Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie. Łódź, lipiec 2014 r.

Transkrypt

1 Raport końcowy z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na 2013 rok w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie Łódź, lipiec 2014 r. sp. z o.o 1

2 Spis Treści Nr Tytuł Str. Część ogólna 1 Data sporządzenia raportu 4 2 Numer audytowanego Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL 4 3 Nazwa i adres podmiotu/ów, w których przeprowadzono audyt 4 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 4 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego 4 upoważnienia do przeprowadzenia 6 Termin przeprowadzenia audytu 4 7 Cel audytu 4 8 Zakres przedmiotowy audytu 5 9 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 6 10 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru 6 11 Lista zweryfikowanych dokumentów 6 12 Lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu 7 13 Uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu 8 14 Zwięzły opis audytowanego RPD PT PO KL 9 Część szczegółowa A. Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego I Ustalenia stanu faktycznego 11 II Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji RPD PT PO KL wraz ze 21 wskazaniem ich wagi, analiza przyczyn i skutków uchybień, nieprawidłowości oraz rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości B. Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie 22 I Ustalenia stanu faktycznego. 22 II Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji RPD PT PO KL wraz ze wskazaniem ich wagi, analiza przyczyn i skutków uchybień, nieprawidłowości oraz rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości C. Końcowa ocena działań realizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na 2013 rok Pouczenie 29 Informacja końcowa

3 Słowniczek zastosowanych skrótów Skrót RPD PT PO KL Umowa ROEFS Zasady Realizacji PT PO KL IP IP2 IZ DEFS WUP DF DOP Znaczenie skrótu Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2013 Umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach o nr POKL /11-00 Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego Zasady realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca Instytucja Pośrednicząca II stopnia Instytucja Zarządzająca Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie Departament Finansów Departament Organizacyjno-Prawny 3

4 Część ogólna 1 Data sporządzenia raportu 2 Numer audytowanego Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL 3 Nazwa i adres podmiotu/ów, w których przeprowadzono audyt Raport z audytu sporządzono w dniu roku. Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2013 (RPD PT PO KL), współfinansowany ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany na podstawie Umowy nr POKL /11-00 z dnia r., wraz z aneksem nr 1 z dnia r, aneksem nr 2 z dnia r., aneksem nr 3 z dnia r., aneksem nr 4 z dnia r. oraz aneksem nr 5 z dnia r. zawartej pomiędzy Ministerstwem Rozwoju Regionalnego (IZ), a Województwem Lubelskim. Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie ul. Spokojna Lublin, realizujący w Projekcie zadania Instytucji Pośredniczącej, zwany w dalszej części raportu IP. 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu 6 Termin przeprowadzenia audytu Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie ul. Obywatelska Lublin, realizujący w Projekcie zadania Instytucji Pośredniczącej 2 Stopnia, zwany w dalszej części raportu IP2. AUDITIO Sp. z o.o. ul. Kolarska Łódź podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych wpisany na listę KIBR pod numerem 2187 Bogusława Kielan-Kuźnicka - biegły rewident nr 1624 Grzegorz Matuszewski - biegły rewident nr Cel audytu Celem audytu było uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę i przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL, według zasad zawartych w Umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwanej dalej Umową) oraz potwierdzenie czy wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL są kwalifikowalne. W szczególności, na podstawie przeprowadzonego audytu, zostanie przedstawiona ocena odnosząca się do następujących kwestii: a) czy działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane, 4

5 b) czy wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2013 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach PO KL, c) czy wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2013 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań, d) czy wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 8 Zakres przedmiotowy audytu W celu stwierdzenia, że RPD PT PO KL realizowany jest przez IP zgodnie z Umową o dofinansowanie, a przez IP2 zgodnie z Porozumieniem, a wydatki są kwalifikowalne, sprawdzono w szczególności: 1. prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur Zamawiającego, 2. sposób archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku; 3. kwalifikowalność poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania; 4. wiarygodność sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług; 5. poprawność realizacji zasad dotyczących promocji i informacji; 6. poprawność udzielania zamówień publicznych; 7. efektywność wydatkowania środków publicznych; 8. zgodność prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz 694, z późn. zm.), w części dotyczącej realizowanych działań; 9. czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL; 10. zgodność realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2013 z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Pomocy technicznej PO KL ; 11. realizację wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowaniu Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok 2013; 12. zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji finansowo-księgowej. 5

6 9 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 10 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru Audyt przeprowadzono zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta. Zastosowano następujące techniki audytu: 1. testy przeglądowe, 2. testy zgodności, 3. testy poprawności prawnej, 4. analityczne powtórzenie czynności, 5. analityczne powtórzenie procesów, 6. graficzna analiza procesów, 7. listy sprawdzające, 8. kwestionariusze kontroli wewnętrznej, 9. kwestionariusze samooceny, 10. wywiady z audytowanym, 11. testy wiarygodności, 12. procedury analityczne. W celu oceny kwalifikowalności wydatków zbadano 85,99 % wydatków zrealizowanych w 2013, tj. wydatki o wartości łącznej ,59 zł, z tego: - ujęte we wnioskach o płatność IP o wartości ,76 zł, - ujęte we wnioskach o płatność IP2 o wartości ,75 zł. Poziom ufności przyjęto na poziomie 96%. 11 Lista zweryfikowanych dokumentów 1. Umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr POKL /11-00 z dnia roku wraz z aneksem nr 1 z dnia r., aneksem nr 2 z dnia r. roku, aneksem nr 3 z dnia r., aneksem nr 4 z dnia r. oraz aneksem nr 5 z dnia r. które to aneksy wprowadzają zmiany z dniem ich podpisania - zwana w dalszej części raportu Umową; 2. Porozumienie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr PO KL /11-00 z dnia r. wraz z aneksami nr 1 z dnia r., aneks nr 2 z dnia zawarta pomiędzy Województwem Lubelskim w Lublinie jako Instytucją Pośredniczącą a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie jako Instytucją Pośredniczącą II stopnia 3. RPD PT PO KL na rok 2013 wraz ze zmianami; 4. Instrukcje wykonawcze Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia)- Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie w zakresie dotyczącym przedmiotowego audytu; 5. Polityka rachunkowości odpowiednio IP i IP2; 6. Sprawozdanie z realizacji RPD PT PO KL za 2013 r., odpowiednio IP i IP2; 7. Wnioski beneficjenta o płatność za 2013 r., odpowiednio IP i IP2; 8. Wnioski o rozliczenie wydatków za I, II, III, IV kwartał 2013 roku ROEFS 9. Dokumentacja kadrowa pracowników, których wynagrodzenie 6

