WNIOSKI O PŁATNOŚD W PROJEKTACH REALIZOWANYCH W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO. Wrzesieo 2012

Transkrypt

1 WNIOSKI O PŁATNOŚD W PROJEKTACH REALIZOWANYCH W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO Wrzesieo 2012

2 POSTAWY PRAWNE Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dot. EFRR, EFS i FS Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykorzystywania EFRR, EFS i FS Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 ustanawiające FS Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie EFRR. 2

3 POSTAWY PRAWNE Rozporządzenie Rady (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. w sprawie wyłączeo blokowych ustanawiające przepisy ogólne Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, zaakceptowany przez Radę Ministrów i KE Szczegółowy Opis Priorytetów PO IiŚ wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego 3

4 Krajowe wytyczne dot. kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności wydane przez MRR Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ (najnowsza wersja obowiązująca od r) Zalecenia instytucji IW, IP, IZ ŚLEDZENIE INFORMACJI NA STRONIE WWW INSTYTUCJI UDZIELAJĄCEJ WSPARCIA 4

5 Zasada dokumentowania. Wydatki kwalifikowalne muszą byd oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach i dokumentach. Beneficjent przechowuje dokumenty dot. realizowanego projektu przez okres 3 lat od daty zamknięcia PO. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu. 5

6 Zasada dokumentowania. Wydatek faktycznie poniesiony Faktura (lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzenie płatności (wyciąg z rachunku, KP kasa przyjmie, KW kasa wypłaci, wraz z raportem kasowym, zestawienia wynagrodzeo ) Dokument potwierdzający poniesienie kosztu zw z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją wyciągi z ksiąg rachunkowych, dokumenty księgowe 6

7 Zasada dokumentowania Za kwalifikowalne mogą byd uznane zaliczki (na określony cel) wypłacone na rzecz wykonawcy, jeśli zostały wypłacone zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy beneficjentem (podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych) a wykonawcą oraz jeżeli zostały wypłacone zgodnie z art. 151 a ustawy Pzp, w przypadku umów do których ustawa ma zastosowanie. Korzystanie ze środków konta zaliczkowego na inne cele niż zostały wypłacone stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych art. 207, jest nieprawidłowością i skutkuje koniecznością zwrotu zaliczki wraz z odsetkami od całej zaliczki 7

8 Zasada dokumentowania Za kwalifikowalne mogą byd uznane zaliczki wypłacone na rzecz wykonawcy, jeśli zostały rozliczone po wykazaniu, udowodnieniu powiązao ze zrealizowanym poziomem wykonania rzeczowego, zgodnie z harmonogramem Zaliczki wypłacane na rzecz wykonawcy z zaliczki od instytucji udzielającej wsparcia koniecznie należy rozliczyd we wskazanym terminie rozliczenia zaliczki np. 90, 180 dni 8

9 Zasada dokumentowania Jako wydatek faktycznie poniesiony może byd uznany wydatek poniesiony na podatek dochodowy od wynagrodzeo pracowników beneficjenta, rozliczony z urzędem skarbowym poprzez kompensatę nadpłaconego podatku VAT. Warunkiem jest właściwe udokumentowanie w postaci odpowiednich wyciągów bankowych i korespondencji prowadzonej między beneficjentem a urzędem skarbowym w sprawie rozliczenia podatku dochodowego w postaci zaliczenia nadpłaconego podatku VAT na poczet podatku dochodowego. Dodatkowo rozchód środków w postaci zapłaty podatku VAT powinien nastąpid w okresie kwalifikowania wydatków. 9

10 Zasada dokumentowania W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN, jako wydatek kwalifikowalny należy uznad wartośd faktury z dnia dokonania płatności, (faktyczny rozchód środków pieniężnych odzwierciedlony w księgach rachunkowych beneficjenta, zgodnie z przepisami krajowymi w zakresie rachunkowości oraz podatku VAT). W przypadku rozliczania, jako kwalifikowalne wydatków finansowanych z zaliczek wypłacanych pracownikom beneficjenta w celu odbycia delegacji zagranicznej, za kwalifikowalną może byd uznana kwota faktycznie wykorzystanej zaliczki, po kursie z dnia wypłaty zaliczki. 10

11 Podmiot dokonujący wydatków Tylko wydatki poniesione przez beneficjenta lub inny podmiot wskazany w umowie o dofinansowanie mogą zostad uznane za kwalifikowalne. Wskazanie innego podmiotu, jako upoważnionego do ponoszenia wydatków, następuje w drodze porozumienia lub umowy zawartej z poszanowaniem obowiązujących przepisów PZP UFP 11

