Warsztaty komputerowe przygotowanie wniosku o płatność (SL2014)

Transkrypt

1 Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Aglomeracji Wałbrzyskiej Warsztaty komputerowe przygotowanie wniosku o płatność (SL2014) Katarzyna Dobrucka, Emil Korejwo drw@ipaw.walbrzych.eu Wałbrzych,

2 Przed przystąpieniem do przygotowania WoP w SL2014 należy dokładnie zapoznać się i stosować zapisy: umowy o dofinansowanie i aneksów, wykazu dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych (załącznik 8, 11 lub 12 do umowy/decyzji), aktualnej wersji Poradnika Beneficjenta SL2014 (obecnie ver 1.8, wkrótce 2.0).

3 Podstawowym etapem weryfikacji WoP złożonego w SL2014 jest ocena należytego udokumentowania poniesienia wydatków zgodnie z umową, dokumentami programowymi oraz przepisami prawa. Podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które Beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną poświadczone, zrefundowane lub rozliczone.

4 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (1/4): musi być trwały i znajdować się na oryginałach dokumentów (odręczny zapis, nadruk lub pieczęć); na odwrocie dokumentu lub w przypadku braku miejsca w formie osobnego załącznika (z adnotacją, którego dokumentu dotyczy); W przypadku korekt, należy stosować krajowe zasady dot. rachunkowości tj. skreślenie, data poprawki oraz czytelnego podpisu osoby korygującej (lub pieczątka imienna i podpis), przy zachowaniu czytelności wyrażeń lub liczb

5 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (2/4): ZAKRES OPISU: Informacji o dofinansowaniu z RPO WD oraz ew. budżetu państwa (pierwsza strona dokumentu); numer i data zawarcia umowy o dofinansowanie; numeru i daty protokołu odbioru robót/dostaw/usług lub innego dokumentu pochodnego; numeru księgowego/ewidencyjnego pod którym zarejestrowano dokument ; kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych dokumentem księgowym, w tym kwoty podatku VAT zawartego w kwocie wydatków kwalifikowalnych

6 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (3/4): ZAKRES OPISU: W przypadku pełnej księgowości, wskazanie w opisie faktury informacji wynikających z krajowych przepisów dot. rachunkowości (np. informacji o sprawdzeniu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z miesiącem oraz sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania).

7 Załącznik do umowy nr 8, 11 lub 12 Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych Zasady opisu faktur/innych dokumentów księgowych dołączonych do WoP (4/4): ZAKRES OPISU: W przypadku wykazania w Zestawieniu dokumentów, będącym częścią WoP, dowodów księgowych w całości opiewających na wydatki niekwalifikowalne - adnotacja: Niniejszy dokument dotyczy w całości wydatków niekwalifikowalnych w Projekcie nr RPDS /.. dofinansowanym ze środków EFRR w ramach RPO WD na lata lub (gdy projekt otrzymuje w ramach dofinansowania środki budżetu państwa): Niniejszy dokument dotyczy w całości wydatków niekwalifikowalnych w Projekcie nr RPDS /.. dofinansowanym ze środków EFRR i budżetu państwa w ramach RPO WD na lata

8 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury technicznej: niska jakość skanów uniemożliwiająca ocenę kwalifikowalności, skany dokumentów dołączane pojedynczo lub w jednym pliku, a nie w paczkach lub wielostronicowych plikach dla poszczególnych dokumentów księgowych zawierających np. fakturę (obie strony), ew. osobny opis dokumentu, potwierdzenie zapłaty, protokół odbioru oraz umowę na roboty/usługi/dostawy; brak dołączanych umów z dostawcami; skany kopii dokumentów, a nie oryginałów dokumentów; informacja na opisie (jeśli osobno), że dotyczy danej faktury/dokumentu;

9 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury formalnej i merytorycznej (1/2): błędny okres, za który składany jest dany WoP; WoP nie dołączony do aktualnego aneksu (w przypadku wprowadzania zmian w projekcie należy ustalić z opiekunem aktualność aneksów w SL2014); nie wypełnione wszystkie pola WoP; skany dokumentów dołączone w zakładce Korespondencja w SL2014, a nie do WoP; brak zaznaczonych checkbox ów w przypadku dołączanych załączników;

