Korespondencja seryjna dla listów i seryjnych dokumentów wysyłkowych

Transkrypt

1 Krespndencja seryjna dla listów i seryjnych dkumentów wysyłkwych Kreatra krespndencji seryjnej mŝna uŝywać d twrzenia krespndencji seryjnej, etykiet wysyłkwych, kpert, katalgów i rzsyłania seryjnych wiadmści raz faksów. Aby utwrzyć prces pdstawwy, naleŝy wyknać następujące czynnści: Otwórz lub utwórz dkument główny (w krespndencji seryjnej w prgramie Micrsft Wrd jest t dkument zawierający tekst i grafikę, które są takie same dla kaŝdej wersji dkumentu krespndencji seryjnej. Na przykład adres zwrtny lub pzdrwienie na frmularzu listu). Otwórz lub utwórz źródł danych (tj. plik zawierający infrmacje, które mają być scalne z dkumentem np. lista nazw i adresów, które mają być uŝywane w krespndencji seryjnej. Aby uŝywać infrmacji źródła danych, trzeba się z nim najpierw płączyć) z infrmacjami indywidualnym dbircy. Ddaj lub dstsuj pla krespndencji seryjnej w dkumencie głównym (ple krespndencji seryjnej jest t symbl zastępczy wstawiany d dkumentu główneg. MŜna na przykład wstawić ple krespndencji seryjnej "Miast", aby prgram Wrd wstawiał nazwę miasta, taką jak "ParyŜ", która jest przechwywana w plu danych Miast). Scal dane ze źródła danych w dkumencie głównym, aby utwrzyć nwy dkument krespndencji seryjnej. Kreatr krespndencji seryjnej prwadzi uŝytkwnika przez wszystkie te krki. Jeśli uŝytkwnik nie chce krzystać z kreatra, mŝna uŝyć paska narzędzi Krespndencja seryjna (aby wyświetlić pasek narzędzi, uŝyj kna dialgweg Dstswywanie (wskaŝ plecenie Paski narzędzi w menu Widk, a następnie kliknij plecenie Dstsuj). Aby wyświetlić więcej przycisków, kliknij przycisk Opcje paska narzędzi na kńcu paska narzędzi). NiezaleŜnie d wybranej metdy, kaŝdy wiersz (lub rekrd) źródła danych da w wyniku jeden list seryjny, etykietę wysyłkwą, kpertę lub element katalgu. Uwaga: Funkcję twrzenia krespndencji seryjnej mŝna wykrzystać d twrzenia dwlneg typu dkumentu mapująceg pla na dane, a nie tylk d twrzenia wysyłek lub katalgów. Na przykład, jeśli klekcja kaset wide jest pisana w pstaci listy w arkuszu kalkulacyjnym, mŝna uŝyć pcji Etykiety d twrzenia etykiet kaset wide (ple t zestaw 1

2 kdów, które instruują prgram Micrsft Wrd, aby autmatycznie wstawiał d dkumentu tekst, grafikę, numery strn i inne elementy. Np ple DATA wstawia bieŝącą datę). I. Infrmacje szczegółwe źródłach danych krespndencji seryjnej Źródł danych t plik, na przykład lista kntaktów prgramu Micrsft Outlk, zawierający dane, które są róŝne w kaŝdej kpii dkumentu seryjneg. 1. Spsób działania źródeł danych w krespndencji seryjnej Źródł danych mŝna sbie wybrazić jak prstą tabelę. KaŜda klumna źródła danych dpwiada kategrii infrmacji lub plu danych, na przykład imię, nazwisk, ulica i kd pcztwy. Nazwy pszczególnych pól zebrane są w pierwszym wierszu nszącym nazwę rekrdu nagłówka. KaŜdy klejny wiersz zawiera pjedynczy rekrd danych stanwiący kmpletny zestaw pkrewnych infrmacji, na przykład nazwisk i adres pjedynczeg adresata. P zakńczeniu scalania infrmacje pszczególnych adresatach są mapwane d pól zawartych w dkumencie głównym. 2. Twrzenie płączenia ze źródłem ze źródłem danych Dmyślnie uŝytkwnik łączy się ze źródłami danych w knie dialgwym Wybieranie źródła danych. Jeśli istnieje juŝ źródł danych, z któreg mŝna krzystać (np. lista kntaktów prgramu Micrsft Outlk lub baza danych prgramu Micrsft Access), mŝna płączyć się z nim bezpśredni z pzimu Kreatra krespndencji seryjnej. W przeciwnym wypadku mŝna utwrzyć źródł bezpśredni z pzimu kreatra. Jeśli uŝytkwnik ptrzebuje tylk zwykłej listy adresów, Kreatr krespndencji seryjnej pmŝe w utwrzeniu listy adresów prgramu Micrsft Office. MŜna takŝe utwrzyć bardziej złŝne źródł danych, krzystając z kna dialgweg Wybieranie źródła danych. 3. Wybieranie kreślnych adresatów ze źródła danych 2

