Wrocław, dnia r

Transkrypt

1 Wrocław, dnia r Zapytanie ofertowe dotyczące wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Powiecie Radomszczańskim wraz z integracją nowego systemu z istniejącymi systemami oraz dostosowaniem za pomocą modernizacji Biuletynu Informacji Publicznej do potrzeb nowego systemu w ramach projektu Samoocena CAF profesjonalizacja JST współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki Wrocław, dnia r Strona 1 z 33

2 SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Powiecie Radomszczańskim wraz z integracją nowego systemu z istniejącymi systemami oraz dostosowaniem za pomocą modernizacji - BIP do potrzeb nowego systemu w ramach projektu Samoocena CAF profesjonalizacja JST współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki Wrocław, wrzesień 2013 r. Strona 2 z 33

3 Spis treści Rozdział 1: Zamawiający... 4 Rozdział 2: Tryb udzielenia zamówienia... 4 Rozdział 3: Opis przedmiotu zamówienia... 4 Rozdział 4: Informacja o ofertach częściowych, wariantowych oraz o przewidywanych zamówieniach uzupełniających... 4 Rozdział 5: Termin wykonania zamówienia... 4 Rozdział 6: Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków... 4 Rozdział 7: Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania... 5 Rozdział 8: Sposób kontaktowania się z Zamawiającym:... 6 Rozdział 9: Opis sposobu przygotowania oferty... 6 Rozdział 10: Miejsce i termin składania i otwarcia ofert... 8 Rozdział 11: Opis sposobu obliczenia ceny... 8 Rozdział 12: Kryteria oceny ofert oraz sposób oceny ofert... 8 Rozdział 13: Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zapytania ofertowego... 9 Rozdział 14: Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy... 9 Rozdział 15: Istotne dla stron postanowienia umowy... 9 Rozdział 16: Dodatkowe informacje Rozdział 17: Załączniki Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2a Formularz cenowy Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania Załącznik nr 4 Wykaz osób Załącznik nr 5 Wykaz usług Załącznik nr 6 Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy podmiotami współpracującymi Strona 3 z 33

4 Rozdział 1: Zamawiający Zamawiający Grupa Ergo Sp. z o.o Wrocław ul. Św. Mikołaja 56/57 tel Rozdział 2: Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienie , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Rozdział 3: Opis przedmiotu zamówienia 1. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Powiecie Radomszczańskim wraz z integracją nowego systemu z istniejącymi systemami oraz dostosowaniem za pomocą modernizacji - BIP do potrzeb nowego systemu 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został wskazany w załączniku nr 1 do Specyfikacji Zamówienia [SZ] Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Programy komputerowe Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Usługi wdrażania oprogramowania Usługi wdrażania oprogramowania Rozdział 4: Informacja o ofertach częściowych, wariantowych oraz o przewidywanych zamówieniach uzupełniających 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. Wartość zamówień uzupełniających nie przekroczy wartości 50% zamówienia podstawowego. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Rozdział 5: Termin wykonania zamówienia Zamówienie będzie realizowane w okresie od dnia podpisania umowy, nie dłużej niż do r. Rozdział 6: Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, spełniający jednocześnie następujące warunki w zakresie: Strona 4 z 33

5 a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiadania wiedzy i doświadczenia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie opracował i wdrożył elektroniczny obieg dokumentów w co najmniej jednej jednostce sektora finansów publicznych. c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, iż dysponuje min. 2 ekspertami z zakresu wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów. Przez eksperta rozumie się osobę, która ma wykształcenie wyższe oraz posiada minimum dwuletnie doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem. Zakres działań i odpowiedzialności w tych projektach musi odpowiadać zakresowi obszaru, w którym dana osoba ma pełnić rolę eksperta. 2. Ocena spełniania warunków odbędzie się zgodnie z formułą spełnia / nie spełnia, na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów oraz oświadczeń, których wykaz zawiera Rozdział 7 Specyfikacji Zamówienia. 3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. W przypadku polegania na zasobach innych podmiotów konieczne jest załączenie do oferty pisemnych zobowiązań tych podmiotów do oddania do dyspozycji potrzebnych zasobów Wykonawcy na okres wykonywania zamówienia. 4. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnienie warunków, polega na zasobach innych podmiotów, o których mowa wyżej, a podmioty te będą brały udział w realizacji zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wymienionych w Rozdziale 7 ust. 2. Rozdział 7: Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania 1. W celu potwierdzenia spełniania warunków określonych w Rozdziale 6 Specyfikacji Zamówienia Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć następujące dokumenty: 1) oświadczenie, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszych SZ, o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie musi być przedmiotowe oświadczenia złożone (podpisane) przez Pełnomocnika Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub oświadczenie złożone (podpisane) przez każdego z wykonawców składających ofertę wspólną); 2) wykaz wykonanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia określonego w Rozdziale 6 pkt 1 lit b SZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie (na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do SZ) 3) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, według Załącznika nr 4 do SZ), wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do Strona 5 z 33

