MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ PS.VII Kraków, Protokół z kontroli wieloproblemowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Miechowie w dniach października 2009 roku przez Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Małgorzata Miąsko Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie Nr 88/09 z 16 października 2009 roku). - Elżbieta Libucha Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie Nr 89/09 z 16 października 2009 roku). - Joanna Stadnik Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie Nr 90/09 z 16 października 2009 roku) Przedmiot i zakres kontroli: Realizacja standardów rynku pracy organizacja szkoleń w okresie od 1 stycznia 2008 roku do 30 czerwca 2009 roku zgodnie ze standardami usług rynku pracy określonymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314) oraz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315) Kontrolą objęto zadania ujęte w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego Funkcja 14, Zadanie 14.1 Wspieranie zatrudnienia i przeciwdziałanie bezrobociu, Podzadanie Kontrola realizacji zadań urzędów pracy. Kontrola objęła zagadnienia określone w tezach do kontroli wieloproblemowej, opracowanych przez Oddział Nadzoru i Kontroli Rynku Pracy, Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, tj.: 1) zagadnienia organizacyjne. 2) sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń. Ustalenia kontroli: Ustaleń kontroli dokonano w oparciu o analizę danych statystycznych, dokumentów oraz w oparciu o wyjaśnienia w formie ustnej i pisemnej udzielone przez Panią Annę Frączkiewicz oraz Panią Ewę Rojek Specjalistę ds. Rozwoju Zawodowego. I. Zagadnienia organizacyjne. Uchwałą Nr 78/146/05 Zarządu Powiatu Miechowskiego z dnia roku 2008 roku uchwalony został Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Miechowie. Regulamin ten określił zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. Realizacją zadań z zakresu organizacji szkoleń zajmował się Wydział Programów Rynku Pracy, Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - W okresie objętym kontrolą funkcję Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Miechowie pełniła Pani Annę Frączkiewicz, funkcję Kierownika Wydziału Programów Rynku Pracy Pan Bożena Włodarczyk, natomiast organizacją szkoleń zajmowała się Pani Ewa Rojek Specjalista ds. Rozwoju Zawodowego w Wydziale Programów Rynku Pracy. Od 2004 roku w Powiatowym Urzędzie Pracy w Miechowie zatrudniony jest jeden specjalista ds. rozwoju zawodowego. Informacje dotyczące szkoleń w 2008 roku i I półroczu 2009 roku. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Miechowie w 2008 roku w szkoleniach finansowanych z: 1. Funduszu Pracy ogółem uczestniczyło 72 osoby, w tym: - 59 osób w ramach szkoleń grupowych; - 13 osób w ramach szkoleń indywidualnych. Zatrudnienie po ukończonym szkoleniu w okresie 3 miesięcy podjęło: - 9 osób po szkoleniach grupowych; - 11 osób po szkoleniach indywidualnych. 2. Europejskiego Funduszu Społecznego ogółem uczestniczyło 98 osób, w tym: - 96 osób w ramach szkoleń grupowych; - 2 osoby w ramach szkoleń indywidualnych. Zatrudnienie po ukończonym szkoleniu w okresie 3 miesięcy podjęło: - 15 osób po szkoleniach grupowych; - 0 osób po szkoleniach indywidualnych. W I półroczu 2009 roku w szkoleniach finansowanych z: 1. Funduszu Pracy ogółem uczestniczyło 65 osób, w tym: - 59 osób w ramach szkoleń grupowych; - 6 osób w ramach szkoleń indywidualnych. Zatrudnienie po ukończonym szkoleniu w okresie 3 miesięcy podjęło: - 18 osób po szkoleniach grupowych; - 1 osób po szkoleniach indywidualnych. 2. Europejskiego Funduszu Społecznego ogółem uczestniczyło 53 osoby, w tym: - 53 osoby w ramach szkoleń grupowych. Zatrudnienie po ukończonym szkoleniu w okresie 3 miesięcy podjęła: - 1 osoba osób po szkoleniach grupowych; 2

3 - 3 - Finansowanie szkoleń w 2008 roku i I półroczu 2009 roku 1. Finansowanie szkoleń w 2008 roku: Limit środków na szkolenia zł Wykorzystanie środków zł 2. Finansowanie szkoleń w I półroczu 2009 roku: Limit środków na szkolenia , 30 zł Wykorzystanie środków , 40 zł Podczas kontroli zbadano szkolenia stanowiące 15 % kwoty ogólnej z 2008 roku oraz 12 % kwoty z 2009 roku. Powiatowy Urząd Pracy w Miechowie wg stanu na dzień roku, obsługiwał: 145 osób bezrobotnych z prawem do zasiłku; 1270 osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku. Stopa bezrobocia wynosiła 6,6%. Powiatowy Urząd Pracy w Miechowie wg stanu na dzień roku, obsługiwał: 196 osób z prawem do zasiłku; 1359 bez prawa do zasiłku. Stopa bezrobocia wynosiła 7,3%. II. Skuteczność, efektywność i prawidłowość realizacji standardu szkoleń w okresie 2008 i I połowie 2009 roku przez Powiatowy Urząd Pracy w Miechowie. W związku z przygotowaniem do kontroli dokonano analizy stanu prawnego oraz zapoznano się z informacjami pochodzącymi ze strony internetowej Powiatowego Urzędu Pracy w Miechowie. 