OP-IV LK Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2012 zwanego dalej RPD PT PO KL, który realizowany był przez następujące instytucje: a) Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (zwany dalej IP) oraz b) Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (zwany dalej IP2). II. Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na rok 2012 jest dokumentem o charakterze operacyjnym obejmującym swoim zakresem wydatki następujących instytucji: Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie pełniącego funkcję Instytucji Pośredniczącej w komponencie regionalnym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , w tym wydatki dotyczące działalności czterech Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (zwanych dalej ROEFS) oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie pełniącego funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia w komponencie regionalnym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Funkcję Regionalnych Ośrodków EFS w województwie lubelskim pełnią: Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny - Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Białej Podlaskiej ul. Brzeska 41 pok. 242, Biała Podlaska, Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny - Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Zamościu, ul. Partyzantów 3, pok. 27, Zamość, Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych - Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Lublinie Al. Racławickie 22, Lublin, Stowarzyszenie Rozwoju Aktywności Społecznej Triada Regionalny Ośrodek EFS z siedzibą w Chełmie, ul. Wojsławicka 7, Chełm. RPD PT PO KL przygotowywany jest przez IP przy współpracy z IP2 i ROEFS i składa się z następujących elementów: - Rocznego Planu Kontroli, - Rocznego Planu Szkoleń, - Rocznego Planu Kosztów Instytucji, - Rocznego Planu Działań Ewaluacyjnych, - Rocznego Planu Działań Informacyjno- Promocyjnych, - Rocznego Planu Kosztów Wdrażania. Wyżej wymienione plany składają się z kategorii działań/wydatków, które ustalane są zgodnie z potrzebami IP i IP2. RPD PT PO KL może podlegać modyfikacjom na przestrzeni okresu jego realizacji zgodnie z zapisami określonymi w Zasadach realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dokument ten określa: system realizacji Pomocy technicznej PO KL poprzez wskazanie podmiotów biorących w nim udział, najważniejsze cechy systemu i kluczowe procesy oraz uszczegóławia zapisy zawarte w Wytycznych dotyczących korzystania z Pomocy technicznej w odniesieniu do Pomocy technicznej PO KL. Proces wdrażania Pomocy technicznej regulują następujące dokumenty i akty prawne: - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (art. 24, 45, 46, 50),

2 III. - Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (art. 9), - Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ze zmianami (Dz. U. Nr 227, poz z późn. zm.), - Wytyczne w zakresie korzystania z Pomocy technicznej, - Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , - Wytyczne w zakresie sprawozdawczości w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia , - Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, stanowiące jedną z części Systemu realizacji PO KL, - Plan Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Roczne Plany Działania są realizowane przez Instytucję Pośredniczącą w oparciu o Umowę o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego w dniu 26 czerwca 2008 r. Instytucja Pośrednicząca zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej zawarła również w dniu 28 sierpnia 2008 r. z Instytucją Pośredniczącą II stopnia Porozumienie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wartość zatwierdzonego RPD PT PO KL na rok 2012 w części dotyczącej IP wyniosła ,00 PLN, w części dotyczącej IP ,00 PLN. W ramach realizacji RPD PT PO KL zrealizowano następujące zadania: 1. Roczny Plan Kontroli wydatkowano kwotę ,74 PLN. W planie tym zostały określone rodzaje kontrolowanych instytucji, czas trwania kontroli w dniach oraz liczbowy skład zespołu kontrolującego. a) W ramach Rocznego Planu Kontroli IP wydatkowała kwotę 8 629,78 PLN. b) W ramach Rocznego Planu Kontroli IP2 wydatkowała kwotę 8 130,96 PLN. 2. Roczny Plan Szkoleń wydatkowano kwotę ,93 PLN. a) W ramach Rocznego Planu Szkoleń IP wydatkowała kwotę ,05 PLN na: konwersacje językowe szkolenia językowe szkolenia z zakresu funduszy unijnych i inne powiązane z wdrażaniem PO KL w tym wewnętrznie organizowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego studia podyplomowe. b) W ramach Rocznego Planu Szkoleń IP2 wydatkowała kwotę ,88 PLN na: szkolenia specjalistyczne z zakresu wdrażania PO KL kursy językowe, studia podyplomowe. 3. Roczny Plan Kosztów Instytucji wydatkowano kwotę ,50 PLN. W Planie tym określono dwie podstawowe kategorie kosztów, tj. koszty osobowe i koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty instytucji. a) W ramach Rocznego Planu Kosztów Instytucji IP zrealizowała następujące wydatki: Strona 2 z 6