6 wykonania zamówienia, w celu potwierdzenia warunku określonego w Rozdziale 6 pkt 1 lit. c) SZ (w przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniane będzie ich łączne doświadczenie), 2. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 1. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy podlegają wykluczeniu z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w trybie przewidzianym ustawą Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W celu wykazania, braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć następujące dokumenty: 1) oświadczenie, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej SZ, o braku podstaw do wykluczenia z postępowania (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone przedmiotowe dokumenty dla każdego z nich). 2) oświadczenie o niezaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. 3) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Rozdział 8: Sposób kontaktowania się z Zamawiającym: Osobą wyznaczoną do kontaktu jest Marek Musioł, marek.musiol@grupaergo.pl Rozdział 9: Opis sposobu przygotowania oferty 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Kilka podmiotów może złożyć ofertę wspólną, w tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Ten sam Wykonawca może być członkiem tylko jednego konsorcjum. 3. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są załączyć do oferty pełnomocnictwo, z którego wynikać będzie umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie są zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, która winna zawierać: 1) określenie celu gospodarczego, 2) oznaczenie czasu trwania konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, 3) określenie lidera konsorcjum (powinien nim być Pełnomocnik wskazany w ofercie Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia), 4) wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia, 5) określenie odpowiedzialności solidarnej członków Konsorcjum względem Zamawiającego, 6) określenie zakresu przedmiotu zamówienia, realizowanego przez każdego z członków Konsorcjum, 7) zakaz zmian w umowie bez zgody Zamawiającego. 6. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. Strona 6 z 33

7 7. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszej Specyfikacji. 8. Oferta winna zawierać wszystkie dokumenty wymienione w SZ w tym: a) Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SZ, b) Formularz Cenowy, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2a do SZ, c) Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzające brak podstaw do wykluczenia, wymienione w rozdziale 7 SZ, d) Stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika z pozostałych dokumentów dołączonych do oferty, e) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamowienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia. f) Pożądane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem ilości stron wchodzących w skład oferty. 9. Oferta musi być napisana czytelnie w języku polskim. 10. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty, w tym zapisane strony wszystkich załączników, były ponumerowane kolejnymi numerami. Cała oferta powinna być zszyta lub trwale połączona w inny sposób, uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek kartki. 11. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł zmiany muszą być podpisane przez osobę podpisującą ofertę. 12. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik: a) do oferty musi być załączone pełnomocnictwo w oryginale określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. b) w przypadku złożenia kopii pełnomocnictwa, musi być ona potwierdzona notarialnie. 13. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Powiadomienie o zmianie lub wycofaniu musi być złożone według takich samych zasad jak składana oferta z dopiskiem: zmiana lub wycofanie. 14. Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Nr 153 poz ze zm.) powinny być umieszczone w oddzielnej kopercie z napisem Tajemnica przedsiębiorstwa. 15. Ofertę (tj. wypełniony Formularz oferty wraz z wymaganymi załącznikami) należy składać w nieprzejrzystym i zamkniętym opakowaniu. Zaleca się, aby opakowanie było odpowiednio zabezpieczone w sposób uniemożliwiający bezśladowe otworzenie (np. podpisane na wszystkich połączeniach). Opakowanie powinno być zaadresowane do Zamawiającego na wskazany w SZ adres: Grupa Ergo Sp. z o.o Wrocław ul. Św. Mikołaja 56/57 pok. 102 z dopiskiem: OFERTA na Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Powiecie Radomszczańskim wraz z integracją nowego systemu z istniejącymi systemami oraz dostosowaniem za pomocą modernizacji - BIP do potrzeb nowego systemu w ramach projektu Samoocena CAF profesjonalizacja JST współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki otworzyć nie wcześniej niż r. godz Strona 7 z 33

8 16. Zaleca się, aby opakowanie było opatrzone pełną nazwą i dokładnym adresem (ulica, numer lokalu, miejscowość, numer kodu pocztowego) Wykonawcy składającego daną ofertę. 17. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wskazanie niniejszego podwykonawcy nastąpi w Formularzu Oferty. 18. O wynikach postępowania jego uczestniczy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej. 19. Wykonawca ponosi pełne ryzyko związane z doręczeniem oferty Zamawiającemu, w terminie składania ofert. 20. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę. 21. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny. Rozdział 10: Miejsce i termin składania i otwarcia ofert 1. Odpowiedź na w/w zapytanie należy składać na Formularzu ofertowym wraz z załącznikami (zgodnie ze wzorem w zapytaniu), uwzględniając warunki opisane powyżej w terminie od dnia r. r. do dnia r. do godz na adres: Grupa Ergo Sp. z o.o.; Biuro Projektu: ul. Św. Mikołaja 56/57 pok. 102; Wrocław. 2. Informacja o wyłonionym wykonawcy zostanie opublikowana na stronach www projektóww terminie nie późniejszym niż 3 dni od daty wyboru oferty najkorzystniejszej. Rozdział 11: Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cena ofertowa stanowi ogólny koszt usługi stanowiącej przedmiot zamówienia i musi być skalkulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w SZ oraz obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia w Formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 2a do niniejszej SZ i określenia ceny według usług wskazanych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SZ). 3. Wskazana w ofercie cena brutto będzie stała tzn. nie ulegnie zmianie w okresie realizacji umowy, w tym nie będzie podlegać żadnym negocjacjom. 4. Cena ofertowa powinna być podana z dokładnością do 1 grosza, tj. do dwóch miejsc po przecinku. 5. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 6. Wykonawca zobowiązany jest określić stawkę podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. 7. Wszelkie rozliczenia dotyczące realizacji kolejnych etapów przedmiotu zamówienia opisanego w niniejszej specyfikacji dokonywane będą w złotych polskich. Rozdział 12: Kryteria oceny ofert oraz sposób oceny ofert 1. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień treści złożonych przez niego ofert. 2. Oferta wykonawcy wykluczonego uznawana jest za odrzuconą. Zamawiający będzie oceniał oferty które nie podlegają odrzuceniu, złożone przez Wykonawców którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania, według następujących kryteriów: 1) Cena 100 % W kryterium tym zostanie zastosowany wzór: Strona 8 z 33

