Kalendarz i harmonogram

Transkrypt

1 Kalendarz i harmonogram Kalendarz programu Notes jest widokiem w bazie danych poczty, służącym do zarządzania czasem. Korzystając z kalendarza, można śledzić spotkania, terminy, rocznice, przypomnienia i zdarzenia (ogólnie określane mianem pozycji kalendarza). Kalendarz umożliwia wykonywanie wszystkich czynności związanych z planowaniem spotkań, takich jak sprawdzanie harmonogramów innych użytkowników, wysyłanie zaproszeń na spotkania, śledzenie odpowiedzi zaproszonych osób czy rezerwowanie zasobów. Kalendarz można drukować, dodawać do niego święta, a także ustawiać alarmy dla pozycji, o których program Notes ma przypominać użytkownikowi. Możliwe jest nawet zarządzanie kalendarzem innego użytkownika. Aby można było wykonywać niektóre z zadań opisanych w tej części, baza danych poczty musi zostać utworzona przy użyciu najnowszej wersji szablonu poczty (MAIL6.NTF). Wykonywanie większości zadań wymaga skonfigurowania połączenia z pocztą zgodnie z opisem zamieszczonym w części "Nawiązywanie połączenia". Otwieranie i wyświetlanie kalendarza Preferencje kalendarza i czynności do wykonania Tworzenie pozycji kalendarza Planowanie spotkania Konfigurowanie ustawień harmonogramu czasu wolnego Tworzenie kalendarza grupy Drukowanie kalendarza Wyszukiwanie dokumentów w widoku kalendarza według określonego tekstu Ułatwienia dostosowywanie programu Notes Zarządzanie kalendarzem innego użytkownika - 1 -

2 Otwieranie i wyświetlanie kalendarza Aby otworzyć kalendarz, wykonaj jedną z poniższych czynności : Kliknij ikonę zakładki Kalendarz. W bazie danych poczty kliknij strzałkę w dół obok nagłówka Poczta lub Czynności do wykonania i wybierz z menu polecenie Przełącz na Kalendarz. Wskazówka Korzystając z menu nagłówków Poczta, Kalendarz i Czynności do wykonania, można przechodzić między widokami kalendarza, poczty i czynności do wykonania (własnymi lub innego użytkownika). Zmienianie sposobu wyświetlania kalendarza W poniższej tabeli opisano procedury umożliwiające modyfikowanie sposobu wyświetlania, wyglądu i zawartości kalendarza. Czynność Procedura Zmiana formatu widoku Kalendarz Z menu Widok wybierz polecenie Zmień format i wybierz opcję Jeden dzień, Dwa dni, Jeden tydzień, Jeden tydzień roboczy, Dwa tygodnie, Dwa tygodnie robocze, Jeden miesiąc, Jeden miesiąc roboczy lub Spotkania, aby wyświetlić w kalendarzu tylko spotkania. Kliknij odpowiednią kartę kalendarza Dzień, Tydzień, Miesiąc lub Spotkania : Kliknij dwukrotnie datę w dowolnym widoku kalendarza, aby ją otworzyć w formacie jednodniowym. Przechodzenie do innej daty, miesiąca lub roku Przewijanie kalendarza Wyświetlanie podsumowania pozycji w bieżącym widoku Użyj sekcji wyboru daty w lewym górnym rogu kalendarza. W widokach Dzień oraz Tydzień użyj poziomego paska przewijania wyświetlanego w dolnej części kalendarza. W widoku Miesiąc użyj pionowego paska przewijania. Każde kolejne kliknięcie paska przewijania spowoduje przewinięcie kalendarza o taki sam przedział czasu (jeżeli na początku za pomocą paska przewijania kalendarz został przesunięty o dwa lata do przodu, kolejne kliknięcia paska spowodują przeskok o tę samą ilość czasu i w tym samym kierunku). Aby przejść o jeden widok dalej/wstecz (tj. o jeden dzień w przypadku wyświetlania kalendarza w formacie jednodniowym, o jeden tydzień w formacie tygodniowym itd.), użyj przycisków przechodzenia w przód i wstecz, znajdujących się na poziomym lub pionowym pasku przewijania. Wybierz kolejno polecenia Widok, Pokaż, Podsumowanie. Powtórz te czynności, aby powrócić do - 2 -

3 głównego widoku kalendarza. Wskazówka Podsumowanie pozycji można również wyświetlić, klikając opcje Formatowanie, Podsumuj. Wyświetlanie informacji o pozycji kalendarza Przechodzenie do określonej daty Przechodzenie do bieżącej daty Przytrzymaj przez chwilę wskaźnik myszy na pozycji kalendarza. Spowoduje to wyświetlenie okienka podręcznego z podstawowymi informacjami o tej pozycji. Wybierz kolejno polecenia Widok, Przejdź do daty, a następnie wprowadź datę lub wybierz ją przy użyciu kalendarza podręcznego. Kliknij przycisk OK. Wybierz kolejno polecenia Widok, Przejdź do bieżącej daty. Wskazówka Można również kliknąć punkt aktywny Dzisiaj w sekcji wyboru daty. Do początku strony Zmienianie koloru pozycji kalendarza Wyświetlanie przedziałów czasu w kalendarzu Wyświetlanie dodatkowej strefy czasowej w kalendarzu Zmienianie pierwszego dnia tygodnia dla widoku kalendarza, sekcji wyboru daty i kalendarza podręcznego Wybieranie dni tygodnia do wyświetlania widokach tygodnia i miesiąca roboczego Zmienianie sposobu wyświetlania informacji o pozycjach kalendarza Otwieranie kalendarza innego użytkownika Wyszukiwanie dokumentów w widoku kalendarza według określonego tekstu Drukowanie kalendarza Preferencje kalendarza i czynności do wykonania Najczęściej używane skróty klawiaturowe aplikacji Poczta i Kalendarz Najczęściej używane skróty klawiaturowe aplikacji Poczta i Kalendarz (Macintosh) Miniwidok kalendarza - 3 -

