MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP.VII Kraków, 4 lutego 2011 roku Protokół kontroli z kontroli problemowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Olkuszu, ul. Minkiewicza 2, Olkusz, w dniach: 29 grudnia 2010 roku, 3-5 stycznia 2011 roku, przez Zespół kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Elżbieta Libucha starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, - Joanna Stadnik starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Kontrolę przeprowadzono na podstawie Upoważnienia Nr 40/10, z 14 grudnia 2010 roku, wydanego przez Wojewodę Małopolskiego. Przedmiot i zakres kontroli: przestrzeganie zapisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z dnia 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315), w zakresie skuteczności i prawidłowości realizacji przez Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu organizacji szkoleń od r. do r. oraz w zakresie ustalenia instytucji szkoleniowych, którym Urząd zlecał przeprowadzenie szkoleń w okresie od 2007 roku do dnia kontroli. Kontrola objęła zagadnienia określone w programie kontroli problemowej, opracowanym przez Oddział do Spraw Rynku Pracy oraz Zatrudnienia Socjalnego, Wydziału Polityki Społecznej, Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego tj.: I. Zagadnienia organizacyjne. II. Sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń. 1) Informowanie o możliwościach korzystania ze szkoleń. 2) Diagnozowanie potrzeb rynku pracy. 3) Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń. 4) Zlecanie realizacji szkoleń. 5) Kierowanie na szkolenia. 6) Monitorowanie przebiegu szkoleń. 7) Realizacja zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych. 8) Sposób udzielenia pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy. 9) Sporządzanie analizy skuteczności i efektywności szkoleń. 10) Zbadanie, jak szkolenia realizowane w Urzędzie zwiększyły szansę na zatrudnienie osób bezrobotnych. 11) Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego. 12) Mierniki oceny skuteczności i efektywności szkoleń. 13) Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z Urzędem Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Ilekroć w niniejszym protokole użyto następujących skrótów, oznaczają one: - ustawa o promocji zatrudnienia - ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), - rozporządzenie o standardach - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314), - rozporządzenie o warunkach - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315), - rozporządzenie o warunkach i standardach rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 roku w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 177, poz. 1193), - SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Ustalenia kontroli: Ustaleń z kontroli dokonano w oparciu o analizę dokumentów, danych statystycznych oraz na podstawie wyjaśnień ustnych i pisemnych udzielonych przez Panią Izabelę Polner Kierownika Działu Poradnictwa Zawodowego i Szkoleń oraz Panią Joannę Kampus Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej. I. Zagadnienia organizacyjne. Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu jest jednostką organizacyjną wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej, wykonującą zadania samorządu powiatowego w zakresie polityki rynku pracy. Działa na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązujących, Statutu Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu przyjętego Uchwałą Rady Powiatu Nr XXXIX/363/2006 z dnia 31 maja 2006 roku oraz Regulaminu Organizacyjnego, stanowiącego załącznik do uchwały nr 176/III/1122/2009 Zarządu Powiatu w Olkuszu z dnia 15 grudnia 2009 roku, określającego zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych. Siedzibą Powiatowego Urzędu Pracy jest miasto Olkusz. Powiatowy Urząd Pracy działa w granicach administracyjnych powiatu olkuskiego obejmując swoim zasięgiem gminy: Bolesław, Bukowno, Klucze, Olkusz, Trzyciąż, Wolbrom. Całokształtem działalności Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu kieruje zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa Dyrektor i ponosi za nią pełną odpowiedzialność przed Starostą Olkuskim. Dyrektor kieruje działalnością Powiatowego Urzędu Pracy przy pomocy Zastępcy Dyrektora oraz kierowników komórek organizacyjnych. Podczas nieobecności Dyrektora kierownictwo sprawuje Zastępca Dyrektora. Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu. Zakres zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy. W okresie kontrolowanym Dyrektorem Powiatowego Urzędu Pracy była Pani Małgorzata Adamczyk-Kurzak (Akt powołania z 31 maja 2000 roku, znak: OR 1130/2/2000), natomiast podczas jej nieobecności kierownictwo sprawował jej Zastępca Pani Barbara Adamuszek (od 1 września 2009 roku, na podstawie powierzenia obowiązków przez Dyrektora PUP z dniem 31 sierpnia 2009 roku, znak: OA.110/83/MAK/2009). 2