3 Koszty osobowe wydatkowano kwotę ,72 PLN na: wynagrodzenia brutto pracowników wraz z pochodnymi oraz nagrody (premie, dodatki), 13-ste wynagrodzenie za 2011 r.; Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji wydatkowano kwotę ,30 PLN na: zakup materiałów biurowych, zakup wyposażenia biurowego i mebli, zakup sprzętu komputerowego, elektronicznego i oprogramowania, wynajem pomieszczeń. b) W ramach Rocznego Planu Kosztów Instytucji IP2 zrealizowała następujące wydatki: Koszty osobowe wydatkowano kwotę ,25 PLN na: wynagrodzenia brutto pracowników wraz z pochodnymi oraz nagrody (premie, dodatki), 13-ste wynagrodzenie za rok 2011; Koszty zakupu sprzętu oraz pozostałe koszty Instytucji wydatkowano kwotę ,23 PLN na: zakup materiałów biurowych, zakup wyposażenia biurowego i mebli, zakup sprzętu komputerowego i elektronicznego wraz z oprogramowaniem, wynajem pomieszczeń, sprzątanie, usługi telekomunikacyjne. 4. Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych wydatkowano kwotę ,47 PLN. a) W ramach Rocznego Planu Działań Ewaluacyjnych IP wydatkowała kwotę ,47 PLN zł na badania ewaluacyjne. b) W ramach Rocznego Planu Działań Ewaluacyjnych IP2 nie poniosła żadnych wydatków. 5. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych wydatkowano kwotę ,61 PLN. a) W ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych IP wydatkowała kwotę ,56 PLN na m.in.: stronę internetową, ogłoszenia prasowe, kampanię promocyjną, publikacje, materiały promocyjne, organizację szkoleń i spotkań dla Beneficjentów, imprezę plenerową, gadżety promocyjne, biuletyn, infolinię. Ponadto w ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych ROEFS w ramach swojej działalności wydatkowały kwotę ,47 PLN. b) W ramach Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych IP2 wydatkowała kwotę ,05 PLN na m.in.: ogłoszenia prasowe, organizację konferencji i spotkań informacyjnych, zakup materiałów reklamowych i gadżetów promocyjnych. 6. Roczny Plan Kosztów Wdrażania wydatkowano kwotę ,88 PLN. a) W ramach Rocznego Planu Kosztów Wdrażania IP wydatkowała kwotę ,10 PLN na: obsługę Komisji Oceny Projektów (wynagrodzenia asesorów), obsługę Komitetu Monitorującego i Podkomitetu Monitorującego, koszty delegacji krajowych, monitoring mediów, wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego. b) W ramach Rocznego Planu Kosztów Wdrażania IP2 wydatkowała kwotę ,78 PLN na: koszty delegacji pracowników zaangażowanych we wdrażanie PO KL, obsługę Komisji Oceny Projektów. Podsumowując w ramach RPD PO KL na rok 2012 IP wydatkowała kwotę ,98 PLN (w tym na działalność ROEFS ,47 PLN), zaś IP2 wydatkowała kwotę ,15 PLN. W ramach Rocznego Planu Działania PT PO KL na rok 2012 przygotowano: a) 4 wnioski o płatność IP, b) 4 wnioski o płatność IP2, Strona 3 z 6

4 c) 17 wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS oraz 4 korekty, d) 2 sprawozdania IP z realizacji Pomocy technicznej PO KL (dokumenty te zawierają również dane ze sprawozdań IP2), e) 2 sprawozdania IP2 z realizacji Pomocy technicznej PO KL. IP przeprowadziła 24 postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. IP2 przeprowadziła 8 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione w ramach Rocznego Planu Działania PT PO KL na rok 2012, które zostały ujęte we wnioskach o płatność zostały udokumentowane w formie: około 663 dowodów księgowych IP (tj.: faktury VAT, rachunki, listy płac itp.), około 453 dowodów księgowych IP2 (tj.: faktury VAT, rachunki, listy płac itp.). Wydatki ROEFS udokumentowane są w formie wniosków o rozliczenie wydatków ROEFS zawierających zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem w liczbie: a. ROEFS Biała Podlaska 510 dokumentów księgowych, b. ROEFS Chełm 314 dokumentów księgowych, c. ROEFS Lublin 342 dokumentów księgowych, d. ROEFS Zamość 509 dokumentów księgowych. IV. Szczegółowe informacje o rodzajach działań podejmowanych w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawiera dokument Zasady realizacji Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, który znajduje się na stronie internetowej V. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia raportu, w którym przedstawi ocenę, odnoszącą się do następujących kwestii: a) czy działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane, b) czy wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2012 są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach PO KL, c) czy wnioski o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL na rok 2012 są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) poprzez badanie, czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych, w części dotyczącej realizacji działań, d) czy wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji działań odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 2. Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na rok 2012 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie: a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznych procedur Zamawiającego, b) sposobu archiwizacji dokumentów pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku; c) kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania; d) wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług; e) poprawności realizacji zasad dotyczących promocji i informacji; f) poprawności udzielania zamówień publicznych; g) efektywności wydatkowania środków publicznych; Strona 4 z 6