4 Tworzenie pozycji kalendarza Użytkownik może tworzyć spotkania, terminy, przypomnienia, rocznice i zdarzenia we własnym kalendarzu lub w innym kalendarzu, którym zarządza. Informacje na temat sposobu tworzenia spotkania można znaleźć w części Planowanie spotkania. Uwaga Po utworzeniu pozycji kalendarza nie można zmienić jej typu (np. z przypomnienia na spotkanie). Wyjątek stanowią spotkania zapisane jako kopie robocze oraz terminy utworzone bezpośrednio w widoku Dzień kalendarza. Aby zmienić istniejącą pozycję kalendarza na pozycję innego typu, należy zaznaczyć tę pozycję w widoku Kalendarz i wybrać kolejno polecenia Czynności, Kopiuj do nowego elementu, Nowa pozycja kalendarza. Wszystkie oryginalne informacje (włącznie z informacjami o zaproszonych uczestnikach ) zostaną skopiowane do nowego formularza, w którym można następnie zmodyfikować odpowiednie właściwości. Tworzenie pozycji kalendarza 1. Otwórz kalendarz. 2. Kliknij przycisk nowego elementu na pasku czynności w górnej części widoku kalendarza i wybierz pozycję Termin, Rocznica, Przypomnienie lub Zdarzenie całodniowe. 3. W formularzu pozycji kalendarza wprowadź informacje o temacie pozycji w polu Temat. 4. Wybierz datę, godzinę i strefę czasową w polach Rozpoczęcie. W razie potrzeby wybierz datę, godzinę i strefę czasową także w polach Koniec. 5. (Opcjonalnie) Wybierz opcję Powtarzanie, aby określić pozycję kalendarza jako powtarzającą się. Następnie zdefiniuj odpowiednie opcje w oknie dialogowym Opcje powtarzania. Uwaga Jeśli po utworzeniu i zapisaniu powtarzającej się pozycji kalendarza zachodzi potrzeba zmodyfikowania jej tak, aby nie była już powtarzana (lub odwrotnie), należy utworzyć nową pozycję. Nie można zmienić oryginalnej pozycji. Aby zmienić typ spotkania, należy zaznaczyć pozycję w widoku Kalendarz, a następnie z menu Czynności wybrać kolejno polecenia Kopiuj do nowego elementu, Nowa pozycja kalendarza. Wszystkie oryginalne informacje zostaną skopiowane do nowego formularza, w którym można zmienić odpowiednie właściwości i zapisać nową pozycję. 6. (Opcjonalnie) W polu Miejsce wprowadź lokalizację spotkania, na przykład Szczecin. 7. W polu Klasyfikuj wybierz kategorię (opcjonalnie). 8. (Opcjonalnie) Wybierz opcję Oznacz jako prywatne, aby uniemożliwić odczytywanie informacji o danej pozycji użytkownikom uprawnionym do przeglądania tego kalendarza. Użytkownicy uprawnieni do zarządzania tym kalendarzem będą mogli wyświetlać daty i godziny pozycji oznaczonych jako prywatne, ale nie będą mogli przeglądać ich zawartości. 9. (Opcjonalnie) Zaznacz pole Ustal wstępnie, aby czas określony dla danej pozycji pozostał uwzględniony w harmonogramie czasu wolnego jako czas wolny. 10. (Opcjonalnie) Zaznacz pole Powiadom obok ikony alarmu po prawej stronie pozycji kalendarza i zdefiniuj odpowiednie opcje w oknie dialogowym Opcje powiadamiania o alarmach, jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia dotyczące danej pozycji. 11. (Opcjonalnie) Dodaj tekst lub inne elementy, na przykład pliki załączników lub obiekty graficzne, w polu Opis/Plan Plan. 12. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Utworzona pozycja zostanie dodana do kalendarza. Wskazówka Poniżej opisano inne sposoby szybkiego tworzenia pozycji kalendarza : Kliknij dwukrotnie przedział czasu w kalendarzu (zostanie otwarty formularz terminu, o ile nie wybrano innej pozycji domyślnej na karcie Ogólne w oknie preferencji kalendarza i czynności do wykonania). Aby utworzyć termin w widoku Dzień, sprawdź, czy są wyświetlane przedziały czasu, zaznacz przedział pojedynczym kliknięciem, a następnie kliknij go jeszcze raz i rozpocznij wpisywanie informacji bezpośrednio w widoku. Naciśnij klawisz ENTER, aby zapisać zmiany. Ta procedura umożliwia zaplanowanie terminu przy użyciu określonej daty, godziny i tematu. W widoku poczty wybierz kolejno polecenia Czynności, Kopiuj do nowego elementu, Nowa pozycja kalendarza, aby otworzyć nowy formularz terminu. Kliknij ikonę nowego elementu na pasku narzędzi (o ile paski narzędzi są wyświetlane), a następnie wybierz opcję Nowa pozycja kalendarza (zostanie otwarty formularz terminu). Aby utworzyć przypomnienie z alarmem z poziomu strony powitalnej, kliknij niebieski trójkąt - 4 -

5 skierowany wierzchołkiem w lewo, wyświetlany po prawej stronie środkowego okienka strony powitalnej. W sekcji Szybkie funkcje programu Notes kliknij opcję Szybkie przypomnienie. Wprowadź temat, datę i godzinę rozpoczęcia dla danego terminu. W polu Przypomnij określ, na ile minut przed tym terminem ma zostać uruchomiony alarm. Kliknij przycisk Zapisz. Ustawianie alarmu dla pozycji kalendarza Określanie dat, godzin oraz stref czasowych Konfigurowanie ustawień harmonogramu czasu wolnego Edytowanie pozycji kalendarza Usuwanie pozycji kalendarza lub czynności do wykonania Zarządzanie widokami przy użyciu kategorii Dodawanie świąt do kalendarza Typy pozycji kalendarza Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie Tworzenie osobistych czynności do wykonania - 5 -

