Nr sprawy: BDG-II PC/09 Warszawa dn. 29 października 2009 r.

Transkrypt

1 Nr sprawy: BDG-II PC/09 Warszawa dn. 29 października 2009 r. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami do SIWZ W związku ze złoŝeniem pytań dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, Zamawiający zgodnie z treścią art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz ze zm.) przedstawia w powyŝszej sprawie treść zapytań i udzielonych odpowiedzi: Pytanie 1: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 3 do umowy, Szczegółowy zakres i rodzaj czynności (SZiRC), punkt 5 e) jest zapis wsparcie przy migracji danych z ewidencji gminnych do systemu CEIDG. Czy migracja z ewidencji gminnych do systemu CEIDG ma być wykonywana przez pracowników/ konsultantów firmy doradczej czy przez Integratora? Jeśli przez Doradcę to jaki zakres wsparcia (a co za tym idzie umiejętności) jest oczekiwany? Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przypisuje określonym organom (gminom, organom koncesyjnym, sądom, kuratorom) odpowiedzialność za przekazanie danych do CEIDG we właściwym dla nich zakresie. Z uwagi na fakt, Ŝe w związku z transferem danych do CEIDG mogą wystąpić trudności o charakterze organizacyjno-technicznym, doradcy wyłonionemu w przedmiotowym postępowaniu mogą być zlecane zadania polegające na udzielaniu zainteresowanym podmiotom informacji dotyczących wymagań organizacyjnotechnicznych związanych z transferem danych do systemu CEIDG. Doradca będzie równieŝ odpowiedzialny za monitorowanie transferu danych, ocenę jakości przekazywanych danych, opracowanie pisemnych raportów w ww. zakresie Pytanie 2: W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w rozdziale VIII punkt 1.2, Zamawiający wymienia dwa rodzaje zamówień: 1. zamówienia polegające na świadczeniu usług doradczych, o wartości nie niŝszej niŝ PLN, 2. zamówienia odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. Natomiast w załączniku 4 do SIWZ, Wykaz usług przewidziano miejsce na dwa zamówienia wykonane z naleŝytą starannością. Na który z wyŝej wymienionych rodzajów zamówień Zamawiający oczekuje otrzymać wykaz zamówień wraz z dokumentami potwierdzającymi naleŝyte wykonanie usług? Zamawiający uzna za spełniony warunek, o którym mowa w rozdziale VIII SIWZ pkt 1.2, jeŝeli Wykonawca wykaŝe na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ, Ŝe w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie - wykonał minimum 2 zamówienia polegające na świadczeniu usług doradczych, odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, o wartości nie niŝszej niŝ ,00 zł brutto kaŝde w projekcie, którego produktem był system informatyczny.