3 P płączeniu ze źródłem danych infrmacje adresacie są wyświetlane w knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej, gdzie mŝna wybrać adresatów, którzy mają być uwzględnieni pdczas twrzenia krespndencji seryjnej. Na przykład, jeśli krespndencja ma być przeznaczna tylk dla klientów w rejnach kreślnych kdach pcztwych, istnieje mŝliwść wybrania tylk takich klientów. T kn dialgwe umŝliwia takŝe przeprwadzanie bardziej zaawanswanych peracji filtrwania i srtwania. II. Infrmacje szczegółwe plach krespndencji seryjnej Pla krespndencji seryjnej umŝliwiają dstswywanie zawartści pszczególnych dkumentów. Jeśli pla te zstaną wstawine d, pwdują ne mapwanie dpwiednich klumn infrmacji w źródle danych. Jeśli prgram Micrsft Wrd nie znajdzie ptrzebnych infrmacji, mapując pla krespndencji seryjnej d nagłówków w źródle danych, zapewnia taką mŝliwść pdczas wstawiania pól adresów lub pzdrwień bądź pdczas dknywania pdglądu krespndencji seryjnej. 1. Pla adresów i pzdrwień W prgramie Wrd d wstawiania pdstawwych infrmacji dla kaŝdeg adresata uŝywane są dwa pla: Ple AddressBlck jest symblem zastępczym dla nazwiska i adresu. Ple GreetingLine jest symblem zastępczym dla wybraneg zwrtu grzecznściweg. Zawartść kaŝdeg z tych pól mŝe zstać dstswana. Na przykład w adresie mŝna wybrać ficjalny frmat nazwiska (Pan Jan Nwak), a jak zwrt grzecznściwy mŝna zastswać wyraz Szanwny zamiast Drgi. 2. Ddatkwe pla krespndencji seryjnej Dkumentm mŝna nadawać bardziej indywidualny charakter, dłączając ddatkwe pla krespndencji seryjnej. ZałóŜmy na przykład, Ŝe twrzny jest list w celu pwiadmienia lkalnych firm, Ŝe zstaną umieszczne w crcznej edycji przewdnika miejskieg. Zamiast 3