10 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury formalnej i merytorycznej (2/2): brak aktualnego harmonogramu płatności wprowadzonego do SL2014; brak wprowadzonych wskaźników lub błędnie określone wartości odnoszące się do produktów lub rezultatów (np. wpisane wartości docelowe, a nie faktycznie osiągnięte); kilkukrotne wprowadzanie jednego dokumentu przypisując go do kilku kategorii wydatków (lub faktur korygujących/zaliczkowych) w ramach jednego zadania; brak informacji w polu Uwagi o nałożonych korektach na kwoty, kwalifikowane, korektach do faktur i innych istotnych informacjach;

11 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP natury rachunkowej: oczywiste błędy we wprowadzaniu danych z dokumentów źródłowych (daty, nr księgowe, brak zgodności kwot itp.); syndrom 1 grosza dot. pól samoliczących lub wynikający z błędnego zaokrąglania kwot; brak zgodności kwot w metryce WoP, zestawieniu dokumentów, źródłach finansowania oraz postępie finansowym (najczęściej dot. 0,01 zł)

12 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników: nie stosowanie wszystkich wymogów dot. opisów dokumentów określonych w załączniku nr 8/11/12 do umowy/decyzji: - nanoszenie poprawek na kserokopiach dokumentów; - w przypadku dokonywania korekt, brak skreśleń, podpisów i dat; - brak pełnej dekretacji zgodnie z ustawą o rachunkowości tj. weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna (podpisy i daty); brak kwalifikacji i ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych wraz z miesiącem, w którym został on ujęty; - brak informacji, że dany opis/załącznik odnosi się do danego dokumentu/faktury,

13 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników (1/3): - brak numeru i daty protokołu odbioru robót/dostaw/usług; - brak kwoty podatku VAT zawartego w kwocie wydatków kwalifikowanych, nawet jeśli wynosi 0,00 zł; - pozostawianie pustych/niewypełnionych pól w stworzonych tabelach/formatkach lub pieczątkach; - brak metodologii określenia kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych, szczególnie w przypadku nakładanych korekt, przeliczania kwot z walut obcych lub stosowania indywidualnych wyliczeń odnoszących się do ww. kwot;

14 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników (2/3): brak załączonych oświadczeń np. stosowania pełnej księgowości, przeznaczenia zaliczki na określone koszty kwalifikowane (jeśli wymagane, i nie są określone w treści WoP w polu Planowany przebieg realizacji); brak zgodności dat między fakturami/umowami i protokołami/ ewidencją środków trwałych i OT; brak podpisów na OT oraz polecenia księgowania (w przypadku pełnej księgowości);

15 Najczęściej popełniane błędy w składanych WoP dotyczące załączników (3/3): brak wyjaśnień na dokumentach lub oświadczeń w przypadku np. płatności i błędnych nazw odbiorców lub w tytułach płatności błędne numery faktur;

16 Nowości wprowadzone wraz z nową wersją Poradnika dla beneficjenta : dołączenie zeskanowanego i ujednoliconego harmonogramu płatności, ew. dodatkowo wersja.xls; uwzględnianie dokumentów w pełni uznanych jako niekwalifikowane w sekcji Zestawienie dokumentów WoP, na końcu listy dokumentów przypisanych dla każdego zadania (ew. łączenie kilku dokumentów w jedna pozycję)

17 Nowości wprowadzone wraz z nową wersją Poradnika dla beneficjenta : przeliczania kwot dokumentów wystawionych w walutach obcych; ujmowania faktur zaliczkowych i zbiorczych/końcowych doprecyzowania okresu za jaki składa się wniosek o płatność tj. daty "od - do" w przypadku wniosków pełniących jednocześnie kilka funkcji. Zmiany w wersji 2.0 (luty 2018 r.) nowego sposobu załączania dokumentów moduł Dokumentacja; zmiany w module Korespondencja (katalogowanie wiadomości);

18 Nowy wygląd Bloku ZAŁĄCZNIKI we Wniosku o płatność

19

20

21 Jak obecnie dodać aneks do kontraktu bez konieczności odblokowania przez IPAW?

22 Należy powiązać aneks z danym kontraktem

23 Powiązanie aneksu z kontraktem

24 Powiązanie aneksu z kontraktem

25 INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA AGLOMERACJI WAŁBRZYSKIEJ ul. Słowackiego 23A, Wałbrzych tel. (74) Katarzyna Dobrucka Kierownik Działu Rozliczeń i Windykacji k.dobrucka@ipaw.walbrzych.eu Emil Korejwo Specjalista w Dziale Rozliczeń i Windykacji e.korejwo@ipaw.walbrzych.eu