1. Postępowanie przy informowaniu o możliwościach i zasadach korzystania z usług szkoleniowych świadczonych przez Powiatowy Urząd Pracy w Miechowie oraz promowanie tych usług. Informację o możliwościach i zasadach korzystania ze szkoleń Powiatowy Urząd Pracy realizował zgodnie z wymogami Cz. V pkt 1. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie standardów usług rynku pracy. Na podstawie zawartej umowy szkoleniowej w miejscu ogólnie dostępnym umieszczano ogłoszenie o szkoleniu przewidzianym do realizacji wraz ze wszystkimi informacjami wymaganymi 33 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy, tj. nazwą i zakresem szkolenia, liczbą uczestników i liczbą godzin szkolenia, miejscem i terminem realizacji szkolenia, charakterystyka osób, dla których szkolenie jest przeznaczone z uwzględnieniem wymagań wstępnych oraz informację o rodzaju 3

4 - 4 - zaświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia i uzyskanie kwalifikacji. Na ogłoszeniu brak daty określającej ważność ogłoszenia. Wszystkie ogłoszenia wywieszone w miejscu ogólnie dostępnym powinny zawierać datę wskazująca okres aktualności ogłoszenia. W Karcie usług, która zgodnie z wyjaśnienie Pana Tomasza Muchy Kierownika Wydziału Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego stanowi umowny załącznik do Karty Rejestracyjnej, odnotowywano informowanie bezrobotnych o planowanych szkoleniach. Karta Usług jako załącznik Karty Rejestracyjnej powinna być zatwierdzona zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Miechowie oraz powinna zawierać informację o tym, że stanowi załącznik Karty Rejestracyjnej. 2. Diagnozowanie zapotrzebowania na zawody i specjalności na lokalnym rynku pracy oraz potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia. W odniesieniu do kontrolowanego okresu Powiatowy Urząd Pracy w Miechowie sporządził w formie dokumentów Listę zawodów i specjalności oraz wykaz potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia w Powiatowym Przedzie Pracy w Miechowie w 2008 i 2009 roku. Dokumenty te zostały sporządzone zgodnie z procedurami zawartymi w Cz. V. pkt 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie standardów usług rynku pracy oraz 28 i 29 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Z przeprowadzonej analizy wynikało, że w 2008 roku na lokalnym rynku będzie istniało zapotrzebowanie na następujące zawody i specjalności: sprzedawca, pracownik biurowy, robotnik budowlany, technolog robót wykończeniowych, pomoc kuchenna, magazynier, kierowca Kat, C lub C+E lub D, Operator koparek i zwałowarek, operator wózków jezdniowych, fryzjer, sekretarka, pracownik administracyjny. Potrzeby osób uprawnionych oraz pracodawców skupiały się głownie wokół branży budowlanej, handlowej, transportowej a także w zakresie usług osobistych. Z informacji uzyskanych od pośredników pracy, doradców zawodowych, specjalisty rozwoju zawodowego oraz z Gminnych Ośrodków Pomocy Społecznej wynikało, że potrzeby szkoleniowe osób uprawnionych dotyczą następujących zawodów: kierowcy samochodu ciężarowego, operatora koparek, fryzjera, kierowcy operatora wózków jezdniowych, sekretarki, sprzedawcy, murarzy, opiekunki domowej, Listę zawodów i specjalności na 2009 rok poszerzono o zawód opiekuna osób starszych i niepełnosprawnych, audytora energetycznego oraz pracownika administracyjnego. Analiza wykazała, że na rynku pracy nie będzie istniało zapotrzebowanie na technologa robót wykończeniowych, pomoc kuchenną oraz magazyniera. Natomiast osoby uprawnione i pracodawcy, oprócz wymienionych przez urząd, wskazali na potrzebę organizacji szkoleń w zawodzie kelnera barmana, kierowcy autobusu lub samochodu dostawczego, pracownika ochrony fizycznej oraz florysty. 4

