IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 5.2. Podręcznik zarządzania rezerwacjami IBM

Transkrypt

1 IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 5.2 Podręcznik zarządzania rezerwacjami IBM

2 Uwaga Przed użyciem niniejszych informacji i produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z treścią sekcji Uwagi na stronie 47. Niniejsze wydanie dotyczy wersji 10, edycji 5, modyfikacji 2 produktu IBM TRIRIGA oraz wszystkich kolejnych edycji i modyfikacji, dopóki w nowych wydaniach nie zostanie wskazana inna wersja i edycja. Copyright IBM Corporation 2011, 2016.

3 Spis treści Rozdział 1. Zarządzanie rezerwacjami i zasobami umożliwiającymi rezerwację.. 1 Rozdział 2. Przegląd zarządzania rezerwacjami Typy rezerwacji Role rezerwacji Administrator aplikacji Rola Centrala zleceń Agent centrum obsługi telefonicznej Koordynator rezerwacji Rozdział 3. Przepływy procesów rezerwacji Przegląd Konfigurowanie rezerwacji Proces konfigurowania rezerwacji pomieszczeń.. 9 Proces konfigurowania usług żywieniowych Proces konfigurowania wyposażenia Proces rezerwowania pomieszczeń Rozdział 4. Konfigurowanie rezerwacji 15 Grupy powierzchni do rezerwacji Konfigurowanie ustawień aplikacji Konfigurowanie kalendarzy rezerwacji Konfigurowanie szablonów zadań roboczych Konfigurowanie zamówień zbiorczych Konfigurowanie uprawnień do zasobów Konfigurowanie pozycji magazynowych Konfigurowanie zasobów Konfigurowanie powierzchni Konfigurowanie procesu Rezerwuj aktualizację masową 19 Konfigurowanie grup rezerwacji Konfigurowanie grup powierzchni do rezerwacji Konfigurowanie czasu przestoju zasobu Konfigurowanie strategii rezerwacji Implementowanie zdefiniowanego wyszukiwania dla zapytania rezerwacji Rozdział 5. Rezerwowanie pomieszczeń, sprzętu i pojazdów Rezerwacje Tworzenie rezerwacji Tworzenie rezerwacji cyklicznych Zlecanie rezerwacji Konfigurowanie preferencji rezerwacji Przykłady rezerwowania zasobów w programie Microsoft Outlook Tworzenie szybkiej rezerwacji w programie Microsoft Outlook Rezerwowanie pomieszczeń i usług w programie Microsoft Outlook Rezerwowanie obszaru roboczego w programie Microsoft Outlook Przykłady rezerwowania zasobów w programie IBM TRIRIGA Rezerwowanie zasobów wspólnych w programie IBM TRIRIGA Rezerwowanie zasobów prywatnych w programie IBM TRIRIGA Rozdział 6. Integracja produktu IBM TRIRIGA z produktem Microsoft Exchange Konfigurowanie programu Microsoft Exchange Konfigurowanie produktu Microsoft Generowanie skryptów w aplikacji IBM TRIRIGA dla produktu Microsoft Exchange Tworzenie zasobów pomieszczenia ze znakami wielobajtowymi Konfigurowanie produktu IBM TRIRIGA Konfigurowanie portu SMTP w systemie operacyjnym Linux Instalowanie dodatku IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager Add-in w programie Microsoft Outlook Tryb nadzorowany: instalowanie dodatku IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager Add-in w programie Microsoft Outlook Tryb cichy: instalowanie dodatku IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager Add-in w programie Microsoft Outlook Konfigurowanie dodatku IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager Add-in w programie Microsoft Outlook Deinstalacja dodatku IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager Add-in Rozwiązywanie problemów z produktem TRIRIGA Workplace Reservation Manager Add-in Uwagi Znaki towarowe Warunki dotyczące dokumentacji produktu Oświadczenie IBM o Ochronie Prywatności w Internecie 50 Copyright IBM Corp. 2011, 2016 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2016

5 Rozdział 1. Zarządzanie rezerwacjami i zasobami umożliwiającymi rezerwację Aplikacja IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager służy do zarządzania rezerwacjami współużytkowanych pomieszczeń, takich jak sale konferencyjne i obszary robocze, współużytkowanych urządzeń, takich jak projektory i współużytkowanych pojazdów. Istnieje możliwość zlecenia rezerwacji jako użytkownik samoobsługowy, utworzenia rezerwacji jako agent stanowiska pomocy lub przetworzenia zlecenia jako koordynator centrum zdarzeń. Możliwe jest uwzględnienie dostawców usług, takich jak sprzedawcy usług żywieniowych oraz zadań roboczych, takich jak przygotowanie pomieszczenia, obsługa końcowa pomieszczenia, dostawa i odbiór sprzętu. W celu zapewnienia dodatkowej elastyczności podczas rezerwacji pomieszczeń, możliwa jest również integracja aplikacji z produktami Microsoft Exchange i Microsoft Outlook. Copyright IBM Corp. 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

7 Rozdział 2. Przegląd zarządzania rezerwacjami Typy rezerwacji W celu zarządzania rezerwacjami i zasobami umożliwiającymi rezerwacje za pomocą aplikacji IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager należy zrozumieć typy rezerwacji stosowane w przedsiębiorstwie. Należy zrozumieć również portale aplikacyjne dostępne dla roli użytkownika w przedsiębiorstwie. Od etapu konfiguracji aplikacji do tworzenia rezerwacji istnieje wiele typów klasyfikacji zleceń rezerwacji, klas rezerwacji i formularzy rezerwacji. Klasa zlecenia rezerwacji definiuje to, które zadania robocze są generowane dla rezerwacji. Klasa rezerwacji definiuje, które powierzchnie wymagają zatwierdzenia i które role mogą je rezerwować. Formularz rezerwacji definiuje, które karty, sekcje i pola są niezbędne dla żądania lub zasobu. Klasy zlecenia rezerwacji Podczas konfiguracji rezerwacji aplikacja udostępnia kilka głównych klasyfikacji zleceń rezerwacji w celu usprawnienia procesu zadania roboczego. Dla każdej klasy zlecenia zdefiniowany jest plan usługi. Następnie dla każdego planu usługi zdefiniowane są szablony zadania roboczego. Szablony zadania roboczego zawierają szczegóły zadania, które są stosowane, gdy zadania robocze są tworzone dla rezerwacji. Klasy zlecenia rezerwacji obejmują następujące typy: Klasa zlecenia rezerwacji Rezerwacja miejsca spotkania Rezerwacja powierzchni biurowej Rezerwacja zasobu Rezerwacja pojazdów Opis Ta klasa zlecenia dotyczy szablonów zadań roboczych dla przygotowania, obsługi końcowej i sprzątania pomieszczenia. W przeciwieństwie do klasy zlecenia dla miejsca spotkań ta klasa zlecenia nie obejmuje przygotowania, obsługi końcowej i sprzątania pomieszczenia. Ta klasa zlecenia dotyczy szablonów zadań roboczych dla dostawy i odbioru sprzętu. Ta klasa zlecenia dotyczy szablonów zadań roboczych dla dostawy i odbioru pojazdów Klasy rezerwacji Również podczas konfiguracji rezerwacji formularz Powierzchnia jest używany do identyfikowania klasy powierzchni umożliwiającej rezerwację. Klasy rezerwacji obejmują następujące typy: Klasa rezerwacji Powierzchnia prywatna Powierzchnia dostępna do zamawiania Powierzchnia dostępna do rezerwacji Opis Tę powierzchnię może zarezerwować tylko Koordynator rezerwacji za pomocą formularza Rezerwacja portiera. Ta powierzchnia może być zarezerwowana przez każdą rolę, ale rezerwacja wymaga zatwierdzenia przez Właściciela zasobów. Ta powierzchnia może być zarezerwowana przez każdą rolę, ale rezerwacja nie wymaga zatwierdzenia przez Właściciela zasobów. Copyright IBM Corp. 2011,