3 W okresie objętym kontrolą Urząd obsługiwał osoby bezrobotne z terenu powiatu olkuskiego, według stanu na dzień: rok rok liczba osób bezrobotnych z prawem do zasiłku bez prawa do zasiłku stopa bezrobocia 13,7% 13,4% Zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym wszystkie usługi rynku pracy od 1 stycznia 2010 roku realizowane były w Centrum Aktywizacji Zawodowej, nadzorowanym przez Zastępcę Dyrektora PUP. II. Sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń. 1) Informowanie o możliwościach korzystania ze szkoleń. Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu, zgodnie z zapisem 27 rozporządzenia o warunkach oraz punktem 1 części V rozporządzenia o standardach, informował osoby bezrobotne i zainteresowane szkoleniami o tematach szkoleń, możliwościach i zasadach uczestnictwa w szkoleniu oraz przysługujących im świadczeniach. Informacje rozpowszechniane były poprzez zamieszczanie ich na tablicy ogłoszeń PUP, stronie internetowej Urzędu, w trakcie organizowanych spotkań grupowych. W Sali Informacji Zawodowej udostępniano zainteresowanym rejestr instytucji szkoleniowych oraz bazy danych o standardach kwalifikacji zawodowych i modułowych programach szkoleń. 2) Diagnozowanie potrzeb rynku pracy. [Dowód: akta kontroli str. 25] W ramach realizacji 28 rozporządzenia o warunkach, Urząd zlecił firmie zewnętrznej sporządzenie opracowania pn. Lista zawodów i specjalności na które istnieje zapotrzebowanie na olkuskim rynku pracy oraz wykazu potrzeb szkoleniowych dla Powiatu Olkuskiego, na 2009 oraz 2010 rok. Na podstawie zawartych umów (z 3 lutego 2009 roku oraz 27 stycznia 2010 roku), Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu zobowiązał firmę zewnętrzną do sporządzenia opracowania, zgodnie z 28 rozporządzenia o warunkach. W opracowaniu, dokonano przeglądu i analizy większości informacji wymaganych przez przepisy prawa, stanowiących podstawę do określenia kierunków szkoleń i planu szkoleń. W analizowanej dokumentacji stwierdzono brak: uwzględnienia przy opracowywaniu listy zawodów i specjalności (...), diagnozy potrzeb rynku pracy w zakresie kształcenia ustawicznego i szkolenia bezrobotnych lub poszukujących pracy, sporządzanej przez samorząd województwa, wymienionej w 28 pkt 1 ppkt 4 rozporządzenia o warunkach. Izabela Polner Kierownik Działu Poradnictwa Zawodowego i Szkoleń, wyjaśniła, że: (cyt.) W analizie nie uwzględniono diagnozy potrzeb rynku pracy w zakresie kształcenia ustawicznego i szkolenia bezrobotnych lub poszukujących pracy, sporządzonych przez samorząd województwa z uwagi na problem z pozyskaniem powyższej diagnozy. czytelnego rozróżnienia na analizę informacji, której wynikiem jest sporządzona lista zawodów i specjalności (zgodnie z 28 pkt. 1 rozporządzenia o warunkach) oraz analizę 3

4 informacji stanowiących podstawę opracowania wykaz potrzeb szkoleniowych (zgodnie z 28 pkt. 2 rozporządzenia o warunkach). Na podstawie materiałów i danych zgromadzonych w ww. materiale planistycznym określono kierunki szkoleń grupowych na 2009 rok i 2010 rok, które zgodnie z art. 22 ust. 5 i 6 ustawy o promocji zatrudnienia, uzyskały pozytywną opinię Powiatowej Rady Zatrudnienia w Olkuszu, na posiedzeniach: 16 marca 2009 roku i 29 marca 2010 roku. 3) Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń. [Dowód: akta kontroli str. 25; 30 35] Zgodnie z punktem 3 części V rozporządzenia o standardach, Urząd przygotował projekt planu szkoleń na 2009 i 2010 rok, a następnie przekazał do konsultacji pośrednikom pracy, doradcom zawodowym oraz liderowi klubu pracy. Dyrektor Urzędu, podpisem z pieczęcią imienną, zatwierdził do realizacji Plan Szkoleń na 2009 rok i 2010 rok. Plan Szkoleń po zatwierdzeniu został zamieszczony na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu, na stronie internetowej Urzędu, udostępniony osobom zainteresowanym w formie papierowej oraz przesłany do Ośrodków Pomocy Społecznej i Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Olkuszu. Plan szkoleń odpowiada wymaganiom 30 rozporządzenia o warunkach, a postępowanie jest zgodne z punktem 3 części V rozporządzenia o standardach. 