UMOWA. Załącznik nr 6 do siwz Wzór umowy. zawarta w Krakowie w dniu r. pomiędzy:

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do siwz Wzór umowy Znak Generalnego Rejestru Umów i Zleceń UMOWA zawarta w Krakowie w dniu r. pomiędzy: Województwem Małopolskim, z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, adres do korespondencji: Kraków, ul. Racławicka 56, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działa na podstawie upoważnienia Pan Andrzej Binda Kierownik projektu Małopolskie Obserwatorium Polityki Rozwoju, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, a., z siedzibą:, NIP:., REGON:., zwanym dalej Wykonawcą Umowa zostaje zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego w oparciu o art. 39 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). 2. Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu systemowego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata : Małopolskie Obserwatorium Polityki Rozwoju. 1

2 2 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie usług cateringowych oraz organizacyjno-logistycznych związanych z VIII Konferencją Krakowską, która odbędzie się w dniach czerwca 2015 r. w Krakowie, zgodnie z ramowym planem konferencji stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszej umowy. 2. Przez usługi cateringowe oraz organizacyjno-logistyczne należy rozumieć wykonanie następujących czynności: 1) zapewnienie usług cateringowych, 2) transport materiałów konferencyjnych, 3) wykonanie usługi polegającej na rejestracji audio-video przebiegu konferencji oraz zapewnieniu przekazu streamingowego przebiegu konferencji poprzez stronę internetową Zamawiającego, 4) zapewnienie obsługi technicznej, 5) zapewnienie stołów konferencyjnych wraz z podestem, 6) zapewnienie obsługi recepcyjnej podczas konferencji, 7) przygotowanie sal konferencyjnych, 8) wykonanie transkrypcji wybranych wystąpień konferencyjnych, 9) zapewnienie obsługi fotograficznej konferencji, 10) wykonanie identyfikatorów dla panelistów oraz uczestników konferencji, 11) wykonanie teczek konferencyjnych, 12) wykonanie oznaczeń informacyjnych ( koziołków ) dla panelistów, 13) zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji, 14) zapewnienie samochodu osobowego/taksówki na potrzeby Zamawiającego W dniu 15 czerwca 2015 r., konferencja odbędzie się w Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach, Rynek Główny Pomieszczenia Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku, jakimi Zamawiający będzie dysponował w dniu 15 czerwca: 1) Sala Siemiradzkiego, 2) Sala Michałowskiego, 3) Sala Chełmońskiego wraz z zapleczem dla cateringu, 4) Sala Bacciarellego, 5) Mediateka, 6) Taras. Schemat graficzny układu sal przedstawia załącznik nr 2 do umowy 3. Pomieszczenia Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach, o których mowa powyżej, będą oddane do dyspozycji Zamawiającego 15 czerwca 2015 r. w godzinach od 6.00 do godziny 23.00, przy czym demontaż sprzętu audiowizualnego oraz stołów konferencyjnych musi zakończyć się najpóźniej do godziny Przewidywana liczba uczestników: 200 osób. 5. Grupa docelowa: przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, ekonomiści, socjologowie, politolodzy, dziennikarze, parlamentarzyści. 6. Ze względu na muzealny charakter pomieszczeń, w których odbędzie się konferencja, Wykonawca zobowiązany jest w trakcie przygotowania, trwania oraz bezpośrednio po zakończeniu konferencji do przestrzegania regulaminu ochrony przeciwpożarowej 2

