Rynek BPMS w Polsce. wydanie: czerwiec 2017 r.

Transkrypt

1 Rynek BPMS w Polsce wydanie: czerwiec 2017 r. przed rozpoczęciem lektury sprawdź na czy masz przed oczami aktualne wydanie raportu [chcemy, aby materiał nadążał za zmieniającą się rzeczywistością]

2 wstęp Przegląd dostępnych na polskim rynku rozwiązań klasy BPMS jest opracowaniem mającym na celu uproszczenie procesu rozpoznania rynku realizowanego w organizacjach, które planują wdrożenie systemu do automatyzacji procesów. Jednym z najczęściej pojawiających się problemów skutkujących niezadowalającą efektywnością procesów w firmach i instytucjach funkcjonujących w Polsce jest brak odpowiedniej ich automatyzacji. Większość analiz prowadzonych wewnętrznie lub przy wsparciu firm doradczych zawiera stwierdzenie zbyt duża liczba kroków procesu realizowana jest manualnie, rekomendowana jest ich automatyzacja. Automatyzacja wpływa na efektywność, terminowość, jakość, ale sprawia również, że procesy są bardziej transparentne, a podział odpowiedzialności w organizacji nie budzi wątpliwości. W przeprowadzonym przez zespół PROCESOWCY.PL w 2016 roku badaniu dojrzałości procesowej 17% respondentów potwierdziło, że reprezentowane przez nich organizacje mają w planach wdrożenie narzędzia klasy BPMS. Wynikająca z potrzeb i zainteresowania dynamika rynku rozwiązań BPMS skłoniła nas do opracowania przeglądu rozwiązań tej klasy dostępnych na polskim rynku. Niniejsze opracowanie ma ułatwić pozyskanie informacji o narzędziach, ale również zainspirować dzięki opisaniu widocznych na rynku BPMS trendów i najlepszych praktyk we wdrażaniu tej klasy rozwiązań. Życzymy udanej lektury! Zespół PROCESOWCY.PL 2

3 17% Taki odsetek respondentów biorących udział w ostatniej edycji badania dojrzałości procesowej twierdzi, że reprezentowane przez nich firmy mają w planach wdrożenie narzędzia klasy BPM(S). 3

4 czym jest BPMS? Osoby zainteresowane tematyką nie mają raczej problemu z interpretacją, ale ze względu na mnogość funkcjonujących na rynku modnych skrótów oraz dla zapewnienia spójnego ich zrozumienia postanowiliśmy w kilku słowach wyjaśnić znaczenie nazewnictwa pojawiającego się w niniejszym opracowaniu. Podkreślamy jednocześnie, że nie ma jednoznacznych źródeł i konkretne nazwy i skróty są w różny sposób wykorzystywane często dla osiągnięcia marketingowych korzyści. Na potrzeby niniejszego raportu aplikacje do automatyzacji procesów biznesowych zostały określone jako BPMS (angielskojęzyczne rozwinięcia tego skrótu, które można napotkać to: Business Process Management Suite, Business Process Management System, Business Process Management Software). Są to narzędzia posiadające tzw. silnik wykonawczy, umożliwiające zdefiniowanie procesu i jego rzeczywistą realizację / wykonanie z wykorzystaniem formularzy, zdefiniowanych odpowiedzialności, logiki przebiegu procesu i reguł definiowanych w narzędziu. Narzędzia BPMS można zawrzeć w zbiorze BPA (Business Process Automation). BPA jest jednak szerszym pojęciem, w którym mieszczą się również inne systemy informatyczne, automatyzujące konkretne funkcje, a nie procesy. Uwaga: skrót BPA jest również wykorzystywany do określenia narzędzi do modelowania i analizy procesów biznesowych, bez silnika wykonawczego (Business Process Analysis). Wśród definicji nie można pominąć sformułowania Workflow. Systemy klasy Workflow są ewolucyjnym poprzednikiem systemów klasy BPMS. Niektórzy twierdzą, że Workflow i BPMS różnią się tylko nazwą i rozróżnienie ma charakter marketingowy. Na potrzeby naszego raportu przyjmujemy, że zasadniczą różnicą jest to, że aplikacje BPMS są dużo bardziej elastyczne i automatyzacje kolejnych procesów, w odróżnieniu od systemów Workflow, nie wymagają angażowania dostawcy systemu i nie wymagają wiedzy programistycznej. Według WfMC (Workflow Management Coalition organizacja zajmująca się definiowaniem standardów dla narzędzi klasy Workflow) Workflow to automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych. Pisząc o trendach będziemy używali również skrótu RPA (Robotic Process Automation). Pojęcie robotyki kojarzy się zazwyczaj z przemysłem roboty są wykorzystywane w procesach produkcyjnych od dawna. Obecnie zauważalnym trendem jest stosowanie robotów w formie odpowiedniego oprogramowania lub skryptów automatyzujących czynności procesów nieprodukcyjnych. Typowym miejscem zastosowania są centra outsourcingowe lub obszary backoffice, gdzie RPA pozwala automatyzować powtarzalne czynności, często niewnoszące wartości do procesu. 4

5 najbardziej pożądane funkcjonalności i oczekiwane korzyści Zespół PROCESOWCY.PL przeprowadził na potrzeby niniejszego opracowania badanie, którego celem było potwierdzenie funkcjonalności, które wg respondentów powinien posiadać system BPMS. W badaniu wzięły udział 84 osoby, reprezentujące firmy i instytucje z różnych branż i różnej wielkości. Co ważne w grupie tej znajdowały się zarówno osoby z organizacji planujących wdrożenie, jak również z organizacji, które już wdrożyły aplikację klasy BPMS. Poniżej prezentujemy najczęściej wskazywane przez respondentów funkcjonalności: Możliwość tworzenia w narzędziu modeli procesów przeznaczonych do automatyzacji Możliwość importowania modeli procesów z wykorzystaniem BPMN DI Możliwość wykorzystania modeli procesów (stworzonych lub zaimportowanych) do budowania logiki obiegu spraw i dokumentów Możliwość tworzenia bez wiedzy programistycznej formularzy wykorzystywanych w poszczególnych krokach procesu do wprowadzania oraz przetwarzania danych Możliwość definiowania struktury organizacyjnej oraz wirtualnych grup użytkowników Możliwość definiowania odpowiedzialności za poszczególne kroki w procesie w oparciu o zdefiniowaną strukturę organizacyjną Możliwość wyznaczania zastępstw Możliwość elastycznego definiowania poziomów i rodzajów akceptacji zadań oraz dokumentów Możliwość przesyłania komunikatów dotyczących poszczególnych etapów przebiegu procesów/zadań/zdarzeń do uprawnionych użytkowników w systemie oraz na określony adres lub grupę Generowanie powiadomień (np. o nowych zadaniach) w momencie zalogowania się do systemu Powiadamianie (w formie komunikatu) użytkownika oraz przełożonych o zbliżającym się oraz przekroczonym terminie realizacji zadania/sprawy Obrazowanie statusów poszczególnych zadań w postaci graficznej, w której zadania realizowanie zgodnie z terminem oznaczone są kolorem zielonym, zadania ze zbliżającym się terminem realizacji oznaczone są kolorem żółtym, a zadania z przekroczonym terminem realizacji oznaczone są kolorem czerwonym Możliwość raportowania zdefiniowanych wskaźników Możliwość pobierania i przekazywania danych z oraz do innych systemów informatycznych 5

6 Ci sami respondenci poproszeni zostali o podanie korzyści oczekiwanych z wdrożenia BPMS. Poniżej prezentujemy najczęściej pojawiające się odpowiedzi: Zwiększenie efektywności (możliwość skupienia się na pracy a nie sposobie jej realizacji, sposobie przekazywania dokumentów, monitorowaniu dostarczania dokumentów) Podniesienie jakości (poprzez standaryzację działań) Skrócenie czasu realizacji zadań (poprzez wyeliminowanie czynności związanych z drukowaniem, przesyłaniem dokumentów, transportem dokumentów, odbieraniem dokumentów) Jasne zdefiniowanie odpowiedzialności za poszczególne kroki w procesach (w standardowych/powtarzalnych ścieżkach postępowania w systemie zdefiniowani są adresaci poszczególnych zadań/dokumentów oraz osoby zaangażowane w punktach decyzyjnych) Możliwość śledzenia statusów poszczególnych spraw (poprzez definiowanie poszczególnych etapów procesów i raportowania, na jakim etapie dana sprawa się znajduje oraz poprzez definiowanie czasów realizacji poszczególnych zadań oraz grup zadań i raportowanie statusu, wraz z wizualizacją oraz powiadamianiem o zbliżających się terminach poszczególnych zadań) możliwość wprowadzenia dokładniejszych mierników Zwiększenie bezpieczeństwa informacji (poprzez zdefiniowaną strukturę uprawnień dostępu do systemu lub poszczególnych funkcjonalności systemu) Pełna transparentność pracy w organizacji (poprzez zapisy wszelkich operacji w dziennikach systemowych dające możliwość natychmiastowego dostępu do informacji o tym, kto i kiedy dany dokument przeglądał, modyfikował, czego dotyczyła modyfikacja oraz poprzez dający duże możliwości system wersjonowania dokumentów) Można więc zaobserwować, że zarówno potrzeby, jak i oczekiwane korzyści dzielą się na dwie podstawowe grupy: Pierwsza z nich dotyczy zagadnień mierzalnych, związanych z efektywnością, terminowością i jakością Druga natomiast związana jest z zagadnieniami trudniejszymi do skwantyfikowania, takimi jak transparentność, jasny podział odpowiedzialności, czy bezpieczeństwo. 6

7 trendy i kierunki rozwoju Trendy dające się obserwować na rynku rozwiązań BPMS wynikają bezpośrednio z szerszego kontekstu z trendów kształtujących współczesny biznes. Pierwszym z nim jest potrzeba związana z większą elastycznością systemów informatycznych automatyzujących procesy biznesowe. Jest to potrzeba wynikająca z występującej szczególnie w wybranych branżach hiperkonkurencji. W dzisiejszych czasach firmy nie mogą sobie pozwolić na długi czas wprowadzania nowych produktów na rynek. Jeszcze jakiś czas temu wprowadzenie nowej usługi lub produktu na rynek potrafiło trwać np. 10 miesięcy i było to normą. Obecnie jest to nie do pomyślenia. Presja konkurencji spowodowała, że czas ten jest liczony często w pojedynczych tygodniach (szczególnie w przypadku usług, bo fizyczne produkty będące rezultatem procesu produkcyjnego wymagają zazwyczaj dłuższego czasu). Głównym winowajcą wydłużonego TTM (Time To Market) jest zazwyczaj punkt styku biznesu z IT. Wprowadzenie nowej usługi lub nowego produktu wymaga zmian w procesach i w systemach informatycznych, a to z kolei wymaga pozyskania budżetu, potrzeba większej elastyczności systemów informatycznych umożliwiających m.in. szybkie wprowadzanie nowych produktów lub usług na rynek uzyskania odpowiednich akceptacji, wpasowania się w kalendarz tzw. releaseów itd. Wszystkie te działania mają oczywiście na celu zapewnienie zgodności architektonicznej i bezpieczeństwa, ale presja konkurencyjna sprawia, że najzwyczajniej nie ma na nie czasu. Częściowo z pomocą przychodzą coraz bardziej popularne zwinne metody zarządzania projektami, ale kluczowa jednak staje się architektura wykorzystywanych rozwiązań informatycznych. Już kilka lat temu Gartner opisał koncepcję IT dwóch prędkości, która m.in. zakłada funkcjonowanie dwóch rodzajów aplikacji w organizacji: Elastyczne aplikacje, w których zmiany mogą być wprowadzane bardzo szybko Dziedzinowe aplikacje, w których zmiany muszą być wprowadzane zgodnie z przyjętym w danej organizacji rytmem Rozwiązania BPMS, którym poświęcony jest niniejszy raport są postrzegane jako kluczowe narzędzia w pierwszej grupie jako systemy, które można w łatwy sposób implementować i modyfikować. Zmiany w nich mogą być często implementowane przez odpowiednio przeszkolonych użytkowników spoza IT, bez wiedzy programistycznej. Zazwyczaj jednak do modyfikacji potrzebna jest umiejętność zastosowania odpowiednich dla użytej technologii skryptów (np. JavaScript). W takim przypadku rola IT sprowadza się głównie do tworzenia i utrzymywania funkcjonujących integracji najczęściej między narzędziem BPMS a dziedzinowymi systemami informatycznymi (np. ERP). Integracja jest realizowana z wykorzystaniem szyny integracyjnej (i zdefiniowanych zgodnie z koncepcją SOA) lub na zasadzie bezpośredniej integracji (komunikacji między bazami danych poszczególnych systemów). 7

8 W koncepcję IT dwóch prędkości doskonale wpisują się zdobywające coraz więcej zwolenników podejścia do wytwarzania i rozwoju oprogramowania, takie jak RAD (Rapid Application Development) oraz Low-code development i No-code development. W takim właśnie duchu projektowana jest większość narzędzi BPMS. Kolejnym trendem jest szeroko pojmowana transformacja cyfrowa (digital transformation). Pojęcie to jest również nieco nadużywane, ponieważ można uznać, że to lata dziewięćdziesiąte były czasem transformacji cyfrowej, a nawet Kolejnym trendem, który zaczyna znajdować odzwierciedlenie w aplikacjach klasy BPMS jest robotyzacja procesów nieprodukcyjnych. Rozwiązania RPA (Robotic Process Automation) to bardziej i mniej złożone skrypty automatyzujące powtarzalne czynności realizowane przez prana rynek konsumentów i na rynek pracy wkroczyło pokolenie, dla którego wykorzystanie technologii w codziennym życiu (zawodowym i prywatnym) jest czymś oczywistym i naturalnym, często bardziej naturalnym niż kontakt bezpośredni rewolucji cyfrowej. Zjawisko, które obserwujemy w dzisiejszych czasach ma jednak nieco inne podłoże. Lata dziewięćdziesiąte to czas, w którym wdrażaliśmy rozwiązania informatyczne, które zwiększały (często o kilkaset procent) naszą efektywność. Transformacja cyfrowa w dzisiejszych czasach to efekt trendu, który możemy nazwać digital native żyjemy w czasach, w których na rynek konsumentów i na rynek pracy wkroczyło pokolenie, dla którego wykorzystanie technologii w codziennym życiu (zawodowym i prywatnym) jest czymś oczywistym i naturalnym, często bardziej naturalnym niż kontakt bezpośredni. Kupując produkty i usługi klienci oczekują ich natychmiastowej i nieprzerwanej dostępności w różnych kanałach obsługi o każdej porze. Wolumen transakcji realizowanych on-line dynamicznie rośnie. Każdy klient oczekuje wyjątkowego traktowania, klasyczna segmentacja klientów powoli się dezaktualizuje nawet przy masowych usługach każdy klient jest na wagę złota. Trudno spełnić te oczekiwania bez odpowiednio zautomatyzowanych procesów sprzedaży i obsługi klienta. Najczęściej systemy CRM oraz narzędzia automatyzujące funkcje sprzedażowe są bezpośrednio zintegrowane z aplikacjami klasy BPMS, które zapewniają obsługę całego procesu. Nie bez powodu nawiązujemy do transformacji cyfrowej w kontekście życia prywatnego (jako klient) i zawodowego (jako pracownik) przedstawiciele pokolenia digital native oczekują w swojej pracy wsparcia informatycznego, które wyeliminuje biurokrację i umożliwi skupienie się na zadaniach wpisujących się w obraną ścieżkę rozwoju zawodowego. Sztuczna inteligencja (AI - Artificial Intelligence) jest zagadnieniem, którym zajmuje się obecnie większość gigantów informatycznych. Również narzędzia klasy BPMS zaczynają uwzględniać rozwiązania będące namiastką sztucznej inteligencji. Zastosowanie AI w BPMS polega zazwyczaj na wyciąganiu przez system wniosków z zachowań użytkowników jeśli na przykład większość użytkowników popełnia taki sam błąd podczas wypełniania konkretnego formularza w procesie, to być może formularz ten powinien być zmieniony, zgodnie z zaobserwowanymi zachowaniami. Mechanizmy takie umożliwiają samodoskonalenie się procesów. Są one zbliżone do tych stosowanych w rozwiązaniach typu Process discovery i Porcess mining, które mają na celu weryfikację czynności realizowanych przez użytkowników i na tej podstawie odkrywanie rzeczywistego przebiegu procesów przez nich realizowanych. samodoskonalenie się procesów dzięki AI 8

9 cowników. Często są to zadania częściowo odbywające się w ramach systemu BPMS, np. przepisywanie odpowiednich wartości z zeskanowanej faktury do konkretnego formularza w BPMS. RPA spotyka się z ogromnym zapotrzebowaniem, co skutkuje również zainteresowaniem producentów rozwiązań BPMS. W najbliższych latach należy w najbliższych latach należy się więc spodziewać pojawienia się technologii RPA bezpośrednio w narzędziach BPMS się więc spodziewać pojawienia się technologii RPA bezpośrednio w narzędziach BPMS tym bardziej, że zazwyczaj spore wyzwanie podczas wdrożenia stanowią integracje z innymi systemami i firmy z pewnością będą również wykorzystywały RPA do rozwiązywania tego rodzaju problemów. Dla części z czytających niniejszy raport wyda się to nieprofesjonalne i jest to podważenie koncepcji SOA (Service-Oriented Architecture), ale w kontekście wspomnianej wcześniej potrzeby szybkiego wprowadzania zmian może to być uzasadnione. Użytkownicy będą często woleli zastosować proste skrypty polegające na przykład na automatycznym kopiowaniu konkretnych wartości między systemami, niż czekać na profesjonalnie zrealizowaną i zgodną z pryncypiami architektonicznymi integrację. 9

10 Miejsce aplikacji BPMS w architekturze korporacyjnej BPMS w swoim wcześniejszym wcieleniu jako klasyczny Workflow był jednym z wielu systemów informatycznych wykorzystywanych w organizacjach. Obecnie często staje się centralną platformą, która automatyzuje procesy z różnych obszarów firmy. Systemy dziedzinowe są nadal potrzebne, ale przestają być widoczne dla większości użytkowników. Zaczynają być wykorzystywane przez stosunkowo wąską grupę ekspertów i specjalistów. Prawidłowo zaprojektowane i działające mechanizmy integracyjne sprawiają, że środowisko pracy osób realizujących główne procesy firmy sprowadza się często jedynie do BPMSa. Co więcej wzrasta liczba wdrożeń, w których aplikacje BPMS zaczynają kanibalizować systemy dziedzinowe. Uwagę należy szczególnie zwrócić na zależności między aplikacjami BPMS a systemami klasy ECM (Enterprise Content Management) oraz DMS (Document Management System). ECM to narzędzia wspierające zarządzanie wiedzą w organizacji. DMS to narzędzia umożliwiające zarządzanie dokumentacją. Obie grupy systemów są ściśle powiązane z obiegiem zadań i dokumentów, dlatego granice między nimi a systemami BPMS również zaczynają się rozmywać. Integracje między BPMS a systemami dziedzinowymi realizowane są zazwyczaj za pośrednictwem szyny integracyjnej, na której dostępne są usługi aplikacyjne. Komunikacja z portalami klienckimi jest realizowana bezpośrednio lub z wykorzystaniem szyny. Natomiast przepływ danych i dokumentów między BPMS a urządzeniami skanującymi (lub innymi np. faks) i oprogramowaniem biurowym to miejsca, w których coraz częściej wykorzystywane są technologie RPA. 10

