JPK.guru Creator (generowanie JPK) Instrukcja Obsługi

Transkrypt

1 (generowanie JPK) Instrukcja Obsługi Wersja: Przygotował: Piotr Tokarski sp. z o.o. Ul. Wały Piastowskie 1/ Gdańsk, Poland

2 Spis treści 1 WSTĘP INSTALACJA I WYMAGANIA UTWORZENIE SZABLONU PLIKU JPK STRUKTURA PLIKÓW EXCEL KSIĘGI RACHUNKOWE JPK_KR WYCIĄG BANKOWY JPK_WB MAGAZYN JPK_MAG EWIDENCJA ZAKUPU I SPRZEDAŻY VAT JPK_VAT FAKTURY VAT JPK_FA KONWERSJA ARKUSZY EXCEL DO FORMATU JPK Instrukcja Użytkownika

3 1 Wstęp Jednolity Plik Kontrolny jest standardem definiującym postać danych przekazywanych organom podatkowym i kontroli skarbowej podczas czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowania podatkowego i kontrolnego. Dane przekazywane są w postaci plików XML o ściśle zdefiniowanej strukturze ze względu na poziom jej skomplikowania ręczne przygotowanie pliku z posiadanych danych jest prawie niemożliwe. Rozwiązaniem jest narzędzie, które pozwala na wstępne przygotowanie danych w prostym w obsłudze arkuszu Excela i jego konwersję do formatu spełniającego wymagania JPK. Dodatkowo aplikacja weryfikuje techniczną poprawność danych (m.in. czy daty i kwoty zapisane są w prawidłowym formacie). 3 Instrukcja Użytkownika

4 2 Instalacja i wymagania Program wymaga do pracy:.net Framework w wersji przynajmniej 4.0 Microsoft Excel 2007 lub nowszy Windows 7 lub nowszy Program domyślnie dostarczany jest w wersji przenośnej, w formacie archiwum.zip, które wystarczy wypakować do wybranego folderu. Dla wygody użytkowników dostępna jest również wersja z instalatorem, która może sama utworzyć skróty w menu start i pulpicie, wymagająca uprawnień administratora na komputerze użytkownika. Program obsługuje dane z następujących obszarów: Księgi rachunkowe, Wyciągi bankowe, Magazyn (przyjęcia, wydania na zewnątrz, rozchód wewnętrzny, przesunięcia międzymagazynowe), Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, Faktury VAT. Specyfikacje są zgodne z wersją opublikowaną dnia , godz. 11: Instrukcja Użytkownika

5 3 Utworzenie szablonu pliku JPK Program pozwala na wygenerowanie szablonów arkuszy Microsoft Excel (.xlsx lub.xls) dostosowanych do wymagań formatu JPK. W celu wygenerowania arkusza w najnowszym dostępnym szablonie należy: 1. Należy uruchomić program przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie. Otworzy się okno: 2. Kliknąć symbol rozwinięcia listy (skierowany w dół trójkąt) po prawej stronie przycisku Nowy szablon. Wyświetli się lista: 5 Instrukcja Użytkownika

6 3. Należy wybrać z listy typ JPK do wygenerowania, np. Wyciąg bankowy (JPK WB). Otworzy się okno do wskazania lokalizacji do wygenerowania pliku: 4. Po wyborze lokalizacji, nazwy pliku i kliknięciu przycisku Zapisz zostanie wygenerowany i automatycznie otworzony plik, a w przypadku gdy plik docelowy już istnieje, wyświetli się pytanie o nadpisanie jego zawartości: 6 Instrukcja Użytkownika

7 Alternatywnie w celu wyboru typu JPK z pełnej listy należy: 1. Należy uruchomić program przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie. Otworzy się okno: 2. Aby wygenerować pliki przycisk Nowy szablon. Wyświetli się okno: 3. Należy wprowadzić w nim nazwę i lokalizację pliku ręcznie bądź korzystając z przycisku przeglądaj (analogicznie do punktu 3 powyżej). W przypadku, gdy plik docelowy już istnieje, wyświetli się pytanie o nadpisanie jego zawartości. 4. Kliknięcie OK generuje szablon i o ile pole Otwórz nowy szablon było zaznaczone również go otwiera. 7 Instrukcja Użytkownika

