9. KOSZTY JAKOŚCI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Transkrypt

1 , red. Żuchowski J., Politechnika Radomska, Wydawnictwo Instytutu Technologii Eksploatacji, Radom 2004, ss KOSZTY JAKOŚCI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Urszula BALON W systemie informacji ekonomicznej przedsiębiorstwa niezmiernie ważna rola przypada rachunkowości, która jest podstawowym źródłem informacji dotyczących kosztów. Doświadczenia wielu firm potwierdzają, że prawidłowo prowadzony rachunek kosztów służy ustalaniu efektów, cen oraz umożliwia kontrolę gospodarności i stanowi bazę do podejmowania decyzji ekonomicznych. Coraz większą wagę przywiązuje się do kosztów jakości i efektywności gospodarowania, koszty jakości informują bowiem o stopniu realizacji systemu zarządzania jakością. [2] Koszty jakości nie są wyodrębnione w tradycyjnych systemach ewidencji nastawionych na rachunkowość finansową. W systemach tych to, co można zakwalifikować jako koszty jakości, rozpisane jest na różnych kontach i dlatego trudno uzyskać informację dotyczącą ich poziomu i zmian, a przy ich wyodrębnianiu często należy posługiwać się danymi szacunkowymi.

2 1. Koszty jakości a system zarządzania jakością Przedsiębiorstwa, które posiadają certyfikowany system zarządzania jakością, powinny dążyć do doskonalenia tego systemu poprzez opracowanie programu poprawy i doskonalenia jakości. Jednym z elementów tego programu jest prowadzenie rachunku kosztów jakości. W firmie zorientowanej projakościowo rachunek kosztów jakości powinien być narzędziem racjonalnego oddziaływania na proces kształtowania jakości, a także jednym z decyzyjnych kryteriów zarządzania tym procesem. Można przyjąć, że koszty jakości są ilościową oceną systemu zarządzania jakością, które stanowią syntetyczną informację dla kierownictwa firmy o stopniu doskonalenia, tj. racjonalizacji działań w systemie zarządzania jakością. [1] Na podstawie analizy kosztów jakości można prowadzić poprawę funkcjonowania systemu zarządzania jakością w wielu dziedzinach i obszarach przedsiębiorstwa. Oznacza to, że chcąc właściwie i sprawnie zarządzać jakością w przedsiębiorstwie należy stosować rachunek kosztów jakości. Rachunek kosztów jakości prowadzony w przedsiębiorstwie służy więc nie tylko do określenia kosztów jakości danego przedsięwzięcia, czy określenia optymalnej jakości, ale prowadzenie tego rachunku umożliwia także controlling kosztów jakości, czyli sterowanie tymi kosztami. Controlling kosztów jakości polega na planowaniu, regulowaniu i kontrolowaniu poziomu kosztów jakości w celu racjonalizowania działań zapewniających jakość w procesie tworzenia produktów. W przedsiębiorstwie zorientowanym na jakość rachunek kosztów jakości jest jednym z ważniejszych kryteriów decyzyjnych. Koszty jakości stanowią w przedsiębiorstwie tylko pewną część kosztów wytworzenia, nie są one uwidocznione w typowym bilansie przedsiębiorstwa. Z doświadczeń wielu przedsiębiorstw wynika, że występują pewne trudności w procesie włączania wniosków płynących z analizy kosztów jakości w codzienną praktykę zarządzania przedsiębiorstwem. Wyniki tej analizy mogą w sposób istotny być pomocne w programowaniu redukcji kosztów. Dostarczają ponadto wielu informacji na temat opinii klientów o oferowanych na rynku wyrobach. [2] 2. Wyniki badań i ich omówienie W latach podjęto