11 Najlepsze praktyki wdrożeniowe Decyzja o wdrożeniu narzędzia BPMS powinna wynikać ze zidentyfikowanych i potwierdzonych potrzeb oraz z przeprowadzonej analizy opłacalności. Zarówno definiowanie potrzeb (i wynikających z nich wymagań), jak i analiza opłacalności powinny odbyć się w dwóch iteracjach. Pierwsza iteracja to zdefiniowanie ogólnych potrzeb. Zazwyczaj potrzeba wdrożenia narzędzia klasy BPMS identyfikowana jest przy okazji prowadzenia analizy efektywności procesów w organizacji lub wynika z sugestii pracowniczych. Na podstawie zidentyfikowanej potrzeby powstaje lista ogólnych wymagań względem systemu oraz względem dostawcy. Ogólne wymagania stanowią podstawowy element wstępnego zapytania do potencjalnych dostawców (RFI - Request For Information). Wstępne zapytanie może być skierowane do grona wybranych firm lub ogólnodostępne. Rekomendujemy wykorzystanie niniejszego raportu do częściowego pozyskania informacji i do wytypowania dostawców zaproszonych do udziału w RFI. Swobodę taką mają firmy niepodlegające Ustawie Prawo Zamówień Publicznych. W przypadku spółek i instytucji postępujących zgodnie z PZP rekomendujemy zastosowanie trybu określonego jako dialog konkurencyjny. Proces pozyskiwania informacji z rynku powinien uwzględniać spotkania z potencjalnymi dostawcami, podczas których prezentowane są poszczególne rozwiązania. Prezentacje powinny odbywać się według przygotowanego i takiego samego dla wszystkich potencjalnych dostawców scenariusza. Celem spotkań jest porównywanie systemów, ale również pozyskiwanie wiedzy o ich możliwościach. Wiedza ta powinna być odpowiednio wykorzystana podczas opisanego w dalszej części przygotowania listy szczegółowych wymagań (druga iteracja). Proces RFI kończy się uzyskaniem od potencjalnych dostawców potwierdzenia spełnienia ogólnych wymagań oraz szacunkiem kosztów (licencyjnych, wdrożeniowych i utrzymaniowych). Równolegle do procesu pozyskiwania informacji z rynku powinna przebiegać analiza opłacalności wdrożenia BPMS. Dobrą praktyką jest wybranie od 2 do 5 opisanych oraz zmapowanych 11

12 procesów i przeanalizowanie ich pod kątem czasów trwania poszczególnych czynności, pracochłonności, przestojów, wolumenów spraw i dokumentów przebiegających przez proces w danej jednostce czasu. Jeśli organizacja nie posiada zmapowanych i opisanych procesów należy wybrać od 2 do 5 procesów, a następnie je zmapować i opisać. Kolejny krok to zdefiniowanie dla tych samych procesów stanu przyszłego, w którym uwzględnione są funkcjonalności aplikacji BPMS. Kwantyfikowalne korzyści wynikające z modeli stanu przyszłego procesów to zazwyczaj skrócenie czasu realizacji wybranych czynności, skrócenie lub wyeliminowanie czasu oczekiwania, zrównoleglenie czynności, które dotychczas musiały odbywać się sekwencyjnie. Korzyści te należy przeliczyć na wartości finansowe, do czego warto wykorzystać profesjonalne narzędzia do modelowania procesów i prowadzenia symulacji (takie, z którego modele procesów można wyeksportować do narzędzia BPMS podczas wdrożenia z wykorzystaniem protokołu BPMN DI). Po wyliczeniu potencjalnych korzyści dla procesów podlegających analizie należy przyjąć odpowiednie założenia dla pozostałych procesów w organizacji najczęściej poprzez zastosowanie proporcji między liczbą wszystkich kroków w analizowanych procesach a liczbą wszystkich kroków w pozostałych procesach w organizacji. Jeśli procesy nie są opisane, to należy przyjąć proporcję między liczbą procesów analizowanych a liczbą pozostałych procesów zdefiniowanych w organizacji. Korzyści wyekstrapolowane na całą organizację należy porównać z kosztami wynikającymi z uśrednionych szacunków pozyskanych w ramach przeprowadzonego RFI. Oczywiście w części kosztowej analizy należy również uwzględnić wymaganą infrastrukturę, koszty utrzymania oraz pracochłonność oraz kompetencje (w kontekście kosztu ich pozyskania) niezbędne do samodzielnej automatyzacji kolejnych procesów, po zakończeniu projektu wdrożeniowego. Po porównaniu szacowanych korzyści i szacowanych kosztów zapaść powinna decyzja dot. wdrożenia. W przypadku decyzji pozytywnej warto przygotować ogólną strategię przeprowadzenia wdrożenia narzędzia BPMS oraz modelu jego funkcjonowania po wdrożeniu. Strategia ułatwia uniknąć poważnych problemów podczas wdrożenia, poprzez odpowiedzenie sobie na następujące pytania: W jaki sposób w BPMS będą znajdowały się informacje o użytkownikach, zależnościach między nimi, zakresach ich uprawnień (czy będą pochodziły z innych systemów, np. z wykorzystaniem Active Directory, czy może będą definiowane manualnie jeśli tak, to przez kogo i w jaki sposób)? Jakie procesy powinny być objęte wdrożeniem i w jakiej kolejności? Funkcjonują dwa najczęściej spotykane kryteria ustalania kolejności: automatyzacja w pierwszej kolejności procesów z największym potencjałem mierzalnych korzyści do osiągnięcia (zazwyczaj są to wybrane procesy główne np. proces obsługi klienta) lub automatyzacja w pierwszej kolejności mniej krytycznych procesów, których automatyzacja może zmniejszyć opór przed zmianą poprzez pokazanie jak BPMS może ułatwić codzienną pracę (zazwyczaj są to wybrane procesy wspierające np. obieg faktur lub obieg wniosków urlopowych). Czy procesy objęte wdrożeniem i szczegółowe funkcjonalności systemu mają być opisywane w ramach analizy przed wyborem narzędzia, czy w ramach analizy przedwdrożeniowej przeprowadzonej już przez dostawcę? Jest to klasyczne pytanie które sprowadza się do wyboru między dostosowaniem narzędzia do procesów w organizacji (sytuacja, w której analiza ma miejsce przed wyborem) a dostosowaniem organizacji do systemu (analiza prowadzona przez dostawcę). Naturalny wydaje się pierwszy scenariusz, ale należy pamiętać o tym, że zazwyczaj jest on bardziej kosztowny. Poza tym 12

13 często dostawcy dysponują doświadczeniem wynikającym z wdrożeń dla innych klientów i znajomością dobrych praktyk w projektowaniu poszczególnych procesów. Jest to wiedza, którą warto wykorzystać przede wszystkim w przypadku firm charakteryzujących się niższą dojrzałością procesową. Kto ma być właścicielem biznesowym systemu? Wbrew pozorom nie jest to łatwe pytanie, ponieważ BPMS stanowi wsparcie dla różnych obszarów biznesowych i trudno zdefiniować jeden dominujący. Jaki ma być model funkcjonowania systemu po wdrożeniu? Przede wszystkim kto ma być odpowiedzialny za automatyzację kolejnych procesów i zmiany w procesach zautomatyzowanych podczas wdrożenia? Zagadnienie to związane jest również z właścicielstwem systemu. Trendem dającym się zaobserwować jest powoływanie komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację kolejnych automatyzacji. Komórka taka nie jest ulokowana ani w IT, ani w konkretnym obszarze biznesowym zazwyczaj jest to komórka zajmująca się zarządzaniem procesami i zwiększaniem ich efektywności. W jaki sposób BPMS ma się komunikować z innymi systemami informatycznymi poprzez szynę integracyjną, poprzez bezpośrednią komunikację na poziomie baz danych, czy za pomocą rozwiązań RPA? Czy system ma również spełniać funkcję DMS? Czy system ma również spełniać funkcję ECM? Po określeniu strategii wdrożeniowej powinny zostać zdefiniowane szczegółowe wymagania (druga iteracja definiowania wymagań), które będą stanowiły kluczowy element zapytania ofertowego (RFP) jeśli strategia zakłada przeprowadzenie szczegółowej analizy przed wyborem narzędzia i dostawcy. Szczegółowe wymagania powinny być definiowanie równocześnie z modelowaniem stanu docelowego procesów (uwzględniającego wykorzystanie narzędzia BPMS). Do każdej czynności w definiowanym procesie powinny zostać przypisane funkcjonalności systemu, które mają znaleźć zastosowanie w realizacji tej czynności (wymagania funkcjonalne). Istotne jest stosowanie takich samych nazw dla powtarzających się wymagań oraz prowadzenie spójnego wykazu wszystkich definiowanych wymagań funkcjonalnych w formie pogrupowanej listy. Wymaganiom funkcjonalnym z listy powinny zostać przypisane wagi określające istotność. Waga konkretnego wymagania powinna wynikać przede wszystkim z tego, ile razy w modelach procesów podlegających automatyzacji występuje do niego odwołanie. Wagi mają duże znaczenie podczas oceny ofert, natomiast nie powinny być ujawniane w ramach zapytania. Kluczowym elementem zapytania ofertowego (RFP) jest opis przedmiotu zamówienia, na który powinny składać się: Lista wymagań funkcjonalnych Modele i opisy procesów podlegających automatyzacji, wraz z odniesieniem się do konkretnych wymagań funkcjonalnych mających zastosowanie w poszczególnych czynnościach procesu Informacje o typach i szacowanej liczbie dokumentów przetwarzanych w ramach poszczególnych procesów Informacje o planowanych integracjach (wskazanie danych, kierunku ich przepływu oraz technologii) Informacje o szacowanej liczbie przebiegów poszczególnych procesów w określonej jednostce czasu 13

14 Informacje o szacowanej liczbie użytkowników realizujących zautomatyzowane procesy (jednoczesnych lub nazwanych) Informacje o szacowanej liczbie użytkowników mających docelowo realizować kolejne automatyzacje Lista wymagań pozafunkcjonalnych Poza opisem przedmiotu zamówienia zapytanie powinno zawierać co najmniej informacje o stosowanych kryteriach wyboru, o wymaganiach względem dostawcy / producenta, o przebiegu procesu wyboru najkorzystniejszej oferty, o zakładanym harmonogramie wdrożenia. Niezbędne jest również przygotowanie w ramach zapytania formularzy i instrukcji ich wypełniania. Formularze umożliwiające ustosunkowanie się dostawców do wymagań funkcjonalnych powinny zakładać trzy rodzaje odpowiedzi dostawców: Funkcjonalność dostępna w standardzie Funkcjonalność dostępna po dokonaniu dodatkowych prac konfiguracyjnych / parametryzacyjnych Funkcjonalność dostępna po dokonaniu dodatkowych prac programistycznych Funkcjonalność niedostępna Formularze powinny być przygotowane w sposób umożliwiający łatwe porównanie ofert. Rekomendowane jest zastosowanie mieszanych kryteriów wyboru najlepszej oferty: Stopień spełnienia wymagań funkcjonalnych (z uwzględnieniem określonych wag) Stopień spełnienia wymagań pozafunkcjonalnych Cena (licencji, usług wdrożeniowych, usług utrzymaniowych) Doświadczenie dostawcy Informacje określone w opisie przedmiotu zamówienia powinny stać się jednocześnie załącznikami do umowy z wybranym dostawcą i stanowić podstawę do odbiorów podczas wdrożenia. W ramach negocjacji umowy ustalony zostaje harmonogram, w którym poza typowymi pracami implementacyjnymi należy uwzględnić transfer wiedzy umożliwiający zbudowanie w organizacji kompetencji niezbędnych do samodzielnego automatyzowania procesów po zakończeniu projektu wdrożeniowego. Osoby, które mają nabyć kompetencje powinny być zaangażowane od początku projektu. Implementacja przebiega zgodnie z podejściem wypracowanym między organizacją a dostawcą w trakcie negocjacji umowy i zazwyczaj obejmuje następujące elementy: Implementacja techniczna aplikacji i szkolenia dla administratorów technicznych Konfiguracja mechanizmów zarządzania uprawnieniami oraz zasilenie systemu informacjami o użytkownikach i ich uprawnieniach Konfiguracja interfejsu i ogólnych funkcji dostępnych dla poszczególnych grup użytkowników Zdefiniowanie ogólnych reguł, wspólnych dla wszystkich procesów Opracowanie ogólnego modelu danych i integracji Implementacja, testy i uruchamianie poszczególnych procesów (wg ustalonej kolejności) - Import modelu procesu (lub zamodelowanie) - Zdefiniowanie logiki w silniku wykonawczym - Opracowanie formularzy i ekranów występujących w poszczególnych krokach procesu 14

15 - Opracowanie mechanizmów integracyjnych dla procesu - Zdefiniowanie reguł dla procesu - Zdefiniowanie zasad powiadamiania i raportowania w ramach procesu - Testy i ewentualne korekty - Opracowanie i udostępnianie dokumentacji (instrukcje) dla użytkowników - Transfer wiedzy (szkolenia lub e-learning) - Odbiór prac dotyczących procesu Zdefiniowanie zasad i uruchomienie raportowania na poziomie całej architektury procesów Zdefiniowanie zasad i uruchomienie mechanizmów doskonalenia procesów Przygotowanie dokumentacji i transfer wiedzy umożliwiającej samodzielne automatyzowanie procesów po zakończeniu projektu Odbiór końcowy i przekazanie aplikacji do utrzymania Po odbiorze końcowym aplikacja jest utrzymywana i rozwijana przez osoby / zespół wewnętrzny (w trybie BAU Business As Usual). Bardzo istotne jest zdefiniowanie i zakomunikowanie zasad zgłaszania i realizacji potrzeb w zakresie automatyzacji kolejnych procesów oraz modyfikacji w funkcjonujących automatyzacjach. Zespół odpowiedzialny za realizację dalszych automatyzacji nie jest zazwyczaj ulokowany ani w IT, ani w konkretnym obszarze biznesowym zazwyczaj jest to komórka zajmująca się zarządzaniem procesami i zwiększaniem ich efektywności. Ważne jest więc wypracowanie zasad współpracy między zespołem a właścicielami procesów i między zespołem a IT. 15

16 Rozwiązania dostępne na polskim rynku Kolejne strony zawierają opis następujących rozwiązań BPMS, dostępnych na polskim rynku: Nazwa narzędzia: Ferryt Enterprise Platform IBM Business Process Manager makigami OfficeObjects Oracle BPM Suite Platforma webmethods BPMS z komponentem modelującym ARIS ProcessRunner Dystrybutor: DomData AG Sp. z o.o. IBPM SA (Partner Handlowy IBM) JT Weston sp. z o.o. Rodan Development Sp. z o.o. Oracle Polska Sp. z o.o. Software AG Polska Sp. z o.o. Carrywater Group S.A. 16

17 Nazwa systemu: Ferryt Enterprise Platform Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: DomData AG Sp. z o.o. ul. Strzeszyńska Poznań Telefon: Faks: home@domdata.com 17

18 Informacje o systemie: Ferryt to platforma do kompleksowego zarządzania procesami biznesowymi stworzona przez firmę DomData. Od wielu lat rozwiązanie dostosowujemy do potrzeb i wymagań organizacji reprezentujących takie sektory jak: bankowość i inne usługi finansowe, handel, produkcja, logistyka. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanej technologicznie platformy, zrealizowaliśmy największe wdrożenia systemów klasy BPMS w Polsce. Ferryt cechuje się elastycznością, zapewniającą łatwą i szybką rozbudowę o nowe funkcje biznesowe i moduły dostosowane do zmieniających się potrzeb organizacji. Dzięki platformie, organizacja może sprawnie prowadzić sprzedaż i komunikować się z klientami oraz partnerami przy użyciu wielu kanałów dostępu do systemu. Intuicyjna obsługa narzędzi do konfiguracji sprawia, że zarówno tworzenie nowych procesów, jak i wprowadzanie zmian w już istniejących jest łatwe i szybkie. Wykorzystanie m.in. techniki drag-and-drop powoduje, że adaptacje procesów mogą wykonywać użytkownicy biznesowi. Zapewniamy również możliwość wykorzystywania systemu w chmurze. Ferryt umożliwia zarządzanie wszystkimi elementami procesu: schematem przebiegu, modelem danych, ekranami użytkowników, typami dokumentów, czy też interfejsami do systemów zewnętrznych. Dzięki platformie można: projektować dowolne procesy biznesowe, optymalizować istniejące procesy, zarządzać zadaniami personelu, obsługiwać różnorodne zdarzenia w bieżącej działalności. Zarządzanie zadaniami i zdarzeniami Dzięki Ferryt, organizacja która go stosuje, staje się w większym stopniu nastawiona na realizację zadań oraz osiąganie celów operacyjnych i strategicznych. System kontroluje przy tym stopień ich zaawansowania. Dzięki temu możliwe jest rozpoznawanie najbardziej obciążonych osób, komórek lub procesów, a w efekcie wprowadzanie usprawnień w obiegu zadań. Organizacja zwiększa efektywność swoich działań poprzez automatyzację czynności, bieżącą kontrolę kosztów i wydajności pracy. Elastyczność i łatwość integracji Elastyczność systemu zapewnia użycie modułów bazowych. Managerom dają one możliwość wpływu na działalność swojej organizacji poprzez samodzielne tworzenie logiki biznesowej procesów. Tworzenie nowych procesów lub modyfikacja dotychczasowych może być realizowana bez udziału dostawcy. Procesy są w pełni konfigurowalne przez użytkownika biznesowego, a co ważne, nie są wymagane prace programistyczne. Elastyczność systemu daje możliwość szybkiego wdrażania w życie zmian w procesach, a tym samym krótki time to market. 18

19 Zaawansowane narzędzia Ferryt pozwalają na szybkie tworzenie formularzy dostosowanych do ekranów komputerowych, tabletów, smartfonów. Zapewnione jest pełne wsparcie RWD automatyczne dostosowywanie do różnych ekranów. Tworzenie różnych interfejsów użytkowników obywa się w ramach jednego kroku konfiguracyjnego, co sprawia, że są one jednocześnie dostępne dla wszystkich typów odbiorców końcowych. Wpływa to na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie formularzy dla różnych kanałów obsługi. Narzędzie ściśle współpracuje z innymi modułami. Harmonijnie łączy się też z systemami nie będącymi częścią platformy Ferryt. Z wykorzystaniem dedykowanych mechanizmów i otwartego API, dwukierunkowa komunikacja jest bardzo prosta. Użytkownicy biznesowi mogą samodzielnie podłączać interfejsy do systemów zewnętrznych, co świadczy o łatwej integracji narzędzia z innymi rozwiązaniami. Jeden system różne procesy wiele kanałów Ferryt zapewnia wielokanałową obsługę klienta. Raz stworzony proces biznesowy może być udostępniany w różnych kanałach obsługi. Z systemu można korzystać poprzez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne (interaktywny formularz e-wniosek). Ponadto Ferryt sprawdza się w oddziałach, sklepach, Call Center, czy u pośredników i partnerów firm. Dostarczamy również konsolę dla pracowników back-office. Przyjazne interfejsy użytkownika są dostosowane do wymagań różnych kanałów dostępu. Wniosek o zakup nowego produktu lub zmianę w już posiadanym, złożony w jednym kanale może być kontynuowany w innym. Sprawy mogą być przekazywane pomiędzy personelem, który może kontaktować się z klientem na różne sposoby. Moduły udostępniane bezpośrednio dla klientów (np. e-wniosek) są ściśle zintegrowane z systemem back-office/workflow. 19