3 obowiązującego w muzeum, a także do stosowania przepisów konserwatorskich dotyczących zabezpieczenia zbiorów i ograniczeń z tym związanych: 1) całkowitego zakazu palenia w galeriach muzealnych i na terenie całego muzeum, 2) zakazu umieszczania w galerii sprzętu generującego parę wodną i gorąco, 3) zaplanowania scenografii konferencji (sprzęt audiowizualny, stoły konferencyjne) w sposób, który zapewnia minimum jeden metr odległości pomiędzy dziełami sztuki a przestrzenią konferencji W dniu 16 czerwca 2015 r., konferencja odbędzie się w Międzynarodowym Centrum Kultury, Rynek Główny Pomieszczenia Międzynarodowego Centrum Kultury, jakimi Zamawiający będzie dysponował w dniu 16 czerwca: 1) Sala Pod Kruki wraz z holem wejściowym do sali, 2) Przeszklone Patio na pierwszym piętrze, 3) Foyer na parterze 3. Pomieszczenia Międzynarodowego Centrum Kultury, będą oddane do dyspozycji Zamawiającego 16 czerwca 2015 r. w godzinach od 6.00 do 23.00, przy czym demontaż sprzętu audiowizualnego musi zakończyć się najpóźniej do godziny Przewidywana liczba uczestników: 200 osób. 5. Grupa docelowa: przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, ekonomiści, socjologowie, politolodzy, dziennikarze, parlamentarzyści. 6. Ze względu na charakter pomieszczeń, w których odbędzie się konferencja, Wykonawca zobowiązany jest w trakcie przygotowania, trwania oraz bezpośrednio po zakończeniu konferencji do przestrzegania regulaminu ochrony przeciwpożarowej obowiązującego w Międzynarodowym Centrum Kultury: 1) całkowitego zakazu palenia na terenie całego obiektu, 2) zakazu umieszczania w obiekcie sprzętu generującego parę wodną i gorąco, 7. W celu omówienia szczegółowego harmonogramu prac organizacyjno-logistycznych, a także przebiegu konferencji Zamawiający planuje zorganizowanie minimum 3 spotkań z Wykonawcą w swojej siedzibie (Kraków, ul. Wielicka 72B) bądź w miejscach odbywania się VIII Konferencji Krakowskiej (Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach, Międzynarodowe Centrum Kultury) Przez wykonanie usług cateringowych podczas VIII Konferencji Krakowskiej, o których mowa w 2 ust.2 pkt 1 należy rozumieć usługę w ramach której: 1) W pierwszym dniu konferencji tj. 15 czerwca 2015 r. (Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach) Wykonawca zapewni: a) ciągłą obsługę kawową dla 200 osób w godzinach od do 21.30, według menu stanowiącego załącznik nr 3 do umowy, b) lunch dla 180 osób w godzinach od do Lunch będzie mieć formę stojącą, a poczęstunek powinien być przygotowany w postaci szwedzkiego stołu, według menu stanowiącego załącznik nr 3 do umowy, c) kolację dla 50 osób w godzinach od do w Sali Chełmońskiego w Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach według menu stanowiącego załącznik nr 3 do 3

4 umowy. Wykonawca zobowiązuje się do obecności podczas kolacji w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu poczęstunku. Kolacja powinna mieć charakter szwedzkiego stołu.uczestnicy kolacji powinni mieć możliwość zajęcia miejsc stojących przy stolikach koktajlowych. d) usługa cateringowa obejmuje ponadto: - zapewnienie stołów do obsługi cateringowej, - zapewnienie stołów koktajlowych w liczbie co najmniej 15 szt., - zapewnienie nakryć, zastawy stołowej, dekoracji stołów, - zapewnienie ciągłej obsługi kelnerskiej (2 osoby), w czasie lunchu i kolacji (5 osób), - przygotowanie posiłków, - dostarczenie posiłków do miejsca odbywania się konferencji, - zapewnienie i rozłożenie odpowiedniej liczby nakryć, - gotowość do serwowania posiłków na 15 minut przed wskazaną w ust.1 pkt 1 godziną rozpoczęcia posiłków, - uporządkowanie pomieszczeń po zakończeniu konferencji, - zabranie resztek oraz odpadków pozostałych po posiłkach. 2) W drugim dniu konferencji tj. 16 czerwca 2015 r. (Międzynarodowe Centrum Kultury) Wykonawca zapewni: a) ciągłą obsługę kawową dla 150 osób w godzinach od do 16.30, według menu stanowiącego załącznik nr 3 do umowy, b) lunch dla 100 osób w godzinach od do Lunch będzie mieć formę stojącą, a poczęstunek powinien być przygotowany w postaci szwedzkiego stołu, według menu załącznik nr 3 do umowy, c) Usługa cateringowa obejmuje ponadto: - zapewnienie nakryć, zastawy stołowej, dekoracji stołów, - zapewnienie ciągłej obsługi kelnerskiej (2 osoby), w czasie lunchu (5 osób), - przygotowanie posiłków, - dostarczenie posiłków do miejsca odbywania się konferencji, - zapewnienie i rozłożenie odpowiedniej liczby nakryć, - gotowość do serwowania posiłków na 15 minut przed wskazaną w ust.1 pkt 2 godziną rozpoczęcia posiłków, - uporządkowanie pomieszczeń po zakończeniu konferencji, - zabranie resztek oraz odpadków pozostałych po posiłkach. 2. Przez transport materiałów konferencyjnych, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 2 należy rozumieć transport materiałów konferencyjnych z siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72B, III piętro) na miejsce odbywania się konferencji (Kraków, Rynek Główny 25 w dniu 15 czerwca 2015 r.), transport sprzętu, wyposażenia i materiałów konferencyjnych po zakończeniu obrad w dniu 15 czerwca z Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach do Międzynarodowego Centrum Kultury, a także transport niewykorzystanych materiałów konferencyjnych z miejsca odbywania się konferencji do siedziby Zamawiającego w dniu 16 czerwca 2015 r. niezwłocznie po zakończeniu konferencji. Na potrzeby transportu materiałów konferencyjnych Wykonawca powinien zapewnić samochód dostawczy. Wykonawca we własnym zakresie powinien zapewnić sobie możliwość wjazdu na Rynek Główny w Krakowie. Wykonawca powinien zapewnić zniesienie materiałów konferencyjnych z pomieszczenia w siedzibie Zamawiającego, ich załadunek oraz wyładunek i wniesienie na sale odpowiednio Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach lub Międzynarodowego Centrum Kultury, w których będzie odbywała się konferencja. Na materiały konferencyjne składają się m.in.: 4