4 wpisywać ręcznie nazwę kaŝdej firmy, mŝna wstawić ple Firma: Firma ««Firma»» zstała wybrana d drugieg wydania naszeg przewdnika.... Prgram Wrd wstawi dpwiednią nazwę firmy d kaŝdeg listu p zakńczeniu scalania. Infrmacje zaawanswane: kntrlwanie spsbu scalania danych w prgramie Wrd Ot kilka przykładów stswania pól w celu kntrlwania spsbu scalania danych w prgramie Wrd: Pla ASK i FILLIN (Pytaj i Wypełnij) pwdują wyświetlenie mnitu pdczas scalania w prgramie Wrd kaŝdeg rekrdu danych z dkumentem głównym (rekrd danych jest t pełny zestaw pwiązanych infrmacji, który dpwiada jednemu wierszwi infrmacji w źródle danych. Przykładem rekrdu danych są wszystkie infrmacje jednym kliencie na liście wysyłkwej klientów). Udzielna dpwiedź drukwana jest w knkretnym liście seryjnym, umwie lub innym dkumencie seryjnym utwrznym w parciu kreślny rekrd danych. Pla IF (Jeśli...t...inaczej...) pwdują wydrukwanie infrmacji tylk wtedy, gdy spełniny jest kreślny warunek. Na przykład mŝna zastswać ple IF w celu pinfrmwania klientów mieszkających na bszarze, na którym bwiązuje kreślny kd pcztwy, twarciu na tym terenie filii danej firmy. Pla SET (Przypisz zakładkę) pzwalają na przypisanie tekstu, liczby lub innych infrmacji d zakładki (zakładka t miejsce lub zaznaczenie tekstu w pliku, któremu nadan nazwę, aby dwływać się d nieg. Zakładki identyfikują miejsce w pliku, d któreg uŝytkwnik mŝe się później dwływać alb z którym mŝe się łączyć). Infrmacje te mgą być wielkrtnie wykrzystywane w twrznych dkumentach. Jeśli infrmacje zmienią się, wystarczy dknać edycji pla SET, nie jest natmiast knieczne przeszukiwanie całeg dkumentu główneg i zmienianie infrmacji w kaŝdym miejscu ich występwania. W krespndencji seryjnej mŝna takŝe stswać pla MergeRec, MergeSeq, Next, NextIf i SkipIf. 4

5 Twrzenie i drukwanie kpert dla krespndencji seryjnej 1. W menu Narzędzia wskaŝ plecenie Listy i dkumenty wysyłkwe, a następnie kliknij plecenie Kreatr krespndencji seryjnej. 2. W bszarze Wybierz typ dkumentu, kliknij pcję Kperty. Aktywny dkument staje się dkumentem głównym 3. Kliknij plecenie Następny: Dkument pczątkwy. Jeśli uŝytkwnik pznał juŝ funkcję krespndencji seryjnej lub wli pracwać bez uŝycia kreatra, mŝe uŝyć Krespndencja seryjna. Przyciski ustawine są p klei d lewej d prawej strny. I. Więcej infrmacji klejnych czynnściach Kreatr przeprwadza uŝytkwnika przez pzstałą część prcesu twrzenia krespndencji seryjnej. PniŜej przedstawin więcej szczegółów uprządkwanych w klejnści krk p krku. 1. Określanie i wyświetlanie kpert 1.1. Wyknaj jedną z następujących czynnści (1a, 1b): 1.a) Twrzenie nwej kperty 1. Kliknij pcję Zmień układ dkumentu. 2. Kliknij plecenie Opcje kpert. 3. W knie dialgwym Opcje kpert zaznacz wymagane pcje, np. rzmiar kperty, a następnie kliknij przycisk OK. 1.b) Rzpczynanie d istniejącej kperty 4. Kliknij plecenie Rzpcznij d istniejąceg dkumentu. 5. W plu bszaru Rzpcznij d istniejąceg zaznacz wymagany dkument, a następnie kliknij przycisk Otwórz. 5

