Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Instrukcja użytkwnika Prgram Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka Wersja 1.0

2 Spis treści 1 INFORMACJE PODSTAWOWE PRZEZNACZENIE I PODSTAWOWE FUNKCJE PROGRAMU WYMAGANIA SPRZĘTOWE PROGRAMU INSTALACJA I URUCHOMIENIE PROGRAMU INSTALACJA PROGRAMU COMARCH ERP E-DEKLARACJE KLASYKA INSTALACJA PROGRAMU PRZEZ NOWYCH UŻYTKOWNIKÓW REINSTALACJA PROGRAMU KONFIGURACJA PROGRAMÓW PIK / PLP / KH / KP OGÓLNE ZASADY UŻYWANIA PROGRAMU PODSTAWOWE FUNCJE PROGRAMU DEKLARACJE DO WYSŁANIA WYSŁANE-OCZEKUJĄCE UPO - BŁĘDY UPO - OK KONFIGURACJA ZMIANA FIRMY O PROGRAMIE KONIEC NAJCZEŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ KOMUNIKATY BŁĘDÓW...10 e-deklaracje Klasyka 2 Wersja 1.0

3 1 Infrmacje pdstawwe 1.1 Przeznaczenie i pdstawwe funkcje prgramu Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka t prgram dzięki któremu Użytkwnicy prgramów KH, KP, PIK, PLP mgą wysyłać deklaracje pdatkwe w frmie elektrnicznej na serwer Minister Finansów. W celu wysłania e-deklaracji ptrzebna jest c najmniej wersja: PIK 18.00a PLP 8.00a KH 3.50 KP 25.0 Prgram pzwala na: pdpisanie i przesłanie deklaracji na serwer MF debranie Urzędweg Pświadczenia Odbiru (UPO) wydrukwanie UPO W prgramie zapisywane są infrmacje (lgi) przeprwadznych peracjach. 1.2 Wymagania sprzętwe prgramu Prgram funkcjnuje na dwlnym kmputerze psiadającym: Framewrk 2.0 dstęp d Internetu zainstalwaną drukarkę zainstalwany pdpis kwalifikwany dtyczy Użytkwnikw, zbwiązywanych w ten spsób pdpisywać deklaracje pdatkwe e-deklaracje Klasyka 3 Wersja 1.0

4 2 Instalacja i uruchmienie prgramu 2.1 Instalacja prgramu Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka Instalacja prgramu przez nwych Użytkwników Instalacja Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka dbywa się z pliku: pbraneg z Indywidualnej Strny Klienta płytki dstarcznej przez Cmarch P zainstalwaniu i uruchmieniu prgramu: na pulpicie Windws pjawi się ikna skrótu d prgramu w menu Start zstanie ddany prgram Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka Reinstalacja prgramu W celu zainstalwania nwszej wersji prgramu zaleca się dinstalwanie wersji pprzedniej i zainstalwanie nwej wersji Knfiguracja prgramów PIK / PLP / KH / KP W celu autmatyczneg zapisywania deklaracji w prgramie Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka należy w prgramach KH, KP, PIK, PLP wskazać katalg, w którym zstał zainstalwany prgram d wysyłania deklaracji. Isttne jest, aby nazwa katalgu nie była dłuższa niż 8 znaków. Ścieżkę wskazuje się w Knfiguracji, dla prgramu: KH - w Knfiguracji stanwiska-> Wydruki graficzne KP / PIK / PLP - w Knfiguracji-> Wydruki graficzne. Dla każdej bazy danych, z której będą twrzne e-deklaracje, zstanie autmatycznie utwrzny pdkatalg. Przykład Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka zstał zainstalwany na dysku C w katalgu eklasyka (C:\eKlasyka). W KH mamy 2 bazy: FIRMA1 i FIRMA2, a w Knfiguracji stanwiska Serwer wydruków graficznych wpisan c:\eklasyka W mmencie twrzenia e-deklaracji dla FIRMA1 prgram autmatycznie utwrzy dpwiadający jej pdkatalg. Analgicznie gdy e-deklarcja będzie generwana w bazie FIRMA2 P tej peracji w katalgu C:\eKlasyka znajdą się pdkatalgi: FIRMA1, FIRMA2, a w każdym nich zstaną zapisane wygenerwane wcześniej deklaracje. Eksprt plików d systemu e-deklaracje dstępny jest w prgramach KH, KP, PIK, PLP pd klawiszem F2. W związku z tym, że w prgramie KH, KP nie ma udstępninych załączników takich jak VAT-ZZ, VAT-ZT, NAD- ZP, VAT-ZD a w prgramach PIK, PLP nie ma załącznika PIT-R t w prgramie e-deklaracje przy wysyłaniu pjawi się kmunikat Deklaracja nie zstała wyeksprtwana z pwdu błędów. Deklaracja zawiera załączniki, które nie mgą być przesłane drgą elektrniczną. W takich przypadkach mżna będzie skrzystać z frmularzy interaktywnych dstępnych w systemie e-deklaracje na strnie: P wybraniu dpwiednieg frmularza mżna wyknać imprt pliku xml, który zstał wygenerwany przez prgram Cmarch ERP Klasyka, c spwduje zaczytanie danych na interaktywny frmularz. e-deklaracje Klasyka 4 Wersja 1.0

