Załącznik Nr 3 1. Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 1. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja wydarzenia Startup Weekend Stalowa Wola. Startup Weekend to 3 dniowa międzynarodowa impreza przeznaczona dla otwartych, kreatywnych oraz przedsiębiorczych ludzi, polegająca na skompletowaniu zespołu, który w ciągu 54 godzin przygotuje fundamenty startupu, prototyp usługi, narzędzia, czy serwisu. Ideą jest wspólna praca zespołów składających się ze specjalistów różnych dziedzin mi.in.: programowania, marketingu oraz grafiki. Wydarzenie jest organizowane w ramach projektu Platforma Startowa TechnoparkBiznesHub, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska wschodnia, działanie 1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów, Poddziałanie Platformy startowe dla nowych pomysłów Programu Operacyjnego Polska Wschodnia (POPW). 2. Źródło finansowania projekt Platforma Startowa TechnoparkBiznesHub współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska wschodnia, działanie 1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów, Poddziałanie Platformy startowe dla nowych pomysłów Programu Operacyjnego Polska Wschodnia (POPW). W przypadku niewystarczających środków na realizację, jakie może przeznaczyć Zamawiający w ramach budżetu projektu, Wykonawca ma pozyskać środki finansowe pochodzące np. od sponsorów. 3. Termin Realizacji wrzesień/październik (piątek, sobota, niedziela) 4. Miejsce realizacji: A. Biblioteka Międzyuczelniana w Stalowej Woli, ul. Popiełuszki 10. Zamawiający zapewnia następujące sale/pomieszczenia: sala główna (w której rozpocznie się wydarzenie, będą odbywały się prezentacje pomysłów, warsztaty, niedzielny finał): miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wydarzenia, całodobowe wifi, sale warsztatowe w ilości min. 3 sztuki: stoły i krzesła, możliwość podłączenia do prądu wielu urządzeń np. laptop, wifi,

2 zamykane na klucz pomieszczenie gospodarcze/organizatorskie, w którym znajdować się będą m.in.: nagrody, materiały dla uczestników itp. szatnia dla uczestników wydarzenia, toalety dla uczestników (damska, męska, dla niepełnosprawnych), parking, stoły, które będą pełniły funkcję stołu szwedzkiego, do celów cateringowych, obiekt zapewni uczestnikom możliwość ciągłej pracy nad pomysłami, również w ciągu nocy. B. Miejsce spotkań, o którym mowa w pkt. 7 oraz w pkt. 20 zapewnia Wykonawca. 5. Liczba uczestników: od osób biorących udział w warsztatach, mentorzy min. 8 mentorów, lecz liczba uzależniona od ilości uczestników, Zamawiający wymaga aby na jeden zespół przypadał jeden mentor. minimum 5 sędziów, w tym 3 sędziów reprezentujących przedsiębiorstwa z terenu Stalowej Woli. Rekrutację uczestników zapewnia Wykonawca. Wykonawca ma obowiązek podejmować działania w celu zapewnienia maksymalnie możliwej liczby uczestników biorących udział w wydarzeniu. Zamawiający wymaga aby minimalna liczba uczestników biorąca udział w wydarzeniu wynosiła Tematyka wydarzenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji tematykę wydarzenia. Wykonawca przedstawi propozycje tematyki wydarzenia w terminie 7 dni od podpisania umowy. Po wybraniu tematyki wydarzenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji listę sędziów i mentorów. Startup Weekend Stalowa Wola będzie odbywać się w języku polskim. 7. Program Startup weekend Piątek 17:00 - Rejestracja uczestników 17:30 - Oficjalne rozpoczęcie SW StalowaWola - powitanie, przedstawienie: gości, sponsorów, programu i obowiązujących zasad. 18:30 - Rozpoczęcie prezentacji pomysłów (pitchów) uczestników (60 sek./l pomysłodawca), 19:30 - Głosowanie na najlepsze 10 pomysłów,