5 1) publikacje książkowe i prasowe, 2) teczki konferencyjne, 3) banery typu roll-up patronów medialnych oraz organizatora, 4) dwa stojaki pod plakat formatu A1, 5) flagi, 6) torby papierowe, materiały piśmiennicze. 3. Przez wykonanie usługi polegającej na rejestracji audio-video przebiegu konferencji oraz zapewnienie przekazu streamingowego przebiegu konferencji poprzez stronę internetową Zamawiającego, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 3 należy rozumieć usługę w ramach której: 1) W pierwszym dniu konferencji tj. 15 czerwca 2015 r. (Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach) Wykonawca zapewni: a) rejestrację audio-video przebiegu całej konferencji w rozdzielczości co najmniej 320x240, przy użyciu co najmniej 2 dwóch urządzeń, b) rejestrację audio przebiegu całej konferencji, c) zapewnienie internetowej relacji na żywo z konferencji (streamingu) przy użyciu odpowiedniego serwera. 2) W drugim dniu konferencji tj. 16 czerwca 2015 r. (Międzynarodowe Centrum Kultury) Wykonawca zapewni: a) dwa urządzenia pozwalające na rejestrację audio-video przebiegu całej konferencji w rozdzielczości co najmniej 320x240, b) zapewnienie internetowej relacji na żywo z konferencji (streamingu) przy użyciu odpowiedniego serwera. Zarejestrowane nagrania audio-video z przebiegu całej konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu na nośniku cyfrowym w formacie mp4 w rozdzielczości co najmniej 320x240, a nagrania audio w formacie mp3 do 19 czerwca 2015 r. Każdy panel konferencyjny stanowić ma odrębny plik. 4. Przez zapewnienie obsługi technicznej, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 4 należy rozumieć kompleksową obsługę techniczną podczas trwania konferencji, co w szczególności obejmuje: 1) dostarczenie i zapewnienie funkcjonowania sprzętu wyszczególnionego poniżej, na co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji: a) projektor multimedialny do tylnej projekcji, b) laptop, c) urządzenie do zdalnej obsługi prezentacji, d) ekran do wyświetlania prezentacji, w rozmiarze minimum 4 x 6 m, e) ekran pozwalający na odbiór transmisji audio-video z konferencji w czasie rzeczywistym (wykonawca może zapewnić jeden ekran, na którym będą jednocześnie wyświetlane prezentacje oraz transmisja audio-video), w rozmiarze minimum 4 x 6 m, f) trzy ekrany dla prelegentów zasiadających przy stole konferencyjnym, umożliwiające bieżące śledzenie prezentacji g) nagłośnienie konferencji poprzez zapewnienie: minimum 3 mikrofonów bezprzewodowych, 12 multifonów w systemie dyskusyjnym dla prelegentów, wraz z jednostką centralną, zainstalowanych na stołach konferencyjnych, system głośników pozwalający na swobodny odbiór konferencji przez wszystkich uczestników, 5

6 2) dbanie o sprawność i poprawne funkcjonowanie sprzętu podczas trwania konferencji, w tym: a) wgrywanie prezentacji prelegentów do odpowiedniego foldera komputera (sprzęt właściciela obiektu), b) bieżąca obsługa prezentacji prelegentów, c) instruowanie prelegentów w zakresie użycia urządzenia obsługującego prezentacje, d) ręczna obsługa prezentacji z pulpitu laptopa w przypadkach szczególnych, e) bieżące przekazywanie prezentacji organizatorom w celu zamieszczenia ich na stronie internetowej Konferencji Krakowskich, f) zarchiwizowanie wszystkich wyświetlonych przez prelegentów dokumentów oraz przekazanie ich Zamawiającemu, 3) reagowanie na ewentualne awarie sprzętu, 4) demontaż sprzętu po zakończeniu każdego dnia konferencji tj. niezwłocznie po zamknięciu sal konferencyjnych dla uczestników. 5. Przez zapewnienie stołów konferencyjnych wraz z podestem, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 5 należy rozumieć dostarczenie ich do godziny 8.00 w pierwszym dniu konferencji (15 czerwca) na miejsce odbywania się w tym dniu konferencji (Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach) oraz pozostawienie ich do dyspozycji Zamawiającego na czas trwania Konferencji. Stoły powinny znajdować się na wysłoniętym jednokolorowym materiałem podeście, na który można swobodnie wejść z poziomu podłogi. Dostarczone stoły powinny zapewnić możliwość swobodnego dostępu i zajęcia miejsca siedzącego z jednej strony dla 15 osób, oraz osobno stoły zapewniające miejsce dla dwóch osób na bieżąco relacjonujących przebieg konferencji i dla co najmniej jednej osoby sprawującej nadzór techniczny nad przebiegiem konferencji w zakresie wskazanym w ust.4 pkt 2 i pkt Przez zapewnienie obsługi recepcyjnej, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 6 należy rozumieć obsługę recepcyjną konferencji przez 3 osoby, których zadaniem będzie: 1) oznaczenie miejsca konferencji tytuł, data, sala, 2) oznaczenie miejsc poczęstunków sale, 3) prowadzenie rejestracji uczestników konferencji, 4) dystrybucja identyfikatorów wśród prelegentów oraz uczestników konferencji, 5) dystrybucja materiałów konferencyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, 6) podawanie mikrofonów uczestnikom dyskusji po każdym panelu konferencyjnym, 7) obsługa laptopa oraz drukarki zapewnionej przez Wykonawcę. 7. Przez przygotowanie sal konferencyjnych, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 7 należy rozumieć: 1) W Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach: a) ustawienie stołów konferencyjnych z miejscami siedzącymi dla 15 prelegentów w układzie podkowy ; stoły konferencyjne powinny być przykryte suknem w jednolitym kolorze (preferowany zielony bądź bordowy) w Sali Siemiradzkiego, b) ustawienie pozostałych miejsc siedzących (w rzędach) dla 180 osób na widowni w Sali Siemiradzkiego (krzesła zapewnia wynajmujący Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku), c) umieszczenie wewnątrz podkowy ustawionej ze stołów konferencyjnych ekranów dla prelegentów zasiadających przy stołach konferencyjnych, umożliwiających im bieżące śledzenie prezentacji, 6

