, poleconych, ZPO, EPO) załączane będą do ERD i Portalu AR do dokumentów przekazanych do nadania daną EKN / potwierdzeniem nadania listów zgodnie z pkt Załącznika nr 1 do Umowy. 4. Opakowanie i oznakowanie przez Wykonawcę przesyłek listowych będzie odbywało się zgodnie z Umową i przepisami prawa (Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Dz. U poz. 1529), 4.1. Wykonawca oznakuje przesyłki poprzez umieszczenie na kopertach nadruków informujących o Umowie pocztowej, miejscu nadania, operatorze pocztowym Wykonawca na kopercie lub w okienku adresowym nadrukuję datę przekazania nadania Jeżeli data o której mowa w pkt.4.2. powyżej naniesiona na opakowaniu przesyłek i listów Zamawiającego przez Wykonawcę, będzie inna niż faktyczna data przekazania przez Wykonawcę do placówki pocztowej przesyłek do przemieszczania i doręczania, operator pocztowy nie przyjmie od Wykonawcy tych przesyłek do przemieszczania i doręczania. 5. Zasady adresowania, opakowania i oznakowania przesyłek listowych: 5.1. Wymagania w zakresie adresowania i opakowania przesyłek listowych określone są w oparciu o: Zapisy przedmiotowej Umowy; Polską Normę - koperty listowe i kartki pocztowe PN-T-85004, Polską Normę - koperty PN-89/P-50601, Strona 70 z 134

71 Polską Normę - koperty listowe do automatycznego opracowywania PN-T , Polską Normę - koperty korespondencyjne PN-ISO Oznakowanie przesyłek listowych: Strona adresowa kopert dzieli się na: pole nadawcy, które przeznaczone jest do umieszczenia: adresu nadawcy, znaku firmowego nadawcy, reklamy nadawcy, ilustracji oraz adnotacji pocztowych wykonanych w formie nalepek, stempli lub odręcznych napisów górna lewa część strony adresowej przesyłki pole znaczkowe, które przeznaczone jest do umieszczania oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę górna prawa część strony adresowej przesyłki. Oznaczenie to powinno być w sposób trwały i czytelny umieszczone na przesyłce pole adresowe, które przeznaczone jest na umieszczenie adresu adresata łącznie z aktualnym kodem pocztowym. Adres ten powinien w sposób jednoznaczny wskazywać adresata i miejsce doręczenia, nie może zawierać skrótów i niepełnych danych adresowych. Adres powinien być umieszczony w sposób trwały i czytelny. W przypadku stosowania jako opakowania przesyłki listowej koperty z przezroczystym okienkiem adresowym, do przemieszczania i doręczania przyjmowana jest wyłącznie przesyłka, której zawartość złożona jest w taki sposób, aby adres pozostawał całkowicie widoczny przez okienko, nawet jeśli zawartość przesunie się wewnątrz koperty. Okienko adresowe powinno znajdować się w dolnej prawej części strony adresowej koperty. W okienku adresowym należy umieszczać czytelną informację identyfikującą wyłącznie adresata przesyłki. W przypadku tego typu opakowań niedozwolone jest również umieszczanie na okienku adresowym etykiet samoprzylepnych z naniesioną informacją o adresacie Strefa szyfrowa (kodowa), która przeznaczona jest wyłącznie do umieszczenia przez operatora pocztowego zaszyfrowanej w kodzie kreskowym informacji o adresie adresata (w strefie szyfrowej nie umieszcza się żadnych napisów, nadruków, rysunków lub nalepek) dolna część strony adresowej przesyłki Adres nadawcy i adresata umieszcza się na przesyłkach listowych i reklamowych równolegle do dłuższej krawędzi strony adresowej przesyłki W przypadku przesyłek listowych nierejestrowanych i przesyłek poleconych miejsce informacyjne czyli część strony adresowej koperty pomiędzy adresem nadawcy a strefą szyfrową jest również przeznaczone na umieszczenie nalepki (napisu, nadruku) wyróżnika kategorii PRIORYTET, a w przypadku przesyłek Strona 71 z 134

72 poleconych dodatkowo nalepki R z kodem kreskowym oraz nalepki określającej usługę komplementarną Potwierdzenie odbioru Poniżej przykładowy wzór prawidłowo przygotowanej przesyłki listowej Wzór prawidłowo zaadresowanej przesyłki listowej nierejestrowanej i przesyłki poleconej w obrocie krajowym Strona 72 z 134

