Akademia Ekonomiczna w Krakowie WSTĘP OPTYMALIZACJA KOSZTÓW JAKOŚCI

Transkrypt

1 SUCCES 2004: Uwarunkowania sukcesu przedsiębiorstwa w gospodarce opartej na wiedzy, materiały z konferencji naukowej, Kazimierz Dolny, XI.2004, t.2, s pod red. E. Skrzypek, UMCS Lublin 2004 URSZULA BALON Akademia Ekonomiczna w Krakowie OPTYMALIZACJA KOSZTÓW JAKOŚCI WSTĘP Jednym z podstawowych zadań działalności podmiotów gospodarczych jest poprawa efektywności gospodarowania poprzez: wzrost wyniku finansowego, obniżkę kosztów własnych przy systematycznym podnoszeniu poziomu jakości produkcji i świadczonych usług. W celu poprawy efektywności gospodarowania niezbędne jest między innymi pełne i szczegółowe rozeznanie przez kierownictwo przedsiębiorstwa zakresu ponoszonych kosztów. Analiza i ocena kosztów pozwala podejmować skuteczne działania w celu ich optymalizacji, a także celem poprawy inne wskaźników ekonomicznych, w tym również te, które charakteryzują jakość produkcji i usług [1,2,3]. OPTYMALIZACJA KOSZTÓW JAKOŚCI Celem prowadzenia rachunku kosztów jakości jest [4]: 1. Sterowanie kosztami (controlling), tj. planowanie, regulowanie i kontrolowanie poziomu kosztów jakości w celu racjonalizowania działań zapewniających jakość w procesie tworzenia produktów. 2. Znalezienie podstaw do prowadzenia porównań (benchmarking) w celu uświadomienia, jak przedstawiają się koszty jakości danego przedsiębiorstwa w porównaniu z kosztami jakości innych przedsiębiorstw tego samego sektora. Rachunek kosztów jakości, porównanie korzyści z kosztami, pozwala na ocenę skuteczności stosowanego w przedsiębiorstwie systemu zarządzania jakością. Zrozumienie i identyfikacja przyczyn powstawania kosztów jakości pozwala na poszukiwanie ekonomicznych i technicznych środków zaradczych. Analiza kosztów własnych, kosztów wadliwości oraz kosztów badań i zapobiegania w określonym przedziale czasu pozwoli odpowiedzieć na dwa podstawowe pytania [5]: 1. W jakim stopniu zwiększenie nakładów na działalność zapobiegawczą wpływa na zmniejszenie strat z tytułu wadliwości? 2. Czy, a jeśli tak, to o ile można zmniejszyć koszty oceny nie powodując zwiększenia się kosztów niewłaściwej jakości? Celem prowadzenia rachunku kosztów jakości jest finalna odpowiedź na pytanie, które koszty można zmniejszyć lub nawet wyeliminować oraz w jaki sposób. Zmniejszając lub