3 20:30 - Formowanie zespołów - dyskutowanie idei, rozpoczęcie pracy nad startupami, 21:00 Zakończenie pierwszego dnia - pizza - rozmowy dzielenie się pomysłami, poznawanie innych uczestników. 22:00 - Wieczorna impreza integracyjna (zainteresowani pracą mogą zostać i pracować). Sobota 8:30 zameldowanie się na miejscu 9:00 Śniadanie & kawa, 9:30 - Przedstawienie założeń platformy - TechnoparkBiznesHub, oferty Inkubatora, oferty sponsorów, 10:00 - Rozpoczęcie pracy na projektami, 12:00 - Przyjazd i prezentacja mentorów, 12:30 - Check-In #1 - przedstawienie postępów w realizacji swoich projektów (3 min na projekt). Informowanie o problemach i zmianach w projektach, 13:30 - Kontynuacja pracy nad startupami - wsparcie mentorów, 14:00 - Obiad, 16:00 - Check-In #2 - przedstawienie postępów w realizacji projektów, 18:00 - Kolacja, 22:00 - Oficjalny koniec drugiego dnia SW Stalowa Wola - zespoły, które będą chciały dalej pracować mogą zostać na terenie wydarzenia. 22:30 - Wieczorna impreza z mentorami. Niedziela 9:00 - Śniadanie & kawa, 10:00 - Check - In #3 - przedstawienie postępów - informowanie o problemach. 11:00 - Warsztat dla zespołów/liderów.. 13:00 - Obiad 15:00 - Przygotowania do prezentacji - sprawdzenie wszystkiego pod kątem technicznym dopracowywanie prezentacji, 16:00 - Rozpoczęcie prezentacji - FINAŁ PITCH, 17:00 - Spotkanie sędziów i głosowanie na najlepsze pomysły, 17:30 - Ogłoszenie wyników i przyznanie nagród, pamiątkowe zdjęcia, itp., Judging & Awards, 18:00 - Oficjalne zakończenie SW Stalowa Wola.

4 2. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 1. Wykonawca zobowiązany jest posiadać licencję na organizację wydarzenia Startup Weekend na czas realizacji wydarzenia. Pozyskanie licencji leży po stronie Wykonawcy zgodnie z wytycznymi zawartymi w Startup Weekend Organizer's Guide dostępnym na stronie 2. Organizacja i realizacja imprezy zgodnie z otrzymaną licencją i programem wydarzenia Startup Weekend. 3. Zapewnienie mentorów oraz sędziów oceniających pomysły zgłoszone w trakcie wydarzenia min. 8 mentorów, min. 5 sędziów. Wymagania odnośnie mentorów i sędziów: osoby/mentorzy, posiadający doświadczenie w zakresie tworzenia innowacyjnych przedsiębiorstw typu startup, finansowaniu takich projektów, posiadających doświadczenie w zakresie marketingu, designu, wystąpień publicznych, kontaktów z inwestorami itp. Wszelkie koszty związane pozyskanymi mentorami i sędziami ponosi Wykonawca, w szczególności koszty ich wynagrodzenia, zakwaterowania czy dojazdu. 4. Promocja wydarzenia Startup Weekend Stalowa Wola w terminie 3 dni od podpisania umowy, minimum na: portalach internetowych, mediach społecznościowych, prasie lokalnej, telewizji regionalnej; 5. Rozpropagowanie informacji o środkach komunikacji publicznej jakimi można dotrzeć do miejsca realizacji Startup Weekend Stalowa Wola. 6. Wykonawca we wszelkich wywiadach i działaniach promocyjnych jakie będzie realizował ma obowiązek informowania o zaangażowaniu/wsparciu Inkubatora Technologicznego Sp. z o.o. w Stalowej Woli w realizacji tego wydarzenia, a zwłaszcza projektu Platforma Startowa TechnoparkBiznesHub". 7. Niezależnie od realizowanej usługi cateringowej zapewnienie uczestnikom wydarzenia butelkowanej wody mineralnej w ilości co najmniej 1 litr na każdego uczestnika w butelkach o pojemności nie większej niż 0,5 litra na każdy dzień trwania wydarzenia. 8. Wykonawca zapewni następujący sprzęt wykorzystywany w sali głównej oraz w salach warsztatowych: nagłośnienie: mikrofony bezprzewodowe w ilości min. 5 sztuk, ewentualne dopięcie mikrofonów w ilości min. 4 sztuk, okablowanie podstawowe sala główna,

