NAJWYśSZA IZBA KONTROLI

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w KRAKOWIE Kraków, ul. Łobzowska 67 (012) , , fax (012) Kraków, dnia sierpnia 2007 r. I/07/002 LKR /07 Pan Jan Andrzej Piątek Prezes Stowarzyszenia Dom Rodzinny ul. Pędzichów 13/ Kraków Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie przeprowadziła kontrolę Stowarzyszenia w zakresie gospodarowania środkami finansowymi i majątkiem w szkołach prowadzonych przez Stowarzyszenie Dom Rodzinny w latach W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole podpisanym przez Pana Prezesa w dniu 5 czerwca 2007 r. i omówione na naradzie pokontrolnej w dniu 20 czerwca 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Zarządowi Stowarzyszenia niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli, nie wnosząc zastrzeŝeń do wydatkowania środków finansowych na realizację zadań oświatowych, negatywnie ocenia występowanie szeregu nieprawidłowości, szczególnie istotnych dla funkcjonowania Zespołu Szkół Katolickich prowadzonego przez Stowarzyszenie. Stwierdzone przypadki czasowej utraty nadzoru nad gospodarką finansową Zespołu Szkół, uzasadniają obawy o prawidłowe gospodarowanie środkami publicznymi przez placówki oświatowe prowadzone przez Stowarzyszenie. Na ocenę negatywną zasługuje brak współpracy organów Stowarzyszenia z kierownictwem Zespołu Szkół Katolickich, brak przejrzystych uregulowań organizacyjnych i kompetencyjnych w zakresie korzystania przez Zespół Szkół z majątku Stowarzyszenia, 1

2 w tym prowadzenia remontów w zajmowanych przez nie obiektach. Negatywna ocena dotyczy równieŝ braku zatwierdzonych przez władze Stowarzyszenia zasad rachunkowości i nieuzasadnionego przepływu środków finansowych Stowarzyszenia na konto Archidiecezji Krakowskiej. Jedną z głównych przyczyn powyŝszych nieprawidłowości był takŝe, w ocenie NIK, brak naleŝytej współpracy pomiędzy władzami Stowarzyszenia i główną księgową zatrudnioną jednocześnie jako księgowa Zespołu Szkół. PowyŜszą ocenę ogólną uzasadniają następujące oceny cząstkowe: 1. W okresie objętym kontrolą Stowarzyszenie Dom Rodzinny prowadziło szkołę podstawową, gimnazjum, liceum ogólnokształcące na terenie Krakowa oraz gimnazjum i liceum ogólnokształcące w Rabce. W Krakowie, dla celów organizacyjnych utworzono w dniu 10 kwietnia 2001 r. Zespół Szkół Katolickich im. Świętej Rodziny w Krakowie (ZSK). 2. Szkoły ZSK w kontrolowanym okresie były nadzorowane przez Kuratorium Oświaty w Krakowie i pozytywnie oceniane za realizację zadań oświatowych. Arkusze organizacyjne Szkół były corocznie pozytywnie opiniowane przez Radę Pedagogiczną, Kuratorium Oświaty oraz zatwierdzane przez organ prowadzący Stowarzyszenie Dom Rodzinny. 3. NIK pozytywnie ocenia prowadzenie dla uczniów licznych kół przedmiotowych, kół zainteresowań, w tym zajęć reedukacji dla uczniów mających problemy w nauce. Zajęcia pozalekcyjne były finansowane z dobrowolnych wpłat rodziców oraz z dotacji na zadania oświatowe. Na 7 skontrolowanych kół zainteresowań, w jednym przypadku nauczyciel prowadzący nierzetelnie prowadził dziennik zajęć koła, a w drugim przypadku w roku szkolnym 2006/2007 wypłacano nauczycielowi pełne wynagrodzenie, przy jednoczesnym braku przez niego realizacji jednej godziny koła zainteresowań. Jak wyjaśniła [...] 1 z-ca dyrektora ZSK, nauczyciel ten, na podstawie ustnej umowy z dyrekcją ZSK, prowadził w zamian konsultacje dla chętnych uczniów. 4. Izba pozytywnie ocenia działalność ZSK w zakresie współpracy z otoczeniem, w tym głównie z uczelniami wyŝszymi (Uniwersytetem Jagiellońskim, Papieską Akademią Teologiczną), Policją i StraŜą Miejską oraz stowarzyszeniami prowadzącymi działalność charytatywną. 1 usunięto dane osobowe art. 5 ust. 2 u.d.i.p. 2