2 70 Urszula Balon eliminując pewne koszty należy brać pod uwagę ekonomikę własną i ekonomikę użytkownika. System rachunku kosztów jakości jako wartościowe narzędzie w zarządzaniu jakością jest bardzo pomocne w identyfikacji większości istotnych obszarów, które muszą zostać usprawnione. Analiza kosztów jakości ma więc na celu ustalenie tych pozycji kosztów, które można obniżyć lub zlikwidować nie obniżając jednocześnie jakości wyrobów. Umożliwia także określenie, w jakim stopniu zwiększenie nakładów na działania prewencyjne przyczynia się do spadku kosztów spowodowanych zaniżoną jakością produktów. Po wprowadzeniu działań mający na celu poprawę jakości znacznie wzrastają wydatki ponoszone na szkolenia, planowanie i doskonalenie produkcji. W rezultacie działania te przynoszą efekt w postaci redukcji kosztów oceny, kosztów braków wewnętrznych i zewnętrznych oraz kosztów utraconych możliwości. Koszty jakości wpływają na kształtowanie się zysku przedsiębiorstwa, a w konsekwencji mogą prowadzić do osiągnięcia sukcesu. Właściwe wykorzystanie rachunku kosztów jakości przez kierownictwo przedsiębiorstwa często prowadzi do wzrostu kosztów zapobiegania i oceny, co prowadzi do obniżenia kosztów niezgodności, a także obniża ilość wyrobów niezgodnych. Wzrost kosztów oceny w krótszym czasie niż wzrost kosztów zapobiegania przynosi efekty w postaci obniżenia kosztów niezgodności. Spadek kosztów jakości i obniżenie kosztów własnych produkcji w wyniku wprowadzonego rachunku kosztów jakości prowadzi do wzrostu poziomu jakości oraz zysków przedsiębiorstwa [6]. Rozwój kosztów związanych z jakością, a także kierunek zmian prowadzący do sukcesu przedsiębiorstwa przedstawiono na rys.1. Koszty Koszty własne Koszty wadliwości Kierunek przedsięwzięć Koszty własne bez kosztów związanych z jakością Koszty badań i zapobiegawcze optymalna jakość Niezgodności Rys.1. Rozwój kosztów związanych z jakością Źródło: K. Lisiecka, Rachunek kosztów jakości sposobem obniżania kosztów własnych wytwarzania, Problemy Jakości, Nr 2, 1997

3 Optymalizacja kosztów jakości 71 WYNIKI BADAŃ I ICH OMÓWIENIE W latach przeprowadzono badania dotyczące liczenia i analizowania kosztów jakości w przedsiębiorstwie przemysłu spożywczego w Polsce południowowschodniej. Jest to przedsiębiorstwo, które ma jeszcze niecertyfikowany system zarządzania jakością. Strukturę kosztów jakości w badanym okresie przedstawiono na rys , , , , , ,00 0,00 III kw 2001 IV kw 2001 I kw 2002 II kw 2002 III kw 2002 IV kw 2002 I kw 2003 II kw 2003 III kw 2003 IV kw 2003 I kw 2004 Koszty zapobiegania Koszty oceny wewnętrznych zewnętrznych Koszty zapewnienia jakości Rys. 2. Struktura kosztów jakości w latach Analizując koszty jakości w badanym przedsiębiorstwie należy zwrócić uwagę na klasyfikację kosztów, gdzie obok kosztów zapobiegania, oceny i niezgodności wyodrębniono również koszty zapewnienia jakości, które związane są z systemem zarządzania jakością. Analizując te dane można stwierdzić, że największy udział w kosztach jakości mają koszty niezgodności wewnętrznych. Informacje dotyczące kosztów niezgodności są dla przedsiębiorstwa niezmiernie ważne, ponieważ ukazują, jakie koszty ponosi organizacja w związku z wytworzeniem wyrobu niezgodnego z wymaganiami. W badanym przedsiębiorstwie większy udział w kosztach jakości mają koszty niezgodności wewnętrznych niż koszty niezgodności zewnętrznych. Oznacza to dla organizacji, że kontrola prowadzona zarówno w trakcie procesu wytwarzania, jak również kontrola wyrobu gotowego są na tyle

