WYPOSAŻENIE. Dokumentacja eksploatacyjna

Transkrypt

1 WYPOSAŻENIE Dkumentacja eksplatacyjna

2 Wprwadzenie Rejestracja danych Wypsażenie Pdgląd Przeglądanie wg użytkwników Przeglądanie wg miejsc Słwniki Użytkwnicy wypsażenia Miejsca użytkwania wypsażenia Jednstki miar Numery inwentarzwe i indeksy Wykaz stanwisk Inwentaryzacja Deklaracja grup Arkusze spiswe Różnice inwentaryzacyjne Funkcje Otwarcie miesiąca Administracja Deklaracja rejestrów Deklaracja dkumentów Dekretacja rejestrów Pdpisy na dkumentach Raprty Raprty pdstawwe Stan wypsażenia Wypsażenie wg użytkwników Przyjęcie d użytkwania Wypsażenie wg miejsc Zestawienie dwdów Nta księgwa Wypsażenie 2

3 Wprwadzenie Mduł WYPOSAŻENIE służy d ewidencji wypsażenia firmy, które jest w użytkwaniu. Majątek firmy identyfikwany jest pprzez numery inwentarzwe. Wypsażenie będące w ewidencji mże być pwiązane z fakturami zakupwymi. Istnieje mżliwść wygenerwania autmatycznej nty księgwej z dkumentów wydania d użytkwania i likwidacji. Wypsażenie mże być wydawane dla użytkwnika lub miejsca użytkwania. Ewidencja bsługiwana jest pprzez dkumenty wydania, przesunięcia, zwrtu i likwidacji. D wypsażenia mżna przypisywać kresy użytkwania w miesiącach. Krzyści stswania mdułu WYPOSAŻENIE Kntrla majątku firmy raz jeg wymiany między użytkwnikami lub miejscami użytkwania, Rzliczenie zakupu wypsażenia, Mżliwść wydawania wypsażenia z kreśleniem czasu jeg użytkwania (np. dzież rbcza) raz wystawianie autmatycznych dkumentów likwidacji p jeg upływie, Mżliwść przeprwadzenia inwentaryzacji raz rzliczenie. Wypsażenie 3

4 1 Rejestracja danych Przed przystąpieniem d rejestracji danych należy zdefiniwać dpwiednią ilść rejestrów wynikającą ze specyfiki firmy raz rdzaje dkumentów. Opis deklaracji znajduje się w pdpunkcie Wypsażenie P twarciu zakładki z wypsażeniem należy w pierwszej klejnści wybrać dpwiedni rejestr wypsażenia. Wprwadzenie nweg wypsażenia dbywa się pprzez ddanie nweg rekrdu i uzupełnienie niezbędnych danych jak nr inwentarzwy, nazwa, jednstka miary i ilść, jaką przyjmuje się d ewidencji. Rys. 1.1 Wypsażenie Numer inwentarzwy ple tekstwe przeznaczne na wprwadzenie numeru inwentarzweg wypsażenia, ple nie mże zstać puste Nazwa nazwa wypsażenia J.m. jednstka miary Ilść ilść wprwadzana d ewidencji, ple nie mże zstać puste Wydane, Zlikwidwane, Dstępne pla uzupełniane autmatycznie bez mżliwści edycji, pkazują dpwiedni ilść wydaną d użytkwania, zlikwidwaną i dstępną jeszcze d wydania Data wprwadzenia data wprwadzenia d ewidencji Data statniej zmiany ple wypełniane autmatycznie, pkazuje datę statniej zmiany w dkumentach Opis ple tekstwe przeznaczne na dwlny wiellinijkwy pis Wypsażenie 4

5 Pla przeznaczne na ceny pla pkazujące pierwtną cenę wypsażenia (cena nett, stawka VAT, cena brutt), jak również ceny becne. Ceny te mgą się różnić tylk w przypadku, gdy wystąpiły dkumenty zmieniające wartść wypsażenia Nr faktury ple przeznaczne na wprwadzenie numeru faktury zakupwej. Kd kreskwy, Nr seryjny pla piswe uzupełniane Użytkwnicy zależnści d pzimu szczegółwści pisów wypsażenia Użytkwnicy danej firmie Okres użytkwania w miesiącach ple przeznaczne d pdania ilści miesięcy użytkwania wypsażenia. Ple należy uzupełniać, jeżeli ma być aktywna funkcja sprawdzająca kresy użytkwania raz wystawiająca autmatyczne dkumenty likwidacji. Okienka d szybkieg przeszukiwania Okienka te służą d szybkieg przeszukiwania ewidencji wypsażenia według danych zawartych w dkumentach. Wpisując infrmacje w jedn z pól (Użytkwnik, Miejsce lub Nr Dk) na głównej zakładce pkaże się tylk wypsażenie, dla któreg istnieją dkumenty wystawine na dane miejsce lub użytkwnika. Zawężenie wyników przeszukiwania następuje p każdej wpisanej literze. Drukuj drukuje kartę wypsażenia z wszystkimi danymi piswymi raz użytkwnikami lub miejscami użytkwania gdzie dane wypsażenie się znajduje. Wypsażenie 5

