Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski Działanie 2 za okres od lipca 2005 r. do lipca 2007 r.

Transkrypt

1 OPINIA NIEZALEŻNEGO BIEGŁEGO REWIDENTA Dla Starosty Powiatu Wodzisławskiego w Wodzisławiu Śląskim z audytu wykorzystania środków unijnych w ramach programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Wodzisławiu Śląskim zwanym dalej Beneficjentem I. Przeprowadziliśmy badanie wykorzystania środków unijnych w ramach Projektu Pomysł na sukces zwanego dalej projektem, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach program operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski Działanie 2 za okres od lipca 2005 r. do lipca 2007 r. Badaniem objęto: zasady rachunkowości Powiatowego Urzędu Pracy w Wodzisławiu Śląskim ul. Michalskiego 12, procedury zarządzania i kontroli projektu, księgi rachunkowe beneficjenta za okres od 01 lipca 2005 r. do 30 czerwca 2007 r., plan finansowania i harmonogram rzeczowo - finansowy projektu, warunki finansowe, zawarte w kontraktach podpisanych z wykonawcami, przejściowe świadectwa płatności, raporty o postępie prac, zawierające specyfikację wykonanych prac, faktury wystawione przez wykonawców, procedury dokonywania płatności w ramach kontraktów, wyciągi bankowe dokumentujące wpływ środków projektu oraz potwierdzające zapłatę za faktury wykonawców, 1

2 okresowe sprawozdania finansowe dotyczące wydatków kwalifikowanych wraz z deklaracją poniesionych wydatków, Za sporządzenie wyżej wymienionych sprawozdań i dokumentów odpowiada kierownictwo beneficjenta. Za zapobieganie oszustwom i błędom oraz za ich wykrywanie odpowiada kierownictwo beneficjenta oraz osoby sprawujące nadzór. Naszym zadaniem było zbadanie oraz wyrażenie opinii wraz z uzasadnieniem o prawidłowości, rzetelności oraz efektywności realizacji projektu, w tym: mechanizmów zarządzania i kontroli, wydatków kwalifikowanych, sprawozdawczości oraz dokumentacji. II. Badanie przeprowadziliśmy stosownie do postanowień i z wykorzystaniem: Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej (a w szczególności nr 240, 250, 610, 620, 800) oraz Międzynarodowych Standardów Audytu, norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta, wydanych przez KIBR w Polsce, umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego do kwalifikowalności wydatków w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, innych istotnych przepisów. Audyt wykorzystania środków unijnych w ramach projektu zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy w taki sposób, aby uzyskać racjonalną pewność, pozwalającą na wyrażenie opinii o prawidłowości i rzetelności sprawozdawczości oraz dokumentacji dotyczącej projektu, ze szczególnym uwzględnieniem mechanizmów zarządzania i kontroli. III. Na podstawie przeprowadzonego audytu w ramach projektu stwierdzamy, co następuje: mechanizmy zarządzania i kontroli są efektywne, w szczególności: 2

3 są zgodne z wymogami Rozporządzenia Komisji (WE) nr 448/2004 z 10 marca 2004, ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr. 1260/1999 a dotyczącego kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych i umową o dofinansowanie projektu, którego stroną jest Powiatowy Urząd Pracy w Wodzisławiu Śląskim, a także z zasadami obiegu i kontroli dokumentów finansowych obowiązującymi w Powiatowym Urzędzie Pracy w Wodzisławiu Śląskim, dokumentacja dotycząca projektu jest kompletna, rzetelna i odpowiednio zabezpieczona, rachunkowość prowadzona jest zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o Rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, z późniejszymi zmianami), ewidencja finansowo-księgowa jest wyodrębniona, kompletna, rzetelna i odpowiednio zabezpieczona, plan finansowy i rzeczowy projektu są spójne, dokonano prawidłowego ujęcia wydatków w kosztach projektu, wydatki przedstawione przez Powiatowy Urząd Pracy w Wodzisławiu Śląskim jako kwalifikowane: zostały poniesione zgodnie z prawem oraz zasadami projektu, występuje zgodność zawierania kontraktów z procedurą, która obowiązuje w realizacji projektu, zostały prawidłowo odebrane i zweryfikowane pod względem zgodności z faktycznie wykonanymi pracami oraz postanowieniami umów zawieranych z wykonawcami, zostały odpowiednio sklasyfikowane według kategorii i źródeł finansowania projektu, są zgodne z postanowieniami Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego sprawozdawczość finansowa projektu jest prawidłowa i rzetelna, 3

