Protokół nr 4/23/2012 z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Piaski D w dniu 19 kwietnia 2012 r.

Transkrypt

1 Protokół przyjęty na zebraniu w dniu 26 czerwca 2012 r. Protokół nr 4/23/2012 z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Piaski D w dniu 19 kwietnia 2012 r. Obecni członkowie Rady Nadzorczej pp.: Stanisław Cywiński, Stanisława Krubińska, Jacek Kruk, Edward Michalewski, Marek Murawski, Florian Sadkowski, Tomasz Wiśniewski. Nieobecny usprawiedliwiony członek Rady Nadzorczej pp.: Wojciech Kamiński. Ponadto w posiedzeniu uczestniczyli pp.: Prezes Zarządu Teresa Kamińska, Zastępca Prezesa ds. technicznych Jerzy Brzozowski oraz protokolantka Dorota Hajkiewicz. Lista obecności stanowi zał. nr 1 do oryginału protokołu. Ad 1. Otwarcie obrad. W związku z nieobecnością Przewodniczącego RN p. Wojciecha Kamińskiego, posiedzenie Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D w dniu 19 kwietnia 2012 roku otworzył sekretarz RN p. Tomasz Wiśniewski. Powitał wszystkich obecnych, poinformował, że zebranie zostało zwołane prawidłowo i jest zdolne do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad. W chwili otwarcia zebrania na sali obrad obecnych było 7 z 8 członków Rady Nadzorczej. Członkowie Rady Nadzorczej nie zgłosili zastrzeżeń do prawidłowości zwołania zebrania, a także do tego, aby zebraniu przewodniczył p. Tomasz Wiśniewski Ad 2. Przyjęcie porządku obrad. Proponowany prządek obrad stanowi zał. nr 2 do oryginału protokołu. Rada Nadzorcza bez uwag jednogłośnie: 7 głosów za przyjęła porządek obrad w następującym brzmieniu: 1. Otwarcie obrad. 2. Przyjęcie porządku obrad. 3. Przyjęcie protokołu nr 3/22/2012 z posiedzenia w dniu 15 marca 2012 r. 4. Informacja Zarządu nt. bieżącej działalności Spółdzielni. 5. Informacja Przewodniczącego Rady Nadzorczej. 6. Informacja przewodniczących komisji RN. 7. Omówienie pism skierowanych do Rady Nadzorczej. 8. Sprawy wniesione. 9. Wnioski w sprawie porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN oraz ustalenie terminu i porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN. 10. Zakończenie obrad.

2 Ad 3. Przyjęcie protokołu nr 3/22/2011 z posiedzenia w dniu 15 marca 2012 r. Pan Florian Sadkowski zaproponował, aby w drugim zdaniu pierwszego punktu wypowiedzi Prezes Kamińskiej (str. 2) dopisać, że dokumenty dotyczą zamknięcia ulicy Zgrupowania Żmija. Pan Jacek Kruk poprosił, aby na str. 2 w drugim punkcie wypowiedzi prezes Kamińskiej poprawić błąd literowy w tym określonym znaczeniu wyrazy nie mniej powinny być pisane łącznie. Pani Stanisława Krubińska zgłosiła prośbę o dopisanie na str. 3, że poprosiła p. E. Michalewskiego, aby całkowicie nie likwidować komisji ds. strony internetowej i regulaminów, aby zakres pracy tej komisji ograniczyć do regulaminów, ponieważ przepisy prawa są przez cały czas nowelizowane, co wiąże się także z koniecznością nowelizacji wewnętrznych uregulowań Spółdzielni. Następnie poprosiła także o dopisanie na str. 3, że zreferowała temat związany z procesem sądowym w sprawie uchylenia uchwały Walnego Zgromadzenia dot. kosztów dźwigów. Pan Edward Michalewski zgłosił poprawkę do swojej wypowiedzi na str. 5 i poinformował, że prosił, aby wszystkie projekty uchwał (a nie już podjęte uchwały) dotyczące uchwalenia regulaminów lub ich nowelizacji były parafowane przez radcę prawnego. Innych uwag nie zgłoszono. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 6 głosów za, bez głosów przeciwnych, przyjęła z poprawkami protokół nr 3/22/2012 z posiedzenia w dniu 15 marca 2012 roku. Ad 4. Informacja Zarządu nt. bieżącej działalności Spółdzielni. Prezes Zarządu p. Teresa Kamińska przedstawiła następujące informacje: 1. Do Spółdzielni wpłynęło pismo od Wojewody Mazowieckiego dot. ulicy Zgrupowania Żmija, w którym Wojewoda wyznaczył Urzędowi (Miasto st. Warszawa) czteromiesięczny termin na ostateczne zamknięcie tematu ulicy. Wynika z tego, że Wojewoda przychylił się do zażalenia Spółdzielni na opieszałość postępowania Urzędu w tej sprawie. 2. W najbliższym czasie Spółdzielnia otrzyma pierwszy projekt na wykonanie remontu prześwitów i w związku z tym Zarząd proponuje spotkanie na ten temat z komisją techniczną Rady Nadzorczej. 3. Do Spółdzielni wpłynęło pismo operatora telewizji kablowej firmy UPC, w którym firma zwraca się z prośbą o wyrażenie zgody na dołożenie kabli na poziomie garaży. Działanie to ma na celu dostarczanie mieszkańcom sygnału telewizji kablowej, telefonu oraz internetu. W związku z tym, że firma UPC jest monopolistą na rynku Urząd nakazał jej odsprzedaż sieci w pewnych okręgach, gdzie posiadała je praktycznie w 100% innemu operatorowi (dotyczy ta także terenu Spółdzielni). Prośba UPC podyktowana jest tym, że firma ta nie chciałaby stracić swoich dotychczasowych klientów korzystających z usług firmy ASTER City (firma UPC wykupiła firmę Aster City). Udostępnienie infrastruktury firmie UPC zapewni konkurencyjność świadczonych usług. Po dyskusji Rada Nadzorcza postanowiła wrócić do sprawy na zebraniu komisji technicznej RN. 2

