Obsługa plików JPK w programach

Transkrypt

1 Obsługa plików JPK w programach Sz@rk Spis treści Raporty JPK w programach Sz@rk... 1 Ogólny opis obliczania raportów JPK i generowania plików XML Przesyłanie plików JPK na serwer MF... 3 JPK VAT Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT... 4 a) Programy księgowe Sz@rk... 4 b) Programy sprzedażowe Sz@rk... 4 c) Program Czynsze... 4 JPK FA Faktury VAT... 4 JPK MAG Obroty magazynowe... 6 JPK KR - Księgi Rachunkowe... 7 JPK PKPIR Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów... 9 JPK EWP Ewidencja Przychodów... 9 JPK WB Wyciągi Bankowe... 9 Raporty JPK w programach Sz@rk Zgodnie z wymogami ustawy, programy Sz@rk w wersjach na rok 2017 umożliwiają wygenerowanie raportów JPK (Jednolity Plik Kontrolny) w obowiązujących formatach XML. Poniżej wykaz które z raportów JPK można utworzyć w danym programie Sz@rk. Programy sprzedażowe Sz@rk GM Gospodarka Materiałowa MEx Magazyn Express F1! Plus Faktura 1! Plus JPK_VAT Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT TAK TAK TAK JPK_FA Faktury VAT TAK TAK TAK JPK_MAG Obroty Magazynowe TAK TAK - Programy księgowe Sz@rk FK Finanse-Księgowość KE PRO Księga Express Czynsze JPK_VAT Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT TAK TAK TAK JPK_KR Księgo rachunkowe TAK - - JPK_WB Wyciągi Bankowe TAK TAK -

2 JPK_PKPIR Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów - TAK - JPK_EWP Ewidencja Przychodów - TAK - Ogólny opis obliczania raportów JPK i generowania plików XML. Obliczanie raportów JPK i generowanie plików XML jest dostępne po uruchomieniu odpowiedniej funkcji dostępnej w menu głównym: MENU \ Plik \ Raporty JPK (we wszystkich programach Sz@rk) Każdy z obsługiwanych rodzajów JPK obsługuje się w taki sam sposób. Po wygenerowaniu raportu, dane można zapisać do bazy danych oraz utworzyć na ich podstawie JPK w postaci pliku XML. Przed utworzeniem pliku JPK przeprowadzana jest kontrola danych, w której sprawdza się kompletność oraz poprawność danych. W przypadku stwierdzenia braków (np. braku NIP, adresu kontrahenta itp.) lub innych przyczyn, które uniemożliwiają utworzenie poprawnego pliku JPK, pojawi się odpowiedni komunikat, a lista zapisów będzie wypozycjonowana na niekompletnym rekordzie (w celu wskazania który z rekordów np. dokument VAT zawiera niekompletne dane). Przycisk Dokument w górnym pasku narzędziowym okna, otwiera do podglądu źródłowy dokument będący podstawą do utworzenia zapisu (rekordu) JPK. Przycisk Otwórz pozwala na pobranie z bazy wcześniej obliczonego i zapisanego raportu JPK. Każdy zapisany raport JPK otrzymuje unikalny numer dla łatwiejszej identyfikacji (rodzaj, wersja i numer raportu JPK będzie widoczny w dolnym pasku opisowym). Dane w obliczonych raporach JPK nie podlegają bezpośredniej edycji ani kasowaniu. Ewentualne poprawki i zmiany zawsze należy wprowadzać w dokumentach źródłowych, tj. fakturach, dokumentach VAT, zapisach księgowych, itp. Dopiero po wykonaniu poprawek można ponownie obliczyć raport JPK. Przed wygenerowaniem pliku XML zawieracego obliczone dane JPK zaleca się zapisanie raportu do bazy danych. Pozwala to zachować aktualny stan danych będących źródłem dla wygenerowanego pliku XML. Uwaga, po utworzeniu i przesłaniu pliku JPK do MF, zaleca się użycie przycisku Blokada który zablokuje możliwość przypadkowego skasowania raportu lub jego modyfikacji (tzn. ponownego przeliczenia). Przycisk Blokada jest aktywny po zapisaniu raportu do bazy. Zapisane raporty JPK można załadować z bazy przyciskiem Otwórz i ponownie wygenerować na jego podstawie plik XML. Przycisk Usuń staje się aktywy po zapisie raportu lub jego ponownym otwarciu i pozwala skasować zapisany raport JPK z bazy danych.

