Nowe funkcje w programie Symfonia e-dokumenty w wersji Spis treści:

Transkrypt

1 Nwe funkcje w prgramie Symfnia e-dkumenty w wersji Spis treści: Serwis 2 Zmiany w trakcie wysyłania dkumentu... 2 Ustawienie współpracy z biurem rachunkwym... 2 Ustawienie współpracy z w serwisem 3 Knwersja danych firmy z wersji Pzstałe zmiany... 4 Prgram e-dkumenty... 4

2 1 / 2 Symfnia e-dkumenty Nwe funkcje w prgramie Symfnia e-dkumenty Serwis Serwis internetwy jest utwrzną przez Sage sp z.. platfrmą umżliwiającą szybką i prstą wymianę dkumentów elektrnicznych. Ułatwia bezpieczny brót fakturami elektrnicznymi z wielma kntrahentami jedncześnie, zgdnie z aktualnymi przepisami prawa, bez kniecznści psiadania pdpisu kwalifikwaneg. Unikatwym rzwiązaniem zastswanym w serwisie jest fakt, że każda firma przystępując d serwisu pdpisuje tylk jedną umwę, która jest pdstawą prawną d prwadzenia wymiany e- dkumentów ze wszystkimi becnymi raz przyszłymi klientami serwisu. Wybrane prawn-pdatkwe aspekty związane z biegiem dkumentów pmiędzy uczestnikami serwisu, były przedmitem pinii widącej firmy dradczej PricewaterhuseCpers. Zmiany w trakcie wysyłania dkumentu W wizardach d wysyłki dkumentów pjawiła się nwa pcja zwiazana z mżliwścią wybru wysyłki za pśrednictwem serwisu miedzyfirmami.pl. Opcje są aktywne jeśli ustawin współpracę z serwisem w knie Ustawień Pracy. Ustawienie współpracy z biurem rachunkwym Aby rzpcząć współpracę z biurem rachunkwym należy w knie Ustawień pracy zaznaczyć znacznik Współpracuj z biurem rachunkwym i wyeksprtwać plik XML z danymi firmy ptrzebnymi d współpracy z biurem rachunkwym. Plik ten należy wczytać d tej firmy, która będzie pracwała w trybie biura rachunkweg (przycisk Zapisz plik d współpracy z biurem rachunkwym). W plu Adres biura rachunkweg należy pdać adres przewidziany d kntaktów, na który będą wysyłane dkumenty. P wybraniu przycisku Odczytaj plik współpracy praca w trybie biura rachunkweg w przypadku firmy już pracującej w trybie biura rachunkweg dane zstają zaimprtwane.

3 Symfnia e-dkumenty 1 / 3 D biura mżna przesyłać umwy, e-faktury sprzedaży raz e-faktury zakupu. Ustawienie współpracy z w serwisem Wersja prgramu jest przystswana d współpracy z serwisem miedzyfirmami.pl. Aby nawiązać płączenie, należy nadać użytkwnikwi uprawienie d krzystania z serwisu i wypełnić pla znajdujące się w części Ustawienia pracy w ramce Ustawienia współpracy z serwisem miedzyfimami.pl. W zależnści d teg, czy knt jest już załżne w serwisie, należy wybrać ple Używaj serwisu miedzyfirmami.pl i Mam knt w serwisie lub przycisk Chcę zarejestrwać się w serwisie miedzyfirmami.pl. P zaznaczeniu pla Mam knt mżna wybrać pcję Jedn knt dla wszystkich użytkwników. W plach Lgin i Hasł należy pdać lgin i hasł lgwania używane w serwisie miedzyfirmami.pl. Przycisk Chcę zarejestrwać się w serwisie miedzyfirmami.pl twiera przeglądarkę internetwą z wypełninymi danymi firmy kniecznymi d rejestracji w serwisie miedzyfirmami.pl.