2 Pytanie 3: W dokumentacji przetargowej w Załączniku nr 3 do umowy, Szczegółowy zakres i rodzaj czynności (SZiRC), punkty 3, 4 i 5 podano listę czynności. Czy istnieje oszacowanie ilości zadań poszczególnych typów do realizacji? (określające np. ilość projektów SIWZ do opracowania lub ilość projektów wniosków o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, które mają być przygotowane). Jeśli tak, to ile wynosi to szacowanie dla wszystkich zadań poszczególnych typów? Informacje tego typu są niezbędne dla optymalnego oszacowania średniej stawki dla roboczogodziny. W zakresie wsparcia przy obsłudze postępowań przetargowych, obejmującego m.in. przygotowanie SIWZ, Zamawiający przewiduje zlecanie Wykonawcy zadań dotyczących następujących postępowań prowadzonych w ramach projektu CEIDG: - (1) przetarg na analizę wymagań i przygotowanie SIWZ na wykonanie systemu; - (2) przetarg na wykonanie systemu; - (3) przetarg na przygotowanie projektu serwerowni; - (4) przetarg na wykonanie serwerowni; - (5) przetarg na zakup wyposaŝenia, oprogramowania, szkoleń, materiałów pomocniczych; - (6) przetarg na świadczenie usług lub najem/dzierŝawę ośrodka zapasowego CEIDG; - (7) przetarg na przeprowadzenie kampanii promocyjnej CEIDG. W odniesieniu do ilości wniosków o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Zamawiający przewiduje ich składanie raz na kwartał. Ilość ta moŝe ulec nieznacznemu zwiększeniu po rozpoczęciu kluczowych etapów projektu. Pytanie 4: W dokumentacji przetargowej w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy, 4, punkt 5 ustalono limit roboczogodzin ( dla całej umowy) z drugiej strony w Załączniku nr 3 do umowy, Szczegółowy zakres i rodzaj czynności (SZiRC), punkty 4 i 5 wymieniono listy zadań kluczowych i bieŝących. Jak Zamawiający planuje rozstrzygnąć sytuację, o ile do takowej dojdzie, w której wykorzystany będzie limit roboczogodzin, a z drugiej strony nie zrealizowano jeszcze wszystkich zadań kluczowych lub bieŝących? Zgodnie z zapisami w załączniku 3 do umowy Szczegółowy zakres i rodzaj czynności (SZiRC), Wykonawca nie moŝe przystąpić do wykonywania czynności, o których mowa w pkt. 4 i 5 SZiRC bez pisemnego zlecenia ze strony Zamawiającego. W załączonym do SIWZ projekcie umowy w 4 ust. 5 przedstawiono orientacyjny podział wykorzystania limitu roboczogodzin. NaleŜy podkreślić, Ŝe Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego Ŝadne roszczenia w przypadku wykonania czynności w liczbie roboczogodzin mniejszej niŝ górna granica limitu. Wykorzystanie limitu roboczogodzin spowoduje wstrzymanie przez Zamawiającego wydawania kolejnych zleceń Wykonawcy, niezaleŝnie od stopnia realizacji zadań wskazanych w ramach zadań kluczowych i bieŝących. Pytanie 5: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 3 do umowy, Szczegółowy zakres i rodzaj czynności (SZiRC), punkt 3 lit. e) podano zakres prac dotyczących przygotowania dokumentacji związanej z pozyskaniem dofinansowania w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Czy naleŝy przyjąć, iŝ dofinansowania projektu CEIDG zostało juŝ przyznane, a wspomniany zakres prac dotyczy bieŝącego raportowania oraz przygotowania dokumentacji słuŝącej do wypłaty środków. Czy teŝ zakres tych prac obejmuje równieŝ przygotowania dokumentacji związanej z wnioskowaniem o przyznanie środków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka?

