Toruń Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Toruń Zapytanie ofertowe W związku z realizacją projektu Wdrożenie systemu B2B do zautomatyzowania procesów biznesowych obsługi usług transportowych firmy Jarkpol Jarosław Górski Sp.j." współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu Państwa w ramach działania 8.2 "Wspieranie wdrożenia elektronicznego biznesu typu B2B" Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Jarkpol Jarosław Górski Sp. j. zaprasza do składania ofert. Opis przedmiotu zamówienia Celem wdrożenia będzie stworzenie systemu automatyzującego obsługę procesów biznesowych w ramach działalności usług transportowych jakie prowadzi firma Jarkpol. Proces zostaje podzielony na dwa główne etapy: wdrożenie systemu ERP będącego podstawą do realizacji drugiego etapu jakim będzie wdrożenie systemu B2B. W procesie integracji będzie konieczne zastosowanie mechanizmów tłumaczących dane pomiędzy bazami systemu ERP, a systemem do automatyzacji i obsługi zleceń transportowych. I. Szczegółowe wymagania systemu. Projekt polega na stworzeniu systemu B2B WebTracker, który zautomatyzuje zachodzące w firmie Jarkpol procesy biznesowe, w tym dane z trasy. System zautomatyzuje obsługę usług transportowych. W pierwszej kolejności zostanie wdrożony system ERP do zarządzania przedsiębiorstwem. W dalszej kolejności wdrożone zostaną moduły WebTracker i aplikacja EDI, która będzie odpowiedzialna za wymianę dokumentów w standardzie EDIFACT/UN i ECOD (XML). Projekt zakłada integrację z systemami partnerów firmy Jarkpol. W skład WebTracker wchodzi: Panel Administracyjny (panel służący konfigurowaniu podstawowych ustawień systemu) WebTracker kontrola trasy: Moduł Status Pojazdu (dot. bieżącego stanu: jazda, postój, awaria; integracja z urzadzeniem GPS i Tacho); WebTracker - kontrola trasy: Moduł Tacho (odpowiedzialny za interpretacje danych z Tacho w celu wizualizowania komunikatu o konieczności postoju); WebTracker - śledzenie zleceń, czyli monitorowanie pojazdów i dostaw: Moduł Translator (część platformy odpowiedzialna za tłumaczenie formatów dokumentów w systemie B2B) WebPanel (stanowi system zamówień on-line, pozwala na generowanie ich przez www, pozwala na odbiór dokumentu w formie obrazu);

2 Integro (umozliwia integracje danych, serwer przesyłu - serwer SQL; zasila bazę Web niezbędnymi informacjami); Analityka i Controlling (umożliwi analizę kosztów pojedynczego zlecenia, pozwoli raportować dane dla firmy i wybrane dla konkretnego partnera wg określonych kryteriów); Documents (integruje system ERP z systemem B2B; ERP na podstawie komunikatów EDI może tworzyć nowe pliki i generować odpowiednie dokumenty) System musi zawierać automatyzowanie następujących procesów biznesowych z dostawcą usług serwisowych i części samochodowych: składanie zamówienia okresowego i potwierdzenie jego przyjęcia w odniesieniu do przeglądów gwarancyjnych składanie zamówienia bieżącego i potwierdzenie jego przyjęcia fakturowanie rozliczenia bieżące i ich historia Całość prac musi zostać poprzedzona przeprowadzeniem analizy wdrożeniowej, której efektem będzie dokument opisujący szczegółowe działanie systemu, w szczególności ujmujący rozwiązania systemowe związane z automatyzacją procesów biznesowych w systemie B2B II. Warunki licencyjne Ważnym elementem, który Oferenci muszą wziąć pod uwagę jest to, że Zamawiający w czasie przygotowania wniosku przeprowadził analizę sytuacji i potrzeb swojego przedsiębiorstwa w kontekście procesów B2B. Wszelkie pracę związane z systemem wymagać będą zastosowania systemu ERP. Zgodnie z założeniami dokumentacji przewiduje się zakup sytemu ERP firmy Comarch lub ekwiwalentnego. Równocześnie zamawiający informuje, że zgodnie z Warunkami korzystania z Oprogramowania Comarch ERP XL, dostęp do modyfikacji systemu mają tylko i wyłącznie licencjonowani partnerzy, to jest przedsiębiorcy, którzy współpracują z Comarch na podstawie Umowy Partnerskiej ( 2 ust. 8 i 9 Warunków korzystania z oprogramowania Comarch ERP XL). Zamawiający nie określa tego elementu jako kryterium oceny ofert, jednak każdy oferent musi mieć na względzie wymogi firmy Comarch związane z dokonywaniem zmian w istniejącym systemie. III. Szczegółowy opis elementów systemu Ze względu na specyfikę i złożoność systemu, zamawiający uszczegóławia elementy, w które musi być wyposażony system. Poniżej wymienione zostaną składniki, które muszą znaleźć się w składanej ofercie. Windows Server Standard, serwerowy system operacyjny-2 szt.