9 Ocena punktowa = najniższa cena ofertowa brutto cena oferty badanej brutto x 100 pkt Do oceny będą brane pod uwagę ceny oferty brutto 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert spełniających warunki określone w SZ, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Rozdział 13: Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zapytania ofertowego 1. Zamawiający w zawiadomieniu o wyborze oferty wskaże Wykonawcę, którego oferta została wybrana. Wykonawca, którego oferta została wybrana zostanie poinformowany droga elektroniczną o terminie i miejscu podpisania umowy. Rozdział 14: Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Rozdział 15: Istotne dla stron postanowienia umowy 1. Istotne postanowienia określające szczegółowe warunki realizacji Zamówienia będzie regulowała umowa, którą Zamawiający zawrze z Wykonawcą. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w formie aneksu w przypadku, gdy: a) w przypadku, gdy ze strony Instytucji Zarządzającej pojawi się konieczność zmiany sposobu wykonania zamówienia przez Wykonawcę, b) w przypadku istotnych zmian w zakresie przedmiotu i sposobu realizacji Umowy nie spowodowanych działaniem lub zaniechaniem którejkolwiek ze Stron Umowy, c) konieczności zmiany poszczególnych terminów realizacji Umowy w sytuacji, gdy z przyczyn związanych z procedurą udzielania przedmiotowego zamówienia, umowa zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym realizację Umowy w pierwotnych terminach, d) Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w przypadku wystąpienia siły wyższej, co uniemożliwia wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SZ. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie, którego strony nie mogły przewidzieć, któremu nie mogły zapobiec ani przeciwdziałać, a które uniemożliwia stronom wykonanie w części lub w całości ich zobowiązań, w szczególności: wojna, działania wojenne, działania wrogów zewnętrznych; terroryzm, rewolucję, przewrót wojskowy lub cywilny, wojnę domową; skutki zastosowania amunicji wojskowej, materiałów wybuchowych, skażenie radioaktywne, z wyjątkiem tych, które mogą być spowodowane użyciem ich przez Wykonawcę; klęski żywiołowe, jak huragany, powodzie, trzęsienie ziemi; bunty, niepokoje, strajki, okupacje budowy przez osoby inne niż pracownicy Wykonawcy i jego podwykonawcy; inne wydarzenia losowe. Rozdział 16: Dodatkowe informacje. 1. Wykonawca podczas wykonywania zlecenia, musi ściśle współpracować z Zamawiającym i Urzędem objętym wdrożeniem. 2. Wykonawca będzie zobowiązany do zachowania poufności uzyskanych w ramach wykonywania zlecenia informacji. Strona 9 z 33

10 3. Zamawiający wymaga, by opracowane dokumenty były trwale oznaczone obowiązującymi logotypami, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz logiem Zamawiającego i danego urzędu. 4. Wykonawca nie może powierzyć wykonywania zlecenia ani w całości ani w części innym osobom lub podmiotom bez pisemnej zgody Zamawiającego. 5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, co najmniej dwukrotnie w trackie realizacji zlecenia odbył wizyty audytujące w każdym z urzędów i spotkał się na miejscu z przedstawicielami danego Urzędu.. 6. Wykonawca podlega kontroli przez Zamawiającego. Wykonawca dostarczy dokumentację opracowaną w ramach zlecenia, która to dokumentacja będzie stanowiła potwierdzenie wykonania czynności i prac. Rozdział 17: Załączniki 1. Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2. Załącznik nr 2 Formularz oferty 3. Załącznik nr 2a Formularz cenowy 4. Załącznik nr 3 Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania 5. Załącznik Nr 4 Wykaz osób 6. Załącznik Nr 5 Wykaz usług 7. Załącznik Nr 6 Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy podmiotami współpracującymi Strona 10 z 33

11 Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Powiecie Radomszczańskim wraz z integracją nowego systemu z istniejącymi systemami oraz dostosowaniem za pomocą modernizacji - BIP do potrzeb nowego systemu w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki ETAPY REALIZACJI ZAMÓWIENIA DLA POSZCZEGÓLNYCH PROJEKTÓW: Projekt pt. Samoocena CAF profesjonalizacja JST Zakres prac w ramach zadania dotyczy 1 JST. Wdrożenie musi nastąpić do r. Jednostka samorządu terytorialnego objęta wdrożeniem: 1. Starostwo Powiatowe w Radomsku, ul. Leszka Czarnego 22, Radomsko Zakres prac w ramach zadania dotyczy 1 JST. W ramach wdrożenia przewiduje się: 1) Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Powiecie Radomszczańskim 2) Integrację nowego systemu z istniejącymi systemami 3) Modernizację BIP i dostosowanie do wymogów nowego systemu Uzasadnienie: System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) wprowadzony w całym Starostwie usprawni komunikację wewnątrz urzędu bezpośrednio przekładając się na jakość obsługi klienta, jego zadowolenie oraz czas realizacji spraw. Wdrażając SEOD, urząd polepszy jakość e-usług, dzięki czemu zwiększy się atrakcyjność Powiatu w oczach obywateli, firm oraz inwestorów zamierzających rozpocząć działalność na terenie powiatu. Zakres merytoryczny projektu: 1. Dostawa systemu SEOD dla 130 użytkowników 2. Instalacja i konfiguracja systemu na serwerze (w tym instalacja systemu LINUX). 3. Parametryzacja użytkowników w SEOD. 4. Szkolenia pracowników w siedzibie urzędu (sala szkoleniowa zapewniana przez urząd, sprzęt komputerowy zapewniany przez firmę wdrażającą oprogramowanie): szkolenie dla administratorów 2 osoby (14 godzin) szkolenie dla tzw. liderów systemu 20 osób (8 godzin / grupę 10 osób) szkolenie użytkowników 110 osób (6 godzin / grupę 10 osób) 5. Wdrożenie SEOD. Strona 11 z 33

