W każdym przypadku służymy pomocą i radą, więc w razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt.

Transkrypt

1 Szanowni Państwo! W związku z licznymi pytaniami na temat zamówień w postaci elektronicznej informujemy, że program SuperApteka 2000 po odpowiednim skonfigurowaniu umożliwia ich sporządzanie. Dla tych z Państwa, którzy dotąd nie korzystali z tego mechanizmu zamieszczamy opis podstawowych czynności potrzebnych do sporządzenia pliku zamówienia. Poniższy opis prosimy potraktować, jako jedną z wielu możliwości. Nie wyklucza ona korzystania z innych metod zamawiania towarów, z jakich dotychczas Państwo korzystali, jeśli tylko pozwolą one na zachowanie kopii złożonego zamówienia. Sensowne wydaje się przygotowywanie i przekazywanie elektronicznych zamówień już teraz, tj. przed wejściem w życie ustawy. Pozwoli to wypróbować ten mechanizm zanim nałożone na Państwa wymogi staną się obowiązkowe. W najbliższej przyszłości będziemy Państwa informować o metodach dodatkowego zabezpieczania przechowywanych plików (zwłaszcza kopii złożonych zamówień) oraz o innych udogodnieniach związanych z nowymi obowiązkami. Tymczasem tym z Państwa, którzy nie mają dość zaufania do kopii elektronicznych podpowiadamy, że każdy wprowadzony do komputera dokument można wydrukować i przechowywać go w tej formie. Nie zachęcamy do korzystania z tej metody, ale jeśli są Państwo przywiązani do tradycyjnej postaci dokumentów, to ona także spełnia ustawowe wymagania. Można przypuszczać, że 13.VII ukaże się przywołany przez art. 78a ust. 14 ustawy wykaz produktów zagrożonych brakiem dostępności. Apteka będzie zobowiązana niezwłocznie przekazywać do GIF informacje o każdej otrzymanej z hurtowni odmowie realizacji zamówienia na produkty z tego wykazu. Będziemy Państwa informować, w jaki sposób można będzie je do GIF przekazać - najprawdopodobniej drogą ową lub faksem, ale w tej chwili odpowiedzi z GIF w tej sprawie jeszcze nie znamy. W każdym przypadku służymy pomocą i radą, więc w razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt. -- Pozdrawiam Bartek Dajewski --- Tradiss Piotrowski-Iwaniuk Spółka Jawna Dział Systemów dla Farmacji i Służby Zdrowia Katowice, ul. Oswobodzenia 1 NIP: , Regon: telefon: , faks: internet:

