Informacja z przebiegu II posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej

Transkrypt

1 Informacja z przebiegu II posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej W dniu 22 października 2010 r. odbyło się drugie posiedzenie Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. W posiedzeniu, udział wzięli: 1. Pani Jolanta Fedak - Minister Pracy i Polityki Społecznej; 2. Pan Marek Bucior - Podsekretarz Stanu w MPiPS, Przewodniczący Komitetu; 3. Pan Ireneusz Fąfara - Członek niezależny Komitetu; 4. Pan Robert Gwiazdowski - Członek niezależny Komitetu; 5. Pani Leokadia Oręziak - Członek niezależny Komitetu; 6. Pani Urszula Kalina-Prasznic - Członek niezależny Komitetu; 7. Pan Jacek Pierzyński - Członek niezależny Komitetu; 8. Pan Marcin Szemraj - Kierujący Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS (SAW), Audytor wewnętrzny; 9. Pan Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MPiPS. Na wstępie, głos zabrała Minister Pracy i Polityki Społecznej, która przedstawiła nowo powołanych członków niezależnych Komitetu, PP.: Leokadię Oręziak oraz Urszulę Kalina- Prasznic. Na wniosek Przewodniczącego, przyjęto następujący porządek posiedzenia: 1. Przedstawienie projektu regulaminu pracy Komitetu po uwagach zgłoszonych na I posiedzeniu Komitetu. 2. Informacja o obszarach audytu wewnętrznego MPiPS wymienionych w planie audytu na rok propozycja priorytetów do planu na rok Przedstawienie postępu prac związanych z wdrożeniem systemu kontroli zarządczej w działach administracji podległych Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwie. 4. Dyskusja dotycząca pkt Wolne wnioski i propozycje. 6. Ustalenie zadań krótkoterminowych Komitetu: określenie terminu przedstawienia przez członków Komitetu priorytetów do planów audytu na rok 2011; ustalenie terminu kolejnego spotkania. Ad. 1. Audytor wewnętrzny przedstawił zakres zmian w projekcie regulaminu pracy Komitetu uwzględniający uwagi zgłoszone przez członków niezależnych Komitetu oraz uwagi zgłoszone przez Departament Prawny. Członek Komitetu zaproponował, aby wyrażanie przez Komitet opinii w sprawie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego odbywało się w trybie głosowania tajnego. Komitet przyjął propozycje zmiany 2 ust. 2 pkt. 8. lit c. regulaminu jednogłośnie. Zgodnie z uzasadnieniem do regulaminu, Przewodniczący Komitetu wystąpił do Ministra Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o nadanie regulaminu Komitetu Audytu. 1

2 Ad. 2. Audytor wewnętrzny przedstawił informację o obszarach audytu wewnętrznego MPiPS wymienionych w planie audytu na rok 2010 oraz elementy planu strategicznego na lata (zestawienie w załączeniu). Nawiązując do treści art ust. 1. pkt. 3. ustawy o finansach publicznych, określającego zadania komitetu audytu, zwrócił się z prośbą o wskazanie przez Komitet propozycji priorytetów do planu na rok Ad. 3. Audytor poinformował o działaniach podjętych w ramach funkcjonowania Zespołu Projektowego do opracowania systemu kontroli zarządczej w MPiPS oraz jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej : rozpoczęto opracowanie koncepcji i przygotowanie systemu kontroli zarządczej w MPiPS oraz jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej; rozpoczęto opracowanie projektu pn. System kontroli zarządczej w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej oraz jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra ; zidentyfikowano i ustalono tematy cząstkowe, których opracowanie należeć będzie do poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa albo jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra oraz ustalenie terminów ich wykonania. Równocześnie, opracowano projekt zmian do regulaminu organizacyjnego MPiPS, w którym uwzględnione zostały zakresy zadań związanych z systemem kontroli zarządczej. z inicjatywy Zespołu podjęte zostały także działania związane ze zobowiązaniem jednostek nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej do samodzielnego opracowania i wdrożenia systemów kontroli zarządczej. Członkowie Komitetu zapoznali się z także z korespondencją obrazującą inicjatywy Ministerstwa związane z procesami legislacyjnymi aktów wykonawczych do ustawy o finansach publicznych - projektów rozporządzeń Ministra Finansów: - w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej; - w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania. Ad. 4. i 5. Członek Komitetu zwrócił uwagę na poziom ryzyka w obszarze Tworzenie prawa szacowany jako niski. W uzasadnieniu, podany został przykład wysokiego poziomu ryzyka w procesie tworzenia prawa związanego z wydatkowaniem środków finansowych PFRON oraz ZUS, nawiązano także do wątku dyskusji z I. posiedzenia Komitetu Audytu, dotyczącego ryzyk związanych z funkcjonowaniem jednostek podległych i nadzorowanych. Audytor poinformował o zadaniach zrealizowanych przez Departament Audytu ZUS w obszarze funkcjonowania systemów informatycznych ZUS, a także przyjął uwagę Członków Komitetu o możliwości przeprowadzenia audytu w ZUS przez audytorów wewnętrznych MPiPS. Członek Komitetu zaproponował rozważenie przeprowadzenia oceny zasadności zaciągania przez ZUS kredytów konsumpcyjnych w bankach prywatnych. Przewodniczący Komitetu omówił zasady zaciągania zobowiązań finansowych przez ZUS na przykładzie zmian zachodzących w systemie finansów publicznych od lat 1990 do chwili obecnej, a także wyjaśnił, iż aktualny system prawny dopuszcza formę kredytów konsumpcyjnych, mając na względzie zapewnienie płynności finansowej ZUS. Wyjaśnił także różnicę pomiędzy poziomami ryzyka na szczeblu tworzenia prawa wewnątrzresortowego oraz procesu legislacyjnego w ogólnym systemie polskiego prawa. 2