3 5. ZSK wypełniał obowiązki wobec Urzędu Miasta Krakowa, wynikające z uchwały Nr LXXXIII/734/01 Rady Miasta Krakowa z dnia 11 lipca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania dotacji na zadania oświatowe Gminy i powiatu, realizowane w placówkach oświatowych, prowadzonych na terenie Miasta Krakowa przez osoby prawne lub fizyczne, podając pisemnie informacje o planowanej liczbie uczniów. Uwaga NIK dotyczy natomiast braku wszystkich elementów wniosku o dotację wymaganych postanowieniami 2 ust. 1 załącznika nr 1 oraz 2 załącznika nr 2 do ww. uchwały. Izba krytycznie ocenia stwierdzone przypadki podawania nierzetelnych danych, przedkładanych do UMK o liczbie uczniów. Przykładowo, w przypadku internatu ZSK, zawyŝono dane za sierpień 2004 r. o 2 osoby; za czerwiec, lipiec, sierpień 2005 r. o 2 osoby miesięcznie, co stanowiło ok. 4 % wykazywanej liczby uczniów za te miesiące. Jak wyjaśniła [...] 2 sekretarz Zespołu Szkół, rozbieŝności wynikały z omyłkowego podania stanu mieszkańców internatu z innego miesiąca. 6. Stowarzyszenie w okresie objętym kontrolą osiągnęło przychody w wysokości: tys. zł w 2004 r., tys. zł w 2005 r. i tys. zł w 2006 r. Głównym źródłem przychodów była dotacja na zadania oświatowe, która stanowiła odpowiednio 60,1 %, 64,6 % i 68,1 % przychodów ogółem. Natomiast w samym Zespole Szkół Katolickich w Krakowie dotacja ta stanowiła odpowiednio 70,8 %, 75,4 % i 75,5 % uzyskanych przychodów. Wielkość i terminowość otrzymanej dotacji oświatowej w poszczególnych miesiącach zapewniała w całości pokrycie wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń nauczycieli, pracowników administracyjnych szkół i ich terminową wypłatę oraz zapewniała pokrycie części wydatków bieŝących. 7. NIK negatywnie ocenia nie wykorzystanie przez Stowarzyszenie do dnia zakończenia kontroli, dodatkowej dotacji oświatowej z rezerwy Ministra Finansów na doposaŝenie pracowni biologiczno chemicznej, informatycznej Gimnazjum im. Św. Rodziny w Rabce Zdroju, otrzymanej w dniu 30 grudnia 2005 r. Wyniki kontroli wskazują, Ŝe z otrzymanej kwoty 30 tys. zł wykorzystano zaledwie 6,3 tys. zł, tj. 21 %. NaleŜy podkreślić, Ŝe niewykorzystaną kwotę dotacji oświatowej w wysokości zł główna księgowa stowarzyszenia [...] 3 zaksięgowała jako dochody przyszłych okresów. Ponadto dopiero 26 marca 2007 r. główna księgowa Stowarzyszenia zwróciła się do Zarządu o udostępnienie jej wszystkich dokumentów dotyczących przedmiotowej dotacji, co świadczy o nienaleŝytym wypełnianiu przez Nią obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem. 2 usunięto dane osobowe art. 5 ust. 2 u.d.i.p. 3 j.w. 3