7 d) stworzenie recepcji konferencji poprzez ustawienie stołu o długości umożliwiającej swobodny dostęp do dwóch list obecności i prezentacji materiałów przeznaczonych dla uczestników konferencji bezpośrednio przed wejściem do sali konferencyjnej w Westybulu przed wejściem do Sali Bacciarellego, e) zapewnienie przestrzeni technicznej dla obsługi medialnej konferencji poprzez ustawienie stołu i miejsc siedzących dla dwóch osób w miejscu umożliwiającym bieżące śledzenie konferencji, f) zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego (drukarka i laptop) do wykorzystania w trakcie konferencji, g) zapewnienie jednego stojącego bukietu kwiatów w Sali Siemiradzkiego. 2) W Międzynarodowym Centrum Kultury, w tym: a) stworzenie recepcji konferencji poprzez ustawienie stołu o długości umożliwiającej swobodny dostęp do dwóch list obecności i prezentacji materiałów przeznaczonych dla uczestników konferencji przed wejściem do sali konferencyjnej w foyer na parterze Międzynarodowego Centrum Kultury, b) zapewnienie przestrzeni technicznej dla obsługi medialnej konferencji poprzez ustawienie stołu i miejsc siedzących dla dwóch osób w miejscu umożliwiającym bieżące śledzenie konferencji, c) zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego i uczestników konferencji (drukarka i laptop z dostępem do internetu) do wykorzystania w trakcie konferencji, d) zapewnienie jednego stojącego bukietu kwiatów w sali Pod Kruki. 8. Przez wykonanie transkrypcji wystąpień konferencyjnych, o którym mowa w, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 8 należy rozumieć wykonanie transkrypcji do 30 wybranych wystąpień panelistów (bez transkrypcji dyskusji) oraz przekazanie ich Zamawiającemu na nośniku cyfrowym w postaci plików tekstowych do 24 czerwca 2015 r. Wykonawca wykona transkrypcje w oparciu o nagrania audio: własne z pierwszego dnia konferencji oraz otrzymane od Zamawiającego z drugiego dnia konferencji. Nagrania audio z drugiego dnia Konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy w postaci plików mp3 do dnia 17 czerwca 2015 r. Przewidywany czas pojedynczych wystąpień podczas konferencji ok. 10 minut. 9. Przez zapewnienie obsługi fotograficznej konferencji, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 9 należy rozumieć zapewnienie co najmniej jednego fotografa podczas dwóch dni konferencyjnych oraz przekazanie Zamawiającemu dokumentacji fotograficznej na nośniku cyfrowym w postaci minimum 300 dobrze doświetlonych zdjęć o rozdzielczości co najmniej 10 Mpx niezwłocznie po zakończeniu konferencji, nie później niż do 19 czerwca 2015 r. Zamawiający wymaga przekazania co najmniej jednego zdjęcia każdego z panelistów bezpośrednio po wystąpieniu w trakcie trwania konferencji. 10. Przez wykonanie identyfikatorów dla uczestników konferencji, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 10 należy rozumieć wykonanie 150 identyfikatorów z napisem uczestnik konferencji oraz 50 identyfikatorów imiennych dla prelegentów i pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. Przez wykonanie identyfikatorów rozumie się wydruk identyfikatora zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego oraz umieszczenie go w plastikowym etui z klipsem umożliwiającym przymocowanie identyfikatora do odzieży. Parametry druku: 7

