Skrócona instrukcja obsługi systemu Płynność Finansowa Wersja 3.1 (czerwiec 2015)

Transkrypt

1 Skrócona instrukcja obsługi systemu Płynność Finansowa Wersja 3.1 (czerwiec 2015) Biuro Polityki Długu i Zarządzania Płynnością Wydział Płynności Finansowej Warszawa, czerwiec 2015 r.

2 Spis treści: Płynność Finansowa 1. Wstęp Identyfikacja dokumentu Cel dokumentu Zakres dokumentu Adresat dokumentu Miejsce projektu w dokumentacji systemu 3 2. Przeznaczenie aplikacji Cel i zakres działania aplikacji Cel stworzenia aplikacji Zakres działania Użytkownicy systemu i udostępnione im funkcje Logowanie do systemu Praca w programie Płynność Finansowa Budżet Wydatki Dochody Raporty Informacje Metryka dokumentu

3 1. Wstęp 1.1. Identyfikacja dokumentu Dokument jest oznaczony sygnaturą: BI-UM-WRA-JNO Dokument jest Instrukcją obsługi systemu Płynność Finansowa dla Biur Urzędu m.st. Warszawy, Urzędów Dzielnic i jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy prowadzących gospodarkę finansowaną ze środków budżetowych Miasta. Zapisy dotyczące przekazania dokumentu przedstawiono na jego końcu Cel dokumentu Celem dokumentu jest dostarczenie informacji o działaniu systemu pracownikom Urzędu m. st. Warszawy Zakres dokumentu Dokument przedstawia działanie systemu, sposób obsługi interfejsu systemowego, a także zawiera opis wykonywania czynności administracyjnych Adresat dokumentu Adresatami dokumentu są bezpośredni użytkownicy systemu Płynność Finansowa m.st. Warszawy Miejsce projektu w dokumentacji systemu Dokument Funkcja w dokumentacji systemu Projekt Funkcjonalny Zdefiniowanie funkcjonalności zapewnianej przez system, określenie ról użytkowników i zakresu systemu Projekt Konstrukcyjny Zdefiniowanie elementów niezbędnych programistom dla wytworzenia systemu, struktur baz itd. Projekt Testów Akceptacyjnych Zdefiniowanie procedur testowych i przypadków testowych dla testów akceptacyjnych (odbiorczych) systemu. Testy mają za zadanie wykazać, czy gotowy system odpowiada funkcjonalnością systemowi zdefiniowanemu w Projekcie Funkcjonalnym. Skrócona instrukcja obsługi Dokumentacja systemu Podręcznik użytkownika Opis aktualnego stanu konstrukcji technicznej systemu 2. Przeznaczenie aplikacji System Płynność Finansowa aplikacja umożliwia użytkownikom zgłaszanie planowanych wydatków i dochodów, dostarcza informacji na temat zrealizowanych wydatków i dochodów. Aplikacja wspomaga prace Biura Polityki Długu i Zarządzania Płynnością Urzędu m.st. Warszawy przy sporządzaniu analiz realizacji wydatków i dochodów Biur Urzędu m.st. Warszawy, Urzędów Dzielnic, i jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy w stosunku do zgłoszonych wcześniej planów wydatków. System umożliwia uzupełnianie danych o zapotrzebowaniu w miarę uzyskiwania danych i kontrolę wydatków oraz dochodów. Jest źródłem informacji - na temat płynności finansowej Miasta - które będą uwzględniane podczas lokowania nadwyżek finansowych jak również podczas zaciągania zobowiązań finansowych. 3

