1. Definicja i cel audytu zewntrznego

Transkrypt

1 Wytyczne Instytucji Zarzdzajcej ZPORR na temat audytu zewntrznego projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (z wyłczeniem projektów realizowanych w ramach Priorytetu 4) Projekty realizowane przez Instytucj Zarzdzajc ZPORR, Instytucje Poredniczce oraz Instytucje Wdraajce w ramach priorytetu 4 ZPORR, a take projekty własne ww. instytucji podlegaj zwolnieniu z obowizku przeprowadzenia audytu zewntrznego. 1. Definicja i cel audytu zewntrznego Audyt zewntrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewntrzny niezaleny od jednostki audytowanej. Na potrzeby niniejszego dokumentu audytem zewntrznym okrela si zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalajcych na jednoznaczn ocen przez podmiot przeprowadzajcy audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umow i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma by uzyskanie racjonalnego zapewnienia, e wydatki poniesione w ramach projektu s kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umow i wnioskiem o dofinansowanie. W tym celu sprawdza si, czy działania, których dotycz poniesione wydatki rzeczywicie zostały zrealizowane, czy wnioski o płatno s zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy s poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Sprawdzenie to odbywa si poprzez badanie w szczególnoci, czy ksigi rachunkowe (w czci dotyczcej ewidencji zdarze gospodarczych zwizanych z realizacj projektów) wraz z dowodami ksigowymi, stanowicymi podstaw dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatno sporzdzone na podstawie dokumentów potwierdzajcych poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równowanej wartoci dowodowej) i sprawozdania z realizacji projektu odpowiadaj we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiaj sytuacj finansow i majtkow projektu według stanu na dzie sporzdzenia ww. dokumentów. Audyt zewntrzny ma prowadzi do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodnoci danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach zwizanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodnoci danych moe mie charakter bezporedni lub poredni, przy czym bezporednie sprawdzenie obejmuje badanie ksig rachunkowych, a sprawdzenie porednie badanie działajcego u beneficjenta systemu kontroli wewntrznej. Celem przeprowadzenia audytu zewntrznego jest zwikszenie pewnoci beneficjenta oraz instytucji wypłacajcej rodki, e projekt jest realizowany prawidłowo.

2 2. Sposób realizacji audytu zewntrznego projektów w ramach ZPORR Audyt powinien obejmowa przede wszystkim analiz dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewntrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych rodków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadnoci i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzgldnieniem realizacji przyjtych celów projektu i realizacji postanowie umowy o dofinansowanie projektu. Audyt powinien obejmowa przede wszystkim nastpujcy minimalny zakres: - sprawdzenie, czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umow o dofinansowanie i obowizujcymi przepisami prawa, - sprawdzenie, czy beneficjent posiada ciek audytu w zakresie finansowo-ksigowym, - sprawdzenie prawidłowoci przeprowadzenia procedury przetargowej (jeli dotyczy), - audyt poprawnoci ksigowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalnoci kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrbnej ewidencji ksigowej; - analiz terminowoci uzyskiwania rodków na realizacj projektu ; - sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatno z ksigami rachunkowymi beneficjenta w czci dotyczcej projektu; - sprawdzenie wiarygodnoci sprawozda z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; - weryfikacja sposobu monitorowania projektu (osigania celu projektu), - sprawdzenie, czy beneficjent wdroył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunł nieprawidłowoci, jeli takie zostały wykryte, - sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji z realizowanym projektem. W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umow o dofinansowanie projektu, a wydatki s kwalifikowalne, w szczególnoci sprawdza si: 1. Dokumentacj dotyczc projektu, 2. Czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały rzeczywicie podjte. 3. Sposób archiwizacji dokumentów, który pozwala przeledzi ciek wydatku od przedłoenia wniosku o płatno do poszczególnych faktur. 4. Czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. 5. Kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne. 6. Wiarygodno sprawozda z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta, poprzez weryfikacj i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu. 7. Zasady dotyczce promocji i reklamy projektu. 8. Sposób monitorowania projektu (osigania celu projektu), raportowania o postpach wdraania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zada i podzada projektu. 9. Poprawno stosowanych procedur przetargowych, w przypadku, gdy projekt zakłada wyłonienie podwykonawców.