3 Na prośbę Członków Komitetu, audytorzy przedstawili kryteria analizy ryzyka wykonywanej na potrzeby planu rocznego audytu lub w trakcie analizy związanej z tworzeniem programu zadania audytowego. Jako przykład analizy do planu rocznego audytu, zaprezentowano arkusz Excel Ankieta SAW z oceną DG metoda delficka do planu na Jako przykład analizy ryzyka na potrzeby programu zadania audytowego, omówiono zasady przeprowadzania tzw. przeglądu wstępnego - zapoznawanie się ze środowiskiem kontroli (plany i sprawozdania finansowe, regulacje wewnętrzne i zewnętrzne, struktura organizacyjna, systemy informatyczne, systemem audytu, auditu i kontroli wewnętrznej, badanie biegłego rewidenta itd.). Ad. 6. audytor zaproponował, aby Członkowie Komitetu - po zapoznaniu się z kompletem dotychczas przekazanych informacji - przesłali w terminie do 29 października br. pocztą elektroniczną propozycje priorytetów do planów audytu na rok 2011 odnoszących się do komórek audytu w: MPiPS; CRZL; FGŚP; PFRON; UDSKiOR; ZUS. Uzgodniono, iż termin kolejnego posiedzenia Komitetu zostanie ustalony w trybie roboczym (wstępnie zaproponowano 19 lub 26 listopada br.). Na zakończenie, Minister Pracy i Polityki Społecznej oraz Przewodniczący Komitetu podziękowali Członkom Komitetu za udział w posiedzeniu. Protokół przyjęto dnia r. Podpisano: 1. Marek Bucior - Przewodniczący Komitetu 2. Robert Gwiazdowski - Członek niezależny Komitetu 3. Pani Leokadia Oręziak - Członek niezależny Komitetu 4. Pani Urszula Kalina-Prasznic - Członek niezależny Komitetu 5. Jacek Pierzyński - Członek niezależny Komitetu 3

4 Załącznik do protokołu nr 2/KA/2010 Obszary działalności MPiPS zidentyfikowane przez audyt wewnętrzny z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Typ obszaru działalności Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych (UE) 1 Opis obszaru działalności wspomagającej Poziom ryzyka w obszarze 1. Wykonywanie budżetu MPiPS wspomagająca Tak gospodarka finansowa Średni 2. Gospodarowanie majątkiem wspomagająca Nie zarządzanie mieniem Wysoki 3. Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej wspomagająca Tak zarządzanie Wysoki 4. Zamówienia publiczne wspomagająca Nie zakupy Średni 5. Zarządzanie zasobami ludzkimi wspomagająca Nie zarządzanie Średni 6. Zarządzanie systemami IT wspomagająca Nie zarządzanie Wysoki 7. System wdrażania programów finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej 2 podstawowa Tak kompleksowy Wysoki 8. Wydawanie decyzji administracyjnych podstawowa Nie kompleksowy Niski 9. Udzielanie dotacji podstawowa Nie kompleksowy Wysoki 10. Nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi podstawowa Nie kompleksowy Średni 11. Tworzenie prawa podstawowa Nie zarządzanie Niski 1 Wyniki analizy obszarów ryzyka w ramach tworzenia plan audytu na rok Obszar kompleksowy - zawierający elementy zarządzania i gospodarki finansowej. 4

5 Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach (element planu strategicznego audytu określony w planie audytu na rok 2010): Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi 1. System wdrażania programów finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej Zgodnie z procedurą audytu wewnętrznego w MPiPS zakłada się, że audyty w obszarze System wdrażania programów finansowanych z budżetu UE będą przeprowadzane w każdym roku. 2. Gospodarowanie majątkiem Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej Udzielanie dotacji 2012 Obowiązek określony w Art ustawy o finansach publicznych Obszary ryzyka wynikające z bieżących analiz 1. Badanie zgodności działania organów instytutu badawczego z przepisami prawa lub statutem oraz prawidłowości wydatkowania środków publicznych. 2. Ocena skutków regulacji proces legislacji w MPiPS. Uwagi Zgodnie art. 36. ust. 1 ustawy o instytutach badawczych z 30 kwietnia 2010 r. (Dz.U. Nr 96. Poz. 7945), Minister nadzorujący, nie rzadziej niż raz na 3 lata, przeprowadza audyt instytutu badawczego. Dotyczy: 1. Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy; 2. Instytut Pracy i Spraw Socjalnych; 3. Instytut Rozwoju Służb Społecznych. Zadanie zlecone przez Ministerstwo Finansów w trybie Art ustawy o finansach publicznych przewidywane w związku z realizacją projektu "Reforma procesu stanowienia prawa i uproszczenie obowiązujących przepisów", współfinansowany przez Unię Europejską w ramach EFS 5