6 Sprawdzenie kresów użytkwania funkcja sprawdzająca czy nie zstał przekrczny kres użytkwania. Jeżeli taki termin zstał przekrczny, wypsażenie takie zstanie pdświetlne na filetw. Dkumenty Okienk służy d wprwadzania dkumentów wypsażenia. Rys. 1.2 Dkumenty L.p. - liczba prządkwa wprwadzanych dkumentów Data dkumentu data wprwadzenia dkumentu Numer dkumentu numer klejnych dkumentów w brębie typu dkumentu i rku brachunkweg Typ dkumentu typ wystawianeg dkumentu (wydanie, zwrt likwidacja itp.), ple nie mże zstać puste Użytkwnik, miejsce użytkwnik lub miejsce, dla któreg wystawiany jest dkument Opis pis dkumentu Użytkwnik dla MM, Miejsce dla MM, Nwy rejestr, Nwy nr inwentarzwy pla wypełniane tylk pdczas wystawiania dkumentów przesunięcia (MM-), kreślają nweg użytkwnika, miejsce, jeżeli występuje t zmianę rejestru i numeru inwentarzweg Cena nett, % VAT, Cena brutta pla wypełniane tylk przy dkumentach zmiany wartści, kreślają ile mają się zwiększyć (zmniejszyć) pszczególne wartści. Drukuj dkument wydruk dkumentu, dkument jest autmatycznie drukwany w dwóch egzemplarzach Wypsażenie 6

7 Autmatyczna likwidacja funkcja autmatycznie wystawiająca dkument likwidacji dla bieżąceg dkumentu Wystaw dkument MM+ - funkcja wystawiająca dkument MM+ dla bieżąceg dkumentu MM- Krzystanie z funkcji mżliwe jest tylk dla pprawnie uzupełninych dkumentów MM-, tzn. musi być wypełniny nwy użytkwnik lub nwe miejsce użytkwania. Jeżeli ddatkw pdczas przesunięcia ma nastąpić zmiana rejestru lub numeru inwentarzweg należy także uzupełnić te pla. Wypsażenie 7

8 2 Pdgląd 2.1 Przeglądanie wg użytkwników Przeglądarka pkazująca histrię brtu daneg indeksu wypsażenia wg użytkwników. Rys. 2.1 Przeglądanie wg użytkwników 2.2 Przeglądanie wg miejsc Przeglądarka pkazująca histrię brtu daneg indeksu wypsażenia wg miejsc użytkwania. Rys. 2.2 Przeglądanie wg miejsc Wypsażenie 8

9 3 Słwniki 3.1 Użytkwnicy wypsażenia W słwniku zebrani są wszyscy użytkwnicy wypsażenia. Rys. 3.1 Użytkwnicy wypsażenia Prac./Zlec wyróżnik kreślający czy użytkwnik jest pracwnikiem czy zlecenibircą (ple pcjnalne) Użytkwnik symbl użytkwnika (lub nazwa kreślająca użytkwnika), ple nie mże zstać puste Nazwa imię i nazwisk użytkwnika PESEL PESEL użytkwnika (przydatny, gdy użytkwnik jest pracwnikiem lub zlecenibircą firmy) Kategria kategria pracwnika Stanwisk stanwisk pracy pracwnika Pla Kategria, Stanwisk należy wypełniać, gdy mduł wypsażenia jest wykrzystywany d ewidencji np. dzieży rbczej, gdzie przydział zależny jest d tych danych. Dpisanie pracwników funkcja dpisująca d użytkwników nw przyjętych pracwników, aby działała pprawnie pracwnicy muszą być ewidencjnwani w mdule kadrwym systemu Dpisanie zlecenibirców funkcja dpisująca d użytkwników nw przyjętych zlecenibirców, aby działała pprawnie zlecenibircy muszą być ewidencjnwani w mdule kadrwym systemu Wypsażenie 9