5 Uwaga: Twrząc e-deklaracje z prgramów klasycznych należy uważać na t, by nie wysyłać tej samej deklaracji wielkrtnie. P naciśnięciu przycisku e-deklaracja twrzy się każdrazw nwy plik. Wszystkie wysłane pliki są widczne w prgramie Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka na zakładce Deklaracje skąd przed wysłaniem należy usunąć te, które zstały nadmiarw wygenerwane. Uwaga: W przypadku Użytkwnków, którzy krzystają z Serwera Wydruków Graficznych i będą wysyłali e-deklaracje istnieje kniecznść mdyfikacji ustawień w serwerze wydruków (ścieżki dla plików INI). e-deklaracje Klasyka 5 Wersja 1.0

6 3 Ogólne zasady używania prgramu Prgram Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka mże być bsługiwany za pmcą myszki lub przy użyciu klawiatury. Pniżej lista skrótów klawiszwych wykrzystanych w prgramie. <F2> Wydruk UPO <F3> Pdgląd zawartści XML z deklaracją, numerem referencyjnym czy infrmacji błędzie <F5> Odświeżenie listy <CTRL>+<A> Zaznacza wszystkie deklaracje <CTRL>+<O> Usuwa zaznaczenia <CTRL>+<W> Wysłanie bez pdpisu deklaracja zstaje pdpisana pdpisem niekwalifikwanym i wysłana na serwer Ministerstwa Finansów <CTRL>+<D> Wysłanie z pdpisem deklaracja zstaje patrzna pdpisem kwalifikwanym i wysłana na serwer Ministerstwa Finansów <CTRL>+<U> Pbierz UPO - pbranie Urzędweg Pświadczenia Odbiru (UPO) <DEL> Usuń plik nie dtyczy deklaracji psiadających UPO <CTRL>+<B> Cfnij d Wysłanych-Oczekujących przeniesienie deklaracji z UPO - Błędy d Wysłane-Oczekujące z równczesnym usunięciem pliku zawierająceg infrmację błędzie. <TAB> - Umżliwa przechdzenie kursrem p plach w aktywnym knie <CTRL>+<TAB> Pzwala przechdzić pmiędzy zakładkami na knie Deklaracje 3.1 Pdstawwe funcje prgramu Deklaracje Deklaracje składają się z 4 zakładek, każda z nich zawiera listę deklaracji w zależnści d ich statusu raz infrmację wyknanych peracjach (lg z prawej strny kna). P utwrzeniu e-deklaracji w prgramie księgwym lub kadrw-płacwym deklaracja trafia na listę D wysłania. Pniżej zamieszczamy schemat generwania pliku z prgramu Cmarch ERP Klasyka aż d mmentu wysłania na serwer e-deklaracji. e-deklaracje Klasyka 6 Wersja 1.0

7 D wysłania Lista zawiera deklaracje, które mgą być wysłane na serwer Ministerstwa Finansów. Prgram umżliwia seryjne wysłanie wielu zaznacznych deklaracji raz pdpisanie ich pdpisem kwalifikwanym. W przypadku krzystania z pdpisu niekwalifikwaneg jednrazw mżna pdpisać tylk jedną deklarację, knieczne jest także uzupełnienie na knie autryzacji pla Kwta (dmyślnie ple t jest puste). Pzstałe dane (imię, nazwisk, data urdzenia pbierane są z pdpisywanej deklaracji). e-deklaracje Klasyka 7 Wersja 1.0

8 W sytuacji, gdy d Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka trafi plik, dla któreg nie ma jeszcze schem, zstanie n przeniesiny d pdkatalgu Bledy. Infrmacja tym zstanie zapisana w lgu prgramu Wysłane-czekujące Lista zawiera deklaracje, które zstały wysłane na serwer Ministerstwa Finansów, psiadają już swój numer referencyjny ale nie zstały jeszcze dla nich debrane Urzędwe Pświadczenie Odbiru (UPO). Na liście mamy deklaracje źródłwą raz związany z nią plik zawierający numer referencyjny. Za pmcą przycisku F3 mżemy w przeglądarce zbaczyć deklaracje lub zawartść pliku z numerem referencyjnym UPO - błędy Lista deklaracji, dla których serwer MF przesłał infrmacje błędzie. W tym przypadku ddatkw prócz deklaracji źródłwej, pliku z numerem referencyjnym mamy plik zawierający numer błędu. Najcześciej błędy związane są z: brakiem wymaganych danych, np. kd urzędu skarbweg, niekmpletne dane adreswe (kraj, wjewództw, pwiat, gmina, pczta, miejscwść, numer dmu) próbą pbrania UPO, gdy dane na serwerze Ministerstwa Finansów nie zstały jeszcze przetwrzne. W takim przypadku należy pprawić dane w prgramie księgwym/płacwym, utwrzyć e-deklaracje i w Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka wysłać tą nwą, pprawiną deklarację. Deklaracja zawierająca błąd mże zstać usunięta UPO - OK Lista deklaracji, które zstały wysłane na serwer MF, psiadają swój numer referencyjny i Urzędwe Pświadczenie Odbiru. Z pzimu tej listy mżna wydrukwać UPO Knfiguracja Knfiguracja pzwala na ustalenie najważniejszych parametrów pracy prgramu. Mżemy tutaj kreślić: firmę startwą czas dświeżania listy deklaracji dmyślnie 5 sekund ścieżkę dstępu d serwera Ministerstwa Finansów e-deklaracje Klasyka 8 Wersja 1.0

