Wstęp do MS ACCESS. 1. Wprowadzenie

Transkrypt

1 Wstęp d MS ACCESS 1. Wprwadzenie System MS ACCESS jest t prgramwanie przeznaczne d twrzenia i uŝytkwania aplikacji z bazą danych. Przez aplikację rzumie się tu gtwe d uŝycia prgramwanie uŝyteczne w knkretnym zastswaniu, np. w firmie: ewidencja i rzliczanie sprzedaŝy, ewidencja zamówień, ewidencja pracwników raz w dmu: mini ksiąŝka telefniczna, ewidencja uŝytecznych w dmu firm usługwych itp. Aplikacja w systemie MS ACCESS jest pamiętana w kmputerze w pliku rzszerzeniu mdb np. uczelnia.mdb, slilka.mdb. Aplikacje MS ACCESS mgą być zawarte w jednym lub wielu plikach. Pliki te zawierają bazę danych i definicje ptrzebne d funkcjnwania aplikacji. Uruchmienie systemu MS ACCESS dbywa się zgdnie mechanizmami MS Windws (tak jak MS Wrd czy MS Excel). Utwrzenie nweg pliku plega na wybrze pcji Plik\Nwa baza danych z menu. Gdy pjawi się kn dialgwe, naleŝy pdać nazwę pliku aplikacji raz miejsce (flder) jeg zapamiętania. P pdaniu tych danych następuje utwrzenie nweg pliku rzszerzeniu mdb i w knie systemu pjawia się kn aplikacji z bazą danych. Na górze kna bazy danych mamy trzy przyciski: Nwy Otwórz Prjekt Przyciski te reprezentują peracje, jakie mŝemy wyknywać na biektach: utwórz nwy biekt, twórz istniejący biekt lub zmdyfikuj definicję istniejąceg biektu w widku prjektu. P lewej strnie kna widzimy siedem przycisków (tzw. typów biektwych bazy danych): Tabele Kwerendy Frmularze Raprty Strny Makra Mduły KaŜda aplikacja mŝe mieć wiele biektów kaŝdeg typu (wszystkich lub tylk niektórych). Obiekty typu Tabela są pdstawwe dla aplikacji, pniewaŝ stanwią ne bazę danych. Wiele tabel mŝe składać się na bazę danych aplikacji. Obiekty typu Kwerenda zawierają definicje prcedur wyszukiwania i przetwarzania danych umieszcznych w tabelach. Obiekty typu Frmularz zawierają definicje spsbów prezentacji danych z tabel na ekranie mnitra Obiekty typu Raprt zawierają definicje spsbów prezentacji danych z tabel na ekranie mnitra lub papierze drukarki Obiekty typu Makr zawierają definicje makrpleceń, czyli definicje sekwencji pleceń jakie MS ACCESS ma wyknać by zrealizwać kreślna funkcję uŝytkwą. Obiekty typu Mduł zawierają definicje prcedur i funkcji zapisanych w języku prgramwania ACCESS BASIC.

2 2. Typy danych (dziedzin wartści) i ich właściwści Tekst (0-255 znaków) Nta (ple tekstwe dłuŝsze niŝ 255 znaków) Liczba (Bajt-1B, Całkwita-2B,Całkwita długa-4b, Pjedyncza precyzja-4b,pdwójna precyzja-8b) Data/Gdzina Waluta Autnumerwanie (autmatycznie wpisywana klejna lub lswa liczba; zadeklarwanie takieg pla jak klucza pdstawweg jest najprstszym spsbem jeg utwrzenia) Tak/Nie OLE Object (0biekt na przykład arkusz kalkulacyjny prgramu Micrsft Excel, dkument prgramu Micrsft Wrd, grafika, dźwięk lub inne dane binarne, dłączny lub sadzny w tabeli prgramu Micrsft Access) Hiperłącze (adres hiperłącza np. ścieŝka d pliku, adres strny) Kreatr dnśników (ple, które pzwala wybrać wartść z innej tabeli lub z listy wartści przy uŝyciu pla listy lub pla kmbi) 3. Frmaty danych Wartść kaŝdeg pla z tabeli jest wyświetlana na ekranie w kienku wyskści jedneg znaku i pewnej długści licznej w znakach. WyraŜenie frmatujące (lub w skrócie - frmat) kreśla strukturę teg kienka i spsób rzmieszczenia w nim wyświetlanych znaków. Frmat jest definiwany róŝnie dla róŝnych typów danych. WyraŜenie frmatujące (frmat) jest ciągiem symbli (znaków lub słów). Symble, które są stswane przy definiwaniu frmatu niezaleŝnie d typu danych t: Symbl Znaczenie spacja Reprezentuje pzycję znakwą wartści spacji jak znaku ASCII,! Zmienia kierunek wyrównania w kienku z "d lewej" na "d prawej" * Wypełnia brakujące (d pełneg wymiaru pla - kienka) miejsca znakiem następującym p * \ Wyświetli następujący p \znak jak literał [klr] Wyświetli wartści pla w pdanym w nawiasach klrze (czarny, czerwny, Ŝółty, zielny, niebieski ) 3.1. Frmatwanie liczby Frmaty standardwe dla liczb: Liczba gólna wyświetlana w takiej pstaci w jakiej zstała wprwadzna. Waluta ddaje się autmatycznie znak waluty. Stałprzecinkwy Standardwy dwa znaki p przecinku dla liczb ułamkwych. Prcent wartść wprwadzna jest mnŝna przez 100 i wyświetlana ze znakiem %. Wykładniczy liczba w frmie <mantysa> E <cecha> UŜytkwnik mŝe zdefiniwać własny frmat. Definicja składa się z 4 sekcji, ddzielnych znakiem średnika. Sekcja Znaczenie 1 dla liczb ddatnich 2 dla liczb ujemnych 3 dla wartści zerwych 4 dla wartści Null lub pustych We własnej definicji frmatu liczby mgą być uŝyte następujące znaki:, (przecinek) ddziela część całkwitą d ułamkwej. (krpka) ddziela tysiące, mŝe być uŝyte d skalwania duŝych liczb 0 reprezentant cyfry; wyraŝenie 0...0,0...0 spwduje wyświetlenie liczby z ewentualnym dłączeniem zer nieznaczących