8 Formularze rezerwacji Tworzenie rezerwacji obejmuje kilka podobnych formularzy, ale każdy z nich jest przypisany do konkretnego zlecenia lub zasobu. W zależności od roli użytkownika formularze rezerwacji obejmują następujące typy: Formularz Zlecenia rezerwacji Rezerwacja portiera Rezerwacja pomieszczenia Rezerwacja sprzętu Rezerwacja pojazdu Opis Ten formularz służy jako szczególny scenariusz samoobsługowy. Jeśli rola użytkownika wymaga przesyłania zleceń do Koordynatora rezerwacji, możliwe jest zlecenie rezerwacji dostępnych sal konferencyjnych, obszarów roboczych, sprzętu i pojazdów. Ten formularz służy jako scenariusz portiera. Aby zarezerwować powierzchnię prywatną, należy zadzwonić do Koordynatora rezerwacji. Następnie Koordynator rezerwacji może przekazać rezerwację powierzchni prywatnej za pomocą tego formularza. Ten formularz służy jako typowy scenariusz samoobsługowy dla wielu ról. Istnieje możliwość wyboru jednego lub wielu pomieszczeń dla rezerwacji. Jeśli z miejscem spotkania powiązany jest dostawca usług żywieniowych lub sprzętowych, istnieje możliwość dodania zamówienia na usługi żywieniowe lub sprzętowe razem z rezerwacją pomieszczenia. Ten formularz służy jako typowy scenariusz samoobsługowy dla wielu ról. Istnieje możliwość wyboru jednej lub wielu pozycji wyposażenia dla każdego zamówienia wyposażenia. Ten formularz służy jako typowy scenariusz samoobsługowy dla wielu ról. Istnieje możliwość wyboru jednego lub wielu pojazdów dla każdego zamówienia pojazdu. Role rezerwacji Po zalogowaniu się do aplikacji wyświetlana jest strona główna użytkownika. Strona główna umożliwia dostęp do aplikacji. Ze strony głównej można przeglądać portal główny lub używać systemu menu do otwierania portali procesów dostępnych dla roli użytkownika. Pasek menu umożliwia otwieranie innych dostępnych portali. W zależności od roli aplikacja może składać się z jednego portalu lub większej liczby portali. Konfiguracja strony głównej IBM TRIRIGA jest określona w sekcji Domyślny portal rekordu profilu użytkownika. Portal główny lub portale procesów mogą się różnić w zależności od roli użytkownika w przedsiębiorstwie oraz uprawnień dostępu i licencyjnych. Niezależnie od tego portale użytkownika składają się z komponentów i typów sekcji opisanych w tej dyskusji. Każdy portal składa się z sekcji portalu. Każda sekcja portalu służy określonej funkcji i wyświetla informacje dostosowane do roli biznesowej użytkownika. W danym portalu sekcje są konfigurowane przez administratora aplikacji dla roli użytkownika w systemie. Administrator aplikacji Administrator aplikacji to rola użytkownika, który instaluje i konfiguruje aplikacje. Podstawowym obowiązkiem administratora aplikacji jest zarządzanie aplikacją IBM TRIRIGA w przedsiębiorstwie. Do jego obowiązków należy tworzenie i zarządzanie licencjami i grupami uprawnień, konfigurowanie dostępu użytkowników i obsługa standardów poziomu systemu i aplikacji, takich jak wartości klasyfikacji i list. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

9 Po zalogowaniu się użytkownika z rolą administratora aplikacji portalem głównym jest portal Administrator aplikacji. Przykładowy portal Administrator aplikacji obejmuje następujące sekcje: v Przypomnienia - Administrator aplikacji v Ostatnio odwiedzone v Administrowanie aplikacjami v Licencja i zabezpieczenia v Administrowanie aplikacją - Narzędzia Rola Centrala zleceń Samodzielny zamawiający to rola użytkownika, który zazwyczaj przekazuje i monitoruje zlecenia w aplikacji. Podstawowym obowiązkiem samodzielnego zamawiającego jest przekazywanie zleceń według potrzeb za pomocą aplikacji IBM TRIRIGA. Ten obowiązek obejmuje lokalizowanie powierzchni, na które mają wpływ zlecenia usługi, wyświetlanie kalendarza w celu zlecania rezerwacji i monitorowanie statusu aktywnych zleceń. W aplikacji rola Centrala zleceń jest przystosowana do samodzielnego zlecającego. Po zalogowaniu z rolą Centrala zleceń portalem głównym jest portal Centrala zleceń. Portal Centrala zleceń może zawierać przykładowo następujące sekcje: v Centrala zleceń v Strony pokrewne - Centrala zleceń v Ostatnio odwiedzone v Przypomnienia - Centrala zleceń v Moje aktywne zlecenia v Mój kalendarz v Moje rezerwacje v Znajdź powierzchnię Agent centrum obsługi telefonicznej Agent centrum obsługi telefonicznej to rola użytkownika, który zazwyczaj przyjmuje połączenia od pracowników do stanowiska pomocy i określa szczegóły połączenia w aplikacji. Podstawowym obowiązkiem Agenta centrum obsługi telefonicznej jest przyjmowanie połączeń do stanowisko pomocy od pracowników przedsiębiorstwa. Ten obowiązek obejmuje określanie szczegółów połączenia w aplikacji IBM TRIRIGA i próbę rozwiązania problemów podczas połączenia w celu uniknięcia zleceń usługi. Inne obowiązki obejmują informowanie dzwoniących o statusie zleceń usługi. Po zalogowaniu z rolą Agent centrum obsługi telefonicznej portalem głównym jest portal Centrum obsługi telefonicznej. Portal Centrum obsługi telefonicznej może zawierać przykładowo następujące sekcje: v Przypomnienia - Centrum obsługi telefonicznej v Strony pokrewne - Centrum obsługi telefonicznej v Ostatnio odwiedzone v Zadania kontynuacji v Moje rejestry połączeń Rozdział 2. Przegląd zarządzania rezerwacjami 5