12 6. Dostarczenie i Uruchomienie dedykowanej do proponowanego sytemu Elektronicznej Skrzynki Podawczej (zgodnie z załącznikiem Nr 1a). 7. Pełna integracja z posiadanym przez urząd Biuletynem Informacji Publicznej lub dostarczenie i wdrożenie własnego rozwiązania BIP (zgodnie z załącznikiem Nr 1b) współpracującego z SEOD. 8. Asysta techniczna przez okres 6 miesięcy od zakończenia szkolenia i wdrożenia (Help-Desk, konsultacje). Specyfikacja SEOD (opis funkcjonalności): Wymagania prawne 1. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów zwany dalej (SEOD), musi spełniać wszystkie warunki związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z poz. zm.) 2. (SEOD) musi być zgodny z przepisami prawa: a) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz z późn. zm.); b) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.); c) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i komponenty informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024); d) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.); e) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.); f) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 nr 1519); g) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518); h) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. Nr 206 poz. 1517); Strona 12 z 33

13 i) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U Nr 167 poz. 1375); j) Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz z późn. zm.); k) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64 poz. 565 z późn. zm.); l) Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia r. w sprawie wzoru oraz zawartości i układu publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie (Dz. U. Nr 186 poz z późn.zm.). Wymagania niefunkcjonalne 1. (SEOD) musi posiadać architekturę trójwarstwową. 2. (SEOD) musi posiadać polskojęzyczny interfejs i polskojęzyczną instrukcję obsługi. 3. (SEOD) musi przechowywać wszystkie dane w bazie danych zgodnej ze standardem SQL oraz zapewniającej transakcyjność operacji. Dopuszcza się przechowywanie poza bazą danych plików, w postaci w repozytorium dyskowego - ich integralność z systemem musi być zapewniona przez metadane opisujące poszczególne pliki. Metadane muszą być przechowywane w bazie danych. 4. (SEOD) musi działać w środowiskach systemowych bazujących na technologii Microsoft Windows oraz w środowiskach opartych na systemie Linux. 5. (SEOD) musi umożliwiać dostęp do systemu przez użytkownika końcowego z poziomu przeglądarki internetowej, co najmniej Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera w najnowszych wersjach. 6. (SEOD) musi cechować się interfejsem użytkownika opartym na nowoczesnych rozwiązaniach: wykorzystywać menu, listy, formularze, przyciski, referencje (linki), itp. 7. Wymaga się, aby interfejs użytkownika (SEOD) stosował oznaczanie pól wymaganych na formularzu ekranowym w sposób wyróżniający te pola a w przypadku ich błędnego wypełnienia jednoznacznie wskazywał na pola błędnie wypełnione. 8. (SEOD) musi cechować duża elastyczność, rozumiana jako możliwość dostosowania systemu do zmieniających się wymagań funkcjonalnych wynikających ze zmieniającego się stanu prawnego i zmieniających się warunków praktycznych i przepisów prawnych. 9. (SEOD) musi zabezpieczać dane przed przypadkowym nadpisaniem w przypadku równoczesnego korzystania z tych danych przez wielu użytkowników. 10. (SEOD) musi posiadać widok indywidualny, prezentujący tylko te składniki systemu, do których uprawniony jest dany użytkownik. Wymagania funkcjonalne 1. (SEOD) musi obsługiwać rejestrację przesyłek przychodzących, w formie papierowej i elektronicznej (przekazywanych za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej na epuap lub poczty elektronicznej). Strona 13 z 33

14 2. Podczas procesu rejestracji przesyłek przychodzących w formie papierowej (SEOD) musi umożliwiać skanowanie z wykorzystaniem skanera zgodnego z TWAIN (z poziomu interfejsu aplikacji) poszczególnych dokumentów, wchodzących w skład przesyłki. Interfejs do skanowania musi posiadać, co najmniej narzędzia do edycji obrazu ze skanera poprzez: obrót o dowolny kąt, zmianę kolejności stron, zapis do PNG i PDF, zmiany kontrastu. 3. (SEOD) musi umożliwiać odebranie poczty elektronicznej za pomocą wbudowanego klienta pocztowego POP3 oraz SMTP i umożliwić rejestrację w rejestrze przesyłek wpływających lub bezpośrednie dołączenie wiadomości z załącznikami do akt sprawy. 4. (SEOD) musi umożliwiać opatrywanie przesyłek przychodzących metadanymi zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz dowolne rozszerzenie zbioru metadanych w oparciu o rodzaj rejestrowanego dokumentu. 5. System musi umożliwiać generowanie potwierdzenia przyjęcia przesyłki wpływającej przez punkt kancelaryjny, opatrzonego kodem kreskowym odpowiadającym kodowi kreskowemu przesyłki. Potwierdzenie przyjęcia wygenerowane przez (SEOD) musi być konfigurowalne i umożliwiać zamieszczenie, co najmniej daty wpływu, oznaczenia graficznego jednostki, nazwy jednostki. 6. (SEOD) musi umożliwiać rejestrację zwrotów przesyłek oraz pocztowych potwierdzeń odbioru (zwrotek). 7. (SEOD) musi umożliwiać zarządzanie zakresem zawartości słowników systemowych. Minimalna lista słowników to: RWA, Gońcy, Kody pocztowe, Rodzaje dokumentów, Sposoby dostarczania korespondencji, Sposoby wysyłania korespondencji, Statusy spraw, Sposoby płatności. 8. (SEOD) musi umożliwiać prowadzenie wielu punktów kancelaryjnych w zakresie rejestracji przesyłek. 9. (SEOD) musi umożliwiać użytkownikom dekretującym wskazanie jednej lub kilku komórek lub osób merytorycznych - odpowiedzialnych za prowadzenie i zakończenie sprawy. W przypadku wyboru kilku osób, możliwe jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ostateczne załatwienie sprawy. 10. (SEOD) musi umożliwić odróżnienie oraz jednoznaczną identyfikację i odrębne przetwarzanie poszczególnych dokumentów, przechowywanych w postaci odwzorowań cyfrowych wchodzących w skład przesyłki, przy zachowaniu ich powiązania z przesyłką. 11. (SEOD) musi umożliwić dodawanie przez użytkownika informacji opisujących poszczególne dokumenty, przesyłki lub sprawy w postaci notatek, zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 12. Dla dokumentów papierowych nie podlegających skanowaniu oraz dokumentów na nośnikach elektronicznych nie podlegających kopiowaniu do systemu (SEOD), system musi umożliwić sporządzenie metryki, zawierającej podstawowe informacje o dokumencie (co najmniej tytuł, identyfikator, notatka). 13. (SEOD) musi umożliwiać dwustronną komunikację z systemem epuap (odbieranie - wysyłanie dokumentów). 14. (SEOD) musi posiadać wbudowany edytor tekstu WYSYWIG służący do tworzenia dokumentów wewnątrz systemu, bez konieczności używania zewnętrznych aplikacji. Edytor powinien posiadać podstawowe funkcjonalności edytora tekstu służące redagowaniu dokumentów. 15. (SEOD) musi umożliwiać tworzenie szablonów dokumentów na bazie wbudowanego edytora tekstu WYSWIG co najmniej w zakresie: a) możliwości zdefiniowania szablonu dokumentu lokalnego i globalnego (wspólnego), b) prowadzenia repozytorium szablonów, które umożliwia zarządzanie szablonami, Strona 14 z 33