20 Zarządzanie cyklem życia procesu: od analizy do uruchomienia Platforma zapewnia skuteczne zarządzanie całym cyklem życia procesu, obejmującym analizę biznesową, modelowanie, symulację oraz uruchomienie. Informacje gromadzone w życiu produkcyjnym procesu, pozwalają na monitorowanie jego działania, dokonywanie pomiarów oraz optymalizacje. Na etapie analizy biznesowej ustala się aktorów, schemat przepływu, istotne zdarzenia oraz interakcje na poszczególnych krokach procesu. Wykorzystywana do tego celu jest notacja BPMN 2.0, wspierana przez system. Dużą wartością dodaną jest zestaw gotowych procesów, z których korzystamy wykonując analizę dla powtarzalnych i bardziej standardowych procesów. Przykładem jest proces obiegu faktury. Każde rozwiązanie, także to oparte na gotowych procesach, wzbogacamy o funkcjonalności istotne dla danej organizacji. Na etapie modelowania następuje implementacja struktury procesy wraz krokami i zależnościami. System automatycznie przyjmuje wszystkie konfiguracje, jakie zostały dokonane w narzędziu na etapie analizy. Z poziomu jednego pulpitu designera, administrator biznesowy dokonuje modelowania procesów w całym niezbędnym zakresie. Projektowanie obejmuje również: konfigurację bazową (jednostki biznesowe, produkty, struktura danych itp.), podstawowe reguły biznesowe, tworzenie logiki zaawansowanej (m.in. reguły, skrypty, walidacje, przeliczenia), tworzenie warstwy prezentacji (różne interfejsy użytkownika, rozmieszczenie pól na ekranie, kryteria wyszukiwania i sortowania list, dokumenty, szablony SMS i itp.), sposób korzystania z repozytoriów danych, outputy takie jak wydruki, e, SMSy, podłączanie interfejsów do systemów zewnętrznych. Podczas symulacji dla różnych scenariuszy przejścia, wyliczany jest czas trwania przebiegu procesu. System bierze pod uwagę m.in. szacowany czas trwania poszczególnych kroków procesu i zadań cząstkowych oraz określony czas pracy aktorów w procesie. Dzięki wbudowanym mechanizmom do migracji logiki biznesowej pomiędzy środowiskami, narzędzie umożliwia szybkie przenoszenie i produkcyjne uruchomienie procesów. Duży stopień zautomatyzowania czynności eksploatacyjnych pozwala na minimalizację kosztów związanych z bieżącą obsługą techniczną. Analiza kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i wyciąganie na ich podstawie wniosków to nieodłączna część monitoringu. Jest on wykonywany na bieżąco, a zastosowane liczniki pozwalają na analizę dużej liczby danych. Ferryt gwarantuje weryfikację czasu wykonywania zadań i wykrywanie wąskich gardeł. Optymalizacja związana jest z usuwaniem wąskich gardeł i ich przyczyn. System pozwala na porównanie danych otrzymanych z symulacji i z monitoringu, a w efekcie końcowym także na wyeliminowanie czynności, które utrudniają sprawny przebieg procesów. 20

21 Kompleksowe zarządzanie procesami w organizacji W ramach platformy Ferryt dostarczamy szereg modułów biznesowych z wbudowaną już logiką procesową, które są dedykowane różnym branżom. Wdrażamy predefiniowane procesy biznesowe dla niemal całego obszaru bankowości. Dostarczamy również gotowe procesy dla przedsiębiorstw, m.in. obieg faktur, zarządzanie delegacjami, obsługa kancelarii, procesy sprzedażowe i reklamacyjne. Udostępniamy zestaw narzędzi do budowy procesów biznesowych zapewniający kompletne środowisko do zarządzania. Każdy z elementów platformy Ferryt można wdrażać niezależnie lub jako część rozwiązania biznesowego. Poszczególne moduły w łatwy sposób można włączyć w istniejącą w organizacji architekturę systemową. Platforma udostępnia szereg modułów wspierających obsługę procesów, m.in. Ferryt e-archiwum (wysokowydajne elektroniczne repozytorium z procesami do zarządzania dokumentami i modułem OCR), Ferryt Reporting+ (moduł do tworzenia i publikacji raportów na poziomie operacyjnym i zarządczym), Ferryt Dataspace (silnik decyzyjny i reguł biznesowych, zarządzanie repozytorium danych oraz przeliczeniami), Ferryt Output (konfigurowanie szablonów wydruków, , SMS, narzędzie do zarządzania procesami wydruku) i inne. Wdrożenie Ferryt Enterprise Platform zapewnia szereg korzyści: gotowe procesy dedykowane dla banków i firm automatyzacja i usprawnienie czynności dostęp do analitycznych danych o procesach możliwość analizy efektywności organizacji prostsze podejmowanie trafnych decyzji niższe koszty działalności szybka, łatwa i samodzielna adaptacja procesów możliwość elastycznej rozbudowy rozwiązań informatycznych wzrost skuteczności działań handlowych wsparcie sieci sprzedaży wyższa jakość usług i satysfakcję klienta łatwa integracja z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami Informacje o producencie / dystrybutorze: DomData tworzy innowacyjne rozwiązania dla kluczowych sektorów gospodarki. Z naszego oprogramowania korzystają m.in. najnowocześniejsze banki w Polsce. Szeroki wachlarz produktów firmy obejmuje rozwiązania klasy BPM, Business Intelligence, dedykowane usługi informatyczne oraz rozwiązania mobilne. Świadczymy również usługi doradcze. Ponad 200 projektów zrealizowanych w organizacjach o różnym profilu, daje nam poczucie dobrze spełnianej misji. 21

22 Wiodące produkty firmy oparte są na autorskich platformach: Ferryt Enterprise oraz InForum BI Studio. Ferryt umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), dokumentami (DMS) oraz relacjami z klientem (CRM). System stanowi również podstawę rozwiązań dedykowanych, które są wdrażane w konkretnych branżach i grupowane w pakiety uzupełniające rozwiązania centralne (core-banking lub ERP). InForum jest systemem klasy Business Intelligence. W oparciu o hurtownię danych, platforma umożliwia tworzenie rozwiązań w takich obszarach jak controlling, sprawozdawczość, raportowanie, planowanie i budżetowanie oraz analizy sprzedaży. Szeroka wiedza firmy z zakresu budowania rozwiązań wykorzystywanych na każdym typie urządzenia, pozwala na stosowanie systemu także z poziomu urządzeń mobilnych. Oferowane rozwiązania są ściśle dopasowane do wymagań danej branży. Dla różnych sektorów przygotowaliśmy pakiety produktów z funkcjonalnościami dostosowanymi do ich potrzeb. Pakiety te uzupełniają funkcje realizowane przez systemy centralne organizacji, automatyzując pozostałe obszary działalności. Dzięki kompetentnemu zespołowi menadżerów i konsultantów, firma odnosi sukcesy zarówno w kraju, jak i za granicą. Nasza oferta to nie tylko rozwiązania informatyczne. Świadczymy kompleksową obsługę konsultingową, doradczą (np. w zakresie optymalizacji procesów) oraz serwisową. Kompetencje i doświadczenie Zespołu pozwalają na wspomaganie naszych Klientów prawie w każdym obszarze ich działalności. Zawsze kierujemy się wysoką jakością oferowanych usług, dbając także o długotrwałe relacje biznesowe i wzajemne zaufanie naszych Partnerów. Linki do filmów prezentujących system: 22

23 Podejście do wdrożenia: Wdrożenie rozwiązania klasy BPM poprzedzamy określeniem zakresu procesów, które będą porządkowane i automatyzowane przez narzędzie. Dokonujemy analizy biznesowej, definiujemy obszary projektu oraz ustalamy w jakiej kolejności poszczególne czynności będą usprawniane. Analiza wykonywane jest bezpośrednio w systemie (notacja BMPN 2.0), gdzie też zapisywany jest jej wynik. W swoich projektach, w zależności od stawianych wymagań naszych klientów, najczęściej wykorzystujemy metodykę Agile, PMI lub Prince2. Pierwszy etap wdrożenia najczęściej związany jest z automatyzacją procesów, które są stosunkowo proste pod względem przebiegu i mają charakter masowy. Ich uruchomienie w narzędziu ma przyczynić się do szybkiego uzyskania wymiernej korzyści. Takie podejście do wdrożenia platformy BPM pozwala pracownikom firmy, już na wczesnym etapie projektu, na poznanie narzędzia oraz sposobu korzystania z niego. Jednocześnie możliwe jest szybkie wyjaśnienie wszystkich ewentualnych wątpliwości związanych z obsługą systemu. Projektując proces, poszczególne działania układamy w określone sekwencje. Dobrym przykładem jest obsługa produktu dostarczanego przez firmę. W tym przypadku prace wdrożeniowe rozpoczynamy od projektowania procesów niezbędnych do finalizacji zakupu danego produktu. Następnie przechodzimy do procesów posprzedażowych: monitorowania realizacji umów i procesów związanych z ich dostawą, a dalej ewentualnie windykacją płatności. Każdorazowo do wdrożenia podchodzimy zgodnie ze wszystkimi etapami cyklu życia procesowego. Co przyświeca takiemu podejściu do realizowanych wdrożeń? Brak problemów podczas usprawniania bardziej złożonych procesów i większy entuzjazm uczestników projektu do samego wdrożenia w kolejnych jego etapach. Właściwe podzielenie wdrożenia na etapy pozwala na uzyskanie szybkiego sukcesu w projekcie, także w formie wymiernych zysków i oszczędności. Dzięki Platformie Ferryt można korzystać z nowych procesów nawet już po kilku tygodniach od rozpoczęcia działań projektowych. 23

24 Opinie klientów: Wdrożone rozwiązania w znacznym stopniu usprawniły pracę banku, zredukowały czas oraz koszty rejestracji i obsługi wniosków. Z systemu może korzystać wielu użytkowników końcowych w różnych komórkach organizacyjnych banku. Departament Rozwoju i Utrzymania Portfela Aplikacji mbank SA *** Dzięki systemowi do rozpoznawania treści z dokumentów, praca użytkowników zajmujących się rejestracją oraz procesowaniem została w dużym stopniu zautomatyzowana. System przetwarza miesięcznie setki tysięcy stron i dokumentów. Departament Rozwoju i Utrzymania Portfela Aplikacji mbank SA *** Wdrożenie systemu Ferryt Enterprise Platform do zarządzania procesami biznesowymi prowadzony był rzetelnie. Przygotowanie platformy, konfiguracja procesów oraz uruchomienie produkcyjne odbyły się w krótkim czasie, pozwalającym na szybkie go to market. Departament Zakupów i Zarządzania Dostawcami ING Bank Śląski SA *** Dzięki narzędziom, obieg, zarządzanie i archiwizacja dokumentów następuje w postaci elektronicznej w repozytorium danych i dokumentów. Konfigurowanie przepływów jest przejrzyste i przyjazne dla użytkownika biznesowego. Dostarczone narzędzia pozwoliły zautomatyzować proces oceny scoringowej i ratingowej. Departament Produktów Detalicznych Bank Pocztowy SA *** Od roku 2011 DomData AG skutecznie realizuje wdrożenie systemu do zarządzania procesami oraz elektronicznego repozytorium dokumentów. Polecamy DomData AG jako solidnego i rzetelnego dostawcę systemów i usług. Departament Rozwoju Operacji BGK 24

25 *** Wdrożenie Ferryt Enterprise Platform przeprowadzone zostało sprawnie i bez utrudnień, a prace przez DomData wykonane rzetelnie. System usprawnił pracę Banku w obszarze sprzedaży produktów bankowych wielu użytkownikom korzystającym z części internetowej, mobilnej oraz back-officowej systemu. Departament Technologii Nest Bank SA *** Wysoki poziom świadczonych usług, dobra organizacja wdrożenia, a także dbałość o zadowolenie klienta to synonimy firmy DomData. Oferowane produkty odpowiadają najnowszym technologiom i stanowią dla nabywcy wysoki poziom zabezpieczenia inwestycji. Zarząd Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej *** System do obsługi procesów oparty o platformę Ferryt Enterprise w znacznym stopniu usprawnił i zautomatyzował pracę banku w obszarach, w których został zastosowany. Dostęp do systemu mają pracownicy jednostek centralnych banku oraz sieć placówek. Zarząd BGŻ BNP Paribas SA Rejestrowanie dokumentów kosztowych i procesy zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym i formalnym uporządkowały ich przepływ w firmie. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur przyczyniło się do dokładnego utrzymania terminowych płatności. *** Zarząd Raben Polska Sp. z o.o. 25

26 Obecność na rynku: DomData jest obecna na rynku od kilkunastu lat. Zrealizowaliśmy ponad 200 projektów dla klientów z różnych branż, także dla najnowocześniejszych banków w Polsce. Ponad połowa tych projektów dotyczyła wdrożeń Platformy Ferryt. W okresie naszej aktywności miały miejsce ciągły rozwój i udoskonalenia produktu Ferryt. Ferryt był dostosowywany do bieżących potrzeb klientów, ale również wprowadzane były innowacyjne rozwiązania, które miały przynieść efekty w przyszłości. Dzięki temu produkt stawał się coraz bardziej zaawansowany i kompleksowy. W efekcie zwiększał się jego udział w rynku systemów klasy BPM. Obecnie Ferryt należy do ścisłej czołówki systemów BPM w Polsce i zajmuje szczególnie silną pozycję w bankowości. Znaczące wdrożenia miały też miejsce w Niemczech czy Szwajcarii. Obecnie około połowy przychodów firmy pochodzi ze sprzedaży licencji i usług związanych z Platformą Ferryt. Plany rozwojowe: Plany związane z rozwojem Platformy Ferryt dotyczą zarówno ciągłego udoskonalania produktu od strony technologicznej, jak i dalszego zwiększania zakresu spełnianych funkcji oraz łatwości użycia i ergonomii. Duży nacisk kładziemy na zwiększanie standaryzacji rozwiązania, która już teraz spełnia wymagania instytucji działających w wielu krajach i obsługujących miliony klientów. Nasze działania są nakierowane również na ciągłe wprowadzanie udogodnień związanych z obsługą systemu. Udoskonalamy korzystanie z narzędzia zarówno w zakresie administracji systemu, jak i środowiska projektowania procesów. Rozbudowujemy także funkcjonalności umożliwiające przygotowywanie atrakcyjnych interfejsów użytkownika dla różnych kanałów. Osobna kategoria to rozbudowa udostępnianej klientom funkcjonalności biznesowej, w tym zestawów gotowych, predefiniowanych modułów biznesowych zawierających procesy. Najbliższe plany rozwojowe zakładają wprowadzenie do systemu autoryzacji biometrycznej oraz rozbudowę bazy gotowych procesów kredytowych i innych związanych z obsługą klienta lub przetwarzaniem dokumentów. 26

27 Wymagania techniczne: 1. WEB Server: IIS, Windows Server 2. Serwer aplikacji: Windows Server 3. Baza danych: MSSQL Server 2014 w wersji Standard lub Enterprise (m.in. w zależności od typu klastra) 4. Interfejs użytkownika końcowego: WEB Browser (obsługiwana większość przeglądarek) 5. Warstwa wirtualizacji: VMWare lub Hyper-V 6. Parametry serwerów uzależnione głównie od liczby procesowanych w systemie instancji procesów i liczby użytkowników Polityka cenowa: Na cenę systemu wpływ ma przede wszystkim skala jego wykorzystania. Dzięki swojej skalowalności, rozwiązanie doskonale sprawdza się zarówno w przypadku pojedynczych procesów w niewielkich firmach, jak i w dużych organizacjach z nieograniczoną liczbą użytkowników. W zależności od skali wykorzystania dopasowywany jest model cenowy. Możliwy jest zakup zarówno kompleksowej platformy, jak i pojedynczych modułów biznesowych lub technicznych. Prawidłowe funkcjonowanie platformy wymaga użycia corowych modułów bazowych, dostarczanych wraz z rozwiązaniem biznesowym. Ceny za licencje są uzależnione od: zakresu wdrażanych modułów bazowych platformy Ferryt, liczby środowisk, na których instalowany jest system (np. środowisko produkcyjne, przedprodukcyjne, testowe,), liczby użytkowników końcowych (w szczególności dopuszczalny jest wariant no limit ), liczby użytkowników z uprawnieniami administratora do konfiguracji procesów, opłaty licencyjne mogą opcjonalnie być uzależnione od skali wykorzystania (np. liczby klientów obsługiwanych w systemie, liczby instancji procesów realizowanych miesięcznie), w przypadku eksploatacji systemu w chmurze, opłata jest uzależniona od zakresu wykorzystywanych modułów oraz od liczby obciążanych rdzeni procesorów. Dzięki wysokiej wydajności systemu, możliwe jest korzystanie z niego również na podstawie licencji w wariancie bez ograniczonej liczby użytkowników. Ceny usług wdrożeniowych, szkoleniowych i parametryzacyjnych są wystandaryzowane, jednak mogą być ustalane indywidualnie dla każdego projektu. 27

28 Nazwa systemu: Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: Partner Handlowy IBM: IBPM SA Al. Armii Ludowej 6/ Warszawa mcybulski@ibpm.pro info@ibpm.pro 28

29 Informacje o systemie: IBM Business Process Manager to w pełni funkcjonalna, łatwa do praktycznego wykorzystania platforma zarządzania procesami biznesowymi (BPM), która zaprojektowana została tak, by dała się jak najszybciej wdrożyć. Zawiera narzędzia i środowisko wykonawcze do projektowania, wykonywania, monitorowania i optymalizacji procesów biznesowych. IBM Business Process Manager Advanced to zunifikowana platforma do analizowania i optymalizacji działalności biznesowej poprzez zarządzanie procesami biznesowymi, prowadzenie spraw, architekturę zorientowaną na usługi (SOA) i analizy. W skład produktu wchodzą komponenty Process Server, Process Center oraz środowisko wizualnego projektowania przeznaczone do zastosowań związanych z zarządzaniem procesami, sprawami oraz integracją. Oprogramowanie wspomaga doskonalenie procesów z uwzględnieniem szerokiego spektrum systemów pracy od wysoce zautomatyzowanego przetwarzania sekwencyjnego, aż po dynamiczne procesy nieustrukturyzowane. IBM Business Process Manager Advanced obsługuje urządzenia mobilne i działa jako pojedynczy serwer procesów lub w topologii stowarzyszonej. Oto najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania produktu IBM Business Process Manager Advanced: 29