5 h) zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, z późn. zm.), w części dotyczącej realizowanych działań; i) sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL; j) zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na rok 2012 z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Pomocy technicznej PO KL ; k) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie o dofinansowaniu Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok 2012; l) zgodności informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji finansowo-księgowej. 3. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z co najmniej jednym z wymienionych poniżej standardów: a) Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; b) Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów; c) Międzynarodowymi Standardami Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); d) Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. 4. Do zadań Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed rozpoczęciem wykonywania usługi audytu, należy opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji programu audytu zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji zadania, projektów list sprawdzających, wskazanie osób do wywiadów - w terminie 3 dni roboczych od podpisania umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiającego na piśmie. 6. Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego, a pozostałe instytucje uczestniczące w realizacji RPD PT PO KL w swoich siedzibach, materiały źródłowe dotyczące badanego obszaru osobom wykazanym w złożonej ofercie, po uprzednim złożeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu, a w szczególności: a) RPD PT PO KL, b) opisy stanowisk pracy pracowników finansowanych w ramach PT PO KL, c) wnioski beneficjenta o płatność złożone w ramach RPD PT PO KL, d) sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL, obejmujące swym zakresem RPD PT PO KL na rok 2012, e) wewnętrzne procedury Zamawiającego oraz podmiotów, w których realizowany jest RPD PT PO KL, regulujące weryfikowane obszary działania, tj. np. procedury dotyczące udzielania zamówień publicznych, podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Zamawiającego, procedury obiegu dokumentów księgowych i zasad organizacji rachunkowości w jednostce, f) dokumentację dotyczącą zamówień publicznych zrealizowanych w ramach RPD PT PO KL, g) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych szkoleń, działań informacyjnopromocyjnych oraz innych działań podjętych w ramach RPD PT PO KL na rok Strona 5 z 6

6 7. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego, w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z umowy. 8. Przekazanie, ujawnianie oraz wykorzystywanie informacji otrzymanych przez Wykonawcę od Zamawiającego, w szczególności informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową, tajemnicę służbową, a także inną będącą przedmiotem umowy może nastąpić wyłącznie wobec podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów obowiązującego prawa i w zakresie określonym umową. 9. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego wbrew postanowieniom umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po wykonaniu przedmiotu umowy lub jej rozwiązaniu, bez względu na przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych. 10. Wykonawca sporządzi raport z audytu według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do umowy na podstawie zbadania całości ogółem poniesionych wydatków lub próbki dokumentacji dotyczącej wykonanych działań. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, określonych w ofercie Wykonawcy, Wykonawca przedstawi przedstawicielowi Zamawiającego dokumenty potwierdzające zastosowane techniki. 11. Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego na swój koszt i odpowiedzialność w terminie 5 dni roboczych od zakończenia audytu. 12. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 5 dni roboczych od dnia ich otrzymania. 13. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawione wersje raportu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag. 14. Niezgłoszenie uwag i zastrzeżeń, o których mowa w punkcie 12, bądź przekazanie poprawionej wersji raportu, oznacza wykonanie przedmiotu umowy. 15. Końcowy raport powstały w wyniku audytu powinien być przedstawiony w terminie 40 dni kalendarzowych od daty podpisania niniejszej umowy w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM. Dokumenty te powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Europejskiego Funduszu Społecznego. 16. Wszystkie dokumenty będące rezultatem realizacji przez Wykonawcę zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki znajdujących się na stronie internetowej pod adresem: Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zamówienia przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego na każdym jego etapie. Celem kontroli będzie potwierdzenie realizacji usługi zgodnie ze złożoną ofertą oraz podpisaną umową. Strona 6 z 6