10 Koordynator rezerwacji Koordynator rezerwacji to rola użytkownika, który zazwyczaj zarządza pomieszczeniami możliwymi do rezerwacji i powiązanymi z nimi usługami w aplikacji. Podstawowym obowiązkiem koordynatora rezerwacji jest zarządzanie portfelem pomieszczeń możliwych do rezerwacji w aplikacji IBM TRIRIGA. Ten obowiązek obejmuje konfigurację typów pomieszczeń możliwych do rezerwacji, opcji układu pomieszczenia i umów o świadczenie usług oraz monitorowanie dostaw i odbioru zleceń żywnościowych i sprzętowych. Inne obowiązki obejmują: pełnienie roli portiera dla pomieszczeń prywatnych, przyjmowanie telefonicznych zleceń rezerwacji i analizowanie metryk wykorzystania w celu optymalizacji powierzchni i sprzętu możliwych do rezerwacji. Po zalogowaniu z rolą Koordynator rezerwacji portalem głównym jest portal Koordynator rezerwacji. Portal Koordynator rezerwacji może zawierać przykładowo następujące sekcje: v Przypomnienia - Koordynator rezerwacji v Metryki wydajności - Koordynator rezerwacji v Strony pokrewne - Koordynator rezerwacji v Moje sale konferencyjne v Moje miejsca hotelowe v Rezerwacja - Wykorzystanie pokojów v Rezerwacja - Wykorzystanie zasobów 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

11 Rozdział 3. Przepływy procesów rezerwacji Przepływy procesów rezerwacji opisują konfigurację zarządzania rezerwacjami, rezerwowanie pomieszczeń i inne procesy rezerwacji. Przegląd Ten schemat blokowy przeglądu zarządzania rezerwacjami przedstawia ogólny zarys procesu rezerwacji w aplikacji IBM TRIRIGA. W pierwszej fazie następuje konfiguracja zarządzania rezerwacjami. W drugiej fazie ma miejsce definiowanie procesu rezerwacji lub zamawiania pomieszczeń. Trzecia faza obejmuje pozostałe procesy i typy rezerwacji, np. możliwe do zlecenia powierzchnie zatwierdzone przez właściciela zasobów lub powierzchnie prywatne zarezerwowane przez koordynatora rezerwacji. Copyright IBM Corp. 2011,

12 Konfigurowanie rezerwacji d rezerwacji Proces rezerwowania pomieszcze Przegl Pozosta e procesy zwi zane z rezerwacj Rysunek 1. Przegląd rezerwacji Konfigurowanie rezerwacji Ten schemat blokowy przedstawia proces konfigurowania szczegółów dotyczących zarządzania rezerwacjami w celu rezerwacji i zamawiania pomieszczeń lub zasobów w TRIRIGA. Proces ten obejmuje konfigurację klas rezerwacji, ról rezerwacji, powierzchni i zasobów możliwych do rezerwacji, zamówień zbiorczych oraz kalendarzy rezerwacji. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

13 Proces konfigurowania rezerwacji pomieszcze Administrator rezerwacji Proces konfigurowania us ug ywieniowych Proces konfigurowania wyposa enia Rysunek 2. Konfigurowanie rezerwacji Proces konfigurowania rezerwacji pomieszczeń Ten schemat blokowy przedstawia proces konfigurowania klas rezerwacji, ról rezerwacji, powierzchni możliwych do zarezerwowania, a także innych opcji w celu zamówienia lub rezerwacji pomieszczeń. Rozdział 3. Przepływy procesów rezerwacji 9

14 Rozpocznij proces konfigurowania rezerwacji pomieszcze Przejd do sekcji Portfel > Lokalizacja Wybierz odpowiednie pomieszczenie Mo liwa do zlecenia Podaj klas rezerwacji Na karcie Dane kontaktowe okre l w a ciciela zasobów Mo liwa do zarezerwowania rezerwacji Zespó Na karcie Dane kontaktowe okre l koordynatora rezerwacji Na karcie Rezerwuj okre l wymagania dotycz ce potwierdzenia i wprowadzenia Okre l alternatywne uk ady pomieszczenia Do cz umow na us ugi ywieniowe Dodaj zasoby i us ugi Aktywuj rekord Koniec procesu konfigurowania rezerwacji pomieszcze Rysunek 3. Proces konfigurowania rezerwacji pomieszczeń Proces konfigurowania usług żywieniowych Ten schemat blokowy przedstawia proces konfigurowania zamówień zbiorczych dla dostawców usług żywieniowych, pozycji menu oraz czasu zleceń w celu realizacji usług żywieniowych dla wszystkich dokonanych rezerwacji pomieszczeń. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

15 Rozpocznij proces konfiguracji us ug ywieniowych Przejd do sekcji Umowy > Umowy > Zamówienia zbiorcze Przejd do sekcji Portfel > Lokalizacje Dodaj now umow Wybierz odpowiednie pomieszczenie rezerwacji Zespó Okre l dostawc us ug, dat rozpocz cia i zako czenia obowi zywania umowy Na karcie Produkty i us ugi, okre l pozycje menu i ich koszt Na karcie Rezerwuj wybierz sekcj Umowy na us ugi ywieniowe, a nast pnie znajd i wybierz w a ciwe zamówienie zbiorcze Aktywuj rekord pomieszczenia Na karcie Rezerwuj okre l minimalny czas zlecenia i czas, po którym nast puje naliczenie kary Wydaj umow Koniec procesu konfigurowania us ug ywieniowych Rysunek 4. Proces konfigurowania usług żywieniowych Proces konfigurowania wyposażenia Ten schemat blokowy przedstawia proces konfigurowania pozycji magazynowych, zasobów do rezerwacji oraz kalendarzy rezerwacji w celu realizacji usług sprzętowych dla wszystkich dokonanych rezerwacji pomieszczeń. Rozdział 3. Przepływy procesów rezerwacji 11

16 Rozpocznij proces konfigurowania wyposa enia Przejd do sekcji Portfel > Konfiguracja > Specyfikacja > Urz dzenia biurowe Przejd do sekcji Stan magazynowy > Zarz dzaj magazynem > Lokalizacje magazynu Przejd do sekcji Stan magazynowy > Zarz dzaj magazynem > Pozycje Przejd do sekcji Portfel > Lokalizacje Dodaj now specyfikacj Utwórz podstawow lokalizacj i powierzchni magazynow dla wyposa enia, obejmuj c nimi ka dy z budynków Dodaj nowy rekord. Wybierz specyfikacj i podstawow lokalizacj, które maj by u ywane. Wybierz odpowiednie pomieszczenie rezerwacji Zespó Kliknij przycisk Zlecenie/Przyj cie, by w czy zasoby do stanu magazynowego Na karcie Rezerwuj wybierz Zasoby i us ugi. Wybierz odpowiednie specyfikacje wyposa enia Na karcie Szczegó y zasobów potwierd, e wszystkie zasoby mog by rezerwowane i posiadaj kalendarz rezerwacji Aktywuj Rekord pomieszczenia Przejd do karty Lokalizacja podstawowa, Lokalizacje us ugi. Koniec procesu konfigurowania wyposa enia Potwierd, e specyfikacje wyposa enia i budynków s do czone Rysunek 5. Proces konfigurowania wyposażenia Proces rezerwowania pomieszczeń Ten schemat blokowy przedstawia proces rezerwowania bądź zamawiania pomieszczeń w TRIRIGA. Proces ten obejmuje wybór pomieszczenia, dodawanie wszystkich zamówień usług żywieniowych i sprzętowych, a także wysyłanie zlecenia rezerwacji. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