5 Postępowanie przy sporządzaniu i upowszechnianiu planu szkoleń. Analiza uzyskanych informacji posłużyła do określenia kierunków szkoleń przewidzianych do realizacji w Powiatowym Urzędzie Pracy w 2008 i 2009 roku. Kierunki te zostały pozytywnie zaopiniowane przez Powiatową Radę Zatrudnienia w Miechowie. Na podstawie listy zawodów i specjalności oraz wykazu potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia i pracodawców, z uwzględnieniem środków finansowych przewidzianych na sfinansowanie kosztów szkolenia, urząd sporządził plan szkoleń na okres jednego roku na lata 2008 i 2009 zgodnie z procedurą zawartą w Cz. V pkt 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie standardów usług rynku pracy. Plany szkoleń zawierały nazwę i zakres szkolenia, liczę miejsc dla uczestników szkolenia, przewidywany termin realizacji oraz orientacyjny czas trwania szkolenia w godzinach, a także charakterystykę osób, dla których szkolenie jest przeznaczone. Upowszechnianie planu szkoleń urząd realizował zgodnie z 30 pkt 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy, tj. poprzez zamieszczenie planu szkoleń na stronie internetowej urzędu, na tablicy ogłoszeń w siedzibie urzędu oraz rozesłaniu planu szkoleń do Gminnych Ośrodków Pomocy Społecznej znajdujących się na terenie powiatu miechowskiego. 4. Postępowanie przy zlecaniu przeprowadzenia szkoleń instytucjom szkoleniowym. Zakupu szkoleń dokonywano na podstawie art. 4 pkt 8 Ustawy prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z póź. zm.). Informację o planowanym szkoleniu urząd wysyłał na podstawie rozeznania rynku do instytucji szkolących w danym zakresie. Przy dokonywaniu wyboru instytucji szkoleniowej spośród nadesłanych ofert, zastosowano kryteria wymienione w 31, ust. 1 Rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do pomiaru kryteriów wyboru instytucji szkoleniowej zastosowano skalę punktową w ujęciu tabelarycznym. Stwierdzono brak zatwierdzonych przez starostę kryteriów wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzenia szkolenia zgodnie z 31 ust. 2 ww. rozporządzenia. 5. Kierowanie na szkolenie grupowe zgodnie z planem szkoleń. W ramach kontroli organizacji usługi szkoleń, w oparciu o standard szkoleń zbadano tryb postępowania i dokumentowania poszczególnych czynności podejmowanych przez specjalistę ds. rozwoju zawodowego. Do kontroli wybrano następujące szkolenia grupowe: 1. Szkolenie Fryzjer zrealizowane w okresie od do r. Szkolenie przeprowadzono zgodnie z tematem ujętym w Planie Szkoleń na 2008 rok, na podstawie Umowy szkoleniowej Nr 4/2008/EFS z dnia roku dla 10 osób na kwotę zł. 5

6 - 6 - Umowa szkoleniowa Nr 4/2008/EFS z dnia roku, podpisana z instytucją szkoleniową, zawiera wszystkie elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy dołączone są wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia. Na szkolenie skierowano 10 osób, z których 10 ukończyło szkolenie, zatrudnienie po szkoleniu podjęła 1 osoba. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100 % efektywność 10%. Koszt ponownego zatrudnienia kształtuje się na poziomie zł bez kosztów dodatków i dojazdów na szkolenie). Badania dokonano na podstawie dokumentacji szkolenia oraz akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: /0002, /0005, /0005, /0085, /0002, /0003, /0003,070208/0001, /001, /0008. Z powyższych akt osób bezrobotnych wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w Karcie Usług, przekazuje informacje o osobach bezrobotnych wytypowanych na szkolenie do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń oraz kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 Rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy, oraz z pkt. 5 części V Rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Czynności dokumentacyjne dotyczące monitorowania przebiegu szkolenia odbywają się zgodnie z 36 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, czyli Urząd realizuje zadania z zakresu monitoringu szkoleń poprzez wizytację szkolenia i pisemne stwierdzenie braku nieprawidłowości, pisemną analizę wyników ankiet oraz analizę zgodności faktury z wcześniejszą kalkulacją kosztów szkolenia całość w aktach szkolenia. Ponadto, Urząd dokonał monitorowania opisywanego szkolenia wynikającego z 36 ust. 3 rozporządzenia poprzez analizę pisemną dokumentacji dotyczącej szkolenia pod kątem sprawdzenia listy obecności z zajęć, dziennika zajęć w porównaniu z czasem szkolenia zawartym w umowie. 2. Szkolenie grupowe - Obsługa komputera, kas fiskalnych i fakturowanie, zrealizowane w dniach: rok. Zlecenie organizacji szkolenia nastąpiło w drodze zapytania ofertowego wysłanego do 4 firm. Wybór oferty jednostki szkoleniowej spośród trzech nadesłanych ofert odbył się poprzez nałożenie na wszystkie kryteriów określonych w 31 ust. 1 rozporządzenia, którym przypisano punkty. Z instytucją, której oferta otrzymała największą liczbę punktów oraz przedstawiła najlepszą jakościowo dokumentację z programem, podpisano umowę o zorganizowanie szkolenia. Szkolenie przeprowadzono zgodnie z ujętym w Planie Szkoleń na 2008 rok tematem, na podstawie Umowy szkoleniowej nr 5/GR/2008 z dnia roku dla 10 osób bezrobotnych na kwotę zł. Skierowano 11 osób, z których 10 ukończyło szkolenie (jedna osoba po otrzymaniu skierowania nie podjęła szkolenia ze względu na chorobę), zatrudnienie po szkoleniu znalazły 2 osoby. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 20%, natomiast koszt ponownego zatrudnienia kształtuje się na poziomie zł tj. 50% kwoty ogólnej na szkolenie (bez kosztów dodatków i dojazdów na szkolenie). 6