73 Załącznik nr 7 do Umowy Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Zabezpieczenie Należytego Wykonania Umowy (ZNW) Strona 73 z 134

74 Załącznik nr 8 do Umowy Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Ubezpieczenie Strona 74 z 134

75 Załącznik nr 9 do Umowy Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Pełnomocnictwa Zamawiającego Strona 75 z 134

76 Załącznik nr 10 do Umowy Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Pełnomocnictwa Wykonawcy Strona 76 z 134

77 Załącznik nr 11 do Umowy (P1) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 77 z 134

78 Załącznik nr 12 do Umowy (P2) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 78 z 134

79 Załącznik nr 13 do Umowy (P3) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 79 z 134

80 Załącznik nr 14 do Umowy (P4) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Poddruk P4 (awers i rewers) Strona 80 z 134

81 Przykładowa koperta C5 list zwykły (rejestrowany) Załącznik nr 15 do Umowy (C5 nie rejestrowana) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 81 z 134

82 Załącznik nr 16 do Umowy (C5 rejestrowana) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa koperta C5 list polecony (typ wysyłki rejestrowana),) Strona 82 z 134

83 Załącznik nr 17 do Umowy (faktura prognozowana) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa jednokartkowa Faktura Prognozowana. (awers, rewers) Strona 83 z 134

84 Załącznik nr 18 do Umowy (faktura rozliczeniowa) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa jednokartkowa Faktura Rozliczeniowa (awers, rewers) Strona 84 z 134

85 Załącznik nr 19 do Umowy (faktura rozliczeniowa, wielokartkowa) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa wielokartkowa Faktura Rozliczeniowa Pierwsza i druga strona pierwszej kartki Strona 85 z 134

86 Pierwsza strona drugiej kartki Strona 86 z 134

87 Pierwsza strona trzeciej kartki Strona 87 z 134

88 Załącznik nr 20 do Umowy (faktura wstępna rata planowa) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Faktura wstępna Rata Planowa Strona 88 z 134

89 Załącznik nr 21 do Umowy (faktura za przekroczenie mocy) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Faktura za przekroczenie mocy Strona 89 z 134

90 Załącznik nr 22 do Umowy (faktura sprzedaż pozostała) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Faktura pozostała sprzedaż Jedna kartkowa (awers, rewers) Strona 90 z 134

91 Załącznik nr 23 do Umowy (korekta faktury prognozowanej) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Korekta faktury prognozowanej Jednokartkowa (awers, rewers) Strona 91 z 134

92 Przykładowa Korekta faktury rozliczającej Załącznik nr 24 do Umowy (korekta faktury rozliczającej) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 92 z 134

93 Załącznik nr 25 do Umowy (korekta faktury pozostała sprzedaż) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Korekta faktury pozostała sprzedaż Strona 93 z 134

94 Załącznik nr 26 do Umowy (korekta faktury za przekroczenie mocy) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Korekta faktury za przekroczenie mocy Strona 94 z 134

95 Strona 95 z 134

96 Załącznik nr 27 do Umowy (nota odsetkowa) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Nota odsetkowa Strona 96 z 134

97 Załącznik nr 28 do Umowy (Raport o punkcie / Wydruk odczytów dobowych) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowy Raport o punkcie / Wydruk odczytów dobowych Strona 97 z 134

98 Załącznik nr 29 do Umowy (uzgodnienie salda) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowe Uzgodnienie salda Strona 98 z 134

99 Załącznik nr 30 do Umowy (wezwanie do zapłaty) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowe Wezwanie do zapłaty Strona 99 z 134

100 Załącznik nr 31 do Umowy (informacja o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowa Informacja o wstrzymaniu dostarczania paliwa gazowego Strona 100 z 134

101 Załącznik nr 32 do Umowy (materiały personalizowane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowe Materiały personalizowane (z polem do personalizacji o dane np.: adres, nr klienta, datę, adres nadawcy, nr Umowy) Strona 101 z 134

102 Załącznik nr 33 do Umowy (materiały nie personalizowane Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowe Materiały nie personalizowane Strona 102 z 134

103 Strona 103 z 134

104 Załącznik nr 34 do Umowy (Akcydens A4 zadruk 2+0) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowy Akcydens : format A4; 80g/m2, Zadruk (2+0) Strona 104 z 134

105 Załącznik nr 35 do Umowy (Akcydens A4, 2+2) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Przykładowy Akcydens : format A4; 80g/m2, Zadruk (2+2); (rewers i awers) Strona 105 z 134