30 Pełna widoczność procesów zwiększa produktywność i wspiera ich udoskonalanie za pomocą przeprowadzanych analiz. Warunki do zespołowej pracy w czasie rzeczywistym z korzyścią dla efektywności zarządzania zadaniami oraz komunikacji z ekspertami branżowymi. Nadzór nad całym programem BPM przy użyciu komponentu Process Center skalowalnego i scentralizowanego środowiska projektowania i repozytorium zasobów. Ogólnokorporacyjna integracja aplikacji i systemów zaplecza. Obsługa platform mobilnych umożliwia projektowanie, optymalizację i wykonywanie procesów w niemal dowolnym miejscu i czasie za pomocą smartfonów i tabletów. Pełna widoczność procesów Zaprojektowane z myślą o optymalizacji procesów biznesowych z wykorzystaniem analiz prowadzonych w czasie rzeczywistym. Usprawnia realizację zadań, zarządza zadaniami i umożliwia monitorowanie wydajności w czasie niemal rzeczywistym, w stowarzyszonym widoku procesów, który sprzyja ich nieustannemu doskonaleniu. Wspomaga zarządzanie zmianami w zunifikowanym środowisku zorientowanym na pracę z modelem i zapewniającym wszystkim członkom zespołu widoczność tej samej wersji procesów. Pozwala użytkownikom biznesowym uzyskać dostęp do procesów, spraw, działań i pulpitów, a także pracować z nimi z poziomu pojedynczego interfejsu użytkownika bez względu na charakter wdrożenia lub pochodzenie zadania. Umożliwia personelowi IT zarządzanie infrastrukturą bez wpływu na komfort pracy użytkownika biznesowego. Współpraca w czasie rzeczywistym Umożliwia użytkownikom wyszukiwanie ekspertów i nawiązywanie z nim kontaktu w czasie rzeczywistym, co przyczynia się do szybszej realizacji zadań i nieustannego doskonalenia procesów. Pozwala na tworzenia mechanizmów kontrolnych i instruktażowych definiowanych przez użytkowników, które można następnie wykorzystywać w różnych procesach. Udostępnia unowocześniony portal procesów środowisko pracy zespołowej wyposażone w funkcje społecznościowe. Nadzór nad całym programem zarządzania procesami Wspomaga organizowanie, monitorowanie i wdrażanie artefaktów, aplikacji i usług związanych z procesami oraz zarządzanie nimi w ramach szerszego programu BPM. Zawiera zestaw adapterów umożliwiających zastosowanie istniejących zasobów w nowej architekturze usługowej. Dotyczy to m.in. gotowych, niestandardowych i starszych aplikacji, protokołów technicznych i baz danych. Usprawnia wdrażanie procesów we wszystkich środowiskach wykonawczych. Oferuje narzędzia projektowania ukierunkowane na użytkowników biznesowych, w tym instruktaże prowadzące użytkowników przez kolejne etapy procesu. Przyczynia się do ograniczenia kosztów realizacji ogólnokorporacyjnego programu BPM, pozwalając klientowi na wykorzystanie własnej licencji na IBM BPM Standard w środowisku IBM SmartCloud Enterprise. Ogólnokorporacyjna integracja Zawiera narzędzia do projektowania wizualnego, które umożliwiają konstruowanie usług, transformacji danych oraz struktur koordynujących w języku Business Process Execution Language (BPEL). Wspomaga integrację systemów zaplecza i aplikacji. 30

31 Zapewnia kompatybilność wsteczną z najnowszymi wersjami produktów IBM Web- Sphere Lombardi Edition, IBM WebSphere Process Server i IBM WebSphere Integration Developer. Umożliwia migrację istniejących aplikacji IBM BPM, a tym samym zapewnia ochronę inwestycji w rozwiązania IBM do zarządzania procesami biznesowymi. Obsługa platform mobilnych Portal procesów, informacje o poziomie zapasów, formatki, edytory i interfejsy użytkownika działają responsywnie, dostosowując się do urządzeń, na których są uruchomione - stacjonarnych lub mobilnych. Umożliwia dostęp do środowiska biznesowego z dowolnego miejsca. Ważne i pilne zadania,podążają" za użytkownikami pracującymi zdalnie. Umożliwia natychmiastowe wyszukanie potrzebnego eksperta i skontaktowanie się z nim bez zbędnej zwłoki. Udostępnia jeden widok konsolidujący zadania z wielu zasobów IBM zaangażowanych w procesy. Informacje o producencie / dystrybutorze: IBPM S.A. jest zespołem 50 doświadczonych analityków, architektów i projektantów realizujących projekty w oparciu o systemy BPM&ODM, ESB, ECM, BI&BigData. Posiadamy status Partnera IBM poziom Gold. Kluczowe wartości Koncentracja na efektach ekonomicznych osiąganych dzięki optymalizacji procesów biznesowych z wykorzystaniem narzędzi BPM, ESB, ECM, BI; Wysoka jakość tworzonych rozwiązań w aspekcie ergonomicznym i technologicznym (innowacyjność i atrakcyjność wykonanych komponentów); Zapewnienie zwinności (Agility) dla tworzonych rozwiązań, umożliwiając ekstremalnie szybkie dostosowywanie narzędzi do biznesu; Możliwie najszerszy kontakt z użytkownikiem końcowym i pogłębiona analiza jakości interakcji człowiek-komputer. Technologie Wiodącą technologią, w której rozwijamy aplikacje procesowe jest system IBM BPM wersja (zaczynaliśmy od wersji 6.2) Posiadamy największe w Polsce doświadczenie w rozwoju aplikacji na platformie IBM BPM. Jesteśmy pierwszym zespołem w Polsce, który wybrał i wdrożył Lombardi Teamworks w 2008 roku. W ciągu 8 lat stworzyliśmy szereg aplikacji procesowych produkcyjnie używanych do dziś przez naszych klientów. 31

32 Zakres naszych usług dotyczy całego cyklu wdrożeniowego od analizy, przez wdrożenie i stabilizację platformy, implementację aplikacji, stabilizację wdrożenia, szkolenia oraz wsparcie powdrożeniowe (utrzymanie platformy, aplikacji, usługi konsultingowe). Nasze projekty realizujemy koncentrując się maksymalnie na wartości (ROI) dostarczanej z wdrożenia aplikacji procesowych. W zakresie naszych usług znajduje się m.in: Analizy i doradztwo w zakresie Architektury Korporacyjnej Analizy i doradztwo w zakresie Architektury SOA Analiza biznesowa procesów i projektowanie procesów (w metodyce Lean) Konsulting przedwdrożeniowy, doradztwo z zakresie wyboru technologii ECM / BPM oraz zarządzanie projektem wdrożenia systemu w imieniu Klienta, Określenie potrzeb organizacji w zakresie zarządzania procesami biznesowymi, identyfikacja, analiza i optymalizacja procesów biznesowych, Określenie potrzeb organizacji w zakresie zarządzania treścią / dokumentami, przygotowanie i wdrożenie strategii zarządzania treścią zgodnie z modelem ECM3 (ECM Maturity Model).Analiza i doradztwo w zakresie optymalnych struktur danych i wymagań raportowych Konsultacje oraz kompleksowa realizacja korporacyjnych projektów wdrożeń technologii ECM i BPM wraz z przygotowaniem/opracowaniem strategii wdrożenia i zarządzaniem projektem, Realizacja usług konfiguracji i dostosowania rozwiązań ECM/BPM ukierunkowanych na osiągnięcie postawionego celu biznesowego, Utrzymanie systemów klasy ECM / BPM obejmującego administrację systemami, serwis w oparciu o uzgodnione SLA, przeglądy okresowe systemów oraz zarządzanie zmianą i wydaniami. Przygotowanie koncepcji i architektury projektów bazujących na IBM BPM i Integration BUS, Data Warehousing, Business Intelligence Analiza przypadków biznesowych i analizy ROIdla określonych celów biznesowych (na poziomie całego przedsiębiorstwa lub wybranych obszarów biznesowych) Projektowanie i wytwarzanie aplikacji procesowych na zamówienie Projektowanie i wytwarzanie modułów serwerowych pozwalających rozszerzyć zakres funkcjonalności platformy IBM BPM Projektowanie i wytwarzanie bibliotek narzędziowych rozszerzających funkcjonalności aplikacji procesowych Projektowanie i implementacja integracji z systemami zewnętrznymi (MS Axapta, Active Directory, Macrologic Kadry i Płace, Clarity PPM, ) Projektowanie i wytwarzanie dynamicznych kontrolek (jquery, DoJo) do wykorzystania w interface ach użytkownikach (coach ach) IBM BPM. Realizacja szkoleń z zakresu IBM BPM i Integration BUS Linki do filmów prezentujących system: 32

33 Podejście do wdrożenia: Projekty wdrożenia aplikacji procesowych realizujemy w metodyce Playbacks. Playbacks jest metodyką zwinną dostosowaną do charakterystycznych cech aplikacji procesowych i konieczności zachowania pewnej kolejności realizowanych w projekcie prac. Pozwala na przyrostowe wdrażanie aplikacji procesowych dając Klientowi możliwość systematycznej akceptacji postępów, w ramach krótkich etapów projektowych oraz kontrolę nad procesem zarządzania zmianami. Metodyka ta zbliżona jest do metodyki SCRUM, z tą korzyścią, że kolejne sprinty i serie sprintów mają z góry ustaloną kolejność realizacji zakresu prac. Dzięki temu możliwe jest zaplanowanie przebiegu projektu w dłuższej perspektywie czasu niż ma to miejsce w standardowym SCRUM. Mitygujemy w ten sposób niepewność Właściciela Biznesowego co do dostarczanych produktów. Właściciel Biznesowy oraz PM/SM posiada czytelny obraz kamieni milowych do osiągnięcia oraz ich dostarczenie w postaci konkretnych produktów. Główne etapy realizacji projektu Przygotowanie projektu W trakcie tego etapu następuje potwierdzenie głównych celów projektu oraz zbudowanie zespołu projektowego. Operacyjnie, uczestnikami projektu są: Zespół wykonawczy 33 Scrum Master / PM (w zależności od wielkości projektu mogą być to dwie odrębne role) Architekt Rozwiązania

34 Analityk Biznesowy/Techniczny (zależnie od wielkości projektu mogą być to dwie odrębne role) Developerzy Testerzy Zespół biznesowy Właściciel Biznesowy / Właściciel Procesu (jedna lub dwie role zależnie od wielkości organizacji oraz procesu) SME Specjalista merytoryczny (jedna lub więcej osób będący uczestnikami procesu lub mających wiedzę ekspercką o funkcjonowaniu procesu i jego krytycznych elementach) PM ze strony Klienta Testerzy UAT Komitet Sterujący Projektu Na etapie Przygotowania projektu powinien zostać powołany Komitet Sterujący Projektu w składzie zalecanym przez uznane metodyki zarządzania projektami (PRINCE2 lub PMI) Analiza biznesowa Etap opisany jako Playback 0. Może składać się z jednego lub kilku sprintów. W trakcie tego etapu, wykorzystując narzędzia do mapowania i dokumentowania procesów i wymagań biznesowych (IBM BlueworksLive) następuje kolaboracja między zespołem biznesowym oraz technicznym w celu wypracowania wspólnej wizji aplikacji procesowych oraz dopasowania oczekiwań biznesowych do możliwości technicznych oraz kosztów implementacji. Efektem jest diagram procesu wraz z dokumentacją kluczowych wymagań biznesowych. Zespół biznesowy otrzymuje informację o tym jakie elementy muszą zostać uszczegółowione a zespół technicznych zyskuje wiedzę o sensie biznesowym aplikacji. Opracowanie koncepcji architektonicznej W trakcie tego etapu opisanego jako Playback 1 (może składać się z jednego lub kilku sprintów), definiowana jest architektura aplikacji, powstają wytyczne dot. technicznych sposobów realizacji poszczególnych powtarzalnych elementów aplikacji. Opisywane są techniczne metody implementacji wymagań biznesowych, kontrakty integracji, itd. Zespół biznesowy w kolaboracji z zespołem wykonawczym (przede wszystkim Architektem i Analitykiem biznesowym) zajmują się doszczegółowieniem i wyjaśnieniem działania funkcji odkrytych w trakcie Playback 0. Implementacja Playback 2 oraz 3 są etapem implementacji przygotowanych we wcześniejszych fazach wymagań, integracji, GUI, elementów raportowania oraz dodatkowych wymagań jakie pojawiły się w trakcie wcześniejszych faz. Na tym etapie, wcześniejsze makiety integracji, zastępowane są działającymi usługami integracji, GUI uzupełniane jest o dodatkowe elementy rozszerzające użyteczność, wdrażane są funkcje raportowe. 34

35 Testy i Odbiór Na zakończenie każdego z Playbacków realizowane są testy i dokonywany jest odbiór biznesowy i techniczny poszczególnych produktów. Po zakończeniu wszystkich Playback ów dokonywane są testy UAT oraz następuje odbiór dostarczonego rozwiązania. Następuje instalacja aplikacji na środowisku produkcyjnym (GoLive Techniczny). Uruchomienie produkcyjne (GoLive Biznesowy) Moment uruchomienia produkcyjnego jest ustalany z Klientem. Następuje w dowolnym momencie określonym przez klienta po zakończeniu fazy Testów i Odebraniu rozwiązania. Opinie klientów: Opis wdrożenia w Gothaer TU SA dostępny jest TUTAJ. Opinie klientów na stronach Gartnera: Wymagania techniczne: Bardziej syntetycznie, środowisko serwerowe działa w oparciu o jedno z czterech środowisk (AIX, Linux, Solaris, Windows). Wykorzystywany jest serwer aplikacji Websphere. Środowisko klienckie działa w oparciu o przeglądarkę WWW (Chrome, FireFox, Safari) Środowisko developerskie działa w oparciu o Eclipse i dostępne jest tylko dla platformy Windows. Wymagania techniczne dla platformy AIX dostępne są TUTAJ. Wymagania techniczne dla platformy Linux dostępne są TUTAJ. Wymagania techniczne dla platformy Solaris dostępne są TUTAJ. Wymagania techniczne dla platformy Windows dostępne są TUTAJ. Wymagania dot. wirtualizacji dostępne są TUTAJ. Szczegółowe informacje dostępne są tutaj: 35

36 Polityka cenowa: Istnieją cztery wersje systemu IBM BPM. Poniżej zawarta została wycena dwóch z nich. IBM licencjonuje rozwiązanie w oparciu o tzw. PVU. Minimalna jednostka zakupu to 70 PVU. W przypadku wersji CLOUD dostęp sprzedawany jest per użytkownik nazwany lub użytkownik współdzielony. Ceny podane w dolarach, nie uwzględniają podatku VAT. WERSJA ADVANCED IBM Process Server Advanced Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months (D0ILWLL) 1, IBM Process Server Advanced Processor Value Unit (PVU) for Linux on System z License + SW Subscription & Support 12 Months (D0ILZLL) 1, IBM Process Center Advanced Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months (D0ILDLL) 1, IBM Process Center Advanced Processor Value Unit (PVU) for Linux on System z License + SW Subscription & Support 12 Months (D0ILGLL) 1, IBM Process Server Advanced for Non-production Env Processor Value Unit (PVU) for Linux on System Z License + SW Subscription & Support 12 Months (D0P69LL) IBM Process Server Advanced for Non-production Environment Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months (D0P66LL) WERSJA STANDARD Cennik dostępny u dystrybutora WERSJA EXPRESS IBM Process Server Express Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months (D0ILSLL) IBM Process Server Express Processor Value Unit (PVU) for System z License + SW Subscription & Support 12 Months (D0ILULL) IBM Process Center Express Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months (D0IM2LL) IBM Process Center Express Processor Value Unit (PVU) for System z License + SW Subscription & Support 12 Months (D0IM4LL) IBM Process Server Express for Non-production Environment Processor Value Unit (PVU) License + SW Subscription & Support 12 Months (D0P6PLL) IBM Process Server Express for Non-production Environment Processor Value Unit (PVU) for System Z License + SW Subscription & Support 12 Months (D0P6ULL) WERSJA CLOUD Cennik dostępny u dystrybutora 36

37 Nazwa systemu: Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: JT Weston sp. z o.o. Al. Jana Pawła II 29 Atrium Plaza Warszawa Tel. kontaktowy:

38 Informacje o systemie: Czym jest MAKIGAMI? System MAKIGAMI to innowacyjna platforma automatyzacji procesów biznesowych wraz z silnikiem obiegu dokumentów, zaawansowanych reguł decyzyjnych oraz kolejkowania spraw. Skąd pomysł na budowę MAKIGAMI? Inspiracją dla stworzenia systemu była japońska metodyka doskonalenia procesów Makigami, w której punktem wyjścia jest naszkicowanie procesu na papierowym rulonie. Poprzez jego rozwijanie możliwe jest prześledzenie trasy, jak informacja przemierza w organizacji. W czym pomaga MAKIGAMI? MAKIGAMI umożliwia szybkie przekształcenie dowolnego procesu manualnego w proces automatyczny bez konieczności prowadzenia prac programistycznych dzięki graficznemu kreatorowi formularzy oraz intuicyjnemu systemowi parametryzacji procesów. Dzięki MAKIGAMI z dnia na dzień: zautomatyzujesz swoją organizację, poznasz koszt oraz czas realizacji swoich procesów, a przede wszystkim będziesz mógł je optymalizować i zmieniać w kilku prostych ruchach przestawienie sekwencji działań w Twoim nowym automatycznym procesie odbywa się poprzez przesuwanie elementów na mapie i nie wymaga programowania! Na czym polega innowacyjność rozwiązania? MAKIGAMI pozwala na szybkie tworzenie aplikacji opartych o procesy biznesowe i co najważniejsze elastyczne ich dostosowanie do zmieniających się potrzeb I oczekiwań biznesu MAKIGAMI zbudowano w oparciu o intuicyjne i starannie wykonane interfejsy użytkownika, przyjazne dla użytkowników MAKIGAMI to wydajny i skalowalny system o niskich wymaganiach sprzętowych, dostępny zarówno w chmurze (Microsoft Azure) jak i jako rozwiązanie on-premise MAKIGAMI wyróżnia się wysoką dostępnością, niskim kosztem utrzymania i administracji systemu Jakie są główne funkcjonalności rozwiązania? Designer procesu unikalny, nowoczesny oraz funkcjonalny interfejs graficzny pozwala w łatwy i szybki sposób tworzyć czytelne i przejrzyste mapy procesów (Grafika 1). Silnik reguł decyzyjnych kreator reguł daje możliwość stworzenia prostych oraz zaawansowanych warunków przepływu działań i informacji dla dowolnej liczby ścieżek procesu. Kreator formularzy kreator formularzy umożliwia zaprojektowanie niemalże dowolnego, interaktywnego formularza bez konieczności prowadzenia prac programistycznych Moduł optymalizacji procesów moduł pozwala na oglądanie mapy w wielu wymiarach celem identyfikacji wąskich gardeł i innych ograniczeń 38

39 Moduł symulacji procesów umożliwia odtworzenie realnej sytuacji biznesowej i podgląd przebiegów wielu spraw jednocześnie na mapie procesu Zarządzanie wieloma instancjami procesów dzięki unikalnej architekturze platforma umożliwia łatwy i intuicyjny sposób zarządzanie wieloma wdrożeniami tego samego procesu w ramach jednej organizacji (np. osobne instancje dla poszczególnych oddziałów firmy). Monitorowanie i raportowanie zaawansowane raporty umożliwiają dostosowanie zakresu prezentowanych informacji do potrzeb odbiorców na różnych szczeblach organizacji (Grafika 2) Grafika 1. Przykładowy ekran Makigami projektowanie procesu 39

40 Grafika 2. Przykładowy ekran Makigami raportowanie i statystyki Informacje o producencie / dystrybutorze: Kim jesteśmy? JT Weston jest firmą doradczą oraz innowacyjnym software house m. Dostrzegamy potrzeby swoich klientów oraz luki i możliwości rynku, podejmujemy się realizacji innowacyjnych przedsięwzięć organizacyjnych i technologicznych, aby następnie móc zaoferować swym klientom gotowe do wdrożenia rozwiązania. Oprócz własnego, dedykowanego rozwiązania platformy MAKIGAMI, JT Weston jest również oficjalnym dystrybutorem Platformy PPM Sciforma (Zarządzenie portfelami projektów). Usługi oferowane przez JT Weston obejmują: 01.Doradztwo IT Strategia i transformacja IT IT Governance Jakość danych (Data Governance) 02.Doradztwo biznesowe 40