17 Rozpocznij proces rezerwacji pomieszczenia W Portalu centrali zlece przejd do rezerwacji pomieszcze W oknie Mój kalendarz wybierz dat Otwórz formularz rezerwacji pomieszczenia ytkownik standardowy U Uzupe nij informacje o dacie i godzinie rezerwacji oraz o pojemno ci i preferowanym uk adzie pomieszczenia. Wybierz pomieszczenie z filtrowanej listy i kliknij Rezerwuj wybrane pomieszczenia. Dodaj zamówienie ywno ci Dodaj zamówienie wyposa enia Sprawd szczegó y rezerwacji, a nast pnie j wy lij Zatwierd koszty, dodaj c kod kosztu Zako czenie procesu rezerwacji pomieszczenia Rysunek 6. Proces rezerwowania pomieszczeń Rozdział 3. Przepływy procesów rezerwacji 13

18 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

19 Rozdział 4. Konfigurowanie rezerwacji Przed rozpoczęciem procesu rezerwacji wymagane są pewne działania, aby przygotować aplikację do rezerwacji pomieszczeń, sprzętu i pojazdów. Takie działania konfiguracyjne obejmują edycję szczegółów pomieszczenia umożliwiającego rezerwację, takich jak jego nazwa, układ, typ rezerwacji, kalendarz, grupa i usługi dostępne w pomieszczeniu. Typ rezerwacji determinuje, czy pomieszczenie jest prywatne, możliwe do zlecenia, czy możliwe do zarezerwowania. Kalendarz rezerwacji definiuje godziny robocze i zdarzenie nierobocze dla pomieszczenia. Grupa rezerwacji definiuje członków, którzy mogą zarządzać pomieszczeniem. Grupy powierzchni do rezerwacji Grupa powierzchni do rezerwacji łączy dwie lub więcej indywidualnych powierzchni, tworząc jedną większą powierzchnię, która może mieć większy obszar niż indywidualne powierzchnie. Następujące informacje dotyczą grup powierzchni do rezerwacji: v Grupy powierzchni do rezerwacji mogą być używane tylko do pojedynczych rezerwacji, nie do serii rezerwacji. v Grup powierzchni do rezerwacji można używać tylko do rezerwacji, które utworzono w produkcie IBM TRIRIGA, nie dla rezerwacji, które utworzono w programie Microsoft Outlook. v Grupy powierzchni do rezerwacji nie są dostępne w produkcie IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. v Powierzchnie, które są uwzględnione w grupie powierzchni do rezerwacji są nazywane powierzchniami zależnymi. v Gdy grupa powierzchni do rezerwacji jest zablokowana dla rezerwacji, powierzchnie zależne są również rezerwowane. Powierzchnie zależne są zarządzane przez produkt IBM TRIRIGA i nie są widoczne dla osoby, która dokonuje rezerwacji. v Kiedy powierzchnia, która należy do grupy powierzchni do rezerwacji jest zarezerwowana, wszystkie grupy powierzchni do rezerwacji, do której należy powierzchnia są również rezerwowane. Dodatkowe rezerwacje są zarządzane przez produkt IBM TRIRIGA i nie są widoczne dla osoby, która dokonuje rezerwacji. v Grupy powierzchni do rezerwacji nie są uwzględnione w metrykach wykorzystania. v Po utworzeniu grup powierzchni do rezerwacji można nimi zarządzać w hierarchii Lokalizacja lub w formularzu Grupy powierzchni do rezerwacji. Konfigurowanie ustawień aplikacji Należy użyć ustawień aplikacji do określenia czasu trwania aktywacji usługi, czasu trwania rezerwacji próbnych oraz klas specyfikacji projektora. Można również określić kolory do użycia w widoku kalendarza dla odrzuconych i zależnych rezerwacji zasobów. Jeśli aplikacja IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager jest zintegrowana z produktem Microsoft Exchange, należy określić właściwości Microsoft Exchange. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Copyright IBM Corp. 2011,

20 Procedura 1. Wybierz opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji. 2. Na karcie Ustawienia rezerwacji określ ustawienia. 3. Zapisz rekord. Konfigurowanie kalendarzy rezerwacji Kalendarze rezerwacji służą do określenia godzin roboczych i zdarzeń nieroboczych dla zasobów możliwych do rezerwacji. Po aktywowaniu kalendarzy otwórz każdy zasób umożliwiający rezerwację, aby wybrać jego kalendarz. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. O tym zadaniu Procedura ta ilustruje jeden ze sposobów utworzenia kalendarza rezerwacji. W tym przykładzie zasoby powiązane z kalendarzem rezerwacji będą dostępne między 1 stycznia 2015 r. a 31 grudnia 2018 r., od poniedziałku do piątku, w godzinach od 08:00 do 20:00. Procedura 1. Wybierz opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Kalendarze. 2. Kliknij czynność Dodaj i wybierz opcję Kalendarz rezerwacji. 3. Nadaj kalendarzowi nazwę i określ szczegółowe ustawienia. 4. Utwórz wersję roboczą. 5. W sekcji Godziny pracy kliknij przycisk Dodaj. 6. Wybierz ikonę kalendarza Data/Godzina rozpoczęcia. Wybierz datę i godzinę, o której kalendarz ma się stać aktywny, na przykład 1 stycznia 2015 r. o 08: Wybierz ikonę kalendarza Czas trwania i określ czas trwania, na przykład 3 lata i 12 godzin. W tym przykładzie Data/Godzina zakończenia to 31 grudnia 2018 r., 20: Wybierz dni tygodnia, w których kalendarz jest aktywny, na przykład zaznacz pola wyboru od poniedziałku do piątku. 9. Aktywuj rekord. 10. Kliknij opcję Zapisz cykl. 11. Zapisz i aktywuj rekord. Konfigurowanie szablonów zadań roboczych Szablony zadania roboczego służą do określania szczegółów zadania, które są stosowane, gdy zadania robocze są tworzone dla rezerwacji. Aplikacja udostępnia kilka głównych klasyfikacji zleceń rezerwacji: miejsce spotkań, obszar roboczy, zasób i pojazd. Dla każdej klasy zlecenia zdefiniuj plan usługi. Następnie dla każdego planu usługi zdefiniuj szablony zadania roboczego. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Narzędzia > Administracja > Klasyfikacje. 2. W hierarchii klasyfikacji wybierz opcje Klasa zlecenia > Rezerwacje. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

21 3. Otwórz klasę zleceń rezerwacji. 4. Otwórz plan usługi. 5. Dodaj lub edytuj szablon zadania roboczego. 6. Określ szczegóły. 7. Zapisz szablon. Konfigurowanie zamówień zbiorczych Zamówienia zbiorcze służą do określania usług żywieniowych dla powierzchni możliwych do rezerwacji. Po aktywowaniu zamówień zbiorczych otwórz każdą powierzchnię możliwą do rezerwacji i wybierz umowy na usługi żywieniowe. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Umowy > Umowy > Zamówienia zbiorcze. 2. Kliknij czynność Dodaj. 3. Określ szczegóły, włączając w to szczegóły każdego produktu i usługi. 4. Utwórz wersję roboczą. 5. Aktywuj rekord. Co dalej Jeśli konieczne jest ponowne obliczenie pól formuł, gdy zamówienie ma status Wydanie, kliknij przycisk Odśwież. Konfigurowanie uprawnień do zasobów Uprawnienia do zasobów są używane do określenia roli funkcjonalnej każdego użytkownika oraz zasobów możliwych do rezerwacji, które każda rola może rezerwować. Dla każdej osoby należy zdefiniować rolę funkcjonalną. Dla każdego zasobu umożliwiającego rezerwację należy zdefiniować specyfikację zasobu. Następnie dla każdej specyfikacji zasobu należy zdefiniować role funkcjonalne, które posiadają uprawnienia. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Osoby, a następnie wybierz typ osoby. Typem osoby może być pracownik, konsultant lub kontakt zewnętrzny. 2. Otwórz rekord osoby. 3. Określ rolę funkcjonalną. 4. Aktywuj rekord osoby. 5. Otwórz rekord zasobu. Rozdział 4. Konfigurowanie rezerwacji 17

