Zarządzanie projektami. Jakub Światłowski

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Jakub Światłowski

2 Literatura 1. Wysocki R., McGary R., Efektywne zarządzanie projektami, Helion, Gliwice Nowosielski S. (red.), Procesy i projekty logistyczne, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego, Wrocław Troch M., Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa Trzaskalski T. (red.), Wybrane zagadnienia zarządzania projektem, AE, Katowice 2005

3 Projekt wprowadzenie

4 Definicja projektu Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złoŝonych i związanych ze sobą działań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie, w ramach ustalonego budŝetu, zgodnie z załoŝonymi wymaganiami Przykłady projektów: budowa domu nowa konstrukcja samochodu system informatyczny wdroŝenie systemu informatycznego

5 Elementy definicji projektu Uwagi sekwencja niepowtarzalnych, złoŝonych i związanych ze sobą działań 1. Działania są elementami projektu 2. Działania w ramach projektu są niepowtarzalne 3. Działania w ramach projektu pozostają w relacjach pomiędzy sobą. Ukończenie działań wcześniejszych stają się podstawą do podjęcia działań późniejszych 4. W ramach projektu mogą pojawić się działania wykonywane równolegle

6 Elementy definicji projektu Uwagi mających wspólny cel 1. Projekt musi mieć jeden, konkretny cel 2. Projekty duŝe mogą być dzielone na podprojekty. KaŜdy z tych podprojektów powinien spełniać definicję projektu, czyli m.in. mieć jeden konkretny cel

7 Elementy definicji projektu Uwagi przeznaczonych do wykonania w określonym terminie 1. Projekt musi mieć określoną datę ukończenia 2. Data ukończenia jest określana przez klienta (zewnętrznego lub wewnętrznego) 3. PrzedłuŜanie projektu nie naleŝy do kompetencji menedŝera projektu

8 Elementy definicji projektu w ramach ustalonego budŝetu 1. BudŜet projektu to nie tylko koszty zewnętrzne związane z projektem, ale takŝe koszty wykorzystania przy realizacji projektu zasobów firmy 2. Znaczącą pozycję budŝetu stanowią wynagrodzenia

9 Elementy definicji projektu zgodnie z załoŝonymi wymaganiami 1. Wymagania projektu mogą dotyczyć np. stosowanej technologii czy jakości 2. W dłuŝszych projektach wymagania mogą się 2. W dłuŝszych projektach wymagania mogą się zmieniać w czasie

10 Projekt a proces Projekt jest z definicji niepowtarzalny moŝna wykonać projekty podobne, ale nie identyczne Proces to ciąg czynności powtarzanych w róŝnych odstępach czasu

11 Projekt a program i portfel projektów 1. Program to zbiór powiązanych ze sobą projektów (np. program Apollo) 2. Program posiada wiele celów 3. Projekty programu mogą, ale nie muszą wykorzystywać te same zasoby 4. Zbiór niepowiązanych ze sobą celami projektów to portfel projektów 5. Projekty naleŝące do portfela zazwyczaj wykorzystują te same zasoby

12 Przykładowa struktura zarządzania projektem Komitet sterujący Zarząd firmy Przedstawiciel klienta Doradca techniczny Doradca techniczny Menedżer projektu Biuro projektu Zespół kontroli jakości Menedżer podprojektu A Menedżer podprojektu B Menedżer podprojektu C Zespół A Zespół B Zespół C

13 Parametry projektu MoŜna określić pięć parametrów projektu: a) zakres projektu (to co zostanie zrobione) b) jakość c) koszty d) czas e) zasoby Parametry są od siebie zaleŝne zmiana jednego z nich powoduje konieczność zmiany innych

14 Zakres projektu 1. Zakres projektu określa granice projektu to co zostanie w ramach projektu zrobione 2. Zakres projektu przyjmuje postać dokumentu o róŝnych nazwach np. w budownictwie zakres prac, w branŝy informatycznej specyfikacja funkcjonalna 3. Zmiana zakresu projektu w trakcie jego realizacji jest zjawiskiem stosunkowo częstym