2 Tworzenie zamówienia w postaci elektronicznej 1. Moduł zamówień jest dostępny z Menu/2/2/E, tj. "Ewidencja zamówień". Nowe zamówienie zostanie utworzone po naciśnięciu klawisza <F6>, gdzie należy podać typ zamówienia (zalecamy "D" - do konkretnego dostawcy), kod lub nazwę dostawcy i nazwę (nagłówek) zamówienia: Ewidencja zamówień Zamówienie testowe ( 25) Test ( 1) Test Test Tworzenie zamówienia (Z)biorcze/(D)oKonkretnegoDostawcy [D] -» Dostawca [ 24] Tytuł: [Zamówienie próbne ] ( 1) Cito! Uzupełnienie stanów Prognoza z :03: Prognoza z :37: Prognoza z :53: zam ( 1) zam ( /Z/Zamówienie testowe/q) Nagłówek zamówienia... Następnie wybieramy pozycje (towary) do zamówienia. Źródłem pozycji może być np. schowek (klawisz <Tab>), z którego po naciśnięciu <Ctrl>+<Enter> możemy jednocześnie przepisać wiele pozycji w oparciu o podane kryteria: [Nazwa] [ S C H O W E K ] [Ilość] G Diprosone maść 0.05% x 15g /op G Diuramid tabl. 0.25g x 20 /op G Dolovit vit.a+e,b tabl. x 40 /op B Dozownik do leków dzienny/op G Duphaston tabl. 0.01g x 20 /op G Ecomer kaps. x 60 /op G Multi Sano Przepisz schowek do zamówienia 1.000) G Naproxen t Przepisz (C)ały/(O)dDnia [C]» [ ] 1.000) B Plaster MI Pozycje (W)szystkie/(Z)Ilością/(B)ezIlości [W] B Plaster MI Usunąć przepisane pozycje? (T)ak/(N)ie [N] 4.000) G Żeń-seń ta Przepisać (B)raki/(Z)amówienia/(W)szystko [W] ) G Żeń-seń ta Produkty (R)efundowane/(P)ełnopłatne/(W)szystkie [W] 2.000) /15 0] [MD] Data Kod CZakNetPrzedR IlośćZakup IlośćMin BieżącyStan Przepisanie schowka... lub wybiórczo pojedyncze podświetlone w schowku pozycje (klawisz <Enter>). Można także uzupełniać zamówienie wybierając towar wprost ze spisu artykułów (klawisz <F6>) lub skorzystać z jednej z dostępnych metod automatycznego generowania pozycji zamówienia (klawisze <Ctrl>+<G>). Generowanie automatyczne współdziała między innymi z zarejestrowanymi danymi o ilości minimalnej, które z kolei można uzupełniać korzystając z rozbudowanego modułu prognozowania zakupów. Szczegółowe omówienie tej metody wymaga jednak osobnego opisu, który ze względu na mnogość parametrów indywidualnych dla każdego użytkownika wykracza poza założone ramy niniejszej informacji. 2. Przygotowane zamówienie - tj. z uzupełnionymi ilościami - możemy zapisać w formie pliku. W tym

3 celu opuszczamy wykaz zamawianych towarów (klawisz <Esc>) i na liście przygotowanych zamówień naciskamy <F5> i następnie <Enter>. I tu uwaga dotycząca konfiguracji: jeśli po podświetleniu nagłówka zamówienia na dole ekranu nie widzą Państwo opisu "F5-Wyślij" (widocznego poniżej): Ewidencja zamówień ( 24) Zamówienie próbne ( /24/Zamówienie próbne/q) F6-ZałóżNowe F8-PoprawaNagłówka F5-Wyślij Enter-Wybór F9-Usuń Zamówienia... lub po naciśnięciu <F5>, <Enter> zobaczą Państwo komunikat: Uwaga Nie określono parametrów połączenia modemowego dla tego dostawcy to znak, że należy uzupełnić konfigurację, co jest opisane poniżej w punkcie "Konfiguracja zamówień elektronicznych w programie aptecznym". 3. Utworzenie pliku zamówienia potwierdza widoczna na ekranie informacja: DaneZamówienia opis (z ) z dnia ( ) do dostawcy ( 1)(Dostawca testowy ) Status Utworzono zbiór: <OUT\ ZAM> Czekam na listę braków (Esc - przerwanie)... Esc-ZatrzymanieTransmisji Tak przygotowany plik należy przekazać do hurtowni oraz koniecznie zachować - najlepiej w osobnym, założonym specjalnie w tym celu folderze o nazwie np. "Archiwum zamówień". Przekazanie zamówienia do hurtowni Zależnie od sugerowanej przez hurtownię metody może się to odbywać różnymi sposobami. Najprostsze z nich, to kopiowanie pliku do zdalnego folderu hurtowni (o ile hurtownia przygotowała go dla Państwa; szczegóły poniżej, w części "Przygotowanie skrótu do folderu hurtowni") oraz wysłanie do hurtowni a z załącznikiem - plikiem zamówienia. Ta ostatnia metoda ma bardzo istotną zaletę - można z niej skorzystać w każdym przypadku, a więc także wówczas, gdy hurtownia nie zaproponuje Państwu innego wygodnego rozwiązania. Możliwe są także inne uzgodnione z hurtownią metody komunikacji. Warto mieć na uwadze, że każda z form jest formalnie równoznaczna ze złożeniem zamówienia. Wybór najwygodniejszej metody zależy od Państwa.