3 # reprezentant cyfry, wyraŝenie #..#,#..# spwduje wyświetlenie liczby bez dłączania zer nieznaczących Uwaga: dpuszcza się kmbinacje znaków 0 i # w frmacie $ wyświetli $ z liczbą % spwduje przemnŝenie liczby przez 100 i wyświetlenie ze znakiem % E- lub e- pwduje zapis liczby w ntacji wykładniczej, E+ lub e+ Przykłady frmatów i dpwiadającej im pstaci wyświetlania zadanych liczb: Frmat Ddatnia liczba 5 Ujemna liczba 5 Pięć dziesiątych.5 Null 0,00 5,00-5,00 0,50 $#,##0;($#,##0);;Pust $5 ($5) $1 Pust 0% 500% -500% 50% 3.2. Frmatwanie Daty/Czasu Przykładwe: Data gólna ( :02:00) Data długa (12 czerwca 1996) Data średnia (12-czer-98) Data krótka ( ) Gdzina średnia (07:23) 3.3. Frmat danych typu Text WyraŜenie frmatujące mŝe mieć trzy sekcje ddzielne średnikiem. JeŜeli uŝyjemy jednej sekcji - frmat stsuje się d wszystkich danych. JeŜeli dwóch - frmat pierwszej sekcji stsuje się d danych a frmat drugiej d wartści zerwej długści. Frmat trzeciej sekcji, jeśli występuje stsuje się d Null wartści. Następujące znaki mgą być uŝyte w wyraŝeniach reprezentant znaku; znak tekstwy wymagany; spwduje wyświetlenie stringu; jeŝeli wyświetlany string ma mniej znaków niŝ długść wyraŝenia, t pzstałe pzycje będą dpełnine spacjami; jeŝeli znaków jest więcej, t wszystkie znaki będą wyświetlne. Dmyślnie znaki wyświetlaneg stringu wypełniają d prawej d lewej, chyba Ŝe uŝyjemy znaku! na pczątku wyraŝenia (!@@...@). & reprezentant znaku; znak tekstwy nie wymagany; wyraŝenie &&...& spwduje wyświetlenie stringu; jeŝeli wyświetlany string ma mniej znaków niŝ długść wyraŝenia, t pzstałe pzycje nie będą dpełnine spacjami; jeŝeli znaków jest więcej, t wszystkie znaki będą wyświetlne. Dmyślnie znaki wyświetlaneg stringu wypełniają pzycje &&...& d prawej d lewej, chyba Ŝe uŝyjemy znaku! na pczątku wyraŝenia (!&&...&). < Wszystkie litery zamienia na małe. > Wszystkie litery zamienia na duŝe.! Tekst wypełnia d lewej d prawej. Znaki wstawiane znaki wzięte w cudzysłów (np., XX ) 4. Maska wprwadzania Wartść kaŝdeg pla pbierana z tabeli jest wyświetlana w kienku na ekranie wyskści jedneg znaku i pewnej długści licznej w znakach. O spsbie jej wyświetlenia decyduje frmat (patrz wyŝej). Pdczas wprwadzania wartści z klawiatury wartść ta jest równieŝ wyświetlana w kienku. W tym przypadku spsbie jej wyświetlenia decyduje nie frmat lecz maska wprwadzania. Maska wprwadzania pzwala kreślić spsób wyświetlania wprwadzanej wartści w kienku pla raz ddatkwe graniczenia i rzszerzenia tej