4) Zlecanie organizacji szkoleń. Szkolenia w Urzędzie realizowane są na podstawie: - Zarządzenia Nr 18/2008 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu, z dnia 27 czerwca 2008 roku w sprawie: wprowadzenia kryteriów instytucji szkoleniowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Olkuszu, - Zarządzenia Nr 26/2009 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu, z dnia 31 grudnia 2009 roku w sprawie: wprowadzenia zasad kierowania na szkolenia i finansowania szkoleń organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu. Ustalone w Urzędzie kryteria wyboru instytucji szkoleniowych zawierające wszystkie obowiązkowe kryteria określone 31 rozporządzenia o warunkach, opatrzone są podpisem z imienną pieczęcią Dyrektora PUP. Zgodnie z 31 pkt 2 rozporządzenia o warunkach kryteria wyboru instytucji szkoleniowych ustala starosta. Sposób wyboru instytucji szkoleniowej dla szkoleń grupowych. Szkolenia grupowe organizowane są w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Postępowanie w sprawie zlecania organizacji kontrolowanych szkoleń prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego o szacunkowej wartości zamówienia mniejszej, niż wyrażona w złotych równowartość kwoty euro na podstawie art. 39 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 Nr 223, poz z późn. zm.). W ramach przetargu Urząd przygotowuje SIWZ z załącznikami, która zawiera 8 z 9 obowiązkowych kryteriów wyboru określonych 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach oraz wprowadził dodatkowe własne kryterium oceny w zakresie doświadczenia wykonawcy w prowadzeniu szkoleń objętych zamówieniem. 4

5 W związku z brakiem uwzględnienia w SIWZ jednego obowiązkowego kryterium wyboru instytucji szkoleniowych, który określony został w ppkt 5 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, otrzymano wyjaśnienia Kierownika Działu Poradnictwa Zawodowego i Szkoleń, cyt. ( ) Stoi to w sprzeczności z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych, według której kryteria powinny odnosić się do przedmiotu zamówienia nie do Wykonawcy. W art. 2 ust. 1 pkt 5 wspominanej ustawy zawarta została definicja najkorzystniejszej oferty, z której wynika, iż przez najkorzystniejszą ofertę należy rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego ( ). Zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy PZP określone przez Zamawiającego kryteria oceny oferty wonny odnosić się do przedmiotu zamówienia. Oznacza to, iż Zamawiający nie może stosować dowolnych kryteriów oceny oferty, lecz tylko takie, które dotyczą oferowanej usługi. Z powyższym koresponduje treść art. 91 ust. 3 ustawy PZP, zgodnie z którym kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy. Z powołanego art. 91 ust. 3 ustawy PZP wynika zakaz stosowania przy ocenie ofert kryteriów o charakterze podmiotowym. Oznacza to, iż właściwości Wykonawcy ubiegającego się o zamówienie publiczne nie mogą być brane pod uwagę przy ocenie oferty najkorzystniejszej. Ponadto jedną z fundamentalnych zasad obowiązujących na gruncie prawa zamówień publicznych jest zasada równego traktowania Wykonawców, zastosowanie kryterium z 31 ust. 1 pkt 5 spowodowałoby naruszenie zapisów ustawy. W związku z tym, iż ustawa jest aktem wyższego rzędu, a przepisy wspomnianego rozporządzenia stoją w sprzeczności z jej zapisami, Zamawiający zastosował przepisy ustawowe. Powyższe wyjaśnienia stoją w sprzeczności z Zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie wprowadzenia kryteriów wyboru instytucji szkoleniowych, ustalającym jako obowiązkowe wszystkie kryteria wymienione w 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, a więc również certyfikat jakości usług. Na podstawie tabeli ZP-17 oraz Informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, ustalono że wybór instytucji szkoleniowej, odbywa się poprzez weryfikację zgodności ofert złożonych w Urzędzie z warunkami zawartymi w SIWZ. [dowód z akt kontroli str ] Do badania pobrano następujące szkolenia grupowe: - podstawy języka angielskiego, - florystyka z elementami decoupage, - operator koparko-ładowarki, kl. III, wszystkie typy. W przypadku każdego ze