15 c) możliwości ograniczania wyświetlania szablonów do kategorii JRWA, właściciela, komórki organizacyjnej, d) możliwości wstawiania znaczników do szablonu. Minimalny zakres znaczników: dane nadawcy, dane adresata (min. imię, nazwisko, adres, nazwa instytucji), kod kreskowy, pełne dane pracownika prowadzącego sprawę, znak pisma/sprawy, adresaci pisma, data pisma, każdy z osobna element metryki dokumentu tworzonego z wykorzystaniem szablonu, każdy z osobna elementy metryki sprawy w ramach, której wystawiany jest dokument z wykorzystaniem szablonu, lista stron sprawy, elementy pozwalające na sterowaniem zawartością dokumentu np. znacznik nowej strony, e) możliwości wykorzystania zdefiniowanego szablonu przy tworzeniu pism wychodzących z autouzupełnianiem zawartości w/w znaczników, f) możliwości podglądu pisma przed wysłaniem, g) możliwości generowania korespondencji seryjnej. 16. (SEOD) musi umożliwić generowanie i drukowanie nalepek z kodami kreskowymi na dokumenty papierowe oraz nośniki i odnajdywanie na podstawie zeskanowanej nalepki odwzorowania cyfrowego bądź metryki danego dokumentu. 17. (SEOD) musi umożliwić rejestrację obiegu (lokalizacja, czas przemieszczenia, użytkownik) dokumentów papierowych (dla których istnieje odwzorowanie cyfrowe oraz dla których nie zostało ono wykonane) oraz nośników. 18. (SEOD) musi umożliwić sporządzanie odwzorowań cyfrowych dokumentów poprzez skanowanie dostępne z poziomu systemu, zgodnie z wymaganiami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. 19. (SEOD) musi umożliwić wszczynanie, prowadzenie i załatwianie spraw, przechowywanie akt sprawy i prowadzenie spisów spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami. System automatycznie musi nadawać znak sprawy i zapewnia jego zgodność z wymogami instrukcji kancelaryjnej. 20. (SEOD) musi umożliwić prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek wpływających, wychodzących oraz pism wewnętrznych. 21. (SEOD) musi umożliwić numerację i klasyfikację spraw w oparciu o JRWA zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 22. (SEOD) musi umożliwiać oddzielną rejestrację dokumentów nietworzących akt sprawy. 23. (SEOD) musi umożliwiać wielostopniowy proces akceptacji dokumentów (zgodnie z instrukcją kancelaryjną podmiotu), z możliwością parametryzacji wymagalności akceptacji dla dokumentu przed jego wysłaniem do interesanta lub założeniem z niego sprawy. Użytkownik powinien mieć możliwość swobodnego definiowania ścieżek akceptacji (wskazania konkretnych osób oraz liczby pozytywnych zatwierdzeń dla każdego etapu akceptacji). Strona 15 z 33