7 współfinansowane jest ze środków PT PO KL odpowiednio IP i IP2; 10. Umowy ramowe z Regionalnymi Ośrodkami EFS; 11. Wyodrębniona ewidencja księgowa za 2013 r. odpowiednio IP i IP2; 12. Faktury i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, za pomocą których są dokumentowane wydatki odpowiednio IP i IP2; 13. Wyciągi bankowe z rachunków finansowania RPD PT PO KL odpowiednio IP i IP2; 14. dokumentacja dotycząca zamówień publicznych zrealizowanych w ramach RPD PT PO KL; 15. Dokumentacja potwierdzająca przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych odpowiednio przez IP i IP2; 16. Dokumentacja dotycząca przeprowadzonych szkoleń w ramach Rocznego Planu Szkoleń odpowiednio przez IP i IP2; 17. Listy przeprowadzonych kontroli projektów realizowanych w ramach PO KL do końca 2013 roku, odpowiednio przez IP i IP2; 18. Dokumenty potwierdzające przeprowadzenie, odpowiednio przez IP i IP2, działań w ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych 19. Umowy o pracę z pracownikami, których wynagrodzenia współfinansowane są ze środków PT PO KL odpowiednio IP i IP2; 20. Opisy stanowisk pracy pracowników finansowanych w ramach PT PO KL oraz zakresy czynności pracowników finansowanych w ramach PT PO KL odpowiednio IP i IP2. 12 Lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie 1. Ryszard Szymański - Kierownik Oddziału Komunikacji i Promocji PO KL - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (DEFS), 2. Kamila Błaszczak-Majewska - starszy specjalista ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr - DEFS, 3. Magdalena Szymuś - starszy specjalista ds. zamówień publicznych - DEFS, 4. Piejko Adam - starszy specjalista ds. informacji i promocji DEFS, 5. Anna Jasina - Kierownik Oddziału Kontroli PO KL DEFS, 6. Edyta Wiśniewska Kierownik Oddziału Zamówień Publicznych Departament Organizacyjno-Prawny (DOP), 7. Agnieszka Banaszek Kierownik Oddziału Funduszy Unijnych (POKL) Departament Finansów (DF), 8. Anna Orłowska - Starszy Specjalista w Oddziale Zamówień Publicznych (DOP). 9. Beata Gaweł Inspektor ds. rekrutacji, Odział Kadr (DOP) 7

8 Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie 1. Marta Soboś stanowisko ds. informacji i promocji 2. Elżbieta Wojtysiak Koordynator Zespołu Obsługi Finansowo- Księgowej 3. Piotr Wiśniewski Koordynator Zespołu Zamówień Publicznych 4. Dariusz Jaremek Kierownik Oddziału Programowania i Pomocy Technicznej PO KL 5. Katarzyna Szypiło stanowisko ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr 6. Agnieszka Chróścik - stanowisko ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny (Regionalny Ośrodek EFS w Zamościu i Białej Podlaskiej) 1. Małgorzata Pomorska księgowa Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych (Regionalny Ośrodek EFS w Lublinie) 1. Agnieszka Szypulska doradca kluczowy 13 Uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu Uwagi zgłoszone przez podmiot audytowany co do treści raportu zostały uzgodnione i uwzględnione w ostatecznej wersji raportu. 8

9 CZĘŚĆ SZCZEGÓŁOWA Zwięzły opis audytowanego RPD PT PO KL Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL jest dokumentem Instytucji Pośredniczącej i obejmuje działania planowane do realizacji przez IP i podległą jej Instytucję Pośredniczącą II stopnia i ROEFS-y. Okres realizacji RPD PT PO KL jest zgodny z okresem roku budżetowego, na który został zatwierdzony. W skład RPD PT PO KL wchodzą Roczny Plan Kontroli, Roczny Plan Szkoleń, Roczny Plan Kosztów Instytucji, Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych, Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych, Roczny Plan Kosztów Wdrażania. W województwie lubelskim RPD PT PO KL był realizowany przez następujące instytucje: - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie Instytucja Pośrednicząca (IP), - Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (WUP) Instytucja Pośrednicząca II stopnia (IP2), - Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego (ROEFS), których budżety ujęte są w RPD PT Urzędu Marszałkowskiego, w Rocznym Planie Działań Informacyjno-Promocyjnych. Wartość RPD PT PO KL na rok 2013 dla Województwa Lubelskiego w ostatecznej wersji zatwierdzonej pismem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w dniu r. wynosiła ,48 zł, z czego dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego wynosiło nie więcej niż 85 % dofinansowania. Instytucja Pośrednicząca Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie dysponował środkami w wysokości ,00 zł, w tym zł na działalność ROEFS, natomiast Instytucja Pośrednicząca II stopnia - Wojewódzki Urząd Pracy kwotą ,48 zł. LP Wyszczególnienie RPD PT PO KL wydatki planowane RAZEM RPD PT PO KL wydatki planowane IP RPD PT PO KL wydatki planowane IP2 1 Roczny Plan Kontroli , , ,00 2 Roczny Plan Szkoleń , , ,00 3 Roczny Plan Kosztów Instytucji , , ,48 Roczny Plan Działań 4 Ewaluacyjnych , ,00 0,00 Roczny Plan Działań Informacyjno - Promocyjnych , , , Roczny Plan Kosztów Wdrażania , , ,00 Razem , , ,48 9