3 Minimalne wymogi co do zakresu i sposobu przeprowadzenia audytu powinny by okrelone w SIWZ przygotowywanym przez beneficjenta w celu wyłonienia audytora zewntrznego. Podczas realizacji audytu powinna zosta zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalajca wyda audytorowi wic opini i sporzdzi sprawozdanie w tym zakresie. Opinia i/lub sprawozdanie powinny wskazywa próg istotnoci i poziom ufnoci zgodny z midzynarodowymi standardami. Audyt powinien zosta przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi, polskimi oraz midzynarodowymi standardami audytu. 3. Obowizek przeprowadzenia audytu Obowizek przeprowadzenia audytu zewntrznego nakłada si na beneficjentów ZPORR w zakresie realizacji projektów na nastpujcych zasadach: - w Priorytecie 1 gdy całkowita warto projektu przekracza PLN 1. - w Priorytecie 2 gdy całkowita warto projektu wynosi co najmniej PLN lub gdy całkowita warto kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta Priorytetu wynosi co najmniej PLN 2. w ramach - w Priorytecie 3 (z wyłczeniem działania 3.4 Mikroprzedsibiorstwa) gdy całkowita warto projektu lub kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta w ramach Priorytetu wynosi co najmniej PLN 3. W przypadku realizacji kilku projektów w ramach Priorytetu 2 ZPORR przez tego samego beneficjenta o łcznej wartoci równej lub przekraczajcej PLN naley przeprowadzi audyt zewntrzny dla tego projektu, którego warto po zsumowaniu z łczn wartoci poprzednich projektów - powoduje osignicie lub przekroczenie kwoty 1 W przypadku umów o dofinansowanie projektu podpisanych na podstawie rozporzdzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 wrzenia 2004 r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego , Beneficjent jest zobowizany do przeprowadzenia audytu zewntrznego projektu w przypadku, gdy całkowita warto projektu przekracza równowarto w złotych euro. 2 W przypadku umów o dofinansowanie projektu podpisanych na podstawie rozporzdzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 wrzenia 2004 r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego , Beneficjent jest zobowizany do przeprowadzenia audytu zewntrznego projektu w przypadku, gdy: 1) całkowita warto projektu wynosi co najmniej równowarto w złotych euro, 2) całkowita warto kilku projektów aktualnie realizowanych przez Beneficjenta w ramach Priorytetu wynosi co najmniej równowarto w złotych euro 3 W przypadku umów o dofinansowanie projektu podpisanych na podstawie rozporzdzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 wrzenia 2004 r. w sprawie wzorów umów o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego , Beneficjent jest zobowizany do przeprowadzenia audytu zewntrznego projektu w przypadku, gdy całkowita warto projektu lub kilku projektów realizowanych aktualnie przez Beneficjena w ramach Priorytetu wynosi co najmniej równowarto w złotych euro.

4 PLN. Kady nastpny projekt składany przez tego samego beneficjenta bdzie musiał podlega audytowi. W przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie realizacji projektu jest składany przez partnerstwo cało wartoci wniosku jest naliczana na konto kadego z podmiotów wchodzcych w skład partnerstwa. W zwizku z powyszym podmiot wystpujcy w kilku projektach jako członek partnerstwa sumuje cało wartoci kadego z projektów. W sytuacji, gdy suma projektów, w których uczestniczy dany podmiot jako członek partnerstwa, jest równa lub przekracza kwot okrelon w umowie o dofinansowanie projektu, wymagany jest audyt dla tego projektu, którego warto po zsumowaniu z łczn wartoci poprzednich projektów, powoduje osignicie lub przekroczenie kwoty okrelonej w przedmiotowej umowie. 4. Termin przeprowadzenia audytu Zaleca si przeprowadzenie audytu zewntrznego po poniesieniu przez Beneficjenta wydatków przekraczajcych 50% dofinansowania, z zastrzeeniem złoenia sprawozdania z przeprowadzenia audytu przed zakoczeniem realizacji projektu (tj. złoeniem sprawozdania kocowego z realizacji projektu oraz wniosku o płatno kocow) oraz udostpnienia sprawozdania z przeprowadzenia audytu podczas kontroli na zakoczenie realizacji projektu. Potwierdzenie wydane przez audytora bdzie dotyczy kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. 5. Wybór audytora Wybór audytora zewntrznego/ podmiotu zatrudniajcego audytorów zewntrznych naley do beneficjenta. Audytora wyłania si zgodnie z ustaw z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177). O trybie udzielenia zamówienia publicznego decyduje Beneficjent. Beneficjent powinien zapewni odpowiedni jako audytu poprzez zlecenia przedmiotowej usługi jednostkom/podmiotom zatrudniajcym osoby posiadajce odpowiednie kwalifikacje w zakresie przeprowadzania audytu i wiedzy z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych (przynajmniej jedna osoba posiadajca ponisze uprawnienia zatrudniona na umow o prac). Przez podmioty/osoby posiadajce odpowiednie umiejtnoci w ww. zakresie rozumie si: - podmioty uprawnione do badania sprawozda finansowych w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 padziernika 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorzdzie (j.t. Dz. U z 2001, Nr 31, poz. 359, z pón. zm.), - osoby posiadajce odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizacj, która jest członkiem International Federation of Accountants, - osoby posiadajce zawiadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewntrznego, o którym mowa w art. 35ł ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, ( Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 z pón. zm.), - osoby posiadajce midzynarodowe uprawnienia audytora wewntrznego (np. CIA).