3 4. Do Spółdzielni wpłynęły oferty na remont boiska, z których wynika, że każda z zaproponowanych opcji kosztuje ponad 100 tys. zł, a najlepszy wariant nawet 200 tys. zł. Zarząd będzie nadal poszukiwał wykonawcy i zbierał oferty. W ocenie Zarządu tylko na wyrównanie podłoża i posianie trawy należałoby zabezpieczyć kwotę ok zł. 5. Członkowie Rady Nadzorczej otrzymali na piśmie informację nt. zaległości w opłatach eksploatacyjnych zał. nr 3 do oryginału protokołu. 6. Pani Prezes Kamińska poinformowała, że Zarząd ma poważne kłopoty z księgowością Spółdzielni, ponieważ od pewnego czasu nie może się porozumieć z główną księgową, co do terminowości wykonywanych przez nią prac (sprawozdanie finansowe, uzgodnienie wkładów budowlanych i potwierdzenia związanych z tym sald itp.). Zarząd wyczerpał możliwość porozumienia się na ten temat z główną księgową, która nie dotrzymuje kolejnych wyznaczanych jej przez Zarząd terminów. Ponadto okazało się, że do dnia dzisiejszego w Urzędzie Dzielnicy nie skorygowano podatków za rok 2011 (dotyczy osób, które dokonały przewłaszczeń mieszkań i miejsc postojowych). Fakt ten nie znalazł odzwierciedlenia w bilansie Spółdzielni za rok Podobna sytuacja miała miejsce w roku ubiegłym, a deklarację złożono w sierpniu, a nie w styczniu. Ze względu na sytuację rodzinną p. księgowej, Zarząd odbył rozmowę dyscyplinującą i ostrzegawczą z p. XXXX, nie podejmując decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę, nie mniej po raz kolejny nie może sobie pozwolić na to, aby być przez Urząd ukaranym za niedopełnienie formalności. Szczegółowa analiza firmy Audit Service zawarta jest w uwagach do sprawozdania finansowego za rok 2011 Pierwsza wersja sprawozdania finansowego za rok 2011 sporządzona przez panią księgową nie uwzględnia faktu, że majątek został uszczuplony na skutek przewłaszczeń. Dodatkowo okazało się, że kontrahenci np. VEKTRA nie są terminowo obciążani za korzystanie z energii elektrycznej. Wszystkie te zaniedbania składają się na obraz pracy, który daje podstawy do tego, aby przypuszczać, że księgi rachunkowe prowadzone są w sposób nierzetelny. Zarząd stracił zaufanie do pracy księgowej i nie widzi możliwości poprawy sytuacji. Połowa etatu księgowej kosztuje Spółdzielnię bardzo dużo. W zaistniałej sytuacji i w celu zabezpieczenia finansów Spółdzielni, Zarząd proponuje rozwiązanie umowy z główną księgową i powierzenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej. Zatrudnienie firmy z całą pewnością nie będzie stanowiło dla Spółdzielni większego obciążenia finansowego niż obecnie. Dodatkowym elementem jest to, że w atmosferze niechęci, a wręcz wrogości nie ma mowy o jakiejkolwiek dalszej współpracy. W trakcie dyskusji członkowie Rady Nadzorczej prezentowali następujące stanowiska w tej sprawie: Pan Edward Michalewski i p. Florian Sadkowski stwierdzili, że w świetle uzyskanych od Zarządu informacji, jeśli koszt wynikający dla Spółdzielni ze zlecenia prowadzenia księgowości na zewnątrz nie będzie większy niż dotychczasowy, to sprawa jest oczywista. Ponadto p. Sadkowski stwierdził, że z racji wykonywanego zawodu księgowa musi być bardzo skrupulatna i nie może zdarzyć się tak, że składając w Urzędzie jakiś dokument nie bierze pokwitowania, że został on w terminie złożony. Pan Marek Murawski stwierdził, że w jego ocenie w zaistniałej sytuacji konieczne jest zlecenie badania sprawozdania finansowego Spółdzielni nawet za dwa ostatnie lata. Stwierdził, że jeśli Zarząd nie widzi możliwości dalszej współpracy z główną księgową, czyli osobą odpowiedzialną za finanse w firmie, ponieważ utracił do niej zaufanie, to należy to przerwać i w konsekwencji zakończyć. Zwrócił uwagę, że główna księgowa 3

