Dźwirzyno, r.

Transkrypt

1 Informacja nt. zmian organizacyjnych w Urzędach Stanu Cywilnego w związku z wdrożeniem nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U ze zm.) Dźwirzyno, r.

2 Zmiany prawne w zakresie funkcjonowania USC od 1 marca rejestracja stanu cywilnego wykonywana jest w gminach jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej - gmina jest okręgiem rejestracji stanu cywilnego - kierownikiem usc jest wójt, burmistrz, prezydent miasta. - na stanowisku kierownika może być zatrudniona inna osoba

3 - w okręgu rejestracji sc do 50 tys. mieszkańców wójt (b, pm.) zatrudnia zastępcę kierownika usc - w okręgach powyżej 50 tys. mieszkańców wójt zatrudnia inną osobę na stanowisku kierownika usc oraz może zatrudnić zastępcę/zastępców. - okręg rejestracji sc może składać się z jednej lub kilku gmin - zmiana okręgów działania usc może się odbyć - na wniosek gminy lub gmin - na wniosek wojewody po zasięgnięciu opinii gminy lub gmin.

4 Wniosek rozpatruje Minister Spraw Wewnętrznych w drodze rozporządzenia uwzględniając: - liczbę zdarzeń przemawiającą za zmianą - okoliczności przedstawione we wniosku

5 Wymagania dla osoby zatrudnionej na stanowisku kierownika usc i zastępcy kierownika - obywatelstwo polskie, - pełna zdolność do czynności prawnych - pełne prawa publiczne; - niekaralność; - wykształcenie wyższe magisterskie (prawnicze, administracyjne) - 3-letni staż pracy na stanowiskach urzędniczych

6 Organizacja pracy USC kierownik usc do wykonywania zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego może upoważnić pisemnie pracownika usc w zakresie: - wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów sc, - zamieszczania przypisków przy aktach, - przygotowywania projektów protokołów i aktów, projektów wzmianek.

7 Wójt, Burmistrz, Prezydent Miasta może upoważnić do wykonywania zadań z zakresu usc również inną osobę zatrudnioną w urzędzie gminy Zastępca kierownika usc nie może upoważnić pracownika do wykonywania w/w zadań

8 Organem odwoławczym oraz sprawującym bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem USC jest właściwy miejscowo wojewoda organem zwierzchnim odpowiedzialnym za kształtowanie jednolitej polityki rejestracji stanu cywilnego jest Minister Spraw Wewnętrznych

9 zadania USC z zakresu rejestracji stanu cywilnego - rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów, - wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego, - przyjmowanie oświadczeń, - dokonywanie wpisów do aktów sc, - dokonywanie zmian w aktach stanu cywilnego, - przenoszenie aktów sc do rejestru sc.

10 Zadania usc z zakresu ewidencji ludności - aktualizacja danych w rejestrze PESEL, - zameldowania noworodków, - nadawanie i zmiana nr PESEL, - wymeldowanie osób zmarłych, usuwanie niezgodności w PESEL.

11 Zadania usc z zakresu dowodów osobistych - unieważnianie DO, - przekazywanie informacji o zmianie danych, - usuwanie niezgodności

12 Zadania usc z zakresu prawa międzynarodowego - wpisywanie orzeczeń sądów państw obcych; - wymiana i przetwarzanie informacji w ramach umów międzynarodowych

13 pozostałe zadnia usc - postępowania w sprawie zmiany imienia i nazwiska - prowadzenie archiwum usc, - organizacja uroczystości (małżeństwa, jubileusze, itp.)

14 Rejestracja stanu cywilnego prowadzona jest w centralnym systemie teleinformatycznym administrowanym przez Ministra Spraw Wewnętrznych

15 Zgodnie z art. 3 pkt 3 ust. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2014,1114 j.t.) system teleinformatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego

16

17 Wymagania systemu rejestracji stanu cywilnego - praca w sieci wydzielonej (brak fizycznej możliwości wpięcia w ogólnie dostępną sieć np. internet) - każdy użytkownik (pracownik usc) musi być zarejestrowany w systemie - każdy użytkownik musi posiadać zdefiniowane role (tożsame z zakresem uprawnień) - dostęp do systemu tylko za pośrednictwem imiennej karty kryptograficznej