szkoleń: - zgodnie z 33 rozporządzenia o warunkach i pkt. 5.1 części V rozporządzenia o standardach, ogłaszano informację o szkoleniu przewidzianym do realizacji poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, oraz na stronie internetowej Urzędu; - formularze ofertowe złożone przez instytucje szkoleniowe, zgodnie z otrzymanym wzorem przedstawiały informacje wymagane przez 31 pkt 1, ppkt 1-4 i 6-9 rozporządzenia o warunkach tj. bez informacji na temat posiadania certyfikatu jakości usług. Wyjątek stanowiła oferta w zakresie języka angielskiego, w której wykonawca zawarł informację o posiadaniu certyfikatu. - wybór przeprowadzono w dwóch częściach: złożone oferty zostały sprawdzone pod względem istnienia zgodności warunków z SIWZ, następnie poddano je ocenie mierzalnymi kryteriami oceny ofert: 5

6 1) cena 70% 2) doświadczenie 30%, liczone we wzorze jako ilość wykonanych szkoleń w okresie ostatnich 3 lat, przed dniem wszczęcia postępowania, w zakresie przedmiotu objętego zamówieniem. W dokumentacji stwierdzono brak: 1. uwzględnienia w SIWZ kryterium posiadanie przez instytucję szkoleniową certyfikatu jakości usług, wymienionego 31 pkt 1 ppkt 5 rozporządzenia o warunkach, 2. zastosowania na dokumencie lub dokumentach, którymi ustalane są kryteria wyboru instytucji szkoleniowej wraz z podpisem osoby upoważnionej, pieczęci z upoważnienia starosty, zgodnie z 31 pkt 2 rozporządzenia o warunkach, 3. umieszczenia dodatkowego kryterium pn. doświadczenie wykonawcy w prowadzeniu szkoleń objętych zamówieniem w dokumencie ustalającym kryteria wyboru w Urzędzie, wprowadzonym Zarządzeniem Nr 28/2008 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu, z dnia 27 czerwca 2008 roku. Sposób wyboru instytucji szkoleniowej dla szkoleń indywidualnych. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 18/2008 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu z dnia 27 czerwca 2008 roku, wybór instytucji szkoleniowych do realizacji szkoleń indywidualnych odbywa się w trybie art. 4 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 Nr 223, poz z późn. zm.). Wyboru jednostki szkoleniowej dokonuje pracownik merytoryczny odpowiedzialny za organizację szkoleń w Powiatowym Urzędzie Pracy w Olkuszu, poprzez ocenę spełnienia kryteriów zawartych w rozsyłanym zapytaniu ofertowym. Formularz Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie szkolenia indywidualnego w ramach art. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zawiera kryteria wyboru określone w 31 rozporządzenia o warunkach oraz zobowiązanie instytucji szkoleniowej do załączenia kserokopii dokumentu potwierdzającego wpis do rejestru instytucji szkoleniowych. Dla każdej złożonej oferty, pracownik merytoryczny sporządza ocenę poszczególnych kryteriów na zasadzie spełnia lub nie spełnia. Z przeprowadzonego wyboru sporządza się notatkę służbową, po czym zawiadamia wyłonioną instytucję szkoleniową o terminie podpisania umowy. Na podstawie badania szkoleń indywidualnych z 2009 i 2010 roku: Kurs inspektorów ochrony przeciwpożarowej, Agent celny, Chiromasaż podstawowy ciała, ustalono, że złożone formularze ofertowe zawierały wszystkie kryteria wyboru instytucji szkoleniowych, zawarte w 31 rozporządzenia o warunkach. Umowy o przeprowadzenie szkoleń indywidualnych i grupowych. Umowy o zorganizowanie szkolenia grupowego: Nr CAZ.PZS.272/EFS/5/WO/2010 z roku, Nr PZiS.272/FP/4/WO/2009 z roku, Nr PZiS.272/EFS/9/KF/2009 z roku, oraz Umowy o przeprowadzenie szkolenia indywidualnego: Nr PZiS.4322/4/FP/WO/2009 z roku, Nr CAZ.PZS.4322/FP/11/WO/2010 z roku, [dowód z akt kontroli str ] 6

7 Nr CAZ.PZS.4322/FP/17/WO/2010 z roku, zawierają wszystkie elementy określone zapisem 32 pkt 2 rozporządzenia o warunkach. Każda z powyższych umów jest podpisana przez Panią Małgorzatę Adamczyk-Kurzak Dyrektora Urzędu. Umowy o organizację szkoleń, podpisywane są po zakończeniu postępowania dotyczącego wyboru instytucji szkoleniowej. Integralną część każdej kontrolowanej umowy, stanowią złączniki: wzór ankiety, program szkolenia, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenia szkolenia i uzyskanie kwalifikacji, zgodne z 32 pkt 3 rozporządzenia o warunkach. Programy szkoleń złożone przez instytucje organizujące analizowane podczas kontroli szkolenia, zawierają wszystkie elementy, określone 32 pkt 4 rozporządzenia o warunkach. W analizowanej dokumentacji stwierdzono brak: stosowania na wszystkich badanych umowach wraz z podpisem osoby upoważnionej, pieczęci z upoważnienia starosty, zgodnie z 32 pkt 1 rozporządzenia o warunkach. 