Instrukcja obsługi systemu Exchange Funkcja - Skrzynka odbiorcza

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi systemu Exchange Funkcja - Skrzynka odbiorcza Spis treści Skrzynka odbiorcza... 2 a. Wyślij / odbierz, ustawienie czasu automatycznego pobierania wiadomości... 2 b. Redagowanie wiadomości... 2 c. Omówienie folderów: elementy wysłane, usunięte, śmieci... 5 d. Tworzenie i wykorzystywanie list adresowych... 6 e. Wyszukiwanie... 8 f. Komunikat wakacyjny... 8 g. Flagowanie maili i kategoryzacja maili h. Zakładanie filtrów reguł i. Archiwizacja... 11

2 Skrzynka odbiorcza a. Wyślij / odbierz, ustawienie czasu automatycznego pobierania wiadomości Rys Microsoft Outlook. Odebranie i wysłanie przygotowanej poczty następuje (w standardowej konfiguracji) automatycznie co 10 minut, wysyłanie dodatkowo natychmiast po naciśnięciu guzika wyślij po zredagowaniu wiadomości. Jeżeli chcemy przeprowadzić powyższe operacje ręcznie należy naciskać przycisk Wyślij/odbierz (rys. 1.1). Można też wcisnąć klawisz F9. Po rozwinięciu menu po przycisku (czarny trójkąt po prawej stronie) uzyskujemy dostęp do dodatkowych opcji, takich jak tylko wysłanie poczty, odebranie konkretnej grupy wiadomości, bieżącego0 folderu, lub konta. Można też pobrać tylko nagłówki wiadomości, w przypadku korzystania z wolnego łącza internetowego (np. połączenie modemem gprs). Można wtedy pobrać w całości tylko wiadomości, których nagłówki oznaczyliśmy do pobrania. Jeżeli chcemy zmienić częstotliwość automatycznego wysyłania/odbierania należy kliknąć: Narzędzia->Opcje->Ustawienia Poczty->Wyślij/Odbierz. b. Redagowanie wiadomości Po naciśnięciu w lewym górnym rogu przycisku nowy wyświetla się okno redakcji nowej wiadomości. Patrz rysunek 1.2. W celu rozpoczęcia redagowania wiadomości należy wypełnić pole adresu do, działa tu mechanizm podpowiedzi, wystarczy rozpocząć wpisywanie, a program zaproponuje wybór z listy wcześniej wpisywanych adresów. Jeżeli chcemy zaadresować wiadomość do kilku osób należy ich adresy rozdzielać średnikiem. 2

3 Rys Nowa wiadomość. Naciśniecie przycisku do lub DW wywołuje okno zaawansowanego wyboru adresatów z jednej z kilku książek adresowych (opuszczana lista pokazana na rys. 1.2). Można tu również dodać adresatów UDW ukryte do wiadomości. Adresy tych osób nie będą wyświetlane innym adresatom. Pola Tytuł i treść nie są obowiązkowe, ale ich wypełnianie polepsza wyszukiwanie jej i klasyfikację przez odbiorcę (np. wiadomości z pustym tytułem, lub tylko z załącznikiem bywają oznaczane jako spam). Opuszczane menu po naciśnięciu przycisku konto pozwala wybrać serwer pocztowy z którego zostanie wysłana wiadomość, w przypadku, kiedy Outlook został skonfigurowany do obsługi kilku kont, np. służbowego i prywatnego. Przyciski w ramce Dołączanie pozwalają na tworzenie wszelkiego rodzaju załączników mogą to być pliki, elementy Outlook a (np. żółte karteczki ), elektroniczne wizytówki z książki adresowej, wydarzenia z kalendarza, oraz podpis pod wiadomością przechowywany w pliku tekstowym. Wstążki Wstawianie i Formatowanie tekstu zawierają opcje znane z programu Word, służące do formatowania tekstu. Na uwagę zasługuje wstążka opcje (patrz rysunek 1.2). Można tu nadać wiadomości określony motyw, czyli zestaw kolorów, czcionek i tła, można również każdy z tych elementów skonfigurować osobno. Narzędzia do określania czcionek, kolorów, deseni tła itd. działają analogicznie jak we wszystkich programach Microsoft. Istnieje możliwość włączenia i wyłączenia wyświetlania pól UDW i od obok pól Do i DW. Można przełączyć tryb redagowania wiadomości. Do dyspozycją są trzy tryby: Tryb Zwykły tekst nie pozwala na wstawianie w treść wiadomości żadnych tabel, obrazków, nie pozwala formatować tekstu w żaden sposób. Takie wiadomości mają niedużą wielkość, i zachowają formę niezależnie od tego jakiego rodzaju programem klienckim posługuje się odbiorca. 3