18 Wymagania stanowisk pracy w usc w zakresie infrastruktury teleinformatycznej - komputer, czytnik karty kryptograficznej - drukarka (laserowa z duplexem) - skaner - fakultatywnie urządzenie wielofunkcyjne - połączenie telefoniczne - dostęp do internetu - dostęp do dotychczasowej (lokalnej) bazy aktów sc

19 Cechy systemu rejestracji stanu cywilnego - rejestr stanu cywilnego jest zasilany danymi: - w trakcie aktualnej rejestracji ur, mał i zg.; - w trakcie przenoszenia aktów z ksiąg sc (migracja) - zatwierdzenia zdarzeń w rejestrze sc może dokonać tylko kierownik i zastępca usc.

20 80 % czynności związanych z rejestracją zdarzeń zakresu sc wymusza konieczność przeniesienia dotychczasowych aktów (sporządzonych przed 1 marca 2015 roku) do rejestru sc.

21 Etapy procesu migracji aktu do rsc - wyszukanie aktu sc - przeniesienie danych: - ręcznie przepisanie treści aktu z księgi - pobranie z lokalnej bazy (dotychczasowego systemu) w formacie danych XML - zatwierdzenie aktu w systemie rsc (kierownik/zastępca) - umieszczenie w karcie papierowej adnotacji i opisanie akt zbiorowych

22 Zalety systemu rejestracji stanu cywilnego - bez kosztowa komunikacja podmiotów realizujących procesy rejestracji stanu cywilnego (USC, EL, DO) - aktualizacja danych w czasie rzeczywistym - odmiejscowienie czynności realizowanych w usc - bezpieczeństwo danych - jednolite procesy rejestracji stanu cywilnego

23 Wady systemu rejestracji sc - niewystarczająca ergonomia użytkowania - wieloetapowe (rozbudowane) procesy rejestracji sc - brak kontekstowości procesów - niewystarczająca referencyjność danych - błędy systemowe wpływające na sposób zapisu danych

24 Finansowanie zadań zleconych - przejście na system zadaniowy - ujednolicenie kryteriów obliczania wykonywanych zadań (system tabelaryczny)

25 Tabela dla USC dot. ustalania wysokości dotacji celowej lp. nazwa czynności okres sprawozdawczy liczba czynności 1 rejestracja aktów ur, mał, zg lipiec - sierpień wydawanie decyzji z zakresu rsc 8 3 czynności mater-tech rsc wydawanie odpisów z rsc wydawanie zaświadczeń, zezwoleń, przyjmowanie oświadczeń wpisywanie wzmianek w aktach sc wpisywanie przypisków w aktach sc migracja aktów do rsc wsuwanie niezgodności w PESEL nadawanie i zmiana nr PESEL 176

26 Wykres wzrostu ilości wykonywanych zadań dla USC Nowa Sól rejestracja aktów migracja aktów sc wydawanie odpisów asc ur, mał i zg

27 Wykres wzrostu ilości wykonywanych zadań dla USC Krosno Odrzańskie Rejestracja migracja aktów sc wydawanie aktów ur, mał i zg odpisów asc

28 WNIOSKI - brak odpowiedniej infrastruktury teleinformatycznej - rozbudowane procesy rejestracji sc - nieadekwatna do rzeczywistych kosztów wysokość dotacji celowych - wzrost dysproporcji między urzędami w zakresie ilości wykonywanych zadań - zmiana przepływu klientów między urzędami

29 ZALECENIA - stała merytoryczna współpraca z Wojewodą oraz MSW, - bieżące przekazywanie danych o problemach i zagrożeniach związanych z funkcjonowaniem usc, - weryfikacja kwot dotacji celowej i realnych kosztów zadań zleconych, - wprowadzenie elastycznego modelu zarządzania organizacją pracy w usc, - delegowanie uprawnień.

30 Zaproszenie na seminarium szkoleniowe dla Kierowników USC - termin: 17. listopada 2015 r. - miejsce: Świebodzin WPŁYW NOWYCH ROZWIĄZAŃ PRAWNYCH I INFORMATYCZNYCH NA PROCESY REJESTRACJI STANU CYWILNEGO

31 Dziękujemy za uwagę - Sławomir Wojciechowski Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli - Mirosław Kossowski Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Krośnie