3 Windows Server CAL, licencje dostępowe-10 szt. Windows Terminal Server (5 licencji dostępowych przez RDP) pakiet -1 szt. SQL Server Standard Runtime licencja na sewer -1 szt. SQL Server CAL Runtime licencje dostępowe do serwera SQL -10 szt. Aplikacja EDI aplikacja dedykowana i służy jako SERVER wymiany danych -1 szt. WebTracker Panel Administracyjny (panel służący konfigurowaniu podstawowych ustawień systemu) -1 szt. WebTracker kontrola trasy: Moduł Status Pojazdu (dot. bieżącego stanu: jazda, postój, awaria - integracja z urządzeniem GPS i Tacho) -1 szt. WebTracker - kontrola trasy: Moduł Tacho (odpowiedzialny za interpretacje danych z Tacho w celu wizualizowania komunikatu o konieczności postoju) -1 szt. Translator (część platformy odpowiedzialna za tłumaczenie formatów dokumentów w systemie B2B) -1 szt. WebPanel (stanowi system zamówień on-line, pozwala na generowanie ich przez www, pozwala na odbiór dokumentu w formie obrazu) -1 szt. Integro (umozliwia integracje danych, serwer przesyłu-serwer SQL zasila bazę Web niezbędnymi informacjami) -1 szt. Analityka i Controlling (umożliwi analizę kosztów pojedynczego zlecenia, pozwoli raportować dane dla firmy i wybrane dla konkretnego partnera wg określonych kryteriów) -1 szt. WebTracker - śledzenie zleceń, czyli monitorowanie dostaw: Moduł Documents (integruje system ERP z systemem B2B. ERP na podstawie komunikatów EDI może tworzyć nowe pliki i generować odpowiednie dokumenty) -1 szt. Licencja ERP Interfejs programistyczny -1 szt. Licencja ERP Handel Sprzedaż -1 szt. Licencja ERP HR Płace i Kadry -1 szt. Licencje ERP Administracja -9 szt. Licencje ERP Księgowość -2 szt. Licencja ERP Zamówienia -1 szt. Licencja ERP Środki Trwałe -1 szt. ECOD mechanizm wymiany danych ERP/ECOD (moduł serwerowy) -1 szt. ECOD Współpraca z dostawcami (Eksport Zamówienia/Import faktury zakupu/import Korekt) -1 szt. ECOD Współpraca z odbiorcami (Import Zamówienia/Eksport faktury sprzedaży/eksport Korekt), moduł serwerowy -1 szt. WebTracker - kontrola trasy: Moduł Komunikator Mobile (jako mechanizm przekazywania meldunków od/do kierowcy wyposażeni są w telefony komórkowe) -1 szt. WebTracker - kontrola trasy: Moduł Planowanie Trasy (programowanie przewidywanego czasu dojazdu do miejsca rozładunku, integracja z urządzeniem GPS i Tacho) -1 szt. WebTracker - kontrola trasy: Moduł Zdarzenia (słuzy zapisywaniu czasu trwania poszczególnych zdarzeń i tworzeniu bazy czasowo-miejscowej) -1 szt. DataServer (serwer wymiany danych w platformie B2B) -1 szt.