16 24. (SEOD) musi umożliwić zapis projektów pism przekazywanych pomiędzy użytkownikami lub komórkami w trakcie załatwiania sprawy, a także zamieszczanie komentarzy odnoszących się do projektów pism. 25. (SEOD) musi zapewnić prowadzenie, podgląd oraz wydruk metryki sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami. 26. (SEOD) musi umożliwić opisywanie spraw i akt sprawy metadanymi zgodnie z obowiązującymi przepisami. 27. (SEOD) musi umożliwić odnotowanie wysyłki przesyłek wychodzących w rejestrze i opatrzenie ich metadanymi zgodnie z przepisami. 28. (SEOD) musi zapewnić przydzielanie spraw i korespondencji, przekazanych na dane stanowisko, konkretnym użytkownikom, pracującym na tym stanowisku. 29. (SEOD) musi umożliwić podgląd historii sprawy, ścieżki obiegu sprawy. (SEOD) musi posiadać funkcjonalność obsługi kalendarzy. Każdy z użytkowników powinien posiadać dostęp do własnego kalendarza z możliwością dodawania do niego dowolnych zdarzeń. Użytkownik powinien mieć możliwość określenia typu zdarzenia oraz jego opisu. Użytkownik powinien mieć również możliwość definiowania zdarzeń całodniowych i dłuższych oraz cyklicznych. System ma umożliwiać przeglądanie kalendarzy podwładnych. Kalendarz musi umożliwiać dodawanie i edycję. 30. (SEOD) musi umożliwiać zarządzanie zasobami poprzez ustalanie rezerwacji zasobów. System musi umożliwić definiowanie dowolnych zasobów. Każdy zasób musi być powiązany ze swoim terminarzem w którym to uprawnieni użytkownicy mają wgląd. Ponadto tylko uprawnieni użytkownicy mogą rezerwować zasoby a jej fakt jest odnotowywany w terminarzu zasobu. Musi również istnieć możliwość grupowania zasobów (np. grupa pojazdy zwierająca pojazdy, którymi dysponuje Zamawiający). 31. (SEOD) musi posiadać funkcjonalność pozwalającą na zbiorcze podejrzenie dostępności rezerwowanych zasobów i innych użytkowników. System musi umożliwiać rezerwację czasu innych użytkowników (jako współuczestników zdarzenia). 32. (SEOD) musi pozwalać każdemu użytkownikowi swobodnie decydować o tym kto i w jakim zakresie ma dostęp do jego terminarza. 33. Każdy terminarz musi być możliwy do przeglądania w trybie dziennym, tygodniowym, miesięcznym. 34. (SEOD) musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego. Komunikator musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla urzędu i nie może umożliwiać komunikacji z zewnętrznymi komunikatorami dostępnymi publicznie. Komunikator musi być wyposażony w system powiadomień o istnych zdarzeniach systemowych co najmniej w zakresie: a. powiadomienia o przekazaniu dokumentów, b. powiadomienia o przekazaniu dokumentu do akceptacji, c. powiadomienia o zaakceptowaniu dokumentu, d. powiadomienia o dekretacji dokumentu. 35. (SEOD) musi umożliwić użytkownikowi podgląd przypisanych do niego spraw i korespondencji, z możliwością sortowania, filtrowania i przeszukiwania. 36. (SEOD) musi umożliwiać podpisywanie dokumentów przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 37. (SEOD) musi umożliwić informowanie o statusie sprawy w BIP poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services. Strona 16 z 33

17 38. (SEOD) musi umożliwić wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw. Umożliwia przekazanie osobie zastępującej części lub całości uprawnień osoby zastępowanej. Uprawnienia muszą być przekazane na określony czas dat lub bezterminowo. 39. (SEOD) musi posiadać moduł urlopów umożliwiający co najmniej: a) przypisywanie pracownikom dni urlopowych, naliczanie urlopu miesięczne lub roczne, przenoszenie niewykorzystanych dni urlopowych na kolejny rok, b) obsługę wniosków urlopowych umożliwiający złożenie wniosku przez pracownika oraz późniejszą akceptację przez kierownika oraz ostateczne zatwierdzenie przez kadrową, c) wyznaczanie zastępstw na podstawie udzielonych urlopów, d) integracje funkcjonalności urlopów z kalendarzem systemowym co najmniej w zakresie widoku planowanych urlopów uzależnionego od posiadanych uprawnień tj., pracownik widzi swoje urlopy, kierownik widzi urlopy swoje jak i pracowników podległych, kadrowa widzi urlopy wszystkich pracowników, e) informowanie w momencie dekretacji o nieobecności pracownika, na którego dekretowany jest dokument. 40. (SEOD) musi umożliwiać definiowanie zastępstw na czas nieobecności polegających na udzieleniu pełnomocnictwa innemu użytkownikowi do wykonywania czynności w imieniu użytkownika nieobecnego. Pełnomocnictwo powinno być definiowane w określonym przedziale czasu. Dostęp do danych nieobecnego użytkownika powinien być kontrolowany przez System i odbierany wraz z upłynięciem daty końcowej. W trakcie trwania zastępstwa w systemie jest prezentowana informacja o zastępowaniu jednej osoby przez drugą. Wszystkie operacje wykonywane w zastępstwie powinny być zapisane w sposób umożliwiający jednoznaczne określenie, kto wykonał daną operację. 41. (SEOD) musi umożliwić prowadzenie książki teleadresowej interesantów. 42. (SEOD) musi posiadać wewnętrzny edytor, służący do sporządzania notatek, załączanych do akt sprawy. 43. (SEOD) musi posiadać interfejsy komunikacyjne z następującymi systemami: a) Biuletynem Informacji Publicznej co najmniej w zakresie publikacji informacji o stanie spraw, b) Platformą usług informatycznych epuap w zakresie dwukierunkowej integracji z usługą Elektronicznej Skrzynki Podawczej dostępną na epuap. 44. (SEOD) musi umożliwić dokumentowanie wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych oraz wydrukowanie karty zastępczej dla wypożyczanego nośnika. Procedura obsługi składów powinna być realizowana w następujący sposób: pracownik sprawdza dostępność nośnika a następnie składa wniosek o wypożyczenie, osoba obsługująca skład akceptuje wniosek i wypożycza nośnik, zwrot nośnika również jest potwierdzany przez osobę obsługującą skład. 45. (SEOD) musi zapewnić automatyczne przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe po upływie okresu przewidzianego w instrukcji kancelaryjnej. Przejęcie dokumentacji musi polegać na przekazaniu archiwiście uprawnień do tej dokumentacji w systemie (SEOD) oraz ograniczeniu uprawień komórki merytorycznej, zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 46. (SEOD) musi posiadać dedykowane funkcje do udostępniania i wycofywania dokumentacji elektronicznej z archiwum zakładowego. 47. (SEOD) musi umożliwiać wypożyczanie spraw z archiwum, podgląd informacji o sprawie oraz zmianę kategorii archiwalnej sprawy przechowywanej w archiwum Strona 17 z 33