5 projektor, obsługujący do 4 urządzeń z transmisją wifi sala główna, min. 2 telewizory (możliwość podpięcia do nich komputera/laptopa) na podgląd obrazu z innych pomieszczeń, wyświetlania informacji lub do innego wykorzystania sala główna, tablica interaktywna sala główna, nagłośnienie i sprzęt pozwalający na puszczenie muzyki sale warsztatowe, projektor oraz ekran sale warsztatowe, min. 4 przedłużacze. 9. Przygotowanie i organizacja przestrzeni przeznaczonej do realizacji imprezy zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, m.in. hall, wyposażony w: wygodne siedziska typu pufa, sofa itp. umożliwiające stworzenie tzw. strefy relaksu; gry typu np. piłkarzyki, tenis stołowy oraz konsole Xbox One lub Playstation 4 wraz z zestawem gier (gry m.in. fifa, kinect sports itp.); możliwość robienia zdjęć on line na konsoli Xbox lub playstation przesyłanych na fb. 10. Organizacja recepcji i rejestracja uczestników Startup Weekend Stalowa Wola każdego dnia imprezy. 11. Zapewnienie konferansjera lub osoby prowadzącej i spinającej organizacyjnie całe wydarzenie. 12. Zapewnienie personelu do: obsługi organizacji ruchu wewnątrz budynku, w którym będzie odbywało się wydarzenie i na terenie zewnętrznym wokół budynku - koszty personelu obciążają Wykonawcę, utrzymania ładu i porządku podczas całej imprezy (Wykonawca jest odpowiedzialny za posprzątanie pomieszczeń, w których odbywa się wydarzenie) - koszty personelu obciążają Wykonawcę, obsługi technicznej - koszty personelu obciążają Wykonawcę, obsługa informatyka podczas trwania całej imprezy koszt Wykonawcy. 13. Identyfikatory na smyczy - zgodnie z Startup Weekend Manual 14. Koszulki bawełniane dla uczestników w pełnej rozmiarówce, zgodnej z rozmiarami podawanymi przez uczestników podczas rejestracji - zgodnie z Startup Weekend Manual 15. Zapewnienie dla każdego uczestnika zestawu powitalnego, zawierającego m.in.: torbę, długopis, notes, pendrive, ulotki itp.

6 16. Nagrody dla 3 zwycięskich zespołów, w tym dla każdego członka każdego zespołu. Koszt nagrody dla zespołu zł, koszt nagrody indywidualnej około 150 zł. Zamawiający wprowadza zamknięty katalog nagród: książki o tematyce biznesowej, mobilny sprzęt elektroniczny, gry komputerowe, urządzenia peryferyjne do komputerów, bilety wstępu na imprezy startupowe. Do katalogu nagród nie liczą się nagrody pozyskane od sponsorów. Zamawiający wymaga przedstawienia nagród do akceptacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do faktur za zakupione nagrody. 17. Pozostałe oznaczenia: karteczki do rezerwacji miejsc dla sędziów, mentorów, tabele notatek przy ocenie projektów - zgodnie z Startup Weekend Manual. 18. Wykonawca zapewni oznakowanie promocyjne miejsca wydarzenia, drogi ewakuacji. 19. Pozostałe dodatki i przybory, artykuły, urządzenia na które wskazuje Startup Weekend Manual w zakresie i ilości koniecznej do prawidłowej realizacji wydarzenia, m.in.: min. 3 flipcharty o wymiarach tablicy 90 cm x 50 cm x 15, mazaki czarne lub niebieskie x 15szt.; zakreślacie cztery kolory x 15szt.; kostki samoprzylepne 7x7 cm x 15szt., nożyczki min. 15 sztuk, srebrna taśma, taśma dwustronna, taśma przezroczysta, taśma malarska, drukarka A4 wifi ze skanerem, papier do drukowania, 20. Organizacja dwóch wieczornych imprez integracyjnych - poprzez organizację, rozumie się rezerwację miejsca, poinformowanie uczestników o miejscu i godzinie wydarzenia, bezpłatna wejściówka na imprezę dla zarejestrowanych uczestników oraz zapewnienie mentorom i sędziom bezpłatnego korzystania z usług gastronomicznych (do wysokości 50 zł) w lokalu w którym odbywać się będzie wieczorne spotkanie na terenie miasta Stalowa Wola lub w pobliżu miasta. Lokal powinien pomieścić min. 60 osób. Preferowany bar z dyskoteką. 21. Organizator może pozyskać dodatkowe środki ze sprzedaży biletów na wydarzenie po uzyskaniu licencji. Środki te powinien przeznaczyć na organizację wydarzenia. Cena biletu nie powinna przekraczać kwoty 40 zł/os. 22. Wykonawca zapewni nocleg mentorów oraz sędziów na czas trwania Startup Stalowa Wola. Koszty noclegu ponosi Wykonawca. 23. Za utrzymanie ładu i porządku w trakcie imprezy w budynku i terenu wokół budynku odpowiedzialny jest Wykonawca.