4 praktycznie nie prowadzi żadnej analityki i dlatego tak trudno uzgadniać poszczególne pozycje. Stwierdził, że nie kwestionuje umiejętności głównego księgowego, ale brak umiejętności współpracy. Pani Stanisława Krubińska stwierdziła, że cały czas współpracuje z główną księgową i w jej ocenie w chwili obecnej nie można zatrudnić nowej osoby, a tym bardziej firmy, ponieważ nowa osoba po prostu sobie nie poradzi. Obecna główna księgowa powinna dokończyć wszystkie sprawy, które obecnie prowadzi. Stwierdziła, że dwa ostatnie lata były bardzo trudne dla Spółdzielni pod względem księgowym, a zatrudnienie na ½ etatu nie pozwala księgowej na terminowe wywiązanie się z zobowiązań. Stwierdziła, że dopuszcza zatrudnienie nowej osoby, ale pod warunkiem, że ta osoba będzie z nią (panią Krubińską) współpracowała. Pani Krubińska stwierdziła, że jako członek komisji rewizyjnej będzie bacznie przyglądała się zaistniałej sytuacji. Ponadto poinformowała, że w ostatnim czasie współpracowała z główną księgową i może stwierdzić, że pewien etap prac związanych z wkładami budowlanymi i kosztami sądowymi został zakończony. Poinformowała, że wg jej wiedzy księgowa sporządziła bilans i może go przedłożyć zarządowi. Wyraziła nadzieję, że rozmowa z główną księgową przyniesie oczekiwane rezultaty. Pan Tomasz Wiśniewski stwierdził, że w jego ocenie miało miejsce szereg zaniedbań, co skutkuje tym, że Zarząd stracił zaufanie do osoby pełniącej funkcję głównego księgowego. W przypadku, kiedy niedotrzymywane są kolejne terminy wyznaczane przez Zarząd nie należy kontynuować współpracy. Stwierdził, że to przede wszystkim Zarząd, a nie Główna księgowa odpowiedzialny jest za finanse Spółdzielni. Pan Florian Sadkowski zgłosił wniosek, aby komisja rewizyjna spotkała się z panią prezes i główną księgową celem omówienia wszystkich zaległych spraw i przedstawienia wniosków Radzie Nadzorczej. Pan Stanisław Cywiński stwierdził, że w świetle uzyskanych od Zarządu informacji dalsza współpraca z główną księgową jest niemożliwa. Zarząd powinien podjąć starania mające na celu jak najszybsze znalezienie nowej osoby lub firmy. Pani Teresa Kamińska stwierdziła, że jeśli prawdą jest, iż księgowa sporządziła bilans za rok 2011, to w najbliższy poniedziałek odbędzie z nią rozmowę na ten temat. Poinformowała, że jeśli tak się rzeczywiście stanie, to spróbuje bilans odebrać i polubownie załatwić sprawę rozwiązania umowy o pracę. Rada Nadzorcza nie zgłosiła sprzeciwu do takiego sposobu postępowania Zarządu. Zastępca Prezesa ds. technicznych p. Jerzy Brzozowski poinformował, że Zarząd zawarł Umowę z firmą Tomasz Nowicki Architekt na wykonanie opracowania dokumentacji wykonawczej wraz z kosztorysem inwestorskim remontu nawierzchni w przejściu bramowym w budynku B pomiędzy klatkami 5 i 6 przy ul. Zgrupowania Żmija 1. Odpowiadając na pytanie p. Tomasza Wiśniewskiego p. Stanisław Cywiński poinformował, że Zarząd zawarł Umowę z firmą Usługi remontowo budowlane Jarosław Grzankowski na wykonanie usług remontowo budowlanych w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D polegających na remoncie balkonów, naprawie tynków strukturalnych oraz malowaniu elewacji. Otwarcie ofert nastąpiło w dniu 28 marca 2012 r. Wpłynęły cztery oferty, spośród których p. Grzankowski przedstawił najkorzystniejszą. Jest to wykonawca, który świadczył na rzecz Spółdzielni tego typu usługi w roku ubiegłym i nie było do jego wykonawstwa zastrzeżeń. 4