18 48. (SEOD) musi posiadać funkcje wspierające proces porządkowania dokumentacji w archiwum zakładowym (wskazanie dokumentacji wymagającej uzupełnienia). 49. (SEOD) musi realizować brakowanie akt elektronicznych oraz przekazanie akt do archiwum państwowego oraz sporządzenie i przechowywanie odpowiedniej dokumentacji. 50. (SEOD) musi wspierać pracę archiwisty poprzez automatyczne typowanie dokumentacji do brakowania lub przekazania do archiwum państwowego (po upływie terminów związanych z danymi kategoriami archiwalnymi). 51. (SEOD) musi wspomagać użytkownika w przygotowywaniu paczki archiwalnej dla Archiwum Państwowego poprzez przygotowywanie automatycznych spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu akt, oraz zapisanie spraw w strukturze wymaganej przez Archiwum Państwowe. Po skutecznym przekazaniu spraw do Archiwum Państwowego System powinien automatycznie usunąć dane spraw na podstawie potwierdzenia z Archiwum Państwowego. 52. (SEOD) musi umożliwiać skanowanie wsadowe dokumentów z wykorzystaniem separatora w postaci kodu kreskowego. Użytkownik powinien mieć możliwość wstępnego zarejestrowania serii dokumentów poprzez wprowadzenie ich metadanych do systemu oraz wydrukowanie odpowiednich kodów kreskowych, a następnie uruchomienie skanowania wsadowego, które automatycznie przypisze zeskanowane dokumenty jako załączniki do ich metadanych. 53. (SEOD) musi umożliwiać obsługę repozytorium dokumentów elektronicznych, w szczególności wytworzonych w pakietach MS Office poprzez integrację z protokołem WebDav. 54. (SEOD) musi umożliwiać obsługę dokumentów MS Office poprzez protokół WebDav, w sposób umożliwiający bezpośrednie ich zapisywanie na serwerze z poziomu aplikacji np. MS Word (przycisk zapisz). 55. (SEOD) musi umożliwiać integrację z pakietem MS Office co najmniej w zakresie: a) musi istnieć możliwość edycji dokumentów wychodzących (pisma, arkusze) dołączanych przez użytkowników do spraw bezpośrednio w pakiecie MS Office, b) musi istnieć możliwość edycji szablonów z poziomu repozytorium szablonów bezpośrednio w MS Office, c) musi istnieć możliwość dodawania dokumentów do spraw za pośrednictwem pakietu MS Office. 56. (SEOD) musi umożliwiać sporządzenie pocztowej książki nadawczej dostosowanej do zróżnicowanych wymagań występujących w różnych urzędach pocztowych (konfiguracja domyślna dla Jednostki powinna być ustawiana przez administratora). 57. (SEOD) musi posiadać wbudowany mechanizm powiadomień, informujący o istotnych zdarzeniach związanych z jego aktywnością w systemie. Minimalny zbiór powiadomień powinien obejmować informowanie o: zadekretowaniu dokumentu na pracownika, przekazaniu dokumentu do akceptacji, akceptacji dokumentu, udostępnieniu dokumentu pracownikowi, odczytaniu udostępnionego dokumentu przez innego użytkownika, przekroczenie terminu realizacji sprawy. 58. (SEOD) musi posiadać mechanizm parafowania dokumentów oraz podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku dokumentów podpisanych istnieje możliwość weryfikacji złożonego podpisu. Strona 18 z 33

19 Administracja systemie (SEOD) i warunki techniczne 1. (SEOD) musi umożliwić modelowanie wielopoziomowej struktury organizacyjnej instytucji, która umożliwi przypisanie pracowników do odpowiednich stanowisk. 2. (SEOD) musi umożliwić definiowanie uprawnień do poszczególnych funkcji systemu oraz grupowanie uprawnień w role w celu ułatwienia administracji systemem. 3. (SEOD) musi umożliwiać delegowanie części lub całości posiadanych uprawnień. 4. System musi posiadać wyodrębniony moduł administracyjny. Dostęp do tego modułu mogą uzyskać jedynie użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami. 5. (SEOD) musi posiadać rozbudowany rejestr zdarzeń rejestrujący akcje użytkowników na obiektach systemowych, udane i nieudane próby logowania oraz typowe błędy aplikacji. Rejestr umożliwia również wskazywanie kont nieużywanych przez użytkowników. 6. (SEOD) umożliwi zarządzanie uprawnieniami w oparciu o grupy uprawnień i grupy zasobów, jakich dotyczą. System uprawnień musi być zdolny do odzwierciedlenia uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników wynikający z Instrukcji Kancelaryjnych oraz struktury stanowisk. 7. Hasła w (SEOD) muszą być przechowywane w systemie w formie zaszyfrowanej - nie może być możliwości ich odtworzenia, lecz jedynie zresetowania. Po zresetowaniu hasła użytkownika przez administratora system musi wymagać od użytkownika zdefiniowania nowego hasła przy pierwszym logowaniu. 8. System musi umożliwiać użytkownikom samodzielną zmianę hasła bez ingerencji administratora systemu. 9. (SEOD) musi umożliwiać swobodne definiowanie polityki uwierzytelniania i blokowania kont w oparciu o następujące parametry: a) Minimalna długość nazwy użytkownika i hasła b) Ilość dużych liter, cyfr, znaków specjalnych w haśle, c) Długość cyklu wymuszania zmiany hasła (w miesiącach), d) Ilość nieudanych prób logowania, po których następuje blokada konta, e) Czas blokady konta po przekroczeniu liczby nieudanych prób logowania 10. Zakres wartości w słownikach prowadzonych przez system powinien być konfigurowalny przez administratora lub pochodzić z rejestrów centralnych (np. TERYT). 11. (SEOD) musi umożliwić nadawanie i ograniczanie uprawnień do danych osobowych interesantów osób fizycznych, zapewniając ochronę tych danych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. nr 100, poz. 1024). 12. (SEOD) musi rejestrować wszystkie czynności dostępu do usług i zasobów w systemie, w tym informacje o: a) operacjach na dokumentach, b) operacjach na danych osobowych, c) zmianach haseł, d) zdarzeniach uwierzytelniania (udane logowanie, wylogowanie, nieudane logowanie); e) zdarzeniach autoryzacji (nieudane/udane operacje); f) zdarzeniach administracyjnych. 13. Zapisywanie danych identyfikujących musi obejmować: a) adres IP i nazwę maszyny, z której wykonano daną czynność; Strona 19 z 33