106 Załącznik nr 36 do Umowy (raport dzienny) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Okresowy raport realizacji usług okres: Ilość dni: 2. Lp. Historia przetwarzania danych Region / Obszar/Dział / BOK... Nazwa pliku Numer BOK Data/go dzina przesłan ia Data/go dzina wizualiz acji Data/go dzina akcepta cji Plano wana data nadani a Rzeczy wista data nadania Akc ept [aut o / man } Osoba akceptu jąca Statystyka korespondencji [szt.] Dokumenty Ilość ogół em Wykaz rodzaj owoilościo wy Występo wanie wezwań Koperty/przesy łki krajo we zagrani czne Typ przes yłki Op. poczt owy Rozliczenie materiałów i usług [szt.] L Z Koperty C5/6 Koperty C5 Koperty C4 Poddruki Zadruk L P ZP O EP O L Z L P ZP O EP O L Z L P ZP O EP O P 1 P 2 P 3 P 4 P 5 J.P ers J.Ni ep D.Mies zany D.P ers D.Ni ep K C5 /6 K C 5 Druk cyfrowy Jed n. Dwu str. Materiały informacyjne / wrzutki / inne PG Ni1 P G N i2. [podsu ma] Razem BOK [podsu ma] Razem BOK Razem wszyst kie jednos tki Pliki bez akceptacji. Lp. Historia przetwarzania danych Statystyka korespondencji [szt.] Nazwa pliku Numer BOK Data/go dzina przesłan ia Data/go dzina wizualiz acji Data/go dzina akcepta cji Plano wana data nadani a Rzeczy wista data nadania Akc ept [aut o / man } Osoba akceptu jąca Dokumenty Ilość ogół em Wykaz rodzaj owoilościo wy Występo wanie wezwań Koperty/przesy łki - Ilość krajo we zagrani czne Typ przes yłki Op. poczt owy Razem wszyst kie jednos tki Legen da: (opis "dokładek") Strona 106 z 134

107 Nazwa PGNi1 PGNi2. Przygoto wano dnia: Jedno stka Gaz. XXX WOH Opis List informacyjny Wyciąg z Taryfy XX + list godz. 02:00:0 0 Materiał y 1x P4 simplex personalizowany 3x P5 dupleks, niepersonalizowany, 1x P4 simplex niepersonalizowany Strona 107 z 134

108 Załącznik nr 37 do Umowy (raport miesięczny) Umowa na świadczenie usługi wizualizowania, drukowania i kopertowania dokumentów oraz przekazywania korespondencji do operatora pocztowego. Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Miesięczny raport realizacji usług okres: Ilość dni: 30 Rozliczenie usług [szt.] Rozliczenie materiałów i usług [szt.] Jednostka PGNiG OD Typ przesyłki Koperty C5/6 Koperty C5 Koperty C4 Poddruki Zadruk Druk cyfrow Zlecone wrzutki K Region Obszar /Dział Numer BOK Op. pocztowy LZ LP ZPO EPO LZ LP ZPO EPO LZ LP ZPO EPO P1 P2 P3 P4 P5 J.Pers J.Niep D.Mieszany D.Pers D.Niep K C5 Jedn. Dwu C5/6 Razem wszystkie jednostki Cena netto Wartość netto Razen netto: Legenda: (opis "dokładek") Nazwa Jednostka Opis Materiały Cena netto PGNi1 Biuro. XXXXX List informacyjny 1x P4 simplex personalizowany PGNi2 WOH Wyciąg z Taryfy XX + list 3x P5 dupleks, niepersonalizowany, 1x P4 simplex niepersonalizowany. Pozostałe usługi Nazwa Ilość Cena netto Wartość netto OKI 3a - Akcydensy: format A4; 80g/m2, Zadruk (2+2); (pkt Zał. nr1 do Umowy) Dostawa/ transport do JTZ (pkt 4.5 i pkt 7.11 Zała nr 1 do Umowy) Przygotowano dnia: RAZEM Strona 108 z 134