6 Edytowanie pozycji kalendarza Użytkownik może edytować tylko utworzone przez siebie pozycje kalendarza lub te, do których ma przyznane uprawnienia do edycji. 1. Otwórz kalendarz. 2. Kliknij dwukrotnie pozycję, aby ją otworzyć. 3. Wprowadź zmiany. 4. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Jeżeli pozycja powtarza się, w wyświetlonym oknie dialogowym wybierz wystąpienia tej pozycji, które chcesz zmodyfikować. Wskazówka Pozycje kalendarza można również edytować w widoku Dzień. W tym celu należy zaznaczyć wybraną pozycję, a następnie kliknąć ją ponownie i rozpocząć wpisywanie informacji bezpośrednio w tym widoku. Aby zapisać zmiany, należy nacisnąć klawisz ENTER. Ta procedura jest używana do edytowania tematu pozycji. Uwaga Informacje na temat sposobu modyfikowania już wysłanego zaproszenia na spotkanie można znaleźć w części Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie. Tworzenie pozycji kalendarza Usuwanie pozycji kalendarza lub czynności do wykonania Zmienianie koloru pozycji kalendarza Otwieranie i wyświetlanie kalendarza Preferencje kalendarza i czynności do wykonania Otwieranie kalendarza innego użytkownika - 6 -

7 Usuwanie pozycji kalendarza lub czynności do wykonania Pozycje kalendarza i czynności do wykonania można usuwać z widoków Kalendarz, Czynności do wykonania lub Poczta. Usuwanie pozycji kalendarza lub czynności do wykonania 1. Otwórz kalendarz lub listę czynności do wykonania. 2. Zaznacz pozycję, którą chcesz usunąć. 3. Z menu Edycja wybierz polecenie Usuń. Ważne Po usunięciu pozycji nie można jej przywrócić. Jeżeli w celu usunięcia wszystkich pozycji z danego dnia z menu Edycja zostanie wybrane polecenie Zaznacz wszystko, zostaną zaznaczone nie tylko pozycje widoczne na ekranie, ale wszystkie pozycje w całym kalendarzu. 4. W przypadku pozycji powtarzalnej wybierz wystąpienia, które chcesz usunąć. Usuwanie pozycji kalendarza lub czynności do wykonania z widoku Poczta 1. Otwórz skrzynkę odbiorczą poczty. 2. Zaznacz pozycję, którą chcesz usunąć. 3. Z menu Edycja wybierz polecenie Usuń. 4. Wykonaj jedną z następujących czynności : Kliknij opcję Usuń, aby daną pozycję kalendarza trwale usunąć z bazy danych poczty i kalendarza. Kliknij opcję Skasuj, aby skasować daną pozycję kalendarza z bieżącego widoku, ale nie usuwać jej z bazy danych poczty. Nadal będzie ona dostępna w widoku Spotkania. Kliknij opcję Anuluj, aby anulować usuwanie lub kasowanie pozycji kalendarza. 5. (Opcjonalnie) Aby po wybraniu z menu Edycja polecenia Usuń pozycje kalendarza były zawsze kasowane z bieżącego widoku, a nie usuwane trwale z bazy danych (bez pytania użytkownika o to, którą z tych czynności chce wykonać), zaznacz opcję W przyszłości zawsze kasuj pozycje kalendarza i czynności do wykonania zamiast je usuwać. Otwieranie i wyświetlanie kalendarza Preferencje kalendarza i czynności do wykonania Edytowanie pozycji kalendarza Otwieranie kalendarza innego użytkownika - 7 -

8 Ustawianie alarmu dla pozycji kalendarza Użytkownik może ustawić alarm, aby program przypominał mu o pozycji kalendarza lub czynnościach do wykonania. W momencie uruchomienia alarmu na ekranie zostanie wyświetlone odpowiednie powiadomienie. Można również ustawiać takie alarmy, których uruchomienie spowoduje dodatkowo odtwarzanie określonych dźwięków lub wysłanie wiadomości . Ustawianie alarmu dla pozycji 1. Utwórz nową pozycję kalendarza lub otwórz istniejącą pozycję. 2. Zaznacz pole Powiadom obok ikony alarmu po prawej stronie pozycji kalendarza. 3. W oknie dialogowym Opcje powiadamiania o alarmach wprowadź wartość w polu Uruchomienie alarmu, aby określić przesunięcie (wyrażone jako liczba minut, godzin lub dni) czasu alarmu względem faktycznej daty lub godziny rozpoczęcia pozycji kalendarza. 4. Wybierz jednostkę czasu (minuty, godziny lub dni) dla wartości wprowadzonej w poprzednim polu. 5. Wybierz jedną z dwóch opcji: przed jeżeli alarm ma być uruchamiany przed godziną/datą rozpoczęcia pozycji, albo po jeżeli alarm ma być uruchamiany po tej dacie/godzinie. 6. (Opcjonalnie) Ustaw dowolne z poniższych opcji: Czynność Odtwarzanie dźwięku po uruchomieniu alarmu Procedura Zaznacz opcję Odtwarzaj dźwię k, a następnie wybierz z listy plik dźwiękowy. Wskazówka Kliknij ikonę dźwięku odtworzyć wybrany plik dźwiękowy., aby Wysyłanie powiadomień z tematem danej pozycji kalendarza po uruchomieniu alarmu Zaznacz pole Wyślij powiadomienie pocztowe z tematem, a następnie w polu Adresaci wprowadź nazwy odbiorców tej wiadomości. Wskazówka Aby wybrać adresatów z książki adresowej, należy kliknąć ikonę tej książki w celu wyświetlenia okna dialogowego Wybieranie nazw. 7. Kliknij przycisk OK. 8. Zapisz pozycję kalendarza. 9. Warunkiem otrzymania powiadomienia o alarmie jest działanie programu Notes (lub Notes Minder) w momencie jego uaktywnienia. W przeciwnym przypadku użytkownik zostanie powiadomiony o nieodebranych alarmach po ponownym zalogowaniu się do programu. Odpowiadanie na powiadomienie o alarmie Odpowiadanie na powiadomienie o nieodebranych alarmach Opcje powiadamiania o alarmach Automatyczne ustawianie alarmów Wybieranie domyślnego dźwięku dla wszystkich alarmów Anulowanie alarmu Wyłączanie domyślnego systemu alarmowego - 8 -