4 4

5 5

6 Uważamy, że nasza praca dostarczyła wystarczającej podstawy do stwierdzenia, że na dzień r. realizowany przez Powiatowy Urząd Pracy projekt Pomysł na sukces współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu, oraz w istotnych aspektach poprawnie naliczany i kontrolowany. Nie stwierdzono też zagrożeń dla dalszej realizacji projektu. Integralną częścią opinii jest załącznik w postaci raportu z przeprowadzonego audytu. Katowice, dnia r. 6

7 RAPORT CZĄSTKOWY z audytu wykorzystania środków unijnych w ramach programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Wodzisławiu Śląskim ul. Michalskiego 12 zwanym dalej Beneficjentem A. Część ogólna. Przeprowadziliśmy audyt zewnętrzny dla Projektu Pomysł na sukces w ramach programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski Działanie 2. realizowanego w ramach Partnerstwa na Rzecz Rozwoju PIW Equal przez Powiatowy Urząd Pracy w Wodzisławiu Śląskim ul. Michalskiego 12. Audyt został przeprowadzony w dniach od r. do r. przez biegłego rewidenta mgr Teresę Serafin nr 10240/7933, zgodnie z umową z dnia r. zawartą pomiędzy Powiatem Wodzisławskim Starostwem Powiatowym z siedzibą w Wodzisławiu Śląskim a BUFIKS Biuro Usług Finansowo-Księgowych w Polsce Sp. z o.o. w Katowicach ul. Sokolska 3. Projekt: Pomysł na sukces realizowany jest na podstawie Umów o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju Pomysł na sukces z dnia oraz z dnia

8 r. w ramach realizacji Działania 2 programu operacyjnego - Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski z późniejszymi zmianami. Zgodnie z umową: 1. Całkowite wydatki Projektu nie przekraczają ,00 zł 2. Całkowita kwota dofinansowania stanowi 100% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu, z czego: B. wkład wspólnotowy stanowi 75% i wynosi ,00 zł wkład budżetu państwa stanowi 25% i wynosi ,00 zł Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu. Czas realizacji projektu został ustalony na okres od 01 lipca 2005 r. do 31 marca 2008 r. Projekt Pomysł na sukces realizowany w ramach tematu Wspieranie zdolności przystosowawczych przedsiębiorstw i pracowników do zmian strukturalnych w gospodarce oraz wykorzystania technologii informatycznych i innych nowych technologii programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski jest narzędziem realizacji celów Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL w zakresie zwalczania wszelkich form dyskryminacji i nierówności na rynku pracy w drodze współpracy partnerskiej i ponadnarodowej. Zasadniczym celem projektu jest zwiększenie konkurencyjności firm sektora MŚP z terenu Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego poprzez dostosowanie kwalifikacji pracodawców i pracowników do potrzeb zmieniającego się rynku pracy dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii informatycznych (E-learning) Badanie przeprowadzono za okres od lipca 2005 r. do lipca 2007 r. C. Cel audytu i zakres przedmiotowy. 8

9 Celem audytu było uzyskanie dowodów pozwalających - z dostateczną pewnością -sformułować jednoznaczną ocenę /przez audytora/ - czy księgi rachunkowe Beneficjenta (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacja projektu) wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisów w nich oraz sporządzone na podstawie ksiąg wnioski o płatności, jak też sprawozdania z realizacji projektu - odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom i prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień przedstawienia raportu z audytu. Zakres przedmiotowy audytu obejmował: ocenę koncepcji systemu kontroli wewnętrznej działającego u beneficjenta, sprawdzenie czy kontrole wewnętrzne były skuteczne oraz stosowane w sposób ciągły, sprawdzenie czy realizacja projektu jest zgodna z umową o dofinansowanie (a przede wszystkim zgodne z zaakceptowanym harmonogramem rzeczowo finansowym) i obowiązującymi przepisami, sprawdzenie, czy księgi rachunkowe zapewniają tzw. ścieżkę rewizyjną, zbadanie zasadności kosztów uznanych za kwalifikowane- sposobu ich dokumentowania, pokrycia z wyodrębnionego rachunku bankowego, poprawności uznania wydatków za kwalifikowane, prezentowanych we wnioskach o płatność oraz w ewidencji księgowej, sprawdzenie zgodności wniosków o zwrot zapłaty z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu, sprawdzenie terminowości i wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu, sposobów archiwizacji dokumentacji realizowanego projektu, 9