4 Przygotowanie skrótu do folderu hurtowni Tym z Państwa, którzy otrzymali od swoich dostawców informacje o przekazywaniu zamówień podobne do: proponujemy utworzenie wygodnego skrótu do podanego folderu zdalnego. W tym celu należy w systemie Windows skorzystać z mechanizmu tzw. "dodawania lokalizacji sieciowej". W Windows XP opcja ta jest dostępna w lokalizacji "Moje miejsca sieciowe", gdzie należy kliknąć ikonę "Dodaj miejsce sieciowe" (opis dla Windows XP: a w Windows 7 należy po otwarciu ikonki "Komputer" kliknąć gdzieś w pustym miejscu prawym klawiszem myszy i wybrać "Dodaj lokalizację sieciową": Następnie klikamy [Dalej], aż pojawi się pytanie o adres, gdzie należy wpisać podane przez hurtownię dane opisane jako "host", ale koniecznie poprzedzone napisem "ftp://", np.: ftp://apteka.nazwa.pl Na kolejnej planszy wyłączamy haczyk w opcji "Zaloguj anonimowo" i w okienku z nazwą użytkownika wpisujemy otrzymany od hurtowni "login". Pozostaje jeszcze nacisnąć [Dalej] i nadać skrótowi nazwę wygodną dla Państwa, np. podobną do: "Zamówienia do NazwaKonkretnejHurtowni". Przy otwarciu tego skrótu zostaniemy zapytani o hasło:

5 gdzie po jego wpisaniu można dla Państwa wygody zaznaczyć opcję "Zapisz hasło". Od tego momentu przygotowany przez hurtownię folder będzie można wygodnie otwierać klikając na utworzony właśnie skrót. W Windows XP będzie on widoczny w "Moje miejsca sieciowe", a w Windows 7 bezpośrednio w "Komputer". Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby skrót ten skopiować także na pulpit, jeśli uznają to Państwo za wygodne. Do tak przygotowanego folderu można kopiować pliki zamówień i odbierać odpowiedzi, a także np. faktury i inne dokumenty, jeśli hurtownia będzie je tam dla Państwa umieszczać. Konfiguracja zamówień elektronicznych w programie aptecznym Jeśli na planszy z nagłówkami zamówień nie ma napisu "F5-Wyślij", to należy w folderze z programem aptecznym umieścić moduł "client.exe" dostępny pod adresem ftp://ftp.tradiss.pl/uzyt/client.zip. Niezależnie od powyższego należy wpisać pewne dane konfiguracyjne dla każdego dostawcy, któremu zamierzamy przekazywać zamówienia w opisanej powyżej formie. Menu/2/2/D/D, czyli "Konfiguracja połączenia z dostawcami", gdzie po wybraniu konkretnej hurtowni i naciśnięciu <Enter> wpisać: Zamówienia E. Ewidencja zamówień S. Schowek Z. Zestawienia i wydruki D. Słowniki i definicje Słowniki i definicje K. Konfiguracja i uprawn Z. Znaczniki D. Konfiguracja połączenia z dostawcami Konfiguracja połączenia z hurtownią Adres: (ABC ) Metoda: (clinika.pl) Twój kod: (12345 ) ( 26) Całkiem nowy Informacja wpisana w polu "Adres" w chwili obecnej nie jest istotna, ale nie może pozostać pusta. Ważne jest natomiast, by w kolejnym polu, tj. "Metoda", wpisać "clinika.pl". Ostatnie pole - twój kod - zalecamy wypełnić pięciocyfrowym lub krótszym numerem, innym dla każdej z hurtowni (może to być kod nadany Państwu przez hurtownię), ponieważ cyfry te będą jednocześnie początkiem nazwy generowanych plików zamówień.