6 Jeśli dkument nie jest widczny, kliknij pzycję Więcej plików, a następnie kliknij przycisk Otwórz. W knie dialgwym Otwórz zlkalizuj wymagany dkument, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Prgram Micrsft Wrd wyświetli dkument w knie dkumentu. Jeśli uŝytkwnik zdecyduje się uŝyć inneg dkumentu kperty, naleŝy kliknąć pcję Rzpcznij d istniejąceg dkumentu, a następnie wybrać inny dkument. Jeśli układ ma być zmieniny, naleŝy kliknąć pcję Zmień układ dkumentu, a następnie plecenie Opcje kpert. 1.2 Kliknij plecenie Następny: Wybierz adresatów. 2. Lkalizwanie lub twrzenie źródła danych i zaznaczanie adresatów 2.1. Wyknaj jedną z następujących czynnści(2.1a-2.1c): 2.1.a) Twrzenie płączenia z Listą kntaktów prgramu Micrsft Outlk 1. W bszarze Wybierz adresatów kliknij pcję Wybierz z listy kntaktów prgramu Outlk. 2. Kliknij plecenie Wybierz flder Kntakty. 3. W knie dialgwym Wybieranie flderu Kntakty kliknij wymaganą listę kntaktów, a następnie kliknij przycisk OK. Wszystkie kntakty z teg flderu zstaną wyświetlne w knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej, gdzie mŝna dstswać listę adresatów twrznej krespndencji seryjnej. 2.1.b) Twrzenie płączenia z listą inneg typu, taką jak baza danych lub Lista adresów pakietu Office 4. W bszarze Wybierz adresatów kliknij plecenie UŜyj istniejącej listy. 5. Kliknij przycisk Przeglądaj. 6. W knie dialgwym Wybierz źródł danych zlkalizuj i kliknij wymagane źródł danych. Standardw, prgram Micrsft Wrd twiera katalg Mje źródła danych. 7. Kliknij plecenie Otwórz. 6

7 W zaleŝnści d wybraneg źródła danych, mgą zstać wyświetlne inne kna dialgwe z mnitami szczegółwe infrmacje. Na przykład, jeśli źródłem danych jest skrszyt prgramu Micrsft Excel zawierający wiele kart z danymi, naleŝy zaznaczyć kartę zawierającą wymagane infrmacje, a następnie kliknąć przycisk OK. Wszystkie pzycje ze źródła danych zstaną wyświetlne w knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej, gdzie mŝna dstswać listę adresatów krespndencji seryjnej. 2.1.c) Twrzenie nwej prstej listy adreswej 8. W bszarze Wybierz adresatów kliknij pcję Wpisz nwą listę. 9. Kliknij plecenie Utwórz. 10. W knie dialgwym Nwa lista adresów, w bszarze Wprwadzanie infrmacji adreswych wprwadź wymagane dane dla pierwszej pzycji listy, takie jak tytuł, nazwisk i adres. Nie musisz wypełniać wszystkich pól. 11. Aby zakńczyć wprwadzanie danych dla pierwszej pzycji listy i przejść d następnej pzycji, kliknij plecenie Nwa pzycja. 12. Pwtarzaj krki 3 i 4, dpóki nie ddasz wszystkich wymaganych pzycji listy adresów, a następnie kliknij przycisk Zamknij. 13. W knie dialgwym Zapisz listę adresów wprwadź nazwę listy adresów w plu Nazwa pliku i wybierz flder, w którym chcesz zapisać listę. Dmyślnie lista adresów jest zapisywana w katalgu Mje źródła danych. Jest t zalecana lkalizacja dla listy adresów, pniewaŝ jest t teŝ dmyślny flder, w którym prgram Micrsft Wrd szuka źródeł danych. Jeśli więc chcesz uŝyć tej listy adresów w twrznej później krespndencji seryjnej, nie musisz nawigwać w systemie plików, aby ją zlkalizwać. 14. Kliknij plecenie Zapisz Wszystkie kntakty z nwej listy wyświetlne są w knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej, gdzie mŝna dstswać listę adresatów krespndencji seryjnej W knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej zaznacz adresatów, których chcesz dłączyć. 7