22 Zasób Obszar roboczy Pozycja wyposażenia lub pojazd Czynność Wybierz opcje Portfel > Lokalizacje > Powierzchnie. Otwórz rekord powierzchni. Na karcie Rezerwuj sprawdź, czy w polu Typ pomieszczenia został wybrany obszar roboczy. Wybierz specyfikacje standardów powierzchni w polu Uprawnienia dot. obszaru roboczego. Otwórz powiązaną specyfikację standardu powierzchni. Wybierz opcje Portfel > Zasoby, a następnie wybierz typ zasobu. Otwórz rekord zasobu. Na karcie Ogólne otwórz dowiązaną specyfikację. 6. W rekordzie specyfikacji określ uprawnienia. 7. Aktywuj rekord specyfikacji. 8. Aktywuj rekord zasobu. Konfigurowanie pozycji magazynowych Pozycje magazynowe służą do tworzenia zasobów możliwych do rezerwacji, gdy pozycje są odbierane w magazynie. Aby skonfigurować magazyn, zdefiniuj podstawowe lokalizacje z powiązanym wyposażeniem i budynkami. Dla każdej lokalizacji podstawowej zdefiniuj powierzchnie magazynowe. Dla każdej pozycji magazynowej zdefiniuj specyfikacje wyposażenia, lokalizację podstawową i powierzchnię magazynową. Następnie przyjmij pozycje do magazynu, aby utworzyć zasoby. Na koniec otwórz każdy zasób, aby zdefiniować go jako umożliwiający rezerwację. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Menedżer gospodarki magazynowej. Procedura 1. Wybierz opcje Stan magazynowy > Zarządzaj magazynem > Lokalizacje towarów magazynowanych. 2. W hierarchii lokalizacji magazynów utwórz lub otwórz lokalizację podstawową. 3. Na karcie Lokalizacje usługi określ wyposażenie i budynki. 4. Aktywuj rekord. 5. W hierarchii lokalizacji magazynów utwórz lub otwórz powierzchnię magazynową w lokalizacji podstawowej. 6. Aktywuj rekord. 7. Wybierz opcje Stan magazynowy > Zarządzaj magazynem > Pozycje. 8. Kliknij czynność Dodaj. 9. Określ specyfikacje wyposażenia, lokalizację podstawową i powierzchnię magazynową. 10. W polu Typ zapasów wybierz zasób umożliwiający rezerwację. 11. Zaznacz pole wyboru Utwórz zasób przy przyjęciu. 12. Kliknij czynność Zlecenie/Przyjęcie. 13. W polu Typ transakcji wybierz przyjęte pozycje magazynowe. 14. Sprawdź, czy pole wyboru Utwórz zasób przy przyjęciu jest wciąż zaznaczone. 15. Kliknij czynność Księgowanie. 16. Na karcie Szczegóły zasobów otwórz każdy rekord zasobu. 17. Na karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Możliwy do zarezerwowania. 18. Na karcie Rezerwuj określ ustawienia. 19. Aktywuj rekord. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

23 Konfigurowanie zasobów Karta Rezerwuj w formularzu Zasób służy do określania szczegółów rezerwacji dla sprzętu, pojazdu lub innego zasobu. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Zasoby, a następnie wybierz typ zasobu. 2. Otwórz rekord zasobu. 3. Na karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Możliwy do zarezerwowania. 4. Na karcie Rezerwuj określ ustawienia. 5. Aktywuj rekord. Konfigurowanie powierzchni Karta Rezerwuj formularza Powierzchnia służy do określenia nazwy pomieszczenia, układu pomieszczenia, typu rezerwacji i innych szczegółów rezerwacji dla powierzchni. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Portfel > Lokalizacje > Powierzchnie. 2. Otwórz rekord powierzchni. 3. Na karcie Ogólne zaznacz pole wyboru Możliwy do zarezerwowania. 4. Na karcie Rezerwuj określ ustawienia. W celu buforowania początku lub końca rezerwacji czasu przygotowania i czasu obsługi końcowej należy ustawić parametry Czas konfiguracji i Czas rozbicia. 5. Aktywuj rekord. Konfigurowanie procesu Rezerwuj aktualizację masową Proces aktualizacji masowej służy do jednoczesnej aktualizacji szczegółów rezerwacji dla wielu możliwych do rezerwacji zasobów bez opuszczania formularza procesu. Takie zasoby możliwe do rezerwacji to na przykład pomieszczenia, sprzęt i pojazdy. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Zlecenia > Konfiguracja > Rezerwuj aktualizację masową. 2. Na karcie Pomieszczenia określ szczegóły. 3. Wybierz pomieszczenia możliwe do rezerwacji i kliknij czynność Aktualizuj. 4. Na karcie Zasoby określ szczegóły. 5. Wybierz wyposażenie i pojazdy możliwe do rezerwacji i kliknij czynność Aktualizuj. Rozdział 4. Konfigurowanie rezerwacji 19

24 Konfigurowanie grup rezerwacji Grupy rezerwacji służą do określania pomieszczeń zarządzanych przez grupę oraz członków grupy. Po zapisaniu grup każde pomieszczenie możliwe do rezerwacji wyświetla wybraną grupę. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Zlecenia > Konfiguracja > Grupa rezerwacji. 2. Kliknij czynność Dodaj. 3. Określ szczegóły. 4. Utwórz rekord. Konfigurowanie grup powierzchni do rezerwacji Aby utworzyć grupę powierzchni do rezerwacji, należy określić powierzchnie podlegające rezerwacji, które są częścią grupy powierzchni do rezerwacji. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. O tym zadaniu Procedura 1. W hierarchii Lokalizacja wybierz budynek i kondygnację dla grupy powierzchni do rezerwacji. 2. W menu Hierarchia wybierz opcje Nowy > Grupa powierzchni do rezerwacji. 3. Na karcie Ogólne nazwij grupę powierzchni do rezerwacji, wybierz opcję Możliwy do zarezerwowania, a następnie wybierz powierzchnie dla grupy powierzchni do rezerwacji. 4. Na karcie Rezerwuj określ szczegóły i kliknij opcję Utwórz wersję roboczą. 5. Kliknij Aktywuj. Konfigurowanie czasu przestoju zasobu Rekordy czasu przestoju zasobu służą do określania powodu, czasu i zasobów, które znajdują się w trybie offline. Po aktywacji rekordów edytuj powiązane rezerwacje. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako Administrator aplikacji lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Wybierz opcje Zlecenia > Zarządzaj rezerwacjami. 2. W sekcji portalu Strony pokrewne wybierz kolejno opcje Administracja > Czas przestoju zasobu. 3. Kliknij czynność Dodaj. 4. Określ szczegóły. 5. Utwórz wersję roboczą. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