4 Tryb Html pozwala na rozbudowane formatowanie tekstu, i umieszczenie w nim różnorakich elementów nie będących tekstem. Ten format jest zgodny z przeglądarkami WWW, ale wiadomości w nim przesyłane mogą być ciężkie, jeżeli wstawimy w tło maila np. duży obrazek. Tryb RTF pozwala na podobne formatowanie jak tryb HTML, inny jest natomiast sposób zapisu samej wiadomości ten tryb jest zgodny z przeważającą większością graficznych (choć nie tylko) edytorów tekstu. Rys Modyfikowanie opcji redagowanej wiadomości. Można również określić czy i jak reakcja odbiorcy będzie wymagana, można ustawić wymóg potwierdzenia dostarczenia i/lub przeczytania wiadomości (UWAGA: większość programów pocztowych pyta odbiorcę czy odesłać informację zwrotną tego typu, więc zaznaczenie tych pól nie gwarantuje otrzymania zwrotki). Można także skorzystać z funkcji MS Outlooka przyciski do głosowania. Po otrzymaniu wiadomości adresat będzie miał możliwość wybrania spośród podanych możliwości i zostaniemy mailem powiadomieni o jego wyborze (patrz rysunek 1.3). Uwaga. Jeżeli odbiorca nie używa programu MS Outlook, może nie mieć możliwości skorzystania z takiej formy odpowiedzi. Rys Opcja głosowania. 4

5 Przycisk Zapisz wysłany element umożliwia indywidualne dla danej wiadomości wybranie, gdzie ma być zapisana jej kopia po wysłaniu (domyślnie folder Elementy wysłane ). Przyciski Opóźnij dostarczenie i Kieruj odpowiedzi do wyświetlają okno dialogowe umożliwiające ustawienie kilku wyżej wymienionych opcji, jak również bardziej zaawansowanych. Można określić do kogo mają trafiać odpowiedzi na wysłaną wiadomość można tu określić kilka osób, tak samo jak w adresie rozdzielając je średnikiem. Można też określić, że wiadomość ma być dostarczona po określonej dacie/godzinie. Umożliwia to np. wysłanie wiadomości z góry przed udaniem się na urlop, a zostaną one dostarczone w określonym dniu. c. Omówienie folderów: elementy wysłane, usunięte, śmieci Po lewej stronie ekranu (standardowe ustawienia) znajdują się foldery służące do przechowywania wiadomości. Dzielą się one na trzy grupy: Skrzynka pocztowa folder synchronizowany z serwerem Exchange. Foldery Osobiste folder przechowywany na lokalnym dysku komputera z Outlookiem. Foldery Archiwum również przechowywany na lokalnym dysku, zawiera elementy zarchiwizowane. Jeżeli program Outlook skonfigurowany jest do obsługi większej ilości kont pocztowych, każde z nich będzie miało własną grupę folderów. Rys Lista elementów poczty. 5