9 Uwaga: Ministerstw Finansów udstępnił serwer testwy: na który mżna wysyłać deklaracje w celu sprawdzenia kmunikacji. P zakńczeniu testów knieczne jest przywrócenie pprawneg adresu: Zmiana firmy P zainstalwaniu prgramu lista firm jest pusta. Zstaje na utwrzna w mmencie wysłania pierwszej e- deklaracji z prgramu KH, KP, PLP lub PIK. Dla każdej firmy zstanie utwrzny ddzielny katalg O prgramie Infrmacje prgramie Cmarch ERP e-deklaracje Klasyka Kniec Zamknięcie prgramu. e-deklaracje Klasyka 9 Wersja 1.0

10 4 Najcześciej pjawiające się kmunikaty błędów W sytuacji, gdy deklaracja nie jest pprawna mgą pkazać się następujące kmunikaty błędów: Błąd pdczas knwersji pliku [numer].edk. Funkcja 'NIP' nie zwróciła żadnej wartści lub zwróciła wartść, która nie mże być knwertwana na typ danych XLS. Nieuzupełniny NIP w Knfiguracji Dkument wstępnie przetwrzny, sprawdź wynik następnej weryfikacji dkumentu Dkument w trakcie przetwarzania. Sprawdzić pprawnść później Weryfikacja negatywna dkument złżny z użyciem danych autryzujących mże złżyć wyłącznie pdatnik, będący sbą fizyczną Deklaracja dla sby prawnej pdpisana Pdpisem Niekwalifikwanym. Błąd pdczas knwersji pliku [numer].edk. Brak pliku ze schemą d wstępneg przekształcenia (VAT7.12.K2O.XSL). Próba wysyłki deklaracji na starym frmularzu. Weryfikacja negatywna dkument niezgdny ze schematem xsd [cvc-minlength-valid: Value '' with length = '0' is nt facet-valid with respect t minlength '1' fr type '#AnnType_PelnaNazwaTIdentyfikatrOsbyNiefizycznej'.] Brak uzupełninej Nazwy na deklaracji sby prawnej Weryfikacja negatywna dkument niezgdny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '- -' is nt a valid value fr 'date'.] Brak uzupełninej daty urdzenia na deklaracji sby fizycznej Weryfikacja negatywna dkument niezgdny ze schematem xsd [cvc-minlength-valid: Value '' with length = '0' is nt facet-valid with respect t minlength '1' fr type 'TImie'.] Brak uzupełnineg imienia na deklaracji sby fizycznej Deklaracja nie zstała wyeksprtwana z pwdu błędów. Deklaracja zawiera załączniki, które nie mgą być przesłane drgą elektrniczną. Na deklaracji zstał zaznaczne ddanie załączników, których nie ma w prgramie. Taką deklarację należy złżyć na interaktywnych frmularzach e-deklaracji. Weryfikacja negatywna dkument niezgdny ze schematem xsd [cvc-minlength-valid: Value '' with length = '0' is nt facet-valid with respect t minlength '1' fr type 'TTekstwy'.] Nieuzupełnine uzasadnienie złżenia krekty deklaracja (ORD-ZU) Weryfikacja negatywna dkument niezgdny ze schematem xsd [cvc-enumeratin-valid: Value '0000' is nt facet-valid with respect t enumeratin '[0202, 0203, 0204, 0205, 0206,[ ]]'. It must be a value frm the enumeratin.] Błędny kd urzędu (0000) na deklaracji. Weryfikacja negatywna niezgdnść danych autryzujących z danymi w dkumencie (np. niezgdnść NIP, numeru PESEL, daty urdzenia, nazwiska, pierwszeg imienia) Różne dane identyfikacyjne pdatnika na deklaracji i pdpisie niekwalifikwanym. e-deklaracje Klasyka 10 Wersja 1.0

11 Błąd wysyłania pliku. Użytkwnik zrezygnwał z pdania danych autryzacyjnych. Kmunikat z lgu infrmujący zrezygnwaniu z pdpisywania deklaracji. Upłynął limit czasu peracji Nie udał się wysłać deklaracji na serwer MF. Najprawdpdbniej prblem p strnie MF. Dkument zawiera błędy uniemżliwiające jeg przetwrzenie Nieuzupełniny kd Urzędu skarbweg bądź też niepprawna kwta pdatku (z dkładnścią d grszy). e-deklaracje Klasyka 11 Wersja 1.0