10 Planowane i zrealizowane wydatki RPD PT PO KL na rok 2013, w podziale na poszczególne Roczne Plany, przedstawia poniższe zestawienie: LP Wyszczególnienie RPD PT PO KL wydatki planowane RPD PT PO KL wydatki zrealizowane 1 Roczny Plan Kontroli , ,96 56,04% 2 Roczny Plan Szkoleń , ,25 86,39% 3 Roczny Plan Kosztów Instytucji , ,63 96,24% Roczny Plan Działań 4 Ewaluacyjnych , ,00 63,47% 5 Roczny Plan Działań Informacyjno - Promocyjnych , ,24 96,29% 6 Roczny Plan Kosztów Wdrażania , ,11 73,47% Razem , ,19 95,45% Wydatki RPD PT PO KL za 2013 rok Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy zadeklarowane w zatwierdzonych wnioskach o płatność zostały faktycznie poniesione (zapłacone) w roku budżetowym 2013, tj. w okresie od roku do roku. Wydatki poniesione przez RO EFS w IV kwartale 2012 r. uwzględnione są we wniosku o płatność IP za I kwartał 2013 r., natomiast wydatki poniesione przez RO EFS w IV kwartale 2013 r. uwzględnione są we wniosku o płatność IP za I kwartał 2014 r. % 10

11 Część A - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego I. Ustalenia stanu faktycznego 1. Prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL zgodnie z przepisami prawa wspólnotowego, z przepisami prawa krajowego oraz z procedurami wewnętrznymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego. Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r Pomoc Techniczna PO KL może być wykorzystana w szczególności w celu: 1. zapewnienia technicznego i finansowego wsparcia procesu zarządzania, wdrażania, kontroli PO KL oraz prac Komitetu Monitorującego i Podkomitetów Monitorujących PO KL, w celu sprawnego wdrażania PO KL oraz efektywnego wykorzystania środków Europejskiego Funduszu Społecznego, 2. sprawnej i efektywnej realizacji obowiązków w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych, dotyczących pomocy udzielanej z Europejskiego Funduszu Społecznego, 3. zapewnienia sprawnej ewaluacji, monitorowania oraz audytu Projektów, realizowanych w ramach PO KL. Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2013 jest dokumentem o charakterze operacyjnym obejmującym swoim zakresem wydatki następujących instytucji: Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie pełniącego funkcję Instytucji Pośredniczącej w komponencie regionalnym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , w tym wydatki dotyczące działalności czterech Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (zwanych dalej ROEFS) oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie pełniącego funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia w komponencie regionalnym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Funkcję Regionalnych Ośrodków EFS w województwie lubelskim pełnią: Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny - Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Białej Podlaskiej ul. Brzeska 41 p.242, Biała Podlaska Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny - Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Zamościu ul. Partyzantów 3, pok.27, Zamość Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych - Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Lublinie Al. Racławickie 22, Lublin. Stowarzyszenie Rozwoju Aktywności Społecznej Triada Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Chełmie, ul. Wojsławicka 7, Chełm. RPD PT PO KL przygotowywany jest przez IP przy współpracy z IP2 składa się z następujących elementów: - Rocznego Planu Kontroli, - Rocznego Planu Szkoleń, - Rocznego Planu Kosztów Instytucji, - Rocznego Planu Działań Ewaluacyjnych, - Rocznego Planu Działań Informacyjno- Promocyjnych, - Rocznego Planu Kosztów Wdrażania. Wyżej wymienione plany składają się z kategorii działań/wydatków, które ustalane są zgodnie z potrzebami IP i IP2. RPD PT PO KL może podlegać modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji zgodnie z zapisami określonymi w Zasadach realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Roczne Plany Działania są realizowane przez Instytucję Pośredniczącą w oparciu o Umowę o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego 11