4 8. NIK negatywnie ocenia brak wewnętrznych uregulowań (wypracowanych zasad) dotyczących wyboru, zlecania odbioru i rozliczania prac remontowych w obiektach szkolnych Stowarzyszenia. Brak uregulowań pomiędzy Stowarzyszeniem a ZSK w zakresie korzystania przez Zespół z obiektów Stowarzyszenia spowodował, iŝ były dyrektor ZSK [...] 4 zlecał przeprowadzanie remontów w obiektach Stowarzyszenia zajmowanych przez szkoły, nie mając do tego umocowania prawnego lub stosownych upowaŝnień, a od kwietnia 2006 r. mimo zakazu przez Zarząd Stowarzyszenia przeprowadzania jakichkolwiek remontów w obrębie nieruchomości naleŝących do Stowarzyszenia. W latach wartość ogółem zleconych i wykonanych robót wyniosła 361,2 tys. zł, z czego tylko w 2 przypadkach (na 12 przypadków) zawarto umowy w formie pisemnej. Postanowienia art. 648 w związku z art. 658 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ( Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) stanowią, iŝ umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem. W ocenie NIK, brak stosownych umów zawartych na piśmie moŝe w przyszłości utrudnić dochodzenie przez Stowarzyszenie od wykonawców remontów ewentualnych roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi w przypadku nienaleŝytej jakości wykonanych robót. RównieŜ brak dokumentów dotyczących sposobu wyboru wykonawcy, zlecania, protokołów odbioru robót i rozliczania wykonanych zadań nie zapewniał przejrzystości wydatkowania środków finansowych, pochodzących częściowo z dotacji oświatowej i wpłat rodziców (czesne). MoŜe to wzbudzać podejrzenia, iŝ środki finansowe nie zostały wydatkowane w sposób oszczędny. 9. Brak uregulowań dotyczących zlecania i rozliczania prac remontowych oraz nieprzestrzeganie istniejących uregulowań w obowiązujących przepisach wewnętrznych, przy jednoczesnym zapisie w statutach szkół, iŝ są one samodzielne pod względem finansowym doprowadziło do braku naleŝytej współpracy dyrekcji Zespołu Szkół z kierownictwem Stowarzyszenia. Efektem tego było m.in. korzystanie przez Zespół Szkół z konta Archidiecezji Krakowskiej, załoŝonego w dniu 29 czerwca 2006 r. na które m.in. przelewano środki Zespołu Szkół, za zgodą byłego dyrektora ZSK [...] 5, byłej Prezes Stowarzyszenia [...] 6 i [...] 7 głównej księgowej Stowarzyszenia. W okresie od 29 czerwca 2006 r. do 27 października 2006 r. przelano ogółem z rachunku bankowego Zespołu Szkół na konto Archidiecezji Krakowskiej kwotę ogółem ,56 zł., mimo, Ŝe Zespół Szkół nie posiadał Ŝadnych zobowiązań wobec Archidiecezji Krakowskiej. Odwrotnie przelano z konta 4 usunięto dane osobowe art. 5 ust. 2 u.d.i.p. 5 j.w. 6 j.w. 7 j.w. 4

5 Archidiecezji na rachunek bankowy Zespołu Szkół kwotę ,68 zł i w dniu 28 i 29 grudnia 2006 r. pobrano środki finansowe na łączną kwotę ,98 zł w gotówce, która została wpłacona (wg zapisów księgowych) 31 grudnia 2006 r. do kasy Zespołu Szkół. Wpłata gotówkowa została dokonana po złoŝeniu zawiadomienia przez Zarząd Stowarzyszenia do Komendy Policji w Krakowie o moŝliwości popełnienia przestępstwa w dniu 19 grudnia 2006 r. NaleŜy podkreślić, Ŝe dysponentem konta Archidiecezji Krakowskiej byli: były dyrektor Zespołu Szkół [...] 8 i [...] 9 główna księgowa Stowarzyszenia i Zespołu Szkół. Jak wyjaśniła Pani [...] 10, miała świadomość, Ŝe przekazywanie środków pienięŝnych z konta Zespołu Szkół na konto Archidiecezji Krakowskiej, nie było zgodne z przepisami lecz wykonywała ona polecenia swego przełoŝonego. NIK nie podziela stanowiska wyraŝonego przez [...] 11 w swoich wyjaśnieniach, gdyŝ prowadziła ona księgowość całości Stowarzyszenia, a nie tylko Zespołu Szkół. Ponadto były dyrektor ZSK [...] 12, pomimo odwołania go ze stanowiska przez Zarząd Stowarzyszenia w czerwcu 2006 r., podpisywał nadal dokumenty księgowe m.in. faktury i przelewy za usługi w okresie od lipca do listopada, jak równieŝ do grudnia 2006 r. pisma składane do UMK o liczbie uczniów do otrzymania dotacji były opatrzone jego pieczęcią jako dyrektora ZSK. PowyŜsza sytuacja o tyle budzi zastrzeŝenia, iŝ na stanowisko został powołany nowy dyrektor, który nie podjął i nie wypełniał obowiązków dyrektora ZSK. W ocenie NIK, nieprawidłowości w ww. zakresie były wynikiem braku naleŝytej współpracy pomiędzy byłym kierownictwem ZSK a Zarządem Stowarzyszenia. 10. NIK negatywnie ocenia brak w Stowarzyszeniu dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, czym naruszono postanowienia art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Pan Prezes jako kierujący pracą Zarządu oraz główna księgowa [...] 13, która nie poinformowała o braku takiej dokumentacji. Zgodnie z 19 ust. 4 lit. g aktualnie obowiązującego statutu, do kompetencji Zarządu stowarzyszenia naleŝy, cyt. Ustalenie zakresu i zasad prowadzenia działalności finansowej oraz ewidencji księgowej i wynagrodzeń pracowników. 8 usunięto dane osobowe art. 5 ust. 2 u.d.i.p. 9 j.w. 10 j.w. 11 j.w. 12 j.w. 13 j.w. 5