8 4 Struktura plików Excel Pliki Excel dla wszystkich obszarów składają się z arkusza Nagłówek oraz arkuszy z danymi. Budowa pierwszego jest bardzo podobna, natomiast pozostałe arkusze dostosowane są do struktury plików JPK z danego obszaru. Nagłówek arkusz ten składa się z kilku sekcji. Dwie sekcje są takie same dla wszystkich szablonów, natomiast niektóre szablony mają dodatkowe sekcje unikalne dla danego obszaru. W pierwszej sekcji Nagłówek znajdują się dane ogólne dotyczące wygenerowanego pliku JPK, są to między innymi informacje takie jak Kod formularza, Data wytworzenia JPK, Data od (początek zakresu danych), Data do (koniec zakresu danych). Kolejną grupą danych jest sekcja Podmiot, w której podane są dane organizacji, której dany plik XML dotyczy. W grupie tej podany jest adres podmiotu oraz dane identyfikacyjne czyli NIP, REGON oraz pełna nazwa podmiotu. 4.1 Księgi rachunkowe JPK_KR Szablon dla Księgi rachunkowej składa się z czterech arkuszy: Nagłówek, ZOiS, Dziennik oraz KontoZapis. ZOiS składa się z jednej tabeli w której wyświetlane są dane z zestawienia obrotów i sald. W pierwszej kolumnie (Błąd) pokazany zostanie komunikat w przypadku wystąpienia błędu. Dziennik składa się z tabeli, w której pokazana jest lista dzienników. Podobnie jak w arkuszu ZOiS występuje tu kolumna Błąd. Powyżej tabeli znajdują się dodatkowo sumy kontrolne. KontoZapis w arkuszu tym pokazane są dane zapisów na kontach. Natomiast sama budowa jest identyczna jak struktura arkusza Dziennik. 4.2 Wyciąg bankowy JPK_WB Szablon dla Wyciągu bankowego składa się z dwóch arkuszy: Nagłówek i Wyciąg. Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami posiada dodatkowo pole Numer rachunku. Wyciąg w skład tej części szablonu wchodzi tabela pokazująca linie wyciągu bankowego. Podobnie jak w innych szablonach w pierwszej kolumnie znajdzie się informacja z ewentualnym komunikatem błędu w danych. Nad tabelą znajdują się sumy kontrolne czyli ilość linii wyciągu, sumy uznań oraz sumy obciążeń. 4.3 Magazyn JPK_MAG Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami dodatkowo posiada pole Magazyn. PZ Wartość składa się z tabeli pokazująca listę przyjęć zewnętrznych oraz pól pokazujących sumy kontrolne. W pierwszej kolumnie tabeli pokazywane są komunikaty opisujące błędy w danych, a nad tabelą pokazana jest informacja o ilości rekordów, w których występuje błąd. Pokazane sumy kontrolne to Liczba wartości PZ oraz Suma wartości PZ. 8 Instrukcja Użytkownika

9 PZ Wiersz budowa tego arkusza jest podobna do budowy arkusza PZ Wartość. Jedyną różnicą w strukturze jest brak sum kontrolnych. Dane pokazywane w tej sekcji to lista linii przyjęć zewnętrznych, czyli rozbicie przyjęć zewnętrznych na pojedyncze materiały. W takiej samej strukturze jak dane dla przyjęć materiałowych (PZ) znajdują się dane dla wydań zewnętrznych (WZ), rozchodu wewnętrznego (RW) oraz przesunięć między magazynowych (MM). Dane te umieszczane są odpowiednio w arkuszach WZ Wiersz, WZ Wartość, RW Wiersz, RW Wartość, MM Wiersz oraz MM Wartość. 4.4 Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT JPK_VAT Sprzedaż w górnej sekcji arkusza pokazane są sumy kontrolne, czyli liczba faktur oraz podatek naliczony. Poniżej znajduje się tabela, w której pokazana jest lista faktur sprzedaży oraz nabyć towarów i usług, dla których podmiot zobowiązany jest naliczyć podatek należny. W pierwszej kolumnie znajduje się komunikat informujący o błędzie w danych. Zakup dane dotyczące faktur zakupu pokazane są w strukturze takiej samej jak budowa arkusza Sprzedaż. 4.5 Faktury VAT JPK_FA Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami (opisanymi w punkcie 3) dodatkowo posiada listę pokazującą stawki podatku VAT. Faktura arkusz składa się z tabeli zawierającej listę faktur, a komunikat o ewentualnym błędzie pokazywany jest w pierwszej kolumnie. Dodatkowo w górnej części arkusza znajdują się pola pokazujące liczbę wierszy oraz wartość faktur. FakturaWiersz w tej części pokazywane są faktury rozbite na poszczególne linie. Sama budowa arkusza jest taka sama jak struktura arkusza Faktura. 9 Instrukcja Użytkownika