12 Kapitał Ludzki w latach zawartą z Ministrem Rozwoju Regionalnego w dniu r. nr POKL /11-00 (z aneksami). Instytucja Pośrednicząca zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej zawarła również w dniu r. z Instytucją Pośredniczącą II stopnia Porozumienie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach nr POKL /11-00 (z aneksami). Podczas realizacji RPD PT PO KL na 2013 rok wprowadzano zmiany, które związane były z koniecznością dostosowania planu wydatków do wydatków faktycznie poniesionych w ciągu mijającego roku oraz zmianę związaną z podpisaniem Aneksu nr 2 do Umowy dotacji celowej w ramach PO KL Nr LU/POKL/DC/2013/1. Zmiany RPD PT PO KL wprowadzano w trybie zgodnym z obowiązującymi Zasadami realizacji Pomocy technicznej PO KL oraz procedurami wewnętrznymi. Planowane i ujęte we wnioskach o płatność za 2013 r., wydatki w ramach RPD PT PO KL na rok 2013, w podziale na poszczególne Roczne Plany, przedstawia poniższe zestawienie: LP Wyszczególnienie W ramach audytowanego RPD PT PO KL na rok 2013 poniesione zostały wydatki na następujące działania: 1. Roczny Plan Kontroli Roczny Plan Kontroli zakładał wydatki w kwocie 9 500,00 zł, wydatkowano 7 478,74 zł. W ramach Rocznego Planu Kontroli przyjętego na 2013 rok przeprowadzono, zgodnie z planem, kontrole systemowe w zakresie prawidłowości wykorzystania środków Europejskiego Funduszu Społecznego w: a) Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie Instytucji Pośredniczącej II stopnia, kontrola planowa kontrola doraźna w związku z anonimową skargą; b) Stowarzyszenie Rozwoju Aktywności Społecznej Triada ROEFS w Chełmie prowadzony na podstawie umowy ramowej nr 233/EFS/CP/09 z dnia 30 stycznia 2009 r. c) Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny Oddział w Białej Podlaskiej ROEFS Biała Podlaska prowadzony na podstawie umowy ramowej nr 2232/FS/CP/08 z dn. 2 grudnia 2008 r, d) Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny Oddział w Zamościu ROEFS Zamość prowadzony na podstawie umowy ramowej nr 2231/FS/CP/08 z dnia 2 grudnia 2008 r. e) Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych - ROEFS Lublin prowadzony na podstawie umowy ramowej nr 2230/FS/CP/08 z dnia 1 grudnia 2008 r. f) Kontrole i wizyty monitorujące beneficjentów realizujących projekty konkursowe. Plan rzeczowy został zrealizowany w całości. RPD PT PO KL wydatki planowane RPD PT PO KL wydatki zrealizowane 1 Roczny Plan Kontroli 9 500, ,74 78,72% 2 Roczny Plan Szkoleń , ,95 91,23% 3 Roczny Plan Kosztów Instytucji , ,63 95,95% 4 Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych , ,00 63,47% 5 Roczny Plan Działań Informacyjno - Promocyjnych , ,91 97,10% 6 Roczny Plan Kosztów Wdrażania , ,89 76,94% Razem , ,12 95,29% % 12

13 2. Roczny Plan Szkoleń Roczny Plan Szkoleń zakładał wydatki w kwocie ,00 zł. W 2013 roku wydatkowano ,95 zł. a) W ramach Rocznego Planu Szkoleń IP wydatkowała kwotę na: konwersacje językowe szkolenia językowe szkolenia z zakresu funduszy unijnych i inne powiązane z wdrażaniem PO KL w tym wewnętrznie organizowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego studia podyplomowe. W działaniach podjętych w ramach niniejszego Planu uczestniczyli pracownicy realizujący zadania z zakresu wdrażania, monitorowania i kontroli PO KL, co znajduje potwierdzenie w opisach stanowisk i zakresach ich czynności. Zasady podnoszenia kwalifikacji reguluje zarządzenie nr 44/2011 Marszałka województwa lubelskiego z dnia 31 marca 2011 r w sprawie wprowadzenia regulaminu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. Potwierdzeniem uczestnictwa w szkoleniach są świadectwa uczestnictwa w szkoleniu, wystawione przez instytucje szkoleniowe. Świadectwa znajdują się w aktach osobowych pracowników. 3. Roczny Plan Kosztów Instytucji Roczny Plan Kosztów Instytucji na 2013 rok zakładał wydatki w kwocie ,02 zł, w tym: a) koszty osobowe ,00 zł, b) koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty instytucji ,02 zł. W ramach Rocznego Planu Kosztów Instytucji IP zrealizowała wydatki w kwocie ,63 zł, z tego: Koszty osobowe wydatkowano kwotę ,52 zł, na: wynagrodzenia brutto pracowników wraz z pochodnymi oraz nagrody, 13-ste wynagrodzenie za 2012 r., koszty umów-zleceń; Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji wydatkowano kwotę ,11 zł na: zakup materiałów biurowych, zakup wyposażenia biurowego i mebli, zakup sprzętu komputerowego, elektronicznego i oprogramowania, oleju napędowego i płynów eksploatacyjnych do samochodów służbowych, wynajem pomieszczeń, leasing samochodów, serwis samochodów, naprawę sprzętu, dzierżawę kserokopiarek, Internet mobilny. Finansowaniu podlegały wynagrodzenia pracowników realizujących zadania z zakresu wdrażania, monitorowania i kontroli PO KL, co znajduje potwierdzenie w opisach stanowisk pracy i zakresach ich czynności. Przeprowadzone testy potwierdziły istnienie zakupionych środków trwałych przekazanych do użytkowania przez komórki realizujące zadania związane z PO KL do dnia audytu nie nastąpiło ich zbycie. Środki trwałe oznaczone zostały numerami inwentarzowymi. Umieszczone zostały na nich naklejki informujące o współfinansowaniu ich zakupu ze środków EFS. Wydatki na zakup sprzętu i wyposażenia zostały prawidłowo udokumentowane fakturami zakupu oraz dowodami OT potwierdzającymi przyjęcie środków trwałych do użytkowania oraz zostały ujęte w ewidencji księgowej i rzeczowej środków trwałych. Zakupy dotyczyły nowych środków trwałych. 4. Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych zwany dalej RPE zakładał wydatki w kwocie ,00 zł. 13