5) Badanie sposobu kierowania osób uprawnionych na szkolenia. [dowód z akt kontroli str ] W ramach kontroli organizacji usługi szkoleń, w oparciu o standard szkoleń, zbadano tryb postępowania i dokumentowania poszczególnych czynności podejmowanych przez specjalistów ds. rozwoju zawodowego. W zakresie kontrolowanych szkoleń grupowych, stwierdzono: Szkolenie pn. Podstawy języka angielskiego, organizowane w terminie od do roku: Na szkolenie skierowano 10 osób bezrobotnych. Spośród skierowanych, wszystkie osoby szkolenie ukończyły, 3 podjęły zatrudnienie, 1 osoba odmówiła przyjęcia propozycji pracy, 1 osoba podjęła środki na działalność gospodarczą. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 40%, natomiast koszt szkolenia wyniósł 4720 zł. Badania dokonano na podstawie dokumentacji akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: /008, /009, /027, /023, /005, /017, /008, /020, /002, /035. Szkolenie pn. Florystyka z elementami decoupage, organizowane w terminie od do roku: Na szkolenie skierowano 10 osób bezrobotnych. Spośród skierowanych, wszystkie osoby szkolenie ukończyły, 2 podjęły zatrudnienie, 1 osoba podjęła środki na działalność gospodarczą. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 30%, natomiast koszt szkolenia wyniósł zł. Badania dokonano na podstawie dokumentacji akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: /007, /032, /005, /011, /004, /024, /001, /005, /002, /005. Z analizy akt powyższych szkoleń wynika, że Urząd kieruje na szkolenia zgodnie z procedurą zawartą w pkt 5 części V rozporządzenia o standardach oraz 34 rozporządzenia o warunkach. 7

8 Wszystkie badane szkolenia grupowe zrealizowano zgodnie z Planem Szkoleń na 2009 i 2010 rok. W zakresie kontrolowanych szkoleń indywidualnych, stwierdzono: Szkolenie pn. Kurs inspektorów ochrony przeciwpożarowej, organizowane w terminie od roku do roku. Szkolenie zorganizowano w wyniku złożenia Wniosku o skierowanie na szkolenie wskazane przez osobę, finansowane z Funduszu Pracy (znak:pzis.552/9/2009 z 17 marca 2009 roku) wraz z oświadczeniem bezrobotnego o zamiarze rozpoczęcie działalności gospodarczej. Wniosek został rozpatrzony pozytywnie. Na podstawie Umowy szkoleniowej nr PZiS.4322/4/FP/WO/2009 z 1 kwietnia 2009 roku, na szkolenie skierowano osobę o numerze ewidencyjnym , która ukończyła szkolenie, jednakże nie rozpoczęła działalności gospodarczej. Skierowano Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Joanny Krampus Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej z dniem 15 czerwca 2009 roku wydano decyzję o pozbawieniu bezrobotnego statusu z dniem 17 listopada 2008 roku z powodu decyzji ZUS przyznającej prawo do renty inwalidzkiej od dnia 1 czerwca 2006 roku, tj. dnia określonego w wyroku sądu. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, zobowiązano bezrobotnego do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń orzekając jednocześnie o rozłożeniu należności na raty. 15 czerwca 2009 roku bezrobotny zarejestrował się ponownie jako osoba poszukująca pracy, a z dniem 2 września 2009 roku został pozbawiony statusu z powodu nie stawienia się w wyznaczonym terminie w Urzędzie. Skierowanie na szkolenie (znak: PZiS.5152/PP/KF/04/2009 z 3 kwietnia 2009 roku) zawiera podpis z imienną pieczęcią Dyrektora Urzędu. Skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność szkolenia 0, natomiast koszt szkolenia wyniósł zł. Szkolenie pn. Agent celny, organizowane w terminie od roku do roku. Szkolenie zorganizowano w wyniku złożenia dwóch wniosków o skierowanie na szkolenie wskazane przez osobę, finansowane z Funduszu Pracy (znak: CAZ.PZS.552/23/2010 z 26 marca 2010 roku oraz CAZ.PZS.552/19/2010 z 16 marca 2010 roku) wraz z uzasadnieniem celowości szkolenia. Obydwa wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie. Na postawie Umowy szkoleniowej Nr CAZ.PZS.4322/FP/11/WO/2010 z 8 kwietnia 2010 roku, na szkolenie skierowano osoby bezrobotne o numerach ewidencyjnych: , osoba ukończyła szkolenie, nie podjęła zatrudnienia, , osoba ukończyła szkolenie i została wyłączona z ewidencji z powodu podjęcia zatrudnienia. Skierowania na szkolenie zawierają podpis z imienną pieczęcią Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu. Skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność szkolenia wynosi 50% natomiast koszt szkolenia dwóch osób bezrobotnych wyniósł zł. Szkolenie pn. Chiromasaż podstawowy ciała, organizowane terminie od roku do roku. Szkolenie zorganizowano w wyniku złożenia wniosku o skierowanie na szkolenie wskazane przez osobę, finansowane z Funduszu Pracy (znak: CAZ.PZS.552/29a/2010 z 6 kwietnia 2010 roku) wraz z uzasadnieniem celowości szkolenia. Wniosek został rozpatrzony pozytywnie. Na podstawie umowy szkoleniowej Nr CAZ.PZS.4322/FP/17/WO/2010 z 18 maja 2010 roku, na szkolenie skierowano osobę bezrobotną o numerze ewidencyjnym , która ukończyła szkolenie i została wyłączona z ewidencji z powodu podjęcia zatrudnienia. Skierowanie na szkolenie zawiera podpis z imienną pieczęcią Dyrektora Powiatowego 8

9 Urzędu Pracy w Olkuszu. Skuteczność i efektywność szkolenia wynosi 100%, natomiast koszt szkolenia wyniósł zł. Brak: 1. stosowania na wszystkich badanych skierowaniach, wraz z podpisem osoby upoważnionej, pieczęci z upoważnienia starosty, zgodnie z 34 pkt 2 rozporządzenia o warunkach. 2. brak odnotowania w aktach bezrobotnych informacji o braku ofert pracy, przed skierowaniem na szkolenie zgodnie z art. 34 pkt 3 ustawy o promocji zatrudnienia. 6) Monitorowanie przebiegu szkoleń. [Dowód: akta kontroli str ] W okresie objętym kontrolą czynności dokumentacyjne dotyczące monitorowania badanych szkoleń były realizowane w zakresie: - badania zgodności faktury z wcześniejszą kalkulacją kosztów szkolenia, - analizy wyników ankiet, z wyjątkiem szkolenia pn. Agent celny. Zgodnie z wyjaśnieniami Pani Wiolety Oleś Starszego Specjalisty ds. Rozwoju Zawodowego, pomimo zapewnień przedstawiciela instytucji szkoleniowej o przesłaniu brakującej dokumentacji, do dnia kontroli ankiet służących ocenie szkolenia nie dostarczono, - wizytowania wszystkich zajęć grupowych, oraz większości zajęć indywidualnych, podczas których badano dokumentację przebiegu szkolenia i warunki prowadzenia szkolenia. W 2009 roku zwizytowano wszystkie szkolenia indywidualne, natomiast 2010 roku nie zwizytowano pięciu szkoleń, tj. dwóch szkoleń, które odbywały się w weekendy i trzech odbywających się w terminie wdrażania w Urzędzie nowego systemu Syriusz. Zapis o obowiązku przedkładania przez instytucję szkoleniową dokumentacji z przebiegu szkolenia wprowadzony został do umów szkoleniowych w 2 pkt 14 i 15. Podczas kontroli akt stwierdzono brak: realizacji pełnego monitoringu poprzez analizę dokumentacji szkolenia przeprowadzonego przez instytucje szkoleniową, która określona jest w 36 ppkt 3 rozporządzenia warunkach oraz pkt 7.3 a) i b) części V rozporządzenia o standardach. [dowód z akt kontroli str. 26; ] 7) Badanie zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych. Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu opracował i przyjął do stosowania Zasady finansowania ze środków Funduszu Pracy kosztów studiów podyplomowych (Zarządzenia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu Nr 10/2008 z dnia 5 maja 2008 roku oraz Nr 25/2009 z dnia 31 grudnia 2009 roku). Zgodnie z obowiązującymi zasadami, osoba uprawniona składa w Urzędzie wniosek (wzór wniosku na sfinansowanie kosztów studiów podyplomowych stanowi załącznik do zarządzenia) wraz z uzasadnieniem celowości tych studiów oraz załącznikami: kserokopią dyplomu ukończenia studiów wyższych oraz dokumentem zawierającym informację o nazwie, terminie realizacji i koszcie studiów podyplomowych. Przy rozpatrywaniu wniosków o finansowanie kosztów studiów podyplomowych Urząd bierze pod uwagę możliwości finansowe, celowość studiów finansowych, o które występuje osoba uprawniona, wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy w okresie 12 miesięcy 9