3 Zakres czynności wynikających z punktu 3 lit. e) załącznika 3 do umowy Szczegółowy rodzaj i zakres czynności (SRiZC) nie obejmuje przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu CEIDG. W ramach przedmiotowego zakresu Zamawiający przewiduje zlecanie Wykonawcy czynności związanych z przygotowywaniem projektów wniosków o płatność, sporządzanie raportów i sprawozdań na temat postępu rzeczowego i finansowego realizacji projektu. Pytanie 6: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 3 do umowy, Szczegółowy zakres i rodzaj czynności (SZiRC) podano, iŝ zlecenie wykonania czynności określać będzie między innymi miejsce wykonywania czynności. Czy Zamawiający przewiduje inne niŝ Warszawa lokalizacje wykonywania czynności, a jeśli tak, to prosimy o podanie listy tych miejsc wraz z oczekiwanym przez Zamawiającego poziomem dostępności ekspertów Wykonawcy, w tych lokalizacjach. Zamawiający nie przewiduje prowadzenia przez Wykonawcę czynności związanych z realizacją umowy poza Warszawą. Pytanie 7: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy, 3, punkt 2 podano iŝ dla zadań kluczowych (dzieł) Zamawiający będzie określał termin ich realizacji w zamówieniu. Czy jest przewidywana procedura (mechanizm) uzgadniania tego terminu z Wykonawcą- a jeŝeli tak to jak taka procedura będzie przebiegać? Czy zawiera ona krok umoŝliwiający Wykonawcy potwierdzenie lub odrzucenie moŝliwości wykonania zlecenia w wymaganym terminie? Zamawiający nie przewiduje formalnej procedury uzgadniania z Wykonawcą terminów realizacji zadań zlecanych w ramach realizacji umowy. Zamawiający wyznaczając termin realizacji zadania będzie brał pod uwagę sugestie Wykonawcy dotyczące terminu realizacji zadania. Pytanie 8: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy, 3, punkt 2 podano iŝ dla zadań kluczowych (dzieł) Zamawiający będzie określał termin ich realizacji w zamówieniu. Nawiązując do poprzedniego pytania (#7), jeśli nie jest przewidywane uzgadnianie z Wykonawcą terminu realizacji zamówienia, to czy Wykonawca moŝe odmówić wykonania zamówienia, ze względu np. na obiektywny brak moŝliwości wykonania zamówienia w zadanym terminie, bez ryzyka, iŝ zostaną naliczone Wykonawcy kary umowne, o których mowa w 5? Zamawiający nie przewiduje moŝliwości złoŝenia przez Wykonawcę odmowy realizacji zadania zleconego przez Zamawiającego w ramach wykonywania umowy. Zamawiający wyznaczając termin realizacji zadania będzie brał pod uwagę sugestie Wykonawcy dotyczące terminu realizacji zadania.

4 Pytanie 9: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy, 3, punkt 2 podano iŝ dla zadań kluczowych (dzieł) Zamawiający będzie określał termin ich realizacji w zamówieniu. Nawiązując do dwóch poprzednich pytań (#7, #8) jeśli nie jest przewidywane uzgadnianie z Wykonawcą terminu realizacji zamówienia, a dodatkowo Wykonawca nie moŝe odmówić wykonania Zlecenia nie naraŝając się na naliczenie kar umownych opisanych w 5 to czy będzie istniał jakiś inny mechanizm zabezpieczający Wykonawcę przed zlecaniem przez Zamawiającego realizacji dzieł z terminami realizacji, które są niewykonalne? Jeśli tak to jaki to będzie mechanizm? Zamawiający wyznaczając termin realizacji zadania będzie brał pod uwagę sugestie Wykonawcy dotyczące terminu realizacji zadania. Zamawiający nie przewiduje stosowania innego mechanizmu zabezpieczającego Wykonawcę przed zlecaniem przez Zamawiającego realizacji dzieł z terminami realizacji, które, zdaniem Wykonawcy, są niewykonalne. Pytanie 10: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy 5, punkt 2.1) podano, iŝ zgłoszenie uwagi przez Władzę WdraŜającą Programy Europejskie, Instytucję Pośredniczącą lub Zarządzającą do dokumentów przygotowanych przez Wykonawcę będzie stanowiło podstawę do uznania, iŝ umowa jest nienaleŝycie wykonywana, a co za tym idzie do naliczenia kar umownych. Czy moŝna przyjąć, Ŝe zgłoszone uwagi, które nie prowadzą do odrzucenia dokumentów oraz, których poprawienie jest moŝliwe nie będą podstawą do uznania, iŝ umowa jest nienaleŝycie wykonana? Czy teŝ naleŝy załoŝyć, iŝ kaŝda zgłoszona uwaga jest podstawą do uznania, iŝ umowa jest nienaleŝycie wykonana. W odpowiedzi na przedmiotowe pytanie Zamawiający wprowadził stosowne zmiany we wzorze umowy stanowiącej załącznik do SIWZ w niniejszym postępowaniu (patrz zmiana treści SIWZ) Pytanie 11: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy 5, punkt 2.3) podano, iŝ brak dostępności ekspertów świadczących usługi w imieniu Wykonawcy w godzinach pracy Zamawiającego będzie stanowił podstawę do uznania, iŝ umowa jest nienaleŝycie wykonywana, a co za tym idzie do naliczenia kar umownych. Czy Zamawiający moŝe podać kalendarz wymaganej dostępności ekspertów świadczących usługi w podziale na profile ekspertów dla okresu obowiązywania umowy? Będzie to bardzo pomocne w precyzyjnej kalkulacji uśrednionej stawki, która ma być zaoferowana. Zamawiający nie dysponuje kalendarzem wymaganej dostępności ekspertów świadczących usługi, w podziale na profile ekspertów dla okresu obowiązywania umowy. W związku z powyŝszym nie ma moŝliwości przekazania ww. kalendarza Wykonawcy. Zamawiający zwraca uwagę na fakt, Ŝe jednym z załączników do SZiRC jest harmonogram projektu CEIDG opisujący etapy realizacji projektu. Przedmiotowy harmonogram stanowić moŝe podstawę do szacunkowego określenia zapotrzebowania Zamawiającego na usługi Wykonawcy, świadczone przez ekspertów o profilach odpowiednich do zadań określonych w harmonogramie. NaleŜy podkreślić, Ŝe harmonogram w toku realizacji projektu moŝe ulegać zmianom