10 dotrzymywania przepisów dotyczących zamówień publicznych D. Ustalenie stanu faktycznego. Celem Partnerstwa na Rzecz Rozwoju jest doprowadzenie do sytuacji, w której osoby zagrożone utratą pracy z uwagi na wiek powyżej 50 lat oraz kwalifikacje nie odpowiadające gospodarce rynkowej utrzymywałyby dotychczasową pracę poprzez podniesienie swoich kwalifikacji przy wykorzystaniu nowoczesnej technologii. Okres w którym koszty ponoszone przez Beneficjenta w związku z realizacją Działania 2 będą uznane za kwalifikowane, rozpoczyna się i kończy odpowiednio w terminie od 01 lipca 2005 r. do 31 marca 2008 r. Opracowano dla projektu procedury zarządzania i kontroli. Weryfikacji poddano wydatki kwalifikowane, dokumentację związaną z projektem oraz księgi rachunkowe tak, aby na podstawie przeprowadzonego audytu uzyskać wystarczającą pewność co do stosowania procedur zarządzania i kontroli, poprawności merytorycznej oraz zgodności z przepisami prawa. Na potrzeby projektu wyodrębniono w Zakładowym Planie Kont zespół kont pozwalających prowadzić ewidencję księgową, umożliwiającą jednoznaczną identyfikację kosztów i przychodów dotyczących projektu. Prowadzona jest również ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych, zakupionych na potrzeby projektu. Dokumentacja projektu prowadzona jest zgodnie z wymaganiami projektu oraz prawidłowo zabezpieczona. Badanie zasadności kosztów kwalifikowanych przeprowadzono biorąc w szczególności pod uwagę następujące ogólne warunki kwalifikowalności wydatków, a mianowicie: wydatki są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają z nim bezpośredni związek, 10

11 są rzetelne i można je zweryfikować, zostały zaplanowane w budżecie (we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów, zostały rzeczywiście poniesione. Na podstawie przeprowadzonego audytu stwierdzamy z dużą dozą pewności, że wydatki kwalifikowane: zostały poniesione zgodnie z zasadami wdrażania projektów realizowanych w ramach EFS, są zgodne z ogólnymi warunkami kwalifikowalności wydatków, w szczególności z zatwierdzonym zakresem przedmiotowym, harmonogramem i planem finansowym projektu, są udokumentowane i zarejestrowane w ewidencji księgowej zgodnie z ustawą o rachunkowości, w dniu wydania opinii widnieją w ewidencji księgowej, są konieczne do realizacji projektu (wynikają z zaplanowanego merytorycznego zakresu projektu) zostały poniesione w okresie realizacji projekt Sprawozdania z realizacji prac, wraz z raportami postępów z realizacji prac są prawidłowe i rzetelne, gdyż zostały sporządzone w poszanowaniu zapisów umowy oraz w zgodności z wytycznymi do realizacji działań współfinansowanych z EFS. Są także zgodne z dokumentacją dotyczącą projektu oraz ewidencją finansowo-księgową. 11

12 Metoda i technika badania w przeprowadzonym audycie została dobrana w taki sposób aby zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków pozwoliła sformułować audytorowi wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Badający określił próg istotności i poziom ufności w taki sposób iż wydatki powyżej ustalonego poziomu istotności zostały objęte badaniem pełnym, a poniżej został zastosowany losowy dobór próby. Łącznie audytem objęto powyżej 80% wydatków. Katowice, 14 grudnia 2007 r. 12

13 13

14 14

15 15

16 16