14 W 2013 roku wydatkowano kwotę ,00 zł, co stanowi 63,47% zakładanej wielkości. W RPD PT PO KL na 2013 rok przeprowadzono następujące działań ewaluacyjnych: LP Nazwa badania Opis zakresu badania Ocena skuteczności i trwałości wsparcia skierowanego na rozwój przedsiębiorczości w projektach realizowanych w ramach PO KL na terenie województwa lubelskiego Analiza potrzeb i barier organów prowadzących w zakresie programów rozwojowych szkół i placówek prowadzących kształcenie ogólne w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie lubelskim Ocena sytuacji kobiet w województwie lubelskim w kontekście wsparcia oferowanego w ramach PO KL Cel badania ocena skuteczności i trwałości wsparcia skierowanego na rozwój przedsiębiorczości w ramach Poddziałania 6.1.3, 7.2.1, 7.2.2, oraz Działania 6.2 PO KL. Cel badania ocena problemów i barier związanych z wdrażaniem programów rozwojowych jak również poznanie ich potrzeb. Cele badania: - ocena sytuacji kobiet na rynku pracy w województwie lubelskim, - diagnoza głównych przyczyn problemów i barier na rynku pracy województwie lubelskim, - poznanie motywów uczestnictwa kobiet we wsparciu oferowanym w ramach komponentu regionalnego PO KL, - poznanie opinii uczestniczek odnośnie skuteczności wsparcia oferowanego w ramach projektów realizowanych w ramach komponentu regionalnego, - ocena wykorzystania umiejętności nabytych w trakcie uczestnictwa w projektach realizowanych z EFS w odniesieniu do życia zawodowego i rodzinnego, - ocena efektywności i skuteczności wsparcia oferowanego w ramach projektów realizowanych z EFS, - określenie w jakim stopniu wsparcie uzyskane w ramach komponentu regionalnego przyczyniło się do zmiany sytuacji kobiet na lubelskim rynku pracy. Sposób realizacji ewaluacja zewnętrzna II IV kw. ewaluacja zewnętrzna II-IV kw ewaluacja zewnętrzna I-II kw Wykonanie Nie przeprowad zono Zapłata r Zapłata r Koszt planowany/ wykonany zł/ zł / zł zł/ zł 14

15 Do r. nie zakończono badania opisanego w punkcie 1, stąd różnica w kwocie wydatków planowanych i zrealizowanych. 5. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych na 2013 rok zakładał wydatki w kwocie ,98 zł, w tym wydatki na działalność ROEFS ,00 zł. a) W ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych IP wydatkowała kwotę ,04 zł na m.in.: stronę internetową, ogłoszenia prasowe, kampanię promocyjną, materiały promocyjne, audycje radiowe, organizację szkoleń i spotkań dla Beneficjentów, gadżety promocyjne, biuletyn, infolinię EFS, obsługę profilu Facebook Zarażeni wiedzą, obsługę medialną tv internetowej, monitoring prasy i Internetu. b) Ponadto w ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych ROEFS w ramach swojej działalności wydatkowały kwotę ,87 zł. Zrealizowane działania informacyjno-promocyjne w 2013 r. zawiera Sprawozdanie dot. promocji i informacji sporządzone przez Departament EFS Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego obejmujące działania IP, IP2 i ROEFS, sporządzone zgodnie z obowiązującym wzorem. Z wymienionymi powyżej instytucjami zostały zawarte Umowy ramowe na prowadzenie Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego. Realizacja wydatków RO EFS dokonywana jest na podstawie zatwierdzanych corocznie przez IP Ofert na prowadzenie RO EFS w danych roku. Dokumentacja rzeczowa i finansowa przeprowadzonych przez ROEFS działań znajduje się w siedzibach poszczególnych ROEFS. ROEFS występuje do IP z Wnioskiem o rozliczenie wydatków ROEFS przedkładanym do weryfikacji w terminie 10 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wydatki ROEFS z zatwierdzonych wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS ujmowane są we wnioskach o płatność IP przedkładanych do weryfikacji i zatwierdzenia przez Oddział Monitoringu i Ewaluacji PO KL w DEFS. Wydatki ROEFS ujęte przez IP we wnioskach o płatność za 2013 rok wynoszą ,87 zł wg zestawienia: LP Lokalizacja ROEFS I kw II kw III kw IV kw Razem Założone w RPD PT PO KL na 2013 % 1 ROEFS w Lublinie , , , , , ,00 87% 2 ROEFS w Białej Podlaskiej , , , , , ,00 84% 3 ROEFS w Chełmie , , , , , ,00 96% 4 ROEFS w Zamościu , , , , , ,00 97% Razem , , , , , ,00 91% Audytem objęto wydatki ujęte w zatwierdzonych przez IP wnioskach o rozliczenie wydatków ROEFS w Zamościu i ROEFS w Białej Podlaskiej. Nie stwierdziliśmy istotnych nieprawidłowości. Na podstawie przeprowadzonego audytu stwierdzamy, że IP posiada dokumentację potwierdzającą przeprowadzone działania oraz zakup materiałów informacyjno-promocyjnych. Przeprowadzone działania co do rodzaju i zakresu mieszczą się w katalogu działań określonych w Zasadach realizacji Pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 15