8 Aby t siągnąć: Wyknaj jedną z następujących czynnści (a-c): a) Twrzenie pól wybru w celu wyznaczenia adresatów Ta metda jest uŝyteczna, gdy lista jest krótka. Zaznacz pla wybru bk adresatów, których chcesz uwzględnić w krespndencji seryjnej, usuń zaznaczenia pól bk tych, których nie chcesz uwzględniać. Jeśli uŝytkwnik jest pewien, Ŝe chce uwzględnić większść adresatów z listy przy twrzeniu krespndencji seryjnej, kliknięcie przycisku Zaznacz wszystk ułatwi dznaczanie pszczególnych pzycji. Pdbnie, jeśli chce uwzględnić tylk kilka pzycji z listy, naleŝy kliknąć przycisk Odznacz wszystk, a następnie zaznacz tylk wymagane rekrdy. b) Srtwanie elementów na liście Ta funkcja jest uŝyteczna, jeśli pzycje listy mają być wyświetlane w prządku alfabetycznym lub numerycznym. Kliknij nagłówek klumny przy pzycji, według której chcesz srtwać. Na przykład, jeśli chcesz wyświetlić listę w prządku alfabetycznym według nazwiska, kliknij nagłówek klumny Nazwisk. c) Filtrwanie elementów na liście Funkcja ta jest uŝyteczna, jeśli lista zawiera pzycje, które nie mają być wyświetlane lub uwzględniane przy twrzeniu krespndencji seryjnej. P przefiltrwaniu listy mŝesz uŝyć pól wybru w celu uwzględnienia bądź pminięcia rekrdów tak, jak t pisan w pprzedniej sekcji. W CELU WYKONANIA FILTRACJI i. Kliknij strzałkę bk nagłówka klumny pzycji, według której chcesz filtrwać. ii. Kliknij jedn z następujących pleceń: 8

9 (Puste) wyświetla wszystkie rekrdy, w których dpwiednie ple jest puste. (Niepuste) wyświetla wszystkie rekrdy, w których dpwiednie ple zawiera infrmacje. Jeśli źródł danych zawiera rekrdy współuŝytkujące tę samą infrmację i w klumnie istnieje dziesięć lub mniej unikatwych wartści, mŝesz filtrwać według kreślnej infrmacji. Na przykład, jeśli wiele adresów zawiera wyraz Australia jak kraj, mŝna filtrwać według wyrazu Australia. W knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej zstaną wyświetlne tylk wyznaczne rekrdy. Aby pnwnie wyświetlić wszystkie rekrdy, kliknij plecenie (Wszystkie) Kliknij przycisk OK, aby wrócić d Kreatra krespndencji seryjnej. Prgram Micrsft Wrd uŝyje wyznacznych adresatów dla krespndencji seryjnej. Uwagi: Aby wykrzystać zaawanswane funkcje srtwania i filtrwania, naleŝy kliknąć strzałkę bk nazwy dwlnej klumny, a następnie kliknąć plecenie (Zaawanswane). Karty Filtruj rekrdy i Srtuj rekrdy umŝliwiają kreślenie wymaganej kwerendy srtwania lub filtrwania. Jeśli uŝytkwnik ma zainstalwane prgramwanie d sprawdzania pprawnści adresów, mŝna kliknąć plecenie Sprawdź pprawnść w knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej, aby sprawdzić pprawnść adresów dbirców Kliknij plecenie Następny: Rzmieść dane na kpercie. 3. Rzmieszczanie danych na kpercie 3.1.Jeśli nie jest włączny układ pdglądu wydruku, przełącz się d teg widku. 3.2.Jeśli chcesz dłączyć d kperty adres zwrtny, wpisz g w lewym górnym rgu. 3.3.Kliknij na śrdku kperty, aby wstawić ple tekstwe. 3.4.Wstaw w miejscach, gdzie mają się pjawić nazwiska, adresy i inne infrmacje ze źródła danych. 9