8 1) nakład: 200 szt., 2) format: ok. 90x55 mm, 3) papier: karton biały 200 g/m 2, 4) kolor: CMYK 4+0. Zamawiający w ciągu 2 dni od daty podpisania umowy przekaże Wykonawcy projekt graficzny identyfikatorów przygotowany do druku. Wykonawca w terminie 3 dni od daty otrzymania plików do druku dostarczy do siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72B) wydrukowane i umieszczone w plastikowym etui identyfikatory. 11. Przez wykonanie teczek konferencyjnych, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 11 należy rozumieć wykonanie teczek wraz ze zintegrowanym notatnikiem, zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego i zgodnie z parametrami: 1) nakład: 200 szt., 2) format: A4 (210x297 mm), 3) papier: karton biały 330 g/m 2, 4) nadruk: kolor CMYK 4+0 (kolor jednostronny), 5) uszlachetnienie: folia matowa + lakier UV wybiórczy, 6) wykrojnik: teczka 2-bigowa, grzbiet 5 mm, 2 skrzydła, z wycięciem umożliwiającym umieszczenie wizytówki, 7) notes: 20 kartek białego papieru bez nadruku, w bloku sklejonym po krótszym boku, przytwierdzony do teczki paskiem taśmy dwustronnie klejącej. Wykonawca w ciągu 2 dni od daty podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu wykrojnik zgodny z powyższymi parametrami, na podstawie którego Zamawiający przygotuje plik do druku i przekaże go Wykonawcy w ciągu 2 dni. Wykonawca w terminie 5 dni od daty otrzymania pliku do druku dostarczy do siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72B) wydrukowane teczki konferencyjne. 12. Przez wykonania oznaczeń informacyjnych ( koziołków ) dla panelistów, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 12 należy rozumieć wykonanie tychże oznaczeń dla 40 osób (prelegentów) zgodnie z projektem graficznym przekazanym przez Zamawiającego i zgodnie z parametrami: 1) format: A5 (148x210 mm), 2) papier: karton biały 330 g/m 2, 3) nadruk: kolor CMYK 4+0 (kolor jednostronny), 4) uszlachetnienie: lakier offset, 5) bigowanie. Zamawiający w ciągu 2 dni od daty podpisania umowy przekaże Wykonawcy projekt graficzny oznaczeń informacyjnych przygotowany do druku. Wykonawca w terminie 3 dni od daty otrzymania plików do druku dostarczy do siedziby Zamawiającego (Kraków, ul. Wielicka 72B) wydrukowane oznaczenia informacyjne ( koziołki ). 13. Przez zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 13 należy rozumieć, usługi hotelarskie świadczone według następującej specyfikacji: 1) terminy: a) 14/15 czerwca 2015 r. dla 10 uczestników, 8

9 b) 15/16 czerwca 2015 r. dla 20 uczestników, 2) lokalizacja: hotel na dzień składnia ofert o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, usytuowany nie dalej niż w obrębie Plant, 3) należy zapewnić noclegi wraz ze śniadaniami, 4) należy zapewnić noclegi w klimatyzowanych pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, 5) wymaganą liczbę noclegów należy zapewnić w jednym hotelu. 14. Przez zapewnienie samochodu osobowego/taksówki na potrzeby Zamawiającego, o którym mowa w 2 ust.2 pkt 14 należy rozumieć, zapewnienie w dniach: 1) 14 czerwca 2015 r. w godzinach od 16:00 do 22:00, 2) 15 czerwca 2015 r. w godzinach od 8:00 do 22:00, 3) 16 czerwca 2015 r. w godzinach od 8:00 do 22:00; samochodu osobowego/taksówki bez limitu kilometrów do obsługi tras w granicach miasta Krakowa oraz do portu lotniczego w Balicach, która na wezwanie Zamawiającego stawi się w każdej lokalizacji w granicach miasta Krakowa oraz porcie lotniczym w Balicach w ciągu maksymalnie 30 minut. Ponadto może pojawić się konieczność jednoczesnego przewiezienia kilku osób wraz z bagażem jak również odbioru wskazanych przez Zamawiającego osób przez kierowcę, np. z hali przylotów portu lotniczego w Balicach, peronu dworca kolejowego/autobusowego, czy też holu hotelu Przedstawiciele i pracownicy Wykonawcy mają prawo przebywać w Międzynarodowym Centrum Kultury w Krakowie w trakcie trwania VIII Konferencji Krakowskiej, o ile nie zakłóci to przebiegu konferencji i tylko w celu wykonania niniejszej umowy lub gdy zaistnieje nagła potrzeba wykonania czynności związanych z działalnością Wykonawcy, a czynności te wymagają wejścia do wynajmowanych pomieszczeń i nie mogą być wykonane w innym terminie. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne szkody powstałe na skutek jego działań lub zaniechania w pomieszczeniach Międzynarodowego Centrum Kultury w Krakowie i ich wyposażeniu. 3. W celu omówienia szczegółowego harmonogramu prac organizacyjno-logistycznych, a także przebiegu konferencji Zamawiający planuje zorganizowanie minimum 3 spotkań z Wykonawcą w swojej siedzibie (Kraków, ul. Wielicka 72B) bądź w miejscu odbywania się VIII Konferencji Krakowskiej Osobą odpowiedzialną ze strony Zamawiającego za wykonanie umowy, w tym za odbiór przedmiotu umowy potwierdzony protokołem odbioru, jest: Pan Andrzej Binda kierownik projektu Małopolskie Obserwatorium Polityki Rozwoju. 2. Osobą odpowiedzialną za wykonanie przedmiotu umowy ze strony Wykonawcy, w tym za podpisanie protokołu odbioru jest. 3. Osobą upoważnioną do kontaktu w imieniu Zamawiającego jest Pan Michał Adamczyk, tel