7 - 7 - Badania dokonano na podstawie dokumentacji szkolenia oraz akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: /0004, /0001, /0001, /0005, /0004, /0002, /0008, /0001, /0001, /0010. Z powyższych akt osób bezrobotnych wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w kartach usług, będących załącznikiem do karty rejestracyjnej, przekazuje informacje o osobach bezrobotnych wytypowanych na szkolenie do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń oraz kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt 5 części V rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Umowa szkoleniowa nr 5/GR/2008 z dnia roku zawiera elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy są dołączone wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia tj. program szkolenia, wzór zaświadczeń, wzór ankiety ewaluacyjnej. Urząd dokonał monitorowania opisywanego szkolenia wynikającego z 36 rozporządzenia w części dotyczącej przeprowadzenia wizytacji w instytucji szkoleniowej, jak i poprzez analizę pisemną dokumentacji otrzymanej od instytucji szkoleniowej, zgodnie z warunkami umowy. 3. Szkolenie grupowe - Szkolenie przygotowujące do sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej budynków, zrealizowane w dniach: rok. Zlecenie organizacji szkolenia nastąpiło w drodze zapytania ofertowego. Wybór oferty jednostki szkoleniowej spośród dwóch nadesłanych ofert odbył się poprzez nałożenie na wszystkie kryteriów określonych w 31 ust. 1 rozporządzenia, którym przypisano punkty. Z instytucją, której oferta otrzymała największą liczbę punktów oraz przedstawiła najlepszą jakościowo dokumentację z programem, podpisano umowę o zorganizowanie szkolenia. Procedura zlecania organizacji szkoleń zrealizowana została zgodnie z 31 ust. 1 i 32 rozporządzenia. Szkolenie przeprowadzono zgodnie z ujętym w Planie Szkoleń na 2009 rok tematem, na podstawie Umowy szkoleniowej nr 2/GR/2009 z dnia roku dla 5 osób bezrobotnych na kwotę zł. Skierowano 5 osób, z których wszystkie ukończyły szkolenie, pracę podjęła 1 osoba. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 20%, natomiast koszt ponownego zatrudnienia kształtuje się na poziomie zł tj. 100% kwoty ogólnej na szkolenie (bez kosztów stypendiów i dojazdów na szkolenie). Badania dokonano na podstawie dokumentacji szkolenia oraz akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: /0004, /0002, /0008, /0007, /0002. Z powyższych akt osób bezrobotnych wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w kartach usług, będących załącznikiem do karty rejestracyjnej, przekazuje informacje o osobach bezrobotnych wytypowanych na szkolenie do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń oraz kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt 5 7

8 - 8 - części V rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Umowa szkoleniowa nr 2/GR/2009 z dnia zawiera elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy są dołączone wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia tj. program szkolenia, wzór zaświadczeń, wzór ankiety ewaluacyjnej. Urząd dokonał monitorowania opisywanego szkolenia wynikającego z 36 rozporządzenia w części dotyczącej przeprowadzenia wizytacji w instytucji szkoleniowej, jak i poprzez analizę pisemną dokumentacji otrzymanej od instytucji szkoleniowej, zgodnie z warunkami umowy. Podczas szczegółowej analizy akt szkoleń grupowych stwierdzono: - brak właściwego podpisu organu wymaganego 32 ust.1 ww. rozporządzenia na wszystkich analizowanych umowach szkoleniowych: Zał. Nr 1 Umowa nr 4/2008/EFS zawarta w dniu roku, szkolenie Fryzjer ; Zał. Nr 2 Umowa nr 5/GR/2008 zawarta w dniu roku, szkolenie Obsługa komputera, kas fiskalnych, fakturowanie Zał. Nr 3 Umowa nr 2/GR/2009 zawarta w dniu roku, Szkolenie przygotowujące do sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej budynków - brak właściwego podpisu organu kierującego na szkolenie wymaganego 34 ust. 2 ww. rozporządzenia na wszystkich analizowanych