WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA FINANSOWEGO

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA FINANSOWEGO przyznanego w ramach projektu Moja firma mój sukces realizowanego w ramach Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich. Działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki I. OGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE PRZYZNANEGO WSPARCIA FINANSOWEGO ORAZ KWALIFIKALNOŚCI WYDATKÓW. 1. W ramach wsparcia możliwe jest sfinansowanie wydatków na rozwój przedsiębiorczości ponoszonych przez uczestnika projektu w związku z uruchomieniem działalności gospodarczej. Wydatki na rozwój przedsiębiorczości obejmują w szczególności: zakup oraz leasing sprzętu rozumianego jako środki trwałe, wartości niematerialne prawne oraz pozostały sprzęt i wyposażenie (np. meble), dla których prowadzona jest ewidencja ilościowa lub ilościowo-wartościowa, jak również dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy do podejmowanej działalności gospodarczej. W ramach wsparcia na rozwój przedsiębiorczości możliwy jest zakup środków obrotowych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej. 2. Środki finansowe na rozwój przedsiębiorczości nie mogą być przeznaczone na: a) zakup, przejęcie już istniejącej działalności gospodarczej, b) zakup sprzętu/rzeczy używanych od członków rodziny. Przez członka rodziny należy rozumieć małżonkę/małżonka oraz osobę znajdującą się w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, a także pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia. 3. Wydatkowanie środków odbywa się w oparciu o ostatni zatwierdzony harmonogram rzeczowo-finansowy wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, który powinien zakładać zakończenie ich wydatkowania w początkowym okresie funkcjonowania przedsiębiorstwa, przy czym okres ten nie powinien przekraczać 3 miesięcy od momentu otrzymania środków finansowych od Beneficjenta. Dokładny termin wydatkowania środków został zawarty w 3 ust. 3 Umowy o udzieleniu wsparcia finansowego.

2 4. Uczestnik projektu może ponosić wydatki nie wcześniej niż przed rozpoczęciem działalności gospodarczej i nie później niż przed planowanym zakończeniem wydatkowania środków, wskazanym w umowie o udzieleniu wsparcia finansowego. Wszelkie wydatki realizowane przed podpisaniem umowy o udzieleniu wsparcia finansowego, uczestnik projektu ponosi na własne ryzyko i własny koszt, jednakże wydatki kwalifikowalne poniesione od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej lub założenia spółdzielni/spółdzielni socjalnej, mogą zostać zrefundowane w przypadku otrzymania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości. 5. Uczestnik projektu otrzymuje środki dotacji na rachunek bankowy wskazany w umowie o udzieleniu wsparcia finansowego. Środki finansowe na rozwój przedsiębiorczości wypłacane są Uczestnikowi projektu w 2 transzach (80% i 20%). Pierwsza transza jest wypłacana niezwłocznie po podpisaniu umowy o udzieleniu wsparcia finansowego i po wniesieniu zabezpieczenia prawidłowego wydatkowania przyznanych środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, pod warunkiem dostępności środków przez Beneficjenta. Druga transza dotacji 20% wartości przyznanego wsparcia jest wypłacana po ostatecznym zatwierdzeniu rozliczenia poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości oraz kontroli prawidłowości realizacji inwestycji u Beneficjenta Pomocy. 6. Uczestnicy projektu rozliczają wydatki ponoszone w ramach dotacji na rozwój przedsiębiorczości w kwotach brutto (łącznie z podatkiem VAT) bez względu na fakt, czy są płatnikami VAT czy nie. Niemniej jednak, Uczestnik powinien jednoznacznie określić na etapie konstruowania założeń biznes planu czy zamierza się zarejestrować jako płatnik VAT, a następnie w momencie podpisania Umowy na otrzymanie wsparcia finansowego, zobowiązać się do przeznaczenia całej kwoty środków uzyskanej w wyniku zwrotu zapłaconego podatku VAT na pokrycie wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. 7. Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U , Rozdział 3 art. 21 ust. 1 pkt. 137) środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich są wolne od podatku dochodowego. 8. Co do zasady wydatki mogą być uznane za kwalifikowane, jeżeli: a) są niezbędne do uruchomienia działalności gospodarczej, a więc mają bezpośredni związek z zakresem działalności wskazanym w Biznes planie, b) są racjonalne i efektywne, tj. ich wartość nie jest zawyżona w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat), c) zostały faktycznie poniesione,

3 d) są udokumentowane zgodnie z częścią IV niniejszych Wytycznych, e) zostały przewidziane w zatwierdzonym przez KOW Wniosku na otrzymanie wsparcia finansowego wraz z załącznikami. 9. Środki finansowe przeznaczone na wydatki, które nie zostały udokumentowane oraz nie zostały wskazane w harmonogramie rzeczowo-finansowym oraz w biznes planie, podlegają zwrotowi. II. WPROWADZANIE ZMIAN DO UMOWY O UDZIELENIU WSPARCIA FINANSOWEGO, W TYM DO HARMONOGRAMU RZECZOWO-FINANSOWEGO WYDATKOWANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI ORAZ BIZNES PLANU 1. Dopuszczalne jest dokonywanie przez Beneficjenta Pomocy, przesunięć w harmonogramie rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, stanowiący załącznik do Umowy o udzieleniu wsparcia finansowego: a) do 5% zakładanej wartości wydatku ujętego w danej pozycji w harmonogramie, z którego są przesuwane środki oraz na pozycję, na którą przesuwane są środki. Zmiana taka nie wymaga zgody Beneficjenta, a jedynie poinformowania go w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wystąpienia zmian. b) powyżej 5% zakładanej wartości wydatku ujętego w danej pozycji w harmonogramie, z którego są przesuwane środki oraz na pozycję, na którą przesuwane są środki. Zmiana taka wymaga pisemnej zgody Beneficjenta, w odpowiedzi na pisemny wniosek Uczestnika Projektu złożony nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie. c) zmian w zakresie okresów wydatkowania (zakupu) poszczególnych pozycji w harmonogramie. Zmiana taka również wymaga pisemnej zgody Beneficjenta, w odpowiedzi na pisemny wniosek Uczestnika Projektu złożony nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych przed dniem, w którym upływa termin zakończenia wydatkowania środków finansowych. Zmiana w okresie wydatkowania środków finansowych, powodująca zmianę zapisów 3 ust. 3 Umowy o udzieleniu wsparcia finansowego, wymaga zawarcia stosownego aneksu. 2. Wnioski / informacje dotyczące przesunięcia wydatków w harmonogramie rzeczowo finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości składa się u Beneficjenta wraz z zaktualizowanym harmonogramem zawierającym wprowadzone zmiany,

4 opatrzony datą i podpisem Uczestnika Projektu. W ciągu 7 dni kalendarzowych Beneficjent ma obowiązek ustosunkować się do złożonych zmian. 3. Dopuszczalne jest również dokonywanie zmian w Biznes Planie, stanowiącym załącznik do Umowy o udzieleniu wsparcia finansowego, w szczególności w zakresie zestawienia towarów lub usług przewidywanych do zakupienia, ich parametrów technicznych lub jakościowych oraz wartości jednostkowych, pod warunkiem przedstawienia istotnych okoliczności uniemożliwiających, utrudniających realizację zakupu bądź niekorzystnych dla Uczestnika Projektu. Zmiana taka wymaga pisemnej zgody Beneficjenta, w odpowiedzi na pisemny wniosek Uczestnika Projektu, złożony nie później w terminie 7 dni kalendarzowych przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie. Beneficjent w ciągu 15 dni od otrzymania wniosku Uczestnika Projektu informuje go pisemnie o decyzji dotyczącej zatwierdzenia bądź odrzucenia wnioskowanych zmian. 4. Wnioski / informacje dotyczące przesunięcia wydatków w harmonogramie rzeczowo finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości lub w Biznes Planie, które zostaną złożone po przekroczeniu wyżej wskazanych terminów, pozostaną bez rozpatrzenia oraz mogą skutkować niekwalifikowaniem poniesionych wydatków inwestycyjnych, jeśli zostaną poniesione niezgodnie z obowiązującą na dzień złożenia rozliczenia dokumentacją. Zasada ta nie dotyczy sytuacji, gdy niezachowanie terminów, o których mowa powyżej nastąpi z przyczyn niezależnych od Uczestnika Projektu. III. INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA ROZLICZENIA Z PRZYZNANEGO WSPARCIA FINANSOWEGO NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI 1. Formularz Rozliczenia z przyznanego wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości jest przeznaczony wyłącznie dla Uczestników Projektu Moja firma mój sukces, realizowanego przez Fundusz Poręczeń Kredytowych w Stargardzie Szczecińskim Sp. z o. o. w ramach Działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Rozliczenie poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości, Uczestnik Projektu powinien złożyć w jednym egzemplarzu, najpóźniej w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wydatkowania środków wskazanego w 3 ust. 3 Umowy o udzieleniu wsparcia finansowego. Rozliczenie musi zostać złożone wraz z kserokopiami wszystkich dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków

5 finansowych, w Biurze Projektu, przy ul. Pierwszej Brygady 35 lok. 303, Stargard Szczeciński. 3. Uczestnik Projektu wypełnia formularz Rozliczenia zgodnie z poniższą instrukcją z pominięciem pół oznaczonych szarym kolorem, które wypełnia instytucja przyjmująca rozliczenie. 4. W części I Dane Beneficjenta Pomocy należy wskazać dane zgodnie z Umową o udzieleniu wsparcia finansowego. 5. W części II Rozliczenie kwoty wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości należy wpisać: a) całkowitą wartość wydatków inwestycyjnych - zgodnie z Umową o udzieleniu wsparcia finansowego, b) wartość środków przekazywanych Beneficjentowi Pomocy dotychczas w formie zaliczki kwota I transzy dofinansowania, tj. 80% wartości przyznawanych środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, c) całkowita wartość kosztów kwalifikowanych brutto należy wpisać rzeczywistą kwotę wydatków poniesionych na realizację inwestycji, określonej w Umowie o udzieleniu wsparcia finansowego. Wpisana kwota musi być spójna z Załącznikiem nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na rozwój przedsiębiorczości, d) wysokość II transzy dofinansowania jest to różnica pomiędzy wartością poniesionych wydatków kwalifikowanych, a wartością środków przekazanych Beneficjentowi Pomocy w formie zaliczki. 6. Część III Informacja na temat problemów / trudności związanych z realizacją inwestycji punkt ten należy wypełnić w przypadku wystąpienia odstępstw w realizacji zakupów inwestycyjnych od zatwierdzonego harmonogramu rzeczowo - finansowego wydatkowania środków finansowych oraz Biznes Planu. Należy wskazać przyczyny odstępstw oraz podjęte przez Uczestnika środki zaradcze. W przypadku, gdy trudności nie wystąpiły, należy wpisać NIE DOTYCZY. IV. ZAŁĄCZNIKI DO ROZLICZENIA Z PRZYZNANEGO WSPARCIA NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI 1. Do wypełnionego formularza Rozliczenia z przyznanego wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości, należy dołączyć następujące załączniki: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na rozwój przedsiębiorczości. Kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej.

6 Kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac. Kopie wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika Projektu lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności. Kopie dokumentów potwierdzających płatności gotówkowe. Kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie środków finansowych, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości. 2. Załącznik nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na rozwój przedsiębiorczości dokumenty należy wykazać w kolejności, zgodnej z harmonogramem rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, przy czym każdą pozycję harmonogramu rzeczowo-finansowego należy wykazać w osobnym wierszu. Poszczególne kolumny należy wypełnić zgodnie z poniższą instrukcją: Kolumna 1 należy wskazać nazwę i numer dokumentu potwierdzającego dany wydatek inwestycyjny (np. Faktura VAT nr 1/2014, Rachunek nr 1). Kolumna 2 numer pod którym dany dokument został zaksięgowany: - w przypadku Uczestników rozliczających się na zasadach ogólnych numer pod którym wpisano dokument w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, - w przypadku innej formy rozliczenia numer pod którym wpisano zakup w ewidencji środków trwałych lub ewidencji wyposażenia. Kolumna 3 data wystawienia dokumentu (faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. Kolumna 4 data uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego. W przypadku płatności przelewem wpisuje się datę księgowania wydatku na rachunku bankowym, natomiast w przypadku płatności kartą płatniczą wpisujemy datę dokonania transakcji kartą. Kolumna 5 sposób zapłaty: P - przelew bankowy, K karta płatnicza, G gotówka. Kolumna 6 pozycja w harmonogramie numer i nazwa należy wskazać wydatek inwestycyjny, zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości. Kolumna 7 kwota dokumentu brutto, należy wskazać wartość ogółem dokumentu brutto (obejmującą wszystkie pozycje dokumentu), niezależnie od tego czy obejmuje on wyłącznie wydatki kwalifikowane czy też niekwalifikowane. Kolumna 8 kwota dokumentu netto, należy wskazać wartość ogółem dokumentu netto (obejmującą wszystkie pozycje dokumentu), niezależnie od tego czy obejmuje on wyłącznie wydatki kwalifikowane czy też niekwalifikowane.

7 Kolumna 9 kwota wydatków kwalifikowanych obejmuje wartość kwalifikowaną wydatku brutto, wskazanego w danej pozycji Zestawienia. Kwota nie może być wyższa niż wartość ujęta w zatwierdzonym harmonogramie rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości. Kolumna 10 w tym VAT należy wykazać wartość kwalifikowanego podatku VAT od danej pozycji Zestawienia. 3. Wykazane w Zestawieniu wartości kwot kwalifikowanych oraz kwoty VAT należy zsumować. Ogólna suma wydatków kwalifikowanych musi być spójna z kwotą wskazaną w części II formularza Rozliczenia z przyznanego wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości. 4. Załącznik nr 2 do formularza Rozliczenia z przyznanego wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości należy dołączyć kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej. Dokumenty te na oryginale, powinny być opisane zgodnie z poniższym wzorem (np. na odwrocie) a następnie skopiowane. Dotyczy wydatków poniesionych w projekcie: Moja firma mój sukces, realizowanym w ramach Działania 6.2, Priorytet VI PO KL, zgodnie z Umową o udzieleniu wsparcia finansowego Nr. z dnia r. Pozycja/e w harmonogramie rzeczowo finansowym nr Kwota wydatków kwalifikowanych:. - w tym kwota dofinansowania:., wkład własny:.. Forma zapłaty: gotówka / przelew / karta Zapłacono dnia Podpis Uczestnika Projektu.. PROJEKT JEST WSPÓŁFINANSOWANY ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO 5. Załącznik nr 3 Kopie dokumentów potwierdzających odbiór dokonanego zakupu lub wykonania prac w formie oświadczenia, sporządzonego na wzorach udostępnionych przez Beneficjenta, zawierających: Datę odbioru zakupu lub wykonania prac. Oznaczenie kupującego (nazwa firmy, adres, imię i nazwisko Uczestnika Projektu). Przedmiot zakupu określenie wydatku, zgodnie z wskazanym w harmonogramie rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, ewentualna specyfikacja sprzętu (marka, model, typ, itp.). Oświadczenie, iż przedmiot zakupu został odebrany. Podpis Uczestnika Projektu.

8 6. Załącznik nr 4 Kopie wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika Projektu lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności należy przedstawić kserokopie wyciągów bankowych, z którego były realizowane płatności dotyczące wsparcia. Przy poszczególnych transakcjach na rachunku, należy wskazać numer pozycji z Załącznika nr 1, którego dana operacja dotyczy. Dopuszczalne jest również złożenie potwierdzeń przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności za konkretną fakturę lub rachunek. 7. Załącznik nr 5 w przypadku dokonywania płatności gotówkowych Potwierdzeniem dokonania zapłaty jest kserokopia dokumentu przyjęcia gotówki (KP) lub potwierdzenie na fakturze/rachunku zapłacono gotówką. 8. Załącznik nr 6 Kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie środków finansowych, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości są to w szczególności dokumenty niezbędne podczas rozliczania zakupu sprzętu używanego. Zakup używanych środków trwałych: Zakup używanych środków trwałych jest kwalifikowany przy łącznym spełnieniu wszystkich niżej wymienionych warunków: 1. Sprzedający środek trwały musi wystawić deklaracje określającą jego pochodzenie (termin zakupu, dane poprzedniego sprzedawcy). 2. Sprzedający środek trwały potwierdza w deklaracji, że w okresie ostatnich 7 lat używany środek trwały nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej. Ponadto Uczestnik Projektu musi udokumentować, iż wartość dokonanego zakupu nie przekracza wartości rynkowej, w formie przedstawienia dokumentacji 3 ofert sprzedaży środków trwałych o parametrach technicznych i technologicznych najbardziej zbliżonych do zakupionego (np. w formie wydruków ofert ze sklepów lub serwisów internetowych). V. DODATKOWE INFORMACJE 1. Kopie wszystkich dokumentów muszą być potwierdzone przez Uczestnika Projektu za zgodność z oryginałem oraz opatrzone datą potwierdzenia. 2. Data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie mogą być wcześniejsze niż data rozpoczęcia działalności gospodarczej i późniejsze niż data zakończenia wydatkowania środków, wskazana w Umowie o udzieleniu wsparcia finansowego.

9 3. Dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze. Wszelkie dokumenty w językach obcych powinny posiadać tłumaczenia na język polski. 4. Rozliczenie poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości, o których mowa powyżej Beneficjent pomocy powinien przedstawić najpóźniej w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wydatkowania środków wskazanych w Umowie o udzieleniu wsparcia finansowego. 5. W przypadku stwierdzenia braków formalnych w złożonym zestawieniu poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości, o których mowa w ust. 3 pkt 2 Beneficjent wzywa Uczestnika Projektu do jego uzupełnienia lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 6. Niezłożenie przez Uczestnika Projektu wyjaśnień, o których mowa w ust. 5 lub nieusunięcie braków w wyznaczonym terminie powoduje konieczność rozwiązania umowy o wsparcie finansowe i zwrotu całości środków finansowych.