6 W Stowarzyszeniu w grudniu 2005 r. dokonano inwentaryzacji i rozliczenia środków składników majątkowych, czym wypełniono postanowienia art. 26 ust.1 ww. ustawy o rachunkowości. RównieŜ kontrola rzetelności ksiąg rachunkowych w wybranych pozycjach (ewidencja remontów, przelewów środków finansowych na konto Archidiecezji Krakowskiej) nie wykazała nieprawidłowości w ich ewidencji, a dane zawarte w bilansie oraz rachunku zysków i strat za 2006 r. wynikały z zestawienia obrotów i sald wg stanu na 31 grudnia 2006 r. 11. NIK negatywnie ocenia brak współpracy pomiędzy Komisją Rewizyjną a dyrekcją ZSK i główną księgową w zakresie dostępu do dokumentacji księgowej. Skutkowało to tym, Ŝe sprawozdania finansowe Stowarzyszenia za 2004 r., 2005 r. były zatwierdzane na Walnych Zgromadzeniach Stowarzyszenia bez wcześniejszej szczegółowej kontroli gospodarki finansowej przez statutowy organ kontrolny Stowarzyszenia jakim jest Komisja Rewizyjna 12. Stowarzyszenie było nadzorowane przez Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miasta Krakowa z upowaŝnienia Prezydenta Miasta Krakowa jako organu nadzoru nad stowarzyszeniami, w ramach kompetencji wynikających z art. 25 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz. U z 2001 r. Nr 79, poz. 855 ze zm.), natomiast w zakresie udzielonych dotacji na zadania oświatowe Stowarzyszenie nie było kontrolowane przez organ dotujący. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Krakowie wnosi o: 1. Wypełnianie wniosków o dotacje na zadania oświatowe do UMK zgodnie z treścią 2 ust.1 załącznika nr 1 oraz 2 załącznika nr 2 do uchwały nr Uchwały Nr LXXXIII/734/01 Rady Miasta Krakowa z dnia 11 lipca 2001 r. 2. Skorygowanie przesyłanych do UMK informacji o liczbie uczniów w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości, opisanych w pkt 5 niniejszego wystąpienia. 3. Opracowanie i wprowadzenie zasad polityki rachunkowości w Stowarzyszeniu i prowadzonych przez nie szkołach. 4. RozwaŜenie wprowadzenia wewnętrznych uregulowań dotyczących wyboru, zlecania, odbioru i rozliczania prac remontowych i obowiązującej w tym zakresie dokumentacji. Równocześnie informuję, Ŝe Zarządowi Stowarzyszenia przysługuje zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK prawo zgłoszenia, do dyrektora Delegatury NIK w Krakowie, na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do zawartych w niniejszym wystąpieniu ocen, uwag i wniosków,, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. 6

7 O sposobie wykorzystania przedstawionych uwag i wniosków oraz podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, proszę poinformować NajwyŜszą Izbę Kontroli Delegaturę w Krakowie, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia lub w przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń od daty otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozstrzygnięcia, zgodnie z art. 62 cytowanej ustawy o NIK. Otrzymują: 1. Adresat, 2. Akta kontroli 7