9 Otwieranie kalendarza innego użytkownika Przeglądanie, a nawet edytowanie kalendarza innego użytkownika jest możliwe pod warunkiem przyznania odpowiednich praw dostępu przez właściciela kalendarza. Można również przeglądać kalendarz dowolnego użytkownika dodany do kalendarza grupy. Otwieranie kalendarza innego użytkownika 1. Otwórz swój kalendarz. 2. Z menu Czynności wybierz kolejno polecenia Narzędzia, Otwórz kalendarz dla. 3. W polu Wybierz książkę adresową (w górnej części okna dialogowego Otwieranie kalendarza dla ) wybierz książkę adresową zawierającą nazwę użytkownika, którego kalendarz chcesz wyświetlić. 4. W polu Znajdź nazwy rozpoczynające się od wprowadź pierwsze litery nazwy użytkownika zapisanej w książce adresowej. 5. Wybierz odpowiednią nazwę z listy. 6. Kliknij przycisk OK. Uwaga W przypadku zarządzania kalendarzem innego użytkownika okno dialogowe Otwieranie kalendarza dla zostanie otwarte po wybraniu z menu Czynności poleceń Narzędzia, Otwórz kalendarz. Aby otworzyć kalendarz z poziomu tego okna dialogowego, wystarczy wybrać nazwę z listy, a następnie kliknąć przycisk OK. Menedżer kalendarza może również otwierać kalendarze, którymi zarządza, korzystając z menu przełączników w lewym górnym rogu własnego widoku kalendarza. Zarządzanie kalendarzem innego użytkownika Otwieranie i wyświetlanie kalendarza Delegowanie dostępu do informacji dotyczących harmonogramu użytkownika Tworzenie kalendarza grupy Lista praw dostępu Otwieranie listy czynności do wykonania należącej do innego użytkownika - 9 -

10 Delegowanie dostępu do informacji dotyczących harmonogramu użytkownika Użytkownicy podczas planowania spotkań mogą otworzyć harmonogram innej osoby, aby sprawdzić jej dostępność (czas wolny). W programie Notes można określić, czy i jaka część informacji zawartych w harmonogramie tej osoby zostanie udostępniona innym użytkownikom. Zakres informacji znajdujących się w tym oknie dialogowym zależy od administratora serwera Domino. W harmonogramie zawsze można sprawdzić, czy dany użytkownik jest zajęty w wybranych przedziałach czasu. Za jego pośrednictwem każdy może udostępnić innym użytkownikom tekst zawarty w swoich pozycjach kalendarza (z uwzględnieniem tekstu oznaczonego jako Temat). Nawet jeżeli administrator zdecyduje, że w harmonogramie będą dostępne szczegółowe informacje z uwzględnieniem tematu, użytkownik może uniemożliwić innym osobom wyświetlanie tematów swoich pozycji. Ta opcja jest przydatna, jeśli użytkownik chce, aby tematy jego pozycji kalendarza pozostały poufne. 1. Otwórz swój kalendarz. 2. Z menu Czynności wybierz polecenie Narzędzia, a następnie pozycję Preferencje. 3. Kliknij kartę Dostęp i delegowanie, a następnie kartę Dostęp do harmonogramu użytkownika. 4. Wykonaj jedną z poniższych czynności w celu określenia, którzy użytkownicy lub grupy mogą wyświetlać informacje dotyczące harmonogramu. Pozostaw zaznaczone pole wyboru Każdy może przeglądać informacje o harmonogramie użytkownika. Zaznacz pole wyboru Tylko następujące osoby i grupy mogą przeglądać informacje dotyczące harmonogramu bieżącego użytkownika, a następnie kliknij przycisk znajdujący się po prawej stronie listy rozwijanej w celu wybrania nazw użytkowników i grup (nazwy można także wprowadzić bezpośrednio w polu). Zaznacz pole wyboru Nikt nie może przeglądać informacji dotyczących harmonogramu bieżącego użytkownika. 5. (Opcjonalnie) Wykonaj jedną z poniższych czynności w celu określenia, które informacje będą dostępne dla użytkowników i grup określonych w poprzednim kroku procedury. Pozostaw zaznaczone pole wyboru Tylko informacje dotyczące zajętego lub wolnego czasu użytkownika. Po wybraniu tej opcji w harmonogramie udostępnionym innym użytkownikom będą wyświetlane tylko przedziały czasu. Na przykład: Zaznacz pole wyboru Szczegółowe informacje dotyczące stanu dostępności bieżącego użytkownika. Jeśli wybrano tę opcję, inni użytkownicy mogą kliknąć blok prawym przyciskiem myszy i otworzyć okno dialogowe, które zawiera informacje uwzględnione w pozycji kalendarza (np. informacje o lokalizacji spotkania). Zaznacz pole wyboru Tylko informacje dotyczące zajętego lub wolnego czasu użytkownika, z wyjątkiem następujących osób mogących przeglądać szczegółowe informacje, a następnie kliknij przycisk znajdujący się po prawej stronie listy rozwijanej w celu podania nazw użytkowników (nazwy można także wprowadzić bezpośrednio w polu)