badania dotyczące liczenia i analizowania kosztów jakości w przedsiębiorstwie przemysłu spożywczego w Polsce południowo-wschodniej. Jest to przedsiębiorstwo posiadające jeszcze niecertyfikowany system zarządzania jakością. W badanym przedsiębiorstwie rozpoczęto wdrażanie rachunku kosztów jakości z początkiem III kwartału 2001 r. Od tego momentu przez okres ponad dwóch lat (od III kwartału 2001 do IV kwartału 2003) prowadzono ewidencję i analizę kosztów jakości. W badanym przedsiębiorstwie koszty jakości zostały zdefiniowane i sklasyfikowane następująco: Koszty jakości są to nakłady poniesione w celu osiągnięcia właściwego poziomu jakości oraz koszty poniesione w związku z nieodpowiednią jakością wyrobu. 1. Koszty zapobiegania są to nakłady poniesione w celu zredukowania do minimum kosztów nieprawidłowości. 2. Koszty oceny są to koszty badań i kontroli jakości prowadzone w celu sprawdzenia czy wymagania jakościowe są spełnione. 3. Koszty wad wewnętrznych są to koszty ponoszone w związku z niespełnieniem przez wyrób określonych wymagań przed dostarczeniem jego do klienta. 4. Koszty wad zewnętrznych są to koszty ponoszone w związku z niespełnieniem przez wyrób określonych wymagań po dostarczeniu jego do klienta. 5. Koszty zapewnienia jakości są to koszty ponoszone na działania zapewniające jakość wyrobów na zewnątrz, koszty ponoszone w planowaniu, wprowadzaniu i utrzymaniu systemu zapewnienia i zarządzania jakością. Taka klasyfikacja kosztów jakości została przyjęta w organizacji jeszcze przed wejściem w życie nowych norm ISO serii 9000:2000, które bardzo wyraźnie różnicują pojęcie niezgodności od wady. Dlatego też zgodnie z obecnie obowiązującym nazewnictwem należy pod pojęciem kosztów wad wewnętrznych czy zewnętrznych rozumieć koszty nieprawidłowości wewnętrznych lub też koszty nieprawidłowości zewnętrznych. 78

3 Strukturę kosztów jakości w badanym okresie przedstawiono na rys.1. Analizując koszty jakości w badanym przedsiębiorstwie należy zwrócić uwagę na klasyfikację kosztów, gdzie obok podstawowych i najczęściej spotykanych grup kosztów jakości (zgodnie z modelem PAF) wyodrębniono także koszty zapewnienia jakości, które związane są z systemem zarządzania jakością. Struktura kosztów jakości przedstawiona na rys. 1. w badanym okresie uległa zmianie. Początkowo (III kwartał 2001 r.) robiono rozeznanie o kosztach jakości w przedsiębiorstwie, a następnie rozpoczęto prowadzenie dokumentacji pozwalającej na zbieranie danych do ewidencji kosztów jakości. Analizując te dane można stwierdzić, że największy udział w kosztach jakości mają koszty wad wewnętrznych. Jak wiadomo, jest to ta pozycja kosztów jakości, którą najłatwiej wyodrębnić z ogólnych kosztów przedsiębiorstwa. Informacje dotyczące kosztów wad są dla przedsiębiorstwa niezmiernie ważne, ponieważ ukazują one koszty, jakie ponosi organizacja w związku z wytworzeniem wyrobu niezgodnego z wymaganiami. W badanym przedsiębiorstwie większy udział w kosztach jakości mają koszty wad wewnętrznych niż koszty wad zewnętrznych. Oznacza to dla organizacji, że kontrola prowadzona zarówno w trakcie procesu wytwarzania, jak również kontrola wyrobu gotowego są na tyle skuteczne, iż większość wyrobów niezgodnych zostaje zatrzymana w zakładzie i nie trafia do klienta , , , , , ,00 0,00 III kw 2001 IV kw 2001 I kw 2002 II kw 2002 III kw 