3 Przycisk Utwórz plik XML generuje plik JPK w postaci XML, który należy później samodzielnie przesłać do MF za pośrednictwem programu Program-JPK lub Klient JPK. Przesyłanie plików JPK na serwer MF Wygenerowane raporty JPK w postaci plików XML należy samodzielnie cyfrowo podpisać i przesłać na serwer Ministerstwa Finansów za pomocą dodatkowego oprogramowania. Zalecamy użycie do tego celu naszej aplikacji Program-JPK, która zapewnia kompleksową obsługę plików JPK (m.in. ich cyfrowego podpisywania, szyfrowania, przesyłania, pobierania potwierdzeń UPO oraz przeglądania wcześniej załadowanych raportów JPK w tym także plików JPK utworzonych w systemach innych producentów). Więcej informacji o programie JPK można uzyskać na stronie Istnieje możliwość przesłania plików JPK za pomocą nieodpłatnego programu Klient JPK dostarczanego przez MF, ale wadą tego programu jest brak możliwości podglądu danych które się podpisuje i przesyła, oraz mało ergonomiczny i podatny na błędy sposób jego obsługi. Uwaga, zgodnie z aktualnymi przepisami, jedynie pliki JPK VAT należy cyklicznie co miesiąc przesyłać na serwer MF (dotyczy podatników którzy mają obowiązek przesyłania plików JPK). Pozostałe raporty JPK należy wysyłać tylko w przypadku bezpośredniego żądania Urzędu Skarbowego.

4 JPK VAT Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT a) Programy księgowe Sz@rk W programach Sz@rk FK oraz Sz@rk KE PRO podstawą do wygenerowania raportów JPK VAT służą zapisy zarejestrowane w rejestrach VAT (oraz bezpośrednio w Księdze w przypadku KE PRO), używane do wygenerowania deklaracji VAT-7(17) i VAT-7K(11). Wszystkie potrzebne informacje dla wygenerowania dla JPK VAT są pobierane z rejestrów VAT i danych kontrahentów (nie ma potrzeby uzupełniania dodatkowych danych). Sumy obliczonych wartości w kolumnach uzyskane w raporcie JPK VAT powinny się zgadzać z wartościami w obliczonej deklaracji VAT-7(17) lub VAT-7K(11) za ten sam okres (po uwzględnieniu zaokrągleń kwot). b) Programy sprzedażowe Sz@rk W programach Sz@rk GM, Sz@rk MEx oraz Sz@rk F1! Plus podstawą do wygenerowania raportów JPK VAT są rejestry Sprzedaży. Raport JPK VAT jest obliczany wyłącznie dla kolumn, od 10 do 39 (pierwsza strona deklaracji VAT- 7). Przypisanie zapisów VAT do odpowiednich kolumn JPK VAT odbywa się automatycznie: Faktury krajowe, Paragony - kolumny 13 do 20 - wiersze C.3 do C.6 w VAT-7(17) wg stawki VAT Faktury UE - kolumna 21 - wiersz C.7 (WDT) Faktury eksportowe - kolumna 22 - wiersz C.8 (Eksport towarów) Faktury Odwrotne Obciążenie - kolumna 31 - wiersz C.13 Faktury zakupowe (dokumenty PZ) zarejestrowane programie Sz@rk GM lub Sz@rk MEx nie są raportowane do JPK VAT z powodu braku możliwości automatycznego ustalenia do której kolumny należy zaraportować zakup oraz braku możliwości obliczenia ew. współczynnika odliczenia i prewspółczynnika VAT (taką możliwość udostępniają programy księgowe). c) Program Czynsze W programie Czynsze podstawą do wygenerowania raportów JPK VAT jest Rejestr Faktur VAT. Raport JPK VAT jest obliczany wyłącznie dla kolumny 10 do 20 (pierwsza strona deklaracji VAT-7) zgodnie ze stawkami VAT. Poniżej przykładowy widok raportu JPK VAT (2) JPK FA Faktury VAT Aby zapewnić możliwość wygenerowania raportów JPK FA w programach sprzedażowych Sz@rk GM, MEx i F1! Plus, konieczne jest gromadzenia dodatkowych danych dla niektórych rodzajów faktur (np. w przypadku użycia stawki ZW lub OO, korekt faktury, itp.). W takich sytuacjach, podczas zapisu faktury ujawniana jest dodatkowa zakładka z polami umożliwiającymi wprowadzenia wymaganych informacji (do uzupełnienia) dla raportu JPK FA.