41 Planowanie strategiczne Digital transformation Optymalizacja procesów biznesowych 03.Zarządzanie bezpieczeństwem Bezpieczeństwo teleinformatyczne Ryzyko operacyjne i ciągłość działania Testy penetracyjne 0.4 Zgodność regulacyjna RODO (GDPR) Wytyczne IT KNF Rekomendacja D i M KNF 0.5 Outsourcing Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD) Funkcje IT (IT Manager, Security Officer) Funkcje zarządzania jakością danych Opinie klientów: Jednym z kryteriów wyboru platformy była jej łatwość obsługi i możliwości samodzielnego wdrażania aplikacji Principal Architect, Dariusz Tomaszewski, Payback *** "Przez lata mojej pracy związanej z zarządzaniem procesami brakowało mi właśnie takiego narzędzia. Makigami może być używane w wielu obszarach biznesowych. Co więcej dostarcza bardzo dobry balans pomiędzy adresowaniem potrzeb biznesowych i użytecznością. Maciej Czajkowski, Dyrektor Działu Operacyjnego BOŚ Dom Maklerski *** 41

42 Firma JT Weston realizuje powierzone prace z należytą starannością, sumiennie i terminowo, niejednokrotnie przewyższając oczekiwiania klienta. Polecam ją, jako dostawcę platformy Makigami oraz usług doradczych. Dyrektor Biura Organizacji Urzędu, Adam Grzegrzółka, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Plany rozwojowe: Co planujemy? Obecnie koncentrujemy się na aplikacjach dedykowanych dla biznesu jak również prowadzimy prace badawcze i rozwojowe w nowych innowacyjnych obszarach z wykorzystaniem elementów Internetu Rzeczy (IoT) np. przy rozwoju koncepcji inteligentnych miast (Smart City), robotyce (RPA Robotic Process Automation) w sektorze BPO oraz sztucznej inteligencji. Stale rozszerzamy zakres zastosowań Makigami. Poniżej przykłady: MAKIGAMI Connect automatyzacja i integracja procesów pomiędzy przedsiębiorstwami MAKIGAMI Marketing Automation system umożliwiający automatyczną dystrybucję dedykowanych komunikatów / sms na podstawie algorytmów opartych o wiele zmiennych MAKIGAMI e-administration system e-usług administracji publicznej z formularzami wniosków dla mieszkańców udostępnianymi online Wymagania techniczne: Wymagania środowiskowe Dowolny System Operacyjny z zainstalowanym środowiskiem JVM Baza danych PostgreSQL Innowacyjne technologiczne rozwiązanie Makigami to wysoce wydajny system z rozproszonym przetwarzaniem, stworzony w oparciu o sprawdzone i nowoczesne technologie, Unikalna architektura systemu umożliwia wgranie nowych wersji systemu bez konieczności migracji danych, Dzięki zastosowaniu bazy typu NoSQL stworzono wysoce skalowalne środowisko, 42

43 Makigami wyróżnia się niskim kosztem wdrożenia i utrzymania systemu, został oparty o darmowe techonologie oraz wyeliminowano zbędne komponenty z architektury jak serwer aplikacji. Polityka cenowa: Makigami dostępne jest w: Chmurze (Microsoft Azure) Środowisku klienta (on-premise) Dostępne modele licencjonownia obejmują: Licencje za użytkownika Licencje na proces Licencje per sprawa Licencje per urządzenie, sensor, karta gsm 43

44 Nazwa systemu: Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: Rodan Development Sp. z o.o. Wyczółki Warszawa Tel. (22) Fax(22) info@rodan.pl 44

45 Informacje o systemie: Wprowadzenie Platforma oprogramowania narzędziowego OfficeObjects rozwijana od końca lat 90-tych w oparciu o finansowanie projektów badawczych Komisji Europejskiej obejmuje zestaw modułów zintegrowanych w ramach architektury platformy, którą przedstawia Rysunek 1. Zakres funkcji narzędziowych platformy pozwala na projektowanie i implementację oprogramowania aplikacyjnego rozwiązań informatycznych obejmujących szeroki wachlarz zastosowań. Opis modułów narzędziowych OfficeObjects jest opublikowany na stronie Rysunek 1. Architektura platformy oprogramowania narzędziowego OfficeObjects W celu zapewnienia odpowiedniej otwartości produktu, oprogramowanie OfficeObjects WorkFlow wykorzystuje i implementuje najważniejsze standardy z zakresu zarządzania procesami pracy proponowane przez takie organizacje standaryzujące jak Workflow Management Coalition (WfMC), Business Management Initiative (BPMI), Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) i Object Management Group (OMG). W zakresie funkcjonalności nie objętych standardami takich jak zarządzanie czasem, monitorowanie procesów oraz język odpytywania procesów, OfficeObjects WorkFlow bazuje na najbardziej wartościowych rezultatach międzynarodowych prac badawczych. Przydatność produktu została praktycznie zweryfikowana w systemach informatycznych dużej i średniej skali, obsługujących po kilka tysięcy użytkowników i przetwarzających po kilkaset tysięcy procesów rocznie. Dzięki mechanizmom zapewniającym możliwości adaptacji standardowych wzorców procesy są prostsze w obsłudze, łatwiejsze w utrzymaniu, przejrzyste i eleganckie oraz bliższe wymaganiom klienta. 45

46 Podstawowe funkcje zarządzania procesami Funkcjonalność produktu OfficeObjects WorkFlow obejmuje różnorodne aspekty zarządzania procesami pracy takie jak przepływ sterowania, przepływ danych czy zarządzanie parametrami jakościowymi. Metamodel procesu jest oparty o model procesu zaproponowany przez koalicję Workflow Management Coalition w standardzie TC Struktura danych instancji procesu jest analizowana przez wyrażenia języka do odpytywania procesów Business Process Query Language. Język ten umożliwia zadawanie dowolnych zapytań do metamodelu jak również do zawartości metadanych dokumentów oraz danych zawartych w ontologii systemu. Bazując na podejściu programowania funkcyjnego, BPQL oferuje przejrzystą syntaktykę oraz kompletną semantykę. BPQL jest wykorzystywany do uelastycznienia definicji procesu poprzez dynamiczny wybór wykonawców czynności, ustalenie warunków przepływu sterowania czy odzwierciedlenie mapowania parametrów pomiędzy czynnościami. Definicja procesu wykorzystuje graficzny model BPMN, który jest mapowany bezpośrednio na metamodel instancji procesu. W ramach modelu są dostępne wszystkie wymagane struktury przepływu sterowania i danych oraz wyrażenia dynamicznego wyboru wykonawców poszczególnych czynności. Biblioteka wzorców definicji standardowych procesów umożliwia ich wykorzystanie przez inne platformy BPM dzięki wykorzystaniu standardowych funkcji wymiany definicji procesów opartej o standard XPDL. Zarządzanie ograniczeniami czasowymi przebiega zarówno na poziomie instancji procesu jak i jego poszczególnych czynności i umożliwia generowanie odpowiednich powiadomień w przypadku wystąpienia odchyleń od przyjętych reguł. Obsługa zdarzeń, zachodzących zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz instancji procesu, jest oparta o specjalizowane czynności odbierające i generujące informacje o zdarzeniach, jak i wykonujące reguły określające sposób ich obsługi. Ontologia procesów jest zarządzana przez oprogramowanie narzędziowe OfficeObjects Ontology Manager zrealizowane w oparciu o standard Topic Maps (ISO 13250) i umożliwia tworzenie dowolnie złożonych sieci pojęć i związków pojęć. Zasoby informacyjne ontologii procesów obejmują między innymi takie elementy jak słowniki, definicje reguł, oraz specyfikacje uprawnień użytkowników. Projektowanie procesów Procesy są definiowane przy użyciu projektanta procesów dostępnego w środowisku Office- Objects WorkFlow, który obejmuje wszystkie aspekty specyfikowanego modelu procesu. Przykładowy zrzut ekranu projektanta procesów przedstawia Rysunek 2. 46

47 Rysunek 2. Projektant Procesów OfficeObjects WorkFlow Dla każdej czynności procesu są definiowane: reguła wejścia/wyjścia reguły przydziału wykonawców, to jest użytkowników, u których na liście zadań pojawi się odpowiedni wpis identyfikator aplikacji wywoływanych dla czynności automatycznych. Dodatkowo można określić reguły wyznaczające ograniczenia czasowe, reakcję na sytuacje wyjątkowe, akcje wykonywane przed i po czynności oraz parametry zdarzeń. Poprzez moduł projektanta procesów można uzyskać dostęp do biblioteki wzorców definicji standardowych procesów. Wykonanie instancji procesów Graficzny interfejs użytkownika obejmuje listę zadań użytkownika do wykonania z rozbudowanymi funkcjami narzędziowymi oraz mechanizmem kategoryzacji zadań. Listy zadań obejmują zarówno zadania do wykonania jak i zakończone. Przykład listy zadań prezentuje Rysunek 3. Graficzne interfejsy zadań procesów są oparte o dynamiczne formularze OfficeObjects eforms pozwalające na generowanie odpowiednich widoków i towarzyszących im funkcji użytkowych właściwych dla poszczególnych zadań realizowanych w ramach instancji procesu. Przykład widoku graficznego interfejsu procesu obsługi wyjazdów służbowych przedstawia Rysunek 4. Wartości pól formularza, który jest fizycznie odwzorowany w pliku XML, są wykorzystywane jako zmienne wyrażeń BPQL sterujących wykonaniem instancji procesu. Wybrane pola są również odwzorowywane w tabelach relacyjnej bazy danych co umożliwia analizę wykonania procesów, w tym tworzenie dynamicznych widoków OLAP. 47

48 Widoczne poniżej formularza przyciski reprezentują funkcje dostępne dla wykonawcy zadania procesu, przy czym repertuar dostępnych funkcji może być różny dla poszczególnych zadań podobnie jak zakres widocznych pól formularza. Graficzny interfejs procesu OfficeObjects WorkFlow jest prezentowany w środowisku przeglądarki internetowej i może być wykorzystywany na komputerach osobistych użytkowników oraz na ich urządzeniach mobilnych. W przypadku wykorzystywania aplikacji zewnętrznych w ramach zadań manualnych realizowanych w instancji procesu, użytkownicy mają dostęp do ich natywnych interfejsów. Natomiast czynności automatyczne procesów są wykonywane albo przez funkcje systemowe oprogramowania OfficeObjects albo przez automatycznie uruchamiana zewnętrzne aplikacje. Procesy wdrożone w środowisku architektury SOA wykonują czynności automatyczne wywołując lub wystawiając odpowiednio zdefiniowane usługi sieciowe (ang. web service). Rysunek 3. Graficzny interfejs listy zadań OfficeObjects WorkFlow. 48

49 Rysunek 4. Przykład interfejsu graficznego zadania w procesie obsługi delegacji Informacje o producencie / dystrybutorze: Zakres działalności Rodan Development Sp. z o.o. Rok rozpoczęcia działalności: 1997 Kapitał zakładowy: PLN Wyczółki Warszawa Tel. (22) Fax (22) Poczta el.: info@rodan.pl Dystrybucja i rozwój oprogramowania narzędziowego OfficeObjects Firma udziela licencji na oprogramowanie narzędziowe OfficeObjects, rozwija to oprogramowanie oraz prowadzi usługi serwisu technicznego oprogramowania, szkolenia, oraz konsultacji. Projektowanie, realizacja i wdrażanie systemów zarządzania informacją i procesami działalności 49

50 Działalność usługowa Rodan Development polega w przeważającej części na projektowaniu, realizacji i wdrażaniu systemów informatycznych wykonywanych w technologii procesowej i opartych o zaawansowaną platformę zarządzania informacją OfficeObjects. Prace badawcze w obszarze metod i narzędzi projektowania procesowych systemów informatycznych Prace badawcze prowadzone w Rodan Development we współpracy z krajowymi i zagranicznymi ośrodkami badawczymi dotyczą przede wszystkim obszarów związanych z dalszym rozwojem architektury i możliwości technologicznych oprogramowania narzędziowego Office- Objects a ich celem jest podniesienie jakości i obniżenie kosztów realizacji jego zastosowań. Informacje o prowadzonych pracach badawczych są dostępne w Produkty Produkty oprogramowania OfficeObjects obejmują dwa środowiska realizacji rozwiązań aplikacyjnych: OfficeObjects Document Manager dostarczający zaawansowanych funkcji zarządzania repozytorium multimedialnych obiektów informacyjnych OfficeObjects Service Broker dostępny w środowiskach portalowych zgodnych ze standardem JSR 286 jest wykorzystywany do realizacji aplikacji webowych opartych o złożone usługi elektroniczne. Oba środowiska są ściśle zintegrowane dzięki wykorzystaniu takich modułów narzędziowych jak OfficeObjects WorkFlow, OfficeObjects eforms i OfficeObjects Ontology Manager. Materiały opisujące możliwości poszczególnych modułów oprogramowania OfficeObjects są opublikowane w Projekty Projekty realizowane na platformie oprogramowania OfficeObjects mają charakter rozwiązań na zamówienie ściśle dopasowanych do potrzeb klientów. Ponieważ wykorzystywane oprogramowanie narzędziowe jest całkowicie uniwersalne, tworzone rozwiązania mogą być wdrażane w dowolnych docelowych obszarach dziedzinowych. Przedstawiamy poniżej kilka przykładowych rozwiązań aplikacyjnych eksploatowanych na takich rynkach wertykalnych jak administracja publiczna, energetyka, instytucje akademickie i naukowo-badawcze, służba zdrowia, czy zakłady przemysłowe. Repozytoria dokumentacji Repozytoria dokumentacji występują jako podstawowa platforma zarządzania danym, zarówno nie sformatowanymi, jak na przykład dokumenty elektroniczne czy pliki multimedialne, jak i sformatowanymi przechowywanymi w tabelach relacyjnej bazy danych. Istotną cechą repozytorium dokumentacji OfficeObjects Document Manager jest możliwość definiowania dowolnych klas obiektów informacyjnych wyróżnianych przyjętym zbiorem metadanych i przechowujących dowolne konfiguracje plików binarnych. 50

51 Poza płaskim modelem danych, typowym dla tego typu repozytoriów, repozytorium dokumentów OfficeObjects daje możliwość definiowania semantycznych modeli danych odwzorowujących pojęciowy model klas obiektów informacyjnych. Modele semantyczne prezentowane w interfejsie graficznym map wiedzy (Rysunek 1) pozwalają na wyszukiwanie dokumentów poprzez nawigację w modelu powiązań repozytorium. Rysunek 1. Przykład mapy wiedzy repozytorium dokumentów OfficeObjects Przykład mapy wiedzy repozytorium dokumentów Fundacji Partnerstwa Technologicznego pokazuje fragment pojęciowego modelu zasobów wiedzy instytucji naukowych współpracujących w ramach wspólnego systemu zarządzania wiedzą. Ważnym obszarem zastosowań platformy OfficeObjects są repozytoria dokumentacji technicznej pozwalające na bezpośredni i szybki dostęp upoważnionych użytkowników do korporacyjnych zasobów wiedzy technicznej. Możliwość dopasowania metadanych opisujących poszczególne klasy dokumentów oraz integracja z zewnętrznymi systemami ERP, jak na przykład SAP, pozwala na wdrożenie repozytorium dokumentacji technicznej jako modułu zintegrowanej architektury korporacyjnych systemów informatycznych. 51

52 Rysunek 2. Rysunek techniczny prezentowany przez OfficeObjects File Viewer Dokumenty techniczne prezentowane w przeglądarce internetowej przez moduł OfficeObjects File Viewer obejmują takie formaty plików binarnych jak doc, xls, docx, xlsx, jpg, tiff, pps, dxf, dwf, dwg, eps, png, DjVu, psd, cdr, mpp, pdf. Procesy działalności Rozwiązania aplikacyjne realizowane przez Rodan Development cechują się konsekwentnie wdrażaną architekturą procesową. Procesy realizowane w oparciu o środowisko narzędziowe OfficeObjects WorkFlow stanowią podstawową warstwę integracyjną realizowanych systemów informatycznych zapewniającą interoperacyjność wewnętrznych modułów funkcjonalnych platformy OfficeObjects oraz dowolnych zewnętrznych systemów informatycznych. OfficeObjects WorkFlow współpracuje z zaawansowanymi środowiskami integracyjnymi typu ESB (Enterprise Service Bus). Przykładem rozwiązań procesowych dużej skali mogą być procesy obiegu dokumentów wdrażane w dużych instytucjach administracji publicznej obsługujące często wiele tysięcy współpracujących użytkowników. Przykład modelu procesu obsługi korespondencji w jednej z instytucji publicznych pracującej w oparciu o platformę OfficeObjects przedstawia Rysunek 3. 52

53 53 Rysunek 3. Widok grafu instancji procesu obiegu dokumentów w instytucji publicznej

54 Poszczególne czynności procesu są obsługiwane albo jako zadania manualne przez pracowników instytucji dobranych zgodnie z przyjętymi regułami przypisania wykonawców, albo jak zadania automatyczne obsługiwane przez funkcje systemowe OfficeObjects lub zewnętrzne systemy informatyczne. W ramach obszarów dziedzinowych użytkownicy platformy OfficeObjects wykorzystują biblioteki wzorców definicji procesów do rozwoju zakresu funkcjonalności wdrożonych rozwiązań. Planowanie i monitorowanie projektów Typową organizacją pracy w wielu instytucjach jest praca projektowa, taka jak na przykład realizacja projektu informatycznego, która istotnie różni się od klasycznych rutynowych procedur zazwyczaj wspieranych przez platformy BPM. Modelem procesu w tym przypadku jest PERT, który jest odwzorowywany jako model sieciowy lub harmonogram Gantt a. Podobnie jak w przypadku klasycznych procesów BPMN wykonywane są funkcje przydziału wykonawców poszczególnych zadań, kontrola ograniczeń wykonania ze względu na wzajemne zależności czasowe czynności, oraz prezentacja stanu procesu sterującego wykonaniem projektu. Przykładem tego ostatniego jest pulpit projektu realizacji oprogramowania (Rysunek 4). Rysunek 4. Pulpit procesu realizacji projektu informatycznego Szerszym obszarem, poza samą koordynacją wykonania zadań projektu i prezentacją jego stanów, jest planowanie struktury zadań i budżetu projektu oraz monitorowanie jego postępów. Przykład takiej architektury rozwiązania pokazuje Rysunek 5. 54

55 Rysunek 5. Architektura systemu planowania i monitorowania budżetów projektów W takim przypadku system wykorzystuje procesy wspierające rutynowe procedury, takie jak obieg faktur kosztowych i obsługa delegacji i zaliczek, a cykl życiowy projektu jest objęty procesem tworzenia, monitorowania, i modyfikacji planu i budżetu projektu. Opis wdrożeń opublikowano w Linki do filmów prezentujących system: Przedstawiamy wybrane przypadki użycia Systemy Zarządzania Nauką Instytutu Hematologii i Transfuzjologii w Warszawie: 55

56 Podejście do wdrożenia: Proces wdrożenia OfficeObjects Cykl życiowy projektu BPM Cykl życiowy typowego projektu systemu informatycznego realizowanego w architekturze procesowej w oparciu o platformę OfficeObjects zależnie od zakresu aplikacyjnego projektu trwa od 3 do 9 miesięcy. Istotny wpływ na czas trwania projektu i jego koszt ma możliwość wykorzystania wzorców modeli procesów istniejących w bibliotece OfficeObjects. Schemat cyklu życiowego typowego projektu BPM realizowanego na platformie OfficeObjects prezentuje Rysunek 1. Rysunek 1. Cykl życiowy projektu OfficeObjects WorkFlow [Anna Staniszczak, Witold Staniszkis, The OfficeObjects WorkFlow Lifecycle, in Application Tools in Knowledge Management and Strategy Development: Methodological aspects and case studies, LAP LAMBERT Academic Publishing, Germany, 2016] Poza oczywistym zaangażowaniem kadry kierowniczej i przyszłych użytkowników realizowanego rozwiązania BPM dwie pierwsze fazy cyklu życiowego projektu są zazwyczaj realizowane 56