2002 IV kw 2002 I kw 2003 II kw 2003 III kw 2003 IV kw 2003 I kw 2004 Rys.1. Koszty jakości w latach koszty zapobiegania koszty oceny koszty wad wewnętrznych koszty wad zewnętrznych koszty zapewnienia jakości Analizując dane z rys. 2 dotyczące struktury kosztów jakości w badanym przedsiębiorstwie w roku 2002, można zaobserwować w dalszym ciągu wysokie koszty wad wewnętrznych (45%), przy dość niskich kosztach wad zewnętrznych (9%). W roku 2002 nastąpił wzrost kosztów oceny (29%) w stosunku do roku 2001 co jest wynikiem podjętych decyzji w związku z wysokimi kosztami wad. Zastosowano dodatkowe kontrole, a także poprawiono skuteczność kontroli już istniejących. Zwrócono także uwagę na możliwość zwiększenia nakładów na działalność zapobiegawczą w następnych latach. Strukturę kosztów jakości w roku 2003 przedstawiono na rys

4 9% 8% 9% 29% 45% koszty zapobiegania koszty oceny koszty wad wewnętrznych koszty wad zewnętrznych koszty zapewnienia jakości Rys. 2. Struktura kosztów jakości w roku % koszty zapobiegania koszty oceny koszty wad wewnętrznych koszty wad zewnętrznych koszty zapewnienia jakości Rys. 3. Struktura kosztów jakości w roku 2003 Analizując dane z rys. 2. i rys. 3. można stwierdzić, że koszty wynikające z niezgodności uległy znaczniej poprawie w roku 2003 w stosunku do roku I tak koszty wad wewnętrznych obniżyły się z 45% w roku 2002 do w roku Natomiast koszty wad zewnętrznych można uznać za stabilne. W tym czasie można zaobserwować znaczny wzrost kosztów oceny z 29% w roku 2002 do 51% w roku Taka sytuacja dla organizacji jest korzystniejsza, gdyż: wzrost kosztów oceny w trakcie procesu pozwoli na ujawnianie niezgodności w miejscu ich powstawania, czyli niejednokrotnie ujawnienie nieprawidłowości w fazach początkowych procesu produkcyjnego, co jest dużo korzystniejsze dla organizacji ze względów finansowych, ponieważ im wcześniej zostanie ujawniona niezgodność tym łatwiej ją usunąć, a tym samym koszty jej usunięcia są dużo niższe, niż gdyby ujawnić tę niezgodność podczas kontroli końcowej lub u klienta; wzrost nakładów na kontrolę końcową spowoduje dodatkowe zmniejszenie kosztów wad zewnętrznych. Ujawnienie nieprawidłowości u klienta powoduje dla organizacji straty, gdyż należy wymienić towar niezgodny na wolny od nieprawidłowości (specyfika przedsiębiorstwa), a także może to spowodować utratę klienta w przyszłości, i utratę innych potencjalnych klientów w związku z naruszeniem dobrego wizerunku firmy. 80

5 W celu obniżenia kosztów nieprawidłowości zwiększono koszty oceny, ale także wzrosły koszty zapobiegania z 9% w roku 2002 na 13% w roku 2003 i do chwili obecnej utrzymują tendencję rosnącą. Są to głównie koszty ponoszone na szkolenia pracowników z zakresu jakości, a także szkolenia podnoszące ich kwalifikacje. Na rys. 4 przedstawiono strukturę kosztów jakości na przestrzeni lat 2001 do , , , , , , , , , ,00 0,00 III kw 2001 IV kw 2001 I kw 2002 II kw 2002 III kw 2002 IV kw 2002 I kw 2003 II kw 2003 III kw 2003 IV kw 2003 I kw 2004 koszty zapewnienia jakości koszty wad zewnętrznych koszty wad wewnętrznych koszty oceny koszty zapobiegania Rys. 4. Struktura kosztów jakości w latach Z danych zawartych na rys. 4. wynika dość sezonowy charakter wielkości kosztów jakości, a mianowicie wzrost ogólnych kosztów jakości w II i IV kwartale co ściśle jest związane z większą