15 Jakość w projekcie 1. MoŜna wyróŝnić dwie kategorie jakości w projekcie a) jakość produktu b) jakość zarządzania projektem, np.: jakość planowania jakość kontroli nad postępem prac szybkość reakcji na zmiany 2. Obie kategorie są powiązane ze sobą i z pozostałymi parametrami procesu

16 Koszty projektu 1. Koszty projektu są określane w formie budŝetu projektu 2. Koszty muszą być oszacowane przed rozpoczęciem projektu 3. Wysokość kosztów (nawet szacunkowa) wpływa na decyzję o realizacji lub zaniechaniu projektu 4. Zdarzają się sytuacje, gdy określona jest górna granica kosztów w takich sytuacjach moŝna próbować dostosować zakres projektu do kosztów

17 Czas realizacji projektu 1. Czas realizacji projektu jest określany przez klienta 2. Czas realizacji wpływa na koszty a) wydłuŝanie czasu realizacji (np. przez zaniechania, opóźnienia, niestaranność) takŝe wpływa na wzrost kosztów b) nadzwyczajne skracanie czasu realizacji (np. przez zastosowanie specjalnych technologii, zatrudnienie w nadgodzinach) zazwyczaj wpływa na wzrost kosztów 3. Czas jest najcenniejszym dobrem w trakcie realizacji procesu nie moŝna go kupić, nie moŝna go zmagazynować!

18 Zasoby wykorzystywane przy realizacji projektu 1. Rodzaje zasobów a) kapitałowe (rzeczowe) fizyczny kapitał produkcyjny (narzędzia, środki transportu, materiały, surowce) b) ludzkie c) technologiczne wiedza (np. licencje) d) informacyjne zbiory informacji (bazy danych) 2. Zasoby są zawsze ograniczone 3. Zasoby ulegają zuŝyciu (fizycznemu i moralnemu) 4. Wykorzystanie zasobów generuje koszty

19 Złoty trójkąt projektu czas koszty zakres i jakość zasoby

20 Złoty trójkąt projektu 1. Złoty trójkąt projektu prezentuje ideowo projekt w stanie równowagi: pięć parametrów projektu zostało do siebie dopasowanych 2. Zmiana jednego z parametrów powoduje powstanie nierównowagi na nowo trzeba przeprowadzić próbę dopasowania wszystkich parametrów 3. Przykłady: a) rozszerzenie zakresu projektu (zwiększenie powierzchni trójkąta) naleŝy zrównowaŝyć powiększeniem budŝetu, zasobów i/lub czasu b) ograniczenie czasu (skrócenie harmonogramu) naleŝy zrównowaŝyć ograniczeniem zakresu/jakości lub powiększeniem budŝetu i/lub zasobów

21 Typowe problemy w trakcie realizacji projektu 1. Zmiana zakresu projektu Zjawisko stosunkowo częste. Wynika z róŝnych przyczyn np. działania konkurencji, wystąpienie nieprzewidzianych wydarzeń (np. cenne znaleziska archeologiczne na budowie). Powoduje konieczność ponownego dopasowania parametrów projektu 2. Pułapka nadziei Sytuacja w której jeden z podwykonawców projektu ukrywa fakt przekroczenia jednego z parametrów projektu (zazwyczaj czasu), mając nadzieję, Ŝe na późniejszych etapach prac uda mu się to przekroczenie nadrobić. Zjawisko bardzo groźne 3. Malejąca efektywność włoŝonej pracy Sytuacja pojawiająca się zazwyczaj w końcowym okresie działań składających się na projekt. Polega na tym, Ŝe identyczny wkład pracy, co na wcześniejszych etapach w coraz mniejszym stopniu przyczynia się do zakończenia pracy

22 Kryteria klasyfikacji projektów (Przykładowe) 1. Typ projektu (budowlane, informatyczne, badawcze) 2. Wartość projektu (duŝa, średnia, mała granice kategorii zaleŝą od firmy) 3. Czas realizacji 4. Rodzaj stosowanej technologii (nieuŝywana, uŝywana w wąskim zakresie, sprawdzona) 5. Ryzyko 6. ZłoŜoność