57 przez konsultantów występujących w roli ekspertów dziedzinowych z którymi w różnym stopniu współpracują konsultanci BPM. Fazy projektu pojęciowego i implementacji procesów biznesowych, wykonywane w oparciu o zwinne (ang. agile) techniki tworzenia rozwiązań procesowych, są realizowane przez konsultantów BPM w ścisłej współpracy z przyszłymi użytkownikami. Podobnie przebiegają kolejne fazy cyklu życiowego obejmujące takie działania jak administracja i monitorowanie procesów oraz wdrażanie innowacji polegających na poprawie procedur biznesowych wspieranych przez rozwiązanie BPM. Fazy projektowania pojęciowego i implementacji procesów biznesowych wykorzystujące środowisko narzędziowe OfficeObjects są wykonywane w oparciu o sformalizowaną metodykę BPM opracowaną w firmie Rodan Development. Rysunek 2. Drzewo decyzji metodyki projektowania procesów OfficeObjects [Witold Staniszkis, Empowering the Knowledge Worker, End-User Software Engineering in Knowledge Management, in Proceedings of the 17 th International Conference on Enterprise Information Systems, Barcelona, April 27 30, 2015, Lecture Notes in Computer Science, Springer Verlag] Zakres decyzji projektowych podejmowanych dla każdego z realizowanych procesów biznesowych przedstawia Rysunek 2. Poziom dostępnych narzędzi jest wystarczająco wysoki by część decyzji projektowych mogła być specyfikowana i bezpośrednio implementowana przez użytkowników pełniących rolę właścicieli procesów (ang. process owner). Decyzje oznaczone znakiem x wymagają bardziej zaawansowanej wiedzy technicznej. Systemy informatyczne realizowane w architekturze procesowej na platformie OfficeObjects wykorzystują zazwyczaj możliwości funkcjonalne repozytorium OfficeObjects zarządzane przez moduł narzędziowy OfficeObjects Document Manager. 57

58 Rysunek 3 prezentuje drzewo decyzji projektowych podejmowanych w trakcie projektowania i implementacji repozytorium dokumentów. Istotną cechą rozwiązań aplikacyjnych OfficeObjects jest możliwość ich realizacji w oparciu prawie wyłącznie o funkcjonalność środowiska narzędziowego dostępnego w tej platformie. Podobnie jak w przypadku procesów implementacja większości aspektów tworzonego rozwiązania nie przekracza możliwości zaawansowanego użytkownika (ang. power user). Zakres zastosowań wykorzystujących repozytorium OfficeObjects pokrywa spektrum od prostych zbiorów dokumentacji biznesowej, złożonych repozytoriów dokumentacji technicznej, do rozbudowanych platform zarządzania wiedzą opartych o modele semantyczne zasobów informacji. Mapy wiedzy stosowane w przypadku złożonych modeli repozytoriów obiektów wiedzy pozwalają na integrację wewnętrznych i zewnętrznych zasobów wiedzy w ramach automatycznie utrzymywanej sieci powiązań. Rysunek 3. Drzewo decyzji metodyki projektowania repozytorium OfficeObjects [Witold Staniszkis, Empowering the Knowledge Worker, End-User Software Engineering in Knowledge Management, in Proceedings of the 17 th International Conference on Enterprise Information Systems, Barcelona, April 27 30, 2015, Lecture Notes in Computer Science, Springer Verlag] 58

59 Wskazane w tekście publikacje zawierające znacznie więcej informacji dotyczących procesu projektowania rozwiązań aplikacyjnych OfficeObjects są dostępne w Opinie klientów: Wybrane referencje Lista projektów OfficeObjects (lata ) Fundacja Partnerstwa Technologicznego Instytut Hematologii i Transfuzjologii Instytut Medycyny Pracy Komenda Główna Państwowej Straży Pożarnej Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Metro Warszawskie Miasto Stołeczne Warszawa Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa Ministerstwo Rozwoju Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Urząd Miasta Świdnicy Urząd Miasta Krotoszyn WWF Polska Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Poznaniu Zarząd Dróg i Zieleni w Gdańsku Przedstawione poniżej opinie dotyczą przykładowych wdrożeń omawianych w sekcji Projekty opisu firmy Rodan Development Sp. z o.o. Fundacja Partnerstwa Technologicznego Firma Rodan Development sp. z o.o. zrealizowała należycie projekt modernizacji i rozbudowy systemu zarządzania wiedzą Fundacji Partnerstwa Technologicznego Technology Partners. Architektura systemu, zrealizowanego w technologii JEE (Java Enterprise Edition), obejmuje portal intranetowy stanowiący platformę współpracy partnerów fundacji oraz wielojęzyczny portal internetowy dostępny dla potencjalnych partnerów zewnętrznych. Zasoby wiedzy są dostępne w ramach multimedialnego repozytorium. System jest zainstalowany w prywatnej chmurze obliczeniowej utworzonej i eksploatowanej przez Fundację Partnerstwa Technologicznego dla następujących uczestników systemu: Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS Warszawa Instytut Badawczy Dróg i Mostów Warszawa Centralny Ośrodek Badawczo Rozwojowy Opakowań Warszawa Instytut Biochemii i Biofizyki PAN Warszawa Instytut Logistyki i Magazynowania Poznań Instytut Lotnictwa Warszawa Instytut Mechaniki Precyzyjnej Warszawa Instytut Metali Nieżelaznych Gliwice Instytut Optyki Stosowanej Warszawa 59

60 Instytut Podstawowych Problemów Techniki PAN Warszawa Instytut Techniczny Wojsk Lotniczych Warszawa Instytut Tele- i Radiotechniczny Warszawa Instytut Włókien Naturalnych i Roślin Zielarskich Poznań Instytut Zaawansowanych Technologii Wytwarzania Kraków Wydział Inżynierii Materiałowej Politechniki Warszawskiej Warszawa Dr Tomasz Kośmider /Prezes Zarządu Fundacji Technology Partners/ WWF Polska Firma Rodan Development sp. z o.o. zrealizowała należycie System Planowania i Monitorowania Budżetów Projektów (PMBP) opracowany na platformie oprogramowania narzędziowego OfficeObjects, który został wdrożony w WWF Polska. Architektura systemu obejmuje procesy obiegu faktur i delegacji, funkcje planowania i rewizji budżetów projektów, oraz moduł monitorowania projektów obejmujący funkcje raportowania stanu kluczowych parametrów finansowych jak również pulpit stanów projektów (dashboard). Projekt został zakończony w kwietniu 2016 roku. Pani Monika Bartosińska /Kierownik ds. Finansów i Administracji/ Urząd m. st. Warszawy Biuro Architektury i Planowania Firma Rodan Development Sp. z o.o. wykonała na zlecenia Biura Architektury i Planowanie Przestrzennego system informatyczny Repozytorium dokumentacji architektoniczno-planistycznej m. st. Warszawy. Projekt był realizowany w okresie od 19 czerwca 2015 r. do 29 lutego 2016 r. i został zrealizowany należycie. Repozytorium dokumentacji architektoniczno-planistycznej opracowany na platformie oprogramowania narzędziowego OfficeObjects w technologii JEE jest systemem rozproszonym. Oprogramowania jest zainstalowane w architekturze maszyn wirtualnych w prywatnej chmurze obliczeniowej Urzędu m. st. Warszawy i obsługuje Biuro Architektury i Planowania Przestrzennego oraz dzielnicowe wydziały architektury i planowania przestrzennego. Marek Mikos /p.o. Dyrektora Biura Architektury i Planowania UM m.st. Warszawy/ Obecność na rynku: Lata W tym okresie zrealizowano około 70 wdrożeń platformy narzędziowej OfficeObjects w następujących obszarach zastosowań: Procesy obiegu korespondencji urzędowej Procesy obiegu dokumentacji finansowej w przedsiębiorstwach Repozytoria dokumentacji urzędowej i dokumentacji technicznej Wymiana dokumentów pomiędzy instytucjami administracji publicznej 60

61 Zarządzanie projektami Funduszy Rozwoju Regionalnego (składanie on-line, rozpatrywanie, kontrola i zarządzanie płatnościami) Procesy zarządzania procedurami zamówień publicznych w administracji publicznej Złożone usługi eurząd Lata W tym okresie zrealizowano 15 wdrożeń platformy OfficeObjects w następujących obszarach zastosowań: Procesy obiegu korespondencji urzędowej Procesy obiegu dokumentacji finansowej w przedsiębiorstwach Repozytoria dokumentacji urzędowej i dokumentacji technicznej Planowanie i monitorowanie projektów Zarządzanie wiedzą i instytucjach badawczych Przychody lata Przychody obejmują następujące kategorie usług realizowanych na platformie OfficeObjects : Projektowanie i wdrażanie rozwiązań aplikacyjnych 70% Konserwacja oprogramowania i serwis techniczny 20% Licencje OfficeObjects -10% Plany rozwojowe: Prowadzone prace badawczo-rozwojowe oraz wynikająca z tych prac mapa drogowa rozwoju platformy OfficeObjects są wypadkową rozwoju metod i technik współczesnych rozwiązań BPM oraz, w przypadku rozwoju funkcji narzędziowych, potrzeb zgłaszanych przez użytkowników oraz partnerów. Prace badawcze-rozwojowe Metodyka i narzędzia projektowania procesowych systemów informatycznych Architektura oprogramowania zarządzania wiedzą Rozwój oprogramowania narzędziowego OfficeObjects Funkcje wsparcia realizacji aplikacji procesowych przez końcowego użytkownika o Rozwój narzędzi projektowania aplikacji i testów automatycznych o Publikacja szkoleń elearning w technologii MOOCs o Rozwój biblioteki wzorców definicji procesów o Metodyka projektowania aplikacji procesowych OfficeObjects Funkcje wsparcia administracji platformą narzędziową OfficeObjects o Automatyzacja instalacji i parametryzacji środowiska OfficeObjects o Rozwój funkcji pulpitów procesów (ang. dashboard) o Rozwój funkcji monitorowania instancji procesów Funkcje wsparcia aplikacji mobilnych o Rozwój mechanizmów publikacji i obsługi usług sieciowych o Rozwój funkcji wspierających projektowanie responsywne (ang. responsive design) o Dedykowane aplikacje mobilne (ang. apps) dla platformy OfficeObjects 61

62 Wymagania techniczne: Oprogramowanie podstawowe System operacyjny: Linux, Windows Serwer aplikacyjny: JBoss, JVM System ZBD: PostgreSQL, Oracle, DB2, MS SQL Wirtualizacja: VMware Raporty: TIBCO Jasper Reports Enterprise Service Bus: Mule Przeglądarki: Firefox, Internet Explorer, Chrome, Opera, Safari Konfiguracja maszyn wirtualnych Minimalna konfiguracja maszyn wirtualnych VMware (Rysunek 1) z przydzielonymi wymaganymi zasobami sprzętowymi może być skalowana w górę zależnie od przewidywanej liczby aktywnych użytkowników. Prezentowana konfiguracja wykorzystywana dla standardowych procesów obiegu dokumentów może obsłużyć około 300 zalogowanych użytkowników pracujących ze średnią intensywnością. Pamięć dyskowa dla repozytorium dokumentów OfficeObjects zależy od przewidywanego woluminu danych. Przy dużych zasobach zalecane jest stosowanie macierzy dyskowych oraz bibliotek taśmowych dla kopii zabezpieczających. Wskazany w konfiguracji system ZBD PostgreSQL może być zastąpiony dowolnym z wymienionych w wymaganiach na oprogramowanie podstawowe. Rysunek 1. Konfiguracja maszyn wirtualnych instalacji OfficeObjects 62

63 Polityka cenowa: Licencje Jednorazowa opłata obejmuje: Niewyłączną bezterminową licencję na użytkowanie oprogramowania OfficeObjects 12 miesięcy gwarancji Roczna opłata konserwacyjna obejmuje: Konserwację oprogramowania i wsparcie techniczne Prawo do nowych wersji Dzierżawa oprogramowania narzędziowego Miesięczna opłata obejmuje: Czasową licencję na użytkowanie oprogramowania narzędziowego OfficeObjects Konserwację oprogramowania i wsparcie techniczne Prawo do nowych wersji Hosting w chmurze Miesięczna opłata obejmuje: Opłata za wykorzystanie zasobów ochrony dostępu, serwera i urządzeń pamięci zewnętrznej Opłata za administrację systemu obejmującą zabezpieczenie danych i oprogramowania Czasową licencję na użytkowanie oprogramowania narzędziowego OfficeObjects Konserwację oprogramowania i wsparcie techniczne Prawo do nowych wersji 63

64 Nazwa systemu: Oracle BPM Suite Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: Oracle Polska Sp. z o.o. ul. Przyokopowa Warszawa reception_pl@oracle.com tel.: (22) fax: (22) info:

65 65 Kontekst Nieefektywność współczesnych procesów dostarczania oprogramowania widać gołym okiem. Firmy, które do tej pory zyskiwały przewagę dzięki informatyce, zaczynają odczuwać, że informatyka im ciąży. W porównaniu do tempa zmienności okoliczności rynkowych, zwłaszcza w niektórych branżach, tempo wprowadzania zmian w aplikacjach jest bowiem rażąco niskie. Proces dostarczania oprogramowania wygląda dziś następująco. Analitycy ustalają z biznesem założenia i wymagania funkcjonalne, na podstawie których projektanci tworzą model formalny. Na podstawie modelu programiści tworzą kod, który następnie jest testowany, a później wdrażany. Tak to wygląda od dobrych kilku dziesięcioleci. Zmiana założeń, a nawet w definicji procesu biznesowego wymaga zmiany w modelu, a w konsekwencji w kodzie, który trzeba zmodyfikować, przetestować i wdrożyć. Co z tego wynika, wiadomo: każda zmiana biznesowa wymaga zaplanowania i uruchomienia projektu IT, któremu trzeba przyznać zasoby i budżet a pewności co do efektu i terminowości i tak nie ma. Wszystko dlatego, że oprogramowanie aplikacyjne jest projektowane i tworzone jako monolit. Nie, nie ma to nic wspólnego z technologiami komponentowymi czy podziałem na moduły funkcjonalne. Problem w tym, że opis procesów biznesowych jest skutecznie wymieszany z kodem realizującym inne funkcje, często bardzo niskopoziomowe, jak otwieranie połączeń sieciowych, sprawdzanie spójności danych, czy aktualizowanie zapisów w bazie danych. Co gorsza, procesy biznesowe opisywane są językami programowania, dla których proces biznesowy to abstrakcja jak każda inna, np. procedura uruchamiania reaktora jądrowego, czy sterowanie ruchem ulicznym. W rezultacie, każda zmiana definicji procesu wymaga upewnienia się, że jej wprowadzenie nie naruszy ścian nośnych systemu lub jego ważnych instalacji. Mimo wszystkich tych starań, jak w dawnych komediach, zdarza się, że z prysznica leci gaz, a z kuchenki woda. Uczestnikom procesów ani obsługiwanym przez firmę klientom nie jest jednak wtedy ani przez chwilę do śmiechu. Fachowcom mającym usterki usunąć też nie, bo jak w takim galimatiasie znaleźć przyczynę problemu i zażegnać go pod presją czasu, najlepiej na wczoraj? Krótko mówiąc, jeśli firmy chcą zwiększać tempo wprowadzania zmian w procesach, dotychczasowe metody dostarczania oprogramowania biznesowego raczej nie mają przed sobą wspaniałej perspektywy. Technologie, dzięki którym opisy procesów nie giną w gąszczu kodu istnieją od kilku lat. Powstały języki opisu procesów, a także nowoczesne środowiska silniki procesów w ramach których opisy te, po skompilowaniu, można uruchamiać. Obiektywnie patrząc, oddzielenie kodu procesowego od reszty kodu aplikacji to wielki postęp. Z punktu widzenia klientów to jednak wciąż za mało, bowiem nowego języka trzeba się nauczyć, nawet jeśli późniejsza jego kompilacja i uruchomienie odbywa się automatycznie. Fakt, że języki opisu procesów, takie jak BPEL (Business Process Execution Language) czy język opisu schematów procesów XPDL (XML Process Definition Language) zostały poddane standaryzacji, jakkolwiek cenny, również nie rozwiązuje problemów firm. Prawdziwym ograniczeniem w dotychczasowym stanie rzeczy jest bowiem czas, jaki deweloperzy poświęcają na tworzenie kodu, czyli zapisywanie procedur biznesowych w takim czy innym, ale jednak, kodzie. Jak więc przyspieszyć definiowanie procesów? Po pierwsze sprawić, by przebieg procesów i wszystkie ich atrybuty można było dosłownie narysować, najlepiej w formie schematu zgodnego ze standardem. Po drugie, trzeba sprawić by gotowy schemat można było automatycznie, a nie ręcznie, przekształcić w wykonywalny kod. Zamiast pisać kod, analitycy rysują schematy, a ich poszczególnym węzłom nadają parametry i komentarze. Wynik pracy zapisują w pliku, który jest następnie automatycznie przetwarzany do kodu wykonywalnego. Kod

66 ten, pod nadzorem informatyków, można uruchomić w środowisku symulacyjnym, a wkrótce potem w produkcyjnym. Tylko tyle? Raczej aż tyle. Dojście do tego punktu zajęło branży informatycznej kilkadziesiąt lat. Poza tym, nie mówimy dziś o wizjach przyszłości możliwych do zrealizowania kiedyś tam, na podstawie śmiałych założeń teoretycznych, ale o gotowych rozwiązaniach, dostępnych dziś i działających w wielu firmach na całym świecie. Dla firm umęczonych walką z coraz większą zmiennością biznesu i koniecznością ponoszenia wielkich kosztów na zasadniczą przebudowę środowiska aplikacyjnego co kilka lat, to propozycja nie do pogardzenia. Informacje o narzędziu Oracle BPM Suite to kompleksowy zestaw narzędzi i modułów z obszaru integracji oraz zarządzania procesami biznesowymi. Rysunek 1 Komponenty zestawu Oracle Unified BPM Suite Oracle Unified BPM Suite zawiera narzędzia umożliwiające: modelowanie procesów, ich analizę, symulację i optymalizację. Dotyczy to potencjalnie wszystkich procesów zidentyfikowanych w organizacji. Dostępne są symulacje ilościowe, jakościowe, kosztowe, wg. określonych kryteriów, wraz z możliwościami uwzględniania w symulacji wyników działania rzeczywistych procesów uruchomionych w silniku, wytwarzanie aplikacji procesowych, czyli tworzenie aplikacji wspierających zidentyfikowany, zamodelowany i zoptymalizowanych proces, bądź procesy. Narzędzia umożliwiają projektowanie struktur danych używanych w procesie, interfejsu graficznego użytkownika do komunikacji aplikacji procesowych z użytkownikami (uczestnikami procesów) oraz do orkiestracji usług wywoływanych przez proces w trakcie jego działania, 66

67 kontrolę sekwencyjności etapów procesów, monitorowanie procesów (ang. Business Activity Monitoring), utworzenie pełnego środowiska portalowego, jako narzędzia do prezentacji procesów, uczestnictwa w tych procesach, współpracy w ramach procesów, itd. Oracle Unfied BPM Suite zawiera następujące główne elementy: BPM Studio narzędzie developerskie służące do modelowania procesów biznesowych i wytwarzania aplikacji procesowych. Jeśli procesy biznesowe były modelowane przy pomocy innych narzędzi, to praca z narzędziem koncentruje się wokół zagadnień developerskich, w zakresie przetworzenia modelu procesu w aplikację ten proces wspierającą. Rysunek 2 Narzędzie do modelowania procesów i wytwarzania aplikacji procesowych. Notacją stosowaną w narzędziu jest BPMN 2.0. Narzędzie zawiera typowe dla notacji aktywności, takie jak: start procesu, koniec procesu, czynność interaktywna, czynność systemowa, przejście pomiędzy krokami procesu, warunki logiczne, kroki regułowe, itd. Dostępne są także aktywności pozwalające na asychroniczne wywoływanie usług i kryjących się za usługami aplikacji, systemów lub procedur oraz kroki związane z oczekiwaniem na odpowiedz (ponowne wywołanie procesu) przychodzącej z zewnątrz. Umożliwia to uzależnienie przepływu procesu od pewnych aktywności środowiska zewnętrznego, co oznacza nie tylko użytkowników, ale także inne aplikacje, procesy obce, systemy, itd. 67