10 3.2 Miejsca użytkwania wypsażenia Słwnik z miejscami użytkwania wypsażenia. Rys. 3.2 Miejsce użytkwania wypsażenia Miejsce użytkwania symbliczne znaczenie miejsca użytkwania, ple nie mże zstać puste Opis miejsca pis miejsca użytkwania 3.3 Jednstki miar Słwnik jednstek miar dstępnych w mdule wypsażenie. Rys. 3.3 Jednstki miar Wypsażenie 10

11 Jednstka miary symbl jednstki miary, ple nie mże zstać puste Nazwa nazwa jednstki miary 3.4 Numery inwentarzwe i indeksy Słwnik numerów inwentarzwych i indeksów. Prwadzenie teg słwnika jest pcjnalne, służy, jak pdpwiedź przy wprwadzaniu wypsażenia d ewidencji. Dane piswe zstaną autmatycznie przepisane d ewidencji w mmencie wstawienia wartści ze słwnika. Rys. 3.4 Numery inwentarzwe i indeksy Nr inwentarzwy pełny lub częściwy numer inwentarzwy, ple nie mże zstać puste Nazwa nazwa wypsażenia J.m. jednstka miary Okres użytkwania w mc kres użytkwania w miesiącach 3.5 Wykaz stanwisk Słwnik pcjnalny uzupełniany przy wykrzystaniu mdułu wypsażenia d ewidencji wypsażenia pracwników zależnie d ich kategrii i stanwiska, np. wydawanie dzieży rbczej. Słwnik wypełniany jest w mdule kadrwym, w mdule wypsażenia nie ma mżliwści edycji słwnika. Wypsażenie 11

12 Rys. 3.5 Wykaz stanwisk Kd stanwiska kd stanwiska Nazwa stanwiska nazwa/pis stanwiska Przydział wypsażenia tabela, w której należy przypisać, jakie indeksy (wypsażenie) mżna wydać dla knkretneg stanwiska pracy i na jaki kres użytkwania. Dzięki tej tabeli mżliwa jest kntrla wydawania wypsażenia pracwnikm. 4 Inwentaryzacja Spis z natury plega na stwierdzeniu faktyczneg istnienia danych pzycji znajdujących się w ewidencji wypsażenia, ustaleniu ich liczb raz ewentualnemu ujawnieniu wypsażenia w użytkwaniu a niebędących w ewidencji. Inwentaryzację należy rzpcząć d zadeklarwania ptrzebnej ilści grup arkuszy. Ilść grup zależy d ilści rejestrów (jedna grupa mże dtyczyć tylk jedneg rejestru). Ddatkw należy kreślić czy inwentaryzacja ma dtyczyć całeg rejestru czy jedneg użytkwnika lub miejsca użytkwania. P zadeklarwaniu grup należy wygenerwać arkusze spiswe, wydrukwać je i przeprwadzić spis. P spisaniu faktyczneg stanu wypsażenia należy wprwadzić g d systemu i krzystając z funkcji prgramu bliczyć ewentualne różnice inwentaryzacyjne. 4.1 Deklaracja grup Zakładka służąca d zdefiniwania grup inwentaryzacyjnych. Należy kreślić, w jakim rejestrze wyknywana jest inwentaryzacja i z jaką datą. Opcjnalnie mżna pdać użytkwnika lub miejsce użytkwania, jeżeli inwentaryzacja ma dtyczyć jedneg miejsca lub użytkwnika. Wypsażenie 12

13 Grupa grupa arkuszy spiswych Data data przeprwadzenia inwentaryzacji Rejestr rejestr wypsażenia, na którym ma być przeprwadzna inwentaryzacja Użytkwnik użytkwnik, dla któreg ma zstać przeprwadzna inwentaryzacja, ple pcjnalne zawężające inwentaryzację d jedneg użytkwnika Miejsce użytkwania miejsce użytkwania, dla któreg ma zstać przeprwadzna inwentaryzacja, ple pcjnalne zawężające inwentaryzację d jedneg miejsca użytkwania Generwanie arkuszy funkcja generująca arkusze spiswe. Należy ja uruchmić p zadeklarwaniu grup. P zakńczeniu jej działania należy przejść d następneg punktu: Arkusze spiswe i je wydrukwać. 4.2 Arkusze spiswe Zakładka służy d wydrukwania arkuszy spiswych wypsażenia, wprwadzenia spisu z natury raz rzliczenia ewentualnych różnic. Obliczenie różnic funkcja bliczająca różnice inwentaryzacyjne na pdstawie wprwadzneg spisu z natury raz stanu wypsażenia z ewidencji. Wypsażenie 13