5 Ponadto w procesie wyłaniania audytora zewntrznego naley wzi pod uwag m.in. takie kryteria jak: - dotychczasowe dowiadczenie w zakresie badania projektów finansowanych ze rodków pomocowych, - dowiadczenie zwizane z badaniem prawidłowoci wykorzystania dotacji ze rodków budetu pastwa, - dowiadczenie w przeprowadzaniu audytu. Złoenie dokumentów potwierdzajcych posiadanie odpowiednich umiejtnoci i dowiadczenia przez podmiot ubiegajcy si o uzyskanie zlecenia powinno stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegajcych si o przeprowadzenie audytu projektu. Informacje na temat posiadanego dowiadczenia powinny dotyczy zarówno dowiadczenia osób, które bd bezporednio zaangaowane w realizacj zlecenia jak i podmiotu ubiegajcego si o uzyskanie zlecenia. Warunkiem przystpienia do zamówienia publicznego powinno by wykazanie przez oferenta obrotów w roku obrotowym poprzedzajcym rok, w którym realizowany jest audyt zewntrzny w wysokoci co najmniej trzykrotnoci ceny oferowanej za usług przeprowadzenia audytu projektu. W skład zespołu przeprowadzajcego audyt powinna wchodzi co najmniej jedna osoba posiadajca uprawnienia biegłego rewidenta. Audyt zewntrzny nie moe by przeprowadzony przez audytora wewntrznego jednostki/podmiotu realizujcego projekt. Osoby uczestniczce w przeprowadzaniu audytu powinny spełnia wymóg bezstronnoci i niezalenoci od badanego beneficjenta. Bezstronno i niezaleno nie jest zachowana, jeeli osoba lub podmiot przeprowadzajcy audyt: - posiada udziały, akcje lub inne tytuły własnoci w jednostce pełnicej rol beneficjenta lub w jednostce z ni stowarzyszonej, dominujcej lub współzalenej, - jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bd zarzdzajcych lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominujcej, zalenej lub współzalenej, - w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporzdzaniu dokumentów stanowicych przedmiot audytu, - osignł chociaby w jednym roku w cigu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu wiadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominujcej lub jednostek z ni stowarzyszonych, jednostek od niej zalenych lub współzalenych. Nie dotyczy to pierwszego roku działalnoci podmiotu przeprowadzajcego audyt, - jest małonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest zwizany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osob zarzdzajc lub bdca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, - jest lub był zaangaowany w planowanie, realizacj, zarzdzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronnoci i niezalenoci. - ponadto osoby uczestniczce w przeprowadzaniu audytu powinny spełnia wymóg bezstronnoci i niezalenoci od Instytucji Wdraajcej, Instytucji Poredniczcej oraz Instytucji Zarzdzajcej ZPORR. - poprzez spełnienie warunku bezstronnoci i niezalenoci rozumie si przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyej wymienionymi instytucjami oraz wykonujcych audyt.

6 Owiadczenie odnonie bezstronnoci audytora powinno stanowi integraln cz oferty składanej w ramach zamówienia publicznego. 6. Wymagania do treci umowy/siwz z podmiotem majcym przeprowadzi audyt Beneficjent powinien w umowie zawieranej z wykonawc audytu/siwz zamieci nastpujce wymogi: - dane osób, które bd wykonywa audyt, - termin przeprowadzenia audytu, - sposób i zakres przeprowadzanego audytu, - zobowizanie o przestrzeganiu standardów przeprowadzanego audytu, - okrelenie przez podmiot wykonujcy audyt zewntrzny minimalnego poziomu ufnoci dla badania audytowego oraz metodologii, na podstawie której dany poziom został okrelony, - zakres sprawozdania sporzdzanego przez wykonawc audytu, - informacje o posiadanych umiejtnociach i dowiadczeniu (np. uprawnienia do badania sprawozda finansowych, dowiadczenie w zakresie badania projektów realizowanych w ramach programów strukturalnych przez wykonawc audytu). Ponadto SIWZ powinna zawiera ogóln charakterystyk projektu, rodzaje form realizowanego wsparcia oraz liczb i typ beneficjentów ostatecznych. 7. Rezultaty przeprowadzonego audytu Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowizany jest do przygotowania opinii i sprawozdania z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia si do opinii i sprawozdania z audytu. Opinia wraz ze sprawozdaniem, a take stanowisko jednostki audytowanej s przekazywane do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli na zakoczenie audytowanego projektu. Instytucja właciwa do przeprowadzenia kontroli na zakoczenie realizacji projektu, w planowaniu czynnoci kontrolnych i rozliczaniu projektów, bierze pod uwag rezultaty przeprowadzonego audytu.