16 6. Roczny Plan Kosztów Wdrażania Roczny Plan Kosztów Wdrażania zakładał wydatki w wysokości ,00 zł. W ramach Rocznego Planu Kosztów Wdrażania IP wydatkowała kwotę ,89 zł na: obsługę Komisji Oceny Projektów (wynagrodzenia ekspertów, spotkania członków KOP), obsługę Podkomitetu Monitorującego i Regionalnej Sieci Tematycznej, koszty delegacji krajowych i zagranicznych. Dokumentacja rzeczowa przeprowadzonych działań jest dostępna w siedzibie IP. Wydatki zostały poniesione w trybie zgodnym z obowiązującymi w IP procedurami kontroli wewnętrznej. 2. Sposób archiwizacji dokumentów pozwalający prześledzić ścieżkę audytu wydatku. Dokumentacja związana z realizacją działań RPD PT PO KL na rok 2013 przechowywana jest w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, w Departamentach odpowiedzialnych za realizację RPD PT PO KL na 2013 r. Dowody księgowe oraz inne dokumenty finansowo księgowe są przechowywane w Departamencie Finansów. W celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów stosuje się w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego bezpośrednio Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa. W trakcie prac audytorskich stwierdzono, że dokumentacja jest oznaczona kategorią archiwalną odpowiadająca potrzebom archiwizacyjnym tego rodzaju dokumentów. Na podstawie przeprowadzonego badania dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków stwierdzamy, że przyjęty sposób prezentacji wydatków objętych wnioskami Beneficjenta o płatność oraz sposób opisywania i numerowania dokumentów zapewniają możliwość dotarcia do dokumentu źródłowego potwierdzającego dany wydatek, możliwość zidentyfikowania odnośnego zapisu w ewidencji księgowej, jak również odniesienie do dokumentacji merytorycznej dotyczącej danego wydatku. Źródłowe dokumenty księgowe - faktury, dowody zapłaty, wyciągi bankowe i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, stanowiące podstawę sporządzenia poszczególnych wniosków o płatność w ramach PT PO KL, przechowywane są w odrębnych segregatorach. Segregatory i teczki oznaczone są prawidłowo logo UE i PO KL. W odniesieniu do dokumentacji potwierdzającej realizację zadań stwierdzamy, że: Ø istnieje szczegółowa dokumentacja księgowa identyfikująca datę, wykonawcę, kwoty wydatków kwalifikowalnych, daty płatności w odniesieniu do każdej pozycji badanego wydatku; Ø źródła finansowania wydatku są identyfikowalne; Ø wszystkie inne dokumenty potwierdzające faktyczną realizację założonych działań i stworzone w ramach RPD PT PO KL są dostępne w siedzibie IP. 3. Kwalifikowalność poniesionych wydatków i sposób ich dokumentowania Wydatki rozliczane w ramach Pomocy Technicznej PO KL we wszystkich istotnych aspektach spełniają wymogi kwalifikowalności, określone dla wydatków RPD PT PO KL, tj.: 1. są zgodne z celami PO KL i bezpośrednio z nimi związane; 2. zostały faktycznie poniesione; 3. są właściwie udokumentowane; 4. zostały przewidziane w zatwierdzonym Rocznym Planie Działania PT PO KL na 2013 rok; 5. są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Zasadach realizacji Pomocy technicznej - nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowanych, - są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r.,Nr 113, 16

17 poz. 759 (ze zmianami) oraz z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zmianami). Ocena kwalifikowalności wydatków Pomocy Technicznej PO KL dokonana została w odniesieniu do: - przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego, - krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , - obowiązujących Wytycznych w zakresie korzystania z Pomocy Technicznej. Na podstawie przeprowadzonego audytu stwierdzamy, że wydatki zadeklarowane jako poniesione w ramach poszczególnych Rocznych Planów Działania, są zgodne z kategoriami wydatków przewidzianych w dokumencie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Zasady realizacji Pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Sposób dokumentowania wydatków kwalifikowalnych Wydatki zadeklarowane we wnioskach o płatność dokumentowane są oryginałami faktur, wyciągami bankowymi, rozliczeniami kosztów podróży służbowych, rachunkami do umów o dzieło i umów zleceń oraz innymi dokumentami rozliczeniowymi o równoważnej wartości dowodowej, w tym notami księgowymi oraz zatwierdzonymi wnioskami o rozliczenie wydatków ROEFS. Dokumenty stanowiące podstawę ujęcia wydatku w wyodrębnionej dla RPD ewidencji księgowej są właściwie opisane i zawierają następujące informacje: - o finansowaniu wydatku ze środków EFS, - o dokonaniu sprawdzenia poprawności formalnej i merytorycznej dokumentu i operacji, - o ujęciu dokumentu w księgach rachunkowych w miesiącu x, - o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) - o dacie zapłaty i numerze wyciągu bankowego, oraz są podpisane przez osoby odpowiedzialne za powyższe wskazania. Data faktycznej płatności Wydatki RPD PT PO KL na 2013 rok zadeklarowane w zatwierdzonych wnioskach o płatność zostały faktycznie poniesione (zapłacone) w roku budżetowym 2013, tj. w okresie od roku do roku. Wydatki poniesione przez RO EFS w IV kwartale 2013 r. uwzględnione są we wniosku o płatność IP za I kwartał 2014 r. 4. Wiarygodność sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług Sprawozdania z realizacji przez IP działań w ramach Priorytetu X Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki sporządzone zostały za I półrocze 2013 roku oraz roczne za 2013 rok. Sprawozdanie za I półrocze 2013 r. jako cząstkowe zostało następnie włączone do sprawozdania całościowego ujmującego dane dotyczące realizacji RPD PT PO KL za 2013 r. przez IP oraz IP2. Zgodnie z obowiązującą zasadą, sprawozdania obejmują działania i związane z nimi wydatki ujęte we wnioskach o płatność zatwierdzonych i zarejestrowanych do ostatniego dnia danego okresu sprawozdawczego w Krajowym Systemie Informatycznym (KSI) SIMIK. Sprawozdania za 2013 rok zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Zarządzającą. Sprawozdanie za 2013 rok zostało zatwierdzone w dniu roku. Działania wykazane w Sprawozdaniu z realizacji Działania w ramach Priorytetu X Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki sporządzone odpowiednio za I półrocze 2013 roku oraz roczne za 2013 rok, obejmują wydatki i związane z nimi działania ujęte w zatwierdzonych w danym roku wnioskach o płatność (tzn. wniosku o płatność za IV kwartał 2012 r. oraz wnioski o płatność za I-III kwartał 2013 r.). W odniesieniu do działań opisanych w sprawozdaniu, przeprowadzonych w 2013 r i 17