5 Pytanie 12: W dokumentacji przetargowej, w Załączniku nr 2 do SIWZ, Wzór Umowy 5, punkt 2.3) podano, iŝ brak dostępności ekspertów świadczących usługi w imieniu Wykonawcy w godzinach pracy Zamawiającego będzie stanowił podstawę do uznania, iŝ umowa jest nienaleŝycie wykonywana, a co za tym idzie do naliczenia kar umownych. Nawiązując do poprzedniego pytania (#11), jeśli Zamawiający nie jest w stanie podać kalendarza wymaganej dostępności wszystkich ekspertów świadczących usługi w podziale na profile to czy jest moŝliwe podanie szacowanej liczby roboczogodzin dla eksperta/ekspertów świadczących usługi z zakresu wsparcia prawnego? Czy teŝ dla kalkulacji oferty naleŝy załoŝyć, iŝ w skrajnej sytuacji cała pula roboczogodzin moŝe być wykorzystana na wsparcie prawne? Zamawiający przewiduje dysponowanie pulą roboczogodzin adekwatnie do zakresu zadań przedstawionych w harmonogramie projektu CEIDG, stanowiącym załącznik do SZiRC. W związku z powyŝszym jest mało prawdopodobne, aby cała pula roboczogodzin została przez Zamawiającego przeznaczona na wsparcie prawne. Zapotrzebowanie ze strony Zamawiającego na wsparcie prawne w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia uzaleŝnione jest w znacznej mierze od zainteresowania wykonawców przetargami wynikającymi z harmonogramu projektu CEIDG oraz ich determinacji w pozyskaniu określonego zamówienia. Pytanie 13: Jakie czynności ma obejmować zadanie określone jako: wsparcie przy migracji danych z ewidencji gminnych do systemu CEIDG? Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej przypisuje określonym organom (gminom, organom koncesyjnym, sądom, kuratorom) odpowiedzialność za przekazanie danych do CEIDG we właściwym dla nich zakresie. Z uwagi na fakt, Ŝe w związku z transferem danych do CEIDG mogą wystąpić trudności o charakterze organizacyjno-technicznym, doradcy wyłonionemu w przedmiotowym postępowaniu mogą być zlecane zadania polegające na udzielaniu zainteresowanym podmiotom informacji dotyczących wymagań organizacyjnotechnicznych związanych z transferem danych do systemu CEIDG. Doradca będzie równieŝ odpowiedzialny za monitorowanie transferu danych, ocenę jakości przekazywanych danych, opracowanie pisemnych raportów w ww. zakresie

6