4 72 Urszula Balon skuteczne, iż większość wyrobów niezgodnych zostaje zatrzymana w zakładzie i nie trafia do klienta. Celem obniżenia kosztów niezgodności organizacja poniosła nakłady na koszty oceny. Nakłady te rosły w roku 2002, a efekty przedsiębiorstwo uzyskało w roku następnym. Już w 2003 struktura kosztów jakości znacznie się zmieniła, ponieważ większy udział w ogólnych kosztach jakości mają koszty oceny niż koszty niezgodności. Celem dalszego obniżania kosztów niezgodności organizacja powinna ponieść większe nakłady na działalność zapobiegawczą. Strukturę kosztów jakości w roku 2002 przedstawiono na rys.3, natomiast strukturę kosztów jakości w roku 2003 zaprezentowano na rys.4. Analizując dane przedstawione na rys. 3 dotyczące struktury kosztów jakości w badanym przedsiębiorstwie w roku 2002, można zaobserwować w dalszym ciągu wysokie koszty niezgodności wewnętrznych (45%), przy dość niskich kosztach niezgodności zewnętrznych (9%). W roku 2002 nastąpił wzrost kosztów oceny (29%) w stosunku do roku 2001 co jest wynikiem podjętych decyzji w związku z wysokimi kosztami niezgodności. Zastosowano dodatkowe kontrole, a także poprawiono skuteczność kontroli już istniejących. Zwrócono także uwagę na możliwość zwiększenia nakładów na działalność zapobiegawczą w następnych latach. Strukturę kosztów jakości w roku 2003 przedstawiono na rys. 4. 8% 49% 6% 5% 32% Koszty zapobiegania Koszty oceny wewnętrznych zewnętrznych Koszty zapewnienia jakości Rys.3. Struktura kosztów jakości w 2002 r. 6% 5% 13% Koszty zapobiegania Koszty oceny 33% 43% wewnętrznych zewnętrznych Koszty zapewnienia jakości Rys.4. Struktura kosztów jakości w 2003 r.

5 Optymalizacja kosztów jakości 73 Analizując dane zaprezentowane na rys. 3. i rys. 4. można stwierdzić, że koszty wynikające z niezgodności uległy znaczniej poprawie w roku 2003 w stosunku do roku I tak koszty niezgodności wewnętrznych obniżyły się z 49% w roku 2002 do 33% w roku Natomiast koszty niezgodności zewnętrznych można uznać za stabilne. W tym czasie można zaobserwować znaczny wzrost kosztów oceny z 32% w roku 2002 do 43% w roku Taka sytuacja dla organizacji jest korzystniejsza, gdyż: wzrost kosztów oceny w trakcie procesu pozwoli na ujawnianie niezgodności w miejscu ich powstawania, czyli niejednokrotnie ujawnienie nieprawidłowości w fazach początkowych procesu produkcyjnego, co jest dużo korzystniejsze dla organizacji ze względów finansowych, ponieważ im wcześniej zostanie ujawniona niezgodność tym łatwiej ją usunąć, a tym samym koszty jej usunięcia są dużo niższe, niż gdyby ujawnić tę niezgodność podczas kontroli końcowej lub u klienta; wzrost nakładów na kontrolę końcową spowoduje dodatkowe zmniejszenie kosztów niezgodności zewnętrznych. Ujawnienie nieprawidłowości u klienta powoduje dla organizacji straty, gdyż należy wymienić towar niezgodny na wolny od nieprawidłowości (specyfika przedsiębiorstwa), a także może to spowodować utratę klienta w przyszłości, i utratę innych potencjalnych klientów w związku z naruszeniem dobrego wizerunku firmy. W celu obniżenia kosztów nieprawidłowości zwiększono koszty oceny, ale także wzrosły koszty zapobiegania z 5% w roku 2002 do 13% w roku 2003 i do chwili obecnej utrzymują tendencję rosnącą. Są to głównie koszty ponoszone na szkolenia pracowników z zakresu jakości, a także szkolenia podnoszące ich kwalifikacje. Wpływ kosztów szkoleń na koszty niezgodności zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych przedstawia rys , , , , ,00 Koszty szkoleń wewnętrznych zewnętrznych ,00 0,00 III kw 2001 IV kw 2001 I kw 2002 II kw 2002 III kw 2002 IV kw 2002 I kw 2003 II kw 2003 III kw 2003 IV kw 2003 I kw 2004 Rys. 5. Koszty szkoleń a koszty niezgodności