10 4. Osobą upoważnioną do kontaktu w imieniu Wykonawcy jest.., tel Za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości:. zł brutto (słownie: złotych /100), stawka podatku VAT. %, w tym wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których mowa w 10 w wysokości zł brutto (słownie:. złotych /100). 2. Kwota, o której mowa w ust. 1 wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy do Zamawiającego z tytułu wykonania niniejszej umowy. 3. Podstawę do wystawienia faktury VAT stanowi protokół odbioru podpisany przez obydwie strony umowy po zakończeniu jej realizacji. 4. Strony ustalają następujący sposób rozliczenia finansowego: płatność za wykonanie usługi, o której mowa w 2-5, nastąpi po wystawieniu przez Wykonawcę faktury VAT na adres: Województwo Małopolskie Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament PR siedziba: ul. Basztowa 22, Kraków Adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, Kraków NIP: REGON: Zapłata nastąpi nie później niż 30 dni od daty wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego poprawnie sporządzonej faktury wystawionej przez Wykonawcę na kwotę wskazaną w ust.1, wraz z zaakceptowanym przez obydwie strony protokołem odbioru. 6. Zapłata nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy: Za termin zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego: ze środków Małopolskiego Obserwatorium Polityki Rozwoju współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego z konta Zamawiającego: , 8. Zamawiający jest podatnikiem VAT Zamawiający może odstąpić od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, bez odrębnego wzywania go do prawidłowego wykonania umowy, w przypadku zaniedbań po stronie Wykonawcy uniemożliwiających realizację przedmiotu niniejszej umowy, polegających w szczególności na niezapewnieniu obsługi cateringowej oraz logistycznej zgodnie z 5. 10

11 2. Oświadczenie o odstąpieniu od niniejszej umowy z przyczyn wskazanych powyżej, powinno być złożone w terminie 5 dni od daty powzięcia przez Zamawiającego informacji uzasadniających odstąpienie od umowy. 3. Strony ustalają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy kary umowne w następujących przypadkach: 1) za odstąpienie przez Zamawiającego od umowy z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 8 ust. 1 niniejszej umowy. Zapłata powinna nastąpić w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Wykonawcę oświadczenia Zamawiającego o odstąpieniu od umowy, 2) w przypadku nienależytego wykonania umowy, w szczególności polegającego na: niezapewnieniu jednego z posiłków zgodnie z 5 ust. 1, niezapewnieniu usługi polegającej na rejestracji audio-video przebiegu konferencji oraz zapewnieniu przekazu streamingowego przebiegu konferencji zgodnie z 5 ust. 3, niezapewnieniu obsługi technicznej konferencji zgodnie z 5 ust. 4, nieprzygotowaniu sali konferencyjnej zgodnie z 5 ust. 7, niezapewnieniu noclegów zgodnie z 5 ust. 13, niezapewnieniu samochodu osobowego/taksówki zgodnie z 5 ust. 14 Zamawiający może obniżyć Wykonawcy wynagrodzenie o 5% kwoty, o której mowa w 8 ust. 1 niniejszej umowy za każdy przypadek zaniedbania, nie więcej jednak niż o 20% tej kwoty, tytułem kary umownej. Kara podlega potrąceniu z należnego Wykonawcy na podstawie niniejszej umowy wynagrodzenia. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kwota kar umownych, o których mowa powyżej nie pokryje w pełni wysokości poniesionej szkody W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 8 ust. 1, na mocy niniejszej umowy Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do dokumentacji fotograficznej, o której mowa w 5 pkt. 9, będącej przedmiotem niniejszej umowy, z chwilą jej przyjęcia przez Zamawiającego. 2. Przeniesienie, o którym mowa w ust. 1, następuje bez ograniczenia co do terytorium, czasu, ilości egzemplarzy, na następujących polach eksploatacji: 1) utrwalanie i powielanie wszelkimi znanymi technikami, w tym techniką cyfrową, elektroniczną, wszelkimi technikami poligraficznymi i video, 2) wprowadzanie do obrotu, 3) wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystywanie w Internecie, 4) publiczna prezentacja, 5) modyfikacja dla celów niezbędnych w realizacji zadań Zamawiającego, 6) wypożyczanie i wynajem dokumentacji fotograficznej. 3. Zamawiający ma prawo wykorzystywania dokumentacji fotograficznej, w całości lub części, w celach informacyjnych oraz promocyjnych. 4. Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo do udzielania zgody na wykonanie autorskich praw zależnych do przedmiotu praw autorskich. 5. Z chwilą przejęcia dokumentacji fotograficznej Zamawiający nabywa własność wszystkich egzemplarzy nośników, na których została utrwalona. 11