25 6. Aktywuj rekord. Konfigurowanie strategii rezerwacji Strategie rezerwacji są używane do określenia jak daleko w przyszłości można zarezerwować zestaw pomieszczeń i którzy użytkownicy mogą dokonywać przyszłych rezerwacji. Na przykład: firma może używać strategii rezerwacji, aby pozwolić na wcześniejsze rezerwowanie przez wybranych asystentów ds. administracji zanim pomieszczenia będą dostępne do rezerwacji przez użytkowników ogólnych. Rekordy strategii rezerwacji mogą być również używane do wyznaczenia konkretnych pomieszczeń dla określonych użytkowników, np. aby zarezerwować grupę pomieszczeń do użycia przez określony zespół produktowy. Po zakończeniu okresu czasu strategii pomieszczenia są dostępne do rezerwacji przez innych użytkowników. Zanim rozpoczniesz Użytkownik musi zalogować się jako administrator aplikacji lub koordynator rezerwacji. O tym zadaniu Rekordy strategii rezerwacji dla określonego pomieszczenia nie mogą mieć pokrywającego się czasu. Tylko określeni użytkownicy mogą dokonać rezerwacji w ramach okresu czasu strategii. W sekcji Dostępne pomieszczenia inni użytkownicy widzą pomieszczenia z aktywnymi strategiami rezerwacji. Jeśli jednak użytkownik próbuje zarezerwować pomieszczenie z aktywną strategią rezerwacji, powiadomienie informuje, że pomieszczenie jest ograniczone. Jeśli nie określono użytkowników, pomieszczenia są dostępne dla wszystkich użytkowników podczas okresu czasu strategii. Strategie rezerwacji, które mają status Aktywny lub Korekta w toku są aktywne. Strategie rezerwacji ze statusem Projekt nie są aktywne. Procedura 1. Wybierz opcje Zlecenia > Konfiguracja > Strategie rezerwacji. 2. Kliknij czynność Dodaj. 3. Określ szczegóły. 4. Utwórz rekord. Implementowanie zdefiniowanego wyszukiwania dla zapytania rezerwacji Można ograniczyć liczbę wyników z zapytania rezerwacji. Na przykład: można określić, że zapytanie rezerwacji zatrzyma przetwarzanie po zwróceniu 10 wyników. Ograniczenie liczby wyników ogranicza czas wymagany do uruchomienia zapytania rezerwacji. O tym zadaniu Aby skonfigurować zdefiniowane wyszukiwanie, modyfikowany jest powiązany obiekt biznesowy oraz formularz do uwzględnienia w polu triavailabilityresultslimitnu. Jeśli wartość pola triavailabilityresultslimitnu to zero lub mniej lub jeśli pole nie istnieje, zdefiniowana funkcja wyszukiwania zostaje wyłączona. Określona liczba wyników jest zwracana w kolejności losowej. Procedura 1. Dodaj pole triavailabilityresultslimitnu do kontekstowego obiektu biznesowego zapytania rezerwacji i opublikuj obiekt biznesowy. Rozdział 4. Konfigurowanie rezerwacji 21

26 2. Dodaj pole triavailabilityresultslimitnu do formularza i opublikuj formularz. 3. Aby zdefiniować zestaw wyników zapytania rezerwacji, określ maksymalną liczbę wyników w polu formularza. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

27 Rozdział 5. Rezerwowanie pomieszczeń, sprzętu i pojazdów Rezerwacji można dokonać dla siebie lub innej osoby. Istnieje też możliwość zlecenia innej osobie utworzenia rezerwacji dla użytkownika. W celu zaoszczędzenia czasu możliwe jest skonfigurowanie w rekordzie profilu użytkownika preferencji dotyczących metod płatności, sal konferencyjnych, obszarów roboczych i pojazdów. Rezerwacje Istnieje kilka różnych ról tworzenia rezerwacji w zależności od roli użytkownika. Takie role to na przykład: rola Centrala zleceń, Agent centrum obsługi telefonicznej, Koordynator rezerwacji i użytkownik Microsoft Outlook. Bez względu na używaną metodę, te różne metody rezerwacji wyzwalają ten sam zbiór reguł biznesowych dla statusu rezerwacji i zadań roboczych. Przepływ procesu tworzenia rezerwacji Rysunek 7. Diagram przepływu procesu tworzenia różnych typów rezerwacji Role i scenariusze rezerwacji Mimo że różne metody tworzenia rezerwacji są podobne, różnice dotyczą innych portali i procesów, których używają role rezerwacji. Rola Rola Centrala zleceń Scenariusz Ta rola powoduje zalogowanie do portalu Centrala zleceń. W tym scenariuszu samoobsługowym rola Centrala zleceń tworzy rezerwację, określa szczegóły i przesyła rezerwację. Aktywne zlecenie staje się widoczne dla wszystkich koordynatorów rezerwacji zarządzających powierzchniami możliwymi do zarezerwowania w budynku, którego dotyczy zlecenie. Copyright IBM Corp. 2011,

28 Rola Agent centrum obsługi telefonicznej Koordynator rezerwacji Użytkownik Microsoft Outlook Scenariusz Ta rola przypisywana jest do portalu konsultanta centrum obsługi telefonicznej i umożliwia przetwarzanie zleceń dzwoniącego dot. zarezerwowania pomieszczeń innych niż prywatne. W tym scenariuszu stanowiska pomocy Agent centrum obsługi telefonicznej odbiera połączenie, tworzy rezerwację, określa szczegóły i przesyła rezerwację w imieniu dzwoniącego. Ta rola powoduje zalogowanie do portalu Koordynator rezerwacji. v Pierwszy scenariusz przetwarza żądania online dla rezerwacji. W tym scenariuszu żądania Koordynator rezerwacji otrzymuje żądanie, tworzy rezerwację, określa szczegóły i przesyła rezerwację w imieniu zamawiającego. v Drugi scenariusz powoduje przetworzenie żądań dzwoniącego w celu rezerwacji pomieszczeń prywatnych. W tym scenariuszu portiera Koordynator rezerwacji odbiera połączenie, tworzy rezerwację, określa szczegóły i przesyła rezerwację w imieniu dzwoniącego. Jeśli produkt IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager jest zintegrowany z aplikacją Microsoft Exchange, użytkownik otwiera program Microsoft Outlook. W tym scenariuszu samoobsługowym użytkownik tworzy rezerwację, określa szczegóły i przesyła rezerwację. Tworzenie rezerwacji Utworzenie rezerwacji wyzwala następujące reguły biznesowe: v Po dodaniu pomieszczeń do rezerwacji przed przekazaniem rezerwacji, status rezerwacji każdego dodanego pomieszczenia zmienia się na Próbne. Jeśli dodane pomieszczenia są wciąż dostępne po przekazaniu rezerwacji, status rezerwacji każdego dodanego pomieszczenia zmienia się z Próbne na Zaakceptowany. Jeśli pomieszczenie jest niedostępne, a rezerwacja jest Odrzucona, można wybrać nowe pomieszczenie do zarezerwowania albo zmienić termin spotkania. Jeśli pomieszczenia są wciąż dostępne po przekazaniu rezerwacji, status rezerwacji zmienia się z Próbne na Zaakceptowany. v W kalendarzu użytkownika można przeglądać tylko termin rezerwacji. Jeśli układ pomieszczenia obejmuje czas przygotowania i czas obsługi końcowej, czas ten jest zablokowany jako czas zajęty przed i po okresie rezerwacji. Zadania robocze są również tworzone dla przygotowania i obsługi końcowej pomieszczenia. Można przeglądać terminy rezerwacji i okresy zajętości w kalendarzu Powierzchni/pomieszczeń. Na karcie Znajdź dostępne godziny można przeglądać dostępne pomieszczenia z zablokowanymi okresami zajętości. Karta Dostępne pomieszczenia - widok listy przedstawia tylko dostępne pomieszczenia bez okresów zajętości. v W przypadku zamówienia usług żywieniowych tworzone jest zamówienie. v Jeśli rezerwowane jest wyposażenie lub zamawiane są usługi sprzętowe, wyposażenie rezerwowane jest dla tego samego okresu rezerwacji. Zadania robocze są również tworzone dla dostaw i odbioru sprzętu. v W przypadku rezerwacji pojazdów są one rezerwowane na taki sam okres rezerwacji. Zadania robocze są również tworzone dla dostaw i odbioru pojazdów. Zmiana rezerwacji Zmiana rezerwacji wyzwala następujące reguły biznesowe: v Po dodaniu pomieszczeń do rezerwacji przed przekazaniem rezerwacji, status rezerwacji każdego dodanego pomieszczenia zmienia się na Próbne. Jeśli dodane pomieszczenia są 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