10 Dla realizacji pkt 3.4 wyknaj 3.4a-3.4c: 3.4a. W dkumencie głównym (kperta) kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić ple 3.4b. Wstaw jeden z następujących elementów (3.4.b b.4): 3.4.b.1 Blk adresów zawierający imię, nazwisk, adres i inne infrmacje i. Kliknij plecenie Blk adresów. ii. W knie dialgwym Wstawianie blku adresów zaznacz wymagane elementy adresu i frmaty, a następnie kliknij przycisk OK. iii. Jeśli zstanie wyświetlne kn dialgwe Dpaswywanie pól, prgram Micrsft Wrd prawdpdbnie nie mógł dnaleźć części infrmacji wymaganych dla blku adresweg. Kliknij strzałkę przy plu (niedstępne), a następnie zaznacz ple źródła danych dpwiadające plu wymaganemu dla krespndencji seryjnej. 3.4.b.2 Inne pla z infrmacjami iv. Kliknij plecenie Więcej elementów. v. Wyknaj jedną z następujących czynnści: 1. Aby wybierać pla adreswe, które będą autmatycznie mapwane na dpwiednie pla źródła danych, nawet jeśli pla źródła danych mają inne nazwy niŝ c pla uŝytkwnika, kliknij pcję Pla adreswe. 2. Aby wybrać pla, które zawsze pbierają dane bezpśredni z klumny bazy danych, kliknij pcję Pla bazy danych. vi. W plu Pla kliknij wymagane ple. vii. Kliknij plecenie Wstaw, a następnie kliknij plecenie Zamknij. viii. Jeśli zstanie wyświetlne kn dialgwe Dpaswywanie pól, prgram Micrsft Wrd prawdpdbnie nie mógł dnaleźć części infrmacji wymaganych d wstawienia pla. Kliknij strzałkę bk 10

11 pzycji (niedstępny), a następnie ze źródła danych wybierz ple danych dpwiadające plu wymaganemu w krespndencji seryjnej. Uwaga Jeśli zstanie wstawine ple z listy Pla bazy danych, a później uŝytkwnik przełączy się d źródła danych, w którym nie istnieje klumna tej samej nazwie, prgram Wrd nie będzie mógł wstawić d scalneg dkumentu infrmacji z teg pla. 3.4.b.3 Elektrniczna płata pcztwa Aby ddać elektrniczną płatę pcztwą, naleŝy najpierw zainstalwać prgram elektrnicznej płaty pcztwej uzyskany d dstawcy tej usługi w sieci Wrld Wide Web. ix. Kliknij plecenie Elektrniczna płata pcztwa. Jeśli uŝytkwnik nie ma zainstalwaneg prgramu d bsługi elektrnicznej płaty pcztwej, w prgramie Micrsft Wrd zstanie wyświetlny mnit zainstalwanie takieg prgramu i prpzycja płączenia z witryną pakietu Micrsft Office w sieci Web. Na witrynie tej mŝna uzyskać więcej infrmacji, znajdują się tam teŝ łącza d innych witryn ferujących elektrniczną płatę pcztwą. x. Wstaw płatę pcztwą zgdnie z pleceniami prgramu. 3.4.b.4 Pcztwy kd kreskwy NaleŜy wybrać etykietę lub kpertę bsługującą kd kreskwy POSTNET. xi. Kliknij plecenie Pcztwy kd kreskwy. xii. W knie dialgwym Wstawianie pcztweg kdu kreskweg zaznacz dpwiednie pla adreswe. Uwaga Opcja Pstal Bar Cde pjawia się tylk wtedy, gdy uŝywana jest amerykańska wersja językwa prgramu Micrsft Wrd. 3.4c. Pwtórz krki 1 i 2 dla wszystkich pól, które chcesz wstawić. Uwagi Znaków pól krespndencji seryjnej («») nie mŝna wpisać ani wstawić ich za pmcą plecenia Symbl z menu Wstaw. 11