23 Co po tej części wykładu student powinien umieć? 1. Znać definicję projektu i omówić jej elementy 2. OdróŜniać projekt od programu, procesu, działania 3. Scharakteryzować parametry projektu 4. Zinterpretować złoty trójkąt projektu 5. Rozumieć pojęcie zmiana zakresu projektu i wskazać przykładowe przyczyny zmiany 6. Podać przykłady problemów w realizacji projektu 7. Wskazać przykładowe kryteria klasyfikacji projektów

24 Zarządzanie projektami wprowadzenie

25 5 fazowe zarządzanie projektem (5-Phase Project Management, 5-PPM) Definiowanie zakresu projektu Planowanie Wykonanie planu Monitorowanie i kontrola Zamknięcie projektu

26 5 fazowe zarządzanie projektem (5-Phase Project Management, 5-PPM) 1. Zarządzanie oparte na 5 fazach określa się teŝ mianem tradycyjnego (TPM) 2. Oprócz TPM stosuje się teŝ techniki: a) adaptacyjnej struktury projektu (APF) b) ekstremalnego zarządzania projektem (xpm)

27 Definiowanie zakresu projektu 1. Odpowiedź na pytania: a) jakiego problemu dotyczy projekt? b) co jest celem projektu? c) jakie cele cząstkowe naleŝy osiągnąć, aby zrealizować cel zasadniczy? d) jak określić sukces projektu? e) jakie przeszkody mogą wpłynąć na sukces projektu? 2. Wynikiem definiowania jest zakres projektu (moŝe się zmieniać w trakcie realizacji projektu), a od strony formalnej dokument zwany statutem projektu 3. Oprócz statutu projektu moŝe wystąpić dodatkowy dokument definicja projektu

28 Planowanie 1. Planowanie zakresu pracy do wykonania: a) pomaga w dokładnym zrozumieniu projektu b) ogranicza niepewność związaną z realizacją projektu c) podnosi wydajność d) pozwala lepiej reagować na problemy w trakcie realizacji projektu 2. W ramach planowania naleŝy a) określić zadania do wykonania b) oszacować czas realizacji projektu c) określić niezbędne zasoby d) stworzyć i przeanalizować diagram sieci projektu e) przygotować dokument zwany propozycją projektu

29 Planowanie 1. Plan projektu to model projektu w równowadze 2. W trakcie planowania moŝna przetestować rozmaite rozwiązania. Pozwala to na przygotowanie się do zmian w trakcie realizacji projektu (opóźnienia, skrócenie harmonogramu prac itp.) 3. Dobrze wykonane planowanie ułatwia wykonanie projektu

30 Wykonanie planu 1. Stworzenie zespołu do realizacji projektu 2. Ustalenie zasad pracy w zespole 3. Stworzenie precyzyjnego harmonogramu prac 4. Zaplanowanie wykorzystania zasobów przypisanych do projektu 5. Określenie dokumentów do wypełnienia po kaŝdym etapie prac 6. Na tym etapie warto teŝ na bieŝąco gromadzić dokumentację potrzebną do zamknięcia projektu

31 Monitoring i kontrola 1. Określenie systemu kontroli bieŝącej (prowadzonej w trakcie realizacji projektu) 2. WdroŜenie systemu kontroli bieŝącej 3. Monitorowanie postępu prac w projekcie 4. Określenie procedur wprowadzania zmian w projekcie 5. W miarę potrzeb modyfikacja planu projektu

32 Zamykanie projektu 1. Uzyskanie akceptacji klienta 2. Dostarczenie rezultatów projektu 3. Skompletowanie dokumentacji projektu 4. Przeprowadzenie audytu powdroŝeniowego 5. Przygotowanie raportu końcowego projektu

33 Znaczenie planowania krzywa bólu nakład pracy złe planowanie dobre planowanie czas

34 Co po tej części wykładu student powinien umieć? 1. Omówić etapy cyklu realizacji projektu (5-PPM TPM) 2. Omówić rolę planowania w projekcie 3. Wyjaśnić pojęcie krzywa bólu