6 W każdej grupie jest pewna ilość standardowych folderów, można też tworzyć własne. Patrz rysunek 1.4. Uwaga, jeżeli stworzymy własne foldery w Skrzynka Odbiorcza zostanie to odwzorowane na serwerze Exchange i będą one dostępne również na innych komputerach. Foldery utworzone w grupie Foldery osobiste dostępne są tylko na komputerze na którym zostały utworzone. Grupa foldery Archiwum tworzona jest i aktualizowana automatycznie co jakiś czas kopiowane są tam stare elementy. Standardowe foldery w grupie: Elementy usunięte działa jak kosz systemu Windows, tu trafiają wiadomości (i foldery), które usunęliśmy. W przypadku, kiedy usunęliśmy wiadomość przypadkowo, możemy ją przywrócić. Elementy wysłane w tym folderze domyślnie przechowywane są kopie wysłanych wiadomości Skrzynka nadawcza w tym folderze trzymane są wiadomości, zanim zostaną wysłane. Skrzynka odbiorcza do tego folderu trafiają nowe wiadomości odebrane z serwera Wersje robocze w tym folderze przechowywane są wiadomości, które zaczęto redagować i nie wysłano. Outlook automatycznie zapisuje co jakiś czas redagowaną wiadomość w tym folderze na wypadek awarii w trakcie tworzenia. Wiadomości śmieci tu trafiają wiadomości zakwalifikowane przez automatyczny system jako spam. UWAGA, automat może czasami błędnie zakwalifikować wiadomość, dlatego należy okresowo sprawdzać zawartość tego folderu. Zainfekowany mail do tego folderu trafiają maile, które program antywirusowy zakwalifikował jako szkodliwe dla komputera. Źródła danych RSS w tym folderze przechowywane są widomości subskrybowane w systemie RSS Foldery wyszukiwania w tym folderze przechowywane są zapisane filtry wyszukiwania. d. Tworzenie i wykorzystywanie list adresowych Listy adresowe służą do definiowania ustalonych grup odbiorców na poziomie programu pocztowego. Jeżeli często piszemy do grupy osób, możemy zdefiniować listę adresową, dodać te osoby, a następnie podczas redagowania wiadomości zamiast wpisywać wszystkie adresy wystarczy podać listę adresową. Uwaga: Mechanizm ten nie jest tożsamy z tzw. grupowymi aliasami pocztowymi. 6

7 Rys Tworzenie nowej listy dystrybucyjnej. Listy adresowe są definiowane przez użytkownika i dotyczą wyłącznie jego książki adresowej. W celu utworzenia nowej listy adresowej należy przejść do zakładki Kontakty, a następnie z menu akcje wybrać opcję Nowa lista dystrybucyjna (rysunek 1.5). W wyświetlonym oknie dialogowym można zdefiniować nazwę grupy, oraz klikając przycisk Wybierz członków można wybrać członków z książki adresowej. Można też dodać adres spoza listy adresowej (dodaj nowego) i usunąć członka z listy. Po zakończeniu edycji należy nacisnąć przycisk zapisz i zamknij. Rys Wyszukiwanie członków listy dystrybucyjnej. 7

8 Uwaga, podczas wyszukiwania należy używać imienia i nazwiska, a nie loginu. Tak stworzona lista adresowa standardowo zapisywana jest w książce adresowej Kontakty. e. Wyszukiwanie Proste wyszukiwanie: okno do przeszukania bieżącego folderu poczty znajduje się w prawym górnym rogu folderu. (Uwaga nie należy mylić z wyszukiwarką dostępną w listwie przycisków, która wyszukuje w książce adresowej). Po wpisaniu słowa i naciśnięciu przycisku enter, słowo zostanie wyszukane w polach adresowych i tematach wiadomości. Jeżeli chcemy precyzyjniej ustalić warunki wyszukiwania należy z menu wybrać Narzędzia, potem menu rozwijane Wyszukiwanie błyskawiczne, a następnie Znajdowanie zaawansowane. Rys Formularz wyszukiwania zaawansowanego. Po skonstruowaniu zapytania możemy je zapisać w folderze wyszukiwania (menu plik, a następnie zapisz jako folder wyszukiwania ). Uwaga, żeby zapisać folder trzeba uprzednio wykonać zapytanie. f. Komunikat wakacyjny W przypadku, kiedy wiemy, że przez jakiś czas nie będziemy odbierać wiadomości, np. podczas urlopu, można ustawić automatyczną odpowiedź. W przypadku gdy chcemy zrobić to przy pomocy interfejsu WWW (dostępny pod adresem: należy po zalogowaniu się z wykorzystaniem hasła do SGH_NET rozwinąć w prawym górnym rogu menu Opcje, a następnie należy kliknąć Zobacz wszystkie opcje (rys. 1.8). 8