4 wartści. Maska wprwadzania jest zdefiniwana za pmcą wyraŝenia lub w skrócie: maski Maska mŝe zawierać trzy sekcje: 1 - specyfikuje sam spsób wprwadzenia; 2 - jeśli zawiera 0 - wszystkie literały z maski zstaną zapamiętane w tabeli, jeśli 1 - pjawią się tylk przy wprwadzeniu.(np. kreski w numerze telefnu ) 3- specyfikuje znak, który zstanie wyświetlny w miejscach wprwadzenia danej. Przy definiwaniu maski mŝna uŝyć następujących znaków: Znak Znaczenie 0 Cyfra; w pzycji tej musi się wpisać jedną z cyfr 0-9, znaki '+' i '-' są niedzwlne) 9 Cyfra lub spacja; w pzycji tej mŝna wpisać jedną z cyfr 0-9 lub spację (znaki '+' i '-' są niedzwlne) # Cyfra lub spacja; w pzycji tej mŝna wpisać jedną z cyfr 0-9 lub spację (znaki '+' i '-' są dzwlne) L Litera; w pzycji tej musi się wpisać jedną z liter A-Z,? Litera; w pzycji tej mŝna wpisać jedną z liter A-Z, A Litera lub cyfra; w pzycji tej musi się wpisać jedną z liter A-Z lub cyfr, a Litera lub cyfra; w pzycji tej mŝna wpisać jedną z liter A-Z lub cyfr, & Dwlny znak lub spacja; w pzycji tej musi się wpisać jakiś znak, C Dwlny znak lub spacja; w pzycji tej mŝna wpisać jakiś znak,., : ; - / krpka dziesiętna, przecinek tysięczny, separatr czasu i daty znaczenie zaleŝy d ustawienia w MS Windws > knwersja liter na duŝe < knwersja liter na małe! wymusza wypełnianie d prawej d lewej, kiedy znaki d lewej są pcjnalne \ następujący p \ znak zstanie wyświetlny jak literał (znak wstawiny na stałe) Przy ustawinym frmacie i masce wprwadzenia dla danej prirytet przy wyświetlaniu ma frmat. Przykłady: Maska wprwadzenia Wartści zgdne z maską (000) (206) (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN >LL DB Reguła pprawnści (dla pla tabeli lub dla rekrdu tabeli) Reguła pprawnści jest wyraŝeniem lgicznym, które jest bliczane p wprwadzeniu wartści daneg pla, wartść zstanie zaakceptwana, jeśli wartść wyraŝenia jest prawdą, w przeciwnym przypadku zstanie wyświetlny tekst, infrmujący ppełnieniu błędu przy wprwadzeniu. Patrz "Pmc" na hasł expressin budwaniu wyraŝeń. Budwanie wyraŝeń. W wyraŝeniach mŝna uŝyć: peratry, identyfikatry, nazwy funkcji, literały, stałe. Operatry: arytmetyczne: *,+,-, /, \,^,Md, prównania: <, <=, >,>=, =, <> knkatenacji (łączenia) łańcuchów & lgiczne: And, Eqv, Imp, Nt, Or, Xr, dpaswania Like

5 inne Between... and... ; In... ; Is.. Niektóre funkcje: Date() zwraca bieŝącą datę z zegara kmputera. Nw() zwraca bieŝącą datę i czas z zegara kmputera Year(...) wymaga argumentu typu Data i zwraca rk jak 4-cyfrwą liczbę. Mnth(...) wymaga argumentu typu Data i zwraca miesiąc jak liczbę z zakresu Right(arg1,arg2) zwraca prawą część liczby (arg1), licząc tyle znaków d prawej na ile wskazuje arg2. UŜycie peratra Like. Składnia: Like wzrzec ; peratr prównuje wprwadzną daną ze wzrcem. Przykłady przedstawiają wzrce i dwa łańcuchy dla kaŝdeg zgdny i niezgdny ze wzrcem.. Rdzaj prównania Wzrzec Zgdny ( True) Nie zgdny ( False) Wiele znaków "a*a" "aa", "aba", "abbba" "abc" "*ab*" "abc", "AABB", "Xab" "azb", "bac" Wyspecyfikwany znak "a[*]a" "a*a" "aaa" Wiele znaków "ab*" "abcdefg", "abc" "cab", "aab" Pjedynczy znak "a?a" "aaa", "a3a", "aba" "abbba" Pjedyncza cyfra "a#a" "a0a", "a1a", "a2a" "aaa", "a10a" Znak z zakresu "[a-z]" "f", "p", "j" "2", "&" znak spza zakresu "[!a-z]" "9", "&", "%" "b", "a" Nie cyfra "[!0-9]" "A", "a", "&", "~" "0", "1", "9" Kmbinwane "a[!b-m]#" "An9", "az0", "a99" "abc", "aj0" Reguły pprawnści dla pla (przykłady): Wartść Znaczenie = "Wrcław" Musi być wprwadzny "Wrcław" =100 Musi być 100 Between 10 and 100 Liczba musi być między 10 i 100 (włącznie) Between #1/1/94# and #1/2/94# Data musi być z pdaneg kresu In ("Wrcław"; "Kraków") Musi być Wrcław lub Kraków Like "P[A-F]###" Łańcuch musi być na P, następna litera z zakresu A-F, na kńcu 3 cyfry, np. PB Wymagane / pcjnalne wprwadzenie - wartść zerwej długści Wymagane kreśla, czy wprwadzenie danych d teg pla jest knieczne. Zerwa długść dzwlna kreśla, czy ple dpuszcza łańcuchy zerwej długści.