12 6. Wykonawca ma prawo pozostawić u siebie dokumentację fotograficzną jedynie do celów własnej dokumentacji. 7. Wraz z przekazaniem dokumentacji fotograficznej Wykonawca wyraża zgodę na jej pierwsze udostępnienie publiczności. 8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne naruszenia praw majątkowych i osobistych osób trzecich, zaistniałe w trakcie realizacji przedmiotu umowy. 9. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując przedmiot umowy nie naruszy praw osób trzecich i przekaże Zamawiającemu dokumentację fotograficzną w stanie wolnym od obciążeń prawami osób trzecich. W przypadku zgłoszenia jakichkolwiek roszczeń osób trzecich zobowiązuje się do pokrycia Zamawiającemu wszelkich kosztów w tym zakresie. Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności Wszelkie spory, jakie mogą powstać w związku z niniejszą umową będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 13 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych. 14 Niniejsza umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym trzy egzemplarze dla Zamawiającego oraz jeden egzemplarz dla Wykonawcy. Zamawiający Wykonawca 12

13 Załącznik nr 1 do Umowy RAMOWY PROGRAM KONFERENCJI VIII KONFERENCJA KRAKOWSKA czerwca 2015 r. 15 czerwca 2015 r., Galeria Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach, Rynek Główny 3 15 czerwca Rejestracja uczestników Otwarcie pierwszego dnia konferencji I Panel + dyskusja Przerwa kawowa II Panel + dyskusja Lunch III Panel + dyskusja Kolacja 16 czerwca 2015 r., Międzynarodowe Centrum Kultury, Rynek Główny czerwca Otwarcie drugiego dnia konferencji IV Panel + dyskusja Przerwa kawowa V Panel + dyskusja Lunch 13

14 Załącznik nr 2 do Umowy 14

15 Załącznik nr 3 do Umowy Menu w dniu 15 czerwca 2015 r. Jednostka [minimum] Ilość [minimum] Obsługa kawowa - cały dzień kawa parzona 100% naturalna serwowana z ekspresu ciśnieniowego 1 porcja 150 ml 150 kawa parzona 100% naturalna podawana w termosach podgrzewanych elektrycznie herbata podawana w formie torebek w kopertach zalewana wodą z podgrzewanych termosów 1 porcja 150 ml porcja 150 ml 200 woda gazowana (butelkowana regionalna z małopolski) 1 porcja 330 ml 80 woda niegazowana (butelkowana regionalna z małopolski) 1 porcja 330 ml 120 śmietanka płynna lub mleko: podawane w dzbankach bez ograniczeń 250 cukier trzcinowy: podawany w kostkach lub saszetkach bez ograniczeń 400 cytryna pokrojona w plasterki bez ograniczeń 200 winogrona 1 porcja 100g 100 jabłka 1 porcja 100g 100 gruszki 1 porcja 100g 100 mandarynki 1 porcja 100g 100 banany 1 porcja 100g początek rejestracji uczestników tartinka z szynką parmeńską, mozarellą i świeżą bazylią 1 sztuka 60g 100 tartinka z włoskim salami ze świeżym ogórkiem i pomidorkiem koktajlowym 1 sztuka 60g 100 tartinka z wędzonym łososiem i kawiorem 1 sztuka 60g 100 tartinka z serem typu brie o orzechami włoskimi 1 sztuka 60g 100 koreczki: szynka, marynowana pieczarka, papryka kolorowa 1 sztuka 50g 100 koreczki: ser typu cammembert, winogrono, pomidory suszone 1 sztuka 50g 100 koreczki: salami, ser żółty, papryka marynowana 1 sztuka 50g 100 koreczki: ser żółty, oliwki, marynowana pieczarka 1 sztuka 50g 100 piernik 1 porcja 55g 100 rogalik francuski z nadzieniem 1 porcja 70g 100 małe drożdżówki z owocami sezonowymi 1 porcja 70g 100 filetowane owoce (np. arbuz, melon, kiwi, pomarańcza, ananas) 1 porcja 100g lunch żurek staropolski z ziemniakami i boczkiem 1 porcja 250g/200g 75 krem grzybowy z grzankami 1 porcja 230g/200g 75 koperta z indyka na sosie trzech serów 1 porcja 180g/100g 75 łosoś norweski na sosie szczypiorkowym 1 porcja 170g/100g 75 ziemniaki gotowane / opiekane 1 porcja 100g 150 surówka z warzyw sezonowych 1 porcja 150g 150 warzywa gotowane 1 porcja 100g