11 Jeśli wybrano tę opcję, większość użytkowników może przeglądać tylko przedziały czasu, a tylko wybrane osoby mogą kliknąć blok prawym przyciskiem myszy w celu wyświetlenia dodatkowych informacji. 6. (Opcjonalnie) Anuluj zaznaczenie pola wyboru Nie dołączaj tematu pozycji kalendarza, gdy dostępne są informacje szczegółowe, jeśli tematy pozycji kalendarza nie są poufne. 7. Kliknij przycisk OK. Preferencje delegowania Kalendarz i harmonogram Otwieranie i wyświetlanie kalendarza Tworzenie kalendarza grupy Otwieranie kalendarza innego użytkownika Zarządzanie kalendarzem innego użytkownika

12 Konfigurowanie ustawień harmonogramu czasu wolnego Harmonogram czasu wolnego użytkownika wskazuje, kiedy (w jakie dni tygodnia i w jakich godzinach) może on uczestniczyć w spotkaniach. Te informacje są udostępniane innym użytkownikom programu Notes na potrzeby planowania spotkań. Uprawnione osoby mogą przeglądać harmonogram użytkownika i sprawdzać, kiedy jest on niedostępny lub zajęty. Godziny niedostępne to czas, kiedy użytkownik nie może brać udziału w spotkaniach, ustalony na podstawie preferencji harmonogramu czasu wolnego. Użytkownik może być na przykład dostępny tylko w określonych dniach tygodnia w lub określonych godzinach poszczególnych dni. Na podstawie zaplanowanego czasu użytkownika zgłaszane są konflikty w harmonogramie, na przykład inne spotkania zaplanowane na tę samą godzinę. Konfigurowanie ustawień harmonogramu czasu wolnego 1. Otwórz kalendarz. 2. Z menu Czynności wybierz kolejno polecenia Narzędzia, Preferencje. 3. Kliknij kartę Kalendarz i czynności do wykonania, a następnie kartę Harmonogram. 4. W sekcji Dostępność użytkownika wybierz odpowiednią strefę czasową z listy Strefa czasowa. Ustawieniem domyślnym jest opcja Lokalna. 5. W sekcji Dzień tygodnia wybierz dni tygodnia i godziny w poszczególnych dniach tygodnia, w których zwykle możesz uczestniczyć w spotkaniach. Jeżeli na przykład możesz uczestniczyć w spotkaniach w soboty od 7:00 do 11:00 i od 12:00 do 15:00, wybierz pozycję Sobota i wprowadź zakresy 07:00-11:00, 12:00-15: (Opcjonalnie) Jeżeli chcesz, aby podczas akceptowania lub planowania spotkania program Notes sprawdzał występowanie konfliktów, w części Sprawdź, czy występują konflikty z innymi pozycjami sekcji Dodawanie pozycji do kalendarza zaznacz opcję Dodawanie terminów, akceptowanie spotkań, planowanie nowych spotkań. 7. (Opcjonalnie) W przypadku wybrania opcji Dodawanie terminów, akceptowanie spotkań, planowanie nowych spotkań możesz również wybrać opcję Zgłoś konflikt, jeśli pozycja znajduje się poza dostępnymi godzinami opisanymi powyżej. Spowoduje to zgłoszenie konfliktu, jeżeli ktoś spróbuje zaplanować spotkanie na godziny oznaczone w preferencjach harmonogramu jako niedostępne. 8. Kliknij przycisk OK. Sprawdzanie dostępności osób, pomieszczeń i zasobów dla spotkania (wyszukiwanie czasu wolnego) Planowanie spotkania