4 3. Cel i zakres działania aplikacji 3.1. Cel stworzenia aplikacji Aplikacja ma na celu wspomaganie pracy wszystkich komórek organizacyjnych Miasta. Jest to system rejestracji dokumentów, elektronicznego obiegu w całej strukturze organizacyjnej Miasta oraz poszczególnych procesów realizacji tych pism. Umożliwia generowanie zestawień planowanych wydatków, które stanowią podstawę do ustanowienia limitów wydatków przez Bank obsługujący Miasto Zakres działania Zgodnie z ustalonymi w fazie projektowania wymaganiami system realizuje następujące działania: planowanie wydatków i dochodów na dany rok w podziale na miesiące, tygodnie oraz dni; zgłaszanie planowanych wydatków i dochodów; kontrolę realizacji wydatków i dochodów; sporządzanie Raportów; dostarczanie informacji na temat zrealizowanych wydatków i dochodów; dostarczanie dodatkowych informacji niezbędnych do lokowania wolnych środków Miasta; przekazywanie informacji usprawniających pracę użytkowników w aplikacji. 4. Użytkownicy systemu i udostępnione im funkcje Użytkownik Tworzenie rocznego planu finansowego wydatków i dochodów podzielonego na miesiące, tygodnie i dni; Wprowadzanie zapotrzebowań na wydatki; Wprowadzanie planowanych dochodów; Wprowadzanie zrealizowanych wydatków i dochodów (w przypadku użytkowników Biur Urzędu m.st. Warszawy); Przeszukiwanie bazy danych; Dostęp do informacji na temat zrealizowanych wydatków i dochodów; Generowanie raportów; Dostęp do informacji usprawniających pracę w aplikacji. Analityk Tworzenie rocznego planu finansowego wydatków i dochodów podzielonego na miesiące, tygodnie i dni; Wprowadzanie zapotrzebowań na wydatki; Wprowadzanie planowanych dochodów; Zatwierdzanie zapotrzebowań na wydatki; Zatwierdzanie planowanych dochodów; Modyfikacja zapotrzebowań - występowanie o zmianę zapotrzebowania/limitu wydatków w tygodniu blokowanym; 4

5 Wprowadzanie i zatwierdzanie zrealizowanych wydatków i dochodów (w przypadku analityków Biur Urzędu m.st. Warszawy); Przeszukiwanie bazy danych; Dostęp do informacji na temat zrealizowanych wydatków i dochodów; Generowanie raportów; Dostęp do informacji usprawniających pracę w aplikacji. 5. Logowanie do systemu System - Płynność Finansowa Plansza Logowanie do systemu Aby zalogować się do programu Płynność Finansowa należy: 1. w przeglądarce internetowej (Internet Explorer) wprowadzić adres: 2. w polu Login wpisać otrzymany od administratora systemu login; 3. w polu Hasło wpisać otrzymane od administratora systemu hasło; 4. kliknąć przycisk Zaloguj. Uwaga! W systemie nadawane są uprawnienia dostępu w podziale na: 1. wprowadzanie danych użytkownik ; 2. wprowadzanie i zatwierdzanie danych analityk ; 3. zarządzanie aplikacją administrator. Prawidłowe wpisanie loginu i hasła przeniesie użytkownika do planszy: 5

6 Potwierdzenie zalogowania do systemu Po zalogowaniu do systemu na stronie głównej wyświetla się: 1. komunikat o zalogowanym użytkowniku; 2. krótka informacja o przeznaczeniu systemu; 3. aktualności - ważne informacje, które są pomocne w pracy z aplikacją Płynność finansowa, dostępne również w zakładce Informacje. Ze wszystkich poziomów/zakładek aplikacji dostępna jest do pobrania instrukcja użytkownika Skrócona instrukcja obsługi systemu Płynność Finansowa, nazwa biura merytorycznego oraz numery telefonów do kontaktu z administratorami systemu. W prawym górnym rogu strony głównej aplikacji pojawia się informacja o ilości dni jaka pozostaje do wygaśnięcia hasła (informacja pojawia się na 10 dni przed wygaśnięciem). Ważne jest aby zmienić hasło zanim ono wygaśnie. Samodzielna zmiana hasła po przekroczeniu jego ważności jest niemożliwa i wymaga kontaktu z administratorem systemu. Zmieniając hasło należy pamiętać aby zawierało ono minimum 8 znaków, w tym 2 znaki specjalne. Nie należy stosować polskich znaków oraz znaków *, #, ", ', &, %, $,?, \. Odblokowanie hasła zgłaszamy za pośrednictwem drogi owej na adres: limity@um.warszawa.pl Wszelkie zgłoszenia na Helpdesk dotyczące aplikacji "Płynność finansowa" należy poprzedzać skrótem PF. Zgłoszenia poprzedzone skrótem PF zostaną przekierowane do administratora aplikacji. Pracę z programem należy rozpocząć od wprowadzenia właściwych danych do planu finansowego w zakładce Budżet, aby to uczynić należy myszką najechać na zakładkę i kliknąć na nią. 6