18 ujętych we wnioskach o płatność za 2013 r potwierdzamy poprawność ich prezentacji w przedmiotowym sprawozdaniu. Procedury wewnętrzne obowiązujące w procesie sporządzania przedmiotowego sprawozdania zostały zachowane. 5. Poprawność realizacji zasad dotyczących promocji i informacji Beneficjenci PO KL oraz instytucje zaangażowane we wdrażanie PO KL zobowiązane są do stosowania jednolitych zasad oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zgodnie z obowiązującymi zasadami Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o współfinansowaniu przez Unię Europejską realizowanych działań w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej. Na podstawie przeprowadzonego badania potwierdzamy, że zostało to zrealizowane poprzez: oznaczenie pomieszczeń, w których zatrudnione są osoby finansowane w ramach RPD PT PO KL informacją o współfinansowaniu stanowiska ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, oznaczenie sprzętu zakupionego w ramach RPD PT PO KL informacją o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, informowanie uczestników szkoleń o współfinansowaniu spotkań ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, oznakowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych oraz ogłoszeń obowiązującym logotypem Unii Europejskiej i Kapitału Ludzkiego, umieszczanie obowiązujących logotypów Unii Europejskiej i Kapitału Ludzkiego na dokumentach związanych z realizacją RPD PT PO KL, w tym na korespondencji z instytucjami zewnętrznymi, oznaczenie umów z kontrahentami logotypem Unii Europejskiej informacją, że dany wydatek jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. 6. Poprawność udzielania zamówień publicznych W Urzędzie Marszałkowskim, procedury zamówień publicznych prowadzone są na podstawie Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie przyjętego : - w odniesieniu do zamówień poniżej ,00 EUR Zarządzeniem Nr 7/10 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza równowartości kwoty euro; - w odniesieniu do zamówień powyżej ,00 EUR Uchwałą NR XXIII/362/2011 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 8 marca 2011 r. W 2013 r przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy i usługi wg zestawienia stanowiącego załącznik nr 4. Audyt Zamówień Publicznych zrealizowanych w ramach Pomocy Technicznej POKL za 2013 r., zgodnie z przedstawionym nam wykazem, objął następujące zakupy: 1) Zamówienie oznaczone symbolem OP.IV EB dostawa licencji oprogramowania antywirusowego (1095 szt. ) na stacje robocze w sieci UMWL prowadzone w trybie licytacji elektronicznej. Szacunkową wartość zamówienia ustalono w dniu 26 lutego 2013 r. na kwotę ,20 zł netto (8978,80 euro). Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr w dniu 07 marca 2013 r. Do upływu terminu składania wniosków o dopuszczenie do 18

19 udziału w licytacji elektronicznej wyznaczonego na dzień 15 marca 2013 r. wpłynęło 5 ofert. Licytacja została otwarta w dniu r o godz. 10:00, zamknięta w dniu r o godz. 10:29. Do czasu zamknięcia licytacji 3 wykonawców zgłosiło 9 ofert. W wyniku automatycznej klasyfikacji na podstawie kryterium ceny wybrano ofertę Point sp. z o.o. ul. Wagonowa 12, Warszawa z ceną ,50zł brutto. W efekcie przeprowadzonego postępowania zawarto Umowę w dniu 29 marca 2013 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr w dniu 8 kwietnia 2013 r. 2) Zamówienie oznaczone symbolem OP-IV PD na dostawę plakatów roll-upów, banerów i gadżetów dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Szacunkową wartość zamówienia ustalono w dniu 16 stycznia 2013 r. na kwotę zł netto. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr z dnia 07 lutego 2013 r. Do upływu terminu składania ofert wyznaczonego na dzień 15 lutego 2013 r. wpłynęło 11 ofert. Na podstawie założonych kryteriów oceny ofert wybrano ofertę firmy Idea Studio s.c. Magdalena Szymala Marek Skowronek z siedzibą w Lublinie przy ul. Liliowej 11 z ceną 34825,11 zł brutto. W efekcie przeprowadzonego postępowania zawarto Umowę w dniu 6 marca 2013 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr z dnia 19 marca 2013 r. 3) Zamówienie oznaczone symbolem OP-IV na organizację we wskazanych powiatach 6 eventów spotkań informacyjnych poświęconych konkursom organizowanym przez Departament EFS w ramach Priorytetu POKL ze szczególnym uwzględnieniem poddziałania prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Szacunkową wartość zamówienia ustalono w dniu 31 stycznia 2013 r. na kwotę zł netto. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr w dniu 26 marca 2013 r. Do upływu terminu składania ofert wyznaczonego na dzień 10 kwietnia 2013 r. wpłynęły 2 oferty. Na podstawie założonych kryteriów oceny ofert wybrano ofertę firmy Espro Consulting z ceną zł brutto. W efekcie przeprowadzonego postępowania zawarto Umowę w dniu 30 kwietnia 2013 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr w dniu 15 maja 2013 r. 4) Zamówienie oznaczone symbolem OP-IV AO na Usługę przeprowadzenia badania ewaluacyjnego Badanie skuteczności i trwałości wsparcia skierowanego na rozwój przedsiębiorczości w projektach realizowanych na terenie województwa lubelskiego dla Departamentu w ramach PO KL Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Szacunkową wartość zamówienia ustalono w dniu 18 lipca 2013 r. na kwotę ,57 zł. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr w dniu 24 października 2013 r. Do upływu terminu składania ofert wyznaczonego na dzień 05 listopada 2013 r. wpłynęło 3 oferty. Na podstawie założonych kryteriów oceny ofert wybrano ofertę konsorcjum firm Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i szkolenia Ewa Joachimczak Kazimierz Biskupi, Bochlewo 35A, Fundacja im. Królowej Polski św. Jadwigi Puszczykowo ul Wczasowa 82, z ceną zł brutto. W efekcie przeprowadzonego postępowania zawarto Umowę w dniu 31 grudnia 2013 r. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr w dniu 15 stycznia 2014 r. Po przeanalizowaniu wymienionych wyżej postępowań należy stwierdzić, iż postępowania nie zawierały wad skutkujących nieważnością zobowiązań zaciągniętych na ich podstawie. Procedury realizowane były zgodnie z wymogami wynikającymi z prawa powszechnie obowiązującego jak i z aktów wewnętrznych, regulujących udzielanie zamówień. Wszystkie czynności Zamawiającego były poprawnie dokumentowane, a obowiązki publikacyjne i informacyjne przestrzegane. Umowy zawarte w efekcie prowadzonych postępowań były odpowiednio znakowane logo PO KL oraz EFS. 19