10 poprzedzających złożenie wniosku, tj. czy osoba nie odmówiła bez uzasadnionej przyczyny przyjęcia propozycji odpowiedniej pracy lub innej formy pomocy określonej w ustawie oraz czy nie była pozbawiona statusu z powodu nie stawienia się w Urzędzie w wyznaczonych terminach. Ostateczną decyzję o uwzględnieniu lub odmowie uwzględnienia wniosku podejmuje Dyrektor lub upoważniony pracownik Urzędu. O sposobie rozpatrzenia wniosku Urząd powiadamia bezrobotnego w terminie 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Do kontroli pobrano akta Nr PZiS /15/WO/2009 dotyczące finansowania przez Urząd 3 semestralnych studiów podyplomowych o kierunku Rachunkowość i finanse dla początkujących, w terminie od 2 października 2009 roku do lutego 2011 roku. Studia podyplomowe finansowano w wyniku złożenia przez osobę bezrobotną wniosku z 24 września 2009 roku wraz z wymaganymi załącznikami. Wniosek rozpatrzono pozytywnie, o czym osoba bezrobotna została poinformowana pisemnie (pismo znak: PZiS.552/WO/21/09 z 24 września 2009 roku). Studia podyplomowe finansowano w wysokości złotych (płatne w dwóch ratach w formie bezpośrednich wpłat na konto organizatora kursu studiów podyplomowych) na podstawie Umowy Nr PZiS /15/WO/2009 z dnia 24 września 2009 roku, zawartej pomiędzy działającym z upoważnienia Starosty Olkuskiego Dyrektorem Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu a osobą bezrobotną o numerze ewidencyjnym , posiadającą wyższe wykształcenie. Umowa zawiera wszystkie elementy określone w 39 pkt 3 ppkt 1-4 rozporządzenia o warunkach. Zgodnie z pkt 8.6. części V rozporządzenia o standardach Umowę przekazano do komórki organizacyjnej odpowiadającej za prowadzenie finansów i księgowości. W karcie rejestracyjnej bezrobotnego odnotowano informację o finansowaniu kosztów studiów podyplomowych. Realizacja finansowania z Funduszu Pracy kosztów studiów podyplomowych jest zgodna z 39 pkt. 1, 2, 4, 5 rozporządzenia o warunkach oraz postępowaniem określonym w pkt oraz części V rozporządzenia o standardach. W analizowanej dokumentacji stwierdzono brak: zastosowania na umowie, wraz z podpisem osoby upoważnionej, pieczęci z upoważnienia starosty, zgodnie z 39 pkt 3 rozporządzenia o warunkach. [Dowód: akta kontroli str. 27; ] 8) Sposób udzielenia pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy. Sposób postępowania przy udzielaniu pożyczki szkoleniowej określa Regulamin udzielania bezrobotnym i żołnierzom rezerwy pożyczek na sfinansowanie kosztów szkolenia w Powiatowym Urzędzie Pracy w Olkuszu, wprowadzony Zarządzeniem Nr 15/2008 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Olkuszu z dnia 27 czerwca 2008 roku. W okresie objętym kontrolą, do Urzędu wpłynął jeden wniosek o udzielenie pożyczki szkoleniowej. Kwalifikacja wstępna kierowców w transporcie drogowym Pożyczka została udzielona bezrobotnemu o nr ewidencyjnym /001 na podstawie umowy Nr PZiS /FP/KF/1/2009 z roku, podpisanej przez Dyrektora Urzędu Panią Małgorzatę Adamczyk-Kurzak. Osoba bezrobotna szkolenie ukończyła i podjęła zatrudnienie, u pracodawcy wystawiającego gwarancję zatrudnienia. W pozostałym zakresie sposób postępowania jest zgodny z 38 rozporządzenia o warunkach oraz pkt 9 części V rozporządzenia o standardach. 10

11 Podczas kontroli akt stwierdzono brak: zastosowania na umowie, wraz z podpisem osoby upoważnionej, pieczęci z upoważnienia starosty, zgodnie z 38 pkt 3 rozporządzenia o warunkach. 9) Metody badania skuteczności i efektywności szkoleń. [dowód z akt kontroli str. 27; ] Urząd dokonuje analizy skuteczności i efektywności szkoleń, wykorzystując wszystkie elementy wymienione w 40 rozporządzenia o warunkach. Sporządzana analiza jest upowszechniana, poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń Urzędu. 10) Zbadanie, jak szkolenia realizowane w Urzędzie zwiększyły szansę na zatrudnienie osób bezrobotnych. Urząd podjął szereg czynności zmierzających do zwiększenia szansy zatrudnienia bezrobotnych poprzez szkolenia. W planie szkoleń na 2009 i 2010 rok scharakteryzował osoby bezrobotne, które muszą spełniać opisane warunki, aby zakwalifikować się na dane szkolenie a instytucje szkoleniowe określały dla nich wstępne warunki uczestnictwa w szkoleniu. Na tej podstawie wybierano osoby bezrobotne do szkoleń. W zależności od rodzaju analizowanego szkolenia, warunkami kwalifikującymi dla osób bezrobotnych były m. in.: - wykształcenie bez ograniczeń, preferowane min. zawodowe, - osoby chcące założyć działalność gospodarczą, - osoby objęte IPD, - dobry stan zdrowia, Z badanych akt wynika, że wszystkie osoby bezrobotne kierowane na szkolenia spełniały kryteria doboru określone dla danego rodzaju szkolenia. Następnie analizie poddano sposób wykorzystania nowych umiejętności i kwalifikacji przy kierowaniu absolwentów szkoleń do pracy. Badania w tym zakresie dokonano na podstawie postępowania z absolwentami następujących szkoleń: Podstawy języka angielskiego. Na szkolenie skierowano 10 bezrobotnych. Spośród nich zatrudniono po szkoleniu 3 osoby, 1 osoba podjęła działalność gospodarczą, 