7 6. Praca w programie Płynność Finansowa 6.1. Budżet Po kliknięciu myszką w menu głównym na zakładce Budżet otworzy się okno, w którym definiujemy plan finansowy na dany rok i poszczególne miesiące (Wydatki Dochody). System - Płynność Finansowa Plansza Budżet Wydatki Kryteria wyszukiwania Aby wprowadzić po raz pierwszy pozycje budżetowe (na dany rok i miesiące) należy wybrać z listy wyboru: 1. Jednostka org.: własną jednostkę, 2. Rok: wybrać odpowiedni rok (np. 2016), Po dokonaniu wyboru należy wcisnąć przycisk Szukaj. Jeśli na wybrany rok nie zostały wprowadzone żadne pozycje, wyświetlony zostanie komunikat jak na rysunku powyżej: Aby dodać pozycje budżetowe na dany rok należy wcisnąć przycisk Dodaj/Zmień Wciśnięcie przycisku Dodaj/Zmień przenosi użytkownika do formularza wprowadzania danych na planszy Budżet wydatki System - Płynność Finansowa Plansza Budżet wydatki Budżet wydatki Kwota roczna W powyższym formularzu należy w odpowiednich oknach numerycznych wpisać miesięczne kwoty planowanych wydatków, których suma stanowi roczną kwotę Budżetu (widoczną w polu: Kwota roczna). 7

8 Po prawidłowym wpisaniu wszystkich liczb należy wcisnąć przycisk Zapisz. Jeśli nie wprowadzisz lub nie chcesz wprowadzić żadnych danych to: klikając przycisk Powrót do listy powrócisz na poprzednią stronę; klikając przycisk Anuluj wykasujesz wpisane do formularza dane. Kliknięcie przycisku Zapisz wprowadza wpisane kwoty z formularza do systemu a po ich zapisaniu zobaczymy planszę Budżet Wydatki Kryteria wyszukiwania uzupełnionej o arkusz danych z wprowadzonymi kwotami w układzie jak na rysunku poniżej: Jeśli zajdzie taka potrzeba lub konieczność dokonania korekty lub wprowadzenia zmian zapisanych kwot, ponownie należy wcisnąć przycisk Dodaj/Zmień i powtórzyć całą operację. Przyciski: Szukaj - naciśnięcie przycisku wyszukuje wg wpisanych parametrów. Anuluj Czyść naciśnięcie przycisku usuwa wszystkie wprowadzone wpisy w aktywnych polach tekstowych; W formularzu Budżet wydatki, każdy użytkownik może korygować wprowadzony wcześniej plan roczny wydatków i dochodów o kwoty zwrotów/wpłat (uznań) wpływających na rachunek wydatków, które pomniejszają wydatki zrealizowane poprzez wpisanie ich kwoty łącznej za dany miesiąc w polu o nazwie uznania/zwroty. Formularz Budżet umożliwia automatyczne dopisywanie do miesięcznego planu wydatków kwoty niewykorzystanych środków z poprzednich miesięcy. Kwoty miesięcznych wydatków powiększone o kwoty niewykorzystanych środków w formularzu Budżet stanowią górną kwotę planowanych wydatków. Przekroczenie tej kwoty jest niemożliwe w związku z czym należy dokładnie planować miesięczne kwoty wydatków w formularzu Budżet. Limit końcowy jest to Takie same czynności należy wykonać dla Budżetu dochodów. Wybór formularza Budżet Dochody Kryteria wyszukiwania odbywa się przez kliknięcie na odpowiedniej opcji: 8

9 Wybór budżetu Wydatki / Dochody Po wprowadzeniu wszystkich danych odnośnie planowanego budżetu należy przejść do zakładek menu głównego Wydatki lub Dochody. Aby przejść do części Wydatki należy w menu głównym kliknąć na zakładce Wydatki. Domyślnie otworzy się plansza Wydatki Planowane 6.2. Wydatki System - Płynność Finansowa Plansza Wydatki planowane Każda z pozycji Wydatki lub Dochody podzielona jest na dwie części: - Wydatki - Planowane - Zrealizowane - Dochody - Planowane - Zrealizowane Aby przejść do części Wydatki planowane należy wybrać opcję planowane. W tym oknie można m.in. wybrać datę, jednostkę i rachunek bankowy. W polach Data wpisz właściwe daty lub wybierz z załączonego obok kalendarza. 9