13 Planowanie spotkania Podczas planowania spotkania przy użyciu kalendarza programu Notes można przeglądać harmonogramy innych osób, wysyłać im zaproszenia, śledzić ich odpowiedzi oraz rezerwować pomieszczenia i zasoby na potrzeby spotkania. Uwaga Po utworzeniu spotkania nie można zmienić go na pozycję kalendarza innego typu (np. zmienić spotkania w rocznicę). Wyjątek stanowią spotkania zapisane jako wersje robocze oraz terminy utworzone bezpośrednio w widoku Dzień kalendarza. Aby zmienić istniejące spotkanie na pozycję innego typu, należy zaznaczyć to spotkanie w widoku Kalendarz, a następnie wybrać kolejno polecenia Czynności, Kopiuj do nowego elementu, Nowa pozycja kalendarza. Wszystkie oryginalne informacje (włącznie z informacjami o zaproszonych uczestnikach) zostaną skopiowane do nowego formularza, w którym można następnie zmodyfikować odpowiednie właściwości. Planowanie spotkania 1. Otwórz kalendarz. 2. Na pasku czynności kliknij przycisk Zaplanuj spotkanie. 3. W formularzu spotkania wprowadź w polu Temat informacje o temacie spotkania. 4. Wprowadź daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz (opcjonalnie) strefy czasowe. Uwaga Można określić takie godziny spotkania, aby rozpoczynało się ono przed, a kończyło po północy. Dla tych godzin można także zarezerwować pomieszczenie lub zasób, jeżeli rezerwacja jest dokonywana z poziomu kalendarza (dotyczy wyłącznie spotkań). 5. (Opcjonalnie) Wybierz opcję Powtarzanie, aby określić pozycję kalendarza jako powtarzającą się. Następnie zdefiniuj odpowiednie opcje w oknie dialogowym Opcje powtarzania. Uwaga Jeżeli po utworzeniu powtarzającego się spotkania i wysłaniu zaproszeń zachodzi potrzeba zmodyfikowania go tak, aby nie było już powtarzane (lub odwrotnie zmiany spotkania jednorazowego na powtarzające się), należy utworzyć nowe spotkanie. Nie można zmienić typu oryginalnego spotkania. Aby zmienić typ spotkania, należy je zaznaczyć w widoku kalendarza, a następnie z menu Czynności wybrać kolejno polecenia Kopiuj do nowego elementu, Nowa pozycja kalendarza. Wszystkie oryginalne informacje (włącznie z informacjami o zaproszonych uczestnikach ) zostaną skopiowane do nowego formularza, w którym można następnie zmodyfikować właściwości i ponownie wysłać zaproszenia na spotkanie. 6. Wprowadź nazwy w polach Zaproszeni (aby wprowadzić nazwy w oknie dialogowym Wybieranie adresów, kliknij ikonę książki adresowej). Wymagani. Te osoby otrzymają zaproszenia zawierające następujące opcje odpowiedzi : Zaakceptuj, Odrzuć, Deleguj, Zaproponuj nową godzinę, Wstępnie zaakceptuj. Uczestnicy ci są traktowani jako pewni podczas planowania pomieszczeń i zasobów oraz ustalania proponowanych godzin spotkania. Opcjonalni. Te osoby są traktowane jako opcjonalni uczestnicy spotkania, ale otrzymają zaproszenia zawierające takie same opcje odpowiedzi, jak w przypadku uczestników wymaganych. Podczas ustalania i proponowania godzin spotkania przez program Notes czas wolny uczestników opcjonalnych ma niższy priorytet (jest brany pod uwagę w drugiej kolejności) niż czas wolny uczestników wymaganych. Do wiadomości. Osoby wymienione w tym polu otrzymają tylko powiadomienie informujące o spotkaniu. Nie będzie ono zawierało standardowych opcji odpowiedzi, udostępnionych wymaganym i opcjonalnym osobom zaproszonym, ale osoby otrzymujące takie powiadomienie będą mogły uwzględnić spotkanie w swoim kalendarzu. Nazwy użytkowników podane w tym polu nie będą widoczne na zaproszeniach wysyłanych do innych uczestników. 7. (Opcjonalnie) Aby przejrzeć harmonogramy zaproszonych uczestników, kliknij ikonę harmonogramu obok tekstu Kliknij, aby sprawdzić dostępność zaproszonych osób, pomieszczeń i zasobów. 8. W polu Miejsce wprowadź opis ogólnej lokalizacji spotkania (na przykład nazwę miasta, w którym odbędzie się spotkanie). 9. W polu Pomieszczenie wprowadź nazwę pomieszczenia, które chcesz zarezerwować na potrzeby spotkania. Aby dodać pomieszczenie z książki adresowej, kliknij ikonę w celu wyświetlenia okna dialogowego Pomieszczenia. 10. W polu Zasób wprowadź nazwę zasobu, który chcesz zarezerwować na potrzeby spotkania. Aby dodać zasób z książki adresowej, kliknij ikonę w celu wyświetlenia okna dialogowego Zasoby

14 11. (Opcjonalnie) Zaznacz pole Ustal wstępnie, aby czas określony dla danej pozycji pozostał uwzględniony w harmonogramie czasu wolnego jako czas wolny. 12. (Opcjonalnie) W polu Klasyfikuj wybierz kategorię. 13. (Opcjonalnie) Wybierz opcję Oznacz jako prywatne, aby uniemożliwić odczytywanie informacji o danej pozycji użytkownikom uprawnionym do przeglądania tego kalendarza. Użytkownicy uprawnieni do zarządzania tym kalendarzem będą mogli wyświetlać daty i godziny pozycji oznaczonych jako prywatne, ale nie będą mogli przeglądać ich zawartości. 14. (Opcjonalnie) Zaznacz pole Powiadom obok ikony alarmu po prawej stronie pozycji kalendarza i zdefiniuj odpowiednie opcje w oknie dialogowym Opcje powiadamiania o alarmach, jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia dotyczące danej pozycji. 15. Wprowadź szczegółowe informacje o spotkaniu (z uwzględnieniem tekstu, łączy do dokumentów, plików załączników, obiektów i obrazów) w polu Opis w dolnej części formularza spotkania. 16. Wybierz kolejno polecenia Czynności, Opcje dostarczania, aby zmienić opcje dostarczania powiadomienia wysyłanego do osób zaproszonych. 17. Na pasku czynności kliknij przycisk Zapisz i wyślij zaproszenia. Program Notes doda spotkanie do kalendarza, oznaczy określone godziny jako zajęte w harmonogramie czasu wolnego przewodniczącego spotkania (o ile nie wybrano opcji Ustal wstępnie ) i wyśle zaproszenia na spotkanie do odpowiednich osób zaproszonych. Uwaga Kliknięcie przycisku Zapisz jako wersję roboczą na pasku czynności spowoduje zapisanie spotkania w wersji roboczej. Spotkanie zapisane jako wersja robocza zostanie uwzględnione w kalendarzu użytkownika bez wysyłania powiadomień do uczestników. Wolny czas użytkownika nie zostanie zarezerwowany na to spotkanie i nadal będzie można zmienić typ tej pozycji kalendarza (na przykład zmienić spotkanie w zdarzenie całodniowe lub termin ). Dozwolona będzie również zmiana spotkania powtarzającego się w spotkanie jednorazowe i odwrotnie. Planowanie spotkania online Opcje dostarczania powiadomień dotyczących spotkań i grupowych czynności do wykonania Ustawianie alarmu dla pozycji kalendarza Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania Udzielanie odpowiedzi na zaproszenie na spotkanie Konfigurowanie ustawień harmonogramu czasu wolnego Zarządzanie widokami przy użyciu kategorii Zarządzanie kalendarzem innego użytkownika