6 74 Urszula Balon Analizując dane przedstawione na rys. 5 można zaobserwować początkowo wysokie koszty niezgodności, zwłaszcza koszty niezgodności wewnętrznych. Jednak już w roku 2002, gdy organizacja inwestowała w jakość poprzez szkolenia dla pracowników, a także rozpoczęto ewidencjonować koszty szkoleń w kosztach jakości, zaobserwowano tendencję malejącą kosztów niezgodności. Natomiast organizacja systematycznie, ale w niewielkim stopniu zwiększa nakłady na szkolenia. Analizując procentowy udział kosztów szkoleń do kosztów niezgodności przedstawia się on następująco: początkowo koszty szkoleń stanowiły 2% w stosunku do kosztów niezgodności, które to stanowiły pozostałe 98% (86% koszty niezgodności wewnętrznych i 12% koszty niezgodności zewnętrznych). Struktura ta nieznacznie się zmieniła i pod koniec roku 2003 wynosiła 9% koszty szkoleń, 84% koszty niezgodności wewnętrznych i 7% koszty niezgodności zewnętrznych. Na znaczną obniżkę kosztów niezgodności zwłaszcza wewnętrznych miały wpływ koszty oceny, które jak wynika z rys. 2. w tym czasie znacznie wzrosły. Interesujące są też zależności pomiędzy kosztami kontroli wewnętrznej, kosztami reklamacji i kosztami zapewnienia jakości, które przedstawiono na rys. 6. Koszty kontroli wewnętrznej są to koszty auditów wewnętrznych prowadzonych w przedsiębiorstwie, natomiast koszty zapewnienia jakości to koszy wdrożenia i utrzymania systemu jakości , , , , ,00 Koszty kontroli wewnętrznej Koszty reklamacji Koszty zapewnienia jakości 1 000,00 0,00 III kw 2001 IV kw 2001 I kw 2002 II kw 2002 III kw 2002 IV kw 2002 I kw 2003 II kw 2003 III kw 2003 IV kw 2003 I kw 2004 Rys. 6. Zależności pomiędzy kosztami kontroli wewnętrznej, kosztami reklamacji i kosztami zapewnienia jakości Analizując dane zaprezentowane na rys. 6. zauważyć można, że początkowo koszty zapewnienia jakości znacząco rosną i już od III kwartału 2002 roku utrzymują się na podobnym poziomie. Natomiast koszty kontroli wewnętrznej wykazują tendencję rosnącą. Koszty kontroli wewnętrznej, a także koszty zapewnienia jakości porównano do kosztów reklamacji, które ponosi organizacja w momencie zwrotu wyrobów o nieodpowiedniej jakości do producenta. Koszty reklamacji kształtują się na niewysokim poziomie. Znaczne obniżenie tych kosztów nastąpiło początkiem roku 2002, gdy firma ponosiła nakłady na działalność projakościową wśród pracowników. Należy zwrócić uwagę również, że w tym samym czasie firma także poniosła nakłady na ocenę, której efektem był również spadek kosztów nieprawidłowości, ale i także obniżenie kosztów reklamacji.