12 Podmiot dokonujący wydatków W sytuacji, gdy beneficjent nie wskazał podmiotu jako upoważnionego do ponoszenia wydatków, a inny niż beneficjent podmiot poniósł częśd wydatków zw z projektem to wydatki te mogą zostad uznane za kwalifikowalne, jeśli zostały poniesione zgodnie z zasadami kwalifikowania i beneficjent przyjmuje na siebie odpowiedzialnośd za poprawnośd poniesienia tych wydatków (załączy stosowne oświadczenie do wniosku o dofinansowanie) oraz opisze strukturę majątku i sposób zapewnienia trwałości projektu. Nie jest to rekomendowane 12

13 Podmiot dokonujący wydatków Może byd dokonana zmiana podmiotu upoważnionego do dokonywania wydatków kwalifikowalnych w podpisanej umowie o dofinansowanie : na uzasadniony wniosek beneficjenta, za zgodą instytucji, będącej stroną umowy, w formie aneksu do umowy. 13

14 Podmiot na rzecz którego ponoszone są wydatki Na podstawie umowy dot realizacji kontraktu, beneficjent dokonuje płatności na rzecz podmiotu będącego stroną umowy. Wykonawca może dokonad cesji płatności należnych lub mających stad się należnymi na rzecz instytucji finansowej (np. towarzystwa ubezpieczeniowego) udzielającej gwarancji. Wówczas wydatki poniesione przez beneficjenta na rzecz instytucji finansowej będą uznane za kwalifikowalne. 14

15 Zasady sprawozdawczości obowiązki beneficjenta Wniosek o płatnośd przedkładany jest co najmniej raz na trzy miesiące, zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta, w terminie 14 dni kalendarzowych Brak wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku składania wniosków o płatnośd Wnioski o płatnośd są weryfikowane pod względem formalnym i merytorycznym przez IW. 15

16 Sprawozdawczośd beneficjenta Dokumentem sprawozdawczym na poziomie beneficjenta jest wniosek o płatnośd. Do podpisania wniosku o płatnośd jest osoba uprawniona reprezentująca beneficjenta (zgodnie z kartą wzoru podpisów) lub osoba upoważniona przez nią Na wniosek IW Beneficjent ma obowiązek przekazad uzupełnienia/ poprawki do wniosku o płatnośd. 16

17 Wniosek o płatnośd służy do: 1. Rozliczenia dofinansowania przekazanego w ramach transz zaliczek (Beneficjent wypełnia wszystkie pola) 2. Wnioskowanie o zaliczkę lub jej transzę (Beneficjent wypełnia pola 1-6, 8 oraz 12-20) 3. Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków (Beneficjent wypełnia wszystkie pola) 4. Rozliczenia wydatków poniesionych przez Beneficjenta będącego paostwową jednostką budżetową (Beneficjent wypełnia pola 1-7 oraz 9-20) 5. Przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu (Beneficjent wypełnia pola 1-6 oraz 12-20).

18 Wniosek o płatnośd służy do: Najkorzystniej dla beneficjenta rozliczad w pierwszej kolejności wydatki o znacznej wartości kluczowe, a te mniej istotne jeśli miałyby nieśd ryzyko blokowania rozliczenia w następnym okresie sprawozdawczym po dokonaniu wyjaśnieo Zaleca się wyłączanie wydatków budzących wątpliwości z rozliczenia w bieżącym okresie sprawozdawczym, tak aby uniknąd opóźniania rozliczenia wydatków Wyłączone wydatki można rozliczyd w późniejszym okresie po zgromadzeniu niezbędnej dokumentacji i usunięciu niejasności

19 ZASADY OPRACOWANIA ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚD (w tym przykłady)

20 ZASADY OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOŚD (omówienie formularza wniosku o płatnośd)

21 ZASADY OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOŚD

22 ZASADY OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOŚD ( prezentacja przykładowych zatwierdzonych wniosków o płatnośd)

23 OPRACOWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚD KOOCOWĄ

24 Najczęściej popełniane błędy Nieterminowe złożenie wniosku o płatnośd Błędnie wyliczona kwota dofinansowania Błędne wykazanie zadao i terminów wynikających z harmonogramu realizacji projektu Błędne wskazanie kwot z harmonogramu realizacji projektu Błędne wyliczenie wskaźników Błędy w tabeli zestawienie wydatków Brak wszystkich kopii dokumentów lub pieczątek. Poprawianie błędów przez opiekuna projektu.