20 b) identyfikator/nazwa użytkownika, który wykonał daną czynność; c) czas wystąpienia. 14. (SEOD) musi posiadać mechanizm informujący użytkownika o wprowadzonych zmianach w aplikacji. 15. (SEOD) musi umożliwiać integrację z systemem powiadomień SMS, w wyniku której po wykupieniu odpowiedniego pakietu SMS, możliwe będzie przesyłanie automatycznych powiadomień o rejestracji pisma, rozpoczęciu sprawy, oraz jej zakończeniu. Załącznik nr 1a ESP Elektroniczna Skrzynka Podawcza Zgodność z wymogami prawnymi Rozwiązania wchodzące w skład systemu Elektronicznej Skrzynki Podawczej muszą być zgodne z aktami prawnymi regulującymi zasady i sposób załatwiania spraw w sposób elektroniczny, za pośrednictwem Internetu. W szczególności System musi być zgodny z następującymi wymogami prawnymi: Podstawy Prawne: 1. Art. 6 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz z późn. zm.) 2. Art. 16 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r., Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) 3. 3 i 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z 2005 r., Nr. 200, poz. 1651) 4. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212, poz. 1766) 5. Rozporządzenie z dnia 27 listopada 2006 roku (Dz. U. Nr 227, poz. 1664) w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych z dnia 27 listopada 2006 roku 6. Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) 7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych Architektura systemu, wykorzystywane technologie 1. System musi być zbudowany w architekturze trójwarstwowej, złożonej z: - programu klienckiego (kod generowany dla przeglądarki internetowej), - serwera aplikacji (kod zarządzający aplikacją, pośredniczący między żądaniami programu klienckiego a funkcjami udostępnianymi przez bazę danych), Strona 20 z 33

21 - motoru bazy danych, zarządzającej SQL-ową bazą danych. 2. System musi wykorzystywać certyfikowane na poziomie normy FIPS poziom 3 urządzenie typu HSM, oferujące wysoce wydajne i bezpieczne szyfrowanie danych, korzystające głównie z algorytmów symetrycznych i niesymetrycznych. 3. System musi pracować na wolnodostępnym systemie zarządzania relacyjnymi bazami danych. 4. System musi udostępniać usługi SOAP umożliwiające pełną gamę operacji dotyczących pobierania, zmiany i tworzenia dokumentów. 5. System musi korzystać z https, szyfrowanej wersji protokołu http zapobiegającemu przechwytywaniu i zmienianiu przesyłanych danych. 6. System musi korzystać z usługi kwalifikowanego znacznika czasu (Digital Time-Stamping) zapobiegającemu późniejszej manipulacji (antydatowaniu lub postdatowaniu) dokumentów. 7. Istnieje możliwość komunikacji i wymiany dokumentów pomiędzy systemem (SEOD) a systemem ESP z wykorzystaniem API dostępnego poprzez protokół SOAP. Cechy ogólne systemu 1. System musi posiadać jednolity, intuicyjny i przejrzysty dla użytkownika oraz administratora interfejs graficzny. 2. System musi posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika z obsługą liter języka polskiego. 3. System jako autoryzacji wejścia administratora wymaga podania nazwy użytkownika oraz unikalnego hasła, znanego tylko i wyłącznie osobie logującej się do systemu. 4. System musi rozpoznawać i weryfikuje dokumenty podpisane otaczającym i odłączonym podpisem kwalifikowanym, wydawanym przez kwalifikowane centra kwalifikacyjne. 5. System musi przechowywać informacje na temat ważności weryfikowanych certyfikatów oraz statusy weryfikacji (poprawny, niepoprawny, niekompletny). 6. System podczas przesyłania dokumentów musi korzystać z transmisji danych z wykorzystaniem szyfrowania przez protokół SSH. 7. System na każdym etapie pracy z dokumentem musi generować i wysyłać UPO (Urzędowe Poświadczenia Odbioru) do interesanta. UPO zawierają takie informacje jak: dane właściciela skrzynki podawczej, numer dokumentu do którego się odnosi, informację tekstową o akcji podjętej na dokumencie, link do konta użytkownika powiązanego z wysłanym dokumentem, informację o ew. załącznikach, datę wygenerowania oraz sygnaturę sprawy (jeżeli istnieje). 8. System musi przyjmować dowolne formaty plików. 9. System musi udostępniać pomoc kontekstową na każdym etapie pracy. Strona 21 z 33