68 Rysunek 3 Modelowanie procesu. Aktywności dostępne w ramach notacji BPMN 2.0 W modelu procesu określa się także role użytkowników, jako uczestników procesu poprzez położenie odpowiednich aktywności na właściwych swimlanes. Dzięki temu możliwe jest mapowanie kolejnych aktywności z logicznymi rolami w procesie, które to określają uprawnienia i odpowiedzialność uczestników procesu. Process Composer narzędzie wizualizujące modele procesów z elementami współpracy nad wytworzonymi modelami procesów. Narzędzie jest przeznaczone szerokiego grona użytkowników, w tym również użytkowników biznesowych. Process Composer nie prezentuje użytkownikowi końcowemu wszystkich szczegółów implementacji procesów, dlatego też stanowi przejrzysty zbiór modeli, definicji procesów obowiązujących w organizacji lub takich, nad którymi organizacja jeszcze pracuje. Jednocześnie użytkownicy biznesowi, którzy znają biznes i posiadają umiejętności analityczne mogą przy pomocy tego narzędzia modyfikować modele procesów. Narzędzie jest dostępne przez przeglądarkę, toteż nie wymaga instalacji żadnego oprogramowania na stacji roboczej użytkownika. Rysunek 4 Oracle BPM Process Composer. Narzędzie do modelowania i przeglądania procesów przeznaczone dla użytkowników biznesowych. 68

69 BPM Runtime silnik odpowiedzialny za automatyzację procesów biznesowych, które najpierw muszą zostać zdefiniowane w BPM Studio. Zadaniem warstwy odpowiedzialnej za zarządzanie procesami jest orkiestracja procesów z uwzględnieniem użytkowników, struktury organizacyjnej, aplikacji i systemów zewnętrznych. Moduł ten zarządza regułami biznesowymi, tworzy historię procesów, która pozwala na ich głęboką analizę biznesową. Środowisko uruchomieniowe łączy wiele technologi w unikalny i jednolity sposób. Ten sam silnik jest odpowiedzialny za uruchamianie i zarządzanie procesami integracyjnymi (procesy zgodne ze standardem BPEL, Business Process Execution Language), jak również za procesy biznesowe z udziałem czynnika ludzkiego (w zgodzie ze standardem BPMN 2.0, Business Process Modelling Notation), Rysunek 5. Środowisko uruchomieniowe dla aplikacji procesowych. W ramach jednego silinika procesów dostępnych jest kilka technologii, w tym BPEL oraz BPMN. Process Analitics środowisko do analizy i monitorowania procesów biznesowych. Środowisko BPM Suite umożliwia definiowanie mierników biznesowych (KPIs - Key Performance Indicators), które następnie mogą być monitorowane, analizowane i uwzględniane w raportach. Zawarte są moduły BAM, które umożliwiają budowanie kokpitów menadżerskich, które w przejrzystej formie prezentują użytkownikom mierzone wartości. 69

70 Rysunek 6. Moduł BAM. Definicja wskaźników biznesowych, tworzenie kokpitów menadżerskich, monitorowanie w czasie rzeczywistym. Process Spaces moduł portalowy zintegrowany ściśle ze środowiskiem do uruchamiania i zarządzania procesami biznesowymi. Dostępne są gotowe portlety reprezentujące środowisko BPM oraz szeroka paleta gotowych komponentów z obszaru usług społecznościowych i narzędzi do współpracy użytkowników. Rysunek 7. Środowisko portalowe zintegrowane z modułami BPM. Narzędzia do współpracy użytkowników oraz narzędzia społecznościowe. 70

71 Informacje o producencie / dystrybutorze: Oracle (oracle.com) jest dostawcą kompleksowych rozwiązań IT dla biznesu, oferuje pełny i zintegrowany stos aplikacji chmurowych oraz usług platformy, obsługując na świecie ponad 420 tys. klientów. Firma zatrudnia ponad 130 tys. specjalistów, zaś jej roczny obrót wynosi 37 mld USD (w roku finansowym 2016). Serwery baz danych, oprogramowanie middleware oraz narzędzia i aplikacje biznesowe, jak również sprzęt komputerowy oraz usługi IT (konsulting, szkolenia, asysta techniczna) oferowane są w 145 krajach na całym świecie. Oracle współpracuje z ponad 25 tys. firm partnerskich. Siedziba główna Korporacji znajduje się w Redwood Shores w Kalifornii. Na liście klientów Oracle znajdują się wszystkie firmy z listy Fortune 100. W 1992 r. powstała firma Oracle Polska. Obecnie zatrudnia ona ponad 500 osób i współpracuje z 300 firmami partnerskimi. Aby móc dostarczyć odbiorcom rozwiązania kompleksowe i najlepsze pod względem technologicznym, Oracle ściśle współpracuje z najważniejszymi integratorami systemów IT. 71

72 Nazwa systemu: Platforma webmethods BPMS z komponentem modelującym ARIS Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: Software AG, Uhlandstr. 12 D Darmsztadt, Niemcy Software AG Polska Sp. z o.o. ul. Piękna Warszawa Telefon: Fax: polska@softwareag.com 72

73 Informacje o systemie: Platforma webmethods BMPS umożliwia pełne zarządzanie, monitorowanie, doskonalenie i integrację procesów biznesowych. Platforma zwiększa szybkość, widoczność, spójność i elastyczność procesów biznesowych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ich realizacji. Dzięki wyeliminowaniu zadań wykonywanych ręcznie oraz niespójnych procesów można zwiększyć produktywność, zmniejszyć liczbę błędów oraz skuteczniej egzekwować odpowiedzialność. Oferowany kompletny pakiet umożliwia wykrywanie i rozwiązywanie problemów biznesowych, zanim będą mieć one wpływ na działalność biznesową lub klienta. Platforma webmethods obejmuje najlepszą technologię oraz praktyki, czyli wszystko to, co jest potrzebne, aby rozpocząć korzystanie z niej i uzyskanie szybkich efektów biznesowych. Platforma webmethods BPMS, to: szybkie wdrożenie rozwiązań opartych na procesach przy użyciu dotychczasowej infrastruktury informatycznej. zwiększenie wydajności dzięki koordynacji procesów, systemów i danych. spełnianie warunków umów o poziom usług (SLA) i zarządzanie wyjątkami dzięki analizie w czasie rzeczywistym. utrzymywanie kontaktu z klientami poprzez wiele kanałów dostępu. Co umożliwia platforma? Tworzenie i uruchamianie aplikacji biznesowych: Możliwość błyskawicznego tworzenia i zmieniania procesów biznesowych i obiegów informacji. Tworzenie aplikacji spełniających wymagania przedsiębiorstwa w zakresie szybkości działania. Usprawnienie współpracy pomiędzy działem informatycznym a innymi działami firmy. Zarządzanie zadaniami i zespołami Koordynowanie zadań biznesowych wykonywanych ręcznie oraz zarządzanie nimi. Wspieranie współpracy pomiędzy interesariuszami z poszczególnych działów. Utrzymywanie kontaktu z pracownikami za pomocą urządzeń mobilnych. Monitorowanie działań biznesowych Monitorowanie wskaźników KPI dotyczących procesów w czasie rzeczywistym. Otrzymywanie w czasie rzeczywistym alertów o wyjątkach i natychmiastowe reagowanie na nie. Uzyskiwanie informacji o potencjalnych problemach operacyjnych przed ich wystąpieniem dzięki analityce predykcyjnej. 73

74 NAJWAŻNIEJSZE KORZYŚCI Większa efektywność Ciągłe usprawnianie procesów biznesowych oraz większa ich efektywność. Wyeliminowanie ręcznych procesów, które są czasochłonne, kosztowne i narażone na błędy. Ułatwienie standaryzacji procesów w firmie w celu obniżenia kosztów. Większa przejrzystość Monitorowanie wydajności w trakcie wykonywania procesów. Możliwość podjęcia działań na podstawie informacji uzyskanych dzięki analizie procesów w czasie rzeczywistym i kokpitom menedżerskim. Uzyskanie widoczności Wykrywanie wąskich gardeł w celu optymalizacji zarządzania personelem. Zapewnienie klientom i partnerom biznesowym wglądu w procesy biznesowe Twojego przedsiębiorstwa. Możliwość sprawdzania poprawności działania procesów w celu wskazania obszarów wymagających usprawnień. Mierzenie produktywności i przewidywanie korzyści płynących z kolejnych zmian w procesach. Wyższa jakość Zapewnienie spójności i uniknięcie błędów wynikających z ręcznego wykonywania procesów. Umożliwienie pracownikom stosowania tych samych zoptymalizowanych, standardowych procesów w celu obniżenia kosztów. Szybsze wprowadzanie zmian Szybkie reagowanie na zmieniające się warunki biznesowe. Elastyczność umożliwiająca wprowadzanie zmian w działalności i szybsze tworzenie nowych aplikacji. Przekształcenie działalności biznesowej i infrastruktury informatycznej dzięki elastycznym regułom i analizie procesów. MOŻLIWOŚCI Wykonywanie procesów Uruchamianie idealnie skoordynowanych procesów, co zapewnia przejrzystość, wydajność, możliwość dostosowywania i zapobiegania błędom oraz pełną widoczność. Zarządzanie regułami Interesariusze z działu informatycznego i innych działów przedsiębiorstwa mogą na bieżąco definiować i zmieniać reguły sterujące procesami bez wykonywania jakichkolwiek prac programistycznych. Kokpit menedżerski Zarządzanie procesami i zadaniami biznesowymi z monitorowaniem opartym na rolach i wskazówkami społecznościowymi. Dostosowywana skrzynka odbiorcza umożliwia przeglądanie wszystkich przypisanych zadań i ich realizację. Mechanizm rekomendacji dla specjalistów pomaga wykonywać zadania szybciej i efektywniej. Kokpit menedżerski jest dostępny jako aplikacja WWW lub aplikacja mobilna. 74

75 Analityka w pętli zamkniętej Kokpity menedżerskie udostępniają szczegółowe wizualizacje procesów i etapów, co pozwala użytkownikom określać wskaźniki KPI oraz podejmować natychmiastowe działania w oparciu o alerty dotyczące kamieni milowych procesów, celów oraz powiązanych z nimi umów o poziom usług (SLA). Gotowe dostępne działania (takie jak proces eskalacji) można zainicjować w celu usunięcia naruszeń oraz przekierowania użytkowników do kokpitu menedżerskiego w celu wspólnego przeanalizowania przyczyny problemu. Integracja treści i zarządzanie nią Możliwość wielokrotnego używania dowolnego rodzaju skoordynowanych z procesami treści nieustrukturyzowanych dokumentów, formularzy, notatek czy listów przewozowych podczas tworzenia aplikacji biznesowych. Zarządzanie zadaniami i zespołami Usprawnienie interakcji pomiędzy personelem a procesami dzięki zarządzaniu zadaniami i możliwości współpracy. Modelowanie i wykonywanie procesów Możliwość wykorzystania modeli procesów zdefiniowanych przez przedsiębiorstwo przy użyciu platformy ARIS jako punktu wyjścia do wykonywania procesów na platformie webmethods BPMS. Pozwala to dostosować strategię przedsiębiorstwa do procesów biznesowych i aplikacji, aby zapewnić zgodność struktury ze strategią. POTRZEBY BIZNESOWE Zwiększenie produktywności i jakości Wyeliminowanie etapów procesów wykonywanych ręcznie w celu zmniejszenia liczby błędów. Skoordynowanie procesów w celu przyspieszenia ich wykonywania przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów. Zapewnienie jakości dzięki zoptymalizowanym i spójnym obiegom informacji realizowanym ręcznie. Większa przejrzystość procesów Zarządzanie działalnością w oparciu o zrozumiałe i kompletne wskaźniki KPI, a nie fragmentaryczną wiedzę. Uzyskiwanie informacji dzięki analizie procesów w czasie rzeczywistym, kokpitom menedżerskim i alertom umożliwiającym identyfikowanie wąskich gardeł natychmiast po ich pojawieniu się, zanim zdążą one spowodować problemy na dalszych etapach. Przewidywanie wpływu zmian procesów na działalność przedsiębiorstwa w celu zwiększenia skuteczności oraz ułatwienia wdrożenia. Umożliwienie transformacji i zwiększenie elastyczności Dostosowywanie się do zmian w środowisku biznesowym dzięki możliwości szybkiego wprowadzania zmian w procesach i aplikacjach. 75

76 Stosowanie elastycznych reguł biznesowych i analityki operacyjnej w celu zwiększenia wydajności procesów i produktywności. Prowadzenie działalności z użyciem solidnej platformy znacznie zwiększającej elastyczność, co pozwala zyskać opinię przedsiębiorstwa zdolnego szybko wprowadzać produkty na rynek. Komponent modelujący systemu obejmuje narzędzia modelujące przeznaczone dla ekspertów oraz narzędzia działające poprzez przeglądarkę Internetową. Narzędzia te działają w oparciu o wspólne repozytorium modeli I dokumentów, obsługiwane przez ARIS Connect Server. Narzędzia modelujące ARIS Designer/Architect służą do ogólnego i szczegółowego modelowania procesów w wybranym języku graficznym. Narzędzia te służą też do modelowania innych aspektów funkcjonowania organizacji, takich jak struktury organizacyjne, hierarchie produktów, klasyfikacje ryzyk, struktury aplikacji, struktury danych i temu podobnych. W szczególności, możliwości te obejmują, między innymi, tworzenie wielopoziomowych architektur modeli, od ogólnych do szczegółowych. Zaawansowane narzędzie modelujące ARIS Architect w podstawowym zakresie posiada takie same możliwości jak ARIS Designer, dodatkowe możliwości przeznaczone są natomiast dla użytkowników zajmujących się wielowymiarową zawartości repozytorium oraz innymi zadaniami o zaawansowanym i administracyjnym charakterze. ARIS Connect Viewer jest przeznaczony do udostępniania zawartości repozytorium użytkownikom końcowym poprzez przeglądarkę. Kluczowe możliwości narzędzia obejmują: Wyszukiwanie i przeglądanie zawartości repozytorium, Łatwe przeszukiwanie zawartości repozytorium podczas wprowadzania znaków, Tworzone automatycznie metryki modeli, Dynamiczne widoki tabelaryczne, generowane automatycznie w oparciu o graficzny model procesu, Interaktywny przewodnik po modelu procesu, Listy dokumentów powiązanych z modelem I dostęp do tychże. ARIS Connect Designer przeznaczony jest dla zaawansowanych użytkowników końcowych i posiada te same możliwości, dodatkowo natomiast edycję istniejących i tworzenie nowych modeli graficznych. Narzędzie to służy także do wykonywania operacji na dokumentach podłączanych do modeli i obiektów lub używanych niezależnie. Działające przez przeglądarkę narzędzia ARIS Connect dostarczają także wielu możliwości w zakresie aktywnego, kooperatywnego doskonalenia procesów. Funkcjonalność z tym związana obejmuje w szczególności: Komentowanie całych modeli i ich elementów, Komunikowanie się użytkowników z użyciem wątków i strumieni wiadomości, Uruchamianie przepływów pracy (obiegów workflow) związanych z proponowaniem, wprowadzaniem i zatwierdzaniem zmian w zawartości repozytorium, Powiadamianie użytkowników o przydzielonych zadaniach, także poprzez pocztę elektroniczną, Dostęp do list zadań przydzielonych użytkownikom. 76

77 Komentowanie modeli pozwala na nieformalną wymianę informacji na ich temat, na przykład dotyczących możliwych zmian lub wskazówek związanych z realizacją procesów. Sformalizowane wnioski zmian można z kolei zgłaszać wyznaczonej, odpowiedzialnej za model osobie, korzystając z odpowiedniego przepływu pracy. Wyróżniki komponentu modelującego 1. Elastyczny meta-model. Mechanizmy konfiguracyjne umożliwiają szybkie tworzenie własnych modeli lub modyfikowanie istniejących, bez kodowania. 2. Uniwersalny model arkusza kalkulacyjnego, umożliwiający wykonywanie obliczeń w oparciu o atrybuty modeli i obiektów oraz przechowywanie wyników. 3. Podział repozytorium na zarządzane niezależnie bazy danych, co zwiększa bardzo znacznie bezpieczeństwo i elastyczność dostępu. 4. Uniwersalny mechanizm wyszukiwania bezpośrednich i pośrednich powiązań modeli oraz elementów (obiektów). 5. Graficzna budowa kwerend i kreator tworzenia własnych raportów w trybie WYSIWIG. 6. Automatyczne, konfigurowalne formatowanie zawartości modeli dowolnych modeli w portalu przeglądarkowym. 7. Rozbudowane możliwości kooperacji użytkowników końcowych poprzez komentowanie modeli i wymianę informacji. 8. Zintegrowane repozytorium dokumentów, do przechowywania, wyszukiwania i udostępniania dokumentów powiązanych z modelami graficznymi oraz dokumentów niezależnych. 9. Zintegrowany silnik workflow, konfigurowany modelami procesów, służący do dowolnie rozbudowanej, wielostopniowej akceptacji modeli i dokumentów oraz automatyzacji operacji na całym repozytorium. Korzyści z zastosowań komponentu modelującego A. Zwiększenie przejrzystości funkcjonowania firmy Łatwy i szybki dostęp do informacji Skuteczne wsparcie w realizacji zadań Większa przewidywalność rezultatów procesów Minimalizacja ryzyk Większa zgodność z normami i regulacjami Szybsze wprowadzanie zmian B. Lepsze wykorzystanie zasobów Mniej błędów w wykonywanych zadaniach Niższe koszty pracy Niższe koszty szkoleń nowych pracowników Wyższe osiągi realizacji procesów biznesowych C. Zwiększona skuteczność zarządzania Zwiększenie zadowolenia Klientów zewnętrznych Zwiększenie zadowolenia Klientów wewnętrznych Ułatwione zarządzanie zmianą Skuteczna informatyzacja 77