25 WERYFIKACJA PRAWIDŁOWOŚCI OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOŚD Podstawowe załączniki do wniosku o płatność: -Umowa/kontrakt -Zapłacona faktura/rachunek -Dowód zapłaty -Inne dokumenty potwierdzające wykonanie prac -Wyciąg bankowy

26 WERYFIKACJA PRAWIDŁOWOŚCI OPRACOWANIA WNIOSKU O PŁATNOŚD 1/ Beneficjent powinien posiadad procedury weryfikacji wniosku o płatnośd i je stosowad przed przekazaniem wniosku do oceny 2/ Dokumentacja (w załącznikach) powinna byd zgromadzona wg kolejności przedstawiania w tabeli 9 3/ Na dokumencie należy zaznaczyd nr pozycji w tabeli 9 pod jaką został ujęty 4/ Trwałe łączenie, agregowanie dokumentów 5/ Udzielanie wyczerpujących wyjaśnieo we wniosku o płatnośd lub oddzielnych pismach, w tych kwestiach, które mogą budzid wątpliwości 6/ Oddzielanie dokumentacji dot poszczególnych wydatków 7/ Posiadanie kopii złożonej dokumentacji przez beneficjenta.

27 Dokumentacja finansowa projektu Sprawdzenie prawidłowości dokumentowania poniesienia wydatku Artykuł 21 ustawy o rachunkowości 8 28 Rozporz Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. określa zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać i okres ich przechowywania 1. rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny 2. strony (pełne nazwy, adresy i NIP) dokonujące operacji 3. opis operacji oraz jej wartość, 4. data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - datę sporządzenia dowodu

28 Prawidłowośd dokumentowania poniesienia wydatku Faktura VAT Faktura VAT korygująca nota korygująca Faktura VAT RR "Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.". Faktura VAT wewnętrzna (Zwrot dotacji, wewnętrzne przekazanie towarów lub usług). Faktura pro forma - nie stanowi dowodu księgowego, podatkowego i nie jest postawą ewidencji

29 Rachunek Numerowanie rachunków Wyciąg bankowy Raport kasowy (zbiorczy dowód księgowy)

30 Dowód OT Przyjęcie środka trwałego W dniu przyjęto do projektu nr. pod nazwą. realizowanego w ramach.. Dowód LT Likwidacja środka trwałego

31 Umowa o pracę Art K.p. umowa o pracę - zawiera się na piśmie. Nawiązanie stosunku pracy Ewidencja czasu pracy Listy płac Zakres czynności i obowiązków Listy obecności

32 Dokumentacja dot zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych Umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna? Przesądza czy osoba jest podporządkowana poleceniom pracodawcy, co do czasu, miejsca i sposobu świadczenia pracy. Art. 734 K.c. umowa zlecenia - umowa starannego działania i przyjmujący zlecenie nie odpowiada za nieosiągnięcie efektu swojego działania Art. 627 K.c. umowa o dzieło - zleceniobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za wynik pracy

33 Opis dokumentu księgowego - wzór Polityka rachunkowości Ewidencja księgowa

34 Kontrole wniosków o płatnośd Beneficjent składa IP II wniosek o płatnośd pośrednią co najmniej raz na 3 msc oraz wniosek o płatnośd koocową wraz z raportem koocowym z realizacji Projektu w terminie do 30 dni po upływie okresu kwalifikowania wydatków (tj. okresu realizacji projektu). Przekazanie Beneficjentowi płatności następuje po zatwierdzeniu przez IP II poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych oraz w przypadku płatności koocowej rozliczenie całkowite zaliczki. 34

35 Kontrole wniosków o płatnośd Kontroli podlega 100% wniosków o płatnośd i 100% dokumentów Weryfikacja formalna i merytoryczna Weryfikacja finansowa: zgodności informacji zamieszczonych w tabelach finansowych wniosku o płatnośd z dokumentami poprawności rachunkowej tabel finansowych wniosku o płatnośd, czy dokument załączony do wniosku o płatnośd nie został w tym samym zakresie wcześniej przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ 35

36 Kontrole wniosków o płatnośd Jest propozycja aby w projektach o wartości poniżej 200 tys. zł weryfikacja była przeprowadzana na podstawie zestawieo. Próba faktur podlegających kontroli: wartośd od 2,5 mln PLN - 100% wartośd od 1 mln do < 2,5 mln PLN - 75% wartośd od 500 tys. do < 1 mln PLN - 50% wartośd od 200 tys do < 500 tys PLN - 25% wartośd do < 200 tys - 15% 36

37 Kontrole projektów zaawansowanych finansowo lub zakooczonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Kontrole są realizowane przez IP II w trybie doraźnym w celu kontroli, czy projekt przed podpisaniem umowy o dofinansowanie był realizowany zgodnie z zasadami obowiązującymi w PO IiS Kontrola projektu obejmuje kontrole dokumentów, ale może obejmowad także miejsce realizacji projektu 37

38 Kontrola po zakooczeniu realizacji projektu Kontrola przeprowadzana jest w okresie do pięciu lat, licząc od ostatniego dnia okresu kwalifikowania wydatków wskazanych w umowie o dofinansowanie Celem kontroli jest potwierdzenie zachowania trwałości projektu. 38

39 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Ewa Krzykowska