35 Definiowanie zakresu projektu

36 Definiowanie zakresu projektu 1. Odpowiedź na pytania: a) jakiego problemu dotyczy projekt? b) co jest celem projektu? c) jakie cele cząstkowe naleŝy osiągnąć, aby zrealizować cel zasadniczy? d) jak określić sukces projektu? e) jakie przeszkody mogą wpłynąć na sukces projektu? 2. Wynikiem definiowania jest zakres projektu (moŝe się zmieniać w trakcie realizacji projektu), a od strony formalnej dokument zwany statutem projektu 3. Oprócz statutu projektu moŝe wystąpić dodatkowy dokument definicja projektu

37 Przykładowy zakres projektu Przebudowa drogi krajowej nr 16 na odcinku Biskupiec-Borki Wielkie od km ,17 do km ,69 z przekroju jednojezdniowego do przekroju dwujezdniowego klasy GP. Parametry techniczne: klasa drogi GP prędkość projektowa 100 km/h prędkość miarodajna 110 km/h ilość pasów ruchu 2x2 pasy ruchu szerokość jezdni 2x7,00 m szerokość dodatkowych pasów wyłączeń 3,50 m szerokość pasa awaryjnego 2,50 m szerokość pobocza gruntowego 1,25 m szerokość pasa rozdziału 5,00 m

38 Warunki satysfakcji 1. Warunki satysfakcji to precyzyjne określenie tego, co ma zostać zrobione, określenie rezultatów projektu 2. Warunki satysfakcji naleŝy tworzyć z klientem (beneficjentem) projektu 3. W trakcie negocjacji z klientem naleŝy zidentyfikować potrzeby klienta i odróŝnić je od jego zachcianek

39 Ustalanie warunków satysfakcji 1. Zapytanie klienta sformułowanie problemu 2. Wyjaśnianie przedstawienie, jak problem zrozumiał potencjalny wykonawca, prowadzone do skutku (klient i wykonawca mogą posługiwać się róŝnymi językami róŝnie rozumieć takie same pojęcia) 3. Odpowiedź wykonawcy określenie co moŝe zrobić dla rozwiązania problemu 4. Porozumienie przedstawienie, jak odpowiedź wykonawcy została zrozumiana przez klienta, prowadzone do skutku (klient i wykonawca mogą posługiwać się róŝnymi językami róŝnie rozumieć takie same pojęcia) Ustalanie warunków satysfakcji odbywa się najczęściej w sposób cykliczny, w kolejnych cyklach strony zbliŝają się do wspólnych ustaleń (pierwsza sesja projektowa)

40 Przykłady ustalania warunków satysfakcji W przypadku przetargów odpowiednikiem ustalania warunków satysfakcji są zapytania oferentów, np. 1. Jaki rodzaj asfaltu jaki ma zostać wykorzystany D50 czy D70? 2. W poz. 24 kosztorysu proszę podać o jaki brukowiec chodzi? Ad. 1. Rodzaj asfaltu przewidziany jest dla drogi kategorii KR-2 jako asfalt drogowy D70 Ad. 2. W poz. 24 kosztorysu ofertowego, kostkę brukową naleŝy przyjąć DT dla zatoki autobusowej

41 Statut projektu (dokument podsumowujący definiowanie projektu) Statut projektu kierowany jest do: 1. zarządzających ma ich przekonać, Ŝe projekt stanowi dla firmy wartość wystarczającą do zaangaŝowania środków w planowanie projektu 2. klientów (beneficjentów) projektu klient powinien znaleźć w statucie projektu opis zgodny z wcześniej ustalonymi warunkami satysfakcji 3. zespołu projektowego jest wykorzystywany przy planowaniu (2 faza); jest przydatny przy wdraŝaniu do projektu nowych pracowników; jest przydatnym materiałem referencyjnym

42 Statut projektu 1. Statut projektu powinien zawierać: a) opis problemu b) opis głównego celu projektu c) opis celów cząstkowych projektu d) opis kryteriów sukcesu e) opis wątpliwości, potencjalnych przeszkód, obszarów ryzyka 2. Statut projektu powinien być dokumentem krótkim (jedna strona) 3. Statut powinien być napisany językiem powszechnie zrozumiałym (bez Ŝargonu technicznego)