29 Tworzenie rezerwacji wciąż dostępne po przekazaniu rezerwacji, status rezerwacji każdego dodanego pomieszczenia zmienia się z Próbne na Zaakceptowany. Jeśli pomieszczenie jest niedostępne, a rezerwacja jest Odrzucona, można wybrać nowe pomieszczenie do zarezerwowania albo zmienić termin spotkania. Jeśli pomieszczenia są wciąż dostępne po przekazaniu rezerwacji, status rezerwacji zmienia się z Próbne na Zaakceptowany. v W kalendarzu użytkownika można przeglądać tylko termin rezerwacji. Jeśli układ pomieszczenia obejmuje czas przygotowania i czas obsługi końcowej, czas ten jest zablokowany jako czas zajęty przed i po edytowanym okresie rezerwacji. Oryginalne zadania robocze są również wycofywane i tworzone są inne zadania robocze dla przygotowania i obsługi końcowej pomieszczenia. Można przeglądać terminy rezerwacji i okresy zajętości w kalendarzu Powierzchni/pomieszczeń. Na karcie Znajdź dostępne godziny można przeglądać dostępne pomieszczenia z zablokowanymi okresami zajętości. Karta Dostępne pomieszczenia - widok listy przedstawia tylko dostępne pomieszczenia bez okresów zajętości. v W przypadku zamówienia usług żywieniowych oryginalne zamówienie jest wycofywane i tworzony jest inny rekord zamówienia. v Jeśli rezerwowane jest wyposażenie lub zamawiane są usługi sprzętowe, wyposażenie rezerwowane jest dla edytowanego okresu rezerwacji. Oryginalne zadania robocze są również wycofywane i tworzone są inne zadania robocze dla dostawy i odbioru sprzętu. v W przypadku rezerwacji pojazdów są one rezerwowane dla edytowanego okresu rezerwacji. Oryginalne zadania robocze są również wycofywane i tworzone są inne zadania robocze dla dostawy i odbioru pojazdów. Anulowanie rezerwacji Anulowanie rezerwacji wyzwala następujące reguły biznesowe: v Jeśli układ pomieszczenia obejmuje czas przygotowania i czas obsługi końcowej, zadania robocze są wycofywane dla przygotowania i obsługi końcowej pomieszczenia. v W przypadku anulowania usług żywieniowych zamówienie jest wycofywane. v Jeśli anulowana jest rezerwacja sprzętu lub usług sprzętowych, zadania robocze są wycofywane dla dostawy i odbioru sprzętu. v Jeśli anulowana jest rezerwacja pojazdów, zadania robocze są wycofywane dla dostawy i odbioru pojazdów. Kalendarz jest używany do rezerwacji dostępnych sal konferencyjnych, obszarów roboczych, sprzętu i pojazdów. Jeśli z miejscem spotkania powiązany jest dostawca usług żywieniowych lub sprzętowych, istnieje możliwość dodania zamówienia na usługi żywieniowe lub sprzętowe razem z rezerwacją pomieszczenia. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako rola Centrala zleceń, Agent centrum obsługi telefonicznej lub Koordynator rezerwacji. W przypadku użytkownika Microsoft Outlook aplikacja IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager musi być zintegrowana z produktem Microsoft Exchange. Rozdział 5. Rezerwowanie pomieszczeń, sprzętu i pojazdów 25

30 Procedura 1. Utwórz rezerwację. Rola Rola Centrala zleceń Agent centrum obsługi telefonicznej Koordynator rezerwacji (scenariusz zlecenia) Koordynator rezerwacji (scenariusz portiera) Użytkownik Microsoft Outlook Czynność W sekcji portalu Centrala zleceń wybierz opcje Rezerwacje > Mój kalendarz. W sekcji Kalendarz wybierz dzień, w którym ma zostać utworzona rezerwacja. Wybierz opcję Zlecenia > Centrum obsługi telefonicznej. W sekcji Kalendarz kliknij czynność Utwórz rezerwację. Wybierz opcje Zlecenia > Zarządzaj rezerwacjami. W sekcji Zlecane dla wybierz zamawiającego. W sekcji Kalendarz wybierz dzień, w którym ma zostać utworzona rezerwacja. Wybierz opcje Zlecenia > Zarządzaj rezerwacjami > Portier. W nowym terminie lub spotkaniu wybierz opcję IBM TRIRIGA Reserve. 2. Określ szczegóły. Sekcja Rezerwacje dla Zlecane dla Zlecane przez Szczegóły rezerwacji Kryteria wyszukiwania Wybierz lokalizację odbioru Czynność Wybierz zamawiającego, który dokonuje zlecenia rezerwacji, takiego jak użytkownik korzystający z aplikacji lub inny użytkownik. W przypadku wybrania drugiej opcji w formularzu wyświetlana jest sekcja Zlecane dla oraz sekcja Zlecane przez. Formularz wyświetla sekcję Rezerwacja dla, jeśli użytkownik został wybrany przez innego użytkownika jako zastępca rezerwacji dla tego użytkownika. Wybierz imię i nazwisko pośredniego zamawiającego dla rezerwacji. Wybierz imię i nazwisko bezpośredniego zamawiającego dla rezerwacji. Określ temat, czas trwania i cykl dla rezerwacji. W przypadku rezerwacji pomieszczenia i portiera należy określić kryteria wyszukiwania pomieszczenia. W przypadku rezerwacji sprzętu i pojazdów należy określić miasto, ośrodek i budynek, do którego ma nastąpić dostawa. 3. Wyświetl dostępne pomieszczenia, pozycje sprzętu lub pojazdy. 4. Dodaj pomieszczenia, sprzęt lub pojazdy. 5. Zapisz rezerwację. 6. Wyślij rezerwację. Tworzenie rezerwacji cyklicznych 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2016 Rezerwacje cykliczne mogą rezerwować powierzchnie, wyposażenie i usługi żywieniowe dla serii zebrań. Jeśli wybrana powierzchnia nie jest dostępna dla każdego wystąpienia serii, wybrana powierzchnia zostaje wstrzymana dla dostępnych godzin i wyświetlone zostają wyjątki. Można przypisać dostępne alternatywne powierzchnie do wyjątków. O tym zadaniu Można ręcznie przypisać dostępną powierzchnię do wyjątku lub produkt IBM TRIRIGA automatycznie przypisze dostępne pokoje do części lub wszystkich wyjątków. Dla przypisania automatycznego, jeśli nie są dostępne pomieszczenia na tej samej kondygnacji, co wstrzymane pomieszczenie, wyszukiwanie zostaje rozszerzone na powierzchnie w tym