109 Załącznik nr 38 do Umowy (potwierdzenie nadania przesyłek) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Nazwa firmy Adres PNA, miasto Zestawienie ilościowo - wartościowe przesyłek w obrocie krajowym nadanych w dniu.. z dnia. GABARYT A przesyłki listowe nierejestrowane przesyłki listowe rejestrowane przedział wagowy EKONOMICZNE PRIORYTETOWE EKONOMICZNE PRIORYTETOWE wartość iloś Ilość wartość)* ilość )* ilość wartość)* ć wartość)* do 50 g ponad 50 do 100 g ponad 100 do 350 g ponad 350 do 500 g ponad 500 do 1000 g ponad 1000 do 2000 g w tym: usługi komplementarne zadeklarowana wartość zabezpieczenie polecenie potwierdzenie odbioru Razem komplementarne Razem GABATYT B przesyłki listowe nierejestrowane przesyłki listowe rejestrowane EKONOMICZNE PRIORYTETOWE EKONOMICZNE PRIORYTETOWE wartość iloś przedział wagowy Ilość wartość)* ilość )* ilość wartość)* ć wartość)* do 50 g ponad 50 do 100 g ponad 350 do 500 g ponad 500 do 1000 g ponad 1000 do 2000 g w tym: usługi komplementarne Strona 109 z 134

110 zadeklarowana wartość zabezpieczenie polecenie potwierdzenie odbioru Razem komplementarne Razem GABARYT A przedział wagowy do 500 g ponad 500g do 1 kg do 1 kg ponad 1 do 2 kg ponad 2 do 5 kg ponad 5 do 10 kg ponad 10 do 15 kg ponad 15 do 20 kg ponad 20 do 30 kg w tym: usługi komplementarne potwierdzenie odbioru zadeklarowana wartość zabezpieczenie sprawdzenie zawartości Razem komplementarne Razem paczki pocztowe paczki pocztowe PLUS EKONOMICZNE PRIORYTETOWE EKONOMICZNE PRIORYTETOWE wartość iloś Ilość wartość)* ilość )* ilość wartość)* ć wartość)* GABARYT B przedział wagowy do 500 g ponad 500g do 1 kg do 1 kg ponad 1 do 2 kg paczki pocztowe paczki pocztowe PLUS EKONOMICZNE PRIORYTETOWE EKONOMICZNE PRIORYTETOWE wartość iloś Ilość wartość)* ilość )* ilość wartość)* ć wartość)* Strona 110 z 134

111 ponad 2 do 5 kg ponad 5 do 10 kg ponad 10 do 15 kg ponad 15 do 20 kg ponad 20 do 30 kg w tym: usługi komplementarne potwierdzenie odbioru zadeklarowana wartość zabezpieczenie sprawdzenie zawartości Razem komplementarne Razem Data i godzina Przekazał/a Odebrał/a.. odbioru/przekazani a Nazwa firmy Adres PNA, miasto Zestawienie ilościowo - wartościowe druków bezadresowych i przesyłek reklamowych nadanych w dniu.. druki bezadresowe cena przedział wagowy Ilość jednostkowa wartość)* do 5 g ponad 5 do 10 g ponad 10 do 20 g ponad 20 do 30 g ponad 30 do 40 g ponad 40 do 50 g ponad 50 do 100 g ponad 100 do 250 g ponad 250 do 500 g Razem Przesyłki Reklamowe przedział wagowy GABARYT A GABARYT B wartość Ilość wartość)* ilość )* Strona 111 z 134

112 do 50 g ponad 50 do 100 g ponad 100 do 350 g ponad 350 do 500 g ponad 500 do 1000 g ponad 1000 do 2000 g *)wartość zgodna z Cennikiem Przekazał/a Odebrał/a.. Data i godzina odbioru/przekaz ania Operator pocztowy NADAW CA Strona 112 z 134

113 Załącznik nr 39 do Umowy (pola ochronne logo) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 113 z 134

114 Załącznik nr 40 do Umowy (formatka Pliki i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 114 z 134

115 Załącznik nr 41 do Umowy (formatka Lista przesyłek i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 115 z 134

116 Załącznik nr 42 do Umowy (formatka ERD / Archiwum i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 116 z 134

117 Załącznik nr 43 do Umowy (formatka Raporty i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 117 z 134

118 Załącznik nr 44 do Umowy (formatka Koperty i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 118 z 134

119 Załącznik nr 45 do Umowy (formatka Poddruki i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 119 z 134

120 Załącznik nr 46 do Umowy (formatka Ulotki i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 120 z 134

121 Załącznik nr 47 do Umowy (formatka Biura i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 121 z 134

122 Załącznik nr 48 do Umowy (formatka Użytkownicy i przykładowe dane) Znak sprawy CRZ: ZP/OD/18/0009/OD/HRB Strona 122 z 134