15 Wysyłanie wiadomości do osób zaproszonych na spotkanie Po wysłaniu zaproszeń można wysyłać wiadomości do osób, które zostały zaproszone na spotkanie. 1. Wybierz spotkanie w widoku Kalendarz. 2. Wybierz z menu Czynnośc i pozycję Czynności właściciela, a następnie kliknij jedną z poniższych opcji : Wyślij wiadomość do wszystkich zaproszonych osób wiadomość zostanie wysłana do wszystkich osób zaproszonych. Wyślij wiadomość do osób zaproszonych, które udzieliły odpowiedzi wiadomość zostanie wysłana do tych osób, które odpowiedziały na zaproszenie. Zostaną uwzględnione tylko te osoby, które przyjęły zaproszenie, oraz te, które odrzuciły lub delegowały zaproszenie, ale chcą być nadal informowane o aktualizacjach i zmianach dotyczących spotkania. Wyślij wiadomość do osób zaproszonych, które nie udzieliły odpowiedzi wiadomość zostanie wysłana do tych osób, które nie odpowiedziały na zaproszenie. 3. Wprowadź wiadomość w wyświetlonym formularzu nowej wiadomości (z automatycznie wypełnionymi polami adresu i tematu). 4. Kliknij przycisk Wyślij. Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie Odpowiadanie na propozycję zmiany zaproszenia na spotkanie Usuwanie osób z wysłanego zaproszenia na spotkanie Zapraszanie dodatkowych osób na spotkanie

16 Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania Program Notes umożliwia śledzenie odpowiedzi na zaproszenia na spotkania oraz przydziałów grupowych czynności do wykonania. Użytkownik będący właścicielem (przewodniczącym lub organizatorem) spotkania lub grupowych czynności do wykonania może łatwo uzyskać informacje o aktualnym stanie, korzystając z okna Stan uczestnika. Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania 1. Otwórz widok Kalendarz lub Czynności do wykonania. 2. Wybierz spotkanie lub pozycję grupowych czynności do wykonania. 3. Z menu Czynności wybierz kolejno polecenia Czynności właściciela, Wyświetl stan osoby zaproszonej. 4. Aby wyświetlić stan osoby zaproszonej, pomieszczeń lub zasobów, kliknij strzałkę w dół z prawej strony nagłówka Osoby zaproszone, Zaplanowane pomieszczenia lub Zaplanowane zasoby, a następnie wybierz jedną z następujących opcji: Wszystkie osoby zaproszone zostaną wyświetlone wszystkie osoby zaproszone wraz z odpowiednimi informacjami o stanie. Osoby, które przyjęły zaproszenie zostaną wyświetlone tylko te osoby zaproszone, które przyjęły zaproszenie. Osoby, które odrzuciły zaproszenie zostaną wyświetlone tylko te osoby zaproszone, które odrzuciły zaproszenie. Osoby, które nie odpowiedziały na zaproszenie zostaną wyświetlone tylko te osoby zaproszone, które nie udzieliły odpowiedzi na zaproszenie. Drukowanie zawartości okna stanu osób zaproszonych Wykonaj czynności opisane w powyższej procedurze, a następnie kliknij polecenie Drukuj, aby wyświetlić okno dialogowe Drukowanie dokumentu. Sprawdzanie dostępności osób, pomieszczeń i zasobów dla spotkania (wyszukiwanie czasu wolnego) Wysyłanie wiadomości do osób zaproszonych na spotkanie Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie Odpowiadanie na propozycję zmiany zaproszenia na spotkanie Usuwanie osób z wysłanego zaproszenia na spotkanie Zapraszanie dodatkowych osób na spotkanie Zarządzanie kalendarzem innego użytkownika Sprawdzanie harmonogramów lub stanu osób zaproszonych

17 Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie 1. Wybierz spotkanie w widoku Kalendarz. 2. Wybierz z menu Czynnośc i opcję Czynności właściciela i wykonaj jedną z poniższych czynności : Wybierz opcję Zaplanuj ponownie, a następnie określ nową datę i/lub godzinę w oknie dialogowym Opcje ponownego planowania, aby wysłać do osób zaproszonych powiadomienie o zmianie harmonogramu. Kalendarze osób zaproszonych nie zostaną zaktualizowane automatycznie, ale kalendarz właściciela tak. Wskazówka W widoku Dzień można zmienić godziny zaplanowanego spotkania lub terminu, przeciągając kursorem granice wyznaczonego czasu. Podczas przeciągania tego przedziału godzin nie można przekroczyć północy. Aby wybrać nowe godziny spotkania wypadające już po północy, należy użyć okna dialogowego Opcje ponownego planowania. Jeżeli godziny zaplanowanego spotkania lub terminu obejmują północ, można je zmienić tylko przy użyciu okna dialogowego Opcje ponownego planowania. Aby usunąć zarówno spotkanie, jak i wszystkie odpowiedzi dotyczące tego spotkania (po kliknięciu polecenia Anuluj), wybierz opcję Usuń trwale spotkanie i wszystkie związane z nim powiadomienia i dokumenty. Następnie zdecyduj, czy chcesz dodać jakieś komentarze do powiadomienia e -mail wysyłanego uczestnikom spotkania. Aby tylko skasować spotkanie z widoku Kalendarz (po kliknięciu polecenia Anuluj), wybierz opcję Usuń spotkanie z widoku kalendarza, ale pozostaw je w widoku spotkań. Następnie zdecyduj, czy chcesz dodać jakieś komentarze do powiadomienia e -mail wysyłanego uczestnikom spotkania. Wybierz polecenie Potwierdź, aby wysłać do osób zaproszonych powiadomienie zawierające potwierdzenie. Jeżeli chcesz dodać komentarze do tego powiadomienia, wybierz opcję Dołącz dodatkowy komentarz dotyczący powiadomienia w oknie dialogowym opcji potwierdzania. 3. Kliknij przycisk OK. 4. Jeżeli spotkanie powtarza się, wybierz wystąpienia, których mają dotyczyć te czynności. 5. W przypadku wyboru opcji Dołącz dodatkowy komentarz dotyczący powiadomienia wprowadź odpowiedni komentarz i kliknij przycisk Wyślij. Wyświetlonego formularza komentarzy nie można anulować. Po zamknięciu formularza komentarzy wprowadzony w nim tekst zostanie wysłany do odbiorców powiadomienia. Aby nie wysyłać żadnych komentarzy, należy je więc usunąć. Uwagi Jeżeli utworzone spotkanie powtarzające się zostanie usunięte z widoku Spotkania, to program Notes nie wyśle do osób zaproszonych na to spotkanie powiadomienia o jego anulowaniu. Aby osoby zaproszone zostały powiadomione o odwołaniu spotkania powtarzającego się, należy usunąć to spotkanie z widoku Kalendarz. Jeżeli dla zaplanowanego spotkania zarezerwowano pomieszczenie lub zasób, to w przypadku zmiany miejsca tego spotkania program Notes automatycznie zmieni harmonogram rezerwacji danego pomieszczenia lub zasobu. Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania Wysyłanie wiadomości do osób zaproszonych na spotkanie Odpowiadanie na propozycję zmiany zaproszenia na spotkanie Usuwanie osób z wysłanego zaproszenia na spotkanie Zapraszanie dodatkowych osób na spotkanie Tworzenie pozycji kalendarza Planowanie spotkania