16 różne soki (jabłkowy, pomarańczowym, z czarnej porzeczki, grejpfrutowy) podawane w dyspenserach lub w dzbankach 1 porcja 150 ml tiramisu 1 porcja 80g przerwa kawowa kanapka pieczywo pszenne lub ciemne: 1. masło, ser żółty, sałata, pomidor; 2. masło, szynka, papryka lub ogórek; 3. masło, pasta rybna, pomidor, sałata. kanapka pieczywo ciemne lub pszenne: 1. masło, ser żółty, sałata, pomidor; 2. masło, szynka, sałata, pomidor; 3. masło, twarożek z rzodkiewką lub szczypiorkiem. kanapka pieczywo ciemne lub pszenne: 1. masło, wędzony łosoś; 2. masło, pasztet, marynowane grzyby; 3. masło, ser typu cammembert lub brie, orzechy sztuka 100g sztuka 100g sztuka 100g 150 śliwki i morele w bekonie 1 sztuka 50g 150 szarlotka 1 porcja 70g 150 kruche babeczki z budyniem i owocami 1 porcja 60g 150 ciasto orzechowe 1 porcja 80g kolacja sałatka z kawałkami kurczaka i sosem curry 1 porcja 100g 50 sałatka rybaka - mix sałat, łosoś, kiełki, pomidory cherry, ogórek, cebula, pestki dyni 1 porcja 100g 50 gołąbki jarskie w sosie pieczarkowym 1 porcja 250g/180g 30 polędwiczki wieprzowe nadziewane szpinakiem 1 porcja 120g 50 ryż zapiekany lub gotowany 1 porcja 100g 50 sernik 1 porcja 70g 50 babeczki z czekolady z nadzieniem marcepanowym bądź orzechowym 1 porcja 60g 50 wino wytrawne czerwone 1 porcja 150 ml 75 wino wytrawne białe 1 porcja 150 ml 25 Menu w dniu 16 czerwca 2015 r. Jednostka [minimum] Ilość [minimum] Obsługa kawowa - cały dzień kawa parzona 100% naturalna serwowana z ekspresu ciśnieniowego 1 porcja 150 ml 100 kawa parzona 100% naturalna podawana w termosach podgrzewanych elektrycznie herbata podawana w formie torebek w kopertach zalewana wodą z podgrzewanych termosów 1 porcja 150 ml porcja 150 ml

17 woda gazowana (butelkowana regionalna z małopolski) 1 porcja 330 ml 80 woda niegazowana (butelkowana regionalna z małopolski) 1 porcja 330 ml 120 śmietanka płynna lub mleko: podawane w dzbankach bez ograniczeń 150 cukier trzcinowy: podawany w kostkach lub saszetkach bez ograniczeń 250 cytryna pokrojona w plasterki bez ograniczeń 100 winogrona 1 porcja 100g 50 jabłka 1 porcja 100g 50 gruszki 1 porcja 100g 50 mandarynki 1 porcja 100g 50 banany 1 porcja 100g przerwa kawowa kanapka pieczywo pszenne lub ciemne: 1. masło, ser żółty, sałata, pomidor; 2. masło, szynka, papryka lub ogórek; 3. masło, pasta rybna, pomidor, sałata. kanapka pieczywo ciemne lub pszenne: 1. masło, ser żółty, sałata, pomidor; 2. masło, szynka, sałata, pomidor; 3. masło, twarożek z rzodkiewką lub szczypiorkiem. kanapka pieczywo ciemne lub pszenne: 1. masło, wędzony łosoś; 2. masło, pasztet, marynowane grzyby; 3. masło, ser typu cammembert lub brie, orzechy 1 sztuka 100g sztuka 100g sztuka 100g 100 ciasteczka bankietowe 1 sztuka 50g 100 małe drożdżówki z owocami sezonowymi 1 porcja 70g 100 mini pączki 1 porcja 70g lunch rosół polski 1 porcja 300g/250g 50 barszcz czerwony z kapuśniaczkami 1 porcja 300g/200g 50 schab zapiekany z ananasem i żółtym serem 1 porcja 120g 50 polędwiczki kurczaka w cieście piwnym 1 porcja 120g/100g 50 pierogi z kapustą i grzybami 1 porcja 200g 50 ziemniaki gotowane / opiekane 1 porcja 100g 100 surówka z warzyw sezonowych 1 porcja 150g 100 warzywa gotowane 1 porcja 100g 100 różne soki (jabłkowy, pomarańczowym, z czarnej porzeczki, grejpfrutowy) podawane w dyspenserach lub w dzbankach 1 porcja 150 ml 100 kruche babeczki z budyniem i owocami 1 porcja 60g