10 5 Konwersja arkuszy Excel do formatu JPK Program pozwala na przekształcenie (konwersję) arkuszy Microsoft Excel (.xlsx lub.xls) opartych o wbudowane szablony do formatu dostosowanego do wymagań JPK. W celu konwersji arkusza ostatnio generowanego, którego lokalizacja nie uległa zmianie: 1. Upewnij się, że plik który chcesz konwertować nie jest otwarty. 2. Należy uruchomić program przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie. Otworzy się okno: 3. Kliknąć symbol rozwinięcia listy (skierowany w dół trójkąt) po prawej stronie przycisku Excel do JPK. Wyświetli się lista: 4. Należy wybrać z listy plik do przekształcenia. Program rozpocznie generowanie pliku Instrukcja Użytkownika

11 5. Jeśli w arkuszu źródłowym wszystkie dane będą we właściwym formacie, to pojawi się okno wskazania lokalizacji zapisu pliku: 6. Po wyborze lokalizacji, nazwy pliku i kliknięciu przycisku Zapisz plik zostanie zapisany. W przypadku gdy plik docelowy już istnieje, wyświetli się pytanie o nadpisanie jego zawartości: 11 Instrukcja Użytkownika

12 7. Po zakończeniu generowania pojawi się okno potwierdzające wykonaną operację wraz z możliwością otwarcia folderu, w którym znajduje się wyeksportowany plik: Alternatywnie w celu konwersji arkusza z dowolnej lokalizacji 1. Upewnij się, że plik który chcesz konwertować nie jest otwarty. 2. Należy uruchomić program przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie. Otworzy się okno: 3. Wybrać przycisk Excel do JPK. Pojawi się okno wskazania pliku: 12 Instrukcja Użytkownika

13 4. Po wybraniu pliku i kliknięciu Otwórz rozpocznie się konwersja pliku prosimy o cierpliwość. 5. Jeśli w arkuszu źródłowym wszystkie dane będą we właściwym formacie, to pojawi się okno wskazania lokalizacji zapisu pliku: 6. Po wyborze lokalizacji, nazwy pliku i kliknięciu przycisku Zapisz plik zostanie zapisany. W przypadku gdy plik docelowy już istnieje, wyświetli się pytanie o nadpisanie jego zawartości: 13 Instrukcja Użytkownika

14 7. Po zakończeniu generowania pojawi się okno potwierdzające wykonaną operację wraz z możliwością otwarcia folderu, w którym znajduje się wyeksportowany plik: Weryfikacja arkusza Excel przed przekształceniem jest dwuetapowa etap pierwszy weryfikuje, czy wszystkie wymagane dane zostały uzupełnione. W przeciwnym przypadku dla błędów w arkuszu Nagłówek generuje komunikat: A dla błędów pozostałych arkuszach: 14 Instrukcja Użytkownika

15 Dodatkowo błędy w arkuszach innych niż nagłówkowe oznaczane są w odpowiedniej linii w pierwszej kolumnie jako Błędy (kolumna A) tego arkusza (komórka zawiera informację o błędzie, zaś komentarz szczegóły): Drugi etap weryfikacji to kontrola poprawności danych ze schematem JPK. Sprawdza to m.in. czy w polach data faktycznie znajdują się daty, a w polach kwota liczby; czy REGON ma odpowiednią długość; czy numer konta zawiera symbol kraju itp. W przypadku wystąpienia błędów z tego zakresu pojawia się komunikat: Ten przykładowo wskazuje na niezgodność wskazanego REGONu ze standardem (błędna długość lub liczba kontrolna) Instrukcja Użytkownika

16 JPK.guru JPK.guru to rodzina oprogramowania wspierającego proces przygotowania, weryfikacji i wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego do Ministerstwa Finansów. JPK.guru Excel JPK.guru Oracle Jesteśmy dostawcą oprogramowania oraz dedykowanych aplikacji biznesowych, rozwiązań klasy business intelligence oraz usług konsultingowych dla przemysłu oraz instytucji finansowych. Naszym klientom pomagamy usprawniać swoje procesy oraz działać bardziej skutecznie. Dane kontaktowe: Sp. z o.o. ul. Wały Piastowskie 01/ Gdańsk jpk@jpk.guru sp. z o.o. ul. Wały Piastowskie 1/1104, Gdańsk Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VII Wydział Gospodarczy KRS. KRS: , NIP: PL , REGON: Wysokość kapitału zakładowego (w całości wpłaconego) wynosi zł Instrukcja Użytkownika