18 Wysyłanie zaktualizowanych informacji dotyczących spotkania Jeżeli użytkownik będący przewodniczącym lub organizatorem spotkania otrzyma od osoby zaproszonej wiadomość z wnioskiem o przesłanie aktualnych informacji o tym spotkaniu, może wysłać tej osobie kopię zaproszenia na spotkanie ze swojego kalendarza. Osoba zaproszona otrzyma wówczas kopię zaproszenia umożliwiającą zaktualizowanie kalendarza. 1. Otwórz pocztę. 2. Otwórz wiadomość typu Żądanie aktualizacji otrzymaną od osoby zaproszonej (obok tematu takiej wiadomości jest wyświetlana niebieska ikona z literą "i" ). 3. Na pasku czynności kliknij przycisk Wyślij zaktualizowane informacje. 4. (Opcjonalnie) Aby do informacji o spotkaniu dołączyć komentarz, zaznacz opcję Dołącz dodatkowy komentarz dotyczący powiadomienia. Po dostarczeniu powiadomienia do skrzynki odbiorczej osoby zaproszonej komentarz zostanie wyświetlony nad opisem spotkania. Uwaga Wyświetlonego formularza komentarzy nie można anulować. Po zamknięciu formularza komentarzy wprowadzony w nim tekst zostanie wysłany do odbiorców powiadomienia. Aby nie wysyłać żadnych komentarzy, należy je więc usunąć. 5. Kliknij przycisk OK, a następnie zamknij wiadomość Żądanie aktualizacji. Wskazówka Przewodniczący spotkania może również zaktualizować spotkanie i wysłać zaktualizowane informacje do uczestników. W tym celu należy otworzyć spotkanie w kalendarzu, wprowadzić zmiany w polach Temat, Miejsce, Opis, Pomieszczenia lub Zasoby, a następnie kliknąć przycisk Zapisz i wyślij zaproszenia na pasku czynności. Po wyświetleniu pytania o wysłanie zaktualizowanych informacji do uczestników spotkania należy kliknąć opcję Tak. Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie Wysyłanie żądania informacji o spotkaniu

19 Usuwanie osób z wysłanego zaproszenia na spotkanie Do osób usuniętych z wysłanego zaproszenia zostaną wysłane odpowiednie powiadomienia. 1. Otwórz kalendarz. 2. Otwórz pozycję spotkania. 3. Kliknij przycisk Usuń zaproszone osoby. 4. Zaznacz osoby, które chcesz usunąć. 5. (Opcjonalnie) Wybierz opcję Dołącz dodatkowy komentarz dotyczący powiadomienia i wprowadź komentarz. Formularz komentarzy zostanie wyświetlony po kliknięciu przycisku OK, zapisaniu i zamknięciu formularza spotkania. 6. (Opcjonalnie) Jeśli spotkanie powtarza się, po kliknięciu przycisku OK, zapisaniu i zamknięciu formularza spotkania wybierz wystąpienia, z których chcesz usunąć osoby zaproszone. 7. Kliknij przycisk OK. Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie Wysyłanie wiadomości do osób zaproszonych na spotkanie Odpowiadanie na propozycję zmiany zaproszenia na spotkanie Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania Zapraszanie dodatkowych osób na spotkanie

20 Zapraszanie dodatkowych osób na spotkanie Na zdefiniowane spotkanie można zapraszać dodatkowe osoby. Osoby zaproszone wcześniej nie będą informowane o nowych zaproszonych, chyba że wprowadzone zostaną inne zmiany dotyczące spotkania. 1. Otwórz kalendarz. 2. Otwórz pozycję spotkania. 3. Kliknij przycisk Dodaj osoby zaproszone, a następnie w polach Wymagani, Opcjonalni i Do wiadomości podaj nazwy nowych osób zaproszonych. 4. Kliknij przycisk Zapisz i wyślij zaproszenia. Program Notes wyśle zaproszenia do tych osób. Zmienianie harmonogramu, anulowanie lub potwierdzanie zaproszenia na spotkanie Wysyłanie wiadomości do osób zaproszonych na spotkanie Odpowiadanie na propozycję zmiany zaproszenia na spotkanie Sprawdzanie stanu osób zaproszonych na spotkanie lub wyznaczonych do grupowych czynności do wykonania Usuwanie osób z wysłanego zaproszenia na spotkanie