1 osoba odmówiła przyjęcia propozycji pracy, natomiast w stosunku do pozostałych podejmowano czynności mające na celu uzyskanie przez nich zatrudnienia. Absolwentów szkolenia informowano o ofertach pracy będących w dyspozycji Urzędu oraz były wzywane w celu przedłożenia propozycji pracy, bądź innej usługi rynku pracy i jak wynika z kart rejestracyjnych osób bezrobotnych, ze skutkiem negatywnym. W czasie 3 miesięcy od zakończenia szkolenia do Urzędu nie wpłynęła oferta pracy na stanowisko ze znajomością języka angielskiego. Florystyka z elementami decoupage. Skierowano 10 osób bezrobotnych. Spośród skierowanych, 2 podjęły zatrudnienie, 1 osoba podjęła środki na działalność gospodarczą, przy czym Urząd w okresie 3 miesięcy od zakończenia szkolenia nie dysponował żadną ofertą pracy na stanowisko florysty. 11

12 11) Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Olkuszu zatrudnione są 2 osoby na stanowisku specjalisty do spraw rozwoju zawodowego (zgodnie z 42 pkt 2 rozporządzenia o warunkach minimalna liczba specjalistów wynosi 2), spełniające wymogi kwalifikacyjne określone w art. 96 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia oraz 11 osób na stanowisku pośrednika pracy (minimalna liczba pośredników pracy obliczona zgodnie z 11 rozporządzenia o warunkach wynosi 8). 12) Mierniki oceny skuteczności i efektywności szkoleń. [Dowód: akta kontroli str. 25] Na podstawie przedłożonej informacji opracowano poniższą tabelę zawierającą dane liczbowe z przeprowadzonych szkoleń. Szkolenia zrealizowane z Funduszu Pracy i Europejskiego Funduszu Społecznego 2009 rok 2010 rok Liczba uczestników szkoleń, w tym: grupowych indywidualnych Liczba osób kończących szkolenia, w tym: grupowo indywidualnie Liczba osób zatrudnionych grupowo indywidualnie 7 12 Efektywność ogółem 35,66% 25,71% Z przedstawionych zestawień wynika, iż wskaźnik skuteczności w 2009 toku szkoleń grupowych wynosi 98%, indywidualnych 79%. Wskaźnik efektywności szkoleń organizowanych w 2009 roku wynosi 36%. Z przedstawionych zestawień wynika, iż wskaźnik skuteczności w 2010 toku szkoleń grupowych wynosi 99%, indywidualnych 100%. Wskaźnik efektywności szkoleń organizowanych w 2010 roku wynosi 26%. W 2009 roku na szkolenia wydatkowano ogółem ,00 zł., w tym: ,00 zł w ramach Funduszu Pracy ,00 zł w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. W 2010 roku na szkolenia wydatkowano ,66 zł, w tym: ,66 zł w ramach Funduszu Pracy ,00 zł w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. [dowód z akt kontroli str. 27; 29] 12

13 13) Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z Urzędem. Z otrzymanego wykazu instytucji szkoleniowych współpracujących z Urzędem, wynika że od 2007 roku do dnia kontroli, szkolenia zlecone przez Urząd organizowało średnio 80 % instytucji spoza terytorialnej właściwości Urzędu. Przy organizowaniu szkoleń najczęściej współpracowano m.in. z instytucją, która zrealizowała szkolenia dla 161 bezrobotnych, z których zatrudnienie znalazło 26 osób. Z wyjaśnień Kierownika Działu Poradnictwa Zawodowego i Szkoleń, wynika że podczas przeprowadzonych wizyt monitorujących przebieg szkoleń ustalono, iż ( ) uczestnicy szkoleń byli zadowoleni z organizacji i sposobu prowadzenia szkoleń i w okresie objętym kontrolą ( ) nie stwierdzono nieprawidłowości w ich prowadzeniu. Na tym czynności kontrolne zakończono. Pouczenie [dowód z akt kontroli str. 191] Dyrektor podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić przed podpisaniem protokołu kontroli umotywowane zastrzeżenia, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Dyrektor podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania protokołu kontroli. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli. Kontrolę odnotowano w Książce Kontroli w poz. Nr 1/2010. Ustaleń zawartych w protokole dokonano na podstawie informacji przekazanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Olkuszu, dołączonych do protokołu w formie załączników. Integralną część egzemplarza protokołu jednostki kontrolującej stanowią akta kontroli. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano Dyrektorowi jednostki kontrolowanej. Kraków, 4 lutego 2011 roku. Kontrolowany: Kontrolujący: Z up. Starosty (-) Barbara Adamuszek Z-ca Dyrektora PUP Olkusz Starszy Inspektor (-) mgr Elżbieta Libucha Starszy Inspektor (-) mgr Joanna Stadnik Protokół podpisano w Olkuszu, dnia r. 13