20 7. Efektywności wydatkowania środków publicznych. UMWL przeprowadził zaplanowane w RPD PO KL na 2013 r działania wykorzystując 95 % budżetu. Audytowane wydatki będące wynikiem udzielenia zamówienia realizowane przez WUP przeprowadzono z zachowaniem zasady konkurencyjności, z poszanowaniem obowiązujących regulacji prawnych. 8. Zgodność prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz 694, z późn. zm.), w części dotyczącej realizowanych działań. IP prowadzi ewidencję księgową w oparciu o politykę rachunkowości przyjętą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego na podstawie zarządzenia nr 218/10 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia roku z późniejszymi zmianami. Księgi rachunkowe - w części wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej audytowanego RPD PT PO KL spełniają wymogi rzetelności, bezbłędności i sprawdzalności. 9. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla RPD PT PO KL Księgi rachunkowe IP prowadzone są komputerowo przy zastosowaniu systemu informatycznego Księgowość Finansowa FK wersja firmy SoftHard Spółka Akcyjna z Płocka. Ewidencja księgowa wydatków poniesionych przez ROEFSy prowadzona jest przez Instytucję Prowadzącą dany ROEFS przy zastosowaniu księgowych programów komputerowych (Symfonia Finanse i Księgowość oraz CDN Optima). Zapisy na kontach prowadzone są w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych oraz wydatków poniesionych w ramach poszczególnych planów RPD PT PO KL. Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków dokumentom księgowym zostały nadane numery księgowe/ewidencyjne, pod którymi zostały ujęte w informatycznych zbiorach ksiąg rachunkowych. Według tych numerów dowody poniesienia wydatków kwalifikowalnych ujmowane są w załączniku nr 1 do wniosku o płatność w rubryce drugiej. Sposób numerowania i rejestracji dokumentów w informatycznych zbiorach ksiąg rachunkowych zapewnia możliwość szybkiego dotarcia do dokumentu źródłowego znajdującego się w archiwum dokumentów papierowych, tj. zapewnia ścieżkę audytu. Na podstawie przeprowadzonego audytu potwierdzamy, że wydatki zadeklarowane we wnioskach o płatność ujęte są w wyodrębnionej ewidencji księgowej dla RPD PT PO KL, na koncie 130, przy czym w odniesieniu do ROEFS - wartość ujęta na koncie 130 dotyczy środków przekazanych zgodnie z harmonogramem płatności, natomiast we wnioskach o płatność IP ujmowane są wydatki ROEFS wynikające z zatwierdzonych w 2013 roku wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS. Wydatki ROEFS ujmowane są w ewidencji księgowej instytucji prowadzących ROEFS. 10. Zgodność realizacji działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2013 z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach PO KL. W trakcie audytu realizacji działań nie stwierdzono istotnych odstępstw od Zasad realizacji Pomocy technicznej. 20

21 11. Realizacja wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok Zgodnie z 2 Umowy środki przyznane na dofinansowanie Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL na rok 2013, stanowią nie więcej niż 85 % całkowitych wydatków kwalifikowalnych Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na rok Wydatki poniesione w ramach cross-financingu stanowią nie więcej niż 10 % udokumentowanych wydatków poniesionych w 2013 roku. Wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL obejmują koszt podatku od towarów i usług, zgodnie ze złożonym przez Instytucję Pośredniczącą oświadczeniem o kwalifikowalności VAT. Aktywa nabyte w ramach RPD PT PO KL w 2013 roku do dnia audytu nie zostały zbyte, co potwierdzono testami istnienia zakupionego sprzętu. 12. Zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji finansowo księgowej. Instytucja Pośrednicząca wykazała w Sprawozdaniu z realizacji Działania w ramach Priorytetu X Pomoc Techniczna PO KL za 2013 rok, wydatki uznane za kwalifikowalne w kwocie odpowiadającej wydatkom wynikającymi z zatwierdzonych w 2013 roku wniosków beneficjenta o płatność. Dane wykazane w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej PO KL sporządzonych za pierwsze półrocze 2013 roku oraz w sprawozdaniu rocznym za 2013 rok, w części postęp finansowy, obejmują wydatki ujęte w zweryfikowanych i zatwierdzonych do r. wnioskach o płatność. Powyższa zasada jest zgodna z wytycznymi IZ odnośnie sporządzania sprawozdań z realizacji Pomocy Technicznej PO KL. Uwzględniając powyższą uwagę potwierdzamy, że dane sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL za 2013 r. są zgodne z danymi zweryfikowanych i zatwierdzonych w 2013 r wniosków o płatność. Na podstawie przeprowadzonego badania potwierdzamy, że wydatki zadeklarowane w zatwierdzonych wnioskach o płatność za rok 2013 oraz w sprawozdaniach z realizacji działań RPD PT PO KL są zgodne z zapisami wyodrębnionej ewidencji księgowej. Dane wyodrębnionej ewidencji księgowej dostarczają w sposób bezpośredni (z wyodrębnionych kont analitycznych) dane dla potrzeb sporządzenia sprawozdania z realizacji RPD PT PO KL w układzie poszczególnych planów. II. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji RPD PT PO KL wraz ze wskazaniem ich wagi, w tym określenie wielkości wydatków niekwalifikowanych. Analiza przyczyn i skutków uchybień, nieprawidłowości. Rekomendacje. Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w realizacji RPD PT PO KL w 2013 r wymagających wydania rekomendacji. 21