Zarządzanie procesowe a skuteczna informatyzacja w administracji publicznej

Transkrypt

1 Zarządzanie procesowe a skuteczna informatyzacja w administracji publicznej Grzegorz Maciej Grabowski Pełnomocnik Prezydenta Miasta Łodzi ds. Jakości Olsztyn, Stare Jabłonki, marca 2010r

2 agenda Kilka uwag na temat projektów informatycznych w administracji Dlaczego podejście procesowe jest warunkiem skutecznej informatyzacji Przykład podejścia procesowego Korzyści jakie może przynieść opisanie procesów referencyjnych

3 System informacyjny, jest to zbiór powiązanych procesów informacyjnych. (Józef Oleński: Ekonomika Informacji Metody) a zatem: projekt informatyczny, jeżeli ma sens, zawsze zmierza do optymalizacji procesów.

4 Niekiedy można usłyszeć fałszywy pogląd: Albo usprawniamy procesy, albo informatyzujemy. Nigdy jednocześnie. W rzeczywistości, wprowadzanie technologii informacyjnych ma sens tylko i wyłącznie wówczas, gdy prowadzi do usprawnienia procesów.

5 Radykalna zmiana technologii oznacza konieczność radykalnej zmiany procesów. Dlatego punktem wyjścia do przygotowania projektu powinien być monitoring i analiza procesów: - model empiryczny - model normatywny systemu.

6 Projekt informatyczny powinien obejmować cztery kluczowe fazy: - monitorowanie i analiza procesów, - projektowanie procesów w oparciu o nową technologię, - budowa systemu, - wdrożenie nowych procesów.

7 Możliwości optymalizacji procesów związanych z realizacją usług publicznych przez pojedynczy organ administracji są mocno ograniczone. Jedyną instytucją, która specyfikuje wymagania i która bardzo drobiazgowo określa przebieg procesu, jest parlament. Rzeczywistym właścicielem tych procesów nie jest ani gmina ani starostwo. Jest nim ustawodawca. Natomiast gmina i starostwo mogą organizować procesy pomocnicze.

8 Przykładem zastosowania podejścia procesowego jest wdrożenie systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Łodzi. Wdrożenie jest realizowane w oparciu o system informacyjny. Cała dokumentacja ma postać dokumentów cyfrowych, a opisy procesów są zawarte w plikach XML. System korzysta z danych zawartych w innych systemach UMŁ i udostępnia swoje dane w innych systemach urzędu.

9 System zarządzania jakością Zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania jakością Planowanie auditów, Bieżąca analiza wskaźników,

10 Norma ISO 9001:2008 wymaga m.in. żeby organizacja: sprawnie zarządzała procesami które realizuje, znała wymagania dotyczące zasobów niezbędnych do realizacji procesów, zapewniła odpowiednie zasoby ludzkie, infrastrukturę techniczną, wyposażenie i materiały, monitorowała i mierzyła procesy, udostępniała klientowi informacje o usługach (o sposobie załatwiania sprawy). (to nie są wszystkie wymagania, a jedynie - przykłady)

11 Zarządzanie zasobami ludzkimi Opisy poszczególnych czynności zawierają informacje o wymaganiach dotyczących obsady stanowisk, takich jak: wykształcenie, szkolenia, doświadczenie, umiejętności. System zawiera informacje dotyczące pracowników w zakresie wykształcenia, odbytych szkoleń, doświadczenia, umiejętności. Zestawienie tych danych pozwoli optymalnie planować szkolenia i przygotowywać nabór pracowników.

12 Zarządzanie zasobami IT Opisy poszczególnych czynności zawierają informacje o wykorzystywanych systemach informacyjnych niezbędnym oprogramowaniu o potrzebie drukowania i skanowania dokumentów. Jednym z elementów systemu jest karta użytkownika sprzętu informatycznego. Będzie ją posiadał każdy pracownik UMŁ. W kartach użytkownika będą wymienione wszystkie używane w UMŁ. stacje PC, drukarki, skanery urządzenia do składania podpisu cyfrowego. Zestawienie tych danych pozwoli najbardziej efektywnie wykorzystać posiadany sprzęt i środki poprzez optymalizację planowania zakupów oraz rozmieszczenia sprzętu.

13 Zarządzanie przepływem informacji Opis procesu zawiera informacje dotyczące sposobu załatwiania sprawy, takie jak: podstawy prawne, wzór wniosku, wzory załączników. wysokość opłaty i numer konta, termin załatwienia sprawy, nr tel. pod którym można uzyskać dodatkowe informacje, szczegółowy opis procedury. Dane będą aktualizowane tylko w jednym miejscu i udostępniane przez system: klientom na stronie BIP pracownikom merytorycznym do bazy wiedzy Centrum Kontaktu z Mieszkańcami w przyszłości być może - w systemie e-learningowym przeznaczonym do szkolenia pracowników.

14 Dziękuję za uwagę Grzegorz Maciej Grabowski Pełnomocnik Prezydenta Miasta Łodzi ds. Jakości Olsztyn, marca 2010r.