produkcją w tym okresie ze względu na Świąt Wielkanocnych i Bożego Narodzenia. W 2003 roku zabezpieczono się przed wzrostem kosztów nieprawidłowości we omawianym okresie poprzez wzrost kosztów oceny. W badanym okresie koszty jakości ogólne przedstawiają również nieznaczną tendencje rosnącą, co wynika z pojawiania się nowych pozycji kosztowych w przedsiębiorstwie, jak np. koszty planowania jakości, czy wliczenie dodatkowych elementów do kosztów badań na razie w pozycję pozostałe koszty badań. Taka sytuacje jest w organizacjach wdrażających rachunek kosztów jakości bardzo możliwa, gdyż zawsze występują różnica pomiędzy kosztami jakości rzeczywistymi (czyli takimi, jakie organizacja rzeczywiście ponosi), a kosztami ujawnionymi (czyli takimi, jakie organizacja ewidencjonuje). Ze względu na prowadzenie rachunku kosztów jakości jeszcze z nie wszystkimi koszty zostały ujawnione i odpowiednio zakwalifikowane do kosztów jakości w celu ich ewidencjonowania. Udział kosztów jakości ogółem w przychodach jest na razie nieznaczny i waha się w granicach 0,3%. 3. Podsumowanie W badanym przedsiębiorstwie przyjęto klasyfikację kosztów jakości opartą na modelu PAF i poszerzoną o dodatkową grupę koszty zapewnienia jakości. Prowadzenie analizy kosztów jakości w badanym okresie pozwoliło zmienić strukturę kosztów jakości. Początkowo znaczącą pozycję w kosztach jakości stanowiły koszty wad, głównie koszty wad wewnętrznych. Celem szybszej redukcji tych kosztów poniesiono nakłady na kontrolę i ocenę zamiast na koszty działalności zapobiegawczej. W wyniku tak podjętych działań obniżyły się koszty wad. Kolejnym krokiem było zwiększenie nakładów na działalność zapobiegawczą, głównie są to koszty ponoszone na szkolenie pracowników. 81

6 W badanym przedsiębiorstwie można zaobserwować sezonowy charakter wzrostu kosztów jakości w okresie Świąt Wielkanocnych i Świąt \Bożego Narodzenia, co wiąże się ze wzrostem produkcji i sprzedaży. W 2003 roku zabezpieczono się przed wzrostem kosztów niezgodności w omawianym okresie poprzez wzrost kosztów oceny. Zarząd przedsiębiorstwa powinien wiedzieć, gdzie i dlaczego rzeczywiście powstają koszty jakości, gdzie są one ujawniane, i w którym miejscu należy podjąć działania korygujące, aby zminimalizować ich poziom i poprawić jakość. Poniesienie określonych kosztów zapobiegawczych, we właściwym momencie, powoduje wielokrotnie większy spadek kosztów niewłaściwej jakości w sumie poziom całkowity kosztów jakości obniża się, a jakość wzrasta. Podjęcie powyższej decyzji wymaga właściwej ewidencji kosztów (wg miejsca powstania) i rzetelnego ich rozliczania na poszczególne asortymenty produkowanych wyrobów. W badanym przedsiębiorstwie pomimo nakładów na kontrolę i ocenę koszty jakości ogółem mają tendencję rosnącą. Wynika to z faktu, iż ujawniają się nowe pozycje kosztowe, które do tej pory nie były zaliczane do kosztów jakości, a występowały w kosztach ogólnych przedsiębiorstwa. Wielkość i struktura kosztów jakości jest podstawą oceny skuteczności systemu zarządzania jakością produktów. Na jej podstawie można ocenić kondycję przedsiębiorstwa z punktu widzenia realizowanej polityki jakości. 4. Literatura [1] Lisiecka K., Kreowanie jakości, AE Katowice [2] Skrzypek E., Decyzyjny rachunek kosztów jakości w przedsiębiorstwie, mat konf. nt. Koszty jakości w zarządzaniu jakością Kraków