skierowaniach: Zał. Nr 4-10 Skierowań na szkolenie Fryzjer z dnia roku; Zał. Nr 5 10 Skierowań na szkolenie Obsługa komputera, kas fiskalnych, fakturowanie z dnia roku; Zał. Nr 6 5 Skierowań na Szkolenie przygotowujące do sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej budynków z roku; - braki w prowadzonej analizie efektywności szkoleń, wykonano robocze zestawienia tabelaryczne nie zawierające następujących elementów wymienionych w 40 rozporządzenia: odsetek osób, które ukończyły szkolenie, liczbę i odsetek osób przeszkolonych w poszczególnych kategoriach wyróżnionych według kryterium wieku, poziomu wykształcenia, czasu pozostawania bez pracy, miejsca zamieszkania, i przynależności do grupy szczególnego ryzyka na rynku pracy, odsetek osób zatrudnionych do 3 miesięcy po szkoleniu. Ze sporządzonego zestawienia nie wyciągnięto wniosków w formie analizy pisemnej: Zał. Nr 7 Szkolenie Fryzjer Zał. Nr 8 Szkolenie Obsługa komputera, kas fiskalnych, fakturowanie 6. Kierowanie na szkolenie wskazane przez osobę uprawnioną; W ramach kontroli organizacji usługi szkoleń, w oparciu o standard szkoleń zbadano tryb postępowania i dokumentowania poszczególnych czynności podejmowanych przez specjalistę ds. rozwoju zawodowego. 8

9 - 9 - Do kontroli wybrano następujące szkolenia indywidualne 1. Szkolenie indywidualne Kurs florysty-desingera, zrealizowane w okresie od roku do roku. Szkolenie zorganizowano zgodnie z procedurą zawartą w Cz. V, pkt 6 ww. rozporządzania, szkolenie zorganizowano na podstawie Umowy szkoleniowej Nr 7/08 z dnia roku dla 1 osoby na kwotę 1900,00 zł. Skierowano 1 osobę o nr ewidencyjnym /0007, która ukończyła szkolenie i podjęła zatrudnienie. Z powyższych danych wynika, że zarówno skuteczność jak i efektywność szkolenia wynosi 100%. Umowa szkoleniowa Nr 7/08 z dnia roku, zawiera wszystkie elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy dołączone są wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia. Z powyższych akt osoby bezrobotnej wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w Karcie Usług, przekazuje informacje do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń i kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt 6 części V rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Czynności dokumentacyjne dotyczące monitorowania przebiegu szkolenia odbywają się zgodnie z 36 ust. 1 i 2 rozporządzenia, czyli Urząd realizuje zadania z zakresu monitoringu szkoleń poprzez wizytację szkolenia i pisemne stwierdzenie braku nieprawidłowości, pisemną analizę wyników ankiet oraz analizę zgodności faktury z wcześniejszą kalkulacją kosztów szkolenia całość w aktach szkolenia. Ponadto, Urząd dokonał monitorowania opisywanego szkolenia wynikającego z 36 ust. 3 rozporządzenia poprzez analizę pisemną dokumentacji dotyczącej szkolenia pod kątem sprawdzenia listy obecności z zajęć, dziennika zajęć w porównaniu z czasem szkolenia zawartym w umowie. 2. Szkolenie indywidualne Kurs fryzjerski zrealizowane w dniach od r. do roku. Szkolenie zorganizowano zgodnie z procedura zawarta w Cz. V, pkt 6 ww. rozporządzania. Szkolenie zorganizowano na podstawie Umowy szkoleniowej 1/08 z dnia roku na kwotę 5000 zł. Skierowano 1 osobę o nr ewidencyjnym /0005, która ukończyła szkolenie i podjęła zatrudnienie. Z powyższych danych wynika, że zarówno skuteczność jak i efektywność szkolenia wynosi 100%. Umowa szkoleniowa Nr 1 /08 z dnia roku zawiera wszystkie elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy dołączone są wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia. 9

10 Z powyższych akt osoby bezrobotnej wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w Karcie Usług, przekazuje informacje do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń i kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt 6 części V rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Ze względu na miejsce odbywania szkolenia, tj. Kalisz, urząd dokonał tylko monitorowania opisywanego szkolenia wynikającego z 36 ust. 3 rozporządzenia poprzez analizę pisemną dokumentacji dotyczącej szkolenia pod kątem sprawdzenia listy obecności z zajęć, dziennika zajęć w porównaniu z czasem szkolenia zawartym w umowie. 3. Szkolenie indywidualne Księgowość komputerowa zrealizowane w dniach od roku roku Szkolenie zorganizowano zgodnie z procedura zawarta w Cz. V, pkt 6 ww. rozporządzania. Szkolenie zorganizowano na podstawie Umowy szkoleniowej 2/09 z dnia roku z dnia roku 7500 zł. Skierowano 3 osoby bezrobotne. Zanalizowano akta osoby o nr ewidencyjnym /0009, która ukończyła szkolenie i podjęła staż. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia tej osoby wyniosła 100 %, natomiast efektywność 0%. Umowa szkoleniowa Nr 2/09 z dnia roku zawiera wszystkie elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy dołączone są wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia. Z powyższych akt osoby bezrobotnej wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w Karcie Usług, przekazuje informacje do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń i kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt 6 części V rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Czynności dokumentacyjne dotyczące monitorowania przebiegu szkolenia odbywają się zgodnie z 36 ust. 1 i 2 rozporządzenia, czyli Urząd realizuje zadania z zakresu monitoringu szkoleń poprzez wizytację szkolenia i pisemne stwierdzenie braku nieprawidłowości, pisemną analizę wyników ankiet oraz analizę zgodności faktury z wcześniejszą kalkulacją kosztów szkolenia całość w aktach szkolenia. Ponadto, Urząd dokonał monitorowania opisywanego szkolenia wynikającego z 36 ust. 3 rozporządzenia poprzez analizę pisemną dokumentacji dotyczącej szkolenia pod kątem sprawdzenia listy obecności z zajęć, dziennika zajęć w porównaniu z czasem szkolenia zawartym w umowie. 4. Szkolenie indywidualne - Kurs SEP, zrealizowany w dniach od rok. 10

11 Szkolenie zrealizowano w wyniku złożenia wniosku indywidualnego o zorganizowanie szkolenia na druku Karta kandydata na szkolenie z dnia roku, do którego załączone zostało oświadczenie pracodawcy o zamiarze zatrudnienia po uzyskaniu przedmiotowych kwalifikacji z dnia roku. Weryfikacja zasadności wniosku odbyła się poprzez wydanie pozytywnej opinii pośrednika pracy i potwierdzenie przez niego braku ofert pracy dla osoby bezrobotnej ubiegającej się o udział w szkoleniu. Procedura wymaga, aby Urząd odpowiedział pisemnie na wniosek, co stało się poprzez wydanie opinii pozytywnej roku. Wybrana instytucja szkoleniowa przedstawiła dokumentację ofertową zawierającą program szkolenia zgodny z zapisami 32 ust. 4 rozporządzenia. Szkolenie zorganizowano na podstawie Umowy szkoleniowej nr 12/08 z dnia roku dla 1 osoby na kwotę 575,20 zł. Skierowano 1 osobę o nr ewidencyjnym /0004, która ukończyła szkolenie i została zatrudniona roku na kilka dni ponowna rejestracja rok. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność również 100%. Badania prawidłowości i efektywności szkolenia dokonano na podstawie dokumentacji szkolenia oraz akt skierowanej na szkolenie osoby bezrobotnej o numerze ewidencyjnym: /0004. Z powyższych akt osoby bezrobotnej wynika, że urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące szkolenia w karcie usług będącej załącznikiem karty rejestracyjnej, przekazuje informacje do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń i kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt.6 części V rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Umowa szkoleniowa nr 12/08 zawiera elementy wymagane przez 32 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Do umowy są dołączone wymagane załączniki zgodnie z 32 ust. 3 ww. rozporządzenia tj. program szkolenia, wzór zaświadczeń, wzór ankiety ewaluacyjnej. 5. Szkolenie indywidualne - Kurs spawacza w zakresie spawania elektrodą otuloną (111), spawania w osłonie CO2 metodą MAG (135) oraz spawania w osłonie gazów metodą TIG (141), rok. Szkolenie zorganizowano w wyniku złożenia wniosku indywidualnego (nr 1/Wn/2009 z dnia roku) o zorganizowanie szkolenia, do którego załączone zostało oświadczenie bezrobotnego o zamiarze (po ukończeniu kursu) podjęcia własnej działalności gospodarczej związanej z usługami spawalniczymi. Wniosek został zweryfikowany oraz pozytywnie zaopiniowany przez pośrednika pracy. Zgodnie z Procedurą Szkoleń, bezrobotny otrzymał pisemną odpowiedź (z dnia roku) na złożony wniosek. Wybrana instytucja szkoleniowa przedstawiła dokumentację ofertową zawierającą program szkolenia zgodny z zapisami 32 ust. 4 rozporządzenia. Szkolenie zorganizowano na podstawie Umowy szkoleniowej nr 1/09 z dnia roku dla 1 osoby na kwotę zł. Skierowana osoba (zarejestrowana pod numerem ewidencyjnym: /0001), ukończyła szkolenie i decyzją z dnia roku została wyrejestrowana z ewidencji Urzędu, w związku z otrzymaniem jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej. Zarówno skuteczność jak i efektywność szkolenia wynosi 100%. 11