9 Rys Opcje interfejsu Outlook Web App. W kolejnym kroku należy zaznaczyć wybrać opcję Poinformuj mnie, że jesteś na urlopie,a następnie w wyświetlonym oknie dialogowym wybieramy datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia wysyłania automatycznej odpowiedzi. Powinniśmy też wpisać informację dla odbiorców, dlaczego i w jakim terminie nie będziemy odbierać maila. Np: W dniach od do przebywam na urlopie i nie mam możliwości odpowiedzenia na wiadomości. 9

10 Rys Konfiguracja komunikatu wakacyjnego w interfejsie Outlook Web App. Istnieje również możliwość zdefiniowania innej treści komunikatu dla pracowników SGH a innego dla osób z zewnątrz. Po zakończeniu edycji należy w prawym dolnym rogu nacisnąć przycisk Zapisz. g. Flagowanie maili i kategoryzacja maili Wiadomości (i inne elementy MS Outlooka) można oznaczać Flagami i Kategoriami. Służy to łatwiejszemu określeniu ich ważności i terminu wykonania (flagi) oraz tematów których dotyczą(kategorie). W skrzynce odbiorczej można sortować wiadomości pod względem flag i kategorii. Standardowe kategorie nazwane są od kolorów, które są im przypisane, ale można też zdefiniować własne kategorie (rys 1.9). Flagi (rys 1.9) umożliwiają określenie terminu wykonania prac związanych z daną wiadomością, jak również utworzenie przypomnienia o niej wyświetlającego się w określonym czasie. Przypomnienia te są dokładnie takie same jak te związane z elementami kalendarza. Rys Kategorie i flagi maili. h. Zakładanie filtrów reguł Jeżeli otrzymujemy duże ilości poczty elektronicznej, dużym problemem staje się utrzymanie w nich ładu. Do porządkowania wiadomości można użyć np. folderów i grupować maile wg spraw których dotyczą, bądź osób od których pochodzą, bądź w jakikolwiek inny sposób. Przenoszenie maili ręcznie do odpowiednich folderów zajmuje jednak czas i obarczone jest możliwością pomyłki. Można uniknąć tych wad poprzez automatyzację przetwarzania wiadomości. W tym celu możemy stworzyć reguły. Najprościej jest utworzyć regułę na podstawie odebranego maila. W tym celu należy wybrać wiadomość na podstawie której chcemy utworzyć regułę. Następnie należy zdecydować o kryteriach jakie wiadomość ma spełniać, żeby reguła została zastosowana. Załóżmy, że chcemy, aby wiadomości od konkretnej osoby trafiały do ustalonego folderu. W tym celu zaznaczamy w warunkach reguły pole od... a następnie w 10

11 czynnościach do wykonania zaznaczamy przenieś do folderu i naciskamy przycisk wybierz. W standardowym oknie dialogowym wybieramy folder do którego mają być przenoszone wiadomości i klikamy dwa razy OK. i. Archiwizacja Co jakiś czas Outlook proponuje przeprowadzenie automatycznej archiwizacji wiadomości, celem zmniejszenia ilości miejsca, jakie zajmują one na dysku komputera. Wyświetlany jest wtedy monit, użytkownik może zatwierdzić operację, lub ją odwołać. W przypadku zgody, Outlook utworzy grupę folderów foldery archiwum i kopiuje do niej strukturę folderów osobistych a następnie przeniesie tam (z zachowaniem struktury folderów) wiadomości starsze niż 30 dni. W folderze archiwum wiadomości przechowywane są w innej niż standardowa postaci, co pozwala zaoszczędzić miejsce na dysku, ale spowalnia wyszukiwanie. 11