14 4.3 Różnice inwentaryzacyjne Zakładka zawiera bliczne różnice inwentaryzacyjne ( ile zaistniały). Różnice te pkazane są w specyfikacji knkretnej grupy. 5 Funkcje 5.1 Otwarcie miesiąca Funkcja twarcie miesiąca pwinna być wyknywana p skńcznym kresie rzliczeniwym, dla któreg wygenerwana jest nta księgwa. Otwarcie miesiąca spwduje, że dkumenty wystawine w bieżącym miesiącu staną się archiwalne i zablkwane d edycji. 6 Administracja 6.1 Deklaracja rejestrów Zakładka służy d definiwania rejestrów wypsażenia raz ich parametrów. Rys. 6.1 Deklaracja rejestrów Symbl krótkie znaczenie rejestru Nazwa Nazwa rejestru wypsażenia Wypsażenie 14

15 6.2 Deklaracja dkumentów Zakładka służy d definiwania dkumentów wypsażenia raz spsbu ich działania (wydanie, zwrt, likwidacja itp.). Rys. 6.2 Deklaracja dkumentów Typ dkumentu znaczenie typu dkumentu, np. WU, LN, MM itp. Nazwa piswa nazwa dkumentu np. Wydanie d użytkwania, Likwidacja Operacja wyróżnik kreślający działanie dkument: 1 Wydanie d użytkwania 2 Zwrt 3 Likwidacja 4 Przesunięcie MM- 5 Przesunięcie MM+ 6 Wydanie z likwidacją 7 Zmiana wartści (ceny) Algrytm wydruku - p wpisaniu dużej litery O dany dkument będzie drukwany w trybie szczędnym, tzn. że ryginał i kpia będą drukwane na jednej kartce ile się zmieszczą 6.3 Dekretacja rejestrów Wypsażenie 15

16 Dekretacja rejestrów zawiera pis dekretacji księgwej dkumentów wypsażenia. Występuje tylk, gdy wykrzystywana jest pcja nty księgwej z wypsażenia. Dekretacja ustawiana jest z sbą serwisującą pdczas wdrżenia systemu. 6.4 Pdpisy na dkumentach Frmatka służąca d wprwadzenia nazwisk sób, jakie mają zstać wydrukwane na pszczególnych dkumentach wypsażenia w dpwiednich plach (Pdpis I Pdpis IV). Rys. 6.3 Pdpisy na dkumentach Użycie w danym plu słwa user spwduje, że na dkumencie w danym miejscu wydrukuje się imię i nazwisk sby zalgwanej w prgramie. Wypsażenie 16

17 7 Raprty 7.1 Raprty pdstawwe Stan wypsażenia Raprt pkazuje stan wypsażenia z pdziałem na użytkwników, miejsca użytkwania raz stan całeg magazynu wypsażenia. Rys. 7.1 Stan wypsażenia Wypsażenie 17

18 7.1.2 Wypsażenie wg użytkwników Raprt przedstawia stany wypsażenia wydane dla pszczególnych użytkwników. Rys. 7.2 Wypsażenie wg użytkwników Wypsażenie 18

19 7.1.3 Przyjęcie d użytkwania Raprt przedstawia wypsażenie wprwadzne d ewidencji w zadanym kresie. Rys. 7.3 Przyjęcie d użytkwania Wypsażenie 19

20 7.1.4 Wypsażenie wg miejsc Raprt przedstawia stany wypsażenia wydane dla pszczególne miejsca użytkwania wypsażenia. Rys. 7.4 Wypsażenie wg miejsc Wypsażenie 20

21 7.1.5 Zestawienie dwdów Raprt przedstawia zestawienie wszystkich dkumentów wypsażenia wystawinych w zadanym kresie. Rys. 7.5 Zestawienie dwdów Nta księgwa Raprt służy d wygenerwania nty księgwej z dkumentów wypsażenia. Wygenerwaną ntę mżna dpisać d mdułu księgweg. Wypsażenie 21