43 Opis problemu Opis problemu powinien zawierać fakty np. a) wyniki badań ankietowych nabywców produktu b) działania konkurencji c) opis sytuacji bieŝącej

44 Przykład opisu problemu Droga powiatowa łącznie z mostem na Kanale Resko jest w złym stanie technicznym, który nie zapewnia sprawnego i bezpiecznego poruszania pojazdów samochodowych. Ze względu na stan techniczny most na kanale Resko od wielu lat posiada ograniczenia uŝytkowe w postaci zakazu poruszania się pojazdów o masie powyŝej 7,5 t, co ogranicza dostępność miejscowości po obu jego stronach dla pojazdów cięŝarowych i autobusów. Pojazdy cięŝkie poruszają się objazdem przebiegającym po drodze wojewódzkiej nr 109 i 102 o długości 44 km

45 Opis głównego celu projektu 1. Cel główny powinien stanowić rozwiązanie problemu 2. Cel główny projektu moŝe być tylko jeden np. a) dostosowanie produktu do oczekiwań klientów b) opracowanie produktu przewyŝszającego produkty konkurencji c) wdroŝenie nowej technologii 3. Opis celu powinien być zwięzły

46 Przykład celu głównego Zwiększenie płynności i przepustowości ruchu w całym obszarze projektu

47 Opis celów cząstkowych 1. Cele cząstkowe to rozbicie celu głównego 2. Cele cząstkowe to cele konieczne i wystarczające do osiągnięcia celu głównego 3. Prawidłowo sformułowane cele cząstkowe powinny opisywać stan, jaki zamierzamy osiągnąć, a nie działania, jakie będzie trzeba w tym celu podjąć

48 Przykład celów cząstkowych 1. Przejazd przez most na Kanale Resko samochodów o cięŝarze do 40 t 2. Uniknięcie blokowania drogi przez autobusy 3. Separacja ruchu samochodowego i pieszo-rowerowego w obrębie miejscowości przez które przebiega droga

49 Opis kryteriów sukcesu 1. Co zostanie uznane za sukces projektu? 2. Kryteria sukcesu muszą być wymierne np. a) wzrost przychodów b) obniŝenie kosztów c) skrócenie czasu obsługi d) zmniejszenie procentu reklamacji

50 Opis wątpliwości, ryzyka, potencjalnych przeszkód 1. Wskazanie wyłącznie istotnych zagroŝeń 2. Przykładowe obszary występowania zagroŝeń: a) otoczenie zewnętrzne b) stosowane technologie c)...

51 Dodatkowe elementy statutu 1. Elementy formalne a) tytuł projektu b) menedŝer projektu c) numer projektu d) dane osoby przygotowującej statut e) data przygotowania f) dane osoby zatwierdzającej statut g) data zatwierdzenia 2. Analiza ryzyka (szczegółowa) w zaleŝności od firmy (organizacji) 3. Analiza finansowa (szczegółowa) w zaleŝności od firmy (organizacji)

52 Co dzieje się ze statutem? 1. Statut zostaje poddany procedurze akceptacji (beneficjent, zarząd firmy) 2. MoŜliwe decyzje: a) odrzucenie statutu koniec projektu b) oczekiwanie rewizji celów c) odłoŝenie decyzji na później zawieszenie projektu d) akceptacja statutu oznacza gotowość firmy do zaangaŝowania zasobów w drugą fazę projektu planowanie

53 Definicja projektu Definicja projektu dokument zbliŝony zakresem do statutu projektu, ale skierowany wyłącznie do członków zespołu projektowego 1. Cele cząstkowe opis moŝe zawierać szczegółowe opisy i Ŝargon techniczny 2. Opis wątpliwości, ryzyka, potencjalnych przeszkód powinien zawierać bardzo szczegółowy opis zagroŝeń

54 Co po tej części wykładu student powinien umieć? 1. Objaśnić pojęcie warunków satysfakcji 2. Objaśnić znaczenie warunków satysfakcji w cyklu realizacji projektu 3. Objaśnić rolę statutu projektu 4. Znać zasadnicze elementy statutu projektu