4 Zakładka do www Status Zlecenia (narzędzie do przesyłania i wizualnej interpretacji kodowanych przez kierowców komunikatów z telefonów komórkowych dotyczy statusu zlecenia) -1 szt. Zakładka do www Mapa Dostępności Transportu (wizualizacja dostępności transportów, oferta udostepnienia kryteriów dla zaplanowania przez klienta przewozu, zanim złoży zamówienie) -1 szt. WebTracker - kontrola trasy: Moduł Parametry Pojazdu (do monitorowania pracy urządzeń charakterystycznych dla danego typu pojazdu, integracja z urządzeniem GPS/GSM) -1 szt. Instalacja i konfiguracja serwera; Montaż w samochodach modułów GPS/GSM Wdrożenie systemu ERP: o Instalacja i konfiguracja Systemu Zarzadzania Bazą Danych MS SQL; o Wdrożenie ERP: Instalacja na stacjach roboczych; o Wdrożenie ERP: Migracja danych z wcześniej używanych aplikacji; o Asysta powdrożeniowa: Nadzór nad rozruchem; o Asysta powdrożeniowa: Kontrola pracy systemu (przez pierwsze 5 dni funkcjonowania systemu, firma wdrażająca deleguje dwóch pracowników firmy do firmy Wnioskodawcy; ich zadaniem jest sprawdzić system) o Asysta powdrożeniowa: Asysta serwisowa (przez 36 miesięcy od wdrożenia systemu firma wdrażająca sprawuje systematyczny nadzór powdrożeniowy); Wdrażanie modułów WebTracker: Integracja WebTrackera z systemem ERP Wdrażanie modułów WebTracker: Konfiguracja telefonów komórkowych (40 telefonów 40 kierowców) Wdrażanie modułów WebTracker: Konfiguracja funkcji śledzenia zleceń w bazie systemu ERP; Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Status Pojazdu; Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Planowanie Trasy; Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie systemu B2B usługa www. WebTracker; Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Analityka i Controlling: Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Komunikator Mobile; Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Panel Administracyjny; Wdrożenie systemu ERP: Instalacja i konfiguracja klientów MS SQL; Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Zakładka do www Status Zlecenia i modułu Zdarzenia Wdrażanie modułów WebTracker: wdrożenie modułu Zakładka do www Mapa Dostępności Transportu; Wdrożenie systemu ERP: Instalacja i konfiguracja systemu na serwerze; Wdrażanie modułów WebTracker: Konfiguracja monitorowania pracy urządzeń charakterystycznych dla danego typu pojazdu. Integracja z urządzeniem GPS/GSM; Wdrażanie modułów WebTracker: Integracja WebTracker z urządzeniami GPS/TACHO wdrożenie modułu Tacho i wdrożenie modułu Parametry Pojazdu; Szkolenia specjalistyczne o Szkolenie użytkowników w zakresie zakupionych modułów systemu ERP o Szkolenie administratorów systemu ERP o Szkolenie kierowców z systemu WebTracker Mobile (szkolenie 40 kierowców; szkolenie zindywidualizowane)

5 IV. Sprzęt komputerowy Dodatkowym elementem oferty ma być sprzęt komputerowy konieczny do realizacji całości zadania. Poniżej Zamawiający przedstawia szczegółową specyfikację dotyczącą poszczególnych elementów. Serwer, parametry minimalne: Intel Xeon 2.5GHz, RAM 32GB, 6x300GB HS 2.5in SAS, RAID, Redundantne zasilanie, mocowanie Rack; 1 szt. UPS, montaż RACK, minimum 5000VA (zabezpieczenie serwera w stabilne zasilanie oraz zasilanie awaryjne); 1 szt. Switch 24 porty 10/100/1000, montaż Rack (urządzenie łączące w sieć serwer i pozostałe urządzenia); 1 szt. Komputer stacjonarny, minimum Intel i5 RAM 4GB, HDD 500GB, Windows 7/8 OEM+MS Office OEM; 7 szt. Monitor do komputera stacjonarnego, minimum x900, DVI-D, RGB; 7 szt. Moduły GPS/GSM urządzenia; 40 szt. (do wszystkich pojazdów w firmie, do których fizycznie te moduły będą instalowane) V. Tryb udzielenia zamówienia oraz opis kryteriów oraz sposobu oceny ofert Porównanie ofert i wybór z zachowaniem zasad przejrzystości. Zamówienie powyżej 14 tys. euro netto będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach konkurencji. Do oceny i wyboru zostaną dopuszczone tylko oferty zawierające wszystkie wyszczególnione pozycje w niniejszym zapytaniu ofertowym. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na tablicy informacyjnej w siedzibie Jarkpol Jarosław Górski Sp. J. ul. Gdańska 8, Łysomice.

6 VI. Kryteria oceny ofert 1. Cena (P1) Pierwszym kryterium oceny oferty jakie przyjął zamawiający jest cena z 50 % wagi, które liczone będzie według wzoru: Ocena: Zn/Zo * 50 punktów gdzie: Z n cena netto najtańszej oferty [PLN] Z o cena netto badanej oferty [PLN] 2. Długość okresu gwarancji. Warunki gwarancji (P2) Zamawiający oczekuje przedstawienia w ofercie długości okresu gwarancji jakości na wykonane usługi oraz czynności związane z pracami wdożeniowymi. Okres gwarancji nie może być krótszy niż 12 miesięcy licząc od daty podpisania protokołu zdawczoodbiorczego. Ta część gwarancji podlega kryterium oceniania. Równocześnie Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji jakości na dostarczony sprzęt komputerowy zgodnie z warunkami gwarancji poszczególnych producentów. Okres gwarancji liczony jest w miesiącach Ocena = Go / Gn * 20 punktów gdzie: Go czas gwarancji udzielony przez oferenta w badanej ofercie Gn najdłuższy czas gwarancji udzielony przez oferenta 3. Obsługa serwisowa - Cena opieki serwisowej. (P3) Zamawiający oczekuje, że Oferenci w swoich ofertach wezmą pod uwagę perspektywiczność tworzonego systemu. Z założenia ma być on gotową do wdrożenia aplikacją ze zdefiniowaną funkcjonalnością, jednak Zamawiający zakłada sytuację, w której