12 Badania skuteczności oraz efektywności organizowanego przez Urząd Kursu spawacza w zakresie spawania elektrodą otuloną (111), spawania w osłonie CO2 metodą MAG (135) oraz spawania w osłonie gazów metodą TIG (141) dokonano na podstawie dokumentacji szkolenia oraz akt skierowanej na szkolenie osoby bezrobotnej. Analiza akt osoby bezrobotnej wykazała, że urząd dokumentował zdarzenia dotyczące szkolenia w Karcie Usług, przekazywał informacje do działu odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i wypłatę świadczeń i kierował na szkolenie, zgodnie z procedurą zawartą w 34 Rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy oraz z pkt.6 części V Rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie standardów usług rynku pracy. Po przeprowadzeniu analizy akt szkolenia stwierdzono, że Umowa szkoleniowa nr 1/09 zawiera wszystkie elementy wymagane 32 ust. 2 i 3 Rozporządzenia MPiPS z dnia 2 marca 2007 roku w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy. Specjalista do Spraw Rozwoju Zawodowego, po zakończeniu szkolenia dokonał pisemnej analizy przekazanej zgodnie z warunkami Umowy przez instytucję szkoleniową dokumentacji szkolenia. Podczas szczegółowej analizy akt szkoleń indywidualnych stwierdzono: - brak właściwego podpisu organu wymaganego 32 ust.1 ww. rozporządzenia na wszystkich analizowanych umowach szkoleniowych: Zał. Nr 9 Umowa nr 7/08 zawarta w dniu roku, Kurs Florysty-designera ; Zał. Nr 10 Umowa nr 1/08 zawarta w dniu roku, szkolenie Kurs fryzjerski ; Zał. Nr 11 Umowa nr 2/09 zawarta w dniu roku, Księgowość komputerowa ; Zał. Nr 12 Umowa nr 12/08 zawarta w dniu roku, Kurs przygotowujący do egzaminu kwalifikacyjnego z eksploatacji i dozoru urządzeń elektroenergetycznych ; Zał. Nr 13 Umowa nr 1/09 zawarta w dniu roku, Kurs spawacza w zakresie spawania elektrodą otulona (111), spawania w osłonie CO 2metodą MAG(135) oraz spawania w osłonie gazów metoda TIG (141) ; - brak właściwego podpisu organu kierującego na szkolenie wymaganego 34 ust. 2 ww. rozporządzenia na wszystkich analizowanych skierowaniach: Zał. Nr 14 Skierowanie na szkolenie Kurs Florysty-designera z dnia roku; Zał. Nr 15 Skierowanie na szkolenie Kurs fryzjerski z dnia roku; Zał. Nr 16 Skierowanie na szkolenie Księgowość komputerowa z dnia roku; Zał. Nr 17 Skierowanie na szkolenie Kurs spawacza w zakresie spawania elektroda otulona (111), spawania w osłonie CO 2metodą MAG(135) oraz spawania w osłonie gazów metoda TIG (141) z dnia roku; - ponadto na skierowaniu na szkolenie osoby bezrobotnej o numerze ewidencyjnym /005, brak adresu zamieszkania wymaganego 34 ust. 2, pkt 3 rozporządzenia; (Zał. Nr 17) 12

13 szkolenie Florystka, zrealizowane w dniach od do roku, szkolenie Kurs spawacza w zakresie spawania elektrodą otuloną (111), spawania w osłonie CO2 metodą MAG (135) oraz spawania w osłonie gazów metodą TIG (141) zrealizowane od do roku oraz szkolenie Kurs SEP, zrealizowany w dniach od roku nie były na bieżąco monitorowane przez Urząd na podstawie szczegółowych metod wynikających z 36 pkt. 1 rozporządzenia w części dotyczącej przeprowadzenia wizytacji w instytucji szkoleniowej. Natomiast przeprowadzona została analiza pisemna dokumentacji wraz z ankietą oceny szkolenia, otrzymanej od instytucji szkoleniowej, zgodnie z warunkami umowy. Natomiast przeprowadzona została analiza pisemna dotycząca faktury i ankiety ze szkolenia. Napisano w niej cyt.: Na zakończenie kursu uczestnik wypełnił ankietę oceniającą poziom szkolenia. Słuchacz dobrze ocenił realizacje kursu, w jakim uczestniczył, bez żadnych uwag. Na podstawie dostarczonej dokumentacji dokonano analizy przeprowadzonego kursu. Z dostarczonej dokumentacji szkoleniowej wynika, że bezrobotny ukończył szkolenie i był obecny na wszystkich zajęciach szkoleniowych. Koszt szkolenia jest zgodny z wcześniejszymi kalkulacjami oraz z fakturą. (Zał. Nr 18) Na tej podstawie oraz załącznika do faktury nr 218/SZ/12/2008 z roku, w którym stwierdzono że warunki umowy zostały dotrzymane, fakturę przekazano do realizacji i zapłacono za szkolenie. (Zał. Nr 19) W wyniku sprawdzenia dokumentacji szkolenia i w oparciu o powyższe informacje ustalono: 1. W ankiecie oceny szkolenia uczestnik w dwóch punktach, podał ocenę negatywną. (Zał. Nr 20) 2. Instytucja szkoleniowa nie wywiązała się z warunków 2 pkt 6 umowy i nie przesłała po szkoleniu: -listy obecności, -dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia i uzyskanie kwalifikacji, -dziennika zajęć. 3. Urząd nie podjął udokumentowanych prób kontaktu z instytucją szkoleniową w celu wyegzekwowania zapisów umowy. 4. Urząd nie zastosował sankcji 5 pkt 2 umowy cyt.: Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do: (...) 