7 24. Realizacja cateringu: Wymagania cateringowe po stronie Wykonawcy: 2 x śniadanie (szwedzki stół) dla wszystkich uczestników, 2 x obiad - (szwedzki stół) dla wszystkich uczestników, 1 x kolacja - (szwedzki stół) dla wszystkich uczestników, 1 x kolacja w formie pizzy (40-50 cm) x 45 sztuk, Zapewnienie bezpłatnej kawy dla uczestników wydarzenia podczas pracy nad projektami (niezależnie od posiłków), Zapewnienie bezpłatnych napojów energetycznych dla każdego uczestnika przypada 1 napój na każdy dzień, Słodycze, ciasta, słone przekąski - podczas posiłków - lub w trakcie. Śniadanie: dla wszystkich uczestników w formule szwedzkiego stołu. Do wyboru bez ograniczeń: różne rodzaje świeżego pieczywa, Croissanty, ciastka francuskie, masło, dżem, miód, wybór jogurtów, świeże krojone owoce i warzywa (w tym pomidory i ogórki), różne rodzaje płatków śniadaniowych, mleko i mleko odtłuszczone, wybór wędlin, serów, pasztetów, grillowany bekon i kiełbaski śniadaniowe, ciepła jajecznica, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana; soki owocowe - 100%, min. w 3 smakach, w tym, sok pomarańczowy, jabłkowy oraz z czarnej porzeczki, dodatki do napojów, w postaci cukru białego, słodzika, śmietanki do kawy w kubeczkach po 10g, mleko do kawy w dzbanuszkach, ceramicznych o pojemności nie większej niż 300 ml, cytryna pokrojona w plasterki - bez skórki; ponadto, napoje podawane będą w szklanych naczyniach, kawa i herbata będą świeżo zaparzone i serwowane na gorąco; herbata podawana min. w 4 rodzajach (w tym herbata zielona), w torebkach, napoje podawane w naczyniach szklanych lub ceramicznych. Obiad: dla wszystkich uczestników, w formule szwedzkiego stołu; powinien składać się z zupy, dania głównego, dodatków, deseru i napoi. Posiłki powinny bazować na tradycyjnej kuchni polskiej. zupy: żurek, kapuśniak, krupnik, barszcz czerwony, rosół, zupa pomidorowa, zupa ogórkowa, zupa grzybowa, chłodnik, w ilości min. 200 ml na osobę;

8 dania główne: wszelkiego rodzaju mięsa - głównie wieprzowina, drób i wołowina, rozmaicie przygotowane, oraz w mniejszym stopniu ryby morskie i słodkowodne, w ilości min. 150 g mięsa lub ryby na osobę, ciepłe dodatki do dania głównego (dobrane odpowiednio do propozycji dania, np. pieczone ziemniaki, ryż, kasza, grillowane warzywa), w ilości min. 100g na osobę, zestawy surówek, min 2 surówki dobrane do propozycji dania, deser w postaci ciasta tortowego, min 2 rodzaje, w ilości min. 100 g na osobę, napoje zimne i gorące do wyboru: 2 rodzaje 100% soków owocowych, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata 4 rodzaje, w tym zielona, w ilości min. 150 ml kawy i min. 150 ml herbaty na osobę, min. 250 ml soków owocowych na osobę i min. 250 ml wody (gazowanej i niegazowanej) na osobę. Kolacja: dla wszystkich uczestników w formule szwedzkiego stołu: porcja na jedną osobę: jedno danie ciepłe składające się z mięsa: minimum 150 gramów, dodatku skrobiowego: minimum 100 gramów oraz surówki: minimum 100 gramów, kawa, herbata, woda mineralna niegazowana; dodatki do napojów, w postaci cukru białego, słodzika, śmietanki do kawy, mleko do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej niż 300 ml, cytryna pokrojona w plasterki - bez skórki; napoje podawane będą w szklanych naczyniach; Wykonawca zapewni materiałowe obrusy na stołach, dekorację stołów według własnego uznania oraz sztućce, serwetki, zastawę (talerze, filiżanki, szklanki). na jedną osobę: kawa i herbata będą świeżo zaparzone i serwowane na gorąco; herbata podawana min. w 4 rodzajach (w tym herbata zielona), w torebkach - bez ograniczeń, woda mineralna - minimum 0,25 l; dodatki do napojów, w postaci cukru białego, słodzika, śmietanki do kawy, mleko do kawy w dzbanuszkach ceramicznych o pojemności nie większej niż 300 ml, cytryna pokrojona w plasterki - bez skórki - bez ograniczeń;