78 Informacje o producencie / dystrybutorze: Cyfrowa transformacja zmienia korporacyjne środowiska informatyczne z nieelastycznych silosów w nowoczesne architektury oparte na platformach oprogramowania, zapewniające otwartość, szybkość i elastyczność potrzebne firmom do działania w czasie rzeczywistym. Software AG oferuje pierwsze kompleksowe rozwiązanie Digital Business Platform oparte na otwartych standardach z integracją, zarządzaniem procesami, danymi in-memory, budowaniem aplikacji adaptacyjnych, analityką czasu rzeczywistego i zarządzaniem architekturą korporacyjną jako podstawowymi elementami. Modularna platforma pozwala użytkownikom już teraz budować aplikacje nowej generacji, kształtujące ich cyfrową przyszłość. Software AG od ponad 45 lat wprowadza innowacje zorientowane na klienta, dzięki czemu należy do grona liderów w wielu kategoriach innowacji i technologii cyfrowych. Firma zatrudnia ponad pracowników w 70 krajach, w tym również w Polsce. Przychody Software AG w 2016 roku wyniosły 872 mln EUR. Dodatkowe informacje: Linki do filmów prezentujących system: Podejście do wdrożenia: Software AG kładzie duży nacisk na łatwość wdrożenia i szybkie czerpanie korzyści z zaimplementowanej platformy. W zależności od stopnia złożoności planowanego projektu oraz zestawu umiejętności, jakie musi nabyć personel, długość okresu wdrożenia platformy wynosi zwykle od 2 do 4 tygodni. Można go znacząco skrócić przez skorzystanie z usług konsultingowych Software AG. Software AG udostępnia portal wiedzy i samoobsługowego wsparcia technicznego (empower.softwareag.com), jak również dużą społeczność programistów (techcommunity.softwareag.com), umożliwiające dyskusje na tematy techniczne i zawierające prezentacje wideo, artykuły wyjaśniające i próbki kodów. Software AG PRIME to ukierunkowana na procesy metodyka wdrażania produktów i rozwiązań Software AG. W oparciu o nasze wieloletnie doświadczenie konsultingowe, specjalistyczną wiedzę branżową i najlepsze praktyki Prime zapewnia metodykę ukierunkowaną na rozwiązania, która obejmuje: Proces wdrożenia całego rozwiązania. Cykl życia projektu obejmujący fazy, pakiety zadań i czynności. 78

79 Software AG oferuje szereg usług wsparcia technicznego, aby pomagać klientom w osiąganiu sukcesów. Oprócz wsparcia technicznego w wersjach Standard i Premier dostępne są następujące usługi: dedykowany menedżer sukcesu klienta, dedykowany inżynier wsparcia technicznego, wsparcie przy szybkim starcie, wsparcie przy instalacji, wsparcie przy uruchomieniu, wsparcie przy modernizacji i kontrole stanu systemu. Fazy i etapy typowego kompleksowego projektu doskonalenia procesów A. Rozpoznanie strategiczne 1. Identyfikacja strategicznych kierunków rozwoju i celów organizacji, interesariuszy, produktów i rynków 2. Zdefiniowanie architektury procesów podstawowych, wspierających i zarządczych 3. Określenie kluczowych wskaźników mierzenia osiągów procesów B. Modelowanie i analiza stanu obecnego 1. Szczegółowe modelowanie istniejących procesów 2. Analiza jakościowa i ilościowa stanu obecnego 3. Opracowanie pakietów zmian 4. Wybór opcji i zatwierdzenie pakietów zmian C. Projektowanie stanu docelowego 1. Opracowanie docelowej architektury procesów 2. Opracowanie docelowej struktury organizacyjnej 3. Szczegółowe modelowanie procesów docelowych 4. Opracowanie zasad zarządzania procesami 5. Opracowanie wytycznych i wymagań automatyzacji 6. Dokumentowanie stanu docelowego D. Zmiany organizacyjne 1. Planowanie zmian organizacyjnych 2. Przygotowanie zmian organizacyjnych 3. Wdrożenie zmian organizacyjnych Opinie klientów: TEM_RS_PL_Apr13_web_tcm pdf

80 Obecność na rynku: Wybrani Klienci, którzy z powodzeniem wykorzystują platformę webmethods BPMS w Polsce: Credit Agricole Getin Noble Bank Idea Bank Inea MPWiK Wrocław Operator Gazociągów Przesyłowych GAZ SYSTEM Orange Polska Poczta Polska Vienna Insurance Group Veolia Zakład Ubezpieczeń Społecznych Komponent modelujący ARIS jest obecny na rynku polskim od końca lat 90. ubiegłego wieku I jest najbardziej znanym narzędziem modelowania funkcjonowania firm. Przykładowi Klienci to: Agora Aquanet ARiMR Bank Zachodni WBK BGZ BNP Paribas Credit Agricole Enea ING Leroy Merlin MPWiK Wrocław PERN Poczta Polska Polska Spółka Gazownictwa PZU Uniwersytet Wrocławski VW Bank ZUS Wymagania techniczne: Platforma webmethods BPMS Środowisko rozwojowe: Windows Server 2008 Standard and Enterprise Edition Windows Server 2012 Datacenter and Standard Edition Windows 7 Professional, Ultimate, Enterprise Edition Windows 8.x Pro and Enterprise Suse Linux Enterprise Server 80

81 Red Hat Enterprise Linux Środowisko wykonawcze: Windows Server 2008 Standard and Enterprise Edition Windows Server 2012 Datacenter and Standard Edition Windows 7 Professional, Ultimate, Enterprise Edition Windows 8.x Pro and Enterprise Windows 10 Pro and Enterprise Suse Linux Enterprise Server Red Hat Enterprise Linux Server Solaris HP-UX AIX Wspieramy środowiska infrastrukturalne fizyczne, zwirtualizowane i w chmurze. Komponent modelujący Wymagania serwera ARIS Connect dla 50 jednoczesnych użytkowników 16 GB RAM, 8 x rdzeni procesora, MS Windows Server 2008, 2012 i 2016 oraz Windows 10 Standardowa baza danych PostgreSQL, MS SQL 2008, 20012, 2014 i 2016 oraz Oracle 11.x i 12.x Wymagania narzędzi modelujących dla ekspertów 4 GB RAM, MS Windows 7, 8, 8.1 i 10 oraz MS Windows Server 2008, 2012 i 2016 Wymagania narzędzi działających w przeglądarce Microsoft Internet Explorer od wersji 9 wzwyż, Mozilla Firefox od wersji 38 wzwyż, Google Chrome od wersji 27 wzwyż 81

82 Nazwa systemu: ProcessRunner Nazwa i dane kontaktowe producenta / dystrybutora: Carrywater Group S.A. Ul. Konstruktorska 13 (Konstruktorska Business Center) Warszawa biuro@carrywater.com 82

83 Informacje o systemie: ProcessRunner to zintegrowana, wielokanałowa, inteligentna platforma do zarządzanie procesami dająca znakomite efekty jakościowe i efektywnościowe w szczególności w obszarze kontaktu z klientami. Zastosowanie ProcessRunner pozwala na budowanie wartości przedsiębiorstwa faktycznie zorientowanego na klienta, a tym samym czerpanie korzyści z wartości jaką nam daje klient w czasie. ProcessRunner zapewnia, że Klienci faktycznie czują, że są obsługiwani przez pojedynczą i spójną organizację mającą na uwadze potrzeby swoich klientów i ich realizację. W Carrywater i Morphis wierzymy, że klienci zasługują na NAJLEPSZĄ OBSŁUGĘ. Bez względu na kanał komunikacji, perspektywę produktową oraz udział wielu departamentów w procesie każda firma ma szansę stać się organizacją, faktycznie i praktycznie, znającą swoich klientów i umiejącą zapewnić im proaktywną obsługę o personalnym charakterze. Obsługa klienta z podejściem first time right jest w zasięgu ręki. ProcessRunner jest niezwykle łatwy w implementacji ze względu na predefiniowane procesy oraz elastyczną możliwość ich zmiany oraz budowania nowych dostępnych puzli procesowych. Implementacja step-by-step zapewnia bardzo niską barierę wejścia możemy zacząć od centralnego systemu zarządzania reklamacjami lub zintegrowanego systemu zarządzania -ami, a w kolejnych krokach dodawać kolejne procesy. Poniższy graf przedstawia koncepcje i architekturę platformy ProcessRunner 83

84 Wielokanałowość ProcessRunner obsługuje następujące kanały : CALL, CHAT, Face-to-face, , mail, Selfservice/Mobile Apps,/ My Account, Social, inne (np. IoT) Wielokanałowość zapewnia łatwość gromadzenia informacji i organizowania interakcji z klientami bez względu na kanał komunikacji jaki do tego wykorzystujemy. Dotyczy to ruchu przychodzącego i wychodzącego, a jednolita obsługa klienta będzie zachowana nawet przy wykorzystaniu różnych kanałów dla jednego etapu procesu na jego różnych krokach. Dodatkowo, system umożliwia aktywne komunikowanie się z klientem, w dowolnym momencie. ProcessRunner integruje wszystkie kanały komunikacji z klientem. 360⁰ widok klienta Dzięki integracji platformy ze wszystkimi systemami dziedzinowymi, w kokpicie ProcessRunner możemy uzyskać zintegrowany obraz o kliencie zawierający wszystkie istotne informacje. Zapewnia to pracownikom wgląd we wszystkie interakcje z klientami i uruchomione procesy, jak również umożliwia ustawianie inteligentnych alertów oraz sugestii dotyczących dosprzedaży usług i produktów. Adaptery danych Zaawansowana technologia adapterów danych gwarantuje doskonałą integrację z systemami dziedzinowymi umożliwiającą pozyskanie dowolnych danych oraz dowolną ich prezentację, w tym, uwarunkowaną od kontekstu. Adaptery służą również do zapisu danych w systemach typu back-end. Integracja systemów na platformie jest kwestią konfiguracji, nie wymaga angażowania zaawansowanych technicznych specjalistów. Zarządzanie danymi W ProcessRunner dane z wielu systemów są łączone i wyświetlane w przyjaznej formie. Platforma oferuje kilka mechanizmów zarządzania jakością danych w architekturze systemów. Obejmuje to wzbogacanie danych i/lub wykrywanie i korygowanie niespójności. Pracownicy zawsze mają najświeższe informacje, niezależnie od przetwarzania w systemach dziedzinowych. 84

85 Zarządzanie dialogiem System nawiguje konsultanta obsługującego klienta krok po kroku zgodnie z zaprojektowanym procesem udostępniając odpowiednie i kompletne informacje na każdym kroku to zapewnia obsługę klienta w pełnym zakresie w czasie pierwszej rozmowy osiągamy maximum first time fix. Skrypty Skrypty mogą wspomagać obsługę klienta. Teksty te mogą być modyfikowane przez użytkowników biznesowych i mogą być prezentowane pracownikom z określonymi rolami. Mogą być również prezentowane, w zależności od reguł biznesowych, w celu wsparcia konsultanta w złożonych scenariuszach obsługi. Inteligentne zapisywanie Rejestrowanie interakcji z klientami ma ogromne znaczenie jako wkład w ciągłe doskonalenie procesu. Jednocześnie jest to uciążliwe dla agentów obsługi klienta i nie przynoszące wartości bezpośredniej klientowi. ProcessRunner oferuje rejestrowanie interakcji niemal automatycznie minimalizując czas do tego potrzebny. Reguły biznesowe Silnik ProcessRunner oferuje funkcje pozwalające definiować i utrzymywać pożądane reguły biznesowe w naturalnym języku biznesowym. Reguły biznesowe zapewniają, że w każdej sytuacji właściwe informacje są prezentowane i pozyskiwane. W ten sposób procesy pozostają "szczupłe", pracownicy zadowoleni, a klienci lojalni. Reguły biznesowe mogą być wdrażane w wielu miejscach platformy ProcessRunner. Mogą być używane do wyświetlania lub ukrywania informacji w konkretnych sytuacjach, ale także do rozpoczęcia właściwych działań. Reguły biznesowe można również wdrażać w przepływach pracy (workflow), na przykład do podjęcia decyzji, rozprowadzenia obciążenia pracą i generowania danych wyjściowych. Podsumowując, silnik reguł biznesowych jest niezwykle potężnym narzędziem do kontrolowania procesów biznesowych firmy. 85

86 Zarządzanie procesem BPM Procesy są zarządzane w module BPM. BPM zapewnia natychmiastowy wgląd w możliwe wąskie gardło w procesach, pozwala na proste modyfikacje i osiągnięcie zoptymalizowanego przepływu procesów. Procesy składają się z ręcznych lub automatycznych zadań, które zostają wykonane w zdefiniowanych ramach czasowych, z określonymi warunkami i przy pomocy odpowiednich reguł biznesowych. Ręczne zadania można po prostu zastąpić zautomatyzowanym komponentem. Lista zadań (UTL) Zadania do wykonania są przedstawione na listach w UTL i przypisywane na podstawie ról i uprawnień do właściwych konsultantów. Konsultanci mogą konfigurować listę zadań za pomocą filtrów, a także określić, które informacje o zadaniach są prezentowane na liście. UTL działa bardzo intuicyjnie. Praca może być dystrybuowana w prosty sposób i kontrolowana przez kierowników zespołów i menedżerów. Przetwarzanie zdarzeń Workflow można uruchamiać na kilka sposobów. Procesy zazwyczaj wynikają z interakcji z klientami, dlatego uruchomienie właściwego workflow następuje naturalnie w miejscu w którym jest to wymagane procesem. Zadania masowe Autoryzowani użytkownicy mogą wykonywać masowe działanie w Zarządzaniu zadaniami UTL. W ten sposób wiele zadań na raz można przenosić z jednego zespołu do drugiego lub zamykać. Powiadamianie ProcessRunner oferuje kilka rodzajów powiadomień dla użytkowników. Np użytkownicy mogą być na bieżąco informowani o nowych zadaniach i/lub, że zostało zakończone jakieś ważne zadanie. Pracownicy mogą subskrybować określone zadania lub procesy i są na bieżąco informowani o postępie. 86

87 Zarządzanie bazą wiedzy Baza wiedzy ProcessRunner oferuje klientom i pracownikom wiedzę, której potrzebują w danej chwili. Dzięki inteligentnym mechanizmom wyszukiwania, użytkownik może bardzo szybko odnaleźć szukaną informację. Dodatkowo, ta sama technologia zapewnia, że interakcje z klientami są klasyfikowane i automatycznie kierowane do właściwego punktu. Ponadto, wykorzystując ten mechanizm można automatycznie, na podstawie prekwalifikacji, sugerować rozwiązania klientowi na podstawie informacji od nich bez konieczności wejścia w obsługę bezpośrednią. Zawartość bazy wiedzy może być szybko i łatwo modyfikowana i uaktualniana. W razie potrzeby, można rozpocząć powiązany z daną definicją proces. Analityka Menedżerowie w ProcessRunner zawsze maja wgląd we wszystkie interakcje z klientami. Szeroki zakres informacji jakie mogą znaleźć się w raportach i statystykach umożliwia badanie efektywności poszczególnych procesów i konsultantów dając informacje niezbędne do ciągłej poprawy. ProcessRunner rejestruje wszystkie dane dotyczące prowadzonego procesu co umożliwia analizę i doskonalenie procesu. Dane ProcessRunner są dostępne w tabelach raportowania, które można łatwo zintegrować z istniejącymi narzędziami BI i hurtownią danych, a w ramach pakietu oferujemy Clik Sense jako narzędzie do prezentacji danych. 87

88 Dodatkowe funkcjonalności ProcessRunner to wielojęzyczne rozwiązanie. Równolegle może być używanych wiele języków dla różnych grup docelowych, klientów czy użytkowników. Moduł zarządzania wydaniami w ProcessRunner zapewnia doskonałe przejście konkretnych projektów między różnymi środowiskami DTAP. W rezultacie proces testów, akceptacji i produkcji jest prosty i skuteczny. Informacje o producencie / dystrybutorze: Carrywater to doświadczony doradca i dostawca kompleksowych rozwiązań dla biznesu, specjalista w zakresie realizacji projektów, budowaniu w organizacjach kultury zarządzania przez projekty, wdrażania nowych produktów i rozwiązań IT oraz doskonalenia procesów biznesowych. W ciągu 20 lat działalności udowodniliśmy, że projekty dowozimy na czas, dzięki doświadczonemu zespołowi oraz wypracowanej metodyce pracy. Carrywater jest wyłącznym partnerem firmy Morphis w sprzedaży i wdrożeniach ProcessRunner na rynku Polskim. 88

89 Podejście do wdrożenia: Podejście projektowe Carrywater na bazie swojego doświadczenie z realizacji i zarządzania projektami oraz doskonalenia procesów gwarantuje osiągnięcie celów biznesowych jakie zostaną postawione przed wdrożeniem ProcessRunner. Z perspektywy modelu wdrożenia, biorąc pod uwagę charakter platformy preferujemy podejście oparte na metodykach zwinnych (Agile lub podobnej). Projekty mają na ogół następujące etapy: Zakres projektu podzielony jest na WorkPackages, które są dobierane w sposób zapewniający osiągnięcie konkretnego rezultatu biznesowego. Kluczowym elementem jest bardzo bliska praca zespołowa trzech stron (preferencyjne w jednej lokalizacji) - business i IT po stronie klienta oraz zespołu Carrywater/Morphis. 89

90 Jakość i poświęcenie właściwej ilości czasu na etapie projektowania User Stories jest kluczowa dla uniknięcia powtarzania pewnych prac na etapie realizacji. ProcessRunner i jego release model umożliwia elastyczne i ciągłe wdrażanie poszczególnych pakietów prac. Po wdrożeniu każdego z pakietów jak również po zakończeniu projektu w części wdrożeniowej rozpoczyna się etap ciągłego doskonalenia. Opierając się na danych z raportów ProcessRunner oraz wynikających z nich wniosków Carrywater pomaga w dalszym doskonaleniu procesów w tym inteligentnej automatyzacji. Strukturalne i konsekwentne zastosowanie znanej metody PDCA daje bardzo wymierne rezultaty w każdym cyklu. Opinie klientów: ProcessRunner z sukcesem został zaimplementowany w wielu firmach. Poniżej nasi klienci komentują wartość biznesową jaka dostarczyliśmy. 90

91 91

92 Obecność na rynku: ProcessRunner to dojrzałe rozwiązanie biznesowe wspierające procesy naszych klientów od 2005 roku i z powodzeniem wdrożone w kilkudziesięciu firmach z różnych branż. To, co te firmy mają wspólnego, to fakt, że są one aktywne w konkurencyjnych branżach, w których doświadczenie, satysfakcja i lojalność klientów są uzależnione od ich skuteczności. Dlatego, nieustannie dążą do zapewnienia jak najlepszej obsługi klienta. ProcessRunner wspiera je na wiele sposobów, przede wszystkim wspomaga w podniesieniu jakości usług przy niskim nakładzie środków. Firmy korzystające z ProcessRunner mają szanse wyróżniać się na tle konkurencji, a przez budowanie wartości swoich klientów podnoszą znacznie swoją wartość. 92

93 Wybrani klienci wykorzystujący platformę ProcessRunner. Plany rozwojowe: Obecnie koncentrujemy się na aplikacjach dedykowanych dla biznesu jak również prowadzimy prace badawcze i rozwojowe w nowych innowacyjnych obszarach z wykorzystaniem elementów Internetu Rzeczy (IoT) np. przy rozwoju koncepcji inteligentnych miast (Smart City), robotyce (RPA Robotic Process Automation) w sektorze BPO oraz sztucznej inteligencji. Misją Morphis&Carrywater jest dalsze rozwijanie i wdrażanie na rynku rozwiązania umożliwiającego ciągłe doskonalenie procesów w tym w szczególności procesów związanych z kontaktem z klientami. Każdy projekt wdrożeniowy oraz rozmowa z naszymi obecnymi i przyszłymi klientami na temat doskonalenia ich procesów umożliwia nam rozwój naszej platformy w trybie ciągłym my doskonalimy platformę, klienci doskonalą z nami swoje procesy. To powoduje, że nasz plan rozwoju ma charakter ciągły a platforma odpowiada już dziś na wyzwania naszych klientów. Rozwój dotyczy wszystkich naszych kluczowych obszarów funkcjonalnych: Wielokanałowość - integracja nowych innowacyjnych kanałów. 360 widok klienta dalsza inteligenta automatyzacja, jeszcze więcej funkcji do integracji i agregowania danych. Reguły biznesowe dalsze rozszerzanie funkcjonalności Zarządzanie pracą dalsze doskonalenie Raportowanie - inteligentne raportowanie i analizy 93