5 Poniżej przykład ujawnionej zakładki JPK w oknie zapisu faktury. Aby usprawnić obsługę sprzedaży (po odpowiedniej konfiguracji programu w Parametrach Systemu) dodatkowa zakładka Dane JPK nie będzie ujawniana - jeśli przy zapisie danej faktury nie będzie potrzeby podawania dodatkowych danych dla JPK FA. Aby włączyć tryb ukrywania zakładki danych JPK, należy wszystkie widoczne opcje widoczności (w Parametrach Systemu) ustawić na opcja wyłączona lub opcja ukryta. Uwaga, nawet jeśli wszystkie atrybuty JPK FA będą ustalone jako ukryte lub wyłączone w Parametrach Systemu, przy zapisie dowolnej faktury zawsze będzie można je ujawnić przyciskiem JPK umieszczonym w lewej dolnej części okna zapisu faktury (na pierwszym ekranie okna zapisu faktury). Natomiast, użycie przycisku JPK na zakładce z dodatkowymi danymi dla JPK FA spowoduje ujawnienie pól (atrybutów JPK) oznaczonych jako opcja ukryta ujawniana na żądanie przyciskiem JPK.

6 Dla obliczania raportu JPK FA szczególnie ważne są dwa pierwsze parametry w Ustawieniach dla JPK FA. Umożliwiają one dopasowanie formatowania numerów faktur dla JPK FA. Jeśli w danej firmie sposób numerowania faktur dopuszcza pojawianie się tego samego numeru faktury dla różnego typu faktur (a takie jest ustawienie domyślne po utworzeniu bazy), konieczne będzie dodanie do numeru faktury jego unikalnego identyfikatora aby zapewnić możliwość właściwego powiązania danych faktury z jej pozycjami. Jeżeli stosowane w firmie szablony numeracji faktur zapewniają unikalność numerów faktur bez względu na rodzaj faktury lub korekty faktury, ustawienie to należy zmienić na {NumerFaktury}. Poniżej przykładowy widok raportu JPK FA (1) Uwaga, jeżeli w systemie wystawiane są faktury w walutach obcych, należy wówczas generować osobne pliki JPK FA dla każdej z użytych walut. JPK MAG Obroty magazynowe Raport JPK MAG jest dostępny wyłącznie w programie Sz@rk GM i Sz@rk MEx. Do wygenerowania raportu nie ma potrzeby uzupełniania żadnych dodatkowych danych w systemie. Obecnie do pliku JPK MAG raportowane są dokumenty WZ, PZ, RW i MM. Uwaga, Jeżeli w systemie używa się wielu magazynów, konieczne będzie utworzenie osobnych plików JPK MAG dla każdego magazynu, ponieważ w jeden plik JPK MAG może zawierać dokumenty wyłącznie z tego samego magazynu. Parametr Magazyn pozwala na wybór magazynu z którego będą pobierane dokumenty, a parametr Dokumenty pozwala na ograniczenie zakresu raportowanych dokumentów. Raport JPK MAG zawiera wiele zakładek, dlatego w celu zwiększenia czytelności raportu, ilość dokumentów dla poszczególnych rodzajów dokumentów jest prezentowana w dolnej linii statusu.