31 samym budynku. Jeśli brakuje dostępnych pomieszczeń w tym samym budynku, wyszukiwanie rozszerza się na powierzchnie w tej samej nieruchomości. Domyślnie wyświetlane jest do dwóch miesięcy wyjątków. Można zmienić okres wyszukiwania w polu Czas trwania kontroli wyjątku, które znajduje się na karcie Ustawienia rezerwacji w formularzu Ustawienia aplikacji. Procedura 1. W sekcji portalu Centrala zleceń wybierz opcję Mój kalendarz. 2. W sekcji Kalendarz wybierz dzień rozpoczęcia rezerwacji cyklicznej i kliknij przycisk Utwórz. 3. W sekcji Szczegóły rezerwacji formularza Rezerwacja pomieszczenia określ typ rezerwacji jej temat. 4. Kliknij opcję Cykl. 5. Na karcie Cykl określ szczegóły cyklu i kliknij opcję Zapisz cykl. 6. W obszarze Kryteria wyszukiwania określ kryteria wyszukiwania pomieszczenia. 7. Wybierz pomieszczenie i kliknij opcję Rezerwuj wybrane pomieszczenia. 8. Jeśli wybrane pomieszczenie nie jest dostępne dla wszystkich wystąpień, w sekcji Wyjątki przypisz wyjątki pomieszczeń do alternatywnych pomieszczeń i kliknij opcję Zaakceptuj przypisania. 9. Zweryfikuj szczegóły rezerwacji i kliknij opcję Wyślij. Co dalej Zlecanie rezerwacji Jeśli rezerwacja cykliczna posiada wyjątki i jeśli dla wyjątków potrzebne są usługi żywieniowe lub wyposażenie, pozycje te są rezerwowane ręcznie. W widoku kalendarza otwórz każdy wyjątek i dokonaj rezerwacji usług żywieniowych i wyposażenia dla każdego wyjątku. Jeśli rola użytkownika wymaga przesyłania zleceń do Koordynatora rezerwacji, możliwe jest zlecenie rezerwacji dostępnych sal konferencyjnych, obszarów roboczych, sprzętu i pojazdów. Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako rola Centrala zleceń. Procedura 1. Przejdź do sekcji portalu Centrala zleceń. 2. Wybierz opcje Rezerwacje > Zlecenia rezerwacji. 3. Określ szczegóły. 4. Utwórz wersję roboczą. 5. Wyślij zlecenie. Konfigurowanie preferencji rezerwacji W celu zaoszczędzenia czasu możliwe jest skonfigurowanie w rekordzie profilu użytkownika preferencji dotyczących metod płatności, sal konferencyjnych, obszarów roboczych, pojazdów i zastępców. Podczas rezerwowania pomieszczeń, sprzętu i pojazdów te preferowane ustawienia są wyświetlane domyślnie. Po wybraniu zastępców osoby te mogą tworzyć dla użytkownika rezerwacje w swoich kalendarzach. Rozdział 5. Rezerwowanie pomieszczeń, sprzętu i pojazdów 27

32 Zanim rozpoczniesz Należy zalogować się jako rola Centrala zleceń, Agent centrum obsługi telefonicznej lub Koordynator rezerwacji. Procedura 1. Kliknij odnośnik Witamy Nazwa użytkownika. 2. Na karcie Preferencje określ swoje preferencje. 3. Zapisz rekord. Przykłady rezerwowania zasobów w programie Microsoft Outlook W firmie ABC program IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager jest zintegrowany z programami Microsoft Exchange i Microsoft Outlook. W programie Microsoft Outlook użytkownicy mogą tworzyć terminy i korzystać z formularzy IBM TRIRIGA umożliwiających rezerwowanie zasobów przedsiębiorstwa. Do zasobów przedsiębiorstwa mogą należeć: pomieszczenia, obszary robocze, catering i wyposażenie, takie jak projektory i sprzęt do wideokonferencji. W zależności od roli w programie IBM TRIRIGA użytkownicy mogą dokonywać rezerwacji zasobów wspólnych i prywatnych oraz zarządzać nimi w imieniu własnym lub innych pracowników firmy. Tworzenie szybkiej rezerwacji w programie Microsoft Outlook Użytkownicy Microsoft Outlook, którzy muszą pilnie zarezerwować salę, mogą szybko skonfigurować termin, wybrać uczestników, zarezerwować salę i wysłać informacje o rezerwacji do wszystkich uczestników. Zwykle użytkownicy wiedzą, które pomieszczenie zarezerwować, i nie określają innych wymaganych zasobów, np. żywności lub wyposażenia. 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2016 Wprowadzenie Anita, użytkowniczka Microsoft Outlook, została poproszona przez swojego menedżera o znalezienie sali na zebranie pracowników, które ma odbyć się niezwłocznie. Orientuje się, jakie sale dostępne są w budynku przy Grand Avenue, i chce zarezerwować Salę Zieloną na jednogodzinne zebranie. Krok 1: tworzenie terminu Anita otwiera aplikację Microsoft Outlook, otwiera nowy termin i określa jego godzinę. W Asystencie planowania określa uczestników i jako jednego z uczestników wskazuje Salę Zieloną. Oprogramowanie Microsoft Outlook wyszukuje informacje o dostępności Sali Zielonej w środowisku IBM TRIRIGA. Krok 2: wybór sali Anita w widoku dostępności sprawdza, czy Sala Zielona jest dostępna. Może wyświetlać dostępność pomieszczenia w postaci wykresu Gantta lub jako interfejs graficzny. Jeśli Sala Zielona jest dostępna w określonym terminie, wybiera ją. Jeśli Sala Zielona nie jest dostępna, Anita zmienia godziny rozpoczęcia i zakończenia, dostosowując je do dostępnego terminu, a następnie wybiera salę. Krok 3: wysłanie terminu Anita wysyła zaproszenie na termin. Jeśli obowiązują opłaty za korzystanie z sali, określa informacje o opłatach i wysyła je. Microsoft Outlook dodaje termin do kalendarza Anity w programie Microsoft Outlook i wysyła zaproszenia do uczestników. TRIRIGA Workplace Reservation Manager tworzy rekord rezerwacji w środowisku IBM TRIRIGA i dodaje