12 Jeśli pla krespndencji seryjnej wyświetlane są wewnątrz nawiasów, na przykład { MERGEFIELD Miast }, znacza t, Ŝe prgram Micrsft Wrd wyświetla kdy pól (kd pla: Tekst zastępczy, który pkazuje, gdzie pjawią się kreślne infrmacje ze źródła danych; elementy w plu, które generują wynik pla. Kd pla bejmuje znaki pla, typ pla i instrukcje. ) zamiast wyników pól (wyniki pla: Tekst lub grafika wstawiana d dkumentu, gdy prgram Micrsft Wrd wyknuje instrukcje pla. Gdy uŝytkwnik drukuje dkument lub ukryje kdy pól, kdy pól są zastępwane wynikami pla.). Nie ma t wpływu na scalanie, lecz jeśli uŝytkwnik wli, aby zamiast kdów wyświetlane były wyniki, naleŝy kliknąć kd prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć plecenie Przełącz kdy pól w menu skrótów. 3.5.W razie ptrzeby, mŝna zmienić frmat scalanych danych. W celu nadania frmatu scalanym danym, naleŝy dpwiedni sfrmatwać pla krespndencji seryjnej w dkumencie głównym. Nie jest wskazane frmatwanie danych w samym źródle danych, pniewaŝ frmatwanie takie nie zstanie zachwane p scaleniu z dkumentem W dkumencie głównym zaznacz ple zawierające infrmacje, które chcesz sfrmatwać, wraz z taczającymi je znakami pla krespndencji seryjnej («») W menu Frmat kliknij plecenie Czcinka, a następnie ustaw dpwiednie pcje. Uwaga MŜliwe jest takŝe wybranie czcinki adresu dbircy na karcie Opcje kpert w trakcie twrzenia krespndencji seryjnej. Aby kntrlwać inne aspekty frmatwania, naleŝy nacisnąć kmbinację klawiszy ALT+F9 w celu wyświetlenia kdów pól (kd pla t tekst zastępczy, który pkazuje, gdzie pjawią się kreślne infrmacje ze źródła danych; elementy w plu, które generują wynik pla. Kd pla bejmuje znaki pla, typ pla i instrukcje. ), a następnie ddać przełączniki (przełącznik: Przy pracy z plami specjalna instrukcja, która pwduje, Ŝe wyknywana jest kreślna akcja. Zazwyczaj przełącznik jest ddawany d pla, aby zmdyfikwać wynik.) d pól krespndencji seryjnej. Na przykład: 12

13 Aby wyświetlić liczbę 34987,89 w pstaci ,89 zł, naleŝy ddać przełącznik frmatu liczby (\#). Aby wydrukwać nazwiska klientów wielkimi literami, naleŝy ddać przełącznik frmatu (\*). Aby d scalnych infrmacji był stswany ten sam rdzaj i rzmiar czcinki, c d pla krespndencji seryjnej, naleŝy ddać przełącznik frmatu znaku \*. 3.6.P zakńczeniu pracy nad dkumentem głównym i wstawieniu wszystkich pól krespndencji seryjnej kliknij plecenie Zapisz jak dstępne w menu Plik. Nadaj dkumentwi nazwę i kliknij przycisk Zapisz. 3.7.Kliknij plecenie Następny: Przejrzyj kperty. 4. Przeglądanie kpert i dstswywanie listy adresatów 4.1.Przejrzyj elementy. Wyknaj jedną z następujących czynnści: Aby wyświetlić klejne elementy, klikaj przyciski strzałek na pasku. Aby zlkalizwać i wyświetlić kreślny element, kliknij przycisk Znajdź adresata, a następnie wprwadź kryteria wyszukiwania w knie dialgwym Znajdwanie pzycji w plu. Aby uzyskać pmc na temat pcji, kliknij znak zapytania, a następnie kliknij tę pcję. 4.2.Jeśli jest t knieczne, dstsuj listę adresatów. Wyknaj jedną z następujących czynnści: Aby wykluczyć kreślneg adresata z krespndencji seryjnej, kliknij przycisk Wyklucz teg adresata. Aby zmienić listę adresatów, kliknij plecenie Edytuj listę adresatów, a następnie wprwadź zmiany w knie dialgwym Adresaci krespndencji seryjnej. 4.3.Kliknij plecenie Następny: Ukńcz scalanie. 5. Kńczenie scalania Wyknaj jedną z następujących czynnści ( ): 13