9 Przerwy kawowe w trakcie trwania zajęć Wykonawca zapewni przerwy kawowe dla uczestników, na które będzie się składać kawa oraz inne napoje, a także ciastka kruche - serwowane przed salą, w której będą się odbywać zajęcia: napoje podawane będą w szklanych naczyniach, zapewniona zostanie odpowiednia dekoracja stołów (w tym materiałowe obrusy), łyżeczki, widelczyki, serwetki, zastawę (talerze, filiżanki, szklaneczki), kawa, herbata oraz inne napoje serwowane bez ograniczeń ilościowych, herbata podawana min. w 4 rodzajach (w tym herbata zielona), w torebkach, soki owocowe - 100%, min. w 3 smakach, w tym, sok pomarańczowy, jabłkowy oraz z czarnej porzeczki, woda mineralna niegazowana i gazowana, dodatki do napojów, w postaci cukru białego, słodzika, śmietanki do kawy, mleko do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej niż 300 ml, cytryny pokrojonej w plasterki - bez skórki, minimum 5 rodzajów ciastek kruchych - bez ograniczeń ilościowych, przerwy kawowe będą wliczone w cenę dziennego wyżywienia. W sytuacji dowozu posiłków do sali szkoleniowej: obiad dla każdego uczestnika powinien być serwowany na gorąco. Zamawiający nie dopuszcza możliwości stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku. Porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu przez obsługę zapewnioną przez Wykonawcę, Powinny być zapewnione miejsca siedzące dla wszystkich uczestników zajęć, Miejsce spożywania posiłków musi znajdować się w tym samym budynku co sala szkoleniowa, Koszty posiłków, dowozu cateringu, sprzętu, obsługi kelnerskiej ponosi Wykonawca. W przypadku zaistnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia okoliczności wskazujących na niewywiązywanie się przez Wykonawcę w należyty sposób z powierzonych mu zadań, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania w terminie 1 dnia zmiany sposobu realizacji tej części przedmiotu zamówienia, bądź wymiany wybranej przez Wykonawcę firmy cateringowej,

10 Dodatkowe uwagi do wyżywienia: posiłki muszą być świeże, obsługa kelnerska w postaci min. 2 kelnerów na 20 uczestników szkolenia, śniadania, obiady, przerwy kawowe, kolacje są wliczone w cenę dziennego wyżywienia, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia specjalistycznej diety wg zapotrzebowania uczestników Uwaga! Wykonawca w ramach wyżywienia realizując przedmiot zamówienia ma zakaz podawania uczestnikom zajęć alkoholu w jakiejkolwiek postaci, Wykonawca zapewni dostawę w piątek w godzinach wieczornych 45 szt. pizzy o średnicy cm spełniających następujące warunki: pizza duża w ilości 15 szt., na cienkim cieście o grubości ( od +/- 0,5 cm do +/- 0,8 cm ) średnica nie mniej niż 40 cm, pokrojona na 6 kawałków, skład: sos, ser, cebula, feta, oliwki, pizza duża w ilości 15 szt., na cienkim cieście o grubości ( od +/- 0,5 cm do +/- 0,8 cm ) średnica nie mniej niż 40 cm, pokrojona na 6 kawałków, skład: sos, ser, szynka, kukurydza, pizza duża w ilości 15 szt., na cienkim cieście o grubości ( od +/- 0,5 cm do +/- 0,8 cm ) średnica nie mniej niż 40 cm, pokrojona na 6 kawałków, skład: sos, ser, salami, kukurydza, pieczarki Miejsce dostawy: Biblioteka Międzyuczelniana ul. Popiełuszki 10, Stalowa Wola, Wykonawca zapewnia serwetki gastronomiczne trzywarstwowe o wymiarach min 30 cm x 30 cm, jednorazowe talerzyki (min. 300 sztuk).