7 JPK KR - Księgi Rachunkowe Raport JPK KR można wygenerować wyłącznie z programu Sz@rk FK. Raport zawiera Zestawienie Obrotów i Sald za dany okres wraz ze wszystkimi dokumentami księgowymi i zapisami dokumentów. Poprawne wygenerowanie pliku JPK KR wymaga uzupełnienia przypisania kont księgowych do Zespołów kont oraz Kategorii konta w Planie kont. Atrybuty te są wymagane i nie da się wygenerować JPK KR bez uzupełnienia tych danych. Poniżej przykład przypisania zespołu i kategorii kont w danych konta w zakładce 4. Pozostałe. Nadanie atrybutów JPK Zespół kont i Kategoria kont jest wymagane, podkategoria nie musi być zdefiniowana. Sposób nadawania opisów dla zespołów i kategorii kont został omówiony w punkcie 4 w dokumencie: Ogólne funkcje edycji słowników dodatkowych dla JPK KR w zakresie dodawania wpisów, edycji, kasowania, są dostępne w: MENU \ Słowniki \ Słowniki JPK Podczas generowania raportu JPK KR dane w zakładce 2. Dziennik wymagane jest wypełnienie pola Rodzaj dowodu księgowego. Definicja pola w strukturze JPK KR podaje następujące przykłady: Faktura, PK, Zestawienie, Wyciąg bankowy, Raport kasowy, Raport okresowy z kasy fiskalnej, Zamknięcia kont, Przeksięgowania

8 techniczne, Inne. Program przyjmuje automatycznie wartość tego pola na podstawie pozycji ze słownika Mapowanie symbolu SD na treść pola RodzajDokumentu uruchamianego funkcją: MENU \ Słowniki \ Słowniki JPK \ JPK KR - Symbol dowodu -> RodzajDowodu JPK Podczas aktualizacji słownik ten został wypełniony przykładowymi wpisami (widocznymi na poniższym rysunku) i należy go uzupełnić wg standardów nadawania symboli dowodów stosowanych w swojej firmie. Poniżej przykład mapowania symbolu dokumentu FS (wg wpisu w powyższym słowniku) na treść Faktura w polu Rodzaj dowodu księgowego dla raportu JPK KR. Zawartość pola Opis dziennika oraz Opis operacji w zakładce 2. Dziennik jest pobierana z danych opisowych nagłówka dokumentu księgowego. Treść dokumentu jest umieszczana w polu Opis operacji a Opis/Uwagi w polu Opis dziennika. Poniżej przykład. Uwaga, jeżeli pole Opis/uwagi w danych nagłówka dokumentu nie jest wypełnione, przyjmowana jest nazwa paczki, a jeśli paczki nie ma nadanej nazwy, wstawiona będzie treść Inne (w tym polu jest wymagane podanie wartości).

9 JPK PKPIR Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów Raport JPK PKPIR można wygenerować wyłącznie z programu Sz@rk KE PRO. Do wygenerowania tego raportu używane są zapisy z Księgi (nie są potrzebne żadne dodatkowe dane). Poniżej przykładowy widok raportu JPK PKPIR (2) JPK EWP Ewidencja Przychodów Raport JPK PKPIR można wygenerować wyłącznie z programu Sz@rk KE PRO skonfigurowanego do pracy w trybie ewidencji Ryczałtu w Parametrach Systemu. Do wygenerowania raportu są używane dane rejestrowane w Ewidencji Przychodów (nie są potrzebne żadne dodatkowe dane). Poniżej przykładowy widok raportu JPK EWP (1) JPK WB Wyciągi Bankowe Raport JPK WB jest dostępny w programach księgowych Sz@rk FK oraz Sz@rk KE PRO. Dane dla raportu pobierane są z Raportów Bankowych. Dla każdego z rachunków bankowych używanych w firmie należy wygenerować odrębny plik JPK WB dla każdej waluty osobno. Numer rachunku bankowego wybieramy w polu Rachunek. Uwaga, do raportu JPK WB wybierane są wszystkie zamknięte raporty bankowe objęte określonym zakresem czasowym ze wskazanego rachunku bankowego. Dokumenty BP i BW z otwartych raportów bankowych nie będą umieszczone w JPK WB, nawet jeśli obejmuje je okres raportowania.

10 Zapoznaj się z naszym programem do kompleksowej obsługi plików JPK. Program-JPK zapewnia: Otwieranie i analizowanie plików JPK Analizy plików w arkuszu kalkulacyjnym Wydruki szczegółowe oraz sumy kontrolne poszczególnych rejestrów Sprawdzanie poprawności plików z wymaganymi schematami MF Scalanie wielu plików JPK w jeden sumaryczny Tworzenie deklaracji VAT7 na podstawie załadowanych plików JPK_VAT. Deklarację można podpisać i wysłać bezpośrednio z naszego programu Archiwowanie plików JPK w bazie danych, szyfrowanie, podpisywanie i wysyłanie bezpośrednio z programu do serwera MF