14 5.1 Persnalizwanie pszczególnych kpert Aby spersnalizwać pszczególne dkumenty, naleŝy zakńczyć scalanie, a następnie wyedytwać wymagane infrmacje w kńcwym scalnym dkumencie. 1. Kliknij plecenie Edytuj pszczególne kperty. 2. W knie dialgwym Scalanie z nwym dkumentem zaznacz rekrdy przeznaczne d scalenia. 3. Kliknij przycisk OK. Prgram Micrsft Wrd utwrzy i twrzy nwy scalny dkument. Dkument główny równieŝ pzstanie twarty, mŝesz przełączyć się d nieg z pwrtem, jeśli chcesz wprwadzić zmiany we wszystkich dkumentach. 4. Przewiń dkument d infrmacji, którą chcesz edytwać i wprwadź wymagane zmiany. 5. Wydrukuj lub zapisz dkument, tak jak w przypadku zwykłeg dkumentu. 5.2 Drukwanie kpert Wyknaj jedną z następujących czynnści: Jeśli elementy zstały spersnalizwane i scalny dkument jest aktywny 1. W menu Plik kliknij plecenie Drukuj. 2. Zaznacz wymagane pcje Jeśli drukwanie ma się dbywać bezpśredni z Kreatra krespndencji seryjnej 1. Na etapie 6 pracy z Kreatrem krespndencji seryjnej (Ukńcz scalanie), kliknij przycisk Drukuj. 2. W knie dialgwym Scalanie na drukarkę wyknaj jedną z następujących czynnści, a następnie kliknij przycisk OK. Aby wydrukwać wszystkie dkumenty, kliknij pcję Wszystkie. Aby wydrukwać dkument wyświetlny w knie dkumentu, kliknij pcję BieŜący rekrd. Aby wydrukwać zakres dkumentów, kliknij pcję Od, a następnie wpisz numery rekrdów w pla Od i D. 3. W knie dialgwym Drukwanie zaznacz wymagane pcje. 14

15 5.3 Jeśli scalne kperty mają być edytwane lub zapisane w celu późniejszeg uŝytku, mŝna zebrać je w jednym dkumencie. 1. Kliknij plecenie Edytuj pszczególne kperty. 2. Krzystając z kna dialgweg Scalanie z nwym dkumentem, wyknaj jedną z następujących czynnści, a następnie kliknij przycisk OK. Aby scalić wszystkie dkumenty, kliknij pcję Wszystk. Aby scalić jedynie dkument widczny w knie dkumentu, kliknij pcję BieŜący rekrd. Aby scalić zakres dkumentów, kliknij pcję Od, a następnie wprwadź numery rekrdów w plach Od i D. Prgram Micrsft Wrd twrzy pjedynczy nwy dkument zawierający wszystkie pszczególne dkumenty. MŜna zapisać ten dkument w celu późniejszeg uŝytku, tak jak kaŝdy zwyczajny dkument. ĆWICZENIA 1. Utwórz tabelę jak w pniŝszym przykładzie (min. 10 pzycji) Imię Nazwisk Ulica Kd Miejscwść Jan Kwalski Ratuszwa Malinów Następnie zredaguj zaprszenie na knferencję pświęcną rzwjwi Internetu i włącz d nieg przy pmcy krespndencji seryjnej wymagane dane z tabeli. 2. Dla zaprszeń zredagwanych w pkt 1 zaadresuj kperty C5 (162x229 mm) czcinką ARIAL 11 (w płŝeniu [6,9]). Wyklucz 7 adresata (tj. dla teg adresata nie ma być zaadreswanej kperty) wykrzystując pcję Wyklucz teg adresata. D kaŝdej kperty dłącz adres zwrtny napisany czcinką Limes New Rman 10 w płŝeniu Aut. Zbierz zaadreswane kperty w jednym dkumencie (w pliku). 15