7 Optymalizacja kosztów jakości 75 WNIOSKI Rachunek kosztów jakości stanowi system wspomagający i umożliwiający zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie. Niezmiernie ważnym problemem z punktu widzenia rachunku i analizy kosztów jakości jest wyznaczenie miejsc powstawania kosztów, tak by ewidencjonowane były według rzeczywistych miejsc ich powstania, a nie miejsc ujawniania. W badanym przedsiębiorstwie prowadzono analizę kosztów jakości zgodnie z następującą klasyfikacją kosztów: koszty zapobiegania, koszty oceny, koszty niezgodności wewnętrznych, koszty niezgodności zewnętrznych, a także wyodrębniono koszty zapewnienia jakości, które związane są z systemem zarządzania jakością. Analizując te dane można stwierdzić: Największy udział w kosztach jakości mają koszty niezgodności wewnętrznych. W badanym przedsiębiorstwie większy udział w kosztach jakości mają koszty niezgodności wewnętrznych niż koszty niezgodności zewnętrznych. Celem obniżenia kosztów niezgodności organizacja poniosła nakłady na koszty oceny. Celem dalszego obniżania kosztów niezgodności organizacja powinna ponieść większe nakłady na działalność zapobiegawczą. Obserwowany wzrost kosztów oceny jest wynikiem podjętych decyzji w związku z wysokimi kosztami niezgodności. Zastosowano dodatkowe kontrole, a także poprawiono skuteczność kontroli już istniejących. Celem obniżenia kosztów nieprawidłowości zwiększono koszty oceny, ale także wzrosły koszty zapobiegania, które do chwili obecnej utrzymują tendencję rosnącą. Są to głównie koszty ponoszone na szkolenia pracowników z zakresu jakości, a także szkolenia podnoszące ich kwalifikacje. Organizacja systematycznie, ale w niewielkim stopniu zwiększa nakłady na szkolenia. Koszty zapewnienia jakości i koszty kontroli wewnętrznej mają wpływ na kształtowanie się kosztów reklamacji. Znaczne obniżenie tych kosztów nastąpiło w momencie, gdy firma ponosiła nakłady na działalność projakościową wśród pracowników, a także poniosła nakłady na ocenę. Zarząd przedsiębiorstwa powinien wiedzieć, gdzie i dlaczego rzeczywiście powstają koszty jakości, gdzie są one ujawniane i w którym miejscu należy podjąć działania korygujące, aby zminimalizować ich poziom i poprawić jakość. Poniesienie określonych kosztów zapobiegawczych, we właściwym momencie, powoduje wielokrotnie większy spadek kosztów niewłaściwej jakości w sumie poziom całkowity kosztów jakości spada, a jakość wzrasta. Podjęcie powyższej decyzji wymaga właściwej ewidencji kosztów (wg miejsca powstania) i rzetelnego ich rozliczania na poszczególne asortymenty produkowanych wyrobów. Taka sytuacja w przedsiębiorstwie prowadzi do sukcesu.

8 76 Urszula Balon Streszczenie Koszty jakości odgrywają ważną rolę w systemie zarządzania jakością w przedsiębiorstwie. W artykule przedstawiono rachunek kosztów jakości w przedsiębiorstwie przemysłu spożywczego. Prawidłowo prowadzony rachunek kosztów jakości służy ustalaniu efektów, cen oraz umożliwia kontrolę gospodarności i stanowi bazę do podejmowania decyzji ekonomicznych. Wielkość i struktura kosztów jakości jest podstawą oceny skuteczności systemu zarządzania jakością. Na jej podstawie można ocenić kondycję przedsiębiorstwa z punktu widzenia realizowanej polityki jakości. Summary Quality costs play an important role in the quality management system in an enterprise. The article presents the quality costs in a food production enterprise. If the quality costs account is carried out correctly, it can be used as assessment and prices. It enables the control of finance management and constitutes a base for taking economic decisions. The size and structure of quality costs is a base for estimating the efficiency of the quality management system. It is possible to evaluate the condition of an enterprise on this base from the point of view of the quality policy. Literatura 1. Balon U., Kosztowe aspekty jakości produktów, Zeszyty Naukowe AE Nr 578, AE Kraków Balon U., Koszty jakości jako narzędzie zarządzania jakością, Mat. Konf. nt.: Narzędzia jakości w doskonaleniu i zarządzaniu jakością, Kraków Koszty jakości, Ośrodek Badania Jakości Wyrobów ZETOM Sp. z o.o., materiały szkoleniowe, Warszawa Lisiecka K., Kreowanie jakości, Wyd. AE Katowice Lisiecka K., Rachunek kosztów jakości sposobem obniżenia kosztów własnych wytworzenia, Problemy jakości Nr 2, Skrzypek E., Jakość i efektywność, Wyd. UMCS Lublin 2000.