4 1 / 4 Symfnia e-dkumenty Knwersja danych firmy z wersji 2012 Uprszczny zstał prces rzpczynania pracy z firmą. W becnej wersji prgramu nie ma kniecznści rzpczynania pracy d zakładania grupy firm; zakładanie firmy dbywa się bezpśredni przez utwrzenie bazy firmy w menu Firma. W związku z tym p przejściu na wersję zamiast grupy firm zawierającej w swim składzie pszczególne firmy, becnie widczne są wszystkie pszczególne firmy zawarte d tej pry w grupie. Każda firma dtychczasw ujęta w grupie firm jest becnie sbną bazą danych. Przed rzpczęciem pracy z bazą danych firmy w wersji należy wyknać knwersję danych firmy. W menu firma w trybie pracy bez firmy należy wybrać plecenie Odtwarzanie danych firmy i wyknać plecenia widczne w kreatrze Odtwarzanie bazy firmy. Następnie należy zweryfikwać prawa użytkwników, gdyż becnie na przykład praw d wysyłania dkumentów sprzedaży zstał zastąpine prawami szczegółwymi takimi jak: praw d wysłania dkumentów d kntrahentów, praw d wysyłania b kntrli skarbwej, praw d wysyłania faktur d biura rachunkweg. Pzstałe zmiany Zaktualizwane zstały dane teleadreswe firmy widczne w prgramie. Prgram e-dkumenty System Symfnia 2012 zstał wypsażny w nwą w stsunku d pprzednich wersji funkcjnalnść: przechwywanie, zarządzanie i użytkwanie dkumentów. Jest t realizwane przez prgram Symfnia e- Dkumenty. Symfnia 2012 przy jeg wsparciu umżliwia: Przygtwanie raz rejestrwanie umów zawierających zgdę na trzymywanie faktur elektrnicznych. Wystawianie faktur elektrnicznych dla kntrahentów, którzy wyrazili na t zgdę. Pdpisywanie faktur elektrnicznych z wykrzystaniem: pdpisu elektrniczneg, bezpieczneg pdpisu elektrniczneg, pieczęci elektrnicznej Autmatyczne wysyłanie pdpisanych faktur elektrnicznych na adres wskazany w zawartej z kntrahentem umwie. Odbieranie i imprt dkumentów z zewnątrz. Weryfikację trzymanych dkumentów elektrnicznych pd względem autentycznści pchdzenia raz integralnści treści. Pełnię mżliwści prgramu pkazują dpier przy współpracy innymi prgramami Symfnia, wspierając ich działanie w zakresie: bsługi handlwej faktur (Symfnia Handel), ewidencji księgwej i pdatkwej faktur (Symfnia Finanse i Księgwść), Prgram Symfnia e-dkumenty jest narzędziem służącym d zarządzania i archiwizacji faktur elektrnicznych będących w biegu przedsiębirstwa. Główną funkcjnalnścią ferwaną przez prgram Symfnia e- Dkumenty jest mżliwść elektrniczneg wysłania, dbierania i przechwywania e-faktur zgdnie z rz-

5 Symfnia e-dkumenty 1 / 5 prządzeniem MF z dnia w sprawie wystawiania faktur w frmie elektrnicznej, zasad ich przechwywania raz trybu udstępniania rganwi pdatkwemu lub rganwi kntrli skarbwej. Funkcjnalnść prgramu pzwala na bezpieczny brót takimi dkumentami pprzez zastswanie elektrnicznej pieczęci firmy lub pdpisu kwalifikwaneg. Dzięki temu przedsiębirca mże być pewny tżsamści kntrahenta raz integralnści treści trzymaneg dkumentu. Metdy zastswane w prgramie są zgdne z aktualnymi przepisami prawa. Stan prawny Stan prawny bwiązujący d pzwalał przedsiębircy, który był wystawcą faktury na przesłanie faktury d nabywcy twaru lub usługi na dwa spsby: Przesłanie faktury za pmcą pczty czy dstarczenie sbiście. Dtyczy t tradycyjnej pstaci dkumentu w frmie papierwej. Przesłanie faktury w frmie elektrnicznej. Taki rdzaj faktury musiał być patrzny bezpiecznym pdpisem elektrnicznym, weryfikwanym za pmcą kwalifikwaneg certyfikatu, lub przesłany pprzez wymianę danych elektrnicznych (EDI) zgdnie z umwą w sprawie eurpejskieg mdelu wymiany danych elektrnicznych. Najwyższy Sąd Administracyjny w wyrku z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, wskazał na ddatkwą, pza drgą pcztwą, mżliwść przesyłania faktur wystawinych w frmie papierwej. Uzasadnienie wyrku mówi, że dpuszczalne jest przesłanie kntrahentwi faktury pcztą mailwą, np. jak załącznik d a pd warunkiem, że zarówn wystawca faktury, jak i jej nabywca wydrukują taką fakturę i będą ją przechwywać w frmie papierwej. Plskie prawdawstw dtyczące przesyłania faktur w frmie elektrnicznej był wiele bardziej restrykcyjne niż przewiduje Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., zmieniająca Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólneg systemu pdatku d wartści ddanej w dniesieniu d przepisów dtyczących fakturwania. Zgdnie z definicją zawartą we wspmnianej dyrektywie, fakturą elektrniczną jest nie tylk faktura patrzna bezpiecznym pdpisem elektrnicznym, weryfikwanym za pmcą ważneg kwalifikwaneg certyfikatu, lub przesłana pprzez wymianę danych elektrnicznych (EDI), lecz każda faktura wystawina i trzymana w dwlnym frmacie elektrnicznym, który zapewnia autentycznść pchdzenia faktury, integralnść jej treści raz czytelnść. Plski ustawdawca ma bwiązek implementacji wymieninej dyrektywy d krajweg systemu prawneg d 31 grudnia 2012 r. Minister Finansów dstswując przepisy d prawa unijneg w rzprządzeniu MF z dnia w sprawie wystawiania faktur w frmie elektrnicznej, zasad ich przechwywania raz trybu udstępniania rganwi pdatkwemu lub rganwi kntrli skarbwej prpnuje zasadę, zgdnie z którą faktury mgą być przesyłane przez pdatnika w frmie elektrnicznej w dwlnym frmacie elektrnicznym pd warunkiem uprzedniej akceptacji teg spsbu przesyłania faktur przez dbircę faktury. Ddatkwym warunkiem przesyłania faktur w frmie elektrnicznej jest kniecznść zapewnienia autentycznści ich pchdzenia i integralnści treści faktury, c wynika wprst z dyrektywy. UWAGA Rzprządzenie weszł w życie dnia Kniec dkumentu