7 konieczna będzie modyfikacja systemu poprzez dodanie nowej funkcjonalności. Tworzony system ma być przygotowany na możliwość dalszej rozbudowy o nowe funkcjonalności tak, aby bez przeszkód można było dostosowywać go do indywidualnych potrzeb Zamawiającego. Stąd w zapytaniu ofertowym pojawia się kryterium obsługi serwisowej, obejmujące poniższe obszary: - Utrzymanie ruchu czyli utrzymanie bieżącej sprawności systemu ERP i rozwiązania B2B, - Monitoring sprzętu i oprogramowania ERP na stacjach roboczych, - Zapewnienie i utrzymanie bezpieczeństwa informatycznego danych w sieci komputerowej, składowanych na serwerach oraz stacjach roboczych użytkowników, w szczególności tworzenie oraz kontrolę kopii ( backupów) danych. - Bieżące wsparcie dla użytkowników w zakresie użytkowaneg oprogramowania, - Współpracę przy rozwoju systemu informatycznego. Wartość przedstawiona przez oferenta ma być ceną ryczałtową za miesiąc wykonywania wyżej wymienionych usług. W cenę muszą być wliczone wszelkie koszty związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia, jakie będzie ponosił Wykonawca przez cały okres trwania tej opieki, w tym m.in. wykonanie wszystkich obowiązków Wykonawcy, niezbędnych do realizowania opieki serwisowej, jak i ewentualne ryzyko wynikające z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili składania oferty. Nie uwzględnienie powyższego przez Wykonawcę w zaoferowanej przez niego cenie za opiekę serwisową nie będzie stanowić podstawy do ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów w terminie późniejszym. Kryterium Cena opieki serwisowej będzie oceniane następująco: Ocena: Sn/So * 10 punktów gdzie: S n cena netto najtańszej oferty [PLN] S o cena netto badanej oferty [PLN] 4. Czas reakcji serwisu (P4) Ze względu na ważność nowego rozwiązania i krytyczny obszar działania jakim jest stały monitoring usług wraz z platformą B2B, Zamawiający oczekuje zawarcia w ofercie czasu reakcji Oferenta na zgłoszenie serwisowe/naprawy.

8 Czas reakcji liczony jest w godzinach od momentu zgłoszenia usterki w działaniu systemu informatycznego Ocena = Cn/Co *20 punktów gdzie: Cn najkrótszy czas reakcji serwisu na błąd systemu informatycznego Co czas reakcji serwisu na błąd systemu informatycznego w badanej ofercie VII. Sposób oceny ofert Oferent może maksymalnie otrzymać 100 punktów. Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę, która uzyska największą sumę punktów za kryteria wymienione w punkcie według wzoru: P = P1+P2+P3+P4 Oferty oceniane będą punktowo. W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty za kolejne ww. kryteria. VIII. Termin wykonania przedmiotu zapytania ofertowego Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia podpisania Umowy do dnia roku (przy czym zakup licencji systemowych i sprzętu ma nastąpić do końca 2013 roku). IX. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być ponumerowane, a oferta podpisana przez osobę reprezentującą Wykonawcę. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. Oferta powinna zawierać oświadczenie Wykonawcy, że jest związany Ofertą przez okres 30 dni od dnia złożenia oferty. Nie będą prowadzone rozliczenia w walutach obcych.

9 Podana cena dla każdej pozycji musi być wyższa od zera. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów. Do przygotowania oferty Wykonawca-Oferent może wykorzystać formularz ofertowy wg. Załącznika nr 1 do niniejszej Zapytania. X. Miejsce termin oraz sposób składania ofert Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do roku do godziny 15:00. Ofertę wraz załącznikami należy dostarczyć do siedziby Spółki pod adresem: Jarkpol Jarosław Górski Sp. J. ul. Gdańska 8, Łysomice. Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami i udzielania szczegółowych informacji na temat niniejszego zapytania ofertowego: Aleksandra Dybowska tel Zastrzeżenia Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Jarkpol Jarosław Górski Sp. J. do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Jarkpol Jarosław Górski Sp. J. do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje Jarkpol Jarosław Górski Sp. J. do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Jarkpol Jarosław Górski Sp. J. nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiający zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Wykonawca podaje jedynie wartość netto, a Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykonawca ponosi wszystkie ryzyka związane z przyjętą stawką VAT.