2. Odstąpienia od umowy lub odmowy zapłaty za szkolenie w przypadku stwierdzenia prowadzenia zajęć niezgodnie z programem, bądź niedotrzymania pozostałych warunków umowy. 5. Pomimo braku dokumentów od instytucji szkoleniowej, kwota została zapłacona. Wobec powyższego, Urząd przedstawił wyjaśnienie, w którym podnosi, że uczestnik szkolenie ukończył i uzyskał uprawnienia a jednostka szkoląca pomimo telefonicznych upomnień nie przedstawiła dokumentacji i twierdzi, że dla zdania egzaminu SEP obecność na zajęciach jest obowiązkowa. (Zał. Nr 21) Z ustnych wyjaśnień specjalisty ds. rozwoju zawodowego, wynika że Urząd uzyskał na temat szkolenia zarówno informacje jaki i dokumenty od uczestnika szkolenia i na tej podstawie powziął pewność o prawidłowości przebiegu szkolenia. Specjalista ds. rozwoju zawodowego w notatce zawierającej analizę dokumentacji szkolenia przesłanej przez instytucje szkolącą powinien zamieszczać nazwę szkolenia i termin jego przeprowadzenia oraz datę sporządzenia notatki ze względu na problem z przyporządkowaniem danego dokumentu do akt szkolenia. Wnioski 13

14 Podczas przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że usługa rynku pracy w zakresie organizacji szkoleń w Powiatowym Urzędzie Pracy w Miechowie realizowana jest zgodnie z postanowieniami ww. rozporządzeń, za wyjątkiem drobnych uchybień formalnych wskazanych w treści protokołu. Natomiast jedyna nieprawidłowość dotyczyła szkolenia, gdzie urząd zapłacił za szkolenie pomimo niedotrzymania warunków umowy prze instytucję szkoleniowa. Wobec powyższego należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: Urząd podpisując umowę ze zleceniobiorcą w celu zabezpieczenia swoich interesów, powinien korzystać z jej zapisów. Zastosowanie sankcji zawartych w umowie ma moc dyscyplinującą wobec instytucji szkoleniowej, szczególnie w sytuacji, gdy współpraca z tą instytucją jest konieczna i powtarzalna, ze względu na uprawnienia jakie nadaje i jej pozycję monopolisty na rynku wojewódzkim; Na tym czynności kontrolne zakończono. Ustaleń zawartych w protokole dokonano na podstawie i dokumentacji wytworzonej przez Powiatowy Urząd Pracy w Miechowie, dołączonych do protokołu w formie 21 załączników. Integralną część egzemplarza protokołu jednostki kontrolowanej stanowi 21 załączników. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono kierownikowi jednostki kontrolowanej. Kraków, 16 listopada 2009 rok. Kontrolowany: Kontrolujący: DYREKTOR PUP Inspektor (-) mgr Anna Frączkiewicz (-) mgr Małgorzata Miąsko Inspektor (-) mgr Joanna Stadnik Protokół podpisano w Miechowie roku 14

15 Wykaz załączników do protokołu kontroli wieloproblemowej przeprowadzonej w PUP w Miechowie do października 2009 roku. 1. Umowa nr 4/2008/EFS zawarta w dniu roku, szkolenie Fryzjer ; 2. Umowa nr 5/GR/2008 zawarta w dniu roku, szkolenie Obsługa komputera, kas fiskalnych, fakturowanie 3. Umowa nr 2/GR/2009 zawarta w dniu roku, Szkolenie przygotowujące do sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej budynków Skierowań na szkolenie Fryzjer z dnia roku; Skierowań na szkolenie Obsługa komputera, kas fiskalnych, fakturowanie z dnia roku; 6. 5 Skierowań na Szkolenie przygotowujące do sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej budynków z roku; 7. Analiza efektywności Szkolenia Fryzjer 8. Analiza efektywności Szkolenia Obsługa komputera, kas fiskalnych, fakturowanie 9. Umowa nr 7/08 zawarta w dniu roku, Kurs Florysty-designera ; Umowa nr 1/08 zawarta w dniu roku, szkolenie Kurs fryzjerski ; Umowa nr 2/09 zawarta w dniu roku, Księgowość komputerowa ; Umowa nr 12/08 zawarta w dniu roku, Kurs przygotowujący do egzaminu kwalifikacyjnego z eksploatacji i dozoru urządzeń elektroenergetycznych ; Umowa nr 1/09 zawarta w dniu roku, Kurs spawacza w zakresie spawania elektrodą otulona (111), spawania w osłonie CO 2metodą MAG(135) oraz spawania w osłonie gazów metoda TIG (141) ; 14. Skierowanie na szkolenie Kurs Florysty-designera z dnia roku; 15. Skierowanie na szkolenie Kurs fryzjerski z dnia roku; 16. Skierowanie na szkolenie Księgowość komputerowa z dnia roku; 17. Skierowanie na szkolenie Kurs spawacza w zakresie spawania elektroda otulona (111), spawania w osłonie CO 2metodą MAG(135) oraz spawania w osłonie gazów metoda TIG (141) z dnia roku; 18. Analiza pisemna dotycząca faktury i ankiety ze szkolenia. 19. Faktura Nr 218/SZ/12/2008 wraz z załącznikiem. 20. Ankieta uczestnik dotycząca udziału w szkoleniu. 21. Wyjaśnienie urzędu dotyczące rozliczenia do umowy nr 12/08 z roku. 15