10 Wybierz w odpowiednich polach wyboru jednostkę organizacyjną i właściwy rachunek bankowy a następnie kliknij przycisk Pokaż Po kliknięciu przycisku Pokaż wyświetlony zostanie arkusz danych szczegółowych dotyczących tygodnia bieżącego oraz czterech kolejnych tygodni. 10

11 11

12 UWAGA! Dane bieżącego tygodnia są zablokowane do edycji, natomiast następne cztery tygodnie są udostępnione do wprowadzania lub modyfikacji danych ( ). Wydatki planowane należy wprowadzać do aplikacji na najbliższe cztery tygodnie. Co tydzień należy uzupełniać wydatki planowane o kolejny tydzień tak aby aplikacja przedstawiała dane bieżącego tygodnia oraz cztery kolejne tygodnie. Wydatki planowane pierwszego tygodnia występujące po tygodniu bieżącym, po wprowadzeniu należy zatwierdzić ( ). Aby wprowadzić kwotę planowanego wydatku na dany dzień należy kliknąć na znaczku (plus). Otworzy się formularz jak na rysunku poniżej umożliwiający wpisanie danych: W trakcie wprowadzania kwoty dziennej mamy podgląd na wprowadzony wcześniej plan finansowy (formularz budżet) roczny, miesięczny (bieżący miesiąc) oraz sumę wydatków jaka została zaplanowana na dany miesiąc. W formularzu, w polu Kwota: należy wpisać kwotę planowanego wydatku oraz w polu Opis: podać tytuł wydatku. Wypełnienie pola Opis nie jest konieczne, użytkownik może wypełnić to pole w przypadku kiedy informacja w nim zawarta będzie przydatna użytkownikowi. Aby zapisać wprowadzoną kwotę należy wcisnąć przycisk Zapisz. Po kliknięciu przycisku należy poczekać aż system automatycznie przejdzie do formularza gdzie wydatki przedstawione będą w układzie jak na planszy poniżej. Każda wprowadzona kwota wydatków po jej wprowadzeniu powinna być sprawdzona pod względem poprawności kwoty i terminu na jaki została zaplanowana. Za poprawność wprowadzonych do aplikacji danych odpowiada jednostka, której dane dotyczą (osoba wprowadzająca dane użytkownik oraz osoba zatwierdzająca dane analityk ). UWAGA! Wprowadzanie i zatwierdzanie danych w aplikacji na nadchodzący tydzień, należy zakończyć najpóźniej do godziny 12:00 w piątek bieżącego (poprzedzającego) tygodnia. 12

13 Dane można wpisać na dwa sposoby: w układzie dziennym, w rozbiciu na pojedyncze kwoty (np. faktury), program automatycznie dokona zsumowania kwoty wydatków całego dnia; w układzie dziennym kwotowym będącym zsumowaniem wydatków danego dnia. Po zapisaniu danych z formularza wpisana kwota dzienna będzie uwidoczniona na liście na żółtym tle jak na rysunku poniżej: Tu należy kliknąć aby zmienić lub usunąć wprowadzoną kwotę. Po kliknięciu nazwy dnia tygodnia należy kliknąć kwotę, której zmiana dotyczy. Tu należy kliknąć aby dodać nową pozycję do danego dnia. Tu należy kliknąć aby dodać nową pozycję do następnego dnia. 13

14 Aby przejść do szczegółów należy kliknąć na nazwę dnia tygodnia a następnie na kwotę, której zmiana dotyczy. Zielone plusy ( ) służą do wprowadzania i dodawania kolejnych kwot do zaplanowanych wcześniej na dany dzień, wydatków. Żółte strzałki ( ) służą do zatwierdzania wprowadzonej lub modyfikowanej kwoty. UWAGA! W wyjątkowych uzasadnionych sytuacjach istnieje możliwość dokonania korekty zgłoszonego wcześniej zapotrzebowania na wydatki, w tym samym dniu. W takim przypadku wniosek należy złożyć tego samego dnia najpóźniej do godziny 10:00. Po tym terminie zmiany limitów wydatków wymagają zgody Dyrektora Biura Polityki Długu i Zarządzania Płynnością. Wniosek o zmianę zaplanowanych wydatków w tygodniu blokowanym należy przesłać drogą elektroniczną na adres : limity@um.warszawa.pl, najpóźniej na dzień przed terminem dokonania zmiany limitu wydatków, do godziny 14:00. Prawidłowo zgłoszony Wniosek o zmianę limitu wydatków powinien zawierać: 1. nazwę wnioskodawcy (nazwę Biura Urzędu m.st. Warszawy, Urzędu Dzielnicy, jednostki organizacyjnej m.st. Warszawy), 2. dane (imię i nazwisko) osoby upoważnionej do wystąpienia z wnioskiem o zmianę limitu wydatków- dane analityka, 3. data zmiany limitu (dzień na który wnioskowana jest zmiana limitu) 4. kwotę o którą należy zwiększyć/zmniejszyć dotychczasowy limit, 5. kwotę do wysokości której zostanie zmieniony limit (dotychczasowy limit wydatków+/- wnioskowany wydatek), 6. informację na temat tytułu wydatku (za co jest płatność), 7. uzasadnienie wystąpienia o zmianę limitu z podaniem przyczyny braku zaplanowania wydatku w terminie, 8. datę wpływu faktury lub innego dowodu finansowo-księgowego do Urzędu m.st. Warszawy/Urzędu Dzielnicy/jednostki organizacyjnej m.st. Warszawy. Wniosek może przesłać jedynie osoba posiadająca uprawnienia Analityka, mająca uprawnienia do wprowadzania i zatwierdzania wprowadzonych danych. Przed przystąpieniem uzupełniania danych na temat planowanych dochodów w zakładce Dochody planowane, należy uzupełnić harmonogram miesięcznych dochodów w zakładce Budżet Dochody. Wybór formularza Budżet Dochody Kryteria wyszukiwania odbywa się przez kliknięcie na odpowiedniej opcji: 14

15 Obsługa formularza Budżet Dochody formularza Budżet Wydatki. odbywa się w podobny sposób jak obsługa 6.3. Dochody System - Płynność Finansowa Plansza Dochody planowane Wybór zakładki Dochody Takie same czynności jak opisane w zakładce Wydatki należy wykonać w zakładce Dochody. Aplikacja udostępnia dane na temat wydatków i dochodów zrealizowanych, których formularz przedstawiony jest poniżej. Formularz przedstawia dane w podobnym układzie jak formularz wydatki i dochody planowane. 15

16 Zakładki Wydatki i Dochody Zrealizowane udostępniają dane dotyczące wydatków i dochodów zrealizowanych przez Urzędy Dzielnic i jednostki organizacyjne Miasta. Dane te są pobierane przez Biuro Polityki Długu i Zarządzania Płynnością z Banku obsługującego Miasto. W przypadku Biur Urzędu m.st. Warszawy, dane te Biura zobowiązane są samodzielnie wprowadzać do aplikacji Raporty System - Płynność Finansowa Plansza Raporty Za pomocą tej zakładki można wygenerować raporty na temat wydatków i dochodów planowanych i zrealizowanych w dowolnie wybranym okresie i układzie. 16

17 6.5. Informacje Plansza Informacje Plansza zawiera ważne informacje (zalecenia, komunikaty, załączniki pism) przydatne do pracy z aplikacją Płynność finansowa. Szczególnie ważne informacje dodatkowo są widoczne na stronie startowej aplikacji. 17

18 7. Metryka dokumentu 1 Projekt System Płynność Finansowa 2 Rodzaj dokumentu Instrukcja obsługi 3 Tytuł Skrócona instrukcja obsługi systemu Płynność Finansowa Wersja 3.1 (czerwiec 2015) 4 Sygnatura Płynność Finansowa BI-UM-WRA-JNO Wersja Data przekazania faktyczna Czerwiec Status dokumentu Stworzony Lp: Data: Wersja: Osoba: Opis wykonanych prac: Jerzy Nowak Utworzenie dokumentu Małgorzata Kalinowska, Jolanta Zdrojkowska- Wasilewska Jolanta Zdrojkowska- Wasilewska Wniesienie poprawek. Nowa wersja. 18