5 Ad 5. Informacja Przewodniczącego Rady Nadzorczej. W związku z nieobecnością Przewodniczącego Rady Nadzorczej punkt nie był realizowany. Ad 6. Informacja przewodniczących komisji RN. Przewodniczący komisji technicznej p. Stanisław Cywiński oraz przewodniczący komisji rewizyjnej p. Marek Murawski poinformowali, że informacje przedstawili lub przedstawią w określonych punktach porządku obrad. Ad 7. Omówienie pism skierowanych do Rady Nadzorczej. 1. Pismo członka Spółdzielni p. XXXX (zał. nr 4 do oryginału protokołu) w sprawie wyrażenia zgody na umorzenie kosztów procesu sądowego dotyczącego uzupełnienia wkładów budowlanych w kwocie 649 zł. Rada Nadzorcza wyraziła zgodę na spłatę kwoty 649 zł w ratach. 2. Pismo członka Spółdzielni p. XXXX (zał. nr 5 do oryginału protokołu) będące protestem w sprawie wykonywanych przez Spółdzielnię remontów tzn. wymiany 15 daszków nad wejściami do klatek schodowych, malowanie elewacji w patio I, remont balkonów i loggii łącznie z remontem odparzonych ścian i sufitów. Rada Nadzorcza uznała, że działania Zarządu w zakresie prowadzonych remontów są zgodne z uchwalonym przez Radę Nadzorczą planem remontów zasobów Spółdzielni na rok bieżący. Rada Nadzorcza uznała za celowe wykonanie przeglądu poddaszy. 3. Pismo członka Spółdzielni p. XXXX (zał. nr 6 do oryginału protokołu) w sprawie uzupełnienia Regulaminu dostępu do dokumentów obowiązującego w SM Piaski D o zapis, że członek ma prawo do otrzymania umów i faktur zawieranych przez Zarząd Spółdzielni wraz ze wszystkimi załącznikami. Powodem takiego wystąpienia był fakt nie udostępnienia przez Zarząd określonych dokumentów. Rada Nadzorcza uznała, że obowiązujący w Spółdzielni regulamin jest zgodny z przepisami prawa. Rada Nadzorcza postanowiła wrócić do sprawy pism p. XXXX na następnym posiedzeniu w maju br. Ad 8. Sprawy wniesione. Spraw wniesionych nie było. Ad 9. Wnioski w sprawie porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN oraz ustalenie terminu i porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN. 5

6 1. Ustalono, że kolejne zebranie Rady odbędzie się w dniu 24 maja 2012 r. o godz Ustalono, że przedmiotem obrad Rady Nadzorczej będą sprawy proceduralne, sprawy związane z Walnym Zgromadzeniem, a także sprawy wynikające z bieżącej działalności Spółdzielni. Ad 10. Zakończenie obrad. Pan Tomasz Wiśniewski poinformował, że porządek obrad posiedzenia został wyczerpany. Podziękował wszystkim za udział w zebraniu i zakończył obrady w dniu 19 kwietnia 2012 r. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz Sekretarz Rady Nadzorczej Tomasz Wiśniewski Przewodniczący Rady Nadzorczej Wojciech Kamiński Załączniki do oryginału protokołu: 6 szt., w tym: 1. Lista obecności. 2. Porządek obrad zebrania. 3. Informacja na temat zadłużenia członków z tytułu opłat eksploatacyjnych. 4. Pismo członka Spółdzielni p. XXXXX. 5. Pismo członka